Rammeaftalebilag A Kravspecifikation Delaftale 1 Danske bøger Side 1 af 5
Kravspecifikation: Nærværende bilag udgør kravspecifikation i henhold til udbud af boglige materialer, Delaftale 1 Danske bøger. Alle krav herunder er mindstekrav. Mindstekrav (): Mindstekrav skal opfyldes for at tilbuddet tages i betragtning. Klargøring: Alle bøger skal kunne bestilles med den i 1-6 specificerede standardklargøring. Bøger skal leveres med plastet ryg, med et ombuk på henholdsvis bogens for- og bagside. Der er således ikke krav til plastning af bogens flader, ligesom der ikke er krav om plastning såfremt udformning af bogens ryg forhindrer plastning. ID Kategori Mindstekrav 1 Klargøring Klargøring: Kravene i 1-6 skal alle være indeholdt ved bestilling af klargjort materiale. Kravene i 1-6 skal kunne opfyldes senest 90 dage efter tildeling af rammeaftalen. Kravene dokumenteres opfyldt ved levering af minimum 5 klargjorte eksemplarer. Ordregiver leverer materiale til test af klargøring. 2 Klargøring Indbinding: Bøger skal kunne leveres med plastet ryg, med omslag. Plasten skal være pvc-fri, blød matplast. 3 Klargøring Plastning: Plastningen skal være fri for lufbobler. Plastningen skal være fri for urenheder. Plasten må ikke slippe underlaget. 4 Klargøring Rygstrimmel: Rygstrimmel skal placeres nederst, under plastningen. Såfremt rygstrimlen er smallere end bogens ryg, skal rygstrimlen placeres centreret. Rygstrimmel skal være hvid, påført sort text. Der skal angives opstillingssignatur og de første 3 bogstaver i hovedordenselementet, jf. Katalogiseringsregler og bibliografisk standard for danske biblioteker (www.kat-format.dk). Rygstrimlen skal udfærdiges med henblik på at synliggøre så meget af bogens oprindelige ryginformation som muligt. Side 2 af 5
(se foto, bilag x). 5 Klargøring Bibliografisk etiket: (se foto, bilag x). 6 Bestilling Bestilling: Etiket skal have plastoverflade. Etiket skal påføres angivelse af navn og logo på overordnet biblioteksvæsen. Etiket skal indeholder stregkode Etiket skal påføres opstillingssignatur, samt det fulde hovedordningselement (jf. Katalogiseringsregler og bibliografisk standard for danske biblioteker, www.kat-format.dk) og den fulde titel. Etiket skal placeres på bagsiden, i nederste højre hjørne. Etiket placeres minimum og så vidt muligt 5 mm. fra bogens kant. Klargøres med hybrid tag. RFID og stregkode. Standardberigelse. Alarmkode Landekode Underliggende biblioteksnummer Selve stregkoden(tallet). (standard for indhold af bibliotekstag). Alarm skal være i overensstemmelse med nyeste standard. skal kunne aftales at ske med passiv/aktiv alarm efter Kundens ønske. Tags skal efterleve de til enhver tid gældende bibliotekstandarder for RFID (gældende DS/INF 28560/2011). Ordrer vil blive afgivet via Materialevalg i Netpunkt. Leverandøren skal derfor kunne modtage bestillinger via Materialevalgsmodulet på Netpunkt (http.//biblstandard.dk). Leverandøren skal kunne modtage bestillinger fra Materialevalg i Netpunkt, senest 30 dage efter tildeling af rammeaftalen. Kravet dokumenteres opfyldt ved gennemførelse af driftstest der godkendes af Ordregiver. Ordrer skal i undtagelsestilfælde kunne modtages pr. email. 7 Bestilling Ordrebekræftelse: Der skal kunne leveres en ordrebekræftelse til Ordregiver. Ordregivers formål er at sikre at ordre er afsendt og modtaget hos Leverandøren. 8 sfrister: Såfremt Ordregiver afsender bestilling før kl. 12.00 Side 3 af 5
9 10 11 12 13 Fakturering Fakturering Skal uklargjorte materialer leveres inden for 5 hverdage. Skal klargjorte materialer leveres inden for 10 hverdage. ssikkerhed: Såfremt en bestilling eller dele heraf ikke kan leveres inden for den angivne leveringsfrist, skal det meddeles Ordregiver hurtigst muligt, og inden udløb af leveringsfristen. Meddelelsen skal indeholde: - Årsag til at levering ikke kan opfyldes - Hvornår levering forventes at kunne foretages - Hvilke tiltag Leverandør gør for at levering kan foretages Leverandøren er forpligtet til straks at orientere Ordregiver, såfremt det konstateres at materialet ikke længere kan leveres. sadresser: Der skal ske fri levering til ét leveringsted pr. Ordregivende myndighed (se Rammeaftalebilag D sforhold og leveringsadresser). Den Ordregivende myndighed kan oprette flere leveringssteder. Såfremt der til et leveringssted, i et kalenderår, er bestilt levering af færre end 1.000 bøger, kan Leverandøren opkræve leveringsgebyr jf. Rammeaftalebilag B Tilbudsliste. Såfremt et leveringssted nedlægges inden for de første 4 måneder af et rammeaftaleår, kan der ikke kræves leveringsgebyr uanset omfanget af leverede bøger. Såfremt leveringsstedet nedlægges senere end 4 måneder inde i et rammeaftaleår, kan Leverandøren kræve et forholdsmæssigt gebyr. : Ved levering af bestillinger fra flere kundenumre i samme leverance, skal de være pakket separat. Fakturaadresse: Der vil være én faktureringsadresse pr. Ordregivende myndighed, men det skal være muligt at oprette kundenummerhierarki. Fakturering: Ordregiver foretrækker en faktura pr. ordre. Dog, såfremt en faktura refererer til flere ordrer/bestillinger, skal der være tale om ordrer/bestillinger fra samme kundenummer hos Ordregiver. Delfakturering må som udgangspunkt ikke finde sted. Dog kan den enkelte Ordregivende myndighed aftale, at såfremt den fulde ordre forventes leveret senere end 14 dage fra første levering, skal første levering faktureres. Kundeservice Kundeservice: Side 4 af 5
14 Der skal være mulighed for at kontakte Leverandøren vha. mail eller telefon vedrørende driftsspørgsmål, alle hverdage fra 8.00 16.00. Mailforespørgsler skal responderes senest næste arbejdsdag kl. 12.00, med angivelse af hvornår og hvordan forespørgslen vil blive håndteret. Leverandøren skal orientere den Ordregivende myndigheds bestillerfunktion, om seneste mulige bestillingstidspunkt i forbindelse med årets udløb. Dette med henblik på at ordrer kan faktureres i indeværende regnskabsår. Såfremt leverandøren ikke orienterer herom senest 15 arbejdsdage før fristen, er Leverandøren forpligtet til fakturere alle leveringer vedr. ordrer der afgives indtil 10 arbejdsdage før 31. december, i indeværende år. Leverandøren skal, indenfor 3 arbejdsdage, kunne sende en ordrestatus på anmodning. Side 5 af 5