Nyt medlemssystem Fremgangsmåde ved valg af nyt medlemssystem

Nyt medlemssystem Fremgangsmåde ved valg af nyt medlemssystem København 19. maj 2015

Hvorfor skifte IT-system? Forretningsgangene er ineffektive, men er fastlåst i det nuværende ITsystem Organisationens behov har ændret sig, fx flere opgaver eller andre ydelser Det nuværende IT-system er baseret på forældet teknologi eller brugerflade Produktudvikling og/eller vedligeholdelse af det nuværende ITsystem(er) er ophørt Utilstrækkelige integrationsmuligheder til andre systemer IT-systemet giver ikke tilstrækkelig mulighed for overblik eller udtræksmuligheder Forretningsfordele kan opnås ved at skifte og fx kunne anvende samme IT-system i flere enheder 2

Hvor går det ofte galt? Forståelseskløft mellem kunder og leverandør Mangelfuld branchekendskab hos leverandøren Utilstrækkelig brugerinput og/eller involvering Manglende/utilstrækkelig ledelsesopbakning Spinkelt og/eller utilstrækkeligt aftalegrundlag Manglende fokus på forandringsledelse Ændringer af krav undervejs i projektet Projektgruppen fungerer ikke godt nok fx samarbejdet Utilstrækkelige interne ressourcer Urealistisk tidsplan Utilstrækkelig teknisk forståelse omkring både muligheder og begrænsninger Brug af ny og umoden teknologi Utilstrækkelige og/eller upræcise krav til systemet Urealistiske forventninger Uklare mål Mangelfuld håndtering af projekthindringer 3

Erfaringer fra implementeringsprojekter Gennemførte projekter for implementering af standard it-systemer Kunde: Fiasko Leverandør: Fiasko Kunde: Succes Leverandør: Succes Omfang og fordeling af indsats: Kunde: Fiasko Leverandør: Succes 20% på teknologi 30% på processer 50% på mennesker 4

Forhold, der bør være på plads Klar mål med anskaffelsesprocessen evt. med udgangspunkt i en it-strategi Plan for etablering af den fremtidige ønskede it-situation Klare og målbare krav til det nye it system, (og gerne med nogle visionære krav) Sammenhæng mellem arbejdsgangene og krav, samt være villig til at ændre på arbejdsgange for at tilgodese anvendelse af standardfunktionalitet i det valgte system Skitse til overordnet tidsplan for det samlede forløb Interne nøglepersoner, som skal deltage i projektet, herunder at de har tid til at deltage i nødvendigt omfang Organisationen er informeret om den kommende forandring Overordnet budget 5

Fremgangsmåde 2. Udarbejde og udsende udbudsmateriale 4. Afholde leverandør workshops 1. Kortlægning af forretningsprocesser og de unikke ITsystemkrav 6. Evaluering og indstilling af leverandør 3. Udarbejde vurderingsskema til brug ved leverandør workshops 5. Udfylde vurderingsskema på leverandør workshops 7. Kontraktforhandling med valgte leverandør 6

Trin 1: Kortlægge forretningsprocesser og unikke krav Indledningsvis kortlægges og dokumenteres forretningsprocesserne. Samtidig afklares, hvilke processer der skal it-understøttes af det nye it-system Arbejdet baseres på input fra nøglemedarbejdere kombineret med inspiration fra Deloitte IndustryPrint. Dette kan typisk håndteres ved et par møder af 2-3 timers varighed For de forretningsprocesser, som skal understøttes af nyt it-system, opstilles unikke krav. Dette omfatter også krav til integration/sammenhæng med kundens øvrige it-systemer. De nødvendige møder/workshops fastlægges i samråd med Kunden 7

