Til De bydende Dokumenttype Udbudsbrev Dato Juni, 2016 Offentligt EU-udbud Udbud af Rammeaftale vedrørende anlægs- og smedearbejder til Fjernvarmeplan Horsens juni 2016
INDHOLD 1. INDLEDNING 3 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet 3 1.2 Tidsplan 4 1.3 Udbuddets omfang 4 1.4 Indgåelse af rammeaftalen og tildeling af konkret ordre 4 1.5 Procedure for udbuddet (Underretning og stand still) 6 2. UDBUDSBETINGELSER 7 2.1 Udbudsform 7 2.2 Formkrav 7 2.3 Sprog 8 2.4 Ejendomsret 8 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet 8 2.6 Tilbudsfrist 9 2.7 Åbning af indkomne tilbud 9 2.8 Vedståelsesfrist for tilbuddet 9 2.9 Aftalegrundlag 9 2.10 Alternative tilbud 11 2.11 Konsortier 11 2.12 Tilbudsgivers forbehold 11 2.13 Udvælgelses kriterier 11 2.14 Tildelingskriterier 12
Fjernvarme Horsens Glentevej 8 8700 Horsens Tlf. 7562 7233 www.fjho.dk www.fjernvarmeplan-horsens.dk 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Horsens Byråd har besluttet, at alle ejendomme i Horsens by og omegn senest i 2030 skal have fjernvarme. De cirka 10.000 ejendomme, der i dag bliver opvarmet med naturgas eller olie, skal have installeret fjernvarme. Planen indebærer, at der bygges et nyt varmeværk (biomasseanlæg) ved siden af det eksisterende kraftvarmeværk på Horsens Havn. Og for at få varmen ud til de 10.000 nye kunder, skal der lægges 214 kilometer nye fjernvarmeledninger ud. Fjernvarme Horsens har, med baggrund i Byrådets beslutning, indsendt og fået godkendte et samlet projektforslag for fjernvarmeforsyning af de gasforsynede områder i Horsens By. Vi forventer, at kunne realisere hovedparten af planen indenfor de kommende 5 år. Dette vil stille store krave til vores samarbejdspartnere omkring organisering, kapacitet og kvalitet. Anlægsarbejde vil dels bestå af et mindre antal forsyningsledninger på ca. 25 km trace i DN150 DN300 samt et stort antal distributionsnet på i alt ca. 200 km trace i DN40 DN250 og med mange kundetilslutninger. Fjernvarme Horsens A/S (efterfølgende Bygherre), inviterer jer hermed til at byde på udførelse af anlægs- og smedearbejde i forbindelse med realiseringen af fjernvarmeplan Horsens under en rammeaftale. Opgaven udbydes som en hovedentreprise hvor i anlægs- og smedearbejder er inkluderet, prærør er bygherre leverance. Bygherre: Fjernvarme Horsens Glentevej 8 8700 Horsens Kontaktperson: Bjarne Hunderup Mail: bjh@fjho.dk Tlf.: 30851352
1.2 Tidsplan Forventet tidsplan for udbuddet: Aktivitet Dato Udsendelse af udbudsmateriale 17. juni 2016 Spørgsmål modtages senest 26. juli 2016 kl. 8.00 Evt. seneste rettelsesbrev 29. juli 2016 Frist for modtagelse af tilbud 22. august 2016 kl. 12.00 Stand still 24. til 7. september 2016 Kontraktindgåelse 8. til 9. september 2016 Rammeaftalens ikrafttrædelse 12. september 2016 1.3 Udbuddets omfang Bygherren har ikke aftagepligt på rammeaftalen. Den årlige omsætning for anlægs- og smedearbejder forventes at være 80 mio. kr. Tilbud afgives på grundlag af vedlagte udbudsmateriale. Mængderne afspejler området Priorsløkke (370 forbrugere). Området vil blive tildelt direkte til vinderen af dette udbud. Udover området Priorsløkke vil opgaver med et estimeret budget på under 3 mio. DKK blive tildelt direkte via rammeaftalen. Opgaver med et estimeret budget på over 3 mio. DKK vil blive tildelt via miniudbud blandt deltagerne i Rammeaftalen. 1.4 Indgåelse af rammeaftalen og tildeling af konkret ordre Dette udbud udmunder i en direkte tildeling af området Priorsløkke til det økonomisk mest fordelagtige tilbud, samt kvalificering til deltagelse i Fjernvarme Horsens rammeaftale for anlægs- og smedearbejde i forbindelse med naturgaskonverteringerne som gennemføres i Fjernvarmeplan Horsens. De 5 bydende som afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i nærværende udbud (Udbuddet for Priorsløkke), vil blive kvalificeret til deltagelse i rammeaftalen. Side 4/14
