Fokus på forbedringer En praktisk guide til samarbejde i virksomheden og flow på byggepladsen
FOKUS PÅ FORBEDRINGER Denne guide hjælper jer i gang med at skabe fokus på forbedringer. For at få succes med jeres forbedringsarbejde skal I tage stilling til spørgsmålene: Hvor er vi? Hvor skal vi hen? Hvordan kommer vi derhen? Tre centrale spørgsmål, som kort og godt skaber fokus på at fjerne forhindringer og optimere jeres arbejdsprocesser. Tavlemøderne er omdrejningspunktet i processen. Stil krav til jer selv om at bidrage konstruktivt, så I sammen er med til at skabe forbedringer til jeres hverdag og bundlinjen. Vi har samlet nogle simple værktøjer, som guider jer igennem en enkel og effektiv proces, der skaber samarbejde og flow på byggepladsen og i virksomheden. Processen og dens værktøjer er designet til at skabe synlighed og system i arbejdsgangene og skabe resultater her og nu. At arbejde med Fokus på forbedringer er en kollektiv proces, hvor alle på byggepladsen, i skurvognen eller på kontoret sammen skaber en mere optimeret arbejdsdag, og hvor trivsel, et bedre arbejdsmiljø og effektive arbejdsprocesser er resultatet, som sikrer en bedre bundlinje for alle. TAVLEMØDE STEP 1 Hvor er vi? (forhindringer og status) TAVLEMØDE STEP 2 Hvor skal vi hen? (forventninger) TAVLEMØDE STEP / Hvordan kommer vi derhen? (handlinger og motivation) :( :??!! :) Copyright: De viste værktøjer indgår alle i værktøjskassen Fokus på forbedringer og er en del af Bedre Bundlinje.
INDHOLD Skab flow Spot forhindringer Målsætningstavlen Hvor er vi? Hvor skal vi hen? Hvordan kommer vi derhen? Hvad skal der til for at nå helt i mål? 11 Måling og dokumentation 12 Kig også på hele virksomheden 1 Dagsorden for Tavlemødet 1 Mødeevaluering 1
SKAB FLOW FJERN FORHINDRINGER I DIN HVERDAG Udgangspunktet er, at I sammen skal spotte de konkrete forhindringer, som er med til at bremse jer i hverdagen. Når I kender forhindringerne, skal I sammen beslutte, hvordan I fjerner dem. Den fælles opgave bliver at skabe et bedre flow på byggepladsen. Men hvad mener vi med flow? Flow er, når alle (i værdikæden) får opfyldt deres forventninger, uden unødvendige forhindringer. Vi tager udgangspunkt i De strømme, der har indflydelse på jeres flow og som I skal være opmærksomme på, når I begynder at tale om er til og løsninger på jeres forhindringer: MATERIALER INFORMATION YDRE FORHOLD FORUDGÅENDE ARBEJDE PLADS AKTIVITET Kilde: Koskela, 2000 MANDSKAB MATERIEL
1 2 Forudgående arbejde Skal der foretages arbejde af andre entreprenører, før det planlagte arbejde skal i gang på sagen? Hvis det er tilfældet, er det vigtigt at holde sig orienteret om status på sagen. Plads Er der plads til jer og det arbejde, I skal lave på sagen? Hvis ikke, er det en god idé at afklare pladsforhold, herunder hvor evt. kran eller stillads mv. skal stå under arbejdet på sagen. Ydre forhold Det er selvfølgelig umuligt at bedømme vejret to måneder frem, men bygger man om vinteren, er det nødvendigt at tage sine forholdsregler ved frost og sne. Ydre forhold kan også handle om eksempelvis adgangsforhold eller terræn. Materiel Har du det rigtige materiel til sagen? Er det gået i stykker? Skal der bestilles/lejes nyt? Det skal på plads, inden sagen startes. Materialer Hvilke materialer skal der bruges til sagen? Har noget af materialet lang leveringstid? I så fald skal det bestilles i god tid. Er aftaler med leverandører på plads? Mandskab Det er vigtigt at sikre, at der er det rette og tilstrækkeligt mandskab på sagen, ellers skal det klares, inden sagen startes. Informationer Dækker over alle typer af informationer, der bruges i en byggesag såsom tegninger, beskrivelser, aftaler med bygherre og andre mv. Det er vigtigt at være sikker på, at alle informationer er på plads, så arbejdet ikke går i stå på pladsen.
