Referat for: Næstved Provstiudvalg PU møde 6. november 2013. Kl. 14.00 Mødested: Stationsvej 4, Glumsø Fraværende med anmeldt forfald: Ingen. Mødet startede kl. 13 og sluttede kl. 19.00 Mødepunkt 1 Orientering ved provstikonsulent Kort orientering fra provstikonsulenten. 2 Aftale med Revisionsfirma Beierholm, Grethe Clausen, PU møde d. 6. november 2013 Sag: Revision (1446) Aftale med Revisionsfirma Beierholm, Grethe Clausen, PU møde d. 6. november 2013 Revision af kirkekasse regnskaber - se nederst Revision, cirkulære 9081 PU drøftede med revisor, om en del af anlægsbevillingerne i budget 2014 bør være driftsbevillinger. Revisor mener bl.a. at det stiller større krav til regnskabsførere at bogføre korrekt på arts- og formålskonti. Desuden bedes PU overveje om "likviditet stillet til rådighed af provstiet" skal reguleres for de enkelte kirkekasser, således at likviditet svarer til ca. 10% af driftsrammer. Revisor oplyste at menighedsråd der søger PU om mulighed for at få foretaget regnskabssyn hos revisor inden endelig aflevering af årsregnskaber, skal betale en fast pris på kr. 975,00 excl. moms. PU bad revisor om at være opmærksom på, om der opkræves korrete kirkegårdstakster i provstiet. 3 Endelig godkendelse af referat fra sidste møde Referat,06-11-2013 Side: 1
4 Konstituering provstiudvalg Sag: Konstituering provstiudvalg (1725) Valg af formand, næstformand og repræsentant til kirkegårdsbestylsen for Næstved Kirkegårde. Godkendelse af forretningsorden m.m. Konstituering provstiudvalg Menighedsrådsløfte Valg af formand: Connie B. Beier. Valg af næstformand: Vagn Birk Jensen Valg af bygningssagkyndig: Per Stenbøg for 1 år af gangen med start ved provstesyn 2014. Valg af provstiuvalgets bestyrelsesmedlem i Næstved Kirkegårdes bestyrelse: Ulla Jensen. Valget af formand og næstformand blev foretaget ved skriftlig afstemning. Det nytiltrådte provstiudvalg godkendte forretningsorden og alle medlemmer underskrev erklæring svarende til menighedsløftet. [Dok.nr.:90742/13] Valg til provstiudvalg Diæter til præsterepræsentant til provstiudvalget Forretningsorden provstiudvalg skabelon.doc 5 Vallensved, indsigelse mod takster for erhvervelse og fornyelse 2013 Sag: Vallensved, kirkegårdstakster (1711) - Vallensved Sogn Vallensved, indsigelse mod takster for erhvervelse og fornyelse 2013 Provstiudvalget meddeler Vallensved MR, at der i provstiet er vedtaget fælles takster i henhold til Vejledning om beregning af kirkegårdstakster VEJ 9075 12.02.13 og Cirkulære om beregning af kirkegårdstakster CIR 9074 12.02.13. Det af menighedsrådet fremsendte takstblad har ikke været gældende for 2012. Allerede d. 1. april 2010 meddelte provstiudvalget nye omkostningsberegnede kirkegårdstakster for hele Næstved Provsti. Da MR ikke har fremsendt en omkostningsberegning for Vallensved Kirkegård, er denne ikke medgået i beregning af de nu godkendte takster for 2014. Takster for 2014 blev godkendt ved PU møde d. 1. oktober 2013. Når kirkegårdstaksterne skal genberegnes i Næstved Provsti, modtager provstiudvalget gerne menighedsrådets anbefalinger. Men gør opmærksom på, at den gældende lovgivning om omkostningsberegning skal følges. 