Direkte tildeling og kvalifikation til deltagelse i rammeaftalen: Tildelingskriterier og vægtning i forbindelse med direkte tildeling af området Priorsløkke samt deltagelse i Rammeaftalen: Pris: 50% Referencer: 20% Organisation: 20% Tidsplan: 10% Direkte tildeling af opgaver med et estimeret budget på under 3 mio. DKK Køb på rammeaftalen på ordre under 3 mio. DKK vil ske ved direkte tildeling til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud jf. ovenstående tildelingskriterier. Såfremt denne ikke kan levere indenfor den opstillede tidsramme eller af anden årsag ikke kan eller vil udføre opgaven indenfor rammerne af Rammeaftalen, vil ordren tilfalde den næste leverandør i den prioriterede rækkefølge og så fremdeles. Mini udbuddene: Efterfølgende vil de øvrige naturgaskonverteringsopgaver udbydes som miniudbud blandt deltagerne i rammeaftalen, dvs. konkurrencen åbnes på ny. Udbydere vil således rette skriftlig henvendelse til parterne i rammeaftalen, hvor tilbuddet skal afleveres tidligst 2 uger efter modtagelse af mini-udbuddet. De nærmere betingelser vil blive specificeret ved hvert miniudbud. Bl.a. kriteriernes vægtning vil blive angivet i udbudsbrevet vedr. det pågældende mini udbud. Opgaverne der bliver udbudt som mini udbud, vil have en forventet størrelse på op til 40 mio. kr. pr. opgave. Tildelingskriterier i forbindelse med afholdelse af miniudbud vil ligge indenfor følgende intervaller: Pris: 50-80% Organisationsplan: 20-35% Tidsplan: 10-35% Bygherren forbeholder sig ret til på enkelte opgaver, at afholde licitation eller på anden måde at indhente tilbud fra anden entreprenør. Entreprenøren skal overholde landets gældende regler omkring bl.a. løn- og ansættelsesforhold. Side 5/14
1.5 Procedure for udbuddet (Underretning og stand still) Alle tilbudsgivere vil samtidigt og skrifteligt blive underrettet om tildeling af aftalen. Indgåelse af rammeaftalen vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske stand still periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen underretningen har fundet sted. For deltagelse i udbuddet skal den bydende fremsendes en mail med firma oplysninger og kontaktperson til Bjarne Hunderup, bjh@fjho.dk. Derefter vil en mail med et link til udbudsmaterialet blive fremsendt. Udbudsmaterialet vil derefter kunne downloades fra Fjernvarmeplan-Horsens hjemmeside. Side 6/14
2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/25/EU af 26. februar 2014 også kaldet forsyningsvirksomhedsdirektivet, samt bekendtgørelse nr. 1564 af. 15. december 2015 (Bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsynings, transport samt posttjenester) 2.2 Formkrav Følgende skal vedlægges tilbuddet: Samlet tilbudsliste Tilbudslister for hhv. anlæg og smed Beskrivelse af referencer. "Tro & love erklæring" om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige jfr. lov nr. 336 af d. 13. maj 1997 med senere ændringer. Dokumenter vedr. den bydendes økonomiske og tekniske formåen jf. afsnit 2.13 og 2.14. Tilbudsgiveren skal på tilbudslisten bekræfte modtagelse af evt. rettelsesblade. Tilbuddene betragtes kun som konditionsmæssige, hvis alle poster i tilbudslisten samt ESPD dokumentet er udfyldt. Navn på underentreprenør(e) skal fremgå af tilbudslisten. Tilbuddet er bindende efter tilbudsafgivelse og kan ikke forlanges tilbageleveret hverken i åbnet eller uåbnet stand. Bygherre forbeholder sig ret til at forkaste alle indkomne tilbud. Side 7/14
