Faxe Kommune SD-Personaleweb

Faxe Kommune SD-Personaleweb

Indholdsfortegnelse Indhold Side Indledning... 5 1. Hvad er SD Personaleweb?... 7 2. Introduktion og adgang til SD Personaleweb... 9 3. Sådan afslutter du SD Personaleweb... 11 4. Søgning af medarbejder, afdeling eller institution... 13 5. Generel navigation... 15 5.1 Menu... 15 5.2 Medarbejderoversigt... 15 6. Forespørgsel på medarbejderdata... 17 6.1 Medarbejder... 17 6.2 Forespørgsel på ferieoplysninger... 22 6.3 Fraværsoplysninger... 24 6.4 Lønsammensætning... 26 6.5 Senior- og fritvalgsordning... 29 7. Indberetning af fravær, seniortimer og ferie... 31 7.1 Indberetning fravær... 31 7.2 Indberetning af ferie... 34 7.3 Barsel/Adoption... 35 8. Indberetning af engangsydelser... 37 9. Blanketter og arkivering... 43 10. Genvejstaster... 45 11. Oversigt samt ændring eller sletning af fravær, ferie og engangsydelser... 47 11.1 Oversigt over indberetninger... 47 11.2 Sletning af tidligere indberetning... 50 11.3 Ændring af tidligere indberetning... 51 12. Lønarter alfabetisk... 53 13. Ansættelse af ny medarbejder... 55 13.1 Fanen Person... 55 13.2 Fanen Ansættelse... 56 13.3 Fanen løn... 59 13.4 Fanen Procentfordeling... 64 13.5 Fanen Personalesag... 65 13.6 Frister for indberetning af nyansættelser, ændringer m.m.... 66 14. Ændring af oplysninger på medarbejder... 67 15. Lønsimulering - afdeling... 73 16. Hvor kan jeg finde hjælp?... 79 Forår 2013 Side 3 af 81

Forår 2013 Side 4 af 81

Indledning Kære bruger af Silkeborg Data Personaleweb Faxe Kommune benytter fra 1. april 2013 SD Personaleweb i forbindelse med indberetninger til HR-afdelingen. SD Personaleweb benyttes af alle kommunens afdelinger og institutioner. SD Personaleweb understøtter en papirløs arbejdsgang og har fokus på at være den decentrale leders værktøj ved lønindberetning og lønsimulering. Løsningen bruges blandt andet til at: oprette medarbejdere i lønsystemet ved hjælp af enkle informationer få en elektronisk medarbejderoversigt få overblik over medarbejdernes ferie- og fraværsoplysninger indberetning af merarbejde, fravær og barsel se de ansattes lønsammensætning lønsimulering på enkeltpersoner eller hele afdelingen adgang til den elektroniske personalesag benytte brevskabeloner, f.eks. til udfyldelse af lønaftaler kontrol efter kommunens principper for økonomistyring Denne vejledning er udarbejdet i samarbejde mellem Silkeborg Data og Faxe Kommunes HRafdeling. Vejledningen opdateres ved behov og findes digitalt på Intranettet under HR/vejledninger. Ud over SD Personaleweb benytter kommunen disse systemer fra Silkeborg Data: SD Datawarehouse, hvor fraværsstatistikker m.m. skal fremsøges. SD Tjenestetid, som er et system til vagtplanlægning (anvendes af Pleje- og Omsorgsområdet) Hvis du har brug for hjælp til indberetning, opsætning af rettigheder i systemet eller har spørgsmål til informationerne i systemet er du velkommen til at kontakte din lønkonsulent i HR-afdelingen. Forår 2013 Side 5 af 81

Forår 2013 Side 6 af 81

1. Hvad er SD Personaleweb? Se oplysninger om medarbejderne SD Personaleweb giver adgang til nogle af de oplysninger, som findes om medarbejderne i lønsystemet. Du kan forespørge på: Ferie herunder en detailoversigt over hvornår, ferien er holdt Fravær Personoplysninger Ansættelsesoplysninger Lønsammensætning. Oprette og ændre oplysninger på medarbejdere Du skal ændre arbejdstid, ansætte og fratræde medarbejdere. Indberette fravær Du skal indberette alle former for fravær for dine medarbejdere i SD Personaleweb. Indberette merarbejde, kørsel mv. Du kan indberette merarbejde, kørsel, overarbejde, forskudt tid mv. for dine medarbejdere i SD Personaleweb. Forår 2013 Side 7 af 81

Forår 2013 Side 8 af 81

2. Introduktion og adgang til SD Personaleweb I SD Personaleweb ses de oplysninger, som findes om medarbejderne, og her foretages de mest almindelige indberetninger. Der er adgangsbegrænsning til oplysningerne, således at du kun har adgang til de oplysninger, som din leder har godkendt. Brugeroprettelse bestilles i HR-afdelingen via en elektronisk blanket, som findes under HR/vejledninger. Du får adgang til Silkeborg Datas Personaleweb ved at klikke på ikonet: Herefter åbnes et velkomstbillede fra Silkeborg Data. Du kommer videre ved at klikke på Log ind via din arbejdsplads i feltet oppe i højre side. Du får så mulighed for at vælge Faxe Kommune. Faxe Kommune og så Herefter får du adgang til SD hjemmesiden for kunder. Forår 2013 Side 9 af 81

Når du er logget på hjemmesiden, har du mulighed for at få adgang til forskellige vejledninger og produkter. SD Personaleweb finder du under menupunktet Produkter, som vist på nedenstående billede. Hvis du kun har adgang til produktet SD Personaleweb, vil der ikke stå andre produkter. I menuen vælger du Produkter, og rullemenuen kommer frem. Herefter vælger du SD Personaleweb. Du kommer nu ind på startbilledet i SD Personaleweb. Forår 2013 Side 10 af 81

3. Sådan afslutter du SD Personaleweb Når du er færdig med dine forespørgsler/indberetninger i SD Personaleweb, skal du afslutte. Det gør du ved at klikke på Afslut i øverste venstre hjørne. Herefter kommer nedenstående billede frem, hvor du kan vælge mellem: Log af Du bliver logget helt af SD s hjemmeside. Luk Der bliver lukket for det vindue, du har åbnet. Fortryd Du vender tilbage til sidste billede. Forår 2013 Side 11 af 81

Forår 2013 Side 12 af 81

4. Søgning af medarbejder, afdeling eller institution I denne søgefunktion har du mulighed for at fremsøge en institution, afdeling eller medarbejder. Søgningen sker på alle de medarbejdere du har adgang til, og derfor også på tværs af institutioner og afdelinger. Det er vigtigt at du har søgt din medarbejder frem i søgeren, før du går videre med at arbejde i menuerne. Forår 2013 Side 13 af 81

