ectrl Afsendelse af debitorformularer

ectrl Afsendelse af debitorformularer

Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Elektronisk fakturering 4 2.1. Typer af afsendelse 4 2.2. Formater 4 2.3. Opsætning på debitor 5 2.3.1. Kontaktperson 5 2.3.2. EAN-nummer 5 2.3.3. Flere EAN-numre på samme debitor 6 2.3.4. Anvendelse af fakturakonto 6 2.4. Anden opsætning 7 3. Afsendelse vha. afsendelsesmodulet 9 3.1. Opsætning 9 3.1.1. Modtagere og formularvalg 9 3.1.2. E-mail-afsendelse 10 3.1.3. Elektronisk fakturering 12 3.2. Afsendelse af fakturaer 14 3.3. Log 16 3.4. Særligt for fritekstfakturaer 18 4. Afsendelse fra udvidet fakturajournal 20 4.1. E-mail 20 4.2. Elektronisk faktura (NemHandel) 21 4.2.1. Opsætning af mappe til genererede filer 21 4.2.2. Tjek af kundes modtageformat 21 4.2.3. Generering af fil 22 4.2.4. Validering af OIOUBL-fil 22 4.2.5. Ændring af EAN-nummer 22 4.3. Log 22

1. Indledning Afsendelse af debitorformularer, fx fakturaer, kan gøres på flere måder i ectrl. Denne vejledning beskriver mulighederne, og hvordan systemet sættes op til afsendelsen. Der er to måder, hvorpå man kan afsende i ectrl gennem Afsendelsesmodulet (kap. 3) eller gennem den udvidede fakturajournal (kap 4). Afsendelsesmodulet kræver en del opsætning på forhånd, men når det først er sat op, er det hurtigt at anvende til hverdag. Afsendelse gennem den udvidede fakturajournal er en mere fleksibel løsning, der dog kræver, at man for hver enkelt afsendelse tager stilling til, hvordan afsendelsen finder sted. Overordnet set er der to forskellige kategorier for afsendelse: e-mailafsendelse, hvor fx fakturaen vedhæftes en e-mail, eller elektronisk faktura, som bl.a. skal benyttes i forbindelse med offentlige institutioner. Hvis man kun skal afsende e-mails, kan kap. 2 springes over. Det er muligt at tilknytte forskellige typer af dokumenter til afsendelserne, så de automatisk bliver sendt med, når afsendelsen finder sted. For beskrivelse af mulighederne, henvises til vejledningen: Tilknytning af dokumenter. 3 ectrl Afsendelse af debitorformularer

2. Elektronisk fakturering 2.1. Typer af afsendelse Hvilke kunder man har, omfanget af fakturering samt præferencer kan have indvirkning på, hvilken form for elektronisk fakturering, man vælger: 1. Afsendelse til anden ectrl-kunde: Kunden er på ectrl, så der kan afsendes uden om VANS-nettet. Afsendelsen er dermed gratis. 2. Afsendelse til en Nemhandel-kunde, der ikke har forbindelse til VANS-nettet: ectrl gemmer fakturaen som en elektronisk faktura, som man selv efterfølgende må enten uploade til kundens hjemmeside eller på anden måde aflevere til kunden. Der betales ingen trafikafgift, men alt efter hvilken Nemhandel-udbyder man vælger til at sende fakturaen, kan der forekomme betaling. En mulig udbyder er Sproom, hvor det er gratis at sende et begrænset antal elektroniske fakturaer. 3. Afsendelse til en kunde, der har forbindelse til VANS-nettet: Da ectrl har en forbindelse til KMD på VANS-nettet, går al vores eksterne trafik den vej ud, og modtagelse af fakturaer kommer den vej ind. Denne løsning kræver, at man tilmelder sig afsendelse. Det koster 1.000 kr. i oprettelse, et månedligt gebyr på 60 kr. plus 4 kr. pr. afsendt faktura. 2.2. Formater Der findes to hovedformater for elektroniske fakturaer XML og UBL. UBL er en nyere udgave af XML, som det siden 1. december 2011 har været obligatorisk at vælge ved handler med det offentlige, men også andre virksomheder modtager i dette format. Flere kunder er ikke selv klar over hvilket format, de kan modtage elektroniske fakturaer i, og det kan derfor være kompliceret at vælge det rigtige format. I Afsendelsesmodulet kompliceres det yderligere af, at forskellige it-leverandører tolker standarderne forskelligt. ectrl har derfor sat en række varianter til rådighed, så fakturaen alligevel kan komme frem (se kap. 3.1.3 afsnit Valg af format). Det er dog muligt at tjekke kundens modtagerformat (se kap. 4.2.2), og ellers kan man kontakte AxaptaSupport for hjælp. 4 ectrl Afsendelse af debitorformularer

