Afrapportering af Bedre udnyttelse af indkøbsaftaler compliance, samt 100-dages projektet

Afrapportering af Bedre udnyttelse af indkøbsaftaler compliance, samt 100-dages projektet Indledning 29. juni 2016 I forlængelse af budgetforliget er bedre udnyttelse af indkøbsaftaler compliance, defineret som budgettema. Projektets formål er at undersøge/redegøre for, hvordan vi sikrer, at kommunens ressourcer anvendes i størst mulige omfang indenfor de aftaler, som kommunen har adgang til, enten via egne aftaler, FUS (FællesUdbudSjælland), SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice) eller andre. Dette skal sikres sammen med en optimeret organisering af arbejdet med indkøb og udbud, i tæt samarbejde med centre og virksomheder. Projektet skal derfor medvirke til at finde de løsninger, som skal sikre, at større dele af kommunens køb fremadrettet flyttes over på de leverandører, som kommunen har indkøbsaftaler med. Projektet skal give konkrete forslag til handlemuligheder, der sikrer at compliance generelt stiger fra i dag 53% til over en årrække, op til 85% på de tværgående aftaler. Projektet skal se på hensigtsmæssigheden i organiseringen af måden, hvorpå varer og køb til kommunen anskaffes. Projektet skal ligeledes se på de muligheder, der er for at opnå konkrete besparelser, hvis aftalemængden udvides. Effekterne i projektet skal fokuseres på, at få understøttet og defineret kerneopgaverne i og omkring indkøb og udbud, både i Team Indkøb og Udbud, men også i forhold til resten af organisationen. Succeskriteriet for projektet Nærværende afrapportering belyser de muligheder, der er for øget anvendelse af indkøbsaftaler, herunder mere optimale indkøbsprocesser. Under projektet er der etableret et 100-dages projekt på Daginstitutionsområdet, hvis formål er at efterprøve organisering og indsatser, der kan øge aftaleoverholdelsen, herunder effektivisere de processer, der er i og omkring indkøberens rolle. Resultaterne af 100-dages projektet, er en stor del af de løsninger, der forslås. Sideløbende med 100-dages projektet, har Team Indkøb og Udbud kigget på de samlede aftaler, og fulgt op på, hvilket potentiale, der ligger i at opnå øget compliance. Det er fortsat vurderingen at kommunen betaler op til 10 mio. kr. for meget for varerne, ved at købe dem uden for aftalerne. Side 1 af 26

Ved at identificere hvor der købes uden for aftalerne og fremadrettet sikre rigtige indkøb, vil der kunne opnås væsentlige besparelser. Indsatsen her, skal systematiseres og prioriteres, og der skal afsættes ressourcer til at effektuere denne opgave. Ressourceindsatsen vil i begyndelsen være stor, men det må forventes at den vil være faldende, i takt med, nye arbejdsgange og metoder anvendes. Det vil betyde at Team Indkøb og Udbud, har færre brugere/indkøbere, at kommunikere med, når aftaler skal implementeres og der indkøbes uden for aftale. Konklusioner på projektet: Effektivisering: Bedre og mere effektive processer, med hjælp fra bedre systemunderstøttelse, og konkrete vurderinger på, om opgaver skal løses in-house, eller skal udføres af eksterne (eksempelvis vareudbringing), giver øget råderum over frigivne ressourcer. Den tidsmæssige gevinst, der er set i dette projekt overføres til SAOprojektet, og er ikke en del af projektets bidrag til budgettemaanalysen, men er en del af de 12 mio. kr. i potentiale (lønkroner). Der kan til gengæld skabes et økonomisk råderum ved øget aftaleoverholdelse. Ved at fokusere på at sikre bedre udnyttelse af de indgåede aftaler (ved de virkemidler som er angivet i nærværende konklusion), kan der i 2017 realiseres besparelser på ca. 2 2,5 mio. kr. på varekøbsaftaler, der i dag udgør en omsætning på ca. 50 mio. kr. 25% af gevinsten tilfalder organisationen, og 75% af gevinsten (jf. Indkøbs- og Udbudspolitikken) lægges i Direktionens Råderumspulje. Ledelse og organisering: Projekterne har vist, at der er behov for en mere centraliseret organisering. Dette læner sig i høj grad op af de samme konklusioner/anbefalinger, som SAOprojektet er kommet med. Der vil kunne opnås bedre kommunikation og aftaleimplentering, hvis antallet af indkøbende medarbejdere reduceres, centraliseres og kompetencemæssigt anvender en større del af deres tid på indkøbsopgaven, som en kerneopgave. Dette vil øge indsigten og interessen for at købe rigtigt ind, og samtidig bidrage til at øge aftaleoverholdelsen i kommunen. Færre indkøbere i Næstved kommune, vil være med til at sikre at Team Indkøb og Udbud (TIU) får en mindre og mere konkret kontaktflade til brugerne, og det vil derfor i højere omfang være muligt at kommunikere, og implementere aftaler, samt at styre udviklingen i at opnå målet for compliance. Side 2 af 26