Du starter din søgning i fanen "Person og sted". Det er muligt at skrive flere forskellige søgekriterier, for eksempel efternavn og tjenestenummer, eller afdelingskode. Du skal blot adskille ordene med et mellemrum eller et, (komma). Herefter vises de resultater der passer bedst til din søgning. Der vises 10 resultater ad gangen, og hvis du ikke ser de ønskede informationer kan det være nødvendigt at indtaste yderligere søgekriterier. Du vælger det fremsøgte resultat ved klikke på linjen og herefter trykke "enter". Herved fastholdes resultatet. Når der er fundet en medarbejder eller afdeling aktiveres fanen "Medarbejder på afdeling". Her har du mulighed for at se alle afdelingens medarbejdere. Når du har fastholdt en institution, afdeling eller medarbejder, kommer du videre ved at vælge en indgang i menuen til venstre eller via en af de genveje der er vist på forsiden. I dag / I går (i søgelinjen) "I dag" viser nuværende og fremtidige ansættelsesforhold, mens "I går" viser de ansættelsesforhold, som er afsluttet i går eller før. Du vil typisk skulle søge på "I dag", men hvis du for eksempel søger efter en fratrådt medarbejder, skal du anvende "I går". Genveje Der er lavet genveje til de mest anvendte funktioner i Personale Web. Når du har fremsøgt afdeling eller medarbejder kommer du hurtigt videre til en funktion ved at klikke på aktuel "kasse". Du kan også vælge at arbejde via den traditionelle menu i venstre side af skærmen. Uanset hvor du er, kan man altid komme tilbage til forsiden ved at trykke på linket i højre hjørne, eller trykke på F5 tasten. Forår 2013 Side 14 af 81

5. Generel navigation 5.1 Menu I venstre side kan du altid se din menu. Menuen kan foldes ud ved at trykke på plus ud for Medarbejderdata og Indberetning. Du vil kun se de muligheder, du har adgang til. Menu foldet sammen: Menu foldet ud: 5.2 Medarbejderoversigt Via menuen i venstre side af billedet kan Medarbejderoversigten tilgås. Hvis tjenestenr. starter med 0 eller 1 er det en månedslønnet person, hvis det starter med 8 er det en timelønnet person. Forår 2013 Side 15 af 81

Hjælp Hvis du fører markøren hen over, får du en forklaring til det aktuelle skærmbillede. Flere afdelinger Hvis du har adgang til flere afdelinger, er der en rulleliste, hvor du kan vælge mellem de afdelinger, du har adgang til. Tryk på den lille pil og rul ned til den ønskede afdeling. Billedet skifter automatisk til den valgte afdeling, så afdelingens medarbejdere kommer frem. Der findes kun medarbejdere på afdelinger, der har en 4 cifret kode. Dato for oplysningerne Alle oplysninger gælder pr. den dato/periode, som står i datofelterne. Hvis du ønsker at se oplysninger pr. en anden periode/dato, skal du vælge det i feltet periode eller udfylde datofelterne. I datofeltet kan du enten skrive en fra/til dato eller bruge kalenderfunktion lige til højre herfor. Slut af med at trykke på Enter eller på knappen Søg. Det er ikke muligt at se eller ændre i data, der ligger før 01.04.2013, hvis der forsøges søgt på disse, vil du få besked om, at oplysningerne skal søges i det tidligere lønsystem. Ved behov skal du kontakte din lønkonsulent i HR-afdelingen. Hvilke medarbejdere ønsker du at se oplysninger for? Du har mulighed for at få dine medarbejdere vist i følgende grupperinger: Ansat ikke i løn (0) Personer som er oprettet, men ikke sat i løn I løn (1) Ansat Orlov (3) Midlertidig ude af løn (fx barsel uden løn) Fratrådt (7,8,9). 7 = Emigreret eller død, 8 = Fratrådt, 9 = Pension. Vælger du I løn eller Orlov, får du vist alle de ansatte, der har denne status på den dag, der står i datofeltet. Vælger du Fratrådt, får du vist samtlige fratrædelser én måned frem i tiden. Hvis en person fx fratræder 1/5 2013, kan du se personen på oversigten, hvis gældende fra dato er mellem den 1/4 2013 og den 1/5 2013. Sortering af medarbejderoversigten I personaleoversigten kan du sortere listen over dine medarbejdere i stigende orden, ved at klikke på overskrifterne: Navn Cpr.nr. Tjenestenr. Stilling Ændres pr. Status Timer Klikker du en gang mere på den samme overskrift, sorteres listen i faldende orden. Forår 2013 Side 16 af 81

6. Forespørgsel på medarbejderdata I Medarbejdere på afdeling skal du klikke på den medarbejder, du ønsker at se oplysninger på. Når du har valgt en medarbejder, står medarbejderens navn øverst i billedet. Du kan skifte mellem medarbejderne ved at trykke på den lille pil og vælge en anden person. Hvilke oplysninger kan du se? Under medarbejderdata kan du se forskellige oplysninger om dine medarbejdere. Du kan vælge mellem følgende punkter i menuen: Medarbejder Ferieoplysninger Fraværsoplysninger Lønsammensætning Lønberegning Senior- og fritvalgsordning. 6.1 Medarbejder Når du har valgt en person i søgefeltet, vælger du Medarbejder : På dette skærmbillede kan du på fanen Person bl.a. se medarbejderens navn og adresse. Navn og adresse ajourføres via folkeregistreret. Forår 2013 Side 17 af 81

Forår 2013 Side 18 af 81

Fanen Ansættelse indeholder bl.a. oplysninger om medarbejderens ansættelsesdato, ugentligt timetal og arbejdssted. Du kan se på start- og slutdato (i eksemplet 01.05.2010-31.12.9999) fra hvornår og til hvornår oplysningerne er gældende. Datoen 31.12.9999 betyder uendeligt og fortæller, at disse oplysninger gælder indtil videre. Du kan vælge en anden periode ved at klikke på pilen efter startdatoen. Når du har valgt en anden periode, vil oplysningerne ændre sig. Forår 2013 Side 19 af 81

Fanen Løn indeholder oplysninger om overenskomst, pensionskasse, anciennitetsdato samt grundløn og tillæg. Hvis der ved nogle af trinene eller tillæggene står MODREGNING, så kan det være nødvendigt at gå ind i Lønsammensætning og bestille en lønsimulering for at se, hvilke tillæg/trin der sker modregning på. Ved alle tillæg og trin ses en parentes, som indeholder et af følgende: (SD), (LØN) eller (MAN) Ud af det, kan man læse hvad grundlaget for tildelingen af trinet/tillæg er. (SD) = Centralt aftale dvs. overenskomsterne (LØN) = Forhåndsaftale (MAN) = Individuelt Forår 2013 Side 20 af 81

På fanen Procentfordeling kan du se, hvordan lønnen er fordelt på én eller flere afdelinger. Mht. fanen Personalesag, henvises der til dokumentet vedr. SBSYS og brevskabeloner. Forår 2013 Side 21 af 81

6.2 Forespørgsel på ferieoplysninger I menuen vælger du Ferieoversigt : Du kan her se en samlet ferieoversigt over restferie på den valgte afdeling. Listen indeholder både personer, der er I løn og Orlov. Hvis du vil se detaljerede oplysninger om en enkelt person, klikker du på linjen for personen, og du kommer direkte over på feriebilledet for personen. Du kan skifte afdeling, og du kan også skifte ferieår. Du kan klikke på og for at få en oversigt. HR-afdelingen udsender ikke restferielister. Der skal løbende ske opfølgning på medarbejdernes ferie via denne ferieoversigt. Hvert år efter 30. september skal det kontrolleres at hovedferien er indberettet. Vejledning i, hvordan evt. restferie håndteres ved ferieårets udløb, findes på intranettet. Aktuel feriesaldo vil blive overført fra KMD og vil fremgå på dette billede sidst i april 2013. Forår 2013 Side 22 af 81

Ferieoplysninger Når du har valgt en person i medarbejderoversigten, vælger du Ferieoplysninger : Her kan du se oplysninger om start- og restsaldi for hhv. ferietimer og 6. ferieuge. Hvis en medarbejder har overført ferie fra et ferieår til et andet ferieår, kan du også se saldoen på billedet. NB: I forbindelse med overgangen til Silkeborg Løn skal du være opmærksom på, at du først kan se feriesaldi sidst i april 2013. Klikker du på Vis ferieregnskab, får du en oversigt over, hvilke datoer der er registreret ferie på. Alle saldi ajourføres i lønsystemet hver onsdag. Ferietimer registreret i SD Personaleweb efter denne dato vises som planlagt ferie i ferieregnskabet indtil næste tirsdagskørsel. Forår 2013 Side 23 af 81

