Projektkontrakter med fokus på gevinstrealisering Nicolai Dragsted, Bender von Haller Dragsted 30. oktober 2012
Kontaktoplysninger Advokatvirksomheden BvHD www.bvhd.dk Blog: http://www.version2.dk/blogs/nicolai-dragsted Nicolai Dragsted Telefon: 72 24 12 12 Direkte telefon: 39 14 16 25 Mobil telefon: 24 46 62 25 E-mail: nd@bvhd.dk 2
Indledning Digitalisering, effektivisering, besparelser - Behov drejer sig ikke om it og teknik. Behov er forretningsmæssige, og de opnåede forretningsmæssige gevinster er afgørende Forretningsmæssige behov kan sættes i centrum for juridiske værktøj 3
Forretningsprojekt eller it-projekt? ITST 10 arkitekturprincipper Nr. 1. Forretningsbehov bør drive og definere løsningerne Nr. 3. Processer bør optimeres i forbindelse med digitalisering Nr. 8. Udnyt mulighederne ved anskaffelser ITST 15 skarpe Nr. 4. Brug agile udviklingsmetoder og spis elefanten i små bidder. Nr. 15. Del viden og samarbejd på tværs 4
Indledning Version 2, 8. marts 2012: Undervisningsministeriet spilder 36 millioner på itpilotprojekt Undervisningsministeren kritiserer, at projektet fik lov til at køre i fem år, før det blev stoppet, selvom modellen var forældet.»der skal ikke anvendes flere midler til et it-projekt, som har et forældet koncept. Alternativet til at stoppe arbejdet nu vil være en risiko for, at endnu flere penge bliver spildt. Projektet har været i gang siden 2006, og det er beklageligt, at det ikke er blevet stoppet noget før 5
Statens it-projektmodel Idé: Projektoplæg Analyse: BC, Gevinstrealiseringsplan, PID, Risikoanalyse Anskaffelse: Kravspecifikation, udbudsbetingelser, udbud, underskrive kontrakt Gennemførsel: Projektforløb Realisering: Høste gevinsterne 6
Faglige tilgange indenfor projektmodellen Fase Anskaffelse (kravspecifikation) Ingen autoriserede paradigmer Standarder Fokus for standard Analyse Prince2 + Økonomistyrelsens skabeloner fra Q1 2011 Økonomi Anskaffelse (Udbud) Ingen autoriserede paradigmer Eks: Arbejdsmarkeds styrelsen: code camp Anskaffelse (Kontrakt) K01, K02 og K03 Etablering af system beskrevet i kravspecifikation Gennemførsel (Projekt) Prince2 + diverse projektmetoder Projektledelse Fokus for ressourcer Forretningsansvarlig med fokus på økonomi Konsulenter med fokus på teknik Udbudsjurister med fokus på udbudsregler Kontraktjurist med fokus på opfyldelse af kravspec. Projektleder med fokus på projektledelse 7
Grundlæggende sammenhæng Beslutningsgrundlag / forretningens behov Business case Gevinstrealisering Udbudsmaterialet Udbudsbetingelser med evalueringsmodel Kravspecifikation Kontrakt Projektledelse 8
Kravformulering ud fra Business case / gevinstrealiseringsplan / Forretningsmæssige Mål og Behov 9
Business case og gevinstrealisering Udgifter ved nyt system: Afholdes indledningsvis Besparelser: Opnås senere Cash flow: Afhænger af tidsplan Gevinster: Opnås senere Udgifter er som regel sikre. Realisering af besparelser samt øvrige gevinster afhænger af forudsætninger og antagelser. Ved nogle forudsætninger og antagelser kan realiseringen deraf fremmes eller sikres i en kontrakt. Ved andre er kunden eneansvarlig for deres realisering. 10
Antagelser og forudsætninger Forventet reaktion på nyt system Kunde / rådgiver Implementering og forandringsledelse Kunde / Leverandør (som projektleder, rådgiver og forandringskonsulent) Tidsplan (afgørende for besparelser og cashflow beregning) Kunde / Leverandør (tid frem til indgåelse af kontrakt er kunden eneansvarlig for) Teknologi (Funktionalitet og servicemål) Leverandør Blå: Indebærer krav til Kunden Grøn: Indebærer krav til Leverandøren 11
