Business case skabelon 27. februar 2016 Den gode business case - fra beslutningsdokument til styringsdokument Forfatter: Martin J. Ernst, Jimmy Kevin Pedersen og Peter Hellmann
Index Forord... 3 Ledelsesresumé... 4 Årsag... 5 Muligheder... 6 Forventet positivt udbytte... 7 Forventet negativt udbytte... 8 Tidshorisonten... 9 Omkostningerne... 10 Betydende risici... 11 Investeringsvurderingen... 12 Bilag/appendiks... 13 Appendiks 1... 13 Appendiks 2... 13 Bilag 1... 13 Bilag 2... 13 2/13
Forord Denne business case skabelon er et supplement til bogen Mastering the business case og de kurser 1stroke tilbyder. Skabelonen kan anvendes til at strukturere præsentationen af den solide business case og samtidig sikre, at I kommer hele vejen rundt. 3/13
Ledelsesresumé Dette er jeres beskrivelse af business casen på én side. Beskrivelsen skal indeholde en kort oversigt over alle vigtige punkter i business casen. Hovedformålet er at give læseren et hurtigt overblik over hele dokumentet. Altså - her skal I fatte jer i korthed, men alligevel få alt med Tip til business case skrivningen: Dette afsnit skrives til sidst. Fortæl historien med en rød tråd. Hvis du vil vide mere: I bogen Mastering the Business Case er der tips til, hvordan et ledelsesresumé kan bygges op. Se side 43 og de følgende sider. 1stroke kan hjælpe dig med din business case, enten ved at skrive den med dig eller ved en review af den business case, som du har skrevet. Du kan kontakte os på mail info@1stroke.dk og på telefon +45 8851 0222. 4/13
Årsag Hvorfor skal vi gennemføre projektet? Hvilken værdi skaber det for kunderne og for organisationen? Tip til skrivningen: Skriv dette afsnit som det allerførste. Det er fundamentet for hele business casen. Få alle interessenter til at anerkende de problemstillinger der beskrives i afsnittet. Det giver et solidt udgangspunkt for det videre arbejde, når interessenterne har forstået og accepterert, at projektetskal gennemføres. Brug højest et par sider i hovedrapporten til denne beskrivelse. Resten skal i bilag/appendiks. Afsnittet kan eksempelvis opbygges ved at beskrive den nuværende situation, hvilke udfordringer I står med, og hvilke spørgsmål det så rejser: Hvor står vi i dag? Hvilke problemer lever organisationen med i dag? Hvilke udfordringer står vi over for? Hvad er det som gør, at vi er nødt til at løse dette problem her og nu? Hvilke væsentlige spørgsmål bør vi forholde os til? Hvad gør dette projekt for organisationen og vores kunder? Tip: Årsagsafsnittet kan være vanskeligt at skrive, men ikke desto mindre meget vigtigt, da det ofte er her, at de gode ideer til hidtil usete løsninger opstår. Dette peger frem til næste afsnit i business casen. Hvis du vil vide mere: I bogen Mastering the Business Case er der tips til, hvordan årsagsafsnittet kan formuleres. Se side 44 og de følgende sider. 5/13
Muligheder Her skal der opstilles løsningsmuligheder for de identificerede udfordringer, som er beskrevet i foregående afsnit. Der skal opstilles alternative løsningsforslag, som ledelsen kan vælge mellem. Der bør som minimum være tre alternativer: - 0-løsning (forsættelse af AS IS), dvs. situationen, hvis projektet ikke gennemføres - Den foretrukne løsning - Alternativ løsning/løsninger Det er situationsbestemt, hvor mange alternativersom beskrives. Den foretrukne løsning beskrives ofte mere indgående end de alternative løsninger, men de alternative løsninger skal være beskrevet i en grad, så de fungerer som et reelt alternativ.. 0-løsningen eller status quo skal beskrives som et reelt alternativ og kan fungere som en base-line Det skal nu besluttes, hvor mange løsninger, der skal beskrives. Det giver meget gennemskrivning i den øvrige business casen, hvis antallet af alternativer ændres på et senere tidspunkt. Tip til business case skrivningen: Det plejer at være en god idé at maksimalt bruge 2-3 sider til dette afsnit og en halv side per alternativ resten bør lægges i bilag/appendiks. Hvis du vil vide mere: I bogen Mastering the business case er der på side 135 og de følgende sider en beskrivelse af, hvordan man kan opstille forskellige løsningsmuligheder. 6/13
