Udbud af AV-udstyr og konferencesystem til nyt rådhus i Egedal Kommune August 2014
Indholdsfortegnelse 1. Generelle udbudsbetingelser... 3 2. Kravspecifikation...... 7 3. Kontrakten Bilag 1: Erklæringsformular Bilag 2: Indbygning af lærreder Bilag 3: Forberedende installationer Bilag 4: Møbleringsplan - mødesale og kantine Tilbudsliste 2
1. Generelle udbudsbetingelser 1.1 Indledning Egedal Kommune indbyder hermed til tilbud på AV-udstyr til Egedal Kommunes nye rådhus der er under opførelse af Züblin A/S. AV-udstyret omfatter primært projektorer, lærreder og lyd til kommunens nye byrådssal, tilstødende mødesal samt kantineområde. Derudover indeholder udbuddet også Egedal Kommunes nye konferencesystem, primært til brug for kommunens byrådsmøder. Den offentliggjorte kravspecifikation indeholder konferencesystemets primære krav. På grund af sommerferieperioden har det endnu ikke været muligt at fastlægge de detaljerede krav til konferencesystemet. De detaljerede krav vil blive offentliggjort i løbet af udbuddet, forventeligt d. 14. august. Kommunen ønsker at indgå en aftale med ét firma der skal stå for leverance, installering, montering mv. af udstyret indeholdt i dette udbud. Andet AV-udstyr til det nye rådhus, såsom touchskærme og TV er til møderum, møderumdisplays mv., forventes indkøbt gennem SKI 50.70 aftalen. 1.2 Annoncering Annoncering efter tilbud på kontrakterne sker på kommunens hjemmeside, www.egedalkommune.dk, samt på www.udbud.dk. På kommunens hjemmeside kan tilbudsgivere hente det samlede udbudsmateriale. 1.3 Udbudsbetingelser Ordregiver Egedal Kommune Rådhus Torvet 2 3660 Stenløse Kontaktpersoner Spørgsmål kan rettes til udbudskonsulent Ellen Schmidt på telefon 7259 6260 eller via e-mail udbud@egekom.dk. Tilbudsfrist Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest mandag den 22. august kl. 12.00. Tilbuddet kan også afleveres personligt til udbudskonsulent Ellen Schmidt på: Ølstykke Rådhus Lokale 315 Rådhus Allé 1 3650 Ølstykke Tilbuddet skal afleveres i lukket kuvert, påført ordregivers navn og være mærket med Tilbud på AV-udstyr - må ikke åbnes af postafdelingen. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 3
Fejl og mangler Såfremt ordregiver bliver opmærksom på fejl og/eller mangler i udbudsmaterialet, vil der blive udsendt skriftlig berigtigelse på udbuddets hjemmeside. Såfremt tilbudsgiver måtte blive opmærksom på fejl i tilbuddet, skal denne uden ugrundet ophold give ordregiver skriftlig meddelelse herom. Honorar Tilbudsgiver bærer alle omkostninger ved forberedelsen og afgivelsen af tilbuddet. Ordregiver kan på ingen måde gøres ansvarlig for disse omkostninger uanset udfaldet af udbuddet. Ejendomsret Modtagne tilbud returneres ikke. Ordregiver har brugsret til tilbuddet, herunder tilhørende materiale, bilag m.m. Ordregiver behandler alle tilbud fortroligt og iagttager almindelige konkurrenceretlige bestemmelser. Form og opstilling Tilbuddet skal afleveres i to papireksemplarer, samt to eksemplarer på USB-pinde. Alt materiale skal være mærket med tilbudsgivers navn og adresse. Såvel originaleksemplaret som kopien skal være stemplet og underskrevet af mindst én person, som juridisk kan binde tilbudsgiver. Det elektroniske eksemplar skal indeholde tilbuddet i sin helhed, dog kan det udfyldte bilag 1 udelades. Tilbuddet skal omfatte alle relevante oplysninger samt besvarelser af de spørgsmål, der fremgår af udbudsmaterialet. Tilbuddets besvarelse af spørgsmål og/eller krav skal følge den rækkefølge, der fremgår af udbudsmaterialet. Vedståelse Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 120 kalenderdage regnet fra tilbudsfristen, og kan antages af ordregiver ved afsendelse af skriftligt accept inden vedståelsesfristens udløb. Tilbudsgivers egnethed Kommunen vil på baggrund af den nedenstående dokumentation foretage en egnethedsbedømmelse af hver enkelt tilbudsgiver på virksomhedens: Personlige forhold Økonomisk kapacitet Teknisk kapacitet Personlige forhold Tilbuddet skal indeholde følgende dokument: Erklæringsformular, jf. bilag 1 Økonomisk kapacitet Tilbuddet skal indeholde følgende dokumentation: Dokumentation for relevant og igangværende erhvervs- og produktansvarsforsikring Teknisk kapacitet 4