Ansvar for antagelse/forudsætning Kategori af antagelse / forudsætning Antagelser vedrørende reaktioner på nyt system ( markedets / borgernes / ansattes / etc.) Ansvarlig Kunden selv (eller ekstern rådgiver) Afvikling af udbud før kontraktindgåelse Implementering, uddannelse og forandringsledelse under samt efter projekt Tidsplan (afgørende for beregning af cashflow) Kvalitet af kundens egne projektressourcer, projektfaciliteter, dokumentation, værktøj, licenser, it-miljø og data Yderligere teknologi (funktionalitet, servicemål) Kunden selv (eventuelt med bistand fra tredjemand) Kunden selv (eventuelt med bistand fra tredjemand eller leverandøren) Kunden selv (frem til indgåelse af kontrakt) Leverandøren (efter indgåelse af kontrakt), dog kunden selv i mindre grad (ansvarlig for egne ydelser) Kunden selv (leverandøren eller tredjemand kan eventuelt bistå med forbedring eller etablering deraf) Leverandøren 12
Relation mellem gevinster og krav Alle krav stilles for at business case kan realiseres og gevinsterne opnås Kategorisering af krav efter vigtighed for business case K1 (afgørende krav need to have ) K2 (krav) K3 (mindre vigtige krav) MK (mindstekrav benyttes udelukkende udbudsretligt) Sammenhæng mellem hvert enkelt krav og business case bør mappes (kortlægges) 13
Eksempel på mapping Gevinst Antagelse/forudsætning Detaljering af forudsætning Spare 10 mio. i Reducere med 2 ansatte i år 1 Omplacering eller personaleudgift og yderligere 3 ansatte i år 2 afskedigelse over 4 år ved Forandringsledelse etablering af selbetjeningsløsning Tidsplan Borgerne vil benytte sig af den etablerede selvbetjeningsløsning Løsningen er let at acceptere, forstå og anvende for borgerne Krav Kunden skal ** Kunden skal ** Bonus til leverandøren ved hurtig accept og ibrugtagning hos borgerne Milepæle i kontrakt samt for anskaffelsesfasen Krav til leverandøren omkring servicemål Krav til leverandøren omkring usability Krav om ** Krav om ** Krav om ** Prioritering af krav Ud for hvert enkelt krav fastlægges en prioritet som enten MK, K1, K2 eller K3. Prioritet skal kunne begrundes i en kombination af det enkelte kravs teknologiske, procesrelaterede og forretningsmæssige betydning. 14
Eksempel på mapping Gevinst Antagelse/forudsætning Detaljering af forudsætning Spare 10 mio. i Løsningen er let at anvende Fungerer personaleudgift for kunden og reducerer integreret med over 4 år ved behov for indtastning af data øvrige systemer etablering af og passer til selbetjeningsløsning workflow Service løft Håndtering af eventuelt forøget antal henvendelser p.g.a. lettere adgang for berettigede borgere til at sende ansøgning Forkortede sagsbehandlingstider p.g.a. mere effektivt workflow Tage højde for økonomiske og arbejdsmæssige konsekvenser ved øget antal henvendelser Forandringsledelse Krav Krav til leverandøren vedr. ** Kunden skal ** Kunden skal ** Prioritering af krav Ud for hvert enkelt krav fastlægges en prioritet som enten MK, K1, K2 eller K3. Prioritet skal kunne begrundes i en kombination af det enkelte kravs teknologiske, procesrelaterede og forretningsmæssige betydning. ** ** ** ** ** ** 15
Mapping er led i kvalitetssikring Efterprøver forudsætninger og antagelser Kortlægger sammenhæng mellem business case og det enkelte krav Er gevinsten sikret ved krav? Bidrager kravet til sikring af gevinst? Kan kravets betydning for gevinstrealisering berettige den valgte kategori (MK, K1, K2 eller K3)? Er kravet overflødigt og bør udgå? 16
Forretningsmæssige oplysninger som kontraktbilag: Business case / gevinstrealiseringsplan / Mapping / Forretningsmæssige Mål og Behov 17
Baggrundsjura Betydning af bilag med angivelse af Business case / Forretningsmæssige Mål og Behov / Mapping Forståelse af de enkelte krav i tilbudsfasen og afklaringsfase = dialogværktøj til afstemning af forudsætninger (forudsætning bliver kendelig ) Fortolkning af de enkelte krav i indgået kontrakt = betydning for mangelvurdering Rettesnor for indsatsforpligtelse Betydning for væsentlighedsvurdering Betydning for erstatningskrav Adækvans Direkte eller indirekte tab 18
