Indledende forureningsundersøgelser efter jordforureningsloven i Region Syddanmark

UDBUDSBETINGELSER Offentligt udbud af rammeaftale Indledende forureningsundersøgelser efter jordforureningsloven i Region Syddanmark Marts 2017 Udgivelsesdato: 8. marts 2017 Udarbejdet af: Region Syddanmark Udbudt af: Region Syddanmark

1 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 INDLEDNING... 3 2 UDBUDSMATERIALET... 3 3 BESKRIVELSE AF DEN UDBUDTE OPGAVE... 3 4 UDBYDER... 4 4.1 Udbyders kontaktperson... 4 5 ALTERNATIVE TILBUD... 5 6 FORBEHOLD... 5 7 TILBUDSGIVER... 5 8 KONTAKT INDTIL TILBUDSAFGIVELSE... 5 8.1 Kommunikation... 5 8.2 Spørgsmål til regionen og ændring af tilbudsmaterialet... 5 9 UDELUKKELSE OG EGNETHED... 6 9.1 Udelukkelsesgrunde... 6 9.2 Egnethed... 6 10 AFGIVELSE AF TILBUD... 7 10.1 Afleveringsfrist og -sted... 7 10.2 Formkrav... 7 10.3 Tilbuddet skal indeholde:... 7 10.3.1 Tilbudsliste... 8 10.3.2 En beskrivelse af konkret bemanding og organisering af opgaven... 8 10.3.3 Beskrivelse af kvalitetssikringen af opgaven og det færdige produkt... 8 10.3.4 ESPD... 9 10.4 Diverse... 9 10.5 Vedståelsesfrist... 9 11 TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING... 9 11.1 Konkret bemanding og organisering af opgaven, vægtes 30 %... 10 11.2 Kvalitet i udførelse af opgaven og i det færdige produkt, vægtes 30 %... 10 11.3 Kvalitativ evaluering... 10 11.4 Pris for opgaven, vægtes 40 %... 11 11.5 Evaluering af pris... 11 12 INDHENTNING AF DOKUMENTATION FOR EGNETHED MV.... 12 13 MEDDELELSE OM RESULTAT... 12 13.1 Aflysning... 12

2 BILAGSFORTEGNELSE Bilag 1 Tilbudsliste (Excel-fil) Bilag 2 Vejledning til udfyldelse af tilbudsliste Bilag 3 Opgavebeskrivelse for indledende undersøgelser Bilag 3.1 Poreluftmanual Bilag 3.2 Skema til indledende byggeteknisk gennemgang Bilag 3.3 Undersøgelsesomfang på tjæreplads og lokalitet med fyld Bilag 3.4 Instruks om laboratorieaftale Bilag 3.5 Vejledende analyseprogram på brancheniveau Bilag 3.6 Rapportskabelon Bilag 3.7 Vejledning til GeoGIS Bilag 3.8 Økonomioversigt (excel-fil) Bilag 4 Aftaleudkast Bilag 5 Skabelon for Fælles Europæisk Udbudsdokument (ESPD i.xml-format)) Bilag 6 Vejledning til udfyldelse af ESPD