Tilbudsgiver skal være i besiddelse af de fornødne faglige forudsætninger og have erfaring med lignende opgaver. Som dokumentation vedhæftes referenceliste (min. 3 stk.) over tilsvarende opgaver for de seneste to år. Tilbudsgiver skal vedhæfte en kort beskrivelse af virksomheden, herunder antal beskæftigede, oplysninger om uddannelses- og ansættelsesforhold, samt oplysning om eventuel brug af underleverandører. Tilbuddet skal indeholde følgende dokumentation for tilbudsgivers tekniske egnethed: Vedlagt referenceliste Kort beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed Underleverandører Sammen med tilbuddet skal eventuelle underleverandører fremsende erklæringsformularen, jf. bilag 1. Såfremt tilbudsgiver anvender underleverandører skal det fremgå af tilbuddet. Leverandøren er ansvarlig for underleverandørens ydelser i samme omfang, som hvis de pågældende ydelser var leveret af leverandøren selv. Forbehold Tilbuddet må ikke indeholde forbehold over grundlæggende elementer eller minimumskrav. Alternative tilbud Alternative bud tages ikke i betragtning Annullation Ordregiver kan annullere udbuddet frem til kontraktunderskrivelsen. En saglig grund til annullation kan være manglende bevillingsmæssig dækning til realisering af de indkomne bud. Kontraktgrundlag Som en del af udbudsmaterialet forefindes den kontrakt, der vil blive indgået mellem ordregiver og den valgte leverandør. Der vil ikke være mulighed for forhandling af kontraktens betingelser og vilkår i øvrigt. Kontrakten er en integreret del af det samlede udbudsmateriale, hvorfor tilbudsgiver skal tage højde for kontraktens eventuelle kommercielle konsekvenser ved beregningen af sit tilbud. Udkast til serviceaftale skal vedlægges tilbuddet. 1.4 Tildeling af kontrakt Tilbudsgivere, der lever op til mindstekravene, og som i øvrigt har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil blive taget i betragtning. Tildeling af kontrakten vil ske ud fra kriteriet "økonomisk mest fordelagtige tilbud". Tilbuddene vil blive vurderet ud fra følgende underkriterier og vægtning: Økonomi / Etableringsudgifter 45 % Kvaliteten af materiellet 15 % Funktionaliteten 25 % Dokumenteret kvalitetssikring 15 % For Økonomi / Etableringsudgifter anvendes en relativ vægtning tilbuddene imellem, hvor billigste tilbud opnår 45 point, som følger af kriteriets procentuelle vægtning. 5
For de kvalitative delkriterier i tilbudsvurderingen anvendes tre kategorier, der indikerer tilbuddets relative placering i forhold til ordregivers forventning om markedets bedste standard. De tre kategorier er meget god, god, og mindre god. For hvert delkriterie tildeles der et antal point. Antallet af point til rådighed følger af den procentuelle vægtning. Kvaliteten af materiellet 15 point: Meget god: 11-15 point God: 6-10 point Mindre god: 1-5 point Funktionaliteten 25 point: Meget god: 18-25 point God: 9-17 point Mindre god: 1-8 point Dokumenteret kvalitetssikring - 15 point: Meget god: 11-15 point God: 6-10 point Mindre god: 1-5 point Som det fremgår, udløser hver kategori point indenfor et vist spænd. Bedømmelsesudvalget vurderer hvilke point det enkelte tilbud skal tildeles, ud fra det fremsendte tilbudsmateriale. Såfremt ordregiver har behov for at afprøve tilbudsgivers løsning, vil ordregiver tage kontakt med henblik på dette. Tilbudsgiveren med den største samlede pointscore tildeles kontrakten. 1.5 Kontakt mellem ordregiver og tilbudsgiver Såfremt tilbudsgiver ønsker uddybninger af udbudsmaterialet, skal der fremsendes skriftligt ønske herom til ordregiver, udbud@egekom.dk, att.: Spørgsmål til udbud af AV-udstyr. Spørgsmålene og svarene herpå offentliggøres på kommunens hjemmeside, http://www.egedalkommune.dk/erhverv/indkoeb-og-udbud. Spørgsmålene gengives i anonymiseret form. Spørgsmål og svar indgår i det endelige kontraktgrundlag, og vil således kunne lægges til grund ved eventuelle fortolkningsspørgsmål og tvister. 1.6 Tjekliste Tilbudsgivere skal sikre at følgende er vedlagt: Tilbuddet er vedlagt i to papirudgaver samt på to USB-pinde Bilag 1, erklæringsformular Referenceliste Dokumentation for gældende erhvervs- og produktansvarsforsikring Beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed Tilbudsliste 6
