Udviklingskontrakt 2016 for Entreprenørgården 1. Virkeliggørelse og koordinering af politisk besluttede forandringer Kommunens samlede ledelse arbejder målrettet på, at Byrådets visioner, politikker og politisk besluttede forandringer for 2016 virkeliggøres og koordineres i hele organisationen. Direktionen varetager den overordnede ledelse af organisationen og af kontraktholder. Direktionen delegerer ledelses-, styrings- og udviklingsopgaver i forhold til den daglige drift til kontraktholder. Kontraktholder har dermed fuld kompetence til at træffe faglige, økonomiske og administrative beslutninger inden for eget kontraktområde. Det er dermed kontraktholders ledelsesopgave at sikre, at indsatser og aktiviteter i det lille fællesskab (arbejdspladsen) og i det store fællesskab (Skanderborg Kommune) bidrager til virkeliggørelse af Byrådets visioner, politikker og politisk besluttede forandringer for 2016. I forhold til varetagelse af den nævnte ledelsesopgave refererer kontraktholder Jens-Erik Dengsøe til direktionen ved direktør Lars Clement. I denne relation gælder det samtidigt, at direktionen delegerer kompetence til at varetage en række af de overordnede og tværgående ledelsesopgaver til fagchefen på teknik- og miljøområdet. Det gælder f.eks.: Lederudvikling og ledelsestilsyn, herunder medarbejderudviklingssamtale samt ansættelse og afskedigelse af kontraktholder, koordinering af drifts- og udviklingsopgaver, som går på tværs af flere kontraktholdere, igangsættelse af tværgående udviklingsopgaver, som går på tværs af flere kontraktholdere, facilitering af videndeling og inspiration til gavn for det store fællesskab, dialog med kontraktholder i forbindelse med udarbejdelse af kontraktmål, udkast til kontrakt med direktionen og opfølgning på kontraktmål. I relationen mellem kontraktholder og direktionen gælder videre, at direktionen har delegeret kompetence til at varetage ledelsestilsyn vedrørende økonomistyring til økonomichefen samt kompetence til at varetage ledelsestilsyn vedrørende sygefravær og udmøntning af overenskomster til HR/løn- og personalechefen. Kontraktholders budget og budgetforudsætninger fremgår af den administrative budgethåndbog. Fagchefen, økonomichefen og HR/løn- og personalechefen er forpligtede til at koordinere varetagelsen af deres respektive tilsynsopgaver. 2. Udviklingskontraktens mål for 2016 Udviklingskontrakten skal overordnet afspejle Byrådets politikker og de politisk besluttede forandringer. Kontraktholder skal især være opmærksom på, om der er konkrete forandringer, som fordrer formulering af et kontraktmål f.eks. fordi det ikke er omfattet af direktionens Idé- og Arbejdsgrundlag (DIA). Direktionen har i sit Idé- og Arbejdsgrundlag udpeget de indsatsområder, som aftale- og kontraktholdere skal omsætte til udviklingsmål i de relevante faglige fællesskaber. Indsatsområderne sætter retningen for kontraktmålene i forhold til de af Byrådets politikker og politisk besluttede forandringer, hvor direktionen vurderer, at det har strategisk betydning, at der formuleres udviklingsmål i de relevante faglige fællesskaber. Derudover sætter indsatsområderne tilsvarende retning for kontraktmålene i forhold til direktionens egne fokuspunkter i udviklingen af organisationen mv. 1
Ud over disse mål skal kontrakten også synliggøre kontraktholders egne mål på højt prioriterede udviklingsområder. Udviklingskontrakten viser på denne måde kontraktholders samlede udviklingsindsats i 2016. 3. Aktiviteter Det er kontraktholder, der ofte i samspil med de relevante faglige fællesskaber tilrettelægger de aktiviteter, der skal sikre, at udviklingsmålene realiseres. Aktiviteterne tilrettelægges og igangsættes løbende, men i det omfang aktiviteterne tilrettelægges i sammenhæng med målformuleringen, kan disse med fordel synliggøres i kontrakten. 