3 1 INDLEDNING Region Syddanmark udbyder opgaven med at udføre Indledende undersøgelser efter jordforureningsloven i Region Syddanmark. Udbuddet er offentliggjort i den Europæiske Unions Tidende (EUT). Frist for afgivelse af tilbud er 18. april 2017 kl. 12.00 Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, hvilket betyder, at enhver har ret til at afgive tilbud. Regionen vil indgå 5 rammeaftaler i prioriteret rækkefølge. Tildelingen af konkrete opgaver sker alene på rammeaftalens vilkår uden yderligere konkurrence blandt rammeaftalens parter. Regionen er som ordregiver ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med udbudsreglerne, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Rådgiver må derfor påregne, at regionen vil afvise tilbud, der er fejlbehæftet eller mangelfuldt. Det er rådgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med udbudsreglerne. 2 UDBUDSMATERIALET Tilbuddet skal afgives på baggrund af denne udbudsbeskrivelse samt følgende bilag: 1. Tilbudsliste (Excel-fil) 2. Vejledning til udfyldelse af tilbudsliste 3. Opgavebeskrivelse for indledende undersøgelser Bilag 3.1 Poreluftmanual Bilag 3.2 Skema til indledende byggeteknisk gennemgang Bilag 3.3 Undersøgelsesomfang på tjæreplads og lokalitet med fyld Bilag 3.4 Instruks om laboratorieaftale Bilag 3.5 Vejledende analyseprogram på brancheniveau Bilag 3.6 Rapportskabelon Bilag 3.7 Nøgledata i GeoGIS Bilag 3.8 Økonomioversigt (Excel-fil) 4. Aftaleudkast 5. Skabelon for Fælles Europæisk Udbudsdokument (ESPD) (xml-format) 6. Vejledning til udfyldelse af ESPD 3 BESKRIVELSE AF DEN UDBUDTE OPGAVE Region Syddanmark skal i henhold til Jordforureningsloven (se Lov bekendtgørelse nr. 1190 af 27. september 2016) finde frem til, hvilke ejendomme der er forurenede i et sådant omfang, at de skal kortlægges efter reglerne i loven. I den forbindelse skal der gennemføres et antal indledende jordforureningsundersøgelser i Region Syddanmark. De udbudte rammeaftaler er 3-årige med mulighed for option på op til et års forlængelse. Regionen ønsker teknisk og faglig bistand til at gennemføre disse indledende undersøgelser på muligt forurenede lokaliteter.

4 Undersøgelserne udføres puljevist og kan bestå af forskellige typer lokaliteter, som f.eks. autoværksteder, vognmands-virksomheder, smede- og maskinværksteder og garverier. Lokaliteterne kortlægges løbende på vidensniveau 1, og derfor er ikke alle lokaliteter kendt på nuværende tidspunkt. Nogle af lokaliteterne skal undersøges, fordi aktiviteterne kan udgøre en risiko overfor ejendommens anvendelse som bolig. Hovedparten af disse undersøgelser skal på baggrund af grundejers anmodning undersøges indenfor et år. Andre lokaliteter skal undersøges, fordi de ligger i et område med særlige drikkevandsinteresser eller indenfor et indvindingsopland til et vandværk. Undersøgelserne vil overordnet omfatte udarbejdelse af undersøgelsesoplæg, besigtigelse på lokaliteten, feltarbejde i form af boringer, geologisk beskrivelse, jord- og vandprøvetagning, poreluftmålinger og indeklimamålinger. Afslutningsvist skal der udarbejdes en rapport, der bl.a. indeholder en risikovurdering i forhold til indeklima, arealanvendelse og grundvand. Der er udarbejdet en rapportskabelon af regionen, som skal anvendes (bilag 3.6). Laboratoriearbejdet indgår ikke i udbuddet. Regionen har i 2016 i alt udført cirka 184 indledende forureningsundersøgelser, som er blevet undersøgt i mindre puljer med ca. 10 lokaliteter ad gangen. Regionen forventer, at omfanget vil være af samme størrelsesorden i de kommende år, men kan dog ikke garantere udførelsen af et bestemt antal undersøgelser. Størrelsen af puljerne kan variere, men regionen forventer, at udgangspunktet for puljerne er 10 lokaliteter. Regionen kender på nuværende tidspunkt ikke placeringen af de enkelte lokaliteter, der skal undersøges, men vil så vidt muligt bestræbe sig på at danne geografisk afgrænsede puljer. Selve undersøgelserne vil også være af større eller mindre omfang på de enkelte lokaliteter afhængig af konkrete aktiviteter og forureningskilder m.m. Opgaven er beskrevet nærmere i bilag 3, Opgavebeskrivelse for indledende undersøgelser. Fordelingen af puljerne vil ikke ske ligeligt, men ud fra en prioriteret rækkefølge med tilhørende fordelingsnøgle, som er beskrevet i rammeaftalen. Den første pulje indledende undersøgelser forventes igangsat i begyndelsen af august 2017. 4 UDBYDER Region Syddanmark Miljø og Råstoffer Damhaven 12 7100 Vejle 4.1 Udbyders kontaktperson Region Syddanmarks kontaktperson er Nicholas Kyhl, e-mail: Nicholas.Kyhl@rsyd.dk Al henvendelse til kontaktpersonen skal ske skriftligt.