2.3. Opsætning på debitor For at man kan sende elektroniske fakturaer, skal der være oplyst et EANnummer på kunden. EAN-nummeret vælges gennem den kontaktperson, der er opsat på kunden. Det er derfor nødvendigt både at oprette en kontaktperson og et EAN-nummer på de kunder, som skal modtage elektroniske fakturaer. 2.3.1. Kontaktperson Kontaktpersonen opsættes inde på den pågældende debitor. Vælg knappen Opsætning og derefter menupunktet Kontaktperson: Herinde tilføjes den relevante information: 2.3.2. EAN-nummer EAN-nummer opsættes inde på den pågældende debitor. Vælg knappen Opsætning og derefter menupunktet EAN: Vælg Ctrl+N for at oprette et nyt EAN-nummer, og indtast det 13-cifrede EAN-nummer der er checkcifferkontrol på, så eventuelle indtastningsfejl vil blive fanget inden afsendelse. 5 ectrl Afsendelse af debitorformularer

Knyt nu en kontaktperson til EAN-nummeret. Når kontaktpersonen vælges på fakturaen, vil det EAN-nummer, som den er tilknyttet, blive valgt. 2.3.3. Flere EAN-numre på samme debitor Hvis man ønsker flere EAN-numre på samme debitor, oprettes en kontaktperson for hvert EAN-nummer. Når fakturaen/ordren laves, vælger man den relevante kontaktperson. Det sikrer, at fakturaen sendes til EANnummeret tilknyttet denne kontaktperson. Hvis der oprettes et EAN-nummer uden at tilknytte en kontaktperson på denne (som på billedet ovenfor), vil dette EAN-nummer blive valgt, hvis der på fakturaen ikke vælges nogen kontaktperson, eller hvis den valgte kontaktperson ikke har noget EAN-nummer tilknyttet. Bemærk: En kontaktperson kan også være fx et afdelingsnavn. 2.3.4. Anvendelse af fakturakonto Anvender man fakturakonto, men skal anvende et EAN-nummer fra bestillingskontoen og ikke fakturakontoen, er man nødt til at sætte dette op på fakturakontoen. Det gøres under EAN-opsætningen på fakturakontoen. Opret her et EAN-nummer uden kontaktperson tilknyttet og sæt hak i kolonnen K (Kontaktperson hos kunde): På ordren vælges nu den kontaktperson fra bestillingskontoen, hvis EANnummer man vil anvende. ectrl forsøger nu at finde kontaktpersonen på fakturakontoen, men da kontaktpersonen er fra debitorkontoen, kan ectrl ikke finde den. ectrl forsøger derfor i stedet at vælge det EAN-nummer på fakturakontoen, som ikke har nogen kontaktperson tilknyttet, jf. kap. 2.3.3. Men fordi der er sat hak i Kontaktperson hos kunde, vil ectrl opdage, at den skal finde kontaktpersonen på bestillingskontoen i stedet, hvor den nu vælger det rigtige EAN-nummer. 6 ectrl Afsendelse af debitorformularer

Eksempel Hvis debitorkonto 2 (billedet fra kap. 2.3.2) er opsat til at have debitorkonto 3 (billedet ovenfor) som fakturakonto, og man opretter en ordre med debitorkonto 2 som bestillingskonto og herpå vælger kontaktperson Test 2, vil ectrl vælge EAN-nummeret knyttet til Test 2 (altså EAN 2345678901234), fordi der er sat hak i Kontaktperson hos kunde på fakturakonto 3 i EAN-nummeret uden kontaktperson. Hvis der ikke havde været hak i Kontaktperson uden kunde på fakturakonto 3, ville ectrl have forsøgt at finde kontaktperson Test 2 på fakturakontoopsætningen. Men da denne ikke findes her, vil den vælge EAN 0987654321234, da denne er uden kontaktperson. 2.4. Anden opsætning Landekode på virksomhedsadresse Tjek, at der i Basis/Opsætning/Firmaoplysninger på fanebladet Generelt er opsat landekode på virksomhedsadressen: CVR-nummer/SE-nummer på virksomhedsoplysninger Tjek, at der i Basis/Opsætning/Firmaoplysninger på fanebladet Kommunikation er indsat virksomhedens CVR-/SE-nr. i feltet CVRnummer: 7 ectrl Afsendelse af debitorformularer

