Deltagere: Til stede Afbud Lars Bjørnstrup Formand x Mitzi Hansen MH Næst forkvinde x Poul Petersen PP Bestyrelsesmedlem x Arne Strandet Larsen ASL Suppleant x Jan Christensen JC Suppleant x Susanne Larsen SL Suppleant x Mikkel Selander Driftsleder x Lars Larsen Ejendomsmester x Sendes til: Deltagere samt øvrige AB-medlemmer. (Referat og regnskaber m.v. sendes i papirudgave til AB-medlemmer) Administration og varmemester. Øvrige afdelinger i BAB. Dagsorden: 1. Valg af ordstyrer 2. Godkendelse af referat 3. Tilbagemelding fra administration, inspektør og varmemester 4. Økonomi 5. Perioderegnskab 6. Orientering fra formanden 7. De enkelte lejemål (LUKKET PUNKT, OFFENTLIGGØRES IKKE) 8. Øvrige aktiviteter 9. Eventuelt 10. Næste møde Pkt. Emne Dato Akt. 1 Valg af ordstyrer 13.02 blev valgt Alle 2 Referat 13.02 Referat nr. 01.12 af 09.01.2011 godkendt Alle 3 Tilbagemelding Toftager Cirkulationpumpe 13.02 har fundet brev fra Brøndby Kommune fra 29. jan. 1986 om at Toftager optages i kommunens vejregister som offentlig vej, Kommune skal derfor vedligeholde og sneryde efter dette 13.02 Forslag fra rådgiver og VVS installatør på udskiftning af cirkulationpumper af type smedegaard. Alle pumper er udskiftet til type grundfos i forbindelse med nye varmecentraler i efteråret 2008. Adm bedes undersøge tilbud grundigere før 1
Legepladser Vandskade udsendelse. Pinligt at faste rådgiver og VVS intallatør ikke er bedre orienteret om hvilke materialer der er monteret i afdelingen specielt når begge parter har stået for udskiftningen. 13.02 Er endnu ikke færdiggjort 09.01 Skal færdiggøres nu 12.12 Alt udført på nær tag på tog der skal have nye bolte 14.11 Alle pladser er færdige i løbet af uge 46 10.10 Fejlretning efter rapport igangsat. Der er fundet flere mapper med tidligere rapporter, gennemgår dem. 12.09 Bemærkninger i inspektionen udbedres nu. Der søges efter tidligere godkendelser samt kommunens ibrugtagningstilladelse 15.08 Legepladsinspektør Gerd Olsen har gennemgået legepladserne, der er fundet fejl på legeplads 3 der tidligere har været godkendt, og leverandør Kompan bedes forklare hvordan det kan forekomme samt rette op på problemet uden udgift for afdelingen / 13.02 Er endnu ikke afsluttet 09.01 Efterreparationer er endnu ikke helt afsluttet 12.12 Efterreparationer er næsten færdige 14.11 Arbejdet er igangsat 10.10 Reparationer er igangsat, der udarbejdes retningsvisende tidsplan for reparationsopgaverne, primært fra maler og murer 12.09 Ad vi-brev fra Anders Andersen rengøring er meget misvisende, kontakter Bo fra AA 15.08 Bestyrelsen vil gerne takke funktionærerne, varmemester og inspektør for den stor indsats der blev ydet i forbindelse med oprydningen efter vandskaden i kældrene. Også ros til beboerne for den måde problemerne blev taklet på. Rensning og spuling af afløb koster ca. Kr. 16.000,- og igangsættes nu. Rensning af vejbrønde koster ca. Kr., 95,- pr. stk. og igangsættes ligeledes nu. Firma Spul & Rens bedes undersøge om det er muligt at få gennemgang mellem lyskasser til afløbsbrønd Gulvafløb: Ingeniørfirma Holmsgaard er bedt om at undersøge hvilke tiltag der skal tages for at nedlægge ubenyttede gulvafløb. Rengøringsfirma Anders Andersen har rengjort og registreret skader på bygningerne. Hvis beboere ønsker at etablere højt dørtrin fra kældergang til kælderrum kan dette umiddelbart Alle 2