SPOT FORHINDRINGER ET KRITISK BLIK PÅ JERES ARBEJDSPROCESSER Det kan være svært at få øje på konkrete forhindringer, når ens arbejde er blevet til en rutine. At få andre til at kaste et blik på ens arbejde og efterfølgende give konstruktiv feedback er vigtigt i arbejdet med at skabe fokus på forbedringer. Ideer til at spotte forhindringer Her er nogle ideer til, hvordan I hver især nemt og enkelt kan spotte forhindringer: Brug en time på at gå rundt på byggepladsen eller på værkstedet og se efter noget, der undrer dig, som andre gør eller har gjort (husk: du behøver ikke at kende svaret!) Ta billeder eller video med en smartphone af en arbejdsgang eller hændelse, som undrer dig Lav en analyse af værdistrømmen og/eller arbejdsprocesser HVAD UNDRER DU DIG OVER? HVAD SKABER IKKE VÆRDI? INDSÆT DET I HAR SPOTTET Manglende information om arbejdets udførelse Oprydning på pladsen inden fyraften Tidsplanen er presset Besværlige løft gør arbejdet langsomt Overlevering af projekt er ikke præcis nok mangler info Indrapportering af timer mv. er besværlig Det er vanskeligt at få alle relevante informationer ud til alle pladser Mangler daglig planlægning af arbejdsopgaver AFSTEMNING STEMMER HVER llllllll ll lll lllll llll SKEMA 1: FORHINDRINGER Overfør alle de forhindringer, I har fundet, til skemaet. Herefter skal I alle stemme individuelt ved at sætte tre streger ud for den forhindring eller de forhindringer, som I hver synes er vigtigst at arbejde videre med. Hav fokus på den forhindring, som du har mest indflydelse på.
MÅLSÆTNINGSTAVLEN JERES FÆLLES STYRINGSREDSKAB Nu kan I arbejde med flow på byggepladsen og fælles løsninger på de forhindringer, I har spottet. I tager én forhindring ad gangen. Begynd med den forhindring, der har fået flest stemmer på skema 1. For hver forhindring skal I bruge målsætningstavlen. Sådan gør I Vælg forhindringen, I vil arbejde med, og navngiv målsætningstavlen. Tavlemøde, step 1: Først skal I vurdere jeres nu-situation. Tavlemøde, step 2: Derefter skal I sætte mål for jeres indsats: Hvor langt/højt kan I nå? Tavlemøde, step : Nu skal I vælge indsatser og beskrive, hvordan I vil nå jeres mål. HVOR ER VI? 2 1 PLADS YDRE FORHOLD MATERIEL PROBLEMET FORUDGÅENDE AKTIVITET INFORMATION MANDSKAB MATERIALER HVAD SKAL DER GØRES? HVEM GØR DET? HVORNÅR MÅLES DER IGEN? HVOR VIL VI HEN? 2 1 SKEMA 2: MÅLSÆTNINGSTAVLEN Målsætningstavlen samler jeres input fra tavlemøderne. I kan se jeres nu-situation og målsætning samt de veje, I har valgt at følge for at nå målet. De enkelte step er beskrevet i detaljer på de følgende sider. NU-SITUATION: MÅLSÆTNING:
HVOR ER VI? TAVLEMØDE STEP 1 Start med den forhindring, som har fået flest stemmer, og tal om, hvor afgørende forhindringen er for jeres værdiskabelse. Husk, at alle i gruppen/sjakket skal have fokus på at skabe forbedringer, så alle skal høres i jeres analyse af, hvor I er. :( : Eksempler Eksempler på forhindringer, I kan gribe fat i (hentet fra jeres forhindringsskema s. ): Manglende information om arbejdets udførelse Indrapportering af timer mv. er besværlig Mangler daglig planlægning af arbejdsopgaver HVOR ER VI? ll l 2 llll 1 l PLADS YDRE FORHOLD MATERIEL PROBLEMET FORUDGÅENDE AKTIVITET INFORMATION MANDSKAB MATERIALER HVAD SKAL DER GØRES? HVEM GØR DET? HVORNÅR MÅLES DER IGEN? HVOR VIL VI HEN? 2 1 NU-SITUATION Brug målsætningsskemaets søjle Hvor er vi? Hver deltager sætter en streg mellem 1 og (1 lavt/dårligt, højt/godt) Når alle deltagere har placeret deres karakter, udregner I gennemsnittet, som er jeres nu-situation NU-SITUATION: 2, MÅLSÆTNING:
HVOR SKAL VI HEN? TAVLEMØDE STEP 2 Sæt et mål for den forbedring, I vil arbejde med. Diskuter i fællesskab, hvad der er realistisk at opnå af forbedringer. Tal om eksempler fra tidligere, hvor det fungerede rigtig godt. Herefter opstiller I individuelt en målsætning (på en skala fra 1-), som viser, hvad der er realistisk at opnå, når forhindringerne er fjernet.?? :) Eksempler På en skala på 1-, hvor er optimalt Hvor gode skal vi være til at dele informationer i fremtiden? Hvor gode skal vi være til at spotte forhindringer? Hvor gode skal vi være til at samarbejde? Målsætningerne evalueres på et efterfølgende tavlemøde. HVOR ER VI? ll l 2 llll 1 l PLADS YDRE FORHOLD MATERIEL PROBLEMET FORUDGÅENDE AKTIVITET INFORMATION MANDSKAB MATERIALER HVAD SKAL DER GØRES? HVEM GØR DET? HVORNÅR MÅLES DER IGEN? HVOR VIL VI HEN? ll lll ll l 2 1 MÅLSÆTNING Brug målsætningsskemaets søjle Hvor vil vi hen? Hver deltager sætter en streg mellem 1 og (1 lavt/dårligt, højt/godt) Når alle deltagere har placeret deres karakter, udregner I gennemsnittet, som er jeres målsætning NU-SITUATION: 2, MÅLSÆTNING:,
HVORDAN KOMMER VI DERHEN? TAVLEMØDE STEP Problemet er forskellen på det, I har nu, og dér, hvor I gerne vil hen. En metode til at finde forslag til forbedringerne starter med spørgsmålet: Hvorfor er der forskel på det, vi vil gøre, og det, vi gør? Skil problemet ad, og find løsninger ved at følge instruktionen til Fiskebenet på 1 minutter herunder.!! Tip! Fordel opgaverne på jeres handlingsplan ud i gruppen, så alle bliver en del af løsningen. Ophæng to-do listen på jeres tavle, så den er synlig for alle. FISKEBEN SKEMA : FISKEBENET PÅ 1 MINUTTER PLADS FORUDGÅENDE AKTIVITET INFORMATION YDRE FORHOLD MANDSKAB MATERIEL MATERIALER PROBLEMET Hvorfor får vi ikke information om projektet? 1. Formulér et spørgsmål som problem ud fra det, der er spottet Hvorfor -spørgsmål (hvorfor gør vi det? Hvorfor virker det ikke?) - 1 minut 2. Individuel brainstorm Svar på spørgsmålet med en, og skriv det på post-it (en pr. post-it) - minutter. Spred alle jeres svar/er ud på fiskebenet, hvor de passer i forhold til strømmene - minutter. Konsensus Stem om det vigtigste indsatsområde et af benene i fiskebenet.
HVAD SKAL DER TIL FOR AT NÅ HELT I MÅL? TAVLEMØDE STEP 11 Det valgte indsatsområde og erne skal nu skrives som mål til en handlingsplan. Hvis I skal nå jeres mål, er det helt afgørende, at alle er motiverede og bidrager til forbedringerne. Og at jeres fremskridt er synlige undervejs.!! Opstil derfor delmål. Dokumentér alle jeres delmål og beslut, hvordan I vil fejre, når I kommer i mål. Tip! En elefant skal også spises i små bider. På samme måde skal I opdele jeres mål i delmål. HVOR ER VI? ll l 2 llll 1 l PLADS FORUDGÅENDE AKTIVITET INFORMATION YDRE FORHOLD MANDSKAB MATERIEL MATERIALER HVAD SKAL DER GØRES? HVEM GØR DET? HVORNÅR MÅLES DER IGEN? PROBLEMET Søg information Sjakbajs Om 1 dage Fortæl om status Alle Næste tavlemøde Informationstavle Projektleder Næste tavlemøde Deltagelse i byggemøder Formand Onsdag uge 2 HVOR VIL VI HEN? ll lll ll l 2 1 NU-SITUATION: 2, MÅLSÆTNING:,
MÅLING OG DOKUMENTATION HUSK AT FEJRE JERES FORBEDRINGER Dokumentation, visualisering og fejring af positive resultater er vigtige elementer af et succesfuldt arbejde med Fokus på forbedringer. Dokumentation af jeres aktiviteter og konkrete resultater skaber synlighed og motivation til det videre arbejde. Når kolleger, samarbejdsparter og kunder oplever en reel merværdi, styrkes samarbejdet yderligere, og fokus på forbedringer bliver en del af kulturen på byggepladsen og i virksomheden. Tip! Husk at nyde resultaterne sammen. F.eks. med smørrebrød, kage eller noget helt andet. PROBLEM HVAD ER