Bemærk: Der må ikke være mellemrum mellem tallene. ISO-valutakode Tjek, at der i Økonomi/Opsætning/Valutakurser er opsat ISO-valutakode på danske kroner. Denne skal være DKK: ISO-landekode Tjek, at der i Basis/Opsætning/Adresser/Lande er opsat ISO på landet Danmark. Der skal stå DK: Sprogkode på enhedsbetegnelser Tjek, at der under Basis/Opsætning/Enheder/Enheder for hver enhed er opsat sprogkode under knappen Opsætning/Enhedstekster: 8 ectrl Afsendelse af debitorformularer

3. Afsendelse vha. afsendelsesmodulet Afsendelsesmodulet sikrer, at man hurtigt og effektivt kan sende debitorformularer til debitorer. Hvis man på forhånd bruger lidt tid på at sætte ectrl op, slipper man for undervejs i dagligdagen at tænke over, hvordan de forskellige debitorer skal modtage fakturaer. Afsendelsen sker helt automatisk, når fakturaen bogføres uden yderligere, manuel opsætning. Da opsætningen er foretaget på forhånd, er denne form for afsendelse ikke særlig fleksibel. Den egner sig bedst til, hvis man sender mange fakturaer, hvis man har mange ens typer af debitorer, hvis man opretter fakturaer gennem ordremodulet og ikke vha. fritekstfakturaværktøjet, eller hvis man ønsker at sende elektroniske fakturaer gennem VANS-nettet. Man kan dog altid kombinere med afsendelse gennem den udvidede fakturajournal, hvis man ønsker enkelte fakturaer afsendt på andre måder end den standardopsætning, man har sat op i afsendelsesmodulet. 3.1. Opsætning Opsætning af afsendelse i afsendelsesmodulet sker under ServiceHosting+/Layout Designer/Opsætning/Afsendelse/Afsendelse. I venstre side af vinduet opsættes, til hvilke debitorer og på hvilke debitorformularer afsendelsen skal ske (kap. 3.1.1), mens højre side af vinduet er opsætning af hvordan afsendelsen skal foregå (kap. 3.1.2 og 3.1.3). 3.1.1. Modtagere og formularvalg For oprettelse af en ny afsendelsestype trykkes Ctrl+N. I kolonnen Rapporter, vælges den type af debitorformularer, du ønsker at sende. Hvis du afsender fra debitormodulet, vælges Faktura, mens du skal vælge TimePlus eller Projektfaktura, hvis det er fra henholdsvis TimePluseller Projektmodulet, du fakturerer fra. Mulighederne pt. ses her: 9 ectrl Afsendelse af debitorformularer

I kolonnen Kontokode vælges den kategori, du ønsker at sende til ved valg af aktuelle opsætning. Ved Alle sendes fakturaer til samtlige kunder. Ved Gruppe, og efterfølgende specificering i Kontovalg af en bestemt debitorgruppe, sendes fakturaer til den valgte debitorgruppe. Ved Tabel og efterfølgende specificering i Kontovalg af en bestemt debitorkonto, sendes fakturaer til denne ene debitor. ectrl vælger den opsætning, der er mest specifik først: Tabel har 1. prioritet, så hvis der ligger en opsætning på en specifik kunde, er det den, der bliver valgt, selvom samme kunde også tilhører en debitorgruppe, som der er opsat afsendelse for. På samme måde har Gruppe prioritet over Alle. Afsendelsen kan specificeres yderligere på afdeling i kolonnen Afdeling. Opsætningen skal aktiveres, for at den kan anvendes. Dette gøres i kolonnen A (Aktiv). Man kan godt have flere inaktive opsætninger liggende. 3.1.2. E-mail-afsendelse I højre side trykkes nu Ctrl+N for at oprette en ny linje, hvis der ikke allerede ligger en ubrugt linje. I kolonne Type vælges nu EMAIL. I kolonne Format vælges typisk PDF. Formatet RTF kan også vælges, men fakturaen vil ikke se lige så pæn ud. I kolonne Filnavn angives, hvad den vedhæftede fil skal hedde. Ved fakturaer angiver %1 det specifikke fakturanummer, mens %2 angiver debitorkontoen. Ved opsætning som nedenfor vil filen komme til at hedde Faktura fakturanr. Debitor debitorkonto. Der er begrænset længde i filnavnet. I kolonne L (log) slås loggen til. 10 ectrl Afsendelse af debitorformularer