Dokumenter som tilbudsgiver vurderer, er relevante for at evaluere tilbudsgiver virksomhed og produkter. F.eks. generelle vejledninger, produktbeskrivelser og lignende. Udkast til serviceaftale 1.7 Tidsplan Den forventede tidsplan er som følger: Aktivitet Datoer Offentliggørelse 04.08 2014 Afklarende information, konferencesystem 14.08 2014 Spørgsmålsfrist 16.08 2014 Seneste dag for offentliggørelse af svar 17.08 2014 Tilbudsfrist 22.08 2014 kl. 12.00. Tildeling 27.08 2014 Opstart af AV-leverance på byggeplads 15.09 2014 Færdiggørelse af installationer, opstart test og indregulering 15.10 2014 Aflevering og idriftsættelse 27.10 2014 Brugertræning 28-30.10 2014 7
Kapitel 2: Kravspecifikation Kravspecifikationen er uploadet som separat dokument på udbuddets hjemmeside og der henvises til dette. 8
Kapitel 3: Kontrakten AV-systemer til mødesale og kantine i nyt rådhus 1. Aftaleomfang Mellem XXXX og Egedal Kommune Rådhustorvet 2 3660 Stenløse som i samarbejde hæfter solidarisk i forhold til nærværende kontrakt ovennævnte i det følgende benævnt bygherren, og: AV entreprenør (specificeres) i det følgende benævnt leverandøren, er der dags dato indgået aftale om leverance af AV-systemer til mødesale og kantine i bygherrens nye Rådhus, XXXXX, inkl. alle nødvendige licenser og konsulentydelser som beskrevet i nærværende kontrakt med tilhørende aftalegrundlag. 2. Aftalegrundlag Aftalegrundlaget er i prioritetsorden følgende: 1 Udbudsbetingelser for AV-anlæg til nyt rådhus, benævnt Xxxxxxxxxx 2 Entreprisegrundlag nævnt i ovennævnte udbudsbetingelsers punkt 2.2 3 Tilbudsliste af xxxxxxxxx, side 2, underskrevet af leverandøren XX 2014 Bygherrens funktionskrav er altid gældende frem for tilbudsmaterialets tekniske oplysninger. I aftalegrundlaget indgår også alle bilag, som er nævnt i aftalegrundlaget. Bilagene indgår i prioriteringsordenen gennem det punkt, hvortil de er bilag. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem de nævnte dokumenter gælder dokumenterne i den nævnte rækkefølge. Et eksemplar af de ovennævnte dokumenter forsynes med leverandørens og bygherrens underskrift. 9
3. Pris 3.1 Leveringsomfang Prisen for det komplette leveringsomfang af AV i møderum, andrager i alt baseret på fast pris: DKK XXXXXXXX,- ekskl. moms. 3.2 Mer- og mindreydelser Alle ændringer i leverancen, herunder tillægsydelser, forudsætter skriftlig aftale parterne imellem. Leverandøren forpligtiger sig til at svare Bygherren inden for 10 arbejdsdage efter modtagelsen af Bygherrens anmodning om ændringer / tillægsydelser Mer- og mindreydelser i leveringsomfanget, herunder eventuelle overarbejder, reguleres efter priser jf. tilbudsliste dateret xx. Xxx 2014. Bygherrens ret til justering af leveringsomfang jf. udbudsbetingelsernes punkt 1.8 gælder frem til xxxxxx 2014. 4. Betalingsbetingelser Betaling sker som følger: 80 % af kontraktsum ved idriftsættelse 20 % af kontraktsum ved godkendt aflevering samt endelig udbedring af alle mangler Betaling sker med 30 dage fra fakturadato. Endelig aflevering forudsætter at der foreligger godkendt anlægsdokumentation jf. punkt 3.5.3 i udbudsbetingelserne 5. Sikkerhedsstillelser Leverandøren stiller anfordringsgaranti jf. AB92 6 stk. 2 på 10% af kontraktsummen med ikrafttrædelse ved aflevering og med 24 mdrs. løbetid regnet fra samme dato, hvorefter garantien nedskrives helt. Nedskrivelse af sikkerhedsstillelse forudsætter bygherrens skriftlige accept. 6. Leveringsbetingelser/-sted Levering skal ske frit leveret på den af bygherren anviste adresse. Al korrespondance vedrørende nærværende ordre skal sendes til bygherrens adresse mærket med ordrens indkøbsordrenummer. 10
