Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 26. februar 2015 Side 1 Menighedsrådsmøde Torsdag den 26. februar 2015 kl. 19.00 i menighedslokalerne, lille sal Dagsordenstekst: Protokollat: Tilstede Inge Kjær Andersen (IKA), Ulrik Vesterbæk (UV), Karin Knudsen (KK), Jens Ove Andersen (JOA), Inger Lis Lind Krarup (ILK), Janni Lund Jensen (JLJ), Lars E. Thomsen (LET), Søren Ulrik (SU), Lærke R. K. Eriksen (LRKE), Annette Kassow (AK), Søren Dalsgaard (SD), Martin Olaf Janik (MOJ) sekretær Fraværende 1. Godkendelse af dagsorden Det indstilles at dagsorden godkendes 2. Formandens status siden sidst Formandsmøde Hvem er blevet formænd for de nedsatte udvalg? Køb af konsulent bistand til ansættelsesprocedure Årshjul bilag 1 Jørgen Harritsø (JH), Pia Fischer (PF), Godkendes med tilføjelse af pkt. 11a til den lukkede dagsorden. Formand i nedsatte udvalg: Præstegårdsudvalg: SU Kommunikationsudvalg: SU Kirkeudvalg: UV Aktivitetsudvalg: JOA Diakoniudvalg: LET Årshjulet MR opfordres til føje punkter til årshjulet Det vedtages, at der skal afholdes ekstraordinær lukket MR-møde ifm. ansættelse af daglig leder: Tirsdag den 31. marts 19:00 21:00 og onsdag den 18. marts kl. 16:15 18:15. Tilbud på konsulent bistand sendes ud af JLJ 3. Orientering om sogneindsamlingen til Folkekirkens Nødhjælp søndag den 8. marts 2015 v/ Line Hansen fra FDF Max. 15. min. Formål med indsamlingen: ifm kvindernes kampdag går indsamlingen til kvinder i de fattigste lande; Anmodning om servering af pizza og sodavand IKA: er vedtaget Nedadgående tendens vedr. indsamlere - kun 60 % af
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 26. februar 2015 Side 2 ruter dækkes svag dækning på ruterne gør prioritering nødvendigt Anmodning om hjælp vedr. PR for at stoppe tendensen Der ønskes opbakning fra konfirmanderne (Kommentar fra præsterne: konfirmander opfordres allerede til at deltage i indsamlingen SD; Opfordring til MR om at deltage) IKA: skal annonceres i ugeavisen næste år + lægges ud på hjemmesiden og lagt ind i kalenderen og nyhedsbrev LRKE: vandflasker, frugt, slik til ruten som et incitament indsamling starter efter gudstjenesten og slutter l. 15:00 eller 16:00 Punkter til beslutning 4. Fælles møde mellem ansatte og menighedsrådet ved Karin Knudsen Karin foreslog på seneste møde at der skal være et fælles møde med fokus på samarbejde og trivsel Det vedtages, at der skal holdes et fællesmøde mellem MR og de ansatte. JLJ kontakter landsforeningen for at få aftalt konsulent bistand og er ansvarlig for aftale af tidspunkt. Det indstilles, at forslaget drøftes og der træffes beslutning om eventuelt videre proces 5. Nytårskuren ved Inge Kjær Andersen Nytårskuren blev aflyst grundet manglende tilslutning fra medarbejdersiden. Det vedtages, at MR gerne vil være vært for et årligt arrangement og medarbejderrepræsentanten undersøger, i hvilken form og på hvilket tidspunkt de ansatte ønsker et sådant arrangement. Skal der afholdes et andet arrangement i 2015? Skal der fortsat holdes nytårskurer? Det indstilles at sagen drøftes 6. Deltager til LM årsmøde den 29. til 31. maj ved Inge Kjær Andersen Det er tidligere besluttet at menighedsrådet vil betale om op til 3 deltagere. Det vedtages, at de MR-medlemmer, der ønsker at deltage, henvender sig til IKA. Tilmeldingen sker efter først til mølle-princippet. Det er muligt kun at deltage i dele af mødet, hvis det ønskes.