Nedenunder vælges, hvordan e-mailen skal afsendes. I det første felt ved navn Afsend, kan der vælges: Standard: e-mailen sendes til den e-mailadresse, der står noteret på ordren, overført fra debitoren. Layoutdesigner: e-mailen sendes til den eller de e-mailadresser, der står i feltet E-mail (adresserne skal være adskilt af semikolon). Begge: e-mailen sendes ifølge både Standard og Layoutdesigner. I andet felt Afsend, kan der nu vælges, om e-mailadressen i feltet E-mail, skal stå som hovedmodtager (til:), som CC eller som BCC. Ved manglende hovedmodtager sættes e-mailadressen i feltet E-mail som dette. Ved hak i Afsend fra server, sendes e-mailen fra vores server uden om din egen e-mailklient. Der skal da indtastes en e-mailadresse i feltet Afsender, som vil stå som afsender af e-mailen. Opsætning på salgsformularen For at debitorens e-mailadresse sættes på e-mailen automatisk, så gå til ServiceHosting+/Layout Designer/Salgsformularer. Vælg Faktura foroven og derpå fanebladet Opsætning 2. Sæt hak i feltet Auto e-mail: 11 ectrl Afsendelse af debitorformularer

Derudover bør der også sættes hak i E-mail Emne, samme sted. Opsætning på debitorer For at der kan sendes e-mails til debitorer og kreditorer, skal der være opsat en e-mailadresse på dem. Tjek derfor gerne, at der på fanebladet Kommunikation i feltet E-mail står en adresse for samtlige debitorer og kreditorer. Tekst i e-mail Teksten i e-mailen kan sættes op under ServiceHosting+/Layout Designer/Opsætning/E-mail tekst: Her er både mulighed for at oprette forskellige tekster alt efter formulartypen, tekster på forskellige sprog, tekster, der bliver sendt ud til bestemte grupper eller enkelte debitorer, og det er muligt at sætte et datointerval på, hvis teksten fx er en årstidshilsen eller ved afgrænsede tilbudsperioder. Logo ved e-mails Hvis ectrl er sat op til ikke at udskrive logo, når du udskriver på papir, fx ved anvendelse af fortrykt papir, men du gerne vil have logo med på fakturaer sendt på e-mail, så gå til ServiceHosting+/Layout Designer/Opsætning/Parametre og fanebladet Opsætning under afsnittet Logo ved email. Sæt hak i Indsæt logo, og placer logoet i felterne nedenfor. 3.1.3. Elektronisk fakturering Hvis debitorformularen skal sendes som en elektronisk faktura, fx til det offentlige, kan det være en god ide at oprette en debitorgruppe til sine offentlige kunder. Derved kan man vælge ens afsendelse for denne gruppe: 12 ectrl Afsendelse af debitorformularer

I højre side vælges nu Type = elektronisk faktura og Format = XML. Derudover sættes Filnavn til fx efak. Opsætningen aktiveres i kolonne A (Aktiv), og loggen slås til i kolonne L (Log): Valg af format Nedenunder skal afsendelsesformatet vælges (feltet ID). Her er en lang liste over forskellige formater, som på tidspunktet for opdateringen af denne vejledning ser ud på følgende måde for fakturaer fra debitormodulet: Der er tre måder at sende på, jf. kap. 2.1. Direkte til andre ectrl-kunder: vælg et af formaterne med en beskrivelse, der begynder med ectrl Uden om VANS-nettet (Nemhandel): vælg et af formaterne, der begynder med NemHandel Gennem VANS-nettet: vælg et af formaterne, der begynder med Invoice 13 ectrl Afsendelse af debitorformularer

