Baggrund og afgrænsning

Afrapportering foranalyse April 2010 1 Capacent

Indhold Indledning og opsummering Baggrund og afgrænsning af analysen side 3 Sammenfatning af projektforløb side 4 Opsummering af rapportens resultater side 5 Analyse af Assens Kommunes indkøb side 8 Potentialevurdering som følge af indkøbsoptimering samt anbefaling af indkøbsstrategi pr. varegruppe side 25 Implementeringsplan til realisering af potentialet i Assens side 29 Perspektivering af potentialet til alle fem kommuner i FIF side 33 Vurdering af konsekvenser for Fællesindkøb Fyns organisering og opgaver og business case side 35 Konklusion side 47 Appendiks: Samlet potentialevurdering pr. varegruppe side 49 2

Baggrund og afgrænsning Fællesindkøb Fyn har ønsket en vurdering af mulighederne for gennem en effektivisering af indkøb at nedbringe kommunernes udgifter. Vurderingen skal foretages med Assens Kommune som case-kommune, hvorefter resultaterne perspektiveres til kommunerne i Fællesindkøb Fyn. Capacent er i den forbindelse engageret til at gennemføre en analyse, der med baggrund i Assens Kommune: Kortlægger Assens Kommunes indkøb på forskellige varegrupper Anbefaler indkøbsstrategier pr. varegruppe for de varegrupper, der har det største effektiviseringspotentiale Estimerer effektiviseringspotentialet, som kan realiseres som følge af indkøbsoptimering Anbefaler en implementeringsplan, hvorved effektiviseringspotentialet kan realiseres Opsummerer implementeringsplanens konsekvenser i en business case for perioden 2010-2013 Perspektiverer resultaterne til øvrige kommuner i Fællesindkøb Fyn. I denne analyse er indkøb defineret og afgrænset som udgifter, der bogføres på artskonto 2.2 Fødevarer, 2.3 Brændsel og drivmidler, 2.7 Anskaffelser, 2.9 Øvrige varekøb, 4.0 Tjenesteydelser u. moms, 4.5 Entreprenør- og håndværkerydelser og 4.9 Tjenesteydelser m. moms. Endvidere har udgangspunktet for analysen udelukkende været driftsdata. Udgangspunktet for at estimere kommunens indkøb pr. varegruppe er data for perioden 01.01.2009 til 30.12.2009. Opmærksomheden henledes på, at volumen vil ændre sig i takt med fx udlicitering eller hjemtagelse af forskellige områder. Det skal pointeres, at en række anbefalede indkøbsstrategier vil afhænge af, at mulighederne er til stede, hvilket kan være uden for Fællesindkøb Fyns beslutnings- og påvirkningsfelt (fx kommunernes mulighed for at tilslutte sig Statens Indkøbsaftaler). Der er anvendt flere forskellige indikatorer på effektiviseringspotentialet for Assens Kommunes indkøb, fx: Prisbenchmarks indsamlet via adgang til elektroniske fakturaer, forespørgsler i organisationen og indhentning af kunde-/varestatistikker fra udvalgte leverandører Sammenholdning af Assens Kommunes indkøbspraksis med best practice fra andre kommuner og offentlige virksomheder for så vidt angår: Leverandørfragmentering Indkøbsprocesser Produktstandardisering Retningslinjer for indkøb og rekvirering. Capacents erfaringer fra lignende kommunale projekter Prisbenchmarks er som udgangspunkt anvendt til kvantificering af effektiviseringspotentialet. Det skal bemærkes, at opgørelsen af Assens Kommunes indkøb ikke indeholder en 100% fuldstændig kategorisering af det samlede indkøb. Opgørelsen har sigtet på at skabe så stor nøjagtighed, at der kan opnås et retvisende potentiale samt igangsættes et program til realisering af indkøbspotentialet. Derudover kræver det politisk opbakning at indføre visse af indkøbsstrategierne, da de er afhængige af, at aftalerne laves obligatoriske, og at der fokuseres på produktstandardisering. 3

Indkøbsanalysen er gennemført i marts og april 2010 Kick-off Midtvejs styregruppemøde Workshop Afrapportering Bestyrelses- og direktionsmøde 12/3 13/4 22/4 28/4 3/5 5/5 Overordnet profilering af indkøb Overordnede indkøbsstrategier Overordnet potentialevurdering Iterativ proces Business case vurdering Implementeringsplan 4

Capacent estimerer, at Assens Kommune har potentiale på 10,2-14,2 mio.kr. årligt ekstrapoleret 44-61 mio.kr. i FIF (1/2) På grundlag af de gennemførte analyser er det således vurderingen, at der eksisterer et signifikant effektiviseringspotentiale på indkøb i Assens Kommune. For de analyserede områder udgør potentialet ca. 10,2-14,2 mio.kr. årligt. Dette estimat indeholder ikke besparelser, som er realiseret via effektiviseringer før analysens start. Ekstrapoleres vurderingen af potentialet i Assens Kommune til de øvrige kommuner i Fællesindkøb Fyn, fremkommer et årligt potentiale på 44 61 mio.kr. Realiseringen af potentialet vil kunne realiseres gennem et trefaset program, der ud over at realisere gevinster skal suppleres med en række understøttende elementer inden for organisation, kompetencer, processer samt målstyring og opfølgning. Det anbefalede program vil give en nettogevinst på ca. 124 mio. i perioden 2010-2013 for kommunerne i Fællesindkøb Fyn samlet set En forudsætning for at kunne realisere potentialet og gennemføre det anbefalede program er, at der investeres i indkøbsområdet. Det vurderes, at Fællesindkøb Fyn skal have en normering til ca. 13 fuldtidsressourcer, og der vil være behov for ekstern bistand i en periode. Der vil i FIF skulle opbygges procedurer og kompetencer inden for specielt controlling, kommunikation og dokumentation af gevinster, ligesom udbudskapaciteten skal øges. Ud over et direkte økonomisk potentiale skal det bemærkes, at der indføres et kontroldirektiv i Danmark i sommeren 2010, hvor det kan give store økonomiske konsekvenser ikke at overholde udbudspligten. 5