6 Kirkegårdsvedtægt Vallensved 2013 til godkendelse Sag: Kirkegårdsvedtægt Vallensved 2013 (1710) - Vallensved Sogn Til godkendelse. Kirkegårdsvedtægt Vallensved 2013 til godkendelse På bagrund af ovennævnte punkt på dagsordenen, kan den fremsendte kirkegårdvedtægt ikke godkendes. Menighedsrådet bedes fremsende en ny kirkegårdsvedtægt til godkendelse. I den nye kirkegårdsvedtægt skal den særlige bestemmelse vedr. gravstedsfornyelse og reservering fjernes. da provstiudvalget har vedtaget fælles takster for hele provstiet. Referat,06-11-2013 Side: 2
7 Sct. Peders, Anmodning om salg af orgel til Norge Sag: Sct. Peder, kalkning og vestorgel (1570) - Sankt Peders Sogn Provstiudvalget videresender anmodningen til Roskilde Stift med anbefaling. Sct. Peders, Anmodning om salg af orgel til Norge Sct. Peder, Brev til Provstiet 28 juni 2013 8 Ansøgning om 5% midler til råd i gratspær i Sct. Peders Kirke. Sag: Gratspær i Sct. Peders Kirke (1719) - Sankt Peders Sogn Ansøgning om 5% midler til råd i gratspær i Sct. Peders Kirke. 9 Fuglebjerg Kirke, anmodn. om frigiv. kr. 475.074,62 Sag: Fuglebjerg, kirketag (1534) - Fuglebjerg Sogn Menighedsrådet bedes anmode forsikringsselskabet om at dække skaden. PU kan evt. tilbyde et lån af 5% midlerne indtil MR modtager skadesbeløbet af forsikringsselskabet. Der gøres opmærksom på, at selve renoveringen af gratspæret skal godkendes af Roskilde Stift. Og at der derfor skal fremsendes en projektbeskrivelse til stiftet. MR kan evt. henvende sig til Roskilde Stift for vejledning om projektbeskrivelsens indhold. Menighedsrådet bedes fremsende en opgørelse over de samlede udgifter i forbindelse med renoveringen. Fuglebjerg Kirke, anmodn. om frigiv. kr. 475.074,62 Fuglebjerg Kirke, godk. frigiv. kr. 475.074,62 Forhåndsgodkendt af Connie B. Beier 10 Fuglebjerg Kirkegård, kommentar til tidsmåling på kirkegården Sag: Fuglebjerg Kirkegård, kommentar til tidsmåling på kirkegården (1726) - Fuglebjerg Sogn Fuglebjerg Kirkegård, kommentar til tidsmåling på kirkegården Provstiudvalget takker for fremsendte tidsmåling på Fuglebjerg Kirkegård. Ved PU møde d. 1. oktober 2013 blev der godkendt takster for 2014 på baggrund af fremsendte omkostningsberegninger fra kirkegårdene i Næstved Provsti. Provstiudvalget meddeler hermed Fuglebjerg MR, at der i provstiet er vedtaget fælles takster i henhold til Vejledning om beregning af kirkegårdstakster VEJ 9075 12.02.13 og Cirkulære om beregning af kirkegårdstakster CIR 9074 12.02.13. Referat,06-11-2013 Side: 3