Trin 2: Udarbejde og udsende udbudsmateriale Ud fra resultaterne fra trin 1 udarbejder vi sammen med Kunden udbudsmaterialet. Dette omfatter: Beskrivelse af Kunden, herunder procesmodel Udbudsbetingelser, herunder tidsfrister og fremgangsmåde, for forløbet Evalueringskriterier, som Kunden vil anvende De identificerede krav til systemet, som leverandøren skal forholde sig til Program for leverandørworkshop, som leverandøren skal følge Krav om aflevering af skriftlig tilbud med en specificeret struktur En række spørgsmål om leverandøren, systemet generelt, referencer mv. Oplæg til kontrakt der ønskes anvendt Der foretages en afsøgning af markedet med henblik på at identificere en long list af mulige systemer og leverandører. De identificerede systemer og leverandører præsenteres for og diskuteres med Kunden med henblik på at udvælge 3 leverandører, som inviteres dels til at præsentere deres system og projektforslag på en workshop, dels til at afgive tilbud Der vil i afsøgningen være specielt fokus på leverandørenes erfaringer med lignende opgaver, kendskab til branchen, generelle ry, økonomi mm. 8

Identifikation af leverandør og IT-system IT-systemer og implementeringspartnere på det danske marked IT-systemer og implementeringspartnere: long list 3 systemer og tilhørende implementeringspartner: Tilbud og workshop Valg af IT-system og implementeringspartner 9

Evalueringskriterier Systemet Opfyldelse af krav med henholdsvis tilretninger og standardfunktionalitet Brugergrænseflade Rapporteringsmuligheder og fleksibilitet Sikkerhed, kontrol og revision Teknologi Arkitektur og systemdesign, herunder integrationsmuligheder Fremtidige muligheder og udvikling i systemet Leverandør Leverandørens forståelse for kundens virksomhed Leverandørkompleksitet Stabilitet: Produkt og leverandør Personkemi Referencer Implementeringsprojekt Implementeringsprojekt, herunder uddannelse Tidsrammer Det interne ressourceforbrug Konvertering Kapacitet og performance Økonomi Økonomi i anskaffelse, herunder licens, tilretninger, integration, uddannelse, konvertering, installation og driftsstart Økonomi i drift Udvælg 3-5 10

Trin 3: Udarbejde vurderingsskemaer Ud fra udbudsmaterialet udarbejder vi sammen med Kunden et vurderingsskema, som skal anvendes ved de efterfølgende leverandørworkshops Vi præsenterer og gennemgår skabelon til vurderingsskema med Kunden, hvorefter skemaet udarbejdes af os 11

Trin 4: Afholde leverandørworkshops Vi gennemgår tilbud og andet modtaget information fra de enkelte leverandører samt sammenholder dette materiale for de 3 leverandører Der afholdes workshops med de 3 udvalgte leverandører. Disse workshops har formentlig en varighed på 1-1½ dage og et indhold som fastlagt i udbudsmaterialet. På de enkelte workshops fokuseres på Kunden s unikke krav, som beskrevet i udbudsmaterialet Relevante medarbejdere fra Kunden skal deltage i disse workshops. Som minimum skal der være repræsentation for de hovedområder, der skal gennemgås på de enkelte workshopdage. Vi vil, for at kunne deltage i den efterfølgende indstilling til valg af system og leverandør, deltage med en person på samtlige workshops. 12

Trin 5: Udfylde vurderingsskemaer De enkelte deltagere fra Kunden vil løbende, under hver leverandør/systemworkshop, udfylde de udarbejdede vurderingsskemaer. Dette vil være med til at sikre, at der ved de enkelte leverandørers workshops vil blive indsamlet ensartede informationer til brug for den efterfølgende vurdering af systemleverandørerne 13

Trin 6: Evaluere og indstille leverandør Vi vil indledningsvis bearbejde de udfyldte vurderingsskemaer fra de afholdte workshops med leverandørerne. Vi udarbejder en præsentation af resultatet, som skal bruges som input til den endelige evaluering af de præsenterede systemleverandører Ud fra de skriftlige tilbud, workshopmateriale, de udfyldte vurderingsskemaer og subjektive indtryk fra de enkelte workshops evaluerer Kunden og vi i fællesskab systemer og leverandører i henhold til de opstillede evalueringskriterier. Evalueringskriterierne kunne være: IT-systemets funktionalitet med vægt på opfyldelse af krav vha. standardfunktionalitet Tilbudsgivers forståelse for arbejdsgange og opgaver i en organisation som Kunden Personkemi, dvs. hvordan tilbudsgiver og Kunden matcher hinanden Referencer fra opgaver udført af tilbudsgiver, som svarer til Kunden Pris for anskaffelse og i årlig drift Deltagerne fra Kunden vil sammen med os, på baggrund af de definerede vurderingskriterier, foretage en struktureret gennemgang af leverandører og systemer op mod hinanden. Strukturen for denne gennemgang er udarbejdet af os Det vil være projektdeltagere fra Kunden, der foretager den endelige indstilling af leverandør og system 14