6.3 Fraværsoplysninger Når du har valgt en person i medarbejderoversigten, vælger du Fraværsoplysninger : Her kan du se saldoen for omsorgsdage, afholdte omsorgsdage, sygedage og barns 1. og 2. sygedag m.m. Sidste dag med fravær Hvis du klikker på 1 i feltet Omsorgsdage afholdte i år, åbner der sig et nyt vindue, som viser, hvornår dagen er afholdt. (se billede på næste side) Du kan se, hvilke datoer, der fx er registreret sygdom på, ved at klikke på tallet. Hvis der står et d i et felt, betyder det, at der er registreret en delvis sygedag. Det er sygdom og arbejdsskade, der tæller med i sygeperioder. Forår 2013 Side 24 af 81

Saldi er ajourført hver onsdag. Du skal derfor være opmærksom på datoen Opgjort den. Evt. fraværstimer registreret efter denne dato, er ikke med i saldoen. Forår 2013 Side 25 af 81

6.4 Lønsammensætning Når du har valgt en person i medarbejderoversigten, vælger du Lønsammensætning : I Lønsammensætning kan du bl.a. se, hvilket grundlønstrin og hvilke tillæg medarbejderen får. Hvis du klikker på teksten Lønsimulering, kan du se, hvad grundlønstrin og tillæg svarer til i kroner. Du kan også her fiktivt fx ændre ugentlig arbejdstid på medarbejderen, og dermed få beregnet konsekvensen for både medarbejder og arbejdsgiver. Forår 2013 Side 26 af 81

Personens ugentlige arbejdstid er 37 timer, men det ændres nu fiktivt til 30 timer. Forår 2013 Side 27 af 81

Du kan se resultatet af beregningen med 30 timer under overskriften Med fiktive ændringer, mens resultatet med 37 timer kan ses under overskriften Uden fiktive ændringer. Under overskriften Forskel kan du se differencen mellem de 2 beregninger. Resultat af en lønsimulering: Simuleret resultat = 30 timer om ugen Nuværende løn = 37 timer om ugen Ændringens økonomiske konsekvenser Hvis du stiller markøren på linjen Arbejdsgiver følgeomkostninger, kan du se, hvad det består af. NB: Lønsimulering virker kun som regnemaskine og ændrer intet på personens ansættelsesforhold. Forår 2013 Side 28 af 81

6.5 Senior- og fritvalgsordning Når du har valgt en person i medarbejderoversigten, vælger du Senior- og fritvalgsordning : Dette billede er kun relevant for personer, som ifølge deres overenskomst er omfattet af reglerne vedrørende seniorordning og fritvalgsordninger. Information findes på intranettet. Du kan her se, hvor mange seniortimer/fritvalgstimer en medarbejder har optjent og hvor mange timer, der er tilbage. Seniortimerne nedskrives i samme øjeblik, som registreringen sker. Forår 2013 Side 29 af 81

Forår 2013 Side 30 af 81

7. Indberetning af fravær, seniortimer og ferie Du skal indberette fravær og ferie her. Tjenestenummer er indgang til alle indberetninger. Du kan vælge mellem følgende punkter i menuen: Fravær Oversigt 7.1 Indberetning fravær NB: Dette afsnit gælder ikke personer, som planlægges via SD Tjenestetid eller TRIO og LARA Du kan indberette fravær på følgende måder: Med første og sidste fraværsdag Du kan også nøjes med at indberette sygdom med 1. fraværsdag, hvis du ikke kender sidste fraværsdag. HUSK: Det er dine indberetninger af sygdom, der sikrer at der dannes dagpengeskema, som efterfølgende skal bruges til at søge refusion. Det er derfor VIGTIGT, at du indberetter 1. sygedag straks, du kender den. Indberetning Når du har valgt en person i medarbejderoversigten, vælger du fravær : Herefter får du nedenstående billede til indtastninger af fravær: Eksempel på indberetning af sygdom (lønart 790) den 01.10.2009: Forår 2013 Side 31 af 81

Årsag Du kan taste lønarten, hvis du kender den. Ellers vælger du fraværsårsagen i rullelisten fx: Sygdom Delvis syg (kendes i dag som nedsat tjeneste). Benyttes når en medarbejder genoptager arbejdet delvist i en periode. Skal registreres af HR-afdelingen. Kontakt Multiteam. Barns 1. og 2. sygedag Omsorgsdag (der skal ikke indberettes, hvilket barn omsorgsdagen vedrører) 56 refusion, bruges når medarbejderen er fraværende pga. lidelsen nævnt i aftalen. En 56 indgås mellem arbejdsgiveren, medarbejderen og dennes bopælskommune. Barns hospitals indlæggelse og Alvorligt syge børn. Hvis en af disse fraværsårsager anvendes skal lønkonsulenten orienteres, så der kan søges dagpengerefusion. (HRafdelingen får ikke automatisk besked). Arbejdsskade Tjenestefri med løn (bruge ved registrering af fri i følgende tilfælde: eget bryllup, egen fødselsdag (50, 60 og 70 år), eget jubilæum (25, 40 og 50 år), sygdom, død og begravelse i nærmeste familie, læge- og tandlægebesøg samt ambulant behandling (såfremt anden løsning ikke er mulig), deltagelse i retsmøder og ved vidneindkaldelse, indkaldelse til session, indkaldelse som donor eller deltagelse i valghandling.) Ferie og 6. ferieuge Seniortimer VIGTIGT: Delvis syg (nedsat tjeneste) indberettes fortsat pr. mail til Multiteam, som så vil indberette det, således vi kan styre, at vi får de korrekte refusioner hjem. Forår 2013 Side 32 af 81

Første fraværsdag I dette felt skriver du datoen for første fraværsdag eller klikker på ikonet ved siden af feltet for at vælge datoen. Hvis du bruger en af fraværsårsagerne sygdom og 56 refusion, arbejdsskade kan du nøjes med at udfylde første fraværsdag åbent fravær. Hvis du gør det, bliver indberetningen stående på billedet Oversigt, indtil sidste fraværsdag er blevet indberettet. Har du indberettet fravær frem i tiden, får du denne fejlmeddelelse: Der er allerede registreret fravær for en del af denne periode. Du bliver så nødt til at sætte en slutdato på for det fravær, du indberetter. Antal fraværsdage Antal dage dannes automatisk, når du taster sidste fraværsdag. Sidste fraværsdag Du taster sidste fraværsdag samtidig med, at du taster 1. fraværsdag, hvis du kender datoen. Ellers står feltet tomt, indtil du kender datoen. Når du kender sidste fraværsdag, åbner du oversigten med indberetning, klikker på indberetningslinjen for den aktuelle medarbejder, og fraværsbilledet bliver åbnet. Du kan nu taste sidste fraværsdag. Ved raskmelding skal sidste sygedag indberettes straks ellers bliver der udskrevet forkert DP-skema. Antal fraværstimer Dette felt bruges kun til indberetning af ferietimer. Forår 2013 Side 33 af 81

