Procedure 5.5.4 procedure vedr. ansvarsfordeling 1) Formål 2) Baggrund, anvendelse og gyldighed 3) Ansvar 4) Fremgangsmåde 4.01) Oganisationsdiagram 4.02) Byrådets opgaver 4.03) Økonomiudvalgets opgaver 4.04) Teknik- og Miljøudvalgets opgaver 4.05) Direktørens opgaver 4.06) Kvalitetschefens opgaver 4.07) Fagchefernes og Sektionsledernes opgaver 4.08) Styregruppens opgaver 4.09) De systemansvarliges opgaver 4.10) Dokumentansvarliges opgaver 4.11) Dokumentredaktørens opgaver 4.12) Sagsbehandlernes opgaver 5) Dokumentation/registreringer 6) Relevant lovgrundlag mv. Beskrivelser 1) Formål At sikre, at alle er bekendt med kvalitetssystemet og de hovedansvarsområder den enkelte medarbejder har i forhold til kvalitetsstyringssystemet. 2) Baggrund, anvendelse og gyldighed Proceduren gælder for Byrådet, udvalg, ledelsen, de systemansvarlige samt alle medarbejdere, der arbejder med områder, som er omfattet af kvalitetsstyringsloven jf. 2. Proceduren gælder kun i forbindelse med kvalitetsstyringssystemet og ikke i forhold til den daglige sagsbehandling, se procedure vedrørende ansvarsfordeling vedr. sagsbehandling, P.5.5.2. 3) Ansvar
4.02 Byrådet 4.03 Økonomiudvalget 4.04 Teknik- og Miljøudvalget 4.05 Direktøren for Arbejdsmarked, Erhverv og Teknik 4.06 Kvalitetschefen 4.07 Fagcheferne og Sektionslederne 4.08 Styregruppen 4.09 De systemansvarlige 4.10 Den dokumentansvarlige 4.11 Dokumentredaktøren 4.12 Den sagsansvarlige 4) Fremgangsmåde 4.01) Organisationsdiagram 4.02) Byrådets opgaver Byrådet har følgende opgaver i forhold til kvalitetsstyringssystemet: Fastlægger kvalitetspolitikken for kommunens sagsbehandling på natur- og miljøområdet via Teknik- og Miljøudvalget. Sikrer at organisationen lever op til kvalitetspolitikken og de tilknyttede mål. Sikrer at politik, mål og procedurer bliver udmeldt, gennemført og vedligeholdt på relevante niveauer i organisationen. Sikrer at de nødvendige ressourcer afsættes til formålet fagligt og i forhold til normering. Godkender den årlige redegørelse om indsats og resultater vedrørende kvalitetsstyringssystemets effektivitet og betydning for kvaliteten af sagsbehandlingen, jf. procedure for offentliggørelse af indsats og resultater. 4.03) Økonomiudvalgets opgaver Økonomiudvalget har følgende opgaver i forhold til kvalitetsstyringssystemet:
Indstiller kvalitetspolitikken og kvalitetsmål til godkendelse i Kommunalbestyrelsen. Indstiller den årlige redegørelse om indsats og resultater til godkendelse i Kommunalbestyrelsen. 4.04) Teknik- og Miljøudvalgets opgaver Teknik- og Miljøudvalget har følgende opgaver i forhold til kvalitetsstyringssystemet: Indstiller kvalitetspolitikken og kvalitetsmål til godkendelse i Økonomiudvalget. Indstiller den årlige redegørelse om indsats og resultater til godkendelse i Økonomiudvalget. 