4. Opfølgning Opfølgning på kontraktmål, der omsætter politisk besluttede forandringer, sker via den politikkontrol, som udvalgene varetager på vegne af Byrådet. Opfølgningen på de politisk besluttede forandringer afrapporteres til Byrådet i forbindelse med de tre årlige budgetopfølgninger. Afrapporteringen i forbindelse med budgetopfølgningerne koordineres af det relevante fagsekretariat / den relevante stab. Opfølgning på øvrige udviklingsmål i kontrakten sker løbende, og varetages grundlæggende af de relevante fag- og stabschefer i henhold til den ledelseskompetence, som er delegeret til fag- og stabschefer fra direktionen. Herudover tilrettelægger direktionen i foråret 2017 en dialog med den enkelte kontraktholder om det samlede resultat af indsatsen i forhold til kontraktmålene. Opfølgning på øvrige udviklingsmål formidles til de politiske udvalg i det omfang, hvor det kan understøtte udvalgenes politikkontrollerende arbejde i forhold til politikker og politisk besluttede forandringer. I det omfang opfølgningen tilrettelægges i sammenhæng med målformuleringen, kan denne med fordel synliggøres i kontrakten. Kontrakten er gældende for 2016. 5. Kontraktholders mål A. Understøttelse af det nye ledelsesgrundlag Udvikling af kernefagligheden og MUS til alle. Det er Entreprenørafdelingens mål, at alle medarbejdere skal udvikle deres kernefaglighed. Der skal desuden gennemføres MUS samtaler med samtlige medarbejdere. Der laves uddannelsesplaner for alle medarbejdere. Det omfatter både plan for uddannelse i forhold til deres nuværende fagområde og udviklingsplan i forhold til mulige nye fagområder. Der skal afholdes MUS samtaler for alle medarbejdere hvert år. Her drøftes den enkelte medarbejders faglige uddannelse i forhold til kravene i de opgaver, der skal løses. I 1. halvår 2016 gør ledelsen status på uddannelses- og udviklingsplaner. I 2. halvår 2016 følges der op på gennemførte kurser og aftalte udviklingsplaner. Dette danner grundlag for uddannelsesplaner for 2017. Ledelsen gør status på gennemførte MUS samtaler ultimo marts 2016. Derefter drøftes form og indhold for at forbedre MUS samtalerne de kommende år. 2
B. Nedbringelse af sygefravær Dialog og vidensdeling. Det er Entreprenørafdelingens mål, at sygefraværet i 2016 ikke overstiger 3,5 %. I 2015 var målet 3,80 %, og sygefraværet landede på 3,79 %. Der er store positive effekter ved et lavt sygefravær, da det betyder meget for den enkelte medarbejders produktivitet. Dermed sikrer vi, at opgaverne bliver løst til aftalt tid, og at virksomheden har en sund økonomi. Derfor er det vigtigt at synliggøre udviklingen i virksomhedens samlede sygefravær. Samtidig skal ledelsen huske at påskønne alle de medarbejdere, der er langtidsfriske. Der følges op hver måned på nye fraværsdata fra Targit. Overordnede data sendes til alle medarbejdere gennem de ugentlige nyhedsbreve, hvor status og mål løbende holdes op mod hinanden. Den enkelte medarbejder skal desuden have udleveret data om eget fravær og egen produktivitet 1-2 gange om året. C. Effektivisering i fællesskab Der er Entreprenørafdelingens mål, at vi skal effektivisere vores arbejdsgange med 2,5 % årligt de kommende 4 år. Det betyder, at økonomien i kontrakterne (BUM aftalen) under vej, grønne områder og vinter reduceres med 2,5 % årligt, men der skal stadig udføres den samme mængde opgaver i samme kvalitet. For at opnå mere effektive arbejdsgange er der fokus på bedre planlægning, enkle og tydelige arbejdsgange, modernisering af maskiner og materiel samt opkvalificering af vores medarbejdere gennem efteruddannelse. Derudover sigter vi mod at skabe robuste løsninger, som kan reducere den efterfølgende drift. Disse løsninger skal findes i tæt samarbejde med Fagsekretariatet for Teknik og Miljø, så der allerede i anlægsfasen tages højde for, at vi undgår tung drift bagefter. Sidst på året følges der op på, om opgaverne under BUM aftalen er løst til aftalt tid og i den kvalitet, der er beskrevet. Der skal løbende udføres egenkontrol, stikprøvekontrol samt fælleskontrol, der også fungerer som forventningsafstemning. D. Robusthed og livsmestring Udvikle og understøtte borgernes mestring af eget liv og robusthed. En del af medarbejdernes sygefravær skyldes nedslidning efter mange år i branchen. Det er Entreprenørafdelings mål helt at undgå nedslidning af medarbejderne. En