Referat for: Frederikshavn Provstiudvalg PU møde 23. marts 2009. Kl. 16.30 Mødested: Fladbjerg Kapel Mødepunkt 1 Møde med arkitekt Sag: Menighedshus i Strandby (39) - Elling Menighedsrådet fremlagde i samarbejde med arkitekten det udarbejdede projekt for en tilbygning til Strandby Kirke. Møde med arkitekt EllingStrandby menighedsråd tilbyder et møde med arkitekten i forbindelse med udarbejdelsen af et revideret projekt for tilbygning til Strandby kirke. 2 Referat Sag: PU-møde den 21. januar 2009 (199) Referat til godkendelse Referatet fra PU-mødet den 21. januar 2009 godkendt og underskrevet. Referat 3 Årsregnskab 2008 Sag: PUK-kassen (187) Årsregnskab 2008 Årsregnskab 2008 til godkendelse og underskrift. 4 Den elektroniske Kirkebog Sag: Den elektroniske Kirkebog (204) - Råbjerg Årsregnskab 2008 for PUK-kassen blev fremlagt. Godkendt uden bemærkninger og underskrevet. Regnskabet viser et overskud på kr. 93.214,74 og en egenkapital på kr. 277.370,58 Taget til efterretning. Den elektroniske Kirkebog Råbjerg sogns menighedsråd anbefaler, at DNK flyttes til Skagen. Kirkebogsføring i Raabjerg Aftale mellem Råbjerg og Skagen menighedsråd om overdragelse af arbejdet med den elektroniske kirkebog til Skagen kirkekontor. Referat,23-03-2009 Side: 1
5 Stillingsbeskrivelse/regulativ for regnskabsfører Sag: kasserer/koordinator (145) - Skagen Godkendt med en prøveperiode på 3 år. Stillingsbeskrivelsen tages op til vurdering efter 2 år. Stillingsbeskrivelse/regulativ for regnskabsfører Stillingsbeskrivelse/regulativ for regnskabsfører til godkendelse. 6 Ansøgning om godkendelse af projekt Kapeltag Sag: Rådskader i Skagen Kapel. (60) - Skagen Projektet fremsendes til STØ med anbefaling. Ansøgning om godkendelse af projekt Kapeltag Projekt til renovering af taget på Skagen kapel. Anslået udgift kr. 1.466.670,- Foreslåes finansieret via egne midler på kr. 372.193,- samt indestående ved Aalborg Stift fra salg af præstegård og konfirmandhus. Finansiering af Kapeltag Skagen Den foreslåede finansiering godkendt af menighedsrådet. 7 Ansøgning om tilbygning til Understed Menighedshus. Sag: Tilbygning til Understed Menighedshus. (213) - Understed Menighedsrådene anbefales at gå videre med projektet. En evt. tilbygning til menighedshuset finansieres ved salg af præstegården. Ansøgning om tilbygning til Understed Menighedshus. Understed og Karup menighedsråd har udarbejdet et forslag til en tilbygning til Understed menighedshus med henblik på at indrette et præstekontor. Menighedsrådene ønsker en tilkendegivelse fra provstiet, om der kan gives tilladelse til en sådan tilbygning, og om det kan finansieres af et evt. salg af Understed præstegård. Der er på nuværende tidspunkt ikke udarbejdet en økonomisk oversigt. Referat,23-03-2009 Side: 2
8 Opkørsel ved kirken Sag: Opkørsel til kirken (210) - Lyngsaa Kirkedistrikt Projektet fremsendes til STØ med anbefaling. Finansieringsplanen er i overensstemmelse med de aftaler, der er lavet mellem PU og menighedsrådet. Opkørsel ved kirken Det samlede projekt fremsendt via STØ til høring i PU. Projektbeskrivelse Projekt til ny opkørsel ved Lyngså kirke. Samlet pris kr. 625.000,- Der ydes et tilskud gennem "Tilgængelighedsfonden" på 132.500,- Resten financieres ved lån bevilget i forbindelse med budget 2009. 9 Projektforslag Sag: Istandsættelse af vestdige. (211) - Albæk Projektet fremsendes til STØ med anbefaling. Finansieringsplanen er i overensstemmelse med de aftaler, der er lavet mellem PU og menighedsrådet. Projektforslag Albæk-Lyngså menighedsråd anmoder om godkendelse af projektforslag til istandsættelse og omsætning af Albæk kirkegårds vestdige. Følgebrev til PU/STØ De samlede udgifter er iflg. vedhæftede overslag anslået til kr. 400.000,- Heraf er der bevilget kr. 250.000, i budget 2009 - mens resten tages af kassebeholdningen. 10 Salg af jord til Vesterport Sag: Salg af jord til Vesterport (217) - Elling Salg af jord til Vesterport Boligforeningen "Vesterport" ønsker at købe et stykke jord ved Strandby kirke. Det drejer sig om 976m2 der ønskes anvendt til vej i forbindelse med opførelsen af 40 nye boliger. Salgspris kr. 100.000,- PU godkender salget af det pågældende stykke jord. Det modtagne købstilbud kan således accepteres. Endelig købskontrakt fremsendes til provstiet til underskrift. Referat,23-03-2009 Side: 3