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 26. februar 2015 Side 3 Det indstilles, at der vælges max. tre til at deltage. 7. Opsamling på visionsdagene ved Inge Kjær Andersen Samling og evaluering af visionsdagene. Det vedtages, at visionsudvalget arbejder med forslag til en procesplan for visionens konkrete indhold samt en tidsramme for dens omsætning til praksis. Input fra menighedsrådet drøftes. Næste skridt i forhold til arbejdet med visionen i de enkelte udvalg og i menighedsrådet. Det indstilles, at visionsdagene evalueres og den videre proces aftales. 8. Ansøgninger ved Inge Kjær Andersen Det vedtages, at der gives 1.000,- kroner til formålet. Kirkens Korshær: ansøgning om tilskud til bogudgivelse. Korshærspræst Lena Bentsen har skriftligt ansøgt om tilskud til udgivelse af en bog om Kirkens Korshærs historie i Aalborg. Se bilag 2 Det indstilles, at sagen drøftes og der træffes beslutning om der skal gives tilskud. 9. Evaluering og opsamling på menighedsmøde ved Annette Kassow og Pia Fischer Det vedtages, at der holdes et midtvejsmøde om realisering af visionen. SD, JOA og KK kommer med forslag om, hvordan et sådant møde kan foregå. Hvad var godt? Hvad kan gøres bedre? Er der punkter/emner der skal samles op på? Det indstilles, at mødet evalueres og der aftales proces for de emner der skal arbejdes videre med 10. Indstilling ved præstegårdsudvalg Der skal indgås aftale mellem menighedsrådet og sognepræst Søren Modellen godkendes og indstilles til provstiudvalget til godkendelse.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 26. februar 2015 Side 4 Dalsgaard om refusion af udgifter til forbrug af varme, vand og el for præsteboligens tjenstlige lokaler. Aftalen skal efterfølgende godkendes af provstiudvalget Tjenestearealet (kontor, entre og gæstetoilet) i præsteboligen er på lige knap 20 % af det samlede boligareal, 38 m2 ud af 198 m2 Præstegårdsudvalget indstiller at menighedsrådet godkender flg. aftale til indgåelse med Søren Dalsgaard: Menighedsrådet godtgør hele abonnements-udgiften (som beskrevet i div. cirkulærer vedr. el, vand og varme) Derudover godtgøres 25 % af det samlede forbrug af elektricitet og 20 % af forbruget af varme og vand. 11. Ansøgning fra frivilliggruppen ved Jens Ove Andersen MR bevilliger 15.000 kroner og MR inviteres med på turen. Frivilliggruppen vil arrangere en studie/udflugtstur til Abildgårds kirken i Frederikshavn for alle frivillige ved Hans Egedes Kirke. Der søges om 12.000 kr. til bus og fortæring. Det indstilles, at ansøgningen behandles 11a På lukket dagsorden Der henvises til den lukkede dagsorden. Punkter til debat 12. Menighedsrådets arbejdsform. Punktet er udsat fra sidste møde. Sagen blev drøftet.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 26. februar 2015 Side 5 Punkter til orientering 13. Nyt fra kasserer, kirkeværge og kontaktperson/personaleleder Kasserer: Kirkens kordegn Pia Bak Nørgaard Skov har overtaget opgaven med at føre kirkens regnskab efter at Betina Tidemann Jensen er stoppet. Der er ved at blive udarbejdet forklaringer til årsregnskab 2014. Kontaktperson/personaleleder: Orientering om bemanding på kordegnekontoret: Den 2. februar bød vi velkommen til Anders Frøkjær, der er på kontoret hver dag fra kl 9.00 til kl 13.00. Anders' primæropgave er at sikre at personregistreringen er ajourført. Den 6. februar bød vi