del borgere har svært ved at få en fast tilknytning til arbejdsmarkedet. Det er Entreprenørafdelingens mål at tilbyde forskellige praktikophold, der ikke kræver særlige forudsætninger eller uddannelse. Det er en god måde at blive introduceret til arbejdsmarkedet for borgere med personlige udfordringer. Vi skal helt undgå nedslidning ved at arbejde forebyggende med medarbejdernes helbred og fysiske arbejdsmiljø. For at opnå en større trivsel blandt de ansatte skal vi sigte mod, at arbejde og privatliv er i størst mulig balance hos hver enkelt medarbejder. I de kommende MUS samtaler vil emnet balance mellem arbejdsliv og privatliv være et obligatorisk punkt. Her vil tilrettelæggelse af arbejdet samt arbejdstid fordelt på ugens dage være centrale emner. I samarbejde med Kompetencecenteret tilrettelægges praktikforløb, som målrettes de borgere, der har brug for at komme i gang på en almindelig arbejdsplads. Der tages individuelle hensyn, der tager højde for helbred og andre personlige udfordringer. 3
Der følges op i 2. halvår 2016 på gennemførte aktiviteter. MED udvalget bliver en central spiller og kommunens eget sundhedscenter og Kompetencecenteret inddrages som ressource i det omfang det er muligt. E. Implementering af sundhedspolitikken Byrådets arbejde med sundhed jf. udviklingsstrategien og sundhedsplan 2016. Det er Entreprenørafdelingens mål, at mindst 1/3 af medarbejderne i 2016 får en sundere livsstil. Alle medarbejdere introduceres i 2016 til at deltage i projekter med sund livstil. Vi vil arbejde med kost, rygning, alkohol og motion. Medarbejderne inddrages for at få gode idéer til f.eks. foredrag, fælles madlavning med besøg af kostekspert eller andre aktiviteter. Skanderborg Kommunes Ungdomsskole er villige til at stille udstyr som mountainbikes, kajakker og crossfit redskaber til rådighed. I løbet af året følger vi op på, hvilke tiltag, der er gjort - og om de har haft den ønskede effekt. F. Implementering af natur- og miljøpolitikken Det er Entreprenørafdelingens mål at understøtte de elementer i natur- og miljøpolitikken, der relaterer til drifts- og anlægsprojekter, som Entreprenørafdelingen involveres i. Entreprenørafdelingen tilpasser ressourcer og ledelseskraft ud fra de projekter, som Natur og Miljø sætter i værk i 2016. Vi kan fungere som sparringspartner, rådgiver og entreprenør især omkring den afledte drift. I løbet af året vurderes det, om implementeringen er gennemført i overensstemmelse med intentionerne. G. Implementering af trafikpolitikken Det er Entreprenørafdelingens mål at understøtte de projekter i trafikpolitikken, som vedrører anlæg og drift. Entreprenørafdelingen tilpasser ressourcer og ledelseskraft ud fra de projekter, som Vej og Trafik projekterer i 2016. Vi kan fungere som sparringspartner, rådgiver og entreprenør især omkring den afledte drift. I løbet af året vurderes det, om implementeringen er gennemført i overensstemmelse med intentionerne. H. Udvikling gennem ny teknologi Det er Entreprenørafdelingens mål, at der skal anvendes ny teknologi i det omfang, hvor det skaber mere værdi eller reducerer omkostninger og fjerner hårdt belastende arbejde. I 2016 introduceres Gi et tip. Stort set alle borgerhenvendelser registreres derefter i programmet Driftweb (vores digitale system til opgavestyring og borgerhenvendelser) ved hjælp af smartphone eller kommunens hjemmeside. Vi har i 2015 udviklet en GPS-styret opstregningsmaskine til boldbaner. Et nyt tiltag kunne være at udføre nye typer af opgaver for Fagsekretariatet for Teknik og Miljø. Det kunne være brug af drone ved tilsyn med vandløb, bygningssyn på kommunale ejendomme eller trafikanalyser ved trafikknudepunkter. 4
I løbet af året vurderes det, hvor teknologien med fordel kan anvendes. Det skal i hvert enkelt tilfælde vurderes, om en investering er rentabel. Derudover er det nødvendigt med efteruddannelse til de medarbejdere, der skal kunne bruge den nye teknologi og efterbehandle de indkomne data. 6. Underskrifter Skanderborg, den 14. december 2015. Lars Clement Direktør Jens-Erik Dengsøe Leder af Entreprenørgården 5