11 Karrebæk, forsikring Sag: Karrebæk Kirke, lynnedslag (1633) - Karrebæk Sogn Karrebæk, forsikring Provsterne kan godkende en evt. 5% bevilling op til kr. 47.429,42, såfremt forsikringen ikke dækker hele skaden. 12 Herlufsholm, ophævelse af prohibering Sag: Herlufsholm, regnskab (1524) - Herlufsholm Sogn Herlufsholm, ophævelse af prohibering Herlufsholm, frigiv. af proh. konto Forhåndsgodkendt af Connie B. Beier 13 Planlægning af møde med Herlufsholm Skole og Gods Sag: Fordeling af udgifter / Herlufsholm Skole og Gods og MR (1723) - Herlufsholm Sogn Planlægning af møde med Herlufsholm Skole og Gods MR fremsender ny anmodning hvoraf fremgår, at beløbet kun kan anvendes til parkeringsplads ved sognehuset, og at der ved anvendelse af beløbet fremsendes anmodning om godkendelse fra provsten og efter afslutning af projektet, en samlet opgørelse over udgifterne. Altså at bankkontoen behandles af menighedsrådet som om den er prohiberet. Ved modtagelse af ovennævnte kan provsten godkende ophævelsen af prohiberingen overfor banken. Provstiudvalget fremsender invitation til Herlufsholm Skole og Gods om et møde. Ved mødet deltager for menighedsrådet Poul Sandberg, Torben Post Pedersen og Jørgen Christensen. For provstiudvalget deltager Connie B. Beier, Vagn Birk Jensen og Anita Bahn Ring. På mødet indledes drøftelser om huslejekontrakt pr. 01.01.15, fremtidig renovering af kirken og fordeling af kirkens varmeudgifter. 14 Kalkning af Fodby kirke Sag: Fodby, kalkning (1724) - Fodby Sogn Kalkning af Fodby kirke Bilag vedr. kalkning Fodby, godk. frigiv. kr. 196.875 udv. kalkning Forhåndsgodkendt af Connie B. Beier Referat,06-11-2013 Side: 4
15 VS: Rapport fugt/skimmel, Kvislemark Præstegård Sag: Kvislemark Præstegård, evt. fugt/skimmel (1715) - Kvislemark Sogn Kort orientering fugt undersøgelser i Kvislemark Præstegård. PU kan godkende at præsten evt. indkvarteres i anden bolig hvis der er behov for det. VS: Rapport fugt/skimmel, Kvislemark Præstegård VS: Rapport fugt/skimmel, Kvislemark Præstegård 16 Orientering om forholdsregler ved skimmelsvamp i tjenesteboliger Sag: Orientering om forholdsregler ved skimmelsvamp i tjenesteboliger (1722) Orientering om forholdsregler ved skimmelsvamp i tjenesteboliger SV: Link til præstehåndbog - skimmelsvamp 17 Snesere, overførsel af dk 359.120,94 fra konto nr. 0612-4412911822 til konto nr. 6060-4915227 i Diba Bank - til dækning af faktura 38208 Børge Jakobsen & Søn A/S Sag: Snesere Kirke - istandsættelse (1388) - Snesere Sogn Snesere, overførsel af dk 359.120,94 fra konto nr. 0612-4412911822 til konto nr. 6060-4915227 i Diba Bank - til dækning af faktura 38208 Børge Jakobsen & Søn A/S Snesere, Overførsel af dk 112.666,60 fra konto nr. 0612-4412911822 til konto nr. 6060-4915227 i Diba Bank - til dækning af faktura nr. 1301860 Nationalmuseet. Forhåndsgodkendt af Vagn Birk Jensen Referat,06-11-2013 Side: 5
18 Hammer Præstegård, brev ejendomsmægler, kopi af købsaftale og lejekontrakt graverfac. og toilet Sag: Hammer-V.Egesborg, salg af præstegård (1394) - Hammer Sogn Hammer Præstegård, brev ejendomsmægler, kopi af købsaftale og lejekontrakt graverfac. og toilet Hammer Præstegård - ejerforhold 19 Lejekontrakt mandskabsfac. og toilet ved Hammer Kirke 2013 Sag: Mandskabsfac. og toilet ved Hammer Kirke (1705) - Hammer Sogn Lejekontrakt mandskabsfac. og toilet ved Hammer Kirke 2013 Forhåndsgodkendt af Connie B. Beier. 