Storskraldsrum udføres ved egen foranstaltning. 11.07 Der har været meget opstigende vand i kældre efter kraftigt regnskyl med skade på opmagasinerede ting i kældre. Der er opsat ekstra container til brug for beboernes vandskadede ting, dette afsluttes med weekenden den 16/17 juli har den 14.07 møde og gennemgang af bygninger med forsikringsmægler samt opdeling af ansvarsområder for bygningsforsikringen og beboernes private indboforsikring. Der undersøges via kloarkrensningsfirma hvor ofte kælderafløb skal renses samt pris for samme. Undersøge om gulvafløb i beboers kælderrum skal lukkes og hvordan det kan evt. kan udføres, samt om der er sandfang i afløb i kældertrapper.. Afløb fra lyskasser (facade- og haveside) undersøges for gennemgang til afløb fra tagvand. Der er lejet 7 stk. affugtere til opsætning i kældre, disse fordeles efter behov og vurdering. Hvis det vurderes efter gennemgang med forsikringsmægler at der skal opsættes yderligere et antal affugtere for at minimere skade på bygninger lejes disse. / 13.02 Opretning er udført 09.01 Opretning af dårligt arbejde udføres i uge 2. 12.12 Opretning af bagside er meget dårligt udført, og skal ændres, er afd. ansigt mod offentligt areal. 14.11 Opretning af bagsiden skal igangsættes. / 10.10 Opretning af bagside er stadig ikke udført. Gendrup har opstartet grundlag for belægning. / 12.09 Lokalsnedkeren har færdigmeldt arbejdet, men der mangler opretning af bagside som vis på foto fra markvandringen og som var besluttet skulle rettes op udføres nu. Tilbud fra Lokalsnedkeren bedes tilsendt. 15.08 Opretning og flisearbejde udføres i uge 34, beboerne orienteres om at rummet ikke kan benyttes. / 11.07 Opretning udføres af Lokalsnedkeren i august måned 20.06 SF sten lægges i forbindelse med opretning af indhegning Billigste tilbud på opretning og ny mellemvæg accepteres. Ad-vi brev til beboere om at rummene lukkes, udsendes i god tid før arbejdet påbegyndes 09.05 har indhentet alternativ pris der var højere hvorfor arbejdet sættes i gang efter 1. tilbud. 04.04 har kontaktet entreprenør for pris med SF sten, pris ca. 20.000 excl. moms 3
Der indhentes endnu et tilbud. 14.03 foreslog etablering af asfalt eller fliseunderlag i grønt storskraldsrum. foreslog SF- sten idet det er nemmere at udbedre skader opstået efter afhentning med krangrappe. Anslået pris på ca. 20.000. Ønske om lys i storskraldsrum, spørger el-installatør Skralderum Parkering Kældertrapper Mekanisk ventilation 13.02 Samme 09.01 Samme 12.12 Udføres til foråret af funktionærer 14.11 Ordren annulleres og sættes i gang senere evt. af vores egen gårdmænd til foråret 10.10 Stadig ikke påbegyndt, kontakter AT Malerservice for udførelse nu, ellers annulleres ordren 12.09 Maling endnu ikke påbegyndt 15.08 Maling af nye opførte skralderum koster Kr. 4.000 pr. stk. og igangsættes. 09.01 Punktet udgår indtil der foreligger nye oplysninger fra Brøndby Kommune 13.02 Udbud er udsendt med besigtigelse uge 8 og licitation den 7. marts 09.01 Udbud udsendes ultimo januar til 3 bydende 12.12 oplyser i mail af 9.12.2011 at der spørges endnu en entreprenør så der i alt er 4 bydende, men tidligere beslutning på, at den der i det første bud var dyrest ikke spørges og ny kan så byde. Ved underhåndsbud må der højst være 3 bydende. Udbud sendes ud ultimo januar 2012 med pris medio februar 2012 14.11 Skal opdeles i Aktiver (afrensning, oppustning, osv. ) Derefter i udbud 10.10 Udbudsmateriale er endnu ikke udsendt. Adm. skal oplyse tidspunkt for udsendelse 12.09 Udbudsmateriale er endnu ikke udsendt. I gl. fyrkælder opsættes ekstra afstivning i nederste kælder som anført i rapport fra Holmsgaard. 15.08 Der udsendes nyt udbudsmateriale baseret på tidligere udsendte, men med en 5 årig horisont. 13.02 Afventer stadig svar fra Brøndby kommune, Esbensen Rådgivning bedes rykke kommunen 09.01 Udbud afventer svar fra Brøndby Kommune om der skal udføres varmegenvinding ved etablering af mekanisk ventilation 4