K03 - Forretningsmæssige Mål og Behov Bilag 3.a (i): Forretningsmæssige Mål og Behov K03 pkt. 3.2.4: Leverandøren skal løbende rådgive Kunden om, hvorledes Leverancens egnethed i forhold til Kundens Forretningsmæssige Mål og Behov bedst sikres. Leverandørens rådgivning skal således sikre, at Projektet løbende udmønter sig i leverancer med forretningsmæssig værdi for Kunden.. K03 pkt. 23.6: Endvidere garanterer Leverandøren, at Optioner og aftalte ændringer ikke indskrænker Leverancens eksisterende egenskaber i forhold til opfyldelse af Kundens Behovsopgørelse (Bilag 3), herunder Leverancens egnethed i forhold til Kundens Forretningsmæssige Mål og Behov, eller hindrer/begrænser Leverancens fortsatte opfyldelse af kravene i Kontrakten, medmindre andet er angivet i Bilag 3 eller følger af aftalen om den pågældende Option eller ændring. Bestemmelserne i K03 peger på indsatsforpligtelsen (rådgivning / koordinering). Baggrundsjuraen gælder naturligvis sideløbende. 19
K03 - Forretningsmæssige Mål og Behov K03 definition Forretningsmæssige Mål og Behov Kundens særlige Forretningsmæssige Mål og Behov angivet i Bilag 3a.i, og som konkret udmøntet og fastlagt i forbindelse med Leverancens udvikling, herunder ved detailspecificeringen af kravene i forbindelse med planlægningen af de enkelte iterationer. Dynamisk definition = ikke stationær gennem hele projektet Definitionens indhold administreres af Kunden (K03 pkt. 3.2.2, 5.1.1 og bilag 5) 20
Kontrakten 21
Resultat- ctr. indsatsforpligtelse Resultatforpligtelse Indsatsforpligtelse Ansættelsesaftale Advokatbistand R & D Konsulentaftale Body-shopping Offshore outsourcing / ODC X X X X X X Vedligeholdelse / (X) X applikationsforvaltning Teknologi - partnerskab (X) X Foranalyse X K-33, K-17, K-18, K01 og X K02 K03 X X 22
Prioritering af indsats Ingen kravspecifikationer er fejlfri Projekter afvikles i en verden med knappe ressourcer, og projektlederne er altid under pres Teknologiske, forretningsmæssige og politiske ændringer Erkendelser undervejs i projekter Tydelig prioritering giver projektdeltagerne tryghed Klar prioritering støtter mere effektiv ressourceanvendelse Kontraktmæssig opfyldelse er et relativt begreb 23
Resultatansvar og Indsatsforpligtelse IT-kontraktens barndom (K-33 og K-17) Entydigt resultatansvar: Kontrakten skal sikre levering af den vare, der defineres bedst muligt i en kravspecifikation Nutidens behov ved it-projektkontrakter Indsatsforpligtelse er vital understøtte opfyldelse af kundens forretningsmæssige mål og behov etablere rammer for optimering af kundens udbytte fra ressourcer anvendt til et projektsamarbejde være et aktivt værktøj til planlægning, styring og samarbejde danne grundlag for løbende prioritering og omprioritering af ressourceforbrug 24
Projektkontraktens formål Fastlægge en baseline for det ønskede resultat Basalt juridisk sikkerhedsnet Forretningsorienteret kravspecifikation Fremme opfyldelse af kundens business case Tydelig relation til business case Etablere prioriteringsgrundlag Planlægge og styre indsats under projektet Uddybning af ansvar for projektledelse, rådgivning og samarbejde Beskrive tidsplan, organisation og projektmodel Sikre gode rammer for kundens deltagelse i projektet 25
Forretningsorienteret kontrakt Forretningsmæssigt formulerede krav SL07 eller principperne derfra Krav rettet mod indsatsforpligtelse Projektledelse Rådgivning Forandringsledelse Prioriteringsgrundlag (Kategoriseringen MK, K1 K3) Juridiske værktøj kobles til elementer som Business case / gevinstrealiseringsplan / mapping / Forretningsmæssige mål og behov (indgå som bilag til kravspecifikation) 26