7.2 Indberetning af ferie NB: Dette afsnit gælder ikke personer, som planlægges via tjenestetid. Automatisk feriedannelse For folkeskolelærere og ungdomsskolelærere er personerne sat op, så der automatisk registreres ferie. For disse personer skal der IKKE indberettes ferie. Det er kun 6. ferieuge lønart 752, der skal indberettes for disse personer. Ferieindberetning Ferie indberettes i timer umiddelbart forud for feriens afholdelse eller umiddelbart efter. Du kan bruge lønarterne: Ferie Lønart 730 Ferietimer 6. uge Lønart 752 Indberettet ferie trækkes i rækkefølgen: 1. Ferie med løn 2. Ferie uden løn 3. Ferietimer 6. uge Hvis 6. ferieuge afholdes inden ferie uden løn, skal du huske at bruge lønarten 752 Ferie skal KUN indberettes med første fraværsdag og antal fraværstimer. Se eksempel nedenfor. Eks. På indberetning af 37 timers ferie til uge 42 (fra 12-16.10.2009): Forår 2013 Side 34 af 81

7.3 Barsel/Adoption NB: Dette afsnit gælder OGSÅ personer, som planlægges via tjenestetid. Her indberetter du barsels- og adoptionsorlov samt graviditetskomplikationer/graviditetsgener. For kvinder på orlov, skal du vælge fraværsårsagen og taste datoen i feltet Dato for forventet fødsel. Du skal herefter gå ind i Oversigten, klikke på linjen og du får nu ovenstående billede, som viser dig første og sidste fraværsdag, samt antal fraværsdage. Feltet Dato for fødsel bliver automatisk opdateret fra CPR-registeret. Feltet Sidste fraværsdag udfylder du, når fraværsårsagen er graviditetskomplikationer, og når mænd har orlov. For kvinder udfylder vi automatisk (26 uger), når dato for fødsel er udfyldt. Blanketten Anmeldelse af graviditet (findes i Dafolo blanket nr. 1276) skal desuden udfyldes og sendes til lønkonsulenten sammen med kopi af vandrejournalen. Senest 8 uger efter fødslen skal medarbejderen fremsende udfyldt barselsaftale (Dafolo blanket nr. 7846). Indberetningen af perioden med barsel uden løn sker i HR-afdelingen. Forår 2013 Side 35 af 81

Forår 2013 Side 36 af 81

8. Indberetning af engangsydelser Du skal indberette engangsydelser/variable ydelser her. Tjenestenummer er indgang til alle indberetninger. Du kan vælge mellem følgende punkter i menuen: Merarbejde Masseindberetning Oversigt Indberetning af merarbejde (merarbejde, arbejdsbestemte tillæg, kørsel, afspadsering m.m.) I menuen vælger du punktet Merarbejde : Eks. på indberetning af 2 overtimer 14.10.2011. OBS på datering af indberetningerne. Hvis det er et samlet antal enheder du indberetter, skal du altid datere det med d. 1/x-xx i den måned tillæggene er optjent i. Stillingskode, tjenestekode og kontonr. må kun anvendes efter aftale med HRafdelingen. Forår 2013 Side 37 af 81

Hvis du har adgang til at godkende, kan du give indberetningen status Godkendt ved at klikke i dette felt nederst på siden. Indberetningen vil først komme med i lønnen, når den er blevet godkendt. Hvis du ikke har adgang til at godkende, vil feltet være gråt. VIGTIGT: Du bør aldrig lave indberetninger frem i tiden. Frister Nedenstående skema viser, hvornår sidste frist for indtastning og godkendelse af merarbejde, overarbejde, arbejdsbestemte tillæg, kørsel m.m. er, for henholdsvis timelønnede og månedslønnede. Det er meget vigtigt, at du overholder disse frister, da dine medarbejdere ellers ikke får eventuelle engangsydelser/variable ydelser til rette tid. Indtastning og godkendelse skal være gjort inden kl. 17.30 på nedenstående datoer. Måned: Timelønnede: Månedsløn: Januar 2013 Tirsdag d. 15. januar Tirsdag d. 15. januar Februar 2013 Tirsdag d. 12. februar Tirsdag d. 12. februar Marts 2013 Tirsdag d. 12. marts Tirsdag d. 12. marts April 2013 Fredag d. 5. april Tirsdag d. 16. april Maj 2013 Fredag d. 10. maj Tirsdag d. 21. maj Juni 2013 Fredag d. 7. juni Tirsdag d. 18. juni Juli 2013 Fredag d. 5. juli Tirsdag d. 16. juli August 2013 Fredag d. 9. august Tirsdag d. 20. august September 2013 Fredag d. 6. september Tirsdag d. 17. september Oktober 2013 Fredag d. 11. oktober Tirsdag d. 15. oktober November 2013 Fredag d. 8. november Tirsdag d. 12. november December 2013 Fredag d. 6. december Tirsdag d. 10. december Masseindberetninger NB: Dette afsnit gælder ikke personer, som planlægges via SD Tjenestetid, TRIO og LARA. Du kan indberette de samme typer af indberetninger på Masseindberetning, som du kan på billedet Merarbejde, det vil fx sige: Overarbejde Kørsel Ferie Se eksempler på de næste sider. Om billedet masseindberetning Masseindberetning er designet til store mængder af indberetninger. Det betyder fx, at Der er plads til mange indberetninger på samme side og Genvejstasterne er lagt, så du kan indberette uden brug af mus. Genvejstasterne står senere i dette afsnit. Forår 2013 Side 38 af 81

I menuen vælger du punktet Masseindberetning : Indberetning til flere personer: Forår 2013 Side 39 af 81

Overskriftslinjen kan aldrig være en indberetning i sig selv, men kan bruges til at forudfylde efterfølgende indberetninger. Hvis du skal bruge det du har skrevet i overskriftslinjen, skal du huske at markere HUSK overskriftlinje. Hvis du markerer i Vis alle kolonner, åbner indberetningsbilledet sig op, således at du kan indberette afvigende tjenestekode fx 1, for at få din indberetning konteret på din vikarkonto. Stillingskode, tjenestekode og kontonr. må kun anvendes efter aftale med HRafdelingen. Du har først foretaget en indberetning i det øjeblik, du har udfyldt en af de 10 indberetningslinjer og klikker på Gem eller trykket på Enter. Forår 2013 Side 40 af 81

Flere indberetninger til samme person: Du skal være opmærksom på, hvis du fx. indberetter kørsel til hver dag, vil der på lønsedlen vises en linje pr. dag. Her vil det være en fordel kun at indberette en gang pr. uge eller en gang pr. måned. Forår 2013 Side 41 af 81

Samme slags indberetning til mange personer. Dog med enkelte afvigelser i dato, lønart og antal. Du skal være opmærksom på, at indberetninger foretaget via Masseindberetning er godkendt på forhånd ligesom på Fraværsbilledet. Masseindberetningsbilledet er lavet, så det skal være nemt at lave mange indberetninger. Der er derfor lagt vægt på at gøre det nemt at bruge billedet uden at bruge musen. Vi har desuden samlet alle genvejstaster på det numeriske tastatur, så du kan indberette med én hånd. Det numeriske tastatur er tal-tastaturet yderst til højre på dit tastatur. Forår 2013 Side 42 af 81