Fælles standardiserede indkøbsprocesser: De varianter, der i dag er omkring indkøbsprocessen, skal standardiseres og implementeres. 100-dages projektet har vist, at der med fordel kan vedtages konkrete indkøbsprocesser for de typer indkøb, der foretages i kommunen. Indkøbsprocesserne skal implementeres via de indkøbere, der kva en mere centraliseret organisering, udpeges til at varetage opgaven, og for at sikre eksekveringen, skal der udarbejdes målstyringsværktøjer, der kan følge op på kvaliteten i det udførte arbejde, samt korrigere for uhensigtsmæssigheder. Kompetencer: Kompetencerne for at bestride rollen som Indkøber i Næstved Kommune skal defineres. Ved at indføre krav i forhold til at kunne anvende kommunens indkøbssystem, sikres korrekt anvendelse, og samtidig vil megen supporttid kunne reduceres i TIU, hvor der pt. bliver brugt op til ½ årsværk på at hjælpe brugere igennem ofte simple ting, der via daglig anvendelse af systemet, kunne løses af brugeren selv. Fremadrettet bør indkøbsrollen være mere professionaliseret, og derfor skal de medarbejdere der anvender systemet, dels være uddannet i at bruge systemet korrekt, og kende konsekvensen af indkøb udenfor aftaler. Herudover bør de have opgaven som en kerneopgave, dvs. at der skal være et minimum af daglige opgaver, så rutine opnås. Controlling og Målstyring: Der skal udarbejdes rutiner for Controlling og målstyring, for at sikre fremdrift i forhold til at indhente de gevinster, som projektet her peger på. Målstyringen bygges op omkring data, og der nedsættes en ansvarlig gruppe, med repræsentanter fra Næstved Kommunes større enheder, hvor der er identificeret et potentiale. Controllerindsatsen skal aktiveres, med klare rammer for, hvordan uhensigtsmæssigheder korrigeres, når der afviges fra de mål, der er sat. Hvem skal orienteres og hvem skal handle i forhold til rolle og ansvar for målopfyldelse, er en af de konkretiseringer der skal foretages. I forbindelse med Controlling og Målstyring, skal der udarbejdes rammer for ledelsesinformation til brug for opfølgning på de gode indkøb. Målepunkterne skal være, compliance, antal faktura, antal aftaler. Side 3 af 26

Systemunderstøttelse: Det nuværende indkøbssystem er vanskeligt at anvende. 100-dages projektet har testet et andet system, for at efterprøve effekten i systemunderstøttelse. Det har vist sig, at være tidsbesparende og nemmere for indkøberne at anvende et mere intuitivt system, end det indeværende. Indstillinger til beslutning: Metodetilgangen fra 100-dages projektet, som er anvendt på Daginstitutionsområdet, giver en god involvering af relevante medarbejdere samtidig med, at der fokuseres konkret på de udfordringer, der skal arbejde med i det enkelte center. Derfor vil en udrulning i alle centre via SAO-projektet være anbefalet. Der opstilles konkrete mål, for at opnå compliancegrad på 85% på de tværgående aftaler, så der kan hentes 2 2,5 mio. kr. i 2017, hvilket kræver at arbejdet igangsættes hurtigst muligt, med de nødvendige ressourcer og kompetencer. Der udarbejdes kompetencekrav til de medarbejdere, der fremadrettet skal arbejde med indkøb i kommunen Der er udarbejdet en model for ledelsesinformation, der viser udviklingen på hvert centers aftaleoverholdelsesgrad, og dertilhørende procedurer for korrigering, hvis fremdrift udebliver (se bilag 8 og 9). Der prioriteres ressourcer til opfølgning på compliance (dette skal sammenholdes med anbefalingerne i SAO, og nærværende vedr. organisering). Der skal iværksættes mulighed for vareudbringning så de mange fysiske indkøb i butikker (dagligvareindkøb), ændres til indkøb på nettet, og/eller faste ugentlige vareleveringer (se bilag 3, 4 og 5). Kommunens indkøbssystem skal være mere brugervenligt og tilgængeligt. Det kan enten ske ved valg af nyt system i forbindelse med udbud af ERPsystem, eller ved valg af et system som Bubo24, som har været testet i 100-dages projektet (se bilag 7). Team Indkøb og Udbud prioriterer opgaven. Side 4 af 26

