Digitalisering, effektivisering & risikostyring går hånd i hånd Søren Lindgaard, IT-direktør i Region Syddanmark
Region Syddanmark Areal 12.255 km 2 Befolkningstal 1,2 mio. indbyggere Ansatte ca. 25.000 Nettobudget 23,6 mia kr. 3 Ambulante besøg 2,43 mio. Antal udskrivninger 237.000
Regionens fire hovedområder Sundhed Sygehuse, sygesikring, patientbefordring m.v. Social Specialiserede tilbud til borgere med fysiske og psykiske handicap 4 Psykiatri Psykiatrisk indsats på sygehus eller i lokalpsykiatrien Regional Udvikling Erhverv, uddannelse og kultur, natur og miljø og kollektiv trafik.
IT på mange lokationer 5 21-05-2015
Stor kompleksitet Mange brugere/bruger typer Mange forskellige lokationer Betydelig økonomi Politisk valgt ledelse Del af fællesoffentlige initiativer, Digital Post, NEM-SMS mfl. 6 Size does drive complexity!
Decentral organisation Koordinationsgruppen for Sundheds-it Direktionen Udvalg for Sundheds-it Udvalg for Teknisk og Administrativt IT og drift Udviklingsprojekter og forvaltningsansvar Drift & Infrastruktur 7 Afdelingen for Sundhedsit OUH SLB SVS SHS PSYK Regional IT Medico Teknik Sundhedsinnovation
Decentrale kompetencer Systemejerskab/forvaltningsansvar Udvikling tæt på klinikken Lokal servicedesk Projektledelse med forretningsnært ansvar - for fællesskabet 8
Fælles centrale komponenter Regional IT med fokus på Infrastruktur / Netværk+ Servere Storage Backup Test CMDB Integrationsplatform Change proces 9
Effektivisering giver resultater Stor kompleksitet betyder ikke at man skal give op fra starten Vi indførte proces optimering som strategisk tema og har igennem frivillige kurser indført lean principper, Kanban tavler og Kaizen tavler samt ledelses opfølgning hver uge på tavlemøde. Hermed tre eksempler 16% forøget produktivitet på tværs af hele organisationen Case: Mindre projekt opgaver (MPO) Changes flere, høj succesrate og bedre compliance Modernisering af netværk Har eksempelvis sparet 3071 timers ventetid på én lokation 10 21-05-2015
Samlet stigning i sager i Regional IT på 16 % - Service Deskene løste 27% flere sager end i 2013 med samme bemanding Der er sket en betydelig stigning i antallet af sager løst af Regional IT på 16% fra 2013 til 2014 45.000 40.000 Sager løst i Regional IT Stigning i samlet antal sager på 16% Stigningen er især håndteret af Regional ITs to Service Deske, der har løst 27 % flere sager i 2014 med uændret bemanding Det er også vigtigt at bemærke at stigningen næsten udelukkende består af henvendelser om service antallet af incidents (dvs. ikkeplanlagte forringelser af IT-service) er stabilt, på trods af at Regional IT siden 2013 har overtaget ansvaret for endnu flere systemer. 35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 0 2013 2014 Service Desks håndterer 27% flere sager i 2014 end i 2013 med samme bemanding På trods af den samlede stigning behøver driften kun at blive involveret i færre sager end i 2013 11 Andre afdelinger IRT Service desk 21-05-2015
CASE: Lean-tavler øger løsningstempoet på ad hocopgaver fra forretningen (MPO er) Regional IT har arbejdet målrettet med at forbedre løsningstempoet på ad hoc-opgaver fra forretningen (MPO er). Midt på året lykkedes det at reducere antallet af opgaver, der overskred leveringsfrist betydeligt. I 2. halvår 2014 indførte Regional IT lean-tavler til opgavestyring (KANBAN) som bl.a. har medført en betydelig stigning i antallet af løste MPO er pr. uge. Regional IT er dermed i 2014 blevet langt bedre i stand til at levere de ydelser, som efterspørges i resten af Region Syddanmark, med samme bemanding! Antal mindre projekt opgaver fra forretningen (MPO er) 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Udviklingen i antal bestilte og løste MPO er 2014 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 MPO'er bestilt KANBAN-tavler Uge 2014 MPO'er overskredet løsningsfrist Løste MPO'er 12 21-05-2015
Changes flere changes, høj succesrate og bedre compliance Regional IT har i 2014 fortsat sit fokus på Change Management for også derigennem at understøtte stabil drift. Changes håndteres på CAB møder med inddragelse af samtlige enheder. Det har i 2014 bl.a. vist sig i form af, at succesraten på changes er fastholdt, på trods af en stigning i antal changes på 26% fra 2013 til 2014. Desuden er der også opnået en højere grad af compliance med de planlagte change-vinduer, så brugere af systemet ikke oplever uventede driftsproblemer som følge af forsinkede eller for tidligt påbegyndte changes. 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 100% 90% 80% 70% 60% Antal changes 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% % changes gennemført med succes Andel changes startet og afsluttet inden for planlagt tidsinterval 2013-Q1 2013-Q2 2013-Q3 2013-Q4 2014-Q1 2014-Q2 2014-Q3 2014-Q4 13 21-05-2015
Byg det rigtigt fra starten af! Innovationsprojekter Teletolkning & videokonference 93% videotolkning 86% videokonference Afprøvning i lille Skala, ex. Den digitale landevej 14 Stor skala Det rette fundament 21-05-2015
Husk formålet
Risikostyring Patientkritiske data Backupløsninger Adgang uden strøm Personfølsomme oplysninger Afgørende at kunne dele Proaktiv overvågning MDM Ikke adgang fra private enheder eller BYOD 16 21-05-2015
IT i Region Syddanmark Kompleks og stor organisation Åben i forhold til omverdenen Decentral struktur styrker forretningens engagement og styrker fællesskabet omkring besluttede centrale kompetencer 17 Husk formålet! Gør det rigtigt første gang Digitalisering, effektivisering og sikkerhed hånd i hånd 21-05-2015