Ud over pdf-version er elektronisk version af Tilbudslisten vedlagt udbuddet. Det pointeres, at det er pdf-versionen, der er det juridisk gældende dokument. Endvidere pointeres det, at det er tilbudsgiverens pligt selv at kontrollere, at summerings- og overførselsfunktioner i den elektroniske tilbudsliste er korrekte. Bygherre og rådgiver har intet ansvar for eventuelle regnefejl opstået pga. anvendelse af regnearket. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter skal være på dansk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål vedr. udbudsmaterialet kan rettes udelukkende via mail til Bjarne Hunderup på e- mail: bjh@fjho.dk. De bydende vil herefter få alle spørgsmål samt svar tilsendt skrifteligt. Spørgsmål til udbudsmaterialet skal være stillet senest den 26. juli 2016 kl. 10.00. Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være tilgængelige på hjemmesiden senest den 29. juli 2016 Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden tilbudsfristens udløb, vil ikke blive besvaret. Side 8/14
2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være afleveret senest 22. august 2016 kl. 12.00 Tilbuddet skal indgives til: Fjernvarme Horsens Glentevej 8, 8700 Horsens Att.: Bjarne Hunderup Tilbuddet skal afgives i lukket kuvert mærket EU-UDBUD Anlægs- og smedearbejder naturgaskonverteringer. Tilbuddet afgives ligeledes i elektronisk for som format pdf eller MS-Word. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbuddet Tilbuddet skal være gældende i 3 måneder fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver frigøres ikke fra sit tilbud ved Fjernvarme Horsens afsendelse af underretning om tildeling. 2.9 Aftalegrundlag Fjernvarme Horsens indgår aftale med 5 entreprenører om leveringen af de omfattede ydelser i nærværende udbudsmateriale. Rammeaftalen løber fra indgåelse af kontrakt til ultimo december 2017, derefter kan kontrakten forlænges et år ad gangen, kontraktens samlede længde kan dog maksimalt være på 8 år. Forlængelse sker i givet fald på uændret rammeaftalevilkår. Side 9/14
Beslutningen om forlængelse af rammeaftalen afgøres af Bygherren i november måned hhv. 2017, 2018, 2019, 2020, 2021 og 2022. Rammeaftalen kan fra begge sider opsiges med 3 måneders varsel til udløb ultimo februar måned. Rammeaftalen kan således, inklusiv fuld option, løbe helt til 31. august 2024. Rammeaftalen prisreguleres ikke, da det kun er den første opgave som skal udføres efter de afgivne enhedspriser, de næste skal udføres efter priserne i miniudbuddene. Tilbuddet skal afgives på grundlag af følgende materiale i prioriteret rækkefølge: 1. Eventuelle rettelsesblade udsendt før afgivelse af tilbud. 2. Nærværende udbudsbrev. 3. AB-92 med tillæg 4. Særlige betingelser for anlægs- og smedearbejder (SB) inkl. bilag 5. Særlig arbejdsbeskrivelse for anlægsarbejder (SAB anlæg) inkl. bilag 6. Særlig arbejdsbeskrivelse for smedearbejder (SAB smed) inkl. bilag 7. Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG anlæg) 8. Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG smed) 9. Samlet tilbudsliste 10. Tilbudsliste (TBL anlæg) 11. Tilbudsliste (TBL smed) 12. Dokumenter i forhold til tegningsliste af d. XXXXXXXX 13. Dokument om jordhåndtering 14. Tro & love-erklæring 15. Kontrakt oplæg 16. Danske normer, forskrifter, vejledninger, anvisninger og betingelser med de i "Normtillæg" seneste anførte ændringer, rettelser og fortolkninger. 17. Danske Standards (DS/EN). 