velkommen til Martin Janik, der de næste måneder har kordegneopgaver ved gudstjenesterne i Hans Egedes Kirke. Desuden har Martin opgaver for Menighedsrådet i form af at dagsordener, referat, opfølgning på opgaver efter menighedsmøderne. Samt alm. forefaldende opgaver på kontoret. Pia har særligt her i starten opgaver med oplæring, koordinering, mm. Janni er så vidt mulig på kordegnekontoret hver mandag kl 15.30 - og personalet er orienteret om til enhver tid at tage kontakt ved sygdom og andet, hvor der er brug for kontaktpersonens mellemkomst. Ansættelsesforløb/personaleleder: På seneste menighedsrådsmøde blev der givet samtykke til at FU kunne arbejde videre med ansættelsesforløbet med konsulentbistand fra Landsforeningen af Menighedsråd. Efter møde med konsulent derfra den 21.1., med deltagelse af de fra ansættelsesudvalget, der havde mulighed for at deltage, blev det besluttet at sige ja tak til landsforeningens tilbud. Der er sendt særskilt mail ud til Menighedsrådet og personalet om processen og tidsplan, og der vil undervejs i forløbet blive givet løbende orientering til Menighedsråd og personale. Påskønnelse til personalet: Det er tidligere besluttet at når ombygningen havde nået
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 26. februar 2015 Side 6 sin afslutning, ville der fra Menighedsrådet gives en påskønnelse til personalet, der har haft deres hverdag i byggerod, ekstra skidt, støj osv. Det har krævet iderigdom og fleksibilitet at få det hele til at fungere. Der er givet en gavekurv med lækkerier fra "Mums" den 6.2. til de berørte ansatte. 14. Nyt fra udvalg Præstegårdsudvalg: I henhold til indgået driftsaftale skal pc-udstyr udskiftes, når det er 3 år gammelt. Begge præsters pc er udskiftes i den forbindelse i marts 2015. Der har den 12/2 været afholdt indflytningssyn i præsteboligen, med deltagelse af domprovsten, provstiets bygningssagkyndige, præsternes tillidsrepræsentant, provstisekretæren, sognepræsten og formanden for præstegårdsudvalget. Istandsættelsen blev 'godkendt', med udgangspunkt i arbejdspunkterne fra efterårets udflytningssyn Kirkeudvalg: På kirkeudvalgsmødet den 22. januar 2015 blev det bl.a. besluttet, at den grønne messehagel sendes til reparation. Desuden er der igangsat indhentning af tilbud på de opgaver, som skal løses i 2015. Kommunikationsudvalg: - Nyhedsbreve via hjemmesiden bliver udsendt hver anden uge, og kommer til at indeholde gudstjenester og øvrige arrangementer - Der laves et opslag i udhængsskabene om at referater af menighedsrådsmøder er tilgængelige på kirkens hjemmeside samt i en papirudgave i foyeren. Byggeudvalg: Den korte status på byggeriet er: - Byggeriet leveret af HP Byg er næsten færdig, der arbejdes på at udbedre de sidste mangler som identificeret på de 2 mangelgennemgange. - Herudover mangler nogle ting, som er blevet konstateret nødvendigt at få lavet: o Reparation af gulvet på kordegnekontoret pga. vandindtrængning i byggefasen o Opsætning af ekstra gipsloft på kordegnekontoret som
