Oplæg til inspiration og refleksion v/ Rudersdal Kommune - Martin Egebjærg og Carina Buchard Møller 1
Disposition RDK s udgangspunkt i 2009 Strategiske overvejelser samt forberedelse til implementeringen herunder kobling til jeres digitaliseringsstrategi Case NemPlads Samspil ml. strategi og IT Spørgsmål og kommentarer 2
Udgangspunktet I 2009 formuleredes en digital vision, hvorefter RDK senest i 2011 skal være blandt landets førende kommuner i anvendelsen af informationsteknologi, så borgerne til enhver tid oplever en sammenhængende offentlig service med høj kvalitet og en stor grad af brugervenlighed. Det pejlemærke stiller krav til os som organisation både på it-området men også i tilrettelæggelsen af arbejdsgange, i indkøbet af systemer og snitflader. 3
Udgangspunktet (fortsat) Vores digitale infrastruktur så således ud: Borgerens oplevelse Medarbejderens arbejde 4
Strategiske overvejelser For at gøre oplevelsen for borgeren sammenhængende, lavede vi en overordnet strategi for digitalisering, der beskrev overgangen fra vision til virkelighed. Vi introducerede digital borgerservice i et personligt univers, Min Rude, hvor hver enkelt borger blandt andet kan tilgå egne oplysninger, egne sager, en række selvbetjeningsløsninger og en sikker kommunikationskanal. Vi lavede en kanalstrategi og introducerede universet på flere platforme For at realisere strategien og samspillet med It sikrede vi, at Itorganisationen havde plads i styregruppen og således var med til og tæt på beslutningerne. Vi arbejdede uden businesscase men indhentede erfaringer fra andre kommuner og så på tendensen i markedet. 5
Strategi (fortsat) Organisatoriske krav til gennemførelsen af vores digitaliseringsstrategi: Vision Beslutningskraft Strategisk beslutning, tålmodighed (og penge) Motivering af medarbejdere Borgerservice og digitalt mindset + fokus på tværs Kompetenceudvikling af medarbejdere og ledere 6
Strategi mød Ernst Nysgerrighed Vær stolt af det, vi gør Forstå andres syn på verden Spørg ind og vis interesse Fortæl de gode historier Tag ansvar og føl jer som en del af helheden Påvirk borgerne til større grad af selvhjælp Digitale ambassadører Interne konsulenter Ledere af Det digitale mindset 20 % af medarbejderguppen Koordineres af 1 tovholder Oplæring til basisindsigt i tværgående systemer (Acadre, Nempost osv) + word, outlook m.m Bruger i snit 2 timer ugentligt + netværksmøder -Indtager borgerens og medarbejderens perspektiv på digitalisering - digitalt mindset - er nysgerrig og arbejder på, at teknologi forenkler processer -Står for særlige indsatser -Kræver ledelsesmæssig støtte - rekrutteres blandt dem, som udviser interesse og har god faglig indsigt Mission: at skabe synlighed 10 % af medarbejdergruppen Formel uddannelse og træning/coaching i konsulentrollen 5 dage + 1 dag til arbejdsgangsanalyse Bruger i snit ½ dag ugentligt + netværksmøder - Faciliterer arbejdsgangsanalyser, tovholder på projekter, ressource til særlige indsatser -Indtager den undersøgende og udfordrende rolle - løser tværgående opgaver - udfordring af lave drift og udvikling - kræver ledelsesmæssig støtte - rekrutteres blandt dem, der tør gå imod strømmen og nyder respekt for sin integritet Mission: at undersøge og facilitere Hele ledergruppen Koordineres af områdechef Coaching baseret forløb til at understøtte forandringsprocesser 1-2 dages seminar + tematiske Workshops med eksterne -Lederens opbakning til digitale ambassadører og interne konsulenter er central for effekt og succes -Italesætter dilemma mellem drift og udvikling -Giver rum til ambassadørers og konsulenters opgaveløsning -Går selv forrest mht ny teknologi, Nysgerrighed, problemløsning mv Mission: udvikling af driften til alles fordel 7
Strategi (fortsat) - husk Pluk de lavthængende frugter Både bredden og fyrtårnsprojekter Konstant fokus på snitflader og arbejdsgange og støttesystemer Kompetenceudvikling af medarbejdere i hele organisationen Ledelsesmæssigt fokus og prioritering af ressourcer Resultat: Konto 6 bliver relativt mindre 8
Case NemPlads Digitalt bookingsystem til booking af dagtilbudsforløb Fyrtårn og strategi Vigtigt segment børnefamilierne. Vi møder dem, hvor de er. NemPlads ligger i Min Rude - effekt med BørneRuden NemPlads er en effektivisering af borgerservicen overfor borgeren NemPlads er en effektivisering af RDK s interne forretning NemPlads er en effektivisering for medarbejderne Effektmål: Forventning om at skabe 1½ årsværk fortsat agil udvikling har dog gjort, at gevinsten er høstet senere end forventet besparelse på konto 6 (nu høstet 2 årsværk) Klageantal: Ved idriftssættelse = klageantal stødt stigende gennem de første mdr. Efter ca. 8 mdr. = nedgang i antallet af klager Her 2½ år efter = væsentlig færre klager end før NemPlads 9
Samspil ml. strategi og IT Kendskab til strategi for it-afdelingen. Digitalt Mind-set Planlæg it-arbejdet ud fra strategien. Operationalisere strategi til it-opgaver og processer. Klare aftaler/ansvar mellem forretning og it. Hvem gør hvad? Kommunikation, Kommunikation og Kommunikation Prioriter opgaver (nice og need to have) Planlag driften af din it-løsning tidligt i processen Vær fleksibel i din tilgang (agil) Virtualisering hjælper men ikke hele vejen. 10
Strategi på infrastruktur 11
Hvor er vi nu 12
Spørgsmål og kommentarer 13
Kontakt Kontakt vedr. It teknik og implementering Kontakt vedr. digitalisering og strategi 14