4.05) Direktørens opgaver Direktør Ejvind Mortensen har følgende opgaver i forhold til kvalitetsstyringssystemet: Indstiller kvalitetspolitikken og kvalitetsmål til godkendelse i Teknik- og Miljøudvalget. Indstiller ledelsens evaluering bilagt den årlige redegørelse til godkendelse i Teknik- og Miljøudvalget. Etablerer de overordnede rammer for kvalitetssystemet 4.06) Kvalitetschefens opgaver Kvalitetschef Pia Holm Nielsen har følgende opgaver i forhold til kvalitetsstyringssystemet: Godkender de overordnede og tværgående procedurer for kvalitetsstyringssystemet (dokumentansvarlig). Chefen kan ikke uden politisk godkendelse ændre procedurer, for så vidt angår det ansvar, der er tildelt Byrådet, Økonomiudvalget og Teknik- og Miljøudvalget samt direktøren. Sikrer at kvalitetspolitikken og procedurerne udbredes til alle medarbejdere, der har berøring med de arbejdsområder, der er omfattet af kvalitetsstyringsloven. Indstiller kvalitetspolitikken og kvalitetsmål til godkendelse hos Direktøren.. Indstiller ledelsens evaluering bilagt den årlige redegørelse til godkendelse i Teknik- og Miljøudvalget. Godkender oplæg til brugertilfredshedsundersøgelser. 4.07) Fagchefernes og Sektionsledernes opgaver Fagcheferne Anker Riis (By og Land), Dorte Søndergaard (Byggeri og kommunale ejendomme) og Pia Holm Nielsen (Natur, Teknik og Miljø) samt sektionslederne Bodil Bundgaard (Ejendomsskat
og Forbrug), Robert Meisner (Vej, Trafik og Affald) og Kirsten Bech-Jacobsen (Natur og Miljø) har følgende opgaver i forhold til kvalitetsstyringssystemet: Sikrer at kvalitetsmålene udmøntes via konkrete handlingsplaner i virksomhedsplaner. Opdaterer oversigten over opgavefordering mellem sagsbehandlere, se procedure P.5.5.2. Opdaterer kompetencelister 4.08) Styregruppens opgaver Styregruppen består af Kvalitetschef Pia Holm Nielsen, Sektionsleder Kirsten Bech-Jacobsen (Natur og Miljø) samt de systemansvarlige Camilla Blankholm og Vibeke Villadsen. Styregruppens har følgende opgaver i forhold til kvalitetsstyringssystemet: Kommenterer udkast til overordnede og tværgående procedurer. Kommenterer udkast til brugertilfredshedsundersøgelser samt resultaterne af disse. Kommenterer udkast til kvalitetspolitikken og -mål. 4.09) De systemansvarliges opgaver De systemansvarlige har følgende opgaver og refererer direkte til kvalitetschefen i forhold til kvalitetssystemet: Sikrer udvikling, implementering og vedligeholdelse af de processer, der er nødvendige for kvalitetsstyringssystemet. Iværksætter interne audit og analyserer resultaterne heraf. Analyserer resultaterne fra eksterne audit. Iværksætter brugertilfredshedsundersøgelser og analyserer resultaterne heraf. Udarbejder udkast til overordnede og tværgående procedurer. Undersøger om kvalitetsstyringssystemet fungerer og bidrager til at sikre lovens formål og kommunens fastsatte kvalitetspolitik og -mål. Udarbejder oplæg til kvalitetspolitik og -mål. Følger status for korrigerende og forebyggende handlinger. Holder sig orienteret om væsentlige ændringer af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art, der vil kunne få betydning for kvalitetsstyringssystemet. Overvejer eventuelle behov for forbedringer af kvalitetsstyringssystemet og rapporterer herom til ledelsen. Foranlediger opfølgning på ledelsens beslutninger om forbedring og ændring af kvalitetsstyringssystemet og følger status. Udarbejder den årlige redegørelse om indsats og resultater til ledelsen. Sikrer at kvalitetsstyringssystemet er kendt af Ejendomsskat og Forbug, By og Land, Bygggeri og Kommunale Bygninger, Vej, Trafik og Affalds samt Natur og Miljøs medarbejdere, bl.a. via oplæring af medarbejderne i brugen af kvalitetsstyringssystemet.