100-dages projekt Center for Dagtilbud Projektet har beskrevet as-is indenfor Center for Dagtilbud, og arbejdsgruppen har arbejdet med ændringer i det daglige arbejde, og har derved fået efterprøvet tiltag som, ændringer i antallet af indkøbere, anvendelse af andet e-handelssystem, arbejdet med at finde områder, hvor der mangler aftaler, faste bestillingsfrekvenser, og ændringer i tilgangen til små-indkøb (supermarkedsindkøb). Via denne metode, kan det konkluderes at fokus på compliance hos de medarbejdere, der sidder i den indkøbende rolle, øger aftaleoverholdelsen væsentligt. I løbet af de 100 dage, er compliance indenfor området gået fra 67% til 82% (tallene er KUN gældende for varekøbsleverandører). E-handelssystemet der har været testet, har reduceret den anvendte tid med op til 2/3. Arbejdsgruppe og arbejdsmetode Arbejdsgruppen, som har været med i projektet består af: Lotte Elming, Team Indkøb og Udbud Sebastian Tuthano Pedersen, Team Indkøb og Udbud Mikkel Winther Christensen, Team Indkøb og Udbud Michael Serop, Dagtilbudsområde Nord Tanja Hvitfeldt Andersen, Dagtilbudsområde Syd Camilla Lindkvist Nielsen, Dagplejen i Næstved Rikke Dahl Pedersen, Dagtilbudsområde Vest Lise-Lotte Lund Sønderby, Dagtilbudsområde Vest Styregruppe for projektet: Johnni Helt, Centerchef - Center for Dagtilbud Steen Andersen, Centerchef - Center for Økonomi og Analyse Tyge Wanstrup, Centerchef - Center for Trafik og Ejendomme Stine Askjær Birketoft Knudsen, Områdeleder - Dagtilbudsområde Syd Arbejdsgruppen har afholdt 7 møder og styregruppen har behandlet resultaterne i 4 møder. I de næste afsnit er beskrevet de elementer, som er søgt ændret i løbet af de 100 dage, som projektet har kørt, samt den effekt som arbejdsgruppen har set. Side 5 af 26

As-is tilstanden ved projektopstart for varekøb (1) Distrikt Indkøbsprocedure Antal Faktura Total uden for aftale Tanja sidder på område syd, Distrikt Syd hygiejnevare bestilles central af 2.714 Kr. 1.743.740 Tanja. Distrikt Øst Område Øst har ikke nogen Kr. 2.104.085 3.720 indkøber på nuværende tidspunkt. Rikke Dahl sidder på område Vest, det er primært bogføringer Distrikt Vest af kvitteringer, da enhederne på Kr. 2.524.814 3.603 området selv køber ind. Rikke bruger 1 til 1 1/2 dag på at bogføre. Distrikt Nord Michael Serop sidder og køber ind for 9 af de 11 daginstitutioner i område nord, han bruger ca. 4 timer om ugen på indkøb. Michael køber dog ikke dagligvare ind, de ligger ude i den enkelte enhed. 4.170 Kr. 2.957.511 14.207 Kr. 9.330.150 Ovenstående tabel er kun baseret på varekøb dvs. der ikke medtages mellemkommunale afregninger, tjenesteydelser mv. 1 Se bilag 1 for hvilke institutioner der har været med i projektet Side 6 af 26

AS-IS TO-BE - anbefalinger Effekt Manglende struktur, herunder uensartethed i centrale og decentrale indkøbere, samt deres rolle og ansvarsområde Bestilling efter behov, der er observeret flere bestillinger samme dag til samme leverandører (2) Ingen fælles procedurer. Stor forskel i servicegraden, og den tid der anvendes i forhold til brugerne. Maximalt en central indkøber pr. område, forslag om fysisk fælles placering i forhold til sparring og overlap. Struktur på varebestilling 1-2 gange ugentligt Regler og retningslinjer for indkøb, skal udarbejdes, og der skal være en klar rolle-, ansvarsog arbejdsdeling, også i forhold til TIU Større grad af professionalisme Minimerer antallet af køb. Bedre logistik. Faldende transaktionsomkostninger. Ensartethed, bedre udnyttelse af aftalerne, klare rammer Delvist centrale indkøbere Der bør maximalt være 1 disponent/indkøber på hvert område. Repræsentanterne for områderne skal sikres et netværk/fællesskab, hvor nye aftaler fra TIU, kan implementeres Større grad af professionalisme. Vil påvirke aftaleoverholdelsesgraden i positiv retning. Mange fysiske indkøb (3,4) Indgåelse af vareudbringningsaftale på levering af dagligvarer Besparelse i transporttid, ved fysiske indkøb: 234.214 kr. vægtet gennemsnit *** (5) Samlede besparelse på fakturareduktion og behandling, ved at overgå til ekstern vareudbriningsleverandør 495.200-355.850 kr.*** (6) Afledte besparelser på andre områder: Vareudbringning eksempelvis. ældreområdet ca. 14.000 kr. årligt (nedsættelse af udbringningsgebyr) 2 Se bilag 2 for konkret eksempel 3 Se bilag 3 for yderligere information 4 Se bilag 4 for Osuma eksempel til Næstved Kommune 5 Se bilag 5 for udregning 6 Se bilag 3 for yderligere information Side 7 af 26