20 Tanker om rammerne for sogneliv og kontor for præsten Sag: Sogneliv i Hammer og Vester Egesborg (1624) - Hammer Sogn Tanker om rammerne for sogneliv og kontor for præsten PU har besluttet at meddele Hammer-Vester Egesborg MR, at der kan arbejde videre med det foreslåede projekt for nye menighedslokaler og præstekontor i Hammer indenfor et beløb på kr. 3.200.000. Salgsprovenu for salget af præstegården og landbrugsjord og i forvejen opsparede midler skal indgå i det nævnte beløb på kr. 3.200.000. Provstiudvalget kan godkende, at menighedsrådet giver et købstilbud på op til kr. 1.500.000 for den ønskede ejendom på Byvej 17 som er beset af provstiudvalget d. 11. september 2013. Efter købet af ejendommen skal renoveringsprojektet godkendes af provstiudvalget før arbejdet iværkssættes. Referat,06-11-2013 Side: 6
21 SV: Murerarbejde ved Rislev kirke Sag: Murerarbejde ved Rislev kirke (1695) - Rislev Sogn SV: Murerarbejde ved Rislev kirke Arbejdet med kirkegårdsmuren er sat i bero p.gr.a. vejrsituatioenen. Der bevilges af 5% midlerne op til kr. 300.000 incl. moms. Beløbet udbetales efter fremsendelse af dokumentation for udgifterne og angivelse af bank reg og konto nr. Rislev, Kirkegårdsmur - afventer beskrivelse og budget Rislev, tilbud og forslag for istandsæt. af kirkegårdsmur 22 Sct. j. kirke, 5% ansøgning gardinstang og elektro motor ved foldedør i kirken Sag: Skt. Jørgens, ansøgning 5% midler (1699) - Sankt Jørgens Sogn Sct. j. kirke, 5% ansøgning gardinstang og elektro motor ved foldedør i kirken Provstiudvalget har bevilget op til kr. 50.000 incl. moms til dækning af udskiftning af gardinstang og elektromotor over foldedør i kirken. Beløbet udbetales efter fremsendelse af dokumentation for udgiften og ved angivelse af bank reg og konto nr. 23 Træfældning - Toksværd kirke og præstegård Sag: Træfældning Toksværd kirke og præstegård (1708) - Toksværd Sogn Træfældning - Toksværd kirke og præstegård VS: Træfældning i Toksværd SV: Træfældning_Toksværd kirke og præstegård Menighedsrådet beslutter selv træfældning ved præstegården. Provstiudvalget er blevet oplyst at der er enighed i menighedsråd og med præsten om en evt. fældning. Evt. træfældning på kirkegården skal godkendes af provstiudvalget. Provstiudvalget kan evt. stille en konsulent til rådighed, hvis menighedsrådet har brug for vejledning om fældning/beskæring af træerne. Menighedsrådet kan fremsende en ansøgning om 5% midler, hvis der ikke er plads i menighedsrådets driftsbevilling eller "menighedsrådets frie midler" til dækning af udgifter ifm. fældning. PU er villig til at betale udgifter konsulentbistand. 24 Evt. besøg af provstiets bygningskonsulent Sag: Holme Olstrup Kirkes tårn (1731) - Holme Olstrup Sogn Evt. besøg af provstiets bygningskonsulent Menighedsrådet kan henvende sig til provstiudvalgets bygningskonsulent Flemming Mejneche og få vejledning om renovering af murværket på Holme Olstrup Kirkes tårn samt råd om indhentning af tilbud. PU er villig til at dække diæter til Flemming i forbindelse med vejledningen. Referat,06-11-2013 Side: 7