9. Blanketter og arkivering Blanketter udfyldes som hidtil og findes fortsat i Dafolo, hvor de er blevet tilrettet i forhold til vores nye lønsystem Silkeborg Data/Personaleweb. Det er derfor vigtigt, at I får kasseret alle gamle blanketter, I har liggende i jeres skuffer og får smidt dem ud. Oplysningerne tastes nu direkte på ansættelsesstedet i Personaleweb og opbevares i 5 år på stedet, hvorefter de kan smides ud. Blanketterne skal fortsat være underskrevet af både leder og medarbejder. Ved indberetning af engangstillæg, som f.eks. ekstratimer, kørsel, m.v. skal I være MEGET opmærksomme på datoer. Hvis lønperioden hedder 1-30. april, og I indberetter det den 2. maj, vil systemet forslå datoen 2. maj, hvilket medfører, at det først kommer med i næstfølgende lønkørsel så husk at ændre datoen. Husk at regler om udfyldelse af kørselsblanketter fortsat skal overholdes. Blanketter som lønaftaler, kørselsbemyndigelser, fri telefon m.v. skal journaliseres i Personalesagen i SBSYS, hvorimod blanketter med kørsel og timeopgørelser skal opbevares i 5 år. Forår 2013 Side 43 af 81

Forår 2013 Side 44 af 81

10. Genvejstaster På det numeriske tastatur ligger genvejstasterne sådan: * Gange -tasten åbner drop-down til det felt, din markør står i / Divisions -tasten kan du bruge til at bladre ned i din drop-down. + Plus -tasten fungerer som din tabulator. Det vil sige, at du med Plus -tasten kan springe til næste felt. Enter Enter er din udfør-tast. Det vil sige, at du kan bruge den til at vælge med, når du er inde i en drop-down. Når du ikke er i en drop-down, kan du bruge den til at sende dine indberetninger af sted med. Øvrige genvejstaster: ½ Ctrl + Home Ctrl + End Piletast ½ -tasten i venstre side af tastaturet kan også bruges til at åbne drop-down med. Ctrl + Home viser den øverste del af siden. Ctrl + End viser den nederste del af siden. Du kan bevæge dig rundt imellem linjer og felter ved at bruge piletasterne. Hvis du ønsker at bruge piletasterne i det numeriske tastatur, skal du slå Num Lock - tasten fra. Forår 2013 Side 45 af 81

Forår 2013 Side 46 af 81

11. Oversigt samt ændring eller sletning af fravær, ferie og engangsydelser 11.1 Oversigt over indberetninger Du åbner oversigtsbilledet ved at vælge punktet Oversigt under menupunktet Indberetning. Øverst i billedet står, hvilken afdeling du har valgt at kikke på. Du kan evt. skifte til en anden afdeling. Nederst på billedet kan du se al fravær, som endnu ikke er afsluttet og det fravær, som er afsluttet inden for de sidste 3 måneder, samt engangsydelser/variable ydelser. Eksempel på oversigtsbillede: Forår 2013 Side 47 af 81

På dette skærmbillede kan du Åbne/ændre en indberetning. Når en medarbejder kommer tilbage fra sygeperiode, kan du åbne fraværet ved at klikke på personen og taste sidste sygedag. Du kan også ændre i en tidligere indberetning for oversigten. Du skal så kun skrive det nye antal i fx kørsel. Der vil automatisk blive lavet en regulering af den tidligere indberetning, og denne vil ligge som kursiv i oversigten. Den nye indberetning vil også ligge i oversigten. Navn I navnefeltet kan du vælge et navn på en medarbejder, eller du kan vælge punktet Alle. Det er kun muligt at se ansatte fra den valgte afdeling i rullelisten. Årsag I feltet Årsag kan du fra rullelisten vælge det, som du ønsker at søge på, eller du kan vælge Alle. Indberetter I feltet Indberetter kan du fra rullelisten vælge at se indberetninger en bestemt person har foretaget eller du kan vælge Alle. Vis alle kolonner Hvis indberetningen indeholder flere informationer, end dem der umiddelbart kan ses af indberetningsoversigten, kan du vælge vis alle kolonner, og der kommer yderligere 5 kolonner i indberetningsoversigten. Godkendt I feltet Godkendt kan du vælge imellem: Ja Nej Alle Hvis du vælger Ja, får du vist de indberetninger, der er blevet godkendt. Hvis du vælger Nej, får du vist de indberetninger, der endnu ikke er blevet godkendt. Hvis du vælger Alle, får du vist begge typer af indberetninger. Som udgangspunkt er der valgt Alle. Indberetningstype Her kan du vælge, om du ønsker at se Alle indberetninger, Fraværsperioder eller Øvrige indberetninger. Øvrige indberetninger fra de sidste 3 måneder I dette felt kan du vælge, om du ønsker at se indberetninger, der er behandlet/afsluttet inden for de seneste 3 måneder ved at klikke på feltet. Du vil ikke kunne se fraværsindberetninger som sygdom mv., men derimod indberetninger med kørsel, ekstratimer, ferie o. lign. Søg Når du har udfyldt dine søgekriterier, skal du klikke på Søg. Resultatet af søgningen bliver vist i listeform. Forår 2013 Side 48 af 81

Listen Listen indeholder følgende oplysninger: Godkendt Hvis du ønsker at godkende en indberetning, skal du klikke i dette felt. Godkendelsen finder først sted, når du har klikket på Gem nederst på siden. NB: Alle fraværsregistreringer er automatisk godkendt til løn Slet Hvis du ønsker at slette en indberetning, skal du sætte flueben ud for Jeg ønsker at slette indberetning(er). Herefter skal du klikke i slet ud for den indberetning, du ønsker at slette. Sletning finder først sted, når du har klikket på Gem nederst på siden. Kontakt HR-afdelingen, hvis du ikke kan slette indberetning. Navn Navnet på den medarbejder, indberetningen vedrører. Dato Første fraværsdag. Årsag Her står årsagen til fraværet. I parentes står koden for indberetningen. Fx sygdom (790). Indberettet Antal fraværsdage / antal enheder. Indberetter Brugernavn på den der har lavet indberetningen. Tidspunkt Dato hvor indberetningen er lavet. Når listen udvides til at vise alle kolonner kommer følgende oplysninger: Afvig.afdeling Hvis der er lavet en indberetning til en afvigende afdeling, vises afdeling her. Kontonr. Her står kontonr., hvis det er indberettet. Fraværspct Hvis fx sygdom er indberettet med en fraværsprocent, vises det her. Tjkode Hvis der er brugt tjenestekode, vises den her. Stillingskode Hvis der er brugt en stillingskode, vises den her. Alle Klikker du på feltet Alle neden under rækken af Godkendt-knapper, bliver der sat godkendt-markeringer i felterne ud for alle indberetninger. Din godkendelse finder først sted, når du har klikket på Gem. Fraværsdage bliver automatisk godkendt. Forår 2013 Side 49 af 81

11.2 Sletning af tidligere indberetning Jeg ønsker at slette indberetning(er) Hvis du vil slette indberetninger, skal du først markere i dette felt så bliver slettefelterne ud for de enkelte indberetninger låst op. Eksempel på oversigtsbillede: Gem Når du klikker på Gem, gemmes de ændringer, du har lavet fx godkendelser, sletninger og indberetninger. Du skal altid klikke på Gem, når du har tastet oplysninger, du ønsker bliver gemt og dermed videresendt til lønsystemet. Hvis du er i tvivl om, du har gemt dine ændringer, så klik en ekstra gang på Gem. Der sker ikke nogen dobbeltregistrering. Små fif Ved at klikke på overskrifterne i Oversigt kan listen sorteres, klik fx på dato, og listen bliver sorteret i datoorden. Klikker du en gang mere på den samme overskrift, sorteres listen i omvendt rækkefølge. Når du vælger vis alle kolonner, er det en fordel at lukke ruden til venstre, så du kan se flere kolonner på skærmen. Du lukker/åbner ruden ved at klikke på den lille firkant øverst til venstre på skræmbilledet. På indberetningsbillederne kan du, uanset hvor du står på billedet, Hoppe med Alt + T til tjnr. Feltet. Bruge Tab-tasten til at hoppe til næste felt Trykke Alt + G eller tryk på Enter for at gemme. Forår 2013 Side 50 af 81