Kloaksystem 4 Økonomi 5 Perioderegnskab Konto nr. 115 Konto nr. 116 6 Orientering fra formanden 12.12 Tidsplan for udbud bedes oplyst 14.11 Udbydes på en 5 år periode samlede. Udbydes til 3 firma og et får arbejdet 10.10 Udbudsmateriale er endnu ikke udsendt. Adm. skal oplyse tidspunkt for udsendelse 12.09 Udbudsmaterialer er endnu ikke udsendt 15.08 Der udarbejdes udbudsmateriale på etablering af mekanisk ventilation fra alle lejemål pr. blok. der skal udbydes med en 5. årig horisont. 13.02 Tegning med kloakafløb i boliger revideres og udvides med afløb i fællesrum samt i nye og gamle boilerrum. 09.01 Efter opgørelse af svarskemaer har 27 oplyst at de har gulvafløb i lejemål og heraf har 18 haft opstigende vand. sender tegning medplaceringer til og bestyrelen. undersøger via rådgiver på hvilken måde et gulvafløb kan lukkes, enten med højvandslukkere eller ved permanent lukning. 12.12 Spørgeskemaer er returneret, 50% af husstandende har svaret, oplysninger indtegnes på oversigtsplan og viderebehandles 14.11 Holmsgaard, Michael Evt. Højtvands lukning i afløb inde i boligen Registrering af afløb inde i boligen og derefter beslutte hvor mange der skal lukkes og hvilken der kan blive. Tilstoppede afløb i lyskasser. Hvordan kan man reparer dette?? 13.02 Gennemgang af konti vil ske i forbindelse med årsregnskab 09.01 OL bedes gennemgå konto for evt. flytning af udgifter til konto 116 / / / 13.02 Ikke gennemgået Alle 13.02 Forsikringsmægler orienterede i organisationsbestyrelsen om nye forsikringsbetingeler i forbindelse med primært vandskader og hvilke dele der er i BAB s forsikring og hvad beboer selv skal forsikre mod. OL OL Der planlægges udsendt information om disse forhold. Organisationsbestyrelsen valgte Kurt Jørgensen som næstformand samt suppleant til FA09 s bestyrelse. 5
Antenneforeningen har meddelt at fremtidig information vil blive udsendt via S. Energi Vinduer / Døre 13.02 Der har den 25. januar været møde med maler og snedker for deres vurdering af vinduer og døres tilstand. Kommer med forslag og pris på udbedring og vedligeholdelsesinterval som anført i referat fra 09.01 Der lægges op til et evt. ekstra beboermøde ultimo maj med orientering om tilstanden, pris og kommende veligeholdesintervaller 09.01 kontakter snedker og maler for gennemgang af vinduer og døres vedligeholdelsestilstand samt mekaniske funktion. PP deltager i gennemgangen. Med hensyn til helhedsplan afhænger det af mulighederne for efterfølgende tilskudsmuligheder fra Brøndby Kommune og Landsbyggefonden. / PP Det er afdelingsbestyrelsens vurdering at der var forskellig opfattelse af tilskudsmulighederne. Flere beboere mente at såfremt der blev udarbejdet en helhedsplan kunne der opnås store tilskud. Dette blev afvist af administrationen bl.a. med henvisning til at vinduesudskiftninger alt overvejende er driftsarbejder. Administrationen bedes uddybe deres erfaringer med tilskud til vinduesudskiftninger. Der skal udarbejdes økonomiske konsekvenser for oprettende vedligeholdelsesarbejder på følgende punkter: Fuld malerbehandling (lukket glat overflade i farve hvid) af alle vinduer og døre opdelt således: o Udvendig behandling til og med fals for anslag. o Indvendig malerbehandling til fals for anslag. Snedkeropretning opdelt således: o Generel opretning af alle vinduer og døre. o Udskiftning af nedbrudte trædele. o Eftersyn og udskiftning af defekte beslag, greb m.v. Restlevetiden bedes vurderet således: o Uden genoprettende vedligehold. o Efter genoprettende vedligehold. Vedligeholdelsesintervaller bedes oplyst på: o Malerbehandling Nordside Sydside o Generelle snedkereftersyn / genopretning. 6