5 5 TILBUDSGIVER Tilbuddet skal indeholde oplysninger om rådgivers navn, adresse, tlf.nr. og mailadresse. Hvis tilbuddet afgives af flere i forening, skal der vedlægges en konsortieerklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse. Derudover skal navnet oplyses på den person, der på vegne af alle parter, har bemyndigelse til at indgå aftale vedrørende tilbuddet med bindende virkning. Ved opstart af en konkret opgave (senest ved opstartsmødet) ønsker regionen at få oplyst rådgivers valg af borefirma/borefirmaer. 6 ALTERNATIVE TILBUD Alternative tilbud vil ikke blive taget i betragtning. 7 FORBEHOLD Region Syddanmark er berettiget til at afvise et tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenlyst bagatelagtigt forbehold. Regionen er forpligtet til at afvise et tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, samt forbehold, som ikke kan prissættes med den fornødne sikkerhed Regionen accepterer ikke tilbud med forbehold over for størrelsen af den anførte ansvarsbegrænsning i udkastet til rammeaftalen. Tilbudsgiverne anmodes om ikke at tage forbehold, men om i stedet via spørgsmål at gøre regionen opmærksom på eventuelle uhensigtsmæssigheder. Vælger rådgiver trods ovenstående at tage forbehold, skal disse tydeligt angives. 8 KONTAKT INDTIL TILBUDSAFGIVELSE 8.1 Kommunikation Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængeligt på adressen: www.regionsyddanmark.dk/wm498346 Rådgiverne er selv ansvarlige for at holde sig opdaterede på siden. 8.2 Spørgsmål til regionen og ændring af tilbudsmaterialet Såfremt rådgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes rådgiver straks gøre regionen opmærksom på det, så regionen har mulighed for at rette op på forholdet gennem offentliggørelse af et rettelsesblad. Eventuelle spørgsmål i forbindelse med tilbudsgivningen kan rettes skriftligt til Nicholas Kyhl: Nicholas.Kyhl@rsyd.dk. Kommunikation skal ske skriftligt på dansk. Alle spørgsmål, der fremsendes senest 14 dage før tilbudsfristens udløb (dvs. 4. april 2017), kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.

6 Alle spørgsmål og svar vil løbende blive lagt ud på vores hjemmeside i anonymiseret udgave: www.regionsyddanmark.dk/wm498346 Det er rådgivers eget ansvar at holde sig orienteret vedr. spørgsmål og svar. 9 UDELUKKELSE OG EGNETHED Ved afgivelse af tilbud skal rådgiver aflevere en udfyldt udgave af det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). Regionen har udarbejdet en elektronisk skabelon hertil (bilag 5) samt en vejledning til udfyldelse (bilag 6). Dokumentet udfyldes elektronisk via en web tjeneste, som stilles gratis til rådighed af Europa kommissionen. Dokumentet anvendes som et foreløbigt bevis for opfyldelse af de krævede betingelser i offentlige udbudsprocedurer i EU, herunder at rådgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, at rådgiveren opfylder kravene til egnethed, samt hvordan rådgiveren opfylder udvælgelseskriterierne. Hvis ansøger er et konsortium, skal der afleveres en udfyldt ESPD for hver deltager i konsortiet. Hvis rådgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, skal rådgiver medsende en støtteerklæring eller anden dokumentation, hvor den enhed, der stiller sin formåen til rådighed for rådgiver, forpligter sig hertil juridisk, jf. udbudsloven, 144, stk. 2. I nedenstående afsnit 9.1 og 9.2 gennemgås de forhold, som rådgiver skal udfylde i ESPD et. Vejledning til udfyldelse er som nævnt vedlagt i bilag 6. 9.1 Udelukkelsesgrunde Tilbudsgivere, der befinder sig under omstændigheder som beskrevet i udbudslovens 135, stk. 1 og 3 (straffet for deltagelse i en kriminel organisation eller økonomisk kriminalitet, terror eller børnearbejde/menneskehandel eller som skylder det offentlige skat, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger) er udelukket fra at deltage i udbuddet. Det samme gælder, hvis tilbudsgiver er omfattet af 136, nr. 1-3 (interessekonflikt i forbindelse med deltagelse i udbuddet, direkte eller indirekte involvering i udbudsproceduren eller hvis man er skyldig i afgivelse af urigtige oplysninger eller som tilbageholder/ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, der bedes om i udbudsproceduren). En tilbudsgiver, der på et hvilket som helst tidspunkt under udbuddet bliver omfattet af de nævnte udelukkelsesgrunde, vil blive udelukket fra udbuddet, medmindre den pågældende indenfor en af regionen fastsat frist fremlægger dokumentation, der viser rådgiverens pålidelighed, jf. udbudslovens 138. Derudover vil tilbudsgivere, der befinder sig under omstændigheder, som beskrevet i udbudslovens 137, stk. 1, nr. 1 (vedr. tilsidesat gældende forpligtelser indenfor det miljø-, social-, eller arbejdsretlige område) eller nr. 2 (vedr. konkurs samt insolvens-, eller likvidationsbehandling) være udelukket fra at deltage i udbuddet. 9.2 Egnethed For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde følgende krav: At tilbudsgiver har en positiv egenkapital At tilbudsgiver er i besiddelse af sædvanlig erhvervsansvarsforsikring.