Der er nogle institutioner der har stue budgetter Dagplejen fungerer anderledes, med struktureret tilgang, herunder årshjul, der anvendes til planlægning af forskellige aktiviteter, (uddybende forklaring i næste afsnit (7) ) Anvendelse og mangel på samme af kommunens E- handelssystem. Systemet er svært og ikke intuitivt. Brugerne har udfordringer ved anvendelse, da systemet ikke er så brugervenligt, i forhold til den anvendelsesgrad. **Beskrivelse af Bubo24, som har været testet er nærmere beskrevet i bilag 7 og 10 Ingen begrænsninger for, hvad der kan købes både på aftaler og udenfor aftaler Bør ikke findes i forhold til, fælles procedurer, bedre struktur, og fælles varebestilling De bedste elementer herfra bør implementeres i de 4 områder, eksempelvis grupper, der definerer, hvilke varer der skal købes ind. Bestillinger samles, og ensartes. Alt efter den organisering der fremadrettet skal være, bør der tages stilling til, om der skal stilles nye krav til kommunens E- handelssystem. Ved øget centralisering af indkøbsfunktionen, vil nødvendigheden være mindre, hvorimod, at mange brugere, der kun anvender et system engang i mellem, vil have behov for mere intuitive systemer. Der bør være afgrænsende varesortimenter, der er tilpassede de enkelte områder. Det betyder at det vil blive lettere at udsøge de varer, der købes udenfor aftale, og derved følge tæt op herpå. Der skal være specifikke procedure for at købe ind udenfor aftalerne. Fjerne små-indkøb og mange transaktioner Kan reducere leverandøromkostninger kan være med til at sikre bedre aftalevilkår. Reducerer ressourceindsatsen. Ved anvendelse af Bubo 24, har de medvirkende indkøbere oplevet at spare op imod 2/3 af den tid de normalt anvender på at lave bestillinger i E- handelssystemet. Højere compliance, forventet med en konkret besparelse på ca. 20% af det der købes uden for aftalerne (jf. Bedre udnyttelse af indkøbsaftalerne compliance). Lavere procestid, ved smallere sortiment. Mindre valg der kan foretages. 7 Se bilag 6 for mere detaljeret beskrivelse af Dagplejen Side 8 af 26

Bilag 1 I projektet er der kigget på Dagtilbudsområde Nord og Syd, samt Dagplejen. I nedenstående tabel ses, hvilke institutioner der er med i projektet: Institution Indkøb Område Busters Verden Leder Nord Eventyrhuset Leder Nord Rumlepotten Central Nord Skattekisten Central Nord Børnehjørnet Central Nord Ønskeøen Central Nord Himmelhøj Central Nord Skovtrolden Central Nord Haletudsen Central Nord Dagtilbudsområde Nord Central Nord Evigglad Central Syd Hyllinge Børnehus Central Vest Børnehaven Nøddehegnet Central Syd Eventyrgården Central Syd Børnehuset Diget Central Syd Humlebien Central Syd Børnehuset Volden Central Syd Birkehegnet Central Syd Dagtilbudsområde Syd Central Syd Dagplejen Central NK Ovenstående tabel viser as-is tilstanden ved starten af 100-dagesprojektet. Side 9 af 26

Bilag 2 Eksempel på bestilling Ordre 1 Kl. 12.52 - Multiline - Creativ Company Faktura 1 Faktura 2 Faktura 3 Behandling af Behandling af Behandling af Ordre 2 Kl. 12.54 - Creativ Company Faktura 4 Behandling af Ordre 3 Kl. 13.34 - Multiline - Creativ Company Faktura 5 Faktura 6 Behandling af Behandling af Optimal bestilling Ordre 1 - Multiline - Creativ Company - Würth Faktura 1 Faktura 2 Faktura 3 Behandling af Behandling af Behandling af Eksemplet viser at der er foretaget 3 bestillinger/ordre på samme dag indenfor et tidsrum på 1,5 time, hvor 2 af dem er med minutters mellemrum. I dette eksempel er der brugt administrativ tid 3 gange på bestilling af varer. Disse 3 bestillinger har genereret 6 faktura, som modtages i Prisme og skal håndteres efterfølgende. Den optimale bestilling ville have været at man set i forhold til eksemplet kun ville have foretaget 1 enkel bestilling i bubo24. I dette tilfælde vil man ikke have brugt administrativ tid 3 gang i løbet af samme dag. Ved at have foretaget 1 enkel bestilling i bubo24, ville denne bestilling kun have genereret 3 faktura, som skulle håndteres i Prisme. Side 10 af 26

Ved at samle sine bestillinger reduceres både bestillingstiden og håndtering af antal faktura. I ovenstående tilfælde halveres antallet af faktura. Beregning af eksemplet Her benyttes SAO-projektets transaktionsomkostninger ved køb: 175 kr. pr. køb TOK = Transaktionsomkostning pr. køb TTO = Total Transaktionsomkostninger Transaktionsomkostninger ved i ovenstående eksempel: =6 =6 175=1.050. Transaktionsomkostninger ved optimal bestilling =3 =3 175=525. Ved at have foretaget den optimale bestilling ville der have været en besparelse på 50% i transaktionsomkostninger. Side 11 af 26