Kontraktforhandling Det udarbejdede kontraktgrundlag med eventuelle kommentarer gennemgås med leverandøren. De skitserede bilag til kontrakt udfyldes og godkendes. Eksempler på bilag, der skal udarbejdes i forbindelse med kontraktforhandlingsforløbet, er: Projektplan med tidsplan, ressourcer, aktiviteter Projektorganisation Betalingsplan Håndtering af ændringsønsker Kunden vil være ansvarlig for det juridiske indhold af kontrakt og bilag 15

Kontraktforhandling hvad skal der være fokus på Flere kontrakttyper, ex. K01, K01i, leverandørerne egne kontrakter/samhandelsbetingelser m.fl. Eksempler på punkter man bør fokusere på: Tydelig beskrivelse af den endelige leverance Fast pris og betalingsplan, hvor 15-20 % af kontraktsummen tilbageholdes til løsningen er endelig leveret. Tidsplan med sanktioner ved tidsoverskridelse fra leverandørens side Sikre de rigtige ressourcer fra leverandøren Performance på løsningen 16

Kontraktforhandling hvad skal der være fokus på Eksempler på bilag til kontrakter: Bilag 1: Tidsplan Bilag 2: Leverancebeskrivelse (leverandørens besvarelse af udbudsmaterialet) Bilag 3: Betalingsmodel og plan samt Maksimalpris Bilag 4: Specifikation af udstyr, standardprogrammel og standarddokumentation med priser Bilag 5: Beskrivelser af tilknyttede ydelser med priser Bilag 6: Kundens deltagelse Bilag 7: Specifikation af eventuel vedligeholdelse og/eller drift med priser. Bilag 8: Prøver Bilag 9: Licensbetingelser Bilag 10: Servicemål og incitamenter Bilag 11: Samarbejdsorganisation og beskrivelse af den Iterative Metode Bilag 12: Ændringsprocedure Bilag 13: Specifikation af optioner med priser Bilag 14: Parternes modenhed 17

Nyt system vil ikke nødvendigvis fjerne fejl og mangler i den underliggende forretningsmodel. give større effektivitet hvis de underliggende processer er ineffektive. i sig selv fremme accepten af forandringer i organisationen. løse ledelses- eller personalemæssige issues. sikre at man har de rigtige medarbejdere til de rigtige arbejdsopgaver. give en bedre datakvalitet. GIGO Man kan ikke få bedre data ud, end dem der kommer ind! være lettere at anvende. Flere muligheder kan sagtens give større kompleksitet. 18

10 udsagn til et vellykket it-projekt 1. Allokere tilstrækkelige interne ressourcer og giv den tilstrækkelig uddannelse 2. Sikre nødvendig teknisk support 3. Minimér så vidt muligt tilretninger i systemerne 4. Redesign hellere en forretningsgang frem for at foretage tilretninger i it-løsningen 5. Sammensæt et stærkt og dedikeret projektteam 6. Sikre topledelse support og synlighed 7. Udarbejd realistisk tidsplan og budget 8. Robust aftalegrundlag med leverandøren 9. Efterlev god projektledelses skik 10. Sikre ejerskab af projektet 19

Erfaringen har vist at... Et godt forarbejde giver det bedste resultat Vælg en leverandør med branchekendskab/brancheløsninger Fokus på valg af leverandør mere end valg af system Brug den nødvendige tid på et ordentligt kontraktgrundlag Projekterne kræver ofte flere interne ressourcer end oprindeligt antaget Spar ikke på uddannelse Projekterne kan overholde tid og budget 20

Kontaktoplysninger Erik Lennings GBS, Process management and advisory Prøvensvej 1 2605 Brøndby Mobil: 51 63 91 31 Mail: Lennings@dk.ibm.com 21