25 Ansvar for udvalgsarbejdet Sag: Ansvar for udvalgsarbejdet (1721) Ansvar for udvalgsarbejdet 26 Placering af PU likvide midler, forslag Sag: Provstiudvalgskassen, placering af likvide midler (1498) Det blev besluttet, at udvalget for placering af likv. midler finder 3-4 højrente konti for placering af op til kr. 700.000 pr. bank i op til 1 år. Placering af PU likvide midler, forslag 27 Kirkegårdstakster 2014 - udkast Sag: Kirkegårdstakster (1393) Kirkegårdstakster 2014 - udkast Udkast til godkendelse. Udkastet er i øjeblik til "høring" hos Næstved Kirkegårde Benny Karlsen og Gitte Brandstrup og graver Jakob Ågård. Kirkegårdstakster 2014 - udkast, vers. 2 28 Brandsoft kursus for regnskabsførere Sag: Regnskabsførere (1718) Brandsoft kursus for regnskabsførere 29 Hørring om folkekirkens styringsstruktur Sag: Hørring om folkekirkens styringsstruktur (1565) - Kirkeministeriet PU har ikke indsendt høringssvar. Hørring om folkekirkens styringsstruktur 30 SV: 16. november / TEMADAG Sag: Temadag Skt. Jørgens 16.11.13 (1706) Der er udsendt invitation pr. mail og på DAP. SV: 16. november / TEMADAG Referat,06-11-2013 Side: 8
31 Godkendelse af årsregnskaber 2012 Sag: Godkendelse af årsregnskaber 2012 (1732) Godkendelse af årsregnskaber 2012 Revisionsprotokollat for Rønnebæk var ikke vedlagt sidste dagsorden. Er nu vedlagt til sidst blandt dagsordenens bilag. 32 Honorarforslag Holsted 05.11.13 Sag: Holsted, henvendelse om evt. brug af regnskabskontor (1440) - Holsted Sogn Honorarforslag Holsted 05.11.13 Følgende honorar takster blev godkendt og optages på provstiets honorar takst skema. Yderligere ansatte 13-20, arbejdsbrøk 0,74 kr. 5.150,14 pr. år. Yderligere ansatte 21-27, arbejdsbrøk 0,74 kr. 5.150,14 pr. år. Yderligere ansatte 28-34, arbejdsbrøk 0,74 kr. 5.150,14 pr. år. Tillæg for øges aktivitetsniveau i bykirker, arbejdsbrøk 1,48 kr. 10.300,28 pr. år. I aftalen indgår, at Holsted menighedsråd selv skal stå for betaling af faktura m.m. Samt at menighedsrådet selv bestyrer og har ansvaret for en evt. kontantkasse. Ialt for Holsted Kirke kan tilbydes et fast honorar for regnskabsføring på kr. 72.101,97. Referat,06-11-2013 Side: 9
Orientering 33 VS: Tystrup-Haldagerlille, foresp. til Roskilde Stift om antal af mr medlemmer Sag: Tystrup-Haldagerlille, anmodn. om sammenlægning af MR 2013 (1359) - Tystrup Sogn VS: Tystrup-Haldagerlille, foresp. til Roskilde Stift om antal af mr medlemmer Til orientering. 34 Næstved Skt. Peders kirke - restaurering af kalkmalerier Sag: Sct. Peder, Kalkmalerier (1472) - Sankt Peders Sogn Næstved Skt. Peders kirke - restaurering af kalkmalerier Til orientering. 35 Parkeringsplads ved Herlufsholm Kirkegården Sag: Parkeringsplads ved Herlufsholm Kirkegård (1628) - Herlufsholm Sogn Parkeringsplads ved Herlufsholm Kirkegården 36 Høringssvar - udnævnelse af biskopper m.v. Sag: Høringssvar (1701) - Herlufsholm Sogn Høringssvar - udnævnelse af biskopper m.v. 37 Høringssvar - ny styringsstruktur for folkekirken. Sag: Høringssvar (1701) - Herlufsholm Sogn Høringssvar - ny styringsstruktur for folkekirken. Referat,06-11-2013 Side: 10