Bilag 3 I dag kun fakturabehandling: Antal (fysiske)køb i supermarkeder 3.626 80 pr. uge 16 pr. dag 2 pr. time Gennemsnitskøb Transaktionsomkostninger ved køb (fra SAO): 269 kr. 175 kr./30 min Totalomkostninger (TO NU ): 3.626 faktura x 175 kr. SAO-pris 634.550 kr. Fremadrettet løsning: Beregninger: Levering: 50 kr. Antal uger: 45 uger/årligt Institutioner: 47 stk. Timepris SAO: 350 kr./time Formler: = = = + = I = Institutioner LU = Leveringer pr. uge U = Antal uger årligt L = Levering SL x = Samlede leveringsomkostninger T = antal timer F = Antal faktura TSP = Timepris SAO TAO x = Samlede transaktionsomkostninger TO X = Total omkostninger Beskrivelse Beregning Total og besparelse Samle til færre køb (1-2 gange/uge) = 1 47 50 45 = 2 47 50 45 105.750 kr. 211.500 kr/år Samling af måneds faktura på områder svarende til: 48 faktura årligt Transaktionsomkostninger ved 2-4 timers behandling pr. faktura =2 350 48 =4 350 48 33.600 67.200 kr. Total omkostning (levering + transaktionsomkostninger) Besparelse ved levering fra ekstern leverandør = + =105.750+33.600 = + =211.500+67.200 = =634.550 139.350 = =634.550 278.700 139.350 278.700 kr. 495.200 355.850 kr. Side 12 af 26

Bilag 4 Beregning fra OSUMA Levering til samtlige af institutionerne i Næstved Kommune, vil koste 50 kr. ex moms. Der er intet minimumskøb for institutionerne og ligeledes intet gebyrer for emballage, faktura eller lignende. OSUMA vil kunne tilbyde en bedre pris hvis der kun skal leveres til de institutioner der ligger i postnumrene 4160 Herlufmagle, 4700 Næstved, 4171 Glumsø og 4684 Holmegaard. Postnumrene 4733 Tappernøje, 4736 Karrebæk, 4250 Fuglebjerg og 4262 Sandved ligger ikke hensigtsmæssigt i forhold til OSUMAS nuværende logistik. OSUMA nævner at det kunne være hensigtsmæssigt at undtage disse postnumre, da det kan medføre en bedre aftale. I OSUMAS setup vil varerne blive leveret fra SuperBrugsen Dalby, af egne chauffører, til følgende postnumre: 4160 Herlufmagle 4684 Holmegaard 4700 Næstved Disse postnumre vil få tilbudt levering 8-12 fra tirsdag til fredag. De vil ligeledes få tilbudt levering 12-16 fra mandag til fredag. Der vil dog være, en begrænsning på postnummeret 4684 Holmegaard, som kun kan få et leveringsvindue om dagen (altså aldrig både 8-12 og 12-16 samme dag). Varerne til de resterende postnumre vil blive leveret af Post Danmark fra SuperBrugsen i Hvalsø: 4170 Glumsø 4250 Fuglebjerg 4262 Sandved 4733 Tappernøje 4736 Karrebæk Disse postnumre vil få tilbudt levering 8-12 mandag til lørdag, uden begrænsning. Hvis der skal tilkøbes udpakning af varer på henholdsvis køkkenbord, i køleskab og fryser så koster det 20 kr. ex moms Side 13 af 26

Bilag 5 Transporttid ved fysiske indkøb i Supermarkeder I nedenstående beregninger er der ikke medregnet kørselsgodtgørelse eller den tid der er benyttet i det givne supermarked. Transporttiderne er fundet ved hjælp af googlemaps. Her svarer 1 faktura til et fysisk indkøb i et supermarked. I det næste ses der på to institutioner henholdsvis en der ligger i Næstved by og en der ligger udenfor Næstved by. Her er der taget udgangspunkt i de supermarkeder der indkøbes i hyppigst. Beregninger er lavet på baggrund af SAO-projekts timepris og Osumas leveringspris på 50 kr. ex moms. Transporttid er udregnet som følgende: TT = Samlet transporttid TR = Tid i min tur-retur iflg. googlemaps F = Antal faktura = 60 Eks. på en beregning fra Spiloppen i nedenstående tabel. = 24 45 =18,00 60 Spiloppen (Institution i Næstved by) Bil Supermarked Afstand Tid Tur-Retur Antal faktura Transporttid Timepris (SAO) I alt Levering Osuma Besparelse Meny, Østergade 5 12 24 45 18,00 350 kr. 6.300,00 kr. 2.250,00 Kr. 4.050,00 Bilka Næstved 7,9 15 30 29 14,50 350 kr. 5.075,00 kr. 1.450,00 Kr. 3.625,00 Netto, Toldbodgade 3,2 7,5 15 43 10,75 350 kr. 3.762,50 kr. 2.150,00 Kr. 1.612,50 Kr. 15.137,50 Kr. 5.850,00 Kr. 9.287,50 Cykel/gå Supermarked Afstand Tid Tur-Retur Antal faktura Transporttid Timepris Levering (SAO) I alt Osuma Besparelse Meny, Østergade 3,11 15 30 45 22,50 350 kr. 7.875,00 kr. 2.250,00 Kr. 5.625,00 Netto, Toldbodgade 2,4 10 20 43 14,33 350 kr. 5.016,67 kr. 2.150,00 Kr. 2.866,67 Kr. 12.891,67 Kr. 4.400,00 Kr. 8.491,67 Samlet indkøb (ovenstående leverandører) kr. 54.326,00 Vægtes der ligeligt mellem bil og cykel/gå som transportform (50%), bliver besparelsen 8.889,58 kr., hvilket svarer til 16% af det samlet indkøb hos de ovenstående Supermarkeder. Side 14 af 26