7 10 AFGIVELSE AF TILBUD Tilbuddet bedes afleveret i 1 original (underskrevet) og 3 papirkopier. Tilbuddet afleveres derudover som samlet fil elektronisk på et USB-stick i pdf-format sammen med papirversionerne. Den udfyldte tilbudsliste bedes afleveret på et USB-stick som excel-regneark. Excelregnearket må ikke være skrivebeskyttet. I tilfælde af uoverensstemmelse har original eksemplaret forrang, herunder forrang over den elektroniske version. 10.1 Afleveringsfrist og -sted Tilbuddet skal, for at kunne tages i betragtning, være modtaget hos Region Syddanmark, receptionen, Damhaven 12, 7100 Vejle senest den 18. april 2017 kl. 12.00 Tilbuddet skal tydeligt være mærket TILBUD- INDLEDENDE FORURENINGS- UNDERSØGELSER må ikke åbnes Der kan udleveres en kvitteringsskrivelse i receptionen ved afleveringen. De bydende kan ikke være til stede ved åbningen af tilbuddene. 10.2 Formkrav Tilbud med bilag skal være på dansk. 10.3 Tilbuddet skal indeholde Generelle oplysninger, som navn, adresse og kontaktperson for tilbudsgiver Udfyldt tilbudsliste. Derudover skal konkret bemanding og organisering af opgaven beskrives, indeholdende beskrivelse af: o Konkret samlet bemandingsplan o Organiseringen af opgaven o CV er på de medarbejdere, der skal deltage i udførelsen af den konkrete opgave o Redegørelse for ansvars- og rollefordeling o En tidsplan for en fiktiv pulje Sikring af kvaliteten i udførelse af opgaven, indeholdende beskrivelse af, hvordan rådgiver vil sikre: o Kvalitet i udførelse af den konkrete opgave o Kvalitet i det færdige produkt Udfyldt ESPD I nedenstående afsnit 10.3.1 10.3.4 er ovennævnte punkter uddybet. Rådgiverne opfordres til at formulere sig klart og kortfattet og kun vedlægge det relevante.