Der er forskellige undergrupper til hver af ovenstående. Det er fx mere almindeligt at anvende varianten UBL-NES end den, der blot hedder UBL. PDF angiver, at der som en indlejring i XML-filen medsendes en PDF-fil af fakturaen. DOCU angiver, at der medsendes filer, som er oprettet under dokumenthåndteringen på ordren af typen LD OIOUBL Invoice DK Vedlæg fil (se også vejledningen Tilknytning af dokumenter). Særligt for afsendelse gennem VANS-nettet Hvis du vælger at afsende gennem VANS-nettet, skal du oprettes først. Kontakt IT Solutions for at blive dette. Når du er blevet oprettet hos KMD, får du et brugernavn og en adgangskode, som skal tastes ind: Når brugernavn/kodeord er tastet rigtigt ind ét sted, kan de kopieres til eventuelle andre relevante opsætninger (også selvom kodeordet er kamufleret). Særligt for afsendelse uden om VANS-nettet (NemHandel) For at ectrl kan gemme de genererede elektroniske fakturaer, skal ectrl vide, hvor filerne skal lægges. Dette sættes op under Debitor/Opsætning/ Parametre, hvor fanebladet Opdateringer vælges. Stien skrives direkte i feltet XML Faktura-mappe, eller vælges på den gule mappe: Inden første afsendelse fra PC Første gang man afsender elektroniske fakturaer fra en computer, skal et lille Microsoft-program installeres. For test af, om programmet allerede er installeret og eventuel installation, gå til ServiceHosting+/Layout Designer/Opsætning/Afsendelse/Afsendelse og vælg knappen Funktioner/Kontroller OIO Afsendelses Objekt. Se også vejledningen Tjek for og installation af MSSoap. 3.2. Afsendelse af fakturaer Det smarte ved at anvende afsendelsesmodulet til afsendelse af fakturaer og andre debitorformularer er, at man ikke behøver huske, hvordan forskellige debitorer skal have deres faktura. Det gør systemet. Der er to måder at sende på: i ordreopdateringen og fra fakturajournalen. 14 ectrl Afsendelse af debitorformularer

Ordreopdatering Afsendelsen af fakturaen inde fra ordren sker under bogføring. Man kan se, hvilken form for afsendelse, der er sat op og til hvem i henholdsvis LD handling og LD modtager, men i stedet for at vælge OK vælges LD afsendelse: Bemærk: Det er vigtigt, at der er valgt Udskrivning af faktura, da afsendelsen ellers ikke finder sted. Hvis man hverken ønsker at fakturaen skal skrives ud til papir, skærm eller udskriftsarkiv, kan man sætte en parameter op, som sikrer, at fakturaen ikke skrives ud selvom Udskrivning af faktura er aktiv. Parameteren findes under ServiceHosting+/Layout Designer/Parametre, fanebladet Afsendelse under gruppen Udskriftsstyring og hedder Aktiver: Bemærk yderligere, at der ved elektronisk fakturering er visse påkrævede informationer. Derudover er der oplysninger, som det kan være hensigtsmæssigt at tilføje. De skal derfor sættes på salgsfakturaen, når man opretter denne. Kontaktpersonen vælges især hvis det en elektronisk faktura, da det er denne, der afgør, hvilket EAN-nummer, fakturaen sendes til. Rekvisionsnummer og kundereference kan sættes på i felterne Debitorrekvisition og Reference: 15 ectrl Afsendelse af debitorformularer

Hvis kunden ønsker det, kan der tilføjes en Dimensionskonto på den enkelte vare faneblad Generelt på ordrelinjerne: Fakturajournalen Man kan sende eller gensende bogførte fakturaer fra fakturajournalen. Herinde vælger man blot knappen LD afsendelse/afsend, og afsendelsen vil ske med det samme. Det anbefales at anvende den udvidede fakturajournal til dette, da man her har mulighed for at se oplysninger om afsendelsen. Det er også muligt at ændre EAN-nr. inden gensendelse. Se vejledningen Fakturajournalen, nye muligheder og kap. 4 for mere information. 3.3. Log Hvis man har slået log-feltet til under opsætningen, har man nu mulighed for at se, om afsendelsen er lykkedes. Hvis man ønsker at se loggen for en enkelt faktura, kan man fra den udvidede fakturajournal vælge knappen LD log. Hvis man derimod ønsker at se en log for samtlige fakturaer afsendt med en bestemt opsætning, kan man 16 ectrl Afsendelse af debitorformularer