Forventet positivt udbytte Det kan være en udfordring at etablere et overblik over gevinsterne i business casen (sammen med det næste afsnit med modsatte fortegn). Derfor gælder i første omgang om at identificere, dokumentere og kvantificere (sætte beløb, tid og mængder på) de positive effekter og gevinster, som I forventer af projektet. Hvordan finder jeg så gevinsterne? Det er normalt ikke svært at få idéerne, men langt vanskeligere er det at få dem kvantificeret så tæt på virkeligheden som muligt. At få dem forankret hos interessenterne og få beskrevet forudsætningerne, som ligger bag gevinsterne er også en udfordring. Det kan også være en udfordring af få skabt den rette kausalitet mellem enabler (investering) og de forretningsmæssige målsætninger om effekt for virksomhed og kunder. Et meget brugt værktøj er Gerald Bradleys gevinstoverblik Benefits Dependency Map. Det beskriver, hvordan gennemførelsen af et projekt, via dets påvirkning af forskellige dele af virksomheden, giver mulighed for at opnå en række gevinster og skabe forbedringer for organisationen. Tip til business case skrivningen: I hovedrapporten skal der være maksimalt 2-3 sider til denne del. Derfor skal der skabes et overblik via et gevinsthierarki, som understøttes af forudsætninger resten skal lægges i bilag/appendiks. Hvis du vil vide mere: Du kan se eksempler på gevinstoverblik/benefit dependency maps på businesscase.dk og i bogen Mastering the Business Case side 46 og de følgende sider. Du kan få meget mere at vide om business cases og hvordan du aktivt bruger gevinstoverblikket ved at deltage i en af vore business case-kurser. Du finder en kursusoversigt på vores hjemmeside 1stroke.dk. 7/13
Forventet negativt udbytte Helt det samme som Forventet positivt udbytte blot med modsat fortegn. Det kan være lige så svært, at beskrive de forventede negative udbytte, som det forventede positive udbytte. Afsnittet skrives på samme måde som det forrige afsnit. Hvis du benytter gevinstoverblikket, så skal de negative gevinster indgå i dette på lige fod med de positive gevinster. Tip til business case skrivningen: I hovedrapporten skal der være maksimalt 2-3 sider til denne del. Derfor skal der skabes et overblik via et gevinsthierarki, som understøttes af forudsætninger resten skal lægges i bilag/appendiks. Hvis du vil vide mere: Du kan se eksempler på gevinstoverblik/benefit dependency maps på businesscase.dk og i bogen Mastering the Business Case side 46 og de følgende sider. Du kan få meget mere at vide om business cases og hvordan du aktivt bruger gevinstoverblikket ved at deltage i en af vore business case-kurser. Du finder en kursusoversigt på vores hjemmeside 1stroke.dk. 8/13
Tidshorisonten Dette skal IKKE forstås som en detaljeret projektplan eller implementeringsplan! Detaljerede planer bliver udarbejdet fase for fase. I dette afsnit beskrives alene de overordnede faser og milepæle for projektet. Dette giver også input til den finansielle udregning af business casen, da man får et billede af hvornår omkostningerne optræder, oghvornår gevinsterne opstår og vil kunne realiseres. NB! Husk faserne før og efter selve implementeringsprojektet, dvs. at tidshorisonten gælder for hele investeringens levetid. Eksempler på faser før implementeringsprojektet: - Kvantificering af potentiale - Godkendelse af løsningen eksternt - Godkendelse i projektstyregruppe, direktion eller bestyrelse/politisk Eksempler på faser efter implementeringsprojektet: - Stabilisering af løsningen - Gevinstrealisering, hele investeringens levetid - Erfaringsopsamling - Tip til business case skrivningen: Tag gerne udgangspunkt i produktbaseret planlægning iflg. PRINCE2, når du beskriver hovedtidsplanen. Man skal forstå sammenhængen mellem projekter/faser, så man har et billede af,hvornår omkostningerne optræder, og hvornår gevinsterne opstår og kan realiseres. Beskriv hvert projekt/fase med 2-5 linjer. Dette er et beslutningsdokument, som skal give et overblik og gerne på et senere tidspunkt kunne fungere som et styringsdokument med hensyn til gevinstrealisering. Det kan ikke erstatte en dejtaleret projektplan. 9/13
Omkostningerne Dette er et første estimat af omkostningerne for løsningen. Det skal inkludere udgifter til implementering, forandringsaktiviteter, gevinstrealisering og måling. I business casens første version er der kun behov for et overordnet estimat af udgifterne. Et detaljeret estimat forventes først i en senere version af business casen/pid en. Hvis et mere detaljeret estimat findes i forvejen, er det oplagt at få med i business casen allerede i den første version. Husk: - Best case / worst case udgifterne skal vises inden for et spænd, dvs. et interval - Risikoreserve bør afsættes til håndtering af uforudsete udgifter i forbindelse med risici - Beskriv de forudsætninger, som ligger til grund for udgiftsestimaterne. Tip til business case skrivningen: Der bør maksimalt bruges 2-3 sider til denne del. Derfor skal der blot skabes et overblik og helst med link til projekterne/faserne i forrige afsnit. Detaljerede beregninger skal lægges i bilag/appendiks, hvis disse haves. Hvis du vil vide mere: I bogen Mastering the Business Case kan du i kapitel 6 læse om risikostyring og i kapitel 7 læse om økonomiske aspekter ved business casen. 10/13
Betydende risici Intet tab skulle ramme os, som ikke kan undgås ved rettidig omhu! - A.P. Møller Dette afsnit bør indeholde et uddrag af den samlede risikolog. Beslutningstagere skal forstå risikobilledet for det kommende projekt, men typisk vil de kun kende de vigtigste. Dog skal man dække sig af ved at opstille en komplet liste. Man bør skelne mellem: - Risici for organisationen, hvis projektet ikke gennemføres beskrives under afsnittet Årsag - Risici for organisationen, når projektet gennemføres beskrives i dette afsnit. Tip til business case skrivningen: Find en metode til at komme hele vejen rundt. Brug skabelonen på businesscase.dk til at vise overblikket. Gå i dybden med 3-4 betydende risici evt. ved at tage udgangspunkt i teori. Hvis du vil vide mere: I bogen Mastering the business case kan du i kapitel 6 læse om risikostyring. Du kan få meget mere at vide om business cases og om risikohåndtering ved at deltage i en af vore business case-kurser. Du finder en kursusoversigt på vores hjemmeside 1stroke.dk. 11/13
Investeringsvurderingen Som beskrevet i PRINCE2 manualen: Investeringsvurderingen illustrerer balancen mellem udviklings-, drifts-, vedligeholdelses- og supportomkostninger i forhold til den økonomiske værdi af udbytte over en tidsperiode. Denne periode kan være et fast antal år eller produktets nyttige levetid. Baseline for investeringsvurderingen er situationen, hvis projektet ikke gennemføres. Resultatet sammenlignes med det resultat, der forventes, hvis projektet gennemføres. Dette afsnit beskriver den forventede samlede økonomiske effekt af projekt. Det er her økonomisk kvantificerbare gevinster (både positive og negative fra afsnittene Forventede positivt udbytte og Forventede negativt udbytte ) giver det store input. De økonomiske effekter af de forventede udbytte sammenholdes med udgifterne som beskrevet i afsnit Omkostninger. Tip til business case skrivningen: Der være maksimalt 1-2 sider til denne del. Dette levner plads til et overblik over omkostninger samt forbedringerne fra gevinsterne. De tunge mellemregninger skal lægges i bilag/appendiks. Staten og mange virksomheder har udviklet store regneark, som skal bruges til rapportering af business casen. Husk alle forudsætninger for både gevinstestimater og omkostningsestimater. 12/13
Bilag/appendiks Appendiks 1 <Indsæt tekst her> Appendiks 2 <Indsæt tekst her> Bilag 1 <Indsæt tekst her> Bilag 2 <Indsæt tekst her> 13/13