8 10.3.1 Tilbudsliste Tilbuddet skal indeholde en udfyldt tilbudsliste, bilag 1. Listen indeholder de ydelser, der typisk indgår i indledende undersøgelser. Alle poster i tilbudslisten skal udfyldes. Der må ikke tilføjes ekstra ydelser til listen. Alle tilbudspriser skal anføres eksklusiv moms. Alle rådgiverudlæg mv. skal være indregnet i tilbudsprisen. En vejledning til udfyldelse af listen findes i bilag 2. Vær venligst opmærksom på pkt. 5.11 Transportudlæg i tilbudslisten. Som det også fremgår af vejledningen til tilbudslisten kan transportudlægget maksimalt prissættes til 13 kr./km. Det vil sige, at rådgiver har mulighed for at give et bud på transportudlægget, dog accepteres maks. 13 kr./km. Ved beløb over 13 kr./km er tilbuddet ikke konditionsmæssigt. Tilbudslisten afleveres både som papirversion, som en del af tilbuddet, og elektronisk som excel-fil (ikke skrivebeskyttet). Tilbudslisten bedes underskrevet af rådgiver. 10.3.2 Beskrivelse af konkret bemanding og organisering af opgaven Rådgiver skal beskrive, hvorledes opgaven konkret vil blive bemandet og organiseret, herunder en beskrivelse af ansvars- og rollefordeling. Rådgiver skal fremsende CV er på de medarbejdere, der skal deltage i udførelsen af den konkrete opgave. Hvert CV bør ikke fylde mere end 3 A4-sider. I CV et skal der være fokus på de opgaver, som underbygger erfaring med indledende undersøgelser eller lignende opgaver relevant for denne konkrete opgave. Region Syddanmark forbeholder sig ret til at søge oplysningerne bekræftet. Rådgiver bedes i tilbudsgivningen udarbejde en tidsplan for en fiktiv pulje indledende undersøgelser á 10 lokaliteter. Hver enkelt undersøgelsespulje må fra start til slut ikke strække sig over mere end 6 måneder (eksklusiv ferie: 3 ugers sommerferie, 1 uges efterårsferie, 1 uges juleferie, 1 uges vinterferie, 1 uges påskeferie). Tiden skal beregnes fra puljen sættes i gang med enten et opstartsmøde eller levering af materiale fra Regionen til Rådgiver. Rådgiveren skal i tidsplanen tage højde for, at opgaven indledes med et opstartsmøde, og at undersøgelsesoplæggene skal være udarbejdet senest 1 måned efter regionen har fremsendt relevant materiale (historiske oplysninger, kortlægningsbrev, JAR-udskrift m.m.). Regionen skal herefter have ca. 2 uger til gennemlæsning af oplæggene inden besigtigelserne, og der skal afsættes tid til, at regionen skal læse og kommentere rapportudkastene, således at det bliver en fælles tidsplan. 10.3.3 Beskrivelse af kvalitetssikringen af opgaven og det færdige produkt Rådgiver skal kort redegøre for, hvorledes den aktuelle opgave og det færdige produkt kvalitetssikres. Beskrivelsen skal synliggøre, at alle dele af opgaven kvalitetssikres både i planlægningsfasen, undersøgelsesfasen samt under afrapportering. Rådgivers interne kvalitetssikringsprocedurer på denne konkrete opgave skal også omfatte sikring af kvaliteten fra eksterne samarbejdspartnere (f.eks. boreentreprenør, gravearbejde, TV inspektion af kloak, analyser).