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 26. februar 2015 Side 7 krævet af brandmyndighederne o Opsætning af persienner i stueetagen o Opsætning af lamel- og mørklægningsgardiner på første sal o Opsætning af garderobeinventar o Indkøb af ekstra inventar som identificeret af medarbejderne efter byggeriet er taget i brug o Indkøb af skabe til depotet på første sal o Indkøb af ekstra borde og stole o Fugtsikring af facaden mod Lidl og torvet o Omlægning af gårdrummet Menighedsmøde-udvalg: Evaluering og opsamling på menighedsmøde 15. Nyt fra præster Fredag den 27. februar om eftermiddagen tager konfirmander og præster fra Hans Egedes kirke (Seminarieskolen og Aalborg friskole) på konfirmandlejr på Dronninglund efterskole. Der er et program med forskellige aktiviteter, forberedelse af gudstjeneste, workshop ved efterskolelærere bl.a., og lejren slutter lørdag aften den 28. februar med gudstjeneste kl. 21.00 i Dronninglund slotskirke. Her inviteres konfirmandernes forældre til at være med og tage deres børn med hjem. Lejren sker i et samarbejde med Dronninglund efterskole og KFUM og KFUK, Aalborg. Udvalg for 65 klubben består af: Jens Ove og Margrethe Andersen, Joan Schade, Søren Dalsgaard og Annette Kassow. 65 klubben ændrer fra 1. april navn til "torsdagsklubben" og starttidspunkt kl. 14.00. Det er stadig den 2. torsdag i måneden. Palmesøndag den 29. marts fejres kirkens fødselsdag med morgenkaffe kl. 9.00 og gudstjeneste ved begge præster kl. 10.00. Prædikant er Søren Dalsgaard. 16. Eventuelt 17. Næste møde: 25. marts 2015 Hvem er kirkeværter? Der er sogneaften den 4. november ved Lone Hertz, der taler over emnet Det nye bud LET og SD er kirkeværter.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 26. februar 2015 Side 8 Efterretningssager jf. pkt. 1.: Postliste mail eller brev 1. Takkekort fra Anders Frøkjær 2. Informationsbrev fra Danmission 3. Nyhedsmail fra LM (ses på DAB) 4. Nyhedsmail fra Folkekirkens Mellemkirkelige Råd (ses på DAB) 5. Museerne i Brønderslev reklame 6. Bibelselskabet informationer og reklame 7. Referat fra distriktsforeningen bilag 3 8. Vestervig Kirkemusikskole orienteringsmateriale 9. Takkekort fra Martin Janik Invitationer (kan ses på DAB): 1. Provstiudvalget og Distriktsforeningen for Aalborg Budolfi Provsti: Visionsmøde 2015 afholdes mandag den 2. marts 2015 i Vesterkær Kirke. (Sammendrag af sidste års stormøde fra 11. januar 2014 kan ses på DABen) OBS: Der er tilmeldingsfrist fredag den 27. februar 2015. 2. Distriktsforeningen for Aalborg Budolfi Provsti: Årsmøde og efterfølgende generalforsamling afholdes tirsdag den 10. marts 2015 kl. 18:00 i Magrethe Kirken. Indkaldelse gælder samtlige menighedsrådsmedlemmer og præster. Desuden indbydes kirkeværger og regnskabsførere, der ikke har sæde i menighedsrådene samt kirkebetjeningen. Der er tilmeldingsfrist mandag den 2. marts 2015 kl. 12:00. 3. Danske Sømands- og Udlandskirker: Årsmøde i Aalborg Stift for DSUK fredag den 13. marts 2015 kl. 16:30 i Aaby Kirke, Aabybro. Der er tilmeldingsfrist tirsdag den 3. marts 2015. 4. Kirkens Korshær Inviterer til åbningsfest til indvielse af fælleshuset fredag den 20. marts 2015 på adressen Søndergade 14 i Aalborg.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 26. februar 2015 Side 9 5. Danmarks Kirkelige Mediecenter Årsmødet afholdes torsdag den 7. maj 2015 kl. 12:00 15:00 på adressen Johannes Ewalds Vej 42, 8230 Åbyhøj. 6. Nordjyske Kirkedage Lørdag den 18.april kl. 10:00-16:00 i Vesterkær kirke Tilmeldingsfrist 8. april Aalborg den 26. februar 2015 Inge Kjær Andersen Ulrik Vesterbæk Karin Knudsen Jens Ove Andersen Inger Lis Lind Krarup Janni Lund Jensen Lærke Rose Kamp Eriksen Lars E. Thomsen Søren Ulrik Annette Kassow Søren Dalsgaard