11.3 Ændring af tidligere indberetning Der er fejlagtigt indberettet et forkert antal kilometer i kørsel. For at rette, skal du i oversigten markere, at du ønsker at se øvrige indberetninger fra de sidste 3 mdr. og klik på Søg. Herefter finder du personen, der skal have ændret noget, og åbner linjen med indberetningen, som skal ændres. Eks. Dorte Nedergaard Hansen skal have ændret i indberetningen foretaget den 20.06.2008. Der er i første omgang indberettet Kørsel indtil 20.000 km (915) på 100,00 enheder. Det skulle i stedet have været 180,00 enheder. Når du har åbnet indberetningen, skal du kun ændre antallet til 180,00 i den eksisterende indberetning. Klik herefter på Gem. Herefter vil der blive lavet en regulering. På oversigten vil der nu ligge 2 linjer med rettelsen. Linjen med kursiv er den regulering, der bliver lavet af den oprindelige indberetning. Og den anden linje er den ny indberetning. Begge kommer med til næste lønudbetaling. Forår 2013 Side 51 af 81

Forår 2013 Side 52 af 81

12. Lønarter alfabetisk Tekst: Lønart: Fravær: 56 sygdom 525 Afspadsering 900 Arbejdsskade 590 Barns 1. og 2. sygedag 910 Delvis sygdom med dagpengerefusion 526 Ferie 730 Ferie 6. uge 752 Graviditetskomplikationer 780 Kursus 680 Løntræk (drypvis barsel) 755 Omsorgsdag 520 Sygdom 790 Tjenestefri med løn 760 Tjenestefri uden løn 750 Øvrige: 1., 2. og 3. ledighedsdag 530 Aften-nattillæg 170 Delt tjeneste (plejepersonale) 190 Delt tjeneste (pædagoger) 193 Ekstratimer til afspadsering 720 Ekstratimer til udbetaling og timelønnedes timer 110 For sent varslet over-/merarbejde 960 Kolonitillæg 860 Kørselsgodtgørelse under 20.000 km 915 Kørselsgodtgørelse over 20.000 km 916 Kørselsgodtgørelse under 20.000 km (skattepligtig) 921 Kørselsgodtgørelse over 20.000 km (skattepligtig) 922 Nattillæg 178 Omlagte normaltimer varslingsgodtgørelse 800 Overarbejde + 50 % til udbetaling 200 Overarbejde + 50 % til afspadsering 300 Overarbejde + 100 % til udbetaling 210 Overarbejde + 100 % til afspadsering 310 Overarbejde + 50 % (timen til afsp. tillægget til udb.) 370 Overarbejde + 100 % (timen til afsp. tillægget til udb.) 390 Søndagstillæg til afspadsering 340 Søndagstillæg til udbetaling 240 Weekend-tillæg 160 Forår 2013 Side 53 af 81

Forår 2013 Side 54 af 81

13. Ansættelse af ny medarbejder 13.1 Fanen Person Du skal oprette alle nye medarbejdere via SD Personaleweb. Eneste undtagelse er personer ansat i løntilskud. Disse oprettes af HR-afdelingen via oplysninger fra Jobcenteret. Tryk på Medarbejderdata og punktet Ny medarbejder. Her taster du personens CPR-nummer og klikker på Søg. Medarbejderens navne- og adresseoplysninger vil herefter blive hentet fra CPR-registret og indsat i de respektive felter. Privat telefon nr. og e-mail kan angives. Jubilæumsdatoen beregnes af HRafdelingen. Feltet benyttes ikke Du fortsætter herefter din oprettelse ved at klikke på boksen: Forår 2013 Side 55 af 81

13.2 Fanen Ansættelse Må ikke benyttes Må ikke benyttes Du kommer over på fanen Ansættelse, her taster/vælger du følgende felter: Startdato Ansættelsesform Timer Arbejdssted Stillingskode Ansættelsesform Der kan vælges mellem følgende ansættelsesformer: Månedslønnet = Bagudlønnet. Månedslønnet Vikar = Tidsbegrænset ansættelse. Timelønnet = Ansatte med en gennemsnitlig ugentlig arbejdstid på under 8 timer, eller ansat til højest 1 måneds beskæftigelse. Alle medarbejdere, der oprettes via SD Personaleweb bliver oprettet som bagudlønnede. Hvis du ansætter en medarbejder, der skal være forudlønnet, er det vigtigt, at dette noteres i kommentarfeltet, så din lønkonsulent kan registrere dette. Timer For enkelte faggrupper er timer pr. uge for en fuldtidsansat ikke lig 37 timer. Fx for tandlæger (35 timer), dagplejer (48 timer), musikskolelærer (25 timer) og pædagogstuderende (30 timer). Arbejdssted Afdelingen, hvor medarbejderen skal ansættes, vælges. Kun afdelinger med en 4-cifret kode må vælges. For afdelinger, der anvender Tjenestetid er det vigtigt, at den underafdeling/plan, som medarbejderen skal være på vælges. Stillingskode I rullepanelet findes de stillingskoder, som allerede anvendes på afdelingen. Hvis ikke den ønskede kode findes trykkes på og efterfølgende vil rullepanelet indeholde alle stillingskoder. Forår 2013 Side 56 af 81

Præsterede timer Ved ansættelse, fratrædelse eller ændring af timetal på andre dage end den 1. i måneden skal det udbetales løn for arbejdstimer i ansættelsesperioden. Ved arbejdstimer i ansættelsesperioden forstås såvel præsterede arbejdstimer som timer på søgnehelligdage og på aftalemæssigt fastlagte fridage i den del af måneden, hvor pågældende er ansat. Ved aftalemæssigt fastlagte fridage forstås de dage, der ved den enkelte kollektive aftale eller overenskomst er fastsat som hel eller delvis fridag, fx 1. maj eller 1. maj fra kl. 12. Det vil sige at arbejdstimerne ikke må opgøres med eksempelvis en gennemsnitlig daglig arbejdstid på 7,4 timer. Kommentar til HR-afdelingen: I tekst feltet Kommentar til HR-afdelingen kan du skrive en meddelelse om den ansatte til HR-afdelingen. Der skal i kommentarfeltet angives oplysninger om følgende: Straffe- og børneattest er set og ok. Ved tidsbegrænset ansættelse skal noteres, hvad årsagen til vikariatet er og hvem medarbejderen vikarierer for. Hvis ansættelsen er begivenhedsbegrænset (enten pga. barsel eller sygdom) Angiv, hvis medarbejderen ikke skal have prøvetid. Angiv årsagen, hvis stillingen ikke er slået op. Ved arbejde i blandede vagter skal timefordelingen pr. uge i dag-, aften- og nattevagt angives. Hvis der er tale om en forudlønnet medarbejder. Hvis der er tale om ansættelse i seniorjob, fleksjob eller skånejob. Hvis der skal udbetales beklædningsgodtgørelse eller cykelgodtgørelse. Hvis lønnen skal konteres på vikarkontoen eller anden særlig kontering. Hvis der skal ske udkontering af lønudgiften. (f.eks. 2 afdelinger deler udgiften) Hvis der skal ske registrantkontering. (angiv borgerens cpr.nr.) Hvis en månedslønnet medarbejder ønsker at anvende bikort. Hvis en timelønnet medarbejder ønsker at anvende hovedkort. Hvis en timelønnet medarbejder er ansat på et fast timetal pr. uge, angives antal timer. Ved ansættelse af dagplejer: Er børneattest på ægtefælle, samlever, hjemmeboende børn og andre, bosiddende hos dagplejeren, forevist? Øvrige bemærkninger og informationer, som er vigtige i forbindelse med ansættelsen. Opret Du klikker herefter på Opret og medarbejderen er oprettet i lønsystemet, men endnu ikke sat i løn. Lønnen vil først blive udbetalt til medarbejderen, når lønkonsulenten har godkendt oprettelsen. Forår 2013 Side 57 af 81