Orientering 38 Vedr. frigivelse af salgskapital Sag: Herlufmagle, medarbejderfaciliteter (1484) - Herlufmagle Sogn Vedr. frigivelse af salgskapital Herlufmagle - frigivelse af salgskapital Til orientering. 39 Fensmark Præstegård - tegltag, redegørelse fra ark.michael madsen Sag: Fensmark, tag præstebolig (1527) - Fensmark Sogn Fensmark Præstegård - tegltag, redegørelse fra ark.michael madsen Fensmark Præstegård - tag, Stift spørger om sagen skal i bero 40 Notater fra fyraftensmøde kalkning ved Flemming Mejnecke Sag: Fyraftensmøde kalkningstjenesten i Rønnebæk Kirke (1694) Notater fra fyraftensmøde kalkning ved Flemming Mejnecke 41 Vejlø Kirke - el-varme i våbenhus Sag: Vejlø Kirke, våbenhus (1657) - Vejlø Sogn Vejlø Kirke - el-varme i våbenhus Til orientering. 42 VS: Ansøgning om lydanlæg Sag: Sandby, lydanlæg (1713) - Sandby Sogn VS: Ansøgning om lydanlæg Til orientering Sandby Kirke - lydanlæg Til orientering. Referat,06-11-2013 Side: 11
Orientering 43 SV: Statstilskud - hidtidig ordning Sag: Kirkeistandsættelsesordning / statstilskud (1717) SV: Statstilskud - hidtidig ordning Statstilskud - hidtidig ordning Til orientering. [Dok.nr.: 104686] Kirkeistandsættelsesordning 44 Om Digital Post til folkekirken Sag: Digitale postkasser pr. 1. nov. 2013 (1728) Om Digital Post til folkekirken 45 Årsregnskab PUK 2012 inkl. revisorerklæring og revisionprotokollat Sag: Årsregnskab PUK 2012 (1704) Årsregnskab og revisionsprotokollat 2012 er godkendt. Årsregnskab PUK 2012 inkl. revisorerklæring og revisionprotokollat Revisors erklæring til provstiudvalgets orientering. Revisionsprotokollat blev godkendt på sidste møde. 46 Kvartalsrapport Herlufmagle 3. kvt. 2013 Sag: Kvartalsrapport 2013 (1546) Kvartalsrapport Herlufmagle 3. kvt. 2013 Kvartalsrapport Sandby 3. kvt. 2013 SV: Sct. Mortens Sogn - kvartalsrapport pr. 30. juni 2013 Kvartalsrapport Tyvelse-Aversi-Tybjerg- Vrangstrup 2.+3. kvt. 2013 Kvartalsrapport 3. kvt. Fensmark kirke Referat,06-11-2013 Side: 12
Orientering 47 Næstved Kirkegårde - perioderegnskab 30. september 2013 Sag: Næstved Kirkegårde, regnskab (1491) Næstved Kirkegårde - perioderegnskab 30. september 2013 48 VS: referat fra forretningsudvalget 14-10 - 2013 Sag: Næstved Kirkegårde, bestyrelsesmøder (1436) VS: referat fra forretningsudvalget 14-10 - 2013 Referat,06-11-2013 Side: 13
Orientering 49 Everdrup Sogn Sag: Revisionsprotokollat 2012 (1670) Fwd: Marvede sogn Orientering om manglende regnskab Everdrup Sogn Fensmark Sogn Fodby Sogn Fuglebjerg Sogn Hammer-Vester Egesborg Sogn Herlufmagle Sogn Herlufsholm Sogn Haldagerlille Sogn Hårslev-Ting Jellinge-Krummerup Sogn Holsted Sogn Hyllinge Sogn Glumsø-Bavelse Sogn Karrebæk Sogn Kvislemark-Fyrendal-Førslev Sogn Marvede Sogn Mogenstrup Sogn Næstelsø Sogn Rislev Sogn Referat,06-11-2013 Side: 14
Orientering Sandby Sogn Rønnebæk Sogn Sct. Peders Sogn Sct. Morten Sogn Skt. Jørgen Sogn Skelby-Gunderslev Sogn Snesere Sogn Toksværd-Holme Olstrup Sogn Tystrup Sogn Tyvelse, Aversi, Tybjerg, Vrangstrup Sogn Vallensved Sogn Vejlø Sogn 50 Evt. Intet. Referat,06-11-2013 Side: 15