7. Forsikring Leverandøren hæfter for alle skader på leverancer til byggepladsen frem til afleveringstidspunktet. Ejendommen vil være skalsikret af bygherren fra 1. oktober 2014 med adgangskontrol samt bemandet vagt døgnet rundt. 8. Leveringsterminer Leverancen gennemføres i henhold til flg. hovedterminer: xx-2014, Indgåelse af kontrakt xx-2014, Opstart projekt xx-2014, Opstart af kabeltræk efter aftale med hovedentreprenør xx-2014, Aflevering af blokdiagrammer, kabelplaner samt oplæg til mærkning xx-2014, Opstart montage af beslag, stik mv. i møderum xx-2014, Levering af alle AV komponenter til anvist adresse x-2014, Opstart slutmontage af AV-apparater, fladskærme, projektorer mv. xx-2014, Opstart test og indregulering xx-2014, Idriftsættelse xx-2014, Endelig aflevering Specielt bemærkes, at leverandøren er pligtig til løbende at inspicere lokaleforhold samt i god tid informere bygherre, hvis adgangsforholdende ikke acceptable i relation til leverandørens tidsplan. Leverandøren må påregne tidsplansforskydninger på op til 6 uger. Tidsplansforskydninger med indvirkning på leverandørens arbejder varsles af bygherren minimum 3 uger før ikrafttræden. Leverandøren skal i samarbejde med hovedentreprenøren og bygherretilsynet medvirke til fastlæggelse af detailtidsplan. Afleveringsdatoen kan kun ændres efter skriftlig aftale med bygherren. Ølstykke d. 2014 Ølstykke d. 2014 For bygherre For XXXXX 11
Bilag 1 Erklæringer om udelukkelse og gæld til det offentlige. Undertegnede afgiver hermed på tro og love og under strafansvar nedenstående erklæringer. Virksomhedens navn, adresse og cvr/se nr. Udelukkelse Virksomheden har ikke modtaget endelig dom af en eller flere af følgende grunde: 1) medvirken til en strafbar handling, jf. straffelovens 23, i tilfælde, hvor forholdet i forbindelse med straffastsættelsen er blevet henført under straffelovens 81, nr. 3, 2) overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv, jf. straffelovens 122 og forbuddet mod bestikkelse i private retsforhold (returkommission), jf. straffelovens 299, nr. 2, 3) overtrædelse af forbuddet mod EU-svig, jf. straffelovens 289 a eller 4) overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge, jf. straffelovens 290. Virksomheden er ikke under konkurs, likvidation eller tvangsakkord uden for konkurs, er i betalingsstandsning, har indstillet sin virksomhed eller befinder sig i en anden lignende situation. Virksomheden er ikke begæret taget under konkursbehandling, behandling med henblik på likvidation, tvangsakkord uden for konkurs, betalingsstandsning eller enhver anden lignende behandling. Virksomheden er ikke ved en retskraftig dom dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om virksomhedens/selskabets faglige hæderlighed. Virksomheden har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til gældende retsforskrifter i det land leverandøren er etableret eller udøver erhvervsmæssig virksomhed og/eller i Danmark. Virksomheden, og eventuelle underleverandører benyttet ved opfyldelse af kontrakten, har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til gældende retsforskrifter i det/de land(e) leverandøren er etableret eller udøver erhvervsmæssig virksomhed. Gæld til det offentlige Erklæringen afgives iht. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997. Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige over 100.000kr. eller, virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige der overstiger 100.000kr. og der vedlægges dokumentation for overholdt afdragsordning og/eller sikkerhedsstillelse for gælden. Udbyder forbeholder sig ret til at kontrollere oplysningernes ægthed. Dato Tegningsberettiget persons underskrift 12
Bilag 2: Indbygning af lærreder Der henvises til udbuddets hjemmeside. Bilag 3: Forberedende installationer Der henvises til udbuddets hjemmeside. Bilag 4: Møbleringsplan mødesale og kantine Der henvises til udbuddets hjemmeside. 13