Modtager(e): Medarbejdere med tjenestested Roskilde, Silkeborg og Kalø NOTAT Nye procedurer for IndFak Sanne Olofsson Dolmer Økonomileder ST Dato: 29. maj 2012 Side 1/5 Som følge af den igangværende harmonisering på AU er det besluttet at anvendelsen af ordremodulet i INDFAK sættes på standby for medarbejdere med tjenestested Roskilde, Silkeborg og Kalø. Vi afventer en ledelsesmæssig stillingtagen til den fremtidige indkøbsorganisering på AU og en forbedring af mulighederne for en mere digitaliseret indkøbsproces. Der skal således indtil videre ikke oprettes elektroniske ordrer i INDFAK i forbindelse med bestilling af varer og tjenesteydelser. Helt kort betyder det, at der kun bliver et flow startende fra fakturaen er modtaget elektronisk i IndFak. For at denne nye procedure kan fungere optimalt, er nøglen den, man til leverandøren ved indkøb oplyser et ordrenummer. Ordrenummeret vil være det 10 cifrede nummer bestående af projektnummer + aktivitetsnummer. Herudover oplyses rekvirent navn. Den nye procedure træder i kraft 1. juni, hvorefter man ikke længere vil kunne oprette elektroniske ordrer. Modtagne fakturaer, som vedrører oprettede ordrer i IndFak, der ikke er fuld varemodtaget, vil fra AU Regnskab (kreditor) blive sendt ud til varemodtagelse hos rekvirenten. Fakturaen vil forinden være påført projekt og aktivitetsnummer fra ordren. Rekvirenten vælger herefter den relevante projektøkonom eller forretningscontroller som disponent. Fremover vil modtagne fakturaer som IKKE vedrører oprettede ordrer i Ind Fak følge det "fremtidige flow for Indkøb af varer og tjenesteydelser" (se nedenfor) Dekansekretariatet, Science and Fax: 87152068 Technology E-mail: mail@science.au.dk Aarhus Universitet http://www.science.au.dk Ny Munkegade 120 8000 Aarhus C
Side 2/5 Det fremtidige flow for indkøb af varer og tjenesteydelser vil være således: Indkøber Leverandøren kontaktes enten via. elektronisk kontaktform, e mail eller telefonisk og orden afgives Ved ordreafgivelse oplyses: EAN nr., Ordrenummer (10 cifret nummer sammensat af projektnummer og aktivitetsnummer og rekvirentnavn til leverandøren Leverandør Leverandøren sender faktura til det oplyste EAN nummer På fakturaen skal leverandøren påføre det oplyste ordrenr. og rekvirentnavn (navnet på den der skal have fakturaen til varemodtagelse i indfak) AU regnskab Fakturamanager (en medarbejder i AU regnskab) udfylder alle dimensioner: moms, artskonto, projektnummer, aktivitetsnummer og beskrivelsesfelt Fakturaen sendes til varemodtagelse hos rekvirent Rekvirent Godkender Den nævnte rekvirent på fakturaen får fakturaen til varemodtagelse i indfak Rekvirenten: Bekræfter at varen fysisk er modtaget Bekræfter at prisen er korrekt Vælg den rette disponent. Disponenten er den SPOC'er (single point of contact) som styrer økonomien på det oplyste projektnummer. Projektøkonom/forretningscontrolleren godkender fakturaen. Inden godkendelse tjekkes for: Er det, det rigtige projekt og aktivitetslinjenummer Er der penge på projektet til dækning for udgiften Er udgiften berettiget i forhold til interne AU regler/bevillingsgivers krav Validering af deltagerlister
Side 3/5 Opmærksomhedspunkter for rekvirent (indkøber) Udenlandske fakturaer Vær opmærksom på, at efter AU regnskab er flyttet til Aarhus, skal leveringsadresse og faktureringsadresse oplyses som to separate adresser. Dette gøres for at sikre, at den papirfaktura som leverandøren sender kommer til AU regnskab direkte. Her vil fakturaen blive indscannet og komme i flow nøjagtig som alle andre fuldelektroniske fakturaer. Faktureringsadresse: AU regnskab, Kreditor Helsingforsgade 10 bygning 5148 8200 Aarhus C Hvis der modtages en papirfaktura i Roskilde/Silkeborg/Kalø kan denne sendes via scan til kreditorhotline@adm.au.dk. I mailens emnefelt skrives ST, Roskilde/Silkeborg/kalø. Sammen med scan af fakturaen oplyses: Projektnummer Aktivitetsnummer Rekvirentnavn Har du spørgsmål vedr. udenlandske fakturaer så kontakt AU regnskab på kreditorhotline@adm.au.dk Husk at skrive ST, Roskilde/Silkeborg/Kalø i emnefeltet. Hvor finder jeg mit projekt og aktivitetsnummer? Nøglen til at dette system virker, er at man kender sit projektnummer. Er du i tvivl om dette så kontakt din projektøkonom/forretningscontroller. Er du i tvivl om, hvem din single point of contact (SPOC er) er, så kontakt Økonomileder Sanne Olofsson Dolmer, sanne@science.au.dk For at give et overblik over de aktivitetslinjer (sagsopgavelinjer) som er tilknyttet det enkelte projekt (sag), er der udviklet en rapport til formålet. Denne kan tilgås via bazaren. http://bazsharepoint/okonomi/rekvisitioner/forms/allitems.aspx
Side 4/5 Vælg rapporten: Projektlinjer Indtast projektnummeret på formen xx xxxx Nedenstående gives et eksempel på projekt (sag): 27 7888 Ovenstående eksempel rummer dermed to muligheder for ordreafgivelse: 27 7888 2010 og 27 7888 2012 alt afhængig af, hvilken del af projektforløbet som skal betale for udgiften. Der er ikke påført ordrenummer på fakturaen I de undtagelsestilfælde, hvor der på fakturaen ikke er oplyst de rette oplysninger, vil det være svært for medarbejderne i AU regnskab at finde frem til den rette varemodtager (rekvirent). Der er derfor for hver afdeling udpeget en person buffer rekvirent som AU regnskab sender disse detektiv fakturaer til. Disse personer vil derefter have ansvaret for at finde den ansvarlige rekvirent og sende den videre til varemodtagelse hos den rette person.
Side 5/5 Buffer rekvirenten vil være at ansvarlig for at kontakte kreditorhotline@adm.au.dk i de tilfælde hvor leverandøren ikke påsat ordrenummeret på fakturaen og hvor man er sikker på, at dette har været oplyst. Bufferrekvirenten vil ligeledes være ansvarlig for at hjælpe rekvirenterne med at huske at oplyse ordrenummer hvis der skulle være en forglemmelse. Liste over bufferrekvirenter: Enhed Navn e mail Miljøvidenskab Naja Møller nam@dmu.dk Bioscience, Roskilde Conni Lund Nielsen cln@dmu.dk Bioscience, Kalø Hanne Fensbæk hfe@dmu.dk Bioscience, Silkeborg Hilda N. Jørgensen hnj@dmu.dk DCE Karin Balle Madsen kbm@dmu.dk Manualer til hhv. rekvirent og disponent: Rekvirent: http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/oko/menu2/indfak/kvikguidestilrekvirent/ Disponent: http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/oko/menu2/indfak/kvikguides til disponent/