Den fællesstatslige Business casemodel Inspiration fra Danmark: Erfaringer Maj 2011 med obligatorisk statslig itprojektmodel Storsamling Oslo, d. 29. januar 2013 Specialkonsulent Peter Jynberg Haas 1
Statens IT-projektråd Organisation og mission Finansministeriet Digitaliseringsstyrelsen Ministeriernes projektkontor Finansministeriet giver regeringen det bedst mulige grundlag for at føre en sund økonomisk politik og sikrer fornyelse og effektivisering af den offentlige sektor. Digitaliseringsstyrelsen digitaliserer det offentlige Danmark og bidrager til at sikre fornyelse og effektivisering af den offentlige sektor. Ministeriernes projektkontor professionaliserer statslige it-projekter og sekretariatsbetjener Statens ITprojektråd Statens IT-projektråd er uafhængigt - nedsat af Finansministeren 2
Digitalisering lukker huller i de offentlige kasser Politisk fokus: 2020-plan Bidrag på 5 mia. til modernisering 3 mia. fra digitalisering Konsekvenser: Gevinster og investeringer indregnet i budgetterne Omprioritering af ressourcer 3
Hvorfor professionalisere statslige it-projekter? Central driver for modernisering af staten Årlige udgifter på 3,2 mia. DKK. Statslige it-projekter overskrider for ofte tid (75%) og budget (40%) 2010 Manglende projektmodenhed -samarbejde/værktøjer/viden opbygges ikke 4
KOMPETENCELØFT OG FÆLLES METODER Udarbejde, vedligeholde, videreudvikle og udbrede en fælles it-projektmodel herunder ny BC Uddannelse Rådgivning og vejledning Erfaringsopsamle på brug Facilitere projektleder-netværk Etablere fælles projektleder- og ressourceenhed Uddannelse i projektmodel er udliciteret til konsulentmarkedet manglende interne ressourcer 5
OBLIGATORISKE LEDELSESPRODUKTER FOR IT-PROJEKTER 10 MIO. KR. Faseovergangsrapport Faseovergangsrapport Faseovergangsrapport Faseovergangsrapport Gevinstrealiseringsrapport Produkter til ITprojektrådet Afvigelsesanmodning Projektinitieringsdokument* Business case* Gevinstrealiseringsplan* Risikoanalyse* Kvalitetsplan Risikotjekliste til IT-projektrådet Afvigelsesanmodning Afvigelsesanmodning Projektafslutningsrapport Ikke obligatoriske produkter: Et ledelsesprodukt i it-projektmodellen understøtter Projektoplæg styring Produktbeskrivelse og beslutninger i Projektroller projektforløbet. Arbejdspakker Udbudsstrategi Interessentanalyse Ændringsanmodning Kommunikationsplan Produktbaseret planlægning Produkter markeret med * opdateres som minimum ved hver faseovergang. 6
Brugernes holdninger Business case: svær, omfangsrig og manglende brugervenlighed Webunderstøttet projektmodel skrive oplysning kun ét sted Programmer: Behov for en fællesstatslig programmodel Gevinstrealisering: Få erfaringer - umodenhed, mangler organisatorisk setup til gevinstrealisering Projekttyper: Mindre projekter og lovprojekter udfordrer brugerne light-udfyldelse Styregrupper manglende ledelsesforankring 7
Udrulning: MS office opgradering ingen teknisk løsning 1/1 2013 Primo 2012 Analysefase 1/7 2013 Gennemførsel og realisering 1/1 2014 Medio 2014 Projekt Programmer Opgave Gevinster og Risici Opgave Typer Opgave BC På alt er der fokus på usability, kommunikation, tilgængelighed 8
IT-projektrådets arbejde Vurdere risikoprofilen for alle statslige it-projekter (> 10 mio. kr.) Give myndigheder anbefalinger til risikominimering Offentliggøre og kommentere overblik over igangværende projekter fra Digitaliseringsstyrelsen til regeringen Efterspørge udvikling af metode Løbende dialog med leverandører og rådgivere Ansvar Det er fortsat myndighedens eget ansvar at håndtere risici i deres projekter 9
MEDLEMMER AF RÅDET 9 medlemmer med it-erfaring fra offentlige, halvoffentlige og private organisationer. Sekretariatsbetjenes af Digitaliseringsstyrelsen Formand Mogens Pedersen Kommitteret Finansministeriet Næstformand Birgit Nørgaard, Bestyrelsesformand i Pihl & Søn Jesper Jarmbæk, fhv. direktør, Kort og Matrikelstyrelsen Michael Moesgaard Koncern itdirektør Dong Energy Mads Tofte Rektor ITuniversitetet Lars Mathiesen, Direktør, Nykredit Erik Andreasen, Underdirektør Danske Bank Lillian Mogensen Direktør ATP Ole Kjær Ankechef Skatteministeriet 10
PROJEKTERNES BEHANDLING I IT-PROJEKTRÅDET 1. Projektgrundlag Indsendes 2. Risikovurdering (10 dg) 3. Rådsbehandling 4. Anbefalinger, evt. review 5. Halvårlig statusrapportering 6. Indsende projektafslutningsrapport og opdateret gevinstrealiseringsplan 7. Indsende gevinstrealiseringsrapport (+ 1 års drift) 11
It-projekternes udfordringer Opdeling og afgrænsning er svært Adskille politiske mål fra it-projektets mål Genbrug og tværgående videndeling Projektbemanding med rette ressourcer (færre eksterne konsulenter) Organisationens modenhed EU-projekters vilkår (regler fordyrer og forsinker) Bedre kunde-leverandørsamarbejde 12
Tilbagemeldinger fra myndighederne Finansministeriet kan stille krav Undgå rådet (10 mio. kr.) Ledelsesinvolvering - dialog med rådsmedlem Fokus på risici og gevinstrealisering Videndeling og kvalitet i projektmaterialet Anbefalingerne indarbejdes i den fremadrettede risikostyring Projektledere bliver vurderingspersoner 13
Mere information www.digst.dk www.itprojektraad.dk Direktør Lars Frelle-Petersen: lfp@digst.dk Kontorchef Morten Ellegaard: Moell@digst.dk Specialkonsulent Peter Jynberg Haas: pehaa@digst.dk 14