18. Arbejdstilsynets publikationer og anvisninger. Det under 1-15 nævnte er uploadet på Fjernvarmeplan-Horsens hjemmeside, d. 17. juni 2016. Det under 16-18 nævnte påhviler de bydende selv at tilvejebringe. De bydende må selv kontrollere, at materialet er komplet i forhold til indholdsfortegnelsen. Ved underskrift på den samlede tilbudsliste attesterer den bydende for godkendelse af det modtagne materiale som fyldestgørende for afgivelse af bindende tilbud samt at materialet er gennemlæst og accepteret. Entreprenøren er pligtigt til at gennemlæse samtlige bestemmelser for at få klarhed over entreprisens omfang og de enkelte arbejders afhængighed. Side 10/14
2.10 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 2.11 Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til Bygherre. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver Bygherre kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.13 og 2.14. Egnethedskriterier gives for hver deltager i konsortiet. 2.12 Tilbudsgivers forbehold Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende vilkår eller minimumskrav i nærværende udbudsmateriale med tilhørende bilag. Sådanne forbehold vil medføre at Fjernvarme Horsens har pligt til at se bort fra tilbuddet. Vedr. øvrige forbehold opfordres tilbudsgiver til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Tilbudsgiver bør i videst muligt omfang undgå at tage højde for eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet eller tvivl vedrørende dette ved at tage forbehold i sit tilbud. Eventuelle forbehold vil blive kapitaliseret ud fra Fjernvarme Horsens skøn. Faglige forbehold, så som standardforbehold, vil blive behandlet som et hvert andet forbehold. 2.13 Udvælgelses kriterier Tilbudsgiver skal i ESPD beskrive følgende dokumentation: Personlige forhold: Udfyldt og underskrevet afsnit II - VI i vedlagte ESPD dokument. ESPD er en del af det samlede udbudsmateriale. Virksomheder der ønsker at byde skal derfor fremsende ESPD og udfylde del II-VI med henblik pa at sende den udfyldte ESPD sammen med det øvrige tilbudsmateriale. Økonomisk og finansiel kapacitet Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 millioner DKK, skal som minimum være tegnet ved kontraktindgåelse. Side 11/14
I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet, i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Mindstekrav, der skal opfyldes for at komme i betragtning: Positiv soliditetsgrad Egenkapital skal som min. være på 2.000.000 2.14 Tildelingskriterier Ordren vil blive tildelt på grundlag af det for Bygherren økonomisk mest fordelagtige bud. 1) Pris 2) Referencer Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige opgaver, der er udført, inden for de sidste 3 år, med beskrivelse af opgaverne og angivelse af kontaktperson. Referencerne skal minimum have en anlægssum på 2 mio. DKK. Referencer skal omfatte både hoved- og underentreprenørsopgaver, dvs. både anlægsog smedeentreprenørs referencer. I vurderingen af referencer vil der blive lagt vægt på erfaring med tilsvarende fjernvarmeopgaver dvs. naturgaskonverteringsopgaver samt generel erfaring med fjernvarmeopgaver. Hvis de bydende ikke har erfaringer med naturgaskonverteringer kan referencer vedr. renoveringsopgaver eller andre opgaver omhandlende fjernvarmeledninger i jord fremsendes. Referencerne skal beskrives grundigt og fyldestgørende. Hver reference bør indeholde følgende: a) Kundens navn. b) Kontaktperson ved kunden, inkl. dennes kontaktoplysninger. c) Tidspunkt for opgavens udførelse. d) Opgavens værdi (beløb for kontraktsum) e) Udførlig beskrivelse af opgavens art og omfang. 3) Organisationsdiagram for denne opgave, indeholdende: a) Egne og underentreprenørers nøglepersoner, projektledere, entrepriseledere, formænd. b) CV er på nøglepersoner, herunder pågældende nøglemedarbejders specifikke erfaring med opgaver af samme størrelser og kompleksitet c) Entreprenørsammensætning (anlæg og smed) samt disses historik (har der været samarbejde ved tidligere tilsvarende entrepriser) Side 12/14