Alfehuset (Institution udenfor Næstved by) Bil Supermarked Afstand Tid Tur-Retur Antal faktura Transporttid Timepris (SAO) I alt Levering Osuma Besparelse Bilka næstved 5,9 10 20 46 15,33 350 kr. 5.366,67 kr. 2.300,00 Kr. 3.066,67 Netto Holme-olstrup 1,8 5 10 132 22,00 350 kr. 7.700,00 kr. 6.600,00 Kr. 1.100,00 SuperBrugsen Fensmark 5,6 10 20 83 27,67 350 kr. 9.683,33 kr. 4.150,00 Kr. 5.533,30 Kr. 22.700,50 Kr. 13.050,00 Kr. 9.700,00 Cykel/gå Supermarked Afstand Tid Tur-Retur Antal faktura Transporttid Timepris Levering (SAO) I alt Osuma Besparelse Netto Holme-olstrup 850 m 15 30 132 66 350 kr. 23.100,00 kr. 6.600,00 Kr. 16.500,00 SuperBrugsen Fensmark 4,6 18 36 83 49,8 350 kr. 17.430,00 kr. 4.150,00 Kr. 13.280,00 Kr. 40.530,00 Kr. 10.750,00 Kr. 29.780,00 Samlet indkøb (ovenstående leverandører) kr. 52.500,00 Vægtes der mellem bil (75%) og cykel/gå som transportform (25%), bliver besparelsen 12.295 kr., hvilket svarer til 23% af det samlet indkøb hos de ovenstående Supermarkeder. Estimat for hele Daginstitutionsområde Estimatet for hele området med udgangspunkt i de 2 institutioner der er lavet beregningseksempler på. Samlet indkøb institutioner i Næstved by Kr. 755.828 Samlet indkøb institutioner udenfor Næstved by Kr. 492.531 Med udgangspunkt i de to institutioner der er benyttet i det ovenstående 16% for institutioner i Næstved by og 28% for institutioner som er placeret uden for Næstved by. Område Beregning Estimeret besparelse Institutioner Næstved by.755.828 16% Kr. 120.932 Institutioner u. Næstved by.492.531 23% Kr. 113.282 Total Kr. 234.214 Side 15 af 26

Bilag 6 Dagplejen Dagplejen har udarbejdet et årshjul, hvor de følger nogle fastsatte bestillingsfrekvenser i løbet af året. Dette er fx på legetøj, hvor de også har afgrænset deres sortiment, så dagplejerne kun kan vælge nogle specifikke produkter. Et andet eksempel er at de bestiller hygiejne produkter 2 gange årligt til hele området. Dagplejen har 2 lagre, hvor der opbevares legetøj, møbler, barnevogne mv. og der indleveres ligeledes legetøj og møbler fra dagplejere der stopper i Næstved Kommune. Det legetøj som ikke er slidt ned genbruges og benyttes i de Grundpakker der udleveres til nye dagplejere. Det nedslidte legetøj som ikke kan genbruges bliver sendt til Afrika. Lagerne styres af en Teknisk Servicemedarbejder. Dagplejen har udarbejdet indkøbslister på indendørs- og udendørslegetøj i samarbejde med Max Horsens disse lister bliver løbende revideret. Dagplejerne er opdelt i grupper, hvor de i hver gruppe sammen bliver enige om, hvad det er for noget legetøj de ønsker ud fra disse lister. Hver gruppe bliver bevilliget et samlet køb på 600 kr. og centralt prøver man at opfylde de ønskerne grupperne har indenfor den givne økonomiske ramme. Bestillingerne fra grupperne modtages fra en grupperepræsentant og bestillinger der kommer efter tidsfristen bliver ikke behandlet grundet arbejdspres. Side 16 af 26

Årshjul for dagplejen Januar uge 5 Bestilling af vaskeklude m.m. November Bestilling af kontorartikler Februar uge 6 Bestilling/ønsker af sandkasser Oktober uge 43 Bestilling af handsker Februar uge 6 Bestilling/ønsker af udendørslegetøj September uge 37 Bestilling/ønsker af indendørslegetøj Marts uge 13 Bestilling af sand Juni uge 24 Bestilling af vaskeklude m.m. Side 17 af 26