fra opsætningsvinduet for afsendelse (ServiceHosting+/Layout Designer/Opsætning/Afsendelse/Afsendelse) vælge knappen Log, der leder ind til samme vindue som LD log, men med visning af alle fakturaer sendt med den valgte opsætning. Den sidste mulighed er at se log over samtlige sendte fakturaer. Dette gøres under ServiceHosting+/Layout Designer/Forespørgsler/Afsendelse logjournal. På fanebladet Oversigt kan man se oplysninger om fakturaen, af hvem, hvornår og hvordan den er sendt: På fanebladet Generelt får man uddybende forklaring, fx hvem den er sendt fra og til: Det er en god ide at tjekke fanebladet Generelt for at se, om fakturaen er sendt korrekt, også selvom der på forsiden er grønt flueben og hak i OK. Bemærk: Hvis man sender elektroniske fakturaer gennem VANS-nettet, er der en yderligere mulighed for log. Den er slået til automatisk og findes under ServiceHosting+/Layout Designer/Afsendelse/KMD OIO svar log. Denne log er vigtig at være opmærksom på, da den, som navnet angiver, er en log over svar fra KMD vores samarbejdspartner på VANSnettet. Man kan nemlig ikke være sikker på, at en elektronisk faktura sendt over VANS-nettet, selvom den er afsendt korrekt fra ectrl (og dermed er OK i standardloggen), også er modtaget og afsendt korrekt fra KMD til debitorens samarbejdspartner på VANS-nettet og i sidste ende er kommet korrekt frem 17 ectrl Afsendelse af debitorformularer

til kunden. Hvis fakturaen af en eller anden årsag fejler et sted på vejen, sender KMD et retursvar, som kommer ind i denne log. Retursvaret kan komme med det samme, men der kan også gå dage, så for at sikre, at man opdager det, hvis fakturaen ikke er gået igennem, er det muligt at få en e-mail, hvis der kommer svar fra KMD. Under ServiceHosting+/Layout Designer/Opsætning/Parametre vælges fanebladet Afsendelse. Notér de e-mailadresser (separeret af semikolon) i feltet E-mail-modtager under gruppen OIO Afsendelse Fejlmeddelelse, som skal have besked, når der kommer information i loggen: 3.4. Særligt for fritekstfakturaer Fritekstfakturaer anvender ikke ordremodulet, og der er derfor et par ting, der fungerer anderledes. Hvis man ønsker at sende fritekstfakturaer på e-mail til sine debitorer, og man anvender afsendelsesmodulet til dette, er man nødt til at oprette en afsendelse for hver enkelt debitor (vælg Kontokode = Tabel): Dernæst er man nødt til at opsætte afsendelsen til at foregå fra Layoutdesigner og indtaste kundens e-mailadresse i feltet under opsætningen: Man kan stadig vælge, om man vil sende fra server. Man kan stadig vælge Kontaktperson og evt. indtaste Debitorrekvisition, Kundereference og Dimensionskonto. Dette gøres under fanebladet Faktura. Dimensionskonto kan ligeledes tilføjes på linjeniveau på forsiden. 18 ectrl Afsendelse af debitorformularer

Selve afsendelsen af fakturaen sker ikke under oprettelse af fakturaen men er nødt til at blive foretaget efterfølgende fra fakturajournalen. 19 ectrl Afsendelse af debitorformularer

4. Afsendelse fra udvidet fakturajournal Ved anvendelse af den udvidede fakturajournal til afsendelse af fakturaer, får man en meget fleksibel løsning, som ikke kræver en masse opsætning på forhånd. Dette betyder imidlertid også, at man er nødt til manuelt at vælge, hvordan afsendelsen skal foregå for hver faktura, man vil afsende. Løsningen er derfor især en styrke, hvis man ikke sender så mange fakturaer, hvis afsendelsesformen varierer meget fra gang til gang, eller hvis man har særlige behov, som fx afsendelse af flere fakturaer i samme e-mail. Se også vejledningen Fakturajournalen, nye muligheder. 4.1. E-mail Gå ind i fakturajournalen og markér den (eller de) faktura(er), som du ønsker at afsende, og vælg knappen LD afsendelse/email. Du får nu et afsendelsesvindue op, hvor du kan opsætte, hvordan fakturaen skal afsendes. 20 ectrl Afsendelse af debitorformularer