Organisationsændringer i projektforløbet skal godkendes af bygherren, og det understreges, at den af tilbudsgiver fremsendte projektorganisation skal tilknyttes i projektet. 4) Tidsplan for opgavens gennemførelse med illustrering eller beskrivelse af: a) Forslag til udførelses tidsplan udarbejdet med baggrund i udbudstidsplanen. b) Bemanding, ressourceplan c) Overholdelse af milepæle, afleveringsterminer og delterminer d) Illustrering af kritisk vej For bygherrens bedømmelse skal der i tilbuddet gives oplysninger om ovenstående forhold, idet evaluering af tilbuddene sker på baggrund af følgende: 1) Ved vurdering af pris konkurreres på den samlede tilbudssum. Pointtildelingen sker ud fra en forholdsmæssig betragtning. Således tildeles det billigste tilbud maksimumpoint på en skala fra 0 til 10, mens øvrige tilbud tildeles point efter følgende formel: Tilbuddets point = (Laveste tilbuds pris / Tilbuddets pris) x Maksimumpoint (10 point). 2) I vurderingen af referencer lægges der vægt på referencer omhandlende naturgaskonverteringsopgaver, renoveringsopgaver og øvrige opgaver vedr. fjernvarmeledninger i jord, i nævnte rækkefølge. Pointtildelingen gives desuden ud fra relevansen, størrelsen og antallet af de referencer den bydende fremsender. Pointgives på en skala fra 1 til 10. 3) Ved vurdering af organisation lægges vægt på følgende og i nævnte rækkefølger: a. At nøglepersoner har den fornødne kompetence og erfaring fra lignende projekter. b. At den foreslåede organisation fremstår klart med entydige kommandoveje c. At hovedentreprenør og underentreprenør har arbejdet sammen i tidligere opgaver. Pointgives på en skala fra 1 til 10. 4) Ved vurdering af tidsplaner lægges vægt på følgende og i nævnte rækkefølge: a. At der fremlægges planer der troværdigt sikrer fremdrift med bedst mulig, med hensyntagen til trafikale- og sikkerhedsforhold på byggepladsen. b. Der lægges vægt på en god tilrettelæggelse og afsætning af ressourcer til dialogen med de berørte parter, både med hensyn til form, samarbejde og sikring af fremdriften. De berørte parter er f.eks. kommunen, beboer mfl. c. Desuden lægges vægt på entreprenørens afsættelse af tid og ressourcer til kvalitetssikring både i planlægnings- og gennemførelsesfaserne. Pointgives på en skala fra 1 til 10. Tildelingskriterierne referencer, organisation og tidsplan vil blive pointgives iht. nedenstående 10 pointskala: - Såfremt tilbuddet i ringe grad opfylder tildelingskriteriet 1 point - Såfremt tilbuddet i begrænset grad opfylder tildelingskriteriet 2-3 point - Såfremt tilbuddet i middel grad opfylder tildelingskriteriet 4-7 point Side 13/14
- Såfremt tilbuddet i høj grad opfylder tildelingskriteriet 8-9 point - Såfremt tilbuddet til fulde opfylder tildelingskriteriet 10 point Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at afgivelse af oplysninger vedr. pris, referencer, organisation og tidsplan er en forudsætning for, at tilbuddet kan vurderes. Alle poster i tilbudslisten skal udfyldes. Prisen oplyses i danske kroner (DKK) eksklusiv moms. Priserne skal være inklusiv alle afgifter, sociale omkostninger, overenskomsttillæg mv. Tilbud skal gives med fast pris. Med venlig hilsen Glentevej 8 8700 Horsens Side 14/14