Bilag 7 bubo24 I projektet er der blevet testet et alternativt E-handelssystem bubo24, i forhold til Næstved Kommunes nuværende indkøbssystem Prisme Indkøb. Årsagen til at der er testet et alternativt e-handelssystem er, at vi vidste at mange brugere har svært ved at benytte det nuværende indkøbssystem. Det testede e-handelssystem buo24 er designet/opbygget lignende de webshops man kender som privat forbruger fx er bubo24 bygget op så det minder om amazon. Søgefunktionen i bubo24 fungerer ligesom Google s søgefunktion og en anden måde er at der kan klikkes kriterier af alt efter, hvilken leverandør man ønsker at søge varer hos. Dette er med til at gøre systemet mere brugervenligt og intuitivt for brugeren. bubo24 giver brugeren mulighed for at oprette flere indkøbs/favoritlister, hvilket giver en central indkøber mulighed for at lave specielle lister alt efter, hvilken institution indkøberen skal bestille til. Brugeren har også mulighed for at dele sine indkøbs/favoritlister med andre brugere af bubo24. bubo24 giver også mulighed for at afgrænse varesortimenter for den enkelte bruger/grupper, så de kun kan se og søge efter varer/produkter der har relevans for deres institution/virksomhed. Dette sikre at brugerne ikke har mulighed for at vælge/søge mellem alle 60.000 varer, men fx i stedet kun mellem 30.000 varer. Ved at kunne afgrænse/tilpasse varesortimentet til forskellige brugere/grupper sikre man et mere brugervenligt system, da man som nævnt før ikke finder varer som ikke har relevans. POSITIV Intuitivt Brugervenligt Bedre søgefunktion Deling af indkøbslister/favoritlister Mulighed for genbestilling af ordre Design/opbygning som amazon webshop Mulighed for flere indkøbslister/favoritlister (især godt for centrale indkøbere) Mulighed for at afgrænse brugerrettigheder og sortiment NEGATIV Ungt system med børnesygdomme Mangel på billeder hos nogle leverandører (rettet nu) Side 18 af 26

Bilag 8 Ledelsesinformation Denne ledelsesinformation er baseret på data for Næstved Kommunes indkøb for 1. halvår 2016 hos vores tværgående vareaftaleleverandører (hvor der kan måles ned på vareniveau om der kan købes på aftale). Ovenstående graf viser Næstved Kommunes indkøb fordelt over det 1. halvår for 2016 månedsvis. Side 19 af 26

Grafen her viser Næstved kommunes compliance (aftaleoverholdelsesgraden) for 1. halvår 2016. Nedenstående graf viser compliance på Næstved kommunes centre i procent, hvor det røde er de procenter der er købt udenfor aftale. Der tages ikke højde for de enkelte centres omsætning. Side 20 af 26

Bilag 9 Center for Dagtilbud Kategori 2014 2015** Total Leverandører 817 585 959 Indkøb samlet kr. 39.784.323,00 kr. 20.772.467,00 kr. 60.556.790,00 Aftale leverandører 65 49 72 Indkøb aftaler kr. 17.814.053,00 kr. 10.401.761,00 kr. 28.215.814,00 Ikke aftale leverandører 786 555 931 Indkøb udenfor aftale kr. 21.970.271,00 kr. 10.370.706,00 kr. 32.340.977,00 Compliance samlet indkøb 55% 50% 53% Compliance 2014 Compliance 2015 55% 45% Indkøb aftaler Indkøb udenfor aftale 50% 50% Indkøb aftaler Indkøb udenfor aftale Compliance samlet 53% 47% Indkøb aftaler Indkøb udenfor aftale Side 21 af 26

Brancher CM Bubo Category Level1 2014 Prc. 2014 2015 Prc. 2015 Tjenesteydelser kr. 10.084.230,38 25,35% kr. 6.029.296,22 29,03% Offentlige myndigheder kr. 9.788.542,05 24,60% kr. 4.081.706,43 19,65% Varer kr. 8.309.498,16 20,89% kr. 3.974.347,17 19,13% Energi, forsyning o.l. kr. 4.028.515,83 10,13% kr. 2.762.801,87 13,30% Byggeri og håndværkerydelser kr. 2.550.510,89 6,41% kr. 1.100.553,49 5,30% Skoler Institutioner og Opholdssteder kr. 1.682.442,84 4,23% kr. 609.136,08 2,93% IT og tele kr. 1.463.427,97 3,68% kr. 975.434,06 4,70% Fast ejendom kr. 693.715,04 1,74% kr. 571.492,55 2,75% Transport kr. 559.631,01 1,41% kr. 313.979,22 1,51% Foreninger, organisationer, kontingenter kr. 237.746,81 0,60% kr. 229.731,20 1,11% Medier, annoncer og printede produkter kr. 184.038,41 0,46% kr. 39.764,08 0,19% [Ikke kategoriseret] kr. 142.204,99 0,36% kr. 56.083,75 0,27% Finans kr. 59.818,71 0,15% kr. 28.140,38 0,14% Total kr. 39.784.323,09 100% kr. 20.772.466,50 100,00% Linje total Prc. Linje total Prc. Total kr. 39.784.323,09 100% kr. 20.772.466,50 100% Ikke flyt bare kategorier kr. 17.050.412,29 43% kr. 8.596.987,73 41% Mulige områder kr. 22.733.910,80 57% kr. 12.175.478,77 59% Muligt område Linje total Prc. Linje total 2 Prc.2 Aftaledækning af det mulige område kr. 11.782.438,00 52% kr. 6.736.575,00 55% Ikke aftaledækket kr. 10.951.472,80 48% kr. 5.438.903,77 45% Total kr. 22.733.910,80 100% kr. 12.175.478,77 100% Side 22 af 26