Ansat andet sted i kommunen eller genansat Hvis du taster et CPR-nummer på en person, som er ansat et andet sted i kommunen eller tidligere har været ansat i kommunen, får du følgende: Kontakt HR-afdelingen, hvis du får en melding om, at der allerede er et ansættelsesforhold. Du må IKKE fortsætte oprettelsen af ny medarbejder, hvis du får en melding om, at der allerede er et ansættelsesforhold. Undtagelse vedr. timeløn Hvis du i forbindelse med oprettelsen af en timelønnet medarbejder, støder på ovenstående meddelelse, skal du altid trykke på: Du behøver altså ikke i denne situation kontakte HR-afdelingen. Forår 2013 Side 58 af 81

13.3 Fanen løn Når du klikker på fanen Løn, taster/vælger du følgende felter: Stillingsbetegnelse Overenskomst Lønklasse/pension Anciennitetsdato (Beregnes af HR-afdelingen. Husk at indsende dokumentation for tidligere beskæftigelse.) Tildel lønaftale For hhv Stillingsbetegnelse, Overenskomst og Lønklasse, vises kun de forekomster, som bruges på afdelingen i forvejen. Hvis du fx skal bruge en ny overenskomst, kan du finde samtlige forekomster og ikke kun dem, der bruges på afdelingen, ved at trykke på F knappen. Indplaceringen bekræftes med det samlede grundlønstrin og evt. tillæg fra lønklassen. Forår 2013 Side 59 af 81

Vagttyper Hvis overenskomst og lønklasse er omfattet af særlige arbejdstidsregler (f.eks. SOSUpersonale og sygeplejersker), skal du i feltet vagttype vælge mellem følgende vagttyper: Blandede vagter (0) Nattevagter (1) Dagvagter (2) Aftenvagter (3) Vagttypens værdi afgør, hvilken honorering vi skal give på specielle dage (1. maj, Grundlovsdag, Juleaften og Nytårsaften). For timelønnede tilkaldevikarer vælges altid Blandede vagter. Tillæg jf. forhåndsaftale og overenskomst Via knappen Tildel fælles lønaftale kan tillæg, der gives iht. forhåndsaftale eller overenskomst indberettes. Dette billede kommer frem og der vælges hvilken type tillæg, der skal tildeles: Når typen er valgt, vælges under Lønaftale det tillæg, der ønskes tildelt: Forår 2013 Side 60 af 81

Husk at indberette stopdato på tidsbegrænsede tillæg som f.eks. praktikvejledertillæg. Alle tillæg, der kan gives iht. en af Faxe Kommunes forhåndsaftaler eller som er bestemt i overenskomsten (f.eks. tillæg for at arbejde i fast aften/nattevagt) skal tildeles via fælles lønaftale. Hvis der er et tillæg, som ikke findes i listen, bedes du kontakte din lønkonsulent. Du kan ændre i feltet Enheder, hvis medarbejderen ikke skal have udbetalt hele det valgte tillæg. F.eks. i situationer, hvor en funktion deles med en kollega ændres til 0,5000 enheder. Husk at trykke Tilføj, når det korrekte tillæg er valgt. Skriv evt. en kommentar til lønkonsulenten i kommentarfeltet. Forår 2013 Side 61 af 81

Individuelle løntillæg Via knappen Tildel individuel lønaftale kan tildeles individuelle tillæg. Der kan vælges mellem følgende tillægstyper: Når typen er valgt fremkommer dette billede: Anvendes ikke Under aflønning vælges mellem et kronebeløb og trin. Hvis beløb vælges, skal det årlige beløb angives. I feltet niveau angives om beløbet er oplyst i nutidskroner eller i 31.03.2000 niveau (for SHK 01.01.2006 niveau). Husk at angive, hvis tillægget kun gives for en tidsbegrænset periode. Tillægsnavn skal udfyldes. Tillægsnavnet vil fremgå på medarbejderens lønseddel. Forår 2013 Side 62 af 81

Indsæt evt. en begrundelse for, hvorfor dette tillæg gives. Medarbejderen vil i e-boks kunne se denne begrundelse. Feltet Modregning kan ændres til Ja, hvis der skal ske modregning i garantilønnen. Hvis du er i tvivl, kontakt da din lønkonsulent. I Afkortning kan vælges mellem disse 3 muligheder: Løntimer (anvendes, hvis tillægget skal udbetales i forhold til antal timer medarbejderen får løn for) Arbejdstid (anvendes ved tildeling af tillæg til en fleksjobber (ansat før 1/1-2013), som f.eks. får løn for 37 timer om ugen og arbejder 20 timer om ugen. Hvis tillægget kun ønskes udbetalt for de 20 timer vælges Arbejdstid ) Ingen vælges, hvis tillægget ikke ønskes reduceret i forhold til beskæftigelsesgraden. Feltet Pension skal som udgangspunkt ikke ændres. Kun i tilfælde, hvor det aftales, at en medarbejder skal have en anden pensionsprocent af tillægget end den, der gives iht. overenskomsten eller hvis medarbejderen ikke skal have pension af tillægget, må feltet ænders til Afvigende og den aftalte pensionsprocent indberettes. OBS: Funktionsløn/engangstillæg og Kvalifikationsløn/engangstillæg bliver kun udbetalt 1 gang. Angiv det beløb, der ønskes udbetalt i nutidskroner eller i 31.03.2000 niveau (for SHK 01.01.2006 niveau). Det er det månedlige beløb og ikke det årlige beløb, der skal indberettes. Når felterne er udfyldt trykkes på Tilføj. Du kommer nu til oversigten, der viser, hvilket grundlønstrin medarbejderen aflønnes på samt de manuelt tildelte tillæg du har indberettet: Er et tillæg tildelt ved en fejl kan det slettes via dette ikon. Når du trykker på Gem og beregn løn kan du se lønnen i kroner. Forår 2013 Side 63 af 81

Indberetningen går derefter ind til lønkonsulenten til frigivelse til løn. 13.4 Fanen Procentfordeling Hvis du vælger knappen Procentfordeling kan du se fordelingen af bogføringen på én eller flere afdelinger. Hvis kontering skal rettes, kontakt din lønkonsulent. Forår 2013 Side 64 af 81

13.5 Fanen Personalesag På fanen Personalesag kan du: Udfylde lønaftale Gemme dokumenter Se personalesag Mht. fanen Personalesag, henvises der til dokumentet vedr. SBSYS og brevskabeloner. Forår 2013 Side 65 af 81