Til, Cc og Bcc: hvem, der skal modtage e-mailen og hvordan Emne: som standard er emnet i e-mailen Faktura, hvis du er logget ind i ectrl på dansk E-mail tekst: beskeden i e-mailen Fil navn: som standard kommer filerne til at hedde Faktura %1 %2, hvor %1 indsætter fakturanummeret og %2 indsætter datoen Fra: den e-mailadresse, som skal stå som afsenderadresse, hvis der samtidig er valgt markering i Afsend fra server Log: ved hak kan man bagefter se i loggen (kap. 4.3), at e-mailen er afsendt Afsend fra server: afsendelsen sker uden om din e-mailklient og får den afsenderadresse, som er noteret i feltet Fra. Bemærk: Hvis man har valgt afsendelse fra server men ikke har slået loggen til, vil man efterfølgende ikke kunne se, om man har sendt e-mailen, da man hverken har historik i sin e-mailklient i afsendte mails, i loggen i ectrl eller i oversigten i fakturajournalen, der kun bliver opdateret, hvis loggen er slået til. I højre side af afsendelsesvinduet vælges hvilke fakturaer, der skal sendes i e-mailen. Hvis du markerede flere fakturaer, inden du valgte LD afsendelse/email, vil de ligge her. På billedet ovenfor er valgt 4 fakturaer. Bemærk: Man kan i én e-mail sende fakturaer fra forskellige debitorer, så det er vigtigt at være opmærksom på, om man får markeret de rigtige fakturaer. Filtrér evt. i fakturajournalen, inden du vælger afsendelse, så du kun får vist fakturaer fra den relevante debitor, hvis du skal sende flere fakturaer. Logo ved e-mails Se kap. 3.1.2 afsnit Logo ved e-mails. 4.2. Elektronisk faktura (NemHandel) Det er muligt i den udvidede fakturajournal at generere elektroniske fakturaer, der kan sendes via NemHandel uden om VANS-nettet (se kap. 2.1). 4.2.1. Opsætning af mappe til genererede filer Inden første faktura sendes skal en lille opsætning foretages. Se kap. 3.1.3 Afsnit Særligt for afsendelse uden om VANS-nettet (NemHandel). 4.2.2. Tjek af kundes modtageformat Inden filen genereres, kan det være en god ide at tjekke, hvilket format filen skal være på, så din kunde kan modtage den. Vælg derfor knappen Send 21 ectrl Afsendelse af debitorformularer

XML/NemHandel web register: Tryk Ctrl+V, når vinduet er åbnet så sættes din kundes EAN-nummer ind, da ectrl har gemt dette for dig. 4.2.3. Generering af fil For at generere den elektroniske faktura som en fil, der bliver gemt i den ovenfor valgte mappe, vælges knappen Send XML i fakturajournalen: Udskriv standard LD OIO fil: genererer en fil i formatet OIOXML. Udskriv OIOUBL fil: genererer en fil i formatet OIOUBL. 4.2.4. Validering af OIOUBL-fil Tjek evt., at din OIOUBL-fil er i orden. Vælg Send XML/OIOUBL validator. 4.2.5. Ændring af EAN-nummer Hvis fakturaen allerede er dannet, men EAN-nummeret er gammelt eller forkert, kan man ændre det under Send XML/Ændre EAN. 4.3. Log Hvis log-feltet var slået til inden afsendelsen, kan man nu se, om afsendelsen gik godt. Hvis man ønsker at se loggen for en enkelt faktura, kan man fra den udvidede fakturajournal vælge knappen, der hedder LD log. Alternativt kan man se en log over samtlige afsendelser. Dette gøres under ServiceHosting+/Layout Designer/Forespørgsler/Afsendelse logjournal. For beskrivelser af loggen, se kap. 3.3. Der er også mulighed for at se visse oplysninger i selve den udvidede fakturajournal, se vejledningen Fakturajournalen, nye muligheder. 22 ectrl Afsendelse af debitorformularer

Om Deloitte Deloitte leverer ydelser inden for Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private virksomheder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencer til rådighed og yde service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Deloittes ca. 182.000 medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til www.deloitte.com/about for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer. 2013 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited