ANALYSERAPPORT FOR 2014 KVALITETSSTYRINGSSYSTEM FOR NATUR- OG MILJØADMINISTRATIONEN

ANALYSERAPPORT FOR 2014 KVALITETSSTYRINGSSYSTEM FOR NATUR- OG MILJØADMINISTRATIONEN

1 INDHOLD 2 Indledning... 3 3 Brugertilfredshedsundersøgelse... 3 4 Kvalitetspolitik... 3 5 Opfølgning på kvalitetsmål for 2014... 5 6 Opfølgning på audit... 6 6.1 Ekstern audit... 6 6.2 Intern audit... 6 7 Status på afvigelser i det daglige... 6 8 Status for kvalitetsstyringssystemet... 6 9 Opfølgning på handlingsplan for 2014... 7 10 Konklusion... 7 11 Handlingsplan for 2015... 7 12 Referat fra møde mellem Centerchef, gruppeleder i Natur og Miljø og systemansvarlig 8 13 Bilag 1 Oversigt over sager der understøtter mål om overholdelse af 14 arbejdsdages svarfrist... 9 2

2 INDLEDNING Stevns Kommune har indført et kvalitetsstyringssystem for Natur- og Miljøadministrationen. Systemet er indført i overensstemmelse med lov om kvalitetsstyring for den kommunale sagsbehandling på Natur og Miljøområdet med tilhørende bekendtgørelse som begge trådte i kraft i juli 2006. Kravene til systemet fremgår af bekendtgørelsen. Kvalitetsstyringssystemet skal sikre, at det gennem løbende overvågning og opfølgning synliggøres, at kravene i relevante love og bekendtgørelser på Natur og Miljøområdet følges. Et vigtigt element i kvalitetsstyringssystemets er kommunens egen overvågning af systemet med henblik på løbende forbedringer. Systemansvarlig skal hvert år udarbejde en analyserapport, der beskriver status på systemet og samler op på forbedringer, der er foreslået i løbet af året. Analyserapporten gælder for året 2014. 3 BRUGERTILFREDSHEDSUNDERSØGELSE Undersøgelsen har kørt siden november 2014. Det er ikke alle tilsyn som er afrapporteret endnu og dermed er der heller ikke sendt anmodning om at besvare brugertilfredshedsundersøgelsen. Der er ca. sendt 25-30 anmodninger ud på nuværende tidspunkt og der er kommet fem besvarelser tilbage. Der er sendt ud til både virksomheder og landbrug i forbindelse med tilsyn. Det er kun landbrug der har svaret på brugertilfredshedsundersøgelsen. Det er svært at konkludere noget på baggrund af de svar der er kommet ind. Der bliver udført en opfølgning en gang om året på undersøgelsen. 4 KVALITETSPOLITIK Stevns Kommune har vedtaget en kvalitetspolitik som ses i nedenstående skema. I skemaet er redegjort for, hvordan vi opfylder de enkelte punkter i politikken samt, hvad der specifikt er gjort i 2014. Politik Det vil vi sikre ved at Det har vi gjort i 2014 At der udvikles og 1 fastholdes en kvalitet i arbejdet med administration indenfor miljø og naturområdet At myndighedskrav, 2 almindelig god forvaltningsskik og fastsatte procedurer overholdes Indføre og vedligeholde et kvalitetsstyringssystem inden for Natur og miljøadministrationen. Ved at indføre procedurer der sikrer, at der bliver fulgt op på afvigelser og resultatet bruges til at forbedre systemet. Afholde intern audit som følger op på om vi overholder de fastlagte procedurer og lovgivningen. De enkelte faggrupper har behandlet afvigelser fra det daglige arbejde. Der er afholdt ekstern audit i oktober 2014. 3

At ledelse og medarbejdere 3 sikrer sammenhæng mellem ressourcer i opgaveløsningen til arbejde med kvalitetsudviklingen. At ledelsen bidrager 4 aktivt til at sikre den medarbejderudvikling og uddannelse som er nødvendigt for at opfylde gældende politik og mål. At der udvises et godt 5 og motiverende samarbejde om kvalitetsudvikling i kommunen. At der anvendes personale 6 og efter behov eksterne eksperter med anerkendt faglig uddannelse og dokumenteret erfaring, herunder den nødvendige indsigt og kompetence således at pålagte opgaver kan varetages professionelt. At der sker en høj 7 information omkring kvalitetsarbejde til alle samarbejdspartnere herunder kommunens borgere Der afsættes tid til at arbejde med kvalitetsstyring. I løbet af året afsættes hele dage hvor medarbejderne i Natur og miljø skal arbejde med kvalitetsstyring. Der afholdes medarbejder udviklingssamtaler årligt, hvor kompetencer og uddannelses behov afdækkes. Kvalitetsstyring er et fast punkt på natur og miljømøderne. Indføre procedurer der sikrer at kompetencerne i afdelingen er kendt og kortlagt. Og indføre procedurer der sikrer at medarbejderne har den fornødne kompetence eller hvis den ikke er til stede, at den tilkøbes. Tilkøbte kompetencer informeres om systemet og skal bruge det i deres arbejde for os. Informere borgerne om systemet på kommunens hjemmeside med information om, at der kan søges aktindsigt i systemet. I løbet 2014 er holdt kvalitetsstyringsdage den 14. maj, 10. september, 22. oktober og den 26. november, hvor der er afsat tid til at arbejde med procedure og andre opgaver i forbindelse med vedligehold af kvalitetsstyringssystemet. I 2014 har ledelsen afholdt MUS samtaler med alle medarbejderne i natur og miljøadministrationen. I den forbindelse er medarbejdernes kompetencer blevet opdateret. Status er blevet drøftet på hvert møde. Procedurerne opdateres løbende. Konsulent løser af tidsnød opgaver på vandforsyningsområdet. 4

At der gennem arbejdet 8 med kvalitet sikres et godt arbejdsmiljø med fokus på samarbejde og dialog. At der planlægges 9 hensigtsmæssigt, navnlig i relation til sammenhængende sagsforløb med henblik på at tilgodese brugernes behov og forventninger i størst mulig omfang og inden for krav der følger lovgivningen. At der gennemføres 1 interessenteller brugertilfredshedsundersøgelser med henblik på at afdække om 0 kommunens opgavevaretagelse er af tilfredsstillende kvalitet og tilstrækkeligt ensartet. At indføre procedurer der afspejler, at det os der styrer systemet og ikke omvendt. At systemet skal tilpasses os og ikke omvendt. Inddelingen af afdelingen i faggrupper der varetager hver deres områder. Det sikres, at der udarbejdes og vedligeholdes Årshjul i faggrupperne og, at der i starten af året udarbejdes en årsplanlægning i faggrupperne. Der jævnligt udføres brugertilfredshedsundersøgelser på de forskellige områder indenfor Natur og Miljøadministrationen. Ansvaret for opdatering af procedurer i geoenviron lagt ud til de enkelte dokumentansvarlige. Faggrupperne har udarbejdet årshjul for 2014 med undtagelse af Naturgruppen. Stevns Kommune og Stevns erhvervsråd har udarbejdet et spørgeskema som sendes ud sammen med tillsynsrapporten på landbrug og virksomheder.. 5 OPFØLGNING PÅ KVALITETSMÅL FOR 2014 Mål Succeskriterium Opfølgning Er målet opfyldt? Medarbejdere svarer 1 på henvendelser inden for 14 arbejdsdage enten med en afgørelse eller med et kvitteringsbrev der angiver, hvornår man kan forvente at få svar. At 95 % af alle henvendelser er besvaret inden for 14 arbejdsdage. Ja. Målet er opfyldt. Se bilag 1. Arbejdet med at konvertere 2 fra kvalitetstyringsloven til ISO 9001 sættes i gang. D e 5

6 OPFØLGNING PÅ AUDIT 6.1 EKSTERN AUDIT Der har i oktober 2014 været afholdt ekstern audit fra auditrapporten ses: På basis af denne audit kan ledende auditor konkludere at: Systemet overholder kravdokumentationen. Systemdokumentationen er implementeret i tilfredsstillende omfang Systemet generelt virker egnet og effektivt i forhold til kommunens forhold og anvendte processer Der blev ikke fundet afvigelser ved audit. 6.2 INTERN AUDIT Vi har indledt et samarbejde med Solrød Kommune om intern audit. Den 25. september 2014 er der afholdt intern audit ved Pernille Holst Hansen fra Solrød Kommune. Der er ikke rejst afvigelser ved audit, men auditor kom med to forbedringsforslag. 7 STATUS PÅ AFVIGELSER I DET DAGLIGE En vigtig del af systemet er princippet om at skabe en forbedringskultur, hvor fejl og uhensigtsmæssigheder findes og følges op med korrigerende og forebyggende handlinger, for at sikre at systemet og arbejdsgangene løbende forbedres. I løbet af 2014 er der rejst 14 afvigelser i forbindelse med den daglige sagsbehandling. Afvigelserne bruges til at gøre procedurerne bedre. De enkelte faggrupper behandler løbene afvigelserne på deres møder og udarbejder handlingsnotater på afvigelserne. 8 STATUS FOR KVALITETSSTYRINGSSYSTEMET I det store hele bruges systemet efter hensigten i den daglige sagsbehandling. En vigtig forudsætning for at kvalitetsstyringssystemet fungerer i praksis er, at kvalitetshåndbogen er opdateret og at alle medarbejdere føler ejerskab og anvender systemet i forbindelse med den daglige sagsbehandling. Det er nødvendigt, at arbejdet med at ajourføre procedurerne og anvende systemets funktioner, har en høj prioritet hos den enkelte medarbejder. Opdateringen skal ske, så man altid kan stole på de gældende procedurer. De enkelte dokumentansvarlige er ansvarlige for at vedligeholde sine egne procedurer i Geoenviron. Ved at afholde kvalitetsstyringsdage sikres, at medarbejderne har tid til at opdatere og gennemgå procedurer og andre elementer i systemet. 6

9 OPFØLGNING PÅ HANDLINGSPLAN FOR 2014 Handlingsplanen for 2014 er bygget op omkring dels forbedringsforslag fra audit og dels opfølgning fra tidligere år. Aktivitet Handling Opfølgning Vi skal arbejde på at få et samarbejde op Kontakt til Solrød Kommune Vi har etableret et samarbejde med Solrød Kommune om intern og køre med Solrød Kommune om intern audit. Intern audit inden ekstern audit den 1. oktober 2014 audit og der har været afholdt audit i september 2014. Brugertilfredsundersøgelse i samarbejde med Udviklingskonsulent i ledelsessekretariatet. Plan for konvertering til ISO 9001 I forbindelse med erhvervspolitikken har Stevns Erhvervsråd og Stevns Kommune forpligtet sig til at udføre kvalitetsundersøgelser. Planen er, at der skal udføres en undersøgelse på miljøtilsynsområdet. I efteråret 2014 skal systemansvarlig udarbejde en plan for, hvordan vi bliver klar til at blive certificeret efter ISO 9001 i efteråret 2015. Brugertilfredshedsundersøgelsen er implementeret i efteråret 2014. Det er planen, at den skal fortsætte løbende over et par år, med opfølgning en gang om året. Der er udarbejdet en projektbeskrivelse for at komme frem til en konvertering til ISO 9001. 10 KONKLUSION Kvalitetsstyringssystemet overholder kravene i loven og bekendtgørelsen og er implementeret i tilfreds-stillende omfang, hvilket både de interne og den eksterne audit viser. Det sikres, at systemet bidrager til at højne kvaliteten i vores daglige arbejde. Systemet fungerer og de afvigelser der findes ved audit truer ikke systemets grundlag. Der arbejdes løbende på at forbedre systemet og alle i Natur- og Miljø bidrager til denne proces. Der iværksættes løbende procedurer som skal sikre, at de løbende forbedringer og systemets effektivitet holdes i gang. 11 HANDLINGSPLAN FOR 2015 Aktivitet Vores kvalitetsstyringssystemet skal konverteres til ISO 9001. Brugertilfredsundersøgelse i samarbejde med Udviklingskonsulent i ledelsessekretariatet fortsættes i 2015. Handling Dette gøres ved en preaudit i forsommeren. Den har til formål at afdække om systemet er klar til en konvertering. Selve certificeringsaudit sker i oktober 2015. I forbindelse med erhvervspolitikken har Stevns Erhvervsråd og Stevns Kommune forpligtet sig til at udføre kvalitetsundersøgelser. Den er sat i gang i efteråret 2014 og den fortsættes i 2015. 7

12 REFERAT FRA MØDE MELLEM CENTERCHEF, GRUPPELEDER I NATUR OG MILJØ OG SYSTEMANSVARLIG Mødet er holdt den 7.april 2015. På mødet er analyserapporten gået igennem og der er fundet lidt små rettelser blandt andet i forbindelse med beskrivelsen af brugertilfredshedsundersøgelsen. Disse er efterfølgende rettet til. 8

13 BILAG 1 OVERSIGT OVER SAGER DER UNDERSTØTTER MÅL OM OVERHOLDELSE AF 14 ARBEJDSDAGES SVARFRIST Acadresagsnr Overholdt ja/nej 13/2509 ja 15/728 ja 15/693 Ja 15/726 Ja 14/1143 ja 15/118 Ja 15/223 Ja 14/3541 Ja 11/2261 Ja 11/2302 Ja 15/239 Ja 15/310 Ja 14/1265 Ja 14/2522 ja 04/1852 ja 14/2115 Ja 14/2499 Ja 14/3073 Ja 14/3298 Ja 14/3855 ja 9