PROBLEMET? Mangelfuld information omkring udførelse og planlægning af arbejdet AKTIVITET HVAD ER LØSNINGEN? Alle har aktivt søgt information om eget arbejde Informationstavlen har relevant info Aktiv deltagelse i planlægningsmøderne SKEMA : PROBLEM, AKTIVITET OG RESULTAT Brug skemaet til at dokumentere jeres resultater. Både af hensyn til jer selv, så I kan se, at det nytter, og af hensyn til virksomheden. RESULTAT HVAD FIK I UD AF AT IMPLEMENTERE LØSNINGEN? Informationsniveauet er højnet. Alle på byggepladsen kender til hinandens arbejdsopgaver, og det er nemmere at koordinere arbejdet på tværs af faggrupper. Alle stiller relevante spørgsmål og byder ind med konstruktive løsninger, hvilket giver færre afbrydelser i arbejdet
KIG OGSÅ PÅ HELE VIRKSOMHEDEN HÆNGER JERES MÅL SAMMEN MED VIRKSOMHEDENS? 1 Diskuter og dokumenter et par gange om året, hvilken effekt jeres arbejde med forbedringer har på virksomhedens overordnede målsætning. På byggepladsen er det en god ide at holde en fælles opfølgning, hvor der gøres status på forbedringstiltagene. Det sikrer en værdiskabende videndeling på tværs af faggrupperne på pladsen. GENNEMFØRTE FORBEDRINGER Tavlemøder hver uge Fortæl om status på planlagt arbejde Informationstavle EFFEKT PÅ OVERORDNET MÅLSÆTNING Samarbejde om løsning af problemstillinger Bedre planlægning Motivation og mere viden om resultater og fremdrift SKEMA : FORBEDRINGER OG EFFEKT
DAGSORDEN FOR TAVLEMØDET GUIDE TIL MØDELEDEREN Tavlemøderne er omdrejningspunktet, når I arbejder med Fokus på forbedringer. Vi har her samlet en kort vejledning til den, der påtager sig rollen som mødeleder: Sæt dig godt ind i de forskellige skemaer og brugen af disse. Start altid tavlemøderne med at gennemgå, hvad der skal ske, hvorfor, og hvor længe tavlemødet varer. Et skridt ad gangen! Når du har gennemført processen med en forhindring, gentager du processen med den næste forhindring som emne. Syv punkter, I skal igennem på hvert tavlemøde: 1. Opfølgning på implementerede forbedringsforslag, fremhæv de positive forbedringer, som er implementerede 2. Status på igangsatte forbedringer. Hvor langt er vi i processen? Hvad er der sket med forslagene siden sidst?. Mål og resultat. Status på hvor er vi? Og hvor skal vi hen? I forhold til det overordnede mål. Nyt fiskeben (hvis nødvendigt). Fokus på topprioritet, hold fokus på de forhindringer, som er en til, at I ikke kan nå jeres mål (de strømme). Evaluering af mødet. Alle deltagere giver en tilbagemelding på mødeprocessen, evt. skala 1-
MØDEEVALUERING SÅ SPILDER I IKKE TIDEN 1 Efter hvert tavlemøde bør I evaluere, hvor gode I var til at holde møde, og hvad der kom ud af det. Brug skemaet herunder. SKEMA : MØDEEVALUERING Det var næsten umuligt at holde sig til emnet 1 2 På sporet Vi holdt os til emnet ingen afvigelser Nogle få bidrog, og der var ikke meget opbakning til fællesskabet Vi talte i munden på hinanden. Hver talte om sit eget Der var ingen metodisk fremgangsmåde i løsningen Der kom ingen brugbare resultater ud af mødet 1 2 Engagement 1 2 Lytning 1 2 Metode 1 2 Resultater Alle bidrog og ydede en indsats for fællesskabet Én person ad gangen talte, og de andre byggede videre på det, der blev sagt Der var en god arbejdsmetode og system i den måde, vi greb tingene an på Vi fandt i fællesskab frem til mange konstruktive idéer og løsninger
Bedre Bundlinje er igangsat af F og Dansk Byggeri med støtte fra Bygge- og Anlægsbranchens Udviklingsfond. Målet er at få flere virksomheder til at gå i gang med et udviklingsforløb, der skaber gevinst på bundlinjen gennem inddragelse, samarbejde og udvikling af ledelse og medarbejdere. www.bedrebundlinje.dk