12.12 Forslag til udskiftning af vinduer/døre forkastet på beboermøde. 22 stemmer for udskiftning, 42 stemmer imod og 2 ugyldige stemmer. Det videre forløb blev diskuteret, og det blev besluttet, at 42 stemmer imod, svarende til 21 ud af 96 lejemål ikke er repræsentativ, hvorfor der skal udarbejdes redegørelse for henholdsvis helhedsplan med tilstandsvurdering og konsekvensen ved ikke at udskifte vinduer/døre. Der ønskes en kvalitetsvurdering af eksisterende vinduer/døre med priser på opretning. Der lægges op til et orienterende beboermøde når alle oplysninger er modtaget 14.11 Gennem gik kort forløbet til vores beboer møde tirsdag d. 15.11 10.10 orienterede kort på beboermøde Andresen 15. november på Ungdomsgården. PP kontakter Susanne for reservation. 12.09 Efter beboermødet planlægges indkaldelse til ekstraordinært beboermøde, sandsynligvis i november ADM // Alle /P PP 15.08 Ikke behandlet Alle 20.06 PJ orienterede om forundersøgelsesrapporten. TS gennemgik de vejledende finansieringsforslag som var udarbejdet til energivinduer/døre orientere om dette i beretningen på kommende beboermøde PJ/ / TS 09.05 Esbensen afleverer i henhold til aftale forundersøgelse fredag den 13.05 04.04 Kontrakt med Esbensen er underskrevet den 30.03.11 14.03 Efter korrespondancer på mail mellem Adm og er det besluttet, at forundersøgelsen kun skal omfatte vinduesprojektet, og at tilstandsrapport og digitalisering kan komme på tale såfremt det besluttes at vinduesprojektet skal gennemføres efter beboerbeslutning. Derudover skal der laves termofotografering og PCB undersøgelse., 14.02 Det bedes undersøgt om der er PCB i fuger på værende vinduer Adm Adm / R Udkast til entreprisekontrakt med Rådgivningsfirma Esbensen diskuteret. Vedrørende udfærdigelse af tilstandsrapport skal R oplyse hvad det har af betydning for ansøgning om kapitaltilskud og hvor lang tilbagebetalingstiden vil være. Ligeledes er et ikke nødvendigt med digitalisering af tegninger. 10.01 På grund af sygdom hos rådgiver er der ikke kommet 7
noget resultat at forundersøgelsen endnu. PJ fra firma Esbensen bedes undersøge fuger i værende vinduer for PCB indhold 13.12 orienterede om møde med Peter Juhl fra Espensen om energifremmende foranstaltninger samt forslag til nye vinduestyper. Lars skal fremsende forslag til rådgiveraftale til. ønskede forslag i år, da der er afsat midler i DVplanen til dette, men pga. sygdom kan dette ikke nås og der kan blive tale om et a conto beløb efter et anslået rådgivningsbeløb 7 Lukket punkt 8 Øvrige aktiviteter 08.10 Esbensen Rådgivning kommer d. 18/11 hjemme hos kl. 15.00 for orientering om mulig besparelse ved udskiftning til energivenlige vinduer og døre. Vi anbefaler at Mikkel fra Adm. deltager i dette møde 11.10 Undersøgelse af muligheder for reduceret energiforbrug ved udskiftning af vinduer- døre, undersøger hos et relevant firma. 13.02 Der er den 8. marts fyraftensmøde i FA09 med belysning af tilskudsmuligheder fra såvel Kommunen som Landsbyggefonden Alle 9 Eventuelt 10 Næste møde Da Brøndbygård skal ombygges i 2012 bedes adm. undersøge hvilke muligheder der er for leje/lån af lokaler med plads til ca. 100 personer ADM 13.02 Intet Alle 12.03.2012 Alle Poul Petersen Referent Lars Bjørnstrup Formand 8