9 10.3.4 ESPD Ved afgivelse af tilbud skal rådgiver sammen med sit tilbud fremsende en udfyldt elektronisk udgave af det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), som er vedlagt som bilag 5. Dokumentet udfyldes elektronisk via en web tjeneste, som stilles gratis til rådighed af Europa kommissionen. Der findes en vejledning hertil i bilag 6. Dokumentet anvendes som et foreløbigt bevis for opfyldelse af de krævede betingelser i offentlige udbudsprocedurer i EU, herunder at rådgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, at rådgiveren opfylder kravene til egnethed, samt hvordan rådgiveren opfylder udvælgelseskriterierne. I ESPD et ønsker regionen oplyst om: rådgiver er omfattet af de obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde rådgiver har en positiv egenkapital hvorvidt rådgiver er i besiddelse af erhvervsansvarsforsikring Hvis ansøger er et konsortium, skal der afleveres en udfyldt ESPD for hver deltager i konsortiet. 10.4 Diverse Der ydes ingen godtgørelse for udarbejdelse af tilbud. Ved indhentning af udbudsmaterialet skal den bydende, ud over at sikre sig, at udbudsmaterialet er fuldstændigt, også gøre sig bekendt med indholdet af relevante love, regler, forskrifter, normer og dokumenter. 10.5 Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende fra afgivelsen, og tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 90 dage fra tilbudsfristen. 11 TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING Der vil blive indgået rammeaftaler med i alt 5 rådgivende ingeniørfirmaer i prioriteret rækkefølge (rådgiver nr. 1 rådgiver nr. 5). Firmaerne vil blive valgt og prioriteret ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud med følgende underkriterier og vægtning: Underkriterier vægtning Konkret bemanding og organisering af opgaven 30 % Kvalitet i udførelsen af opgaven og i det færdige produkt 30 % Pris 40 % Ved evalueringen vil der blive givet en samlet score på underkriteriet "Konkret bemanding og organisering af opgaven" bestående af de tildelte point ganget med 0,30 svarende til en vægtning på 30 %, en samlet score på underkriteriet "Kvalitet i udførelse af opgaven og i det færdige produkt" bestående af de tildelte point ganget med 0,30 svarende til en vægtning på 30 % og en samlet score på underkriteriet "Pris", bestående af de tildelte point ganget med 0,40 svarende til vægtning på 40%. Den højeste samlede score vil udgøre det bedste forhold mellem pris og kvalitet, og vil dermed udgøre det økonomiske mest fordelagtige tilbud. I det følgende beskrives de enkelte underkriterier mere detaljeret og det beskrives, hvad regionen lægger vægt på ved evaluering af de enkelte kriterier.

10 11.1 Konkret bemanding og organisering af opgaven, vægtes 30 % Underkriteriet konkret bemanding og organisering af opgaven vurderes ud fra følgende delkriterier, som begge vægtes lige højt: Konkret samlet bemandingsplan og faglige kompetencer på de relevante personer Organisering af opgaven Evaluering af delkriteriet konkret samlet bemandingsplan samt faglige kompetencer Regionen lægger vægt på, at: den konkrete bemanding på opgaven tilsammen har den faglighed og kapacitet, der skal til for på optimal vis at varetage de forskellige opgaver i forløbet med at udføre indledende undersøgelser. den konkrete bemanding af opgaven afspejler en faglig kunnen, der dækker erfaring og evne til at gennemgå historisk materiale, udarbejde undersøgelses-oplæg, udføre besigtigelser og foretage miljøtilsyn ved borearbejde. Desuden skal den konkrete bemanding kunne varetage en velfungerende og positiv kommunikation med grundejer, regionen og andre involverede, vurdere og kvalitetssikre analyseresultater samt udføre risikovurderinger og afrapportere. at den konkrete bemanding har kompetencer til at kunne varetage en overskuelig økonomistyring. Evaluering af delkriteriet organisering af opgaven Regionen lægger vægt på, at: rådgiver tilbyder en klar og tydelig ansvars- og rollefordeling i bemandingen. at tidsplanen på samme tid sikrer færdiggørelse indenfor 6 mdr. og god sammenhæng mellem opgaverne i tidsplanen og den afsatte tid, således at tidsplanen vurderes at være realistisk og robust. 11.2 Kvalitet i udførelse af opgaven og i det færdige produkt, vægtes 30 % Regionen lægger vægt på, at: rådgiver sikrer en grundig gennemgang af det historiske materiale, grundig udarbejdelse af undersøgelsesoplæg og grundige og fyldestgørende besigtigelser. rådgiveren sikrer, at boringer og poreluftmålinger udføres de optimale steder, og at det er de i henhold til forureningskilden korrekte prøver, der analyseres. rådgiver leverer kvalitetssikrede analyseresultater, fagligt velbegrundede risikovurderinger og rapporter af høj kvalitet. rådgivers kvalitetssikringsprocedurer også omfatter sikring af kvaliteten fra eksterne samarbejdspartnere (f.eks. boreentreprenør, gravearbejde, TV inspektion af kloak, analyser m.m.). 11.3 Kvalitativ evaluering Evaluering af tilbuddenes kvalitative kriterier ( Konkret bemanding og organisering af opgaven og Kvalitet i udførelsen af opgaven og i det færdige produkt ) vil ske ved brug af en pointskala fra 0-10, som ser ud som følger: Opfyldelse af kriteriet Point Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 10 Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet 9 Rigtig god/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 8