Supermarkeder Center for Dagtilbud Linje total DKK Ant. fakt. Gns. beløb Gns. linjer Leverandører 2014 kr. 1.695.054,51 5.642 kr. 300,44 13,12 16 2015 kr. 763.510,00 2.973 kr. 257,00 11,80 15 kr. 2.458.564,51 8.615 kr. 285,00 12,70 17 Der er benyttet flere supermarkeder end de 17 i tabellen ovenfor, men det skyldes at Netto, Bilka mv. under Dansk Supermarked er talt som en leverandør, da udtrækket er baseret på CVR nummer. Center for Dagtilbud Åbningsdage* Gns. timer pr. dag 2014 227 7,4 2015 133 7,4 Center for Dagtilbud Gns. Antal fakt. pr. dag Gns. pr. time NK u. CD NK samlet 2014 24,85 3,36 32% 24% 2015 19,56 2,64 28% 21% Hele Næstved Kommune u. Center for Dagtilbud NK u. CD Linje total DDK Ant. Fakt. Gns. Beløb Gns. Linjer Leverandører 2014 kr. 10.711.986,00 17.189 kr. 623,00 18,3 30 2015 kr. 5.269.168,00 10.345 kr. 509,00 18,3 35 kr. 15.981.154,00 27.534 kr. 580,00 18,3 44 NK u. CD Åbningsdage* Gns. timer pr. dag 2014 218 7,4 2015 146 7,4 NK u. CD Gns. Antal fakt. pr. dag Gns. pr. time 2014 78,85 10,66 2015 70,86 9,58 Hele Næstved Kommune inkl. Center for Dagtilbud Næstved Kommune Linje total DDK Ant. Fakt. Gns. Beløb Gns. Linjer Leverandører 2014 kr. 12.407.040,51 22.831,00 kr. 543,00 17 33 2015 kr. 6.032.678,00 13.318,00 kr. 453,00 16,8 37 kr. 18.439.718,51 36.149,00 kr. 510,00 16,9 46 Side 23 af 26

Næstved Kommune Åbningsdage* Gns. timer pr. dag 2014 218 7,4 2015 146,00 7,4 Næstved Kommune Gns. Antal fakt. pr. dag Gns. pr. time 2014 104,73 14,15 2015 91,22 12,33 Side 24 af 26

Bilag 10 Udvikling af compliance (Aftaleoverholdelse) Nedenstående tabel og graf viser udviklingen i aftaleoverholdelse hos de områder der har deltaget i projektet. Aftale Ingen aftale Total Compliance 2015 April kr. 65.200,00 kr. 20.287,00 kr. 85.487,00 76% Maj kr. 75.010,00 kr. 35.633,00 kr. 110.643,00 68% Juni kr. 42.948,00 kr. 41.092,00 kr. 84.040,00 51% 2016 April kr. 42.821,00 kr. 6.414,00 kr. 49.235,00 87% Maj kr. 40.657,00 kr. 12.416,00 kr. 53.073,00 77% Juni kr. 55.565,00 kr. 12.176,00 kr. 67.741,00 82% kr. 120.000,00 kr. 100.000,00 kr. 80.000,00 kr. 60.000,00 kr. 40.000,00 kr. 20.000,00 Varekøbsaftaler kr. - April Maj Juni April Maj Juni 2015 2016 Aftale Ingen aftale Side 25 af 26

Nedenstående tabel og graf viser udviklingen i aftaleoverholdelse hos hele Daginstitutionsområdet. Vp= Områder der har været med i projektet (blå søjle) Vi= Områder der ikke har deltaget i projektet (grå søjle) Compliance_vp Compliance_vi 2015 April 76% 70% Maj 68% 57% Juni 51% 57% 2016 April 87% 76% Maj 77% 57% Juni 82% 79% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Sammenligning compliance vareaftaler April Maj Juni April Maj Juni 2015 2016 Compliance_vp Compliance_vi Side 26 af 26