13.6 Frister for indberetning af nyansættelser, ændringer m.m. Nyansættelser, tildeling af lønelementer og øvrige ændringer skal være foretaget i Personaleweb senest den 7. i måneden, da HR-afdelingen efterfølgende skal behandle indberetningerne inden der kan udbetales løn. Det er vigtigt, at det relevante dokumentation/materiale findes i medarbejderens personalesag eller er sendt til HR-afdelingen inden for fristen, for at lønkonsulenten kan færdigbehandle indberetningen i lønsystemet. Vi beder om, at institutioner, som har mulighed for at scanne, lægger dokumenter (ansøgninger, uddannelsesbeviser, udtalelser, attester m.m.) ind i P-sagen. Såfremt man ikke har en scanner, skal materialet afleveres til lønkonsulenten, således at de kan lægge det i P-sagen. Vi opfordrer til, at alle kendte oplysninger indberettes tidligst muligt. Materiale, der ikke kan indberettes i SD Personaleweb, skal indsendes til lønkonsulenten i HRafdelingen. Fristen for indsendelse af materiale er den 7. i måneden. Lønperioden for både månedslønnede og timelønnede er lig med kalendermåneden. Vær dog opmærksom på, at særydelsesperioderne for medarbejdere, der anvender Tjenestetid ikke følger kalendermåneden. Trio, Lara og Ressourcestyring Afdelinger, der anvender 3. partsprodukterne; Tabulex (skolesystemerne Trio og Lara) eller Ressourcestyring skal sikre sig, at der senest sker overførsel på følgende dag: Timelønskørsel Månedslønskørsel Lønkørsel Deadline Mandag inden kl. 15.00 inden timelønskørslen tirsdag i samme uge. Se dato for lønkørsel i skemaet på forrige side. (Eksempler: I januar er der deadline mandag den 14. januar. I april er der deadline den 8. april) Mandag inden kl. 15.00 inden månedslønskørslen tirsdag i samme uge. Se dato for lønkørsel i skemaet på forrige side. (Eksempler: I januar er der deadline mandag den 14. januar. I april er der deadline den 15. april) Hvis systemet anvendes til at indberette fravær, skal der ske overførsel til lønsystemet mindst en gang om ugen, for at sikre, at der bliver søgt om dagpengerefusion m.m. Yderligere information vedr. opstart på indberetning via snitflade mellem Trio/Lara og lønsystemet udsendes via mail til skolerne. Forår 2013 Side 66 af 81

14. Ændring af oplysninger på medarbejder På billede Medarbejder kan du ændre visse data om medarbejderen. På fanen Person kan du ændre: Telefonnumre E-mailadresser Feltet må ikke ændres Feltet må ikke ændres Forår 2013 Side 67 af 81

På fanen Ansættelse kan du ændre: Timetal Arbejdssted (kun muligt at ændre til en afdeling du har adgang til) Stillingskode Status Du skal taste datoen for ændringen i feltet Ændringsdato og derefter trykke på knappen Ret. Det kan derefter være nødvendigt at rulle længere ned på siden, for at ændre i oplysningerne. Du skal være opmærksom på to ting: Hvis du indberetter en ændring før 01.04.2013, vil du får en meddelelse om, at ændringsdatoen ikke må være før overgangen til Silkeborg Data. Hvis du spørger på en dato før 01.04.2013, vil der komme en meddelelse om, at de oplysninger du søger, skal findes i det gamle lønsystem. Du skal her kontakte HRafdelingen. Vær ekstra opmærksom på rettelser, der foretages tilbage i tiden. Rettelsen/reguleringen vil fremkomme på medarbejderens lønseddel. Der må kun ske ændring af en medarbejders timetal, hvis ændringen sker efter ønske fra medarbejderen. Dette ønske skal forelægge i skriftlig form fra medarbejderen og gemmes på personalesagen. I øvrige tilfælde skal du kontakte din lønkonsulent. Herefter kan du rette den aktuelle oplysning. Hvis det er en tidsbegrænset ændring, skal du markere feltet Tidsbegrænset ændring, herved får du mulighed for at taste en slutdato for ændringen. Her vil kun vises stillingskoder for afdelingen. Tryk på for at se for hele institutionen. Ovenstående er et eksempel på tidsbegrænset ændring af arbejdstiden til 25 timer pr. uge i perioden 01.11.2009-31.01.2010, herefter ændres timetallet automatisk tilbage til timetallet før 01.11.2009. Forår 2013 Side 68 af 81

Status Hvis fratrædelsesdatoen er på en skæv dato, skal der angives antal planlagte arbejdstimer for den pågældende måned. Forår 2013 Side 69 af 81

Når man har en, som skal fratræde med udgangen af en måned, skal man indsætte sidste dag i aktuel måned og ændre status.(ændringsdato = sidste arbejdsdag.) Status skal ændres til 3, hvis en medarbejder går på orlov. HR-afdelingen udfærdiger orlovsbevillingen. Ansat ikke i løn (0) Personer som er oprettet, men ikke sat i løn I løn (1) Ansat Orlov (3) Midlertidig ude af løn (fx barsel uden løn) Fratrådt (7,8,9). 7 = Emigreret eller død, 8 = Fratrådt, 9 = Pension. Hvis en medarbejder dør, skal status ændres til 7, således at HR-afdelingen modtager besked. Præsterede timer Ved ansættelse, fratrædelse eller ændring af timetal på andre dage end den 1. i måneden skal der udbetales løn for arbejdstimer i ansættelsesperioden. Ved arbejdstimer i ansættelsesperioden forstås såvel præsterede arbejdstimer som timer på søgnehelligdage og på aftalemæssigt fastlagte fridage i den del af måneden, hvor pågældende er ansat. Ved aftalemæssigt fastlagte fridage forstås de dage, der ved den enkelte kollektive aftale eller overenskomst er fastsat som hel eller delvis fridag, fx 1. maj eller 1. maj fra kl. 12. Det vil sige at arbejdstimerne ikke må opgøres med eksempelvis en gennemsnitlig daglig arbejdstid på 7,4 timer. Der må KUN indberettes fratrædelse ved medarbejders egen opsigelse. Fratrædelse af tjenestemænd samt fratrædelser som følge af en uansøgt afsked indberettes ALTID af lønkonsulenten. Der SKAL skrives en kommentar ved fratrædelse af personer over 60 år har vedkommende fået andet arbejde eller er han/hun gået på efterløn/pension. HUSK ALTID ved enhver fratrædelse, at indberette afholdt ferie, 6. ferieuge, evt. seniordage og afspadsering. Forår 2013 Side 70 af 81

På fanen Løn kan du ændre: Fast løn Tildele individuelle lønelementer ( Tildel individuel lønaftale ) Tildele tillæg jf. forhåndsaftale eller overenskomst ( Tildel fælles lønaftale ) Sæt flueben, hvis et tillæg skal ophøre Tildeling af tillæg iht. forhåndsaftale Tildeling af individuelle tillæg. Tillæg skal forhandles med den faglige organisation/tr. Når du er færdig med at ændre i lønnen klikker du på Gem og beregn løn. Du får så vist en lønberegning inkl. de ændringer du har foretaget. Der sendes automatisk en mail til HRafdelingen, hver gang du klikker på Gem og beregn løn. Forår 2013 Side 71 af 81

Forår 2013 Side 72 af 81

15. Lønsimulering - afdeling I din menu under lønsimulering er der flg. punkter: Afdeling - her foretager du fiktive ændringer og bestiller simuleringer Resultat - indeholder alle de simuleringer, du har foretaget Enkeltperson her kan du simulere for en person Afdeling Du starter med at angive, hvilken afdeling simuleringen skal køres på. Indholdet i drop-down er alle de afdelinger, du har adgang til. Du angiver så hvilken periode, din simulering skal gælde. Du klikker på 'Find personer' for at finde de personer, der på et givet tidspunkt i simuleringsperioden er 'I løn' på den pågældende afdeling. Forår 2013 Side 73 af 81