11 God opfyldelse af kriteriet 7 Over middel i opfyldelse af kriteriet 6 Tilfredsstillende/middel opfyldelse af kriteriet 5 Under middel i opfyldelse af kriteriet 4 Noget under middel i opfyldelse af kriteriet 3 Ringe opfyldelse af kriteriet 2 Dårlig opfyldelse af kriteriet 1 Helt utilfredsstillende opfyldelse af kriteriet (alene konditionsmæssigt tilbud) 0 Tilbuddene evalueres af en arbejdsgruppe, og der kan derfor forekomme decimaltal i den endelige pointtildeling. 11.4 Pris for opgaven, vægtes 40 % Underkriteriet pris vurderes således: De af rådgiveren oplyste enhedspriser i bilag 1 (tilbudslisten) ganges med den for hver post angivne faktor. Faktoren angiver det gennemsnitlige omfang af ydelserne, der normalt anvendes i en pulje. Faktoren er baseret på et historisk gennemsnit af 16 afsluttede puljer på ca. 10 lokaliteter. Faktoren er alene til brug for evalueringen, og er ikke bindende for regionen, Faktorerne fremgår af bilag 1. Underkriteriet pris vurderes ud fra den samlede sum af enhedspriserne i den udfyldte tilbudsliste, når de er ganget med de respektive faktorer. 11.5 Evaluering af pris Primær metode Til evaluering af underkriteriet Pris anvendes primært en lineær interpolation/ nulpunktsmodel. I modellen tildeles laveste pris 10 point, mens en (fiktiv) pris som er 50 % højere end laveste pris får 0 point. Priser herimellem får tildelt point efter en lineær interpolation med 2 betydende decimaler ud fra tilbuddenes respektive afstand til tilbuddet med den laveste pris og 50 % over laveste pris. Antal point beregnes efter nedenstående principielle formel: maks point tilbudt pris laveste pris Point = maks point ( ) ( ) x% laveste pris

12 Ved anvendelsen af 50 % og maks. point på 10 opnås nedenstående formel til beregning af antallet af point, der tildeles de enkelte rådgivere: Point = 10 ( 10 pris laveste pris ) (tilbudt ) 0,5 laveste pris Sekundær metode Såfremt minimum et tilbud overstiger det angivne spænd på 50%, og det eller disse tilbud ikke afvises som unormalt lavt, efter udbudslovens regler herom, anvendes en alternativ evalueringsmetode, hvor der foretages lineær interpolation mellem højeste og laveste pris. Mellem disse yderpunkter gives point med to betydende decimaler. 12 INDHENTNING AF DOKUMENTATION FOR EGNETHED MV. Regionen forventer at gennemføre tilbudsevalueringen uden forudgående dokumentation for og kontrol af, at rådgiverne ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, og at rådgiverne opfylder de fastsatte minimumskrav til egnethed. Regionen er forpligtet til at indhente dokumentation for oplysningerne i ESPD et forinden meddelelse af tildelingsbeslutningen, og er berettiget til at indhente dokumentationen på et hvilket som helst tidspunkt. Dokumentationen skal bestå af: Serviceattest (udstedt maksimalt 6 måneder før regionens frist for anmodning om modtagelse) Kopi af årsrapport eller tilsvarende Kopi af forsikringspolice eller anden dokumentation for erhvervsansvarsforsikringens eksistens og dækning. Såfremt dokumentationen ikke er indsendt inden 3 uger, forbeholder regionen sig af hensyn til udbuddets fremdrift retten til at se bort fra tilbuddet. 13 MEDDELELSE OM RESULTAT Rådgiverne forventes at få meddelelse om det endelige resultat af udbuddet i uge 21-22, 2017. Alle deltagerne i udbuddet vil samtidig få skriftlig orientering om tildelingsbeslutningen. Kontrakt kan dog først indgås efter udløbet af stand-still perioden. 13.1 Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet kunne aflyses af regionen, hvis regionen har en saglig grund til det.