11 forhåndstilkendegivelse vedr. renovering af toiletter i Flade Sag: Renovering af toiletter (215) - Flade Forslaget til renovering af de 2 toiletter/bad returneres til menighedsrådene med anmodning om at genoverveje projektet. forhåndstilkendegivelse vedr. renovering af toiletter i Flade Forslag til ombygning/renovering af de 2 toiletter/bad i Flade præstegård. Tegning til renovering af toiletter Forslag med tegninger til ombygning/renovering af de 2 toiletter i Flade præstegård. Der er ikke for nuværende lavet et prisoverslag. 12 5%-midler til afholdelse af valg Sag: Ansøgning 5%-midlerne (220) - Sæby 5%-midler til afholdelse af valg Sæby menighedsråd har haft udgifter til afholdelse af menighedsrådsvalg 2008 på kr. 64.943,44 Som tidligere udmeldt på budgetsamråd afholder hvert menighedsråd selv udgifterne i forbindelse med menighedsrådsvalget 2008. I de tilfælde, hvor der finder afstemning sted, kan der søges 5%- midler til disse udgifter. Sæby menighedsråd bevilges i henhold til ovenstående kr. 60.500,- til dækning af ekstraudgifterne i forbindelse med valghandlingen. Referat,23-03-2009 Side: 4
13 Provstens hjørne Provstesyn: Der er berammet provstesyn den 15.04 i Fladstrand kirke og på Frederikshavn kirkegårde. Den 27.04.2009 i Sæby og Volstrup. Den 28.04.2009 i Skæve og Albæk/Lyngså. Den 29.04.2009 bevaringsværdige gravminder på Kvissel kirkegård. Målsætningsproces: Der lægges op til en målsætningsdebat i provstiudvalg og provsti. Kommentarer til honorarer: Bangsbostrand menighedsråd har fremsendt kommentarer til de af provstiet udmeldte honorarer til formand, kasserer, kirkeværge og kontaktperson. Graverkursus: Kursus for gravere i Skagen den 17.03.2009 samlede 24 deltagere. Det er planen sammen med personalekonsulent Anni Sloth og AMU Sandmosen at tilbyde en kursusrække med fokus på samarbejde. Strukturprojekt: Strukturprojektet omkring Sæby fortsætter efter mødet den 09.03.2009, hvor menighedsrådsformanden for Åbenrå var på besøg. Hævd på strandareal: Sæby menighedsråd er - i forbindelse med bortforpagtning af et strandareal til Svalereden Camping & Hytteby - blevet ramt af at krav om hævd på en del af arealet fra en tidligere forpagter. Sagen er videresendt til STØ. Kirkepilotprojekt: Kirkepilotprojektets x-messe i februar i Abildgård gav genlyd. Det handler også om sogne i samarbejde. Økonomisk udløser projektet PU s garantisum på 5.000,-, men hænger i øvrigt sammen. Sluk lyset Danmark: PU opfordrer kirker til at slukke for lys lørdag kl. 20.30-21.30 14 Evt. Datoer for kommende PU-møder: 15.04-13.05-08.06-09.09-05.10-04.11-02.12 Budgetsamråd: 16.06-25.08 Provstiudvalgets budgetdag: 21.08 Referat,23-03-2009 Side: 5
Orientering 15 Økonomisk krav. Sag: Om- og tilbygning (23) - Abildgård Økonomisk krav. Der er et uafklaret økonomisk mellemværende mellem menighedsrådet og entreprenør vedr. det anlagte "amfiteater". 16 Notat 17.03.09 Sag: Salg af præstegård (134) - Jerup Kirkedistrikt Notat 17.03.09 Notat fra møde med repræsentanter for de 2 menighedsråd vedr. fremtiden for Jerup præstegård. 17 Prøveopvarmning - Skæve kirke Sag: Varmeanlæg i Skæve kirke (48) - Skæve Prøveopvarmning - Skæve kirke Varmeanlægget fungerer nu tilfredsstillende. 18 Istandsættelse godkendt af STØ Sag: Indvendig istandsættelse (55) - Hørby Istandsættelse godkendt af STØ 19 Konservering af "Tre Croner" Sag: Kirkeskib (174) - Sæby Konservering af "Tre Croner" Konserveringen af kirkeskibet "Tre Croner" godkendes af STØ og arbejdet kan bringes til udførelse. 20 Anmodning om vejledning Sag: Plæne- og urnegravsteder (214) - Elling Anmodning om vejledning Elling kirkegård mangler plads og derfor anmodes om kirkegårdskonsulentens råd og vejledning. Videresendt til STØ via mail den 8. marts 2009 Referat,23-03-2009 Side: 6
Orientering 21 Forpagtningskontrakt Sag: Forpagtningskontrakt (218) - Volstrup Forpagtningskontrakt Forpagtningskontrakt til godkendelse Referat,23-03-2009 Side: 7