4.10) Dokumentansvarliges opgaver Den dokumentansvarlige har følgende opgaver i forhold til kvalitetsstyringssystemet: Godkender procedurerne, som de er ansvarlige for. Gransker med fastlagte intervaller gældende procedurer, som de er ansvarlige for. Iværksætter revision af de procedurer, der ikke længere er tidssvarende, og som de er ansvarlige for. 4.11) Dokumentredaktørens opgaver Redaktøren har følgende opgaver i forhold til kvalitetsstyringssystemet: Redigerer en eller flere procedurer, som personen er udpeget som redaktør af. Sender evt. forslag til ovennævnte procedurer i høring hos kolleger indenfor samme fagområde og evt. andre efter behov. Sender ovennævnte procedurer til godkendelse hos den dokumentansvarlige. Udgiver ovennævnte procedurer. Har ansvaret for, at procedurerne er opdateret organisatorisk, lovgivningsmæssigt og teknisk ved deres udgivelse. Har ansvaret for, at de nødvendige underliggende dokumenter er til rådighed i form af skabeloner, tjeklister mm. 4.12) Sagsbehandlernes opgaver Sagsbehandleren har følgende opgaver i forhold til kvalitetsstyringssystemet: Skaber god kvalitet i eget arbejde i overensstemmelse med Kommunens kvalitetspolitik og - mål. Gør opmærksom på uhensigtsmæssigheder ved brugen af kvalitetsstyringssystemet. Anmoder om dispensation for kvalitetsstyringssystemets krav hos de systemansvarlige, når det anses for uhensigtsmæssigt eller umuligt at følge gældende procedurer. Gør systemansvarlige opmærksomme på tilfælde, hvor en procedure er fraveget eller formodes at være fraveget. Formidler ny viden og nye regler på området til relevante ansatte. Udarbejder forslag til revision af fagprocedurer indenfor eget afgområde og sender via D4 til de systemansvarlige med anmodning om godkendelse/udgivelse af ny version. 5) Dokumentation/registreringer
Forvaltningen vedligeholder arkiv(er) over og registreringer af følgende: Udvalgsindstillinger og -beslutninger som vedrør udvalgenes opgaver i henhold til fremgangsmåden beskrevet i afsnit 4 (kan fx være i form af skriftlige indlæg, korrespondance og referater) i ESDH-systemet. Direktionsindstillinger og -beslutninger som vedrører direktionens opgaver i henhold til fremgangsmåden beskrevet i afsnit 4 (kan fx være i form af skriftlige indstillinger, korrespondance og referater) i ESDH-systemet. Dokumentation for at kvalitetspolitikken og -procedurerne er udbredt til samt kendt og benyttet af alle medarbejdere, der har berøring med de arbejdsområder, der er omfattet af kvalitetsstyringsloven. Handlingsplaner og virksomhedsplaner, som udmønter kvalitetsmålene. Oplæg til og godkendelse af brugertilfredshedsundersøgelser. Styregruppens involvering i udarbejdelsen og vedligeholdelse af kvalitetsstyringssystemet. Overblik over planlagte interne audit og indhold og resultater af afholdte audit. Status over og opfølgninger i form af afhjælpende og korrigerende samt forbyggende handlinger. Medarbejdernes ansvar for og involvering i udarbejdelsen, kommenteringen og godkendelsen af procedurer i henhold til fremgangsmåden beskrevet i afsnit 4 (registreres - ofte automatisk i forbindelse med udarbejdelsen af procedurer - i D4 InfoNet). Observationer der kan føre til forbedring af kvalitetsstyringssystemet. Dispensationer i forhold til kravene i kvalitetsstyringssystemet i D4. Dokumentationen bevares i mindst 5 år. 6) Relevant lovgrundlag mv. Kvalitetsstyringsloven Kvalitetsstyringsbekendtgørelsen Tværgående procedurer - P.5.5.2 Ansvarsfordeling vedr. sagsbehandling Tværgående procedurer - P.5.5.2 Ansvarsfordeling vedr. sagsbehandling