Capacent estimerer, at Assens Kommune har potentiale på 10,2-14,2 mio.kr. årligt ekstrapoleret 44-61 mio.kr. i FIF (2/2) Det er ligeledes en forudsætning, at der skabes fuld ledelsesopbakning til at gennemføre indkøbsoptimeringen og samle udbudskompetencerne hos Fællesindkøb Fyn. Denne ledelsesopbakning skal gennemsyre organisationen fra Direktion til institutionsleder. Organisatorisk anbefales det, at bestyrelsen agerer som en styregruppe forankret på direktions- eller chefniveau, som tager ejerskab for opnåelse af mål for indkøbsområdet. Ligeledes anbefales det, at Fællesindkøb Fyn løbende arbejder med at indgå forskellige alliancer omkring opgaver og kompetencer på indkøbsområdet, herunder naturligvis SKI og Statens Indkøb. På kort sigt er det vigtigt, at inflow af opgaver til indkøb styres hårdt, og at processer standardiseres for at øge kvaliteten og kapaciteten af arbejdsmængden. Der er fælles obligatorisk indkøbspolitik for kommunerne i FIF, og alle aftaler skal være underlagt de fælles rammer, men på trods af dette er der i praksis ikke fuldt ejerskab til indkøbspolitikken i hele organisationen, og i praksis vil der være lokale udbud. Det anbefales, at prioritering mellem lokale og fælles udbud i FIF styres ved hjælp af en betalingsmodel, da man på denne vis kan bruge de lokale udbud til at finansiere evt. yderligere behov for udbudskapacitet (ekstern eller intern). Det er vigtigt, at fælles udbud har 1. prioritet. En forudsætning for i praksis at realisere potentialet og få medvind i organisationerne vil være, at gevinsterne dokumenteres solidt, og at dette kommunikeres bredt. Analysen har taget udgangspunkt i Assens som case-kommune. Såfremt man ønsker at forfølge implementeringsprogrammet, anbefales det, at der afsættes en periode på 2-4 uger til i samarbejde med indkøbschefen at planlægge det mere detaljerede implementeringsprogram. 6

Indhold Indledning og opsummering Baggrund og afgrænsning af analysen Sammenfatning af projektforløb Opsummering af rapportens resultater Analyse af Assens Kommunes indkøb Potentialevurdering som følge af indkøbsoptimering samt anbefaling af indkøbsstrategi pr. varegruppe Implementeringsplan til realisering af potentialet i Assens Perspektivering af potentialet til alle fem kommuner i FIF Vurdering af konsekvenser for Fællesindkøb Fyns organisering og opgaver og business case Konklusion Appendiks: Samlet potentialevurdering pr. varegruppe 7

Estimering af indkøbsvolumen og besparelsespotentiale Estimering af indkøbsvolumen og besparelsespotentiale er baseret på analyse af systemdata og bottom-up analyse baseret på interview Regnskabs data Budgettal Estimeret indkøbsvolumen Leverandør register DKK X Estimeret volumen på varegrupper Interview 8

Assens Kommune - indkøb i regnskabsår 2008 (Kilde: Danmarks statistik) Byudvikling, Fra Datatræk Heraf u. bolig- og Forsyningsvir Sociale Fællesudgifter (01.01.2009 - lev.nr miljøforanstal ksomheder Transport og Undervisning Sundhedsom opgaver og og 31.12.2009) Art tninger m.v. infrastruktur og kultur rådet beskæftigelse administration Total 2.2 Fødevarer 0 0 0 2401 28 9848 1272 13.549 15.024 3 2.3 Brændsel og Drivmidler 1269 5895 4338 8555 56 9014 1483 30.610 21.158 49 2.7 Anskaffelser 174 0 2197 3214 143 1265 0 6.993 3.395 2.9 Øvrige varekøb 1326 4048 9303 14664 682 34419 1516 65.958 72.114 296 Varekøb I alt 2.769 9.943 15.838 28.834 909 54.546 4.271 117.110 111.690 348 4.0 Tjenesteydelser uden moms 775 816 20079 28608 3222 140094 10108 203.702 206.350 57.315 4.5 Entreprenør- og håndværkerydelser 3281 14729 13011 1859 118 4634 672 38.304 23.609 4.9 Øvrige tjensteydelser 13237 35091 4246 21064 338 40476 41743 156.195 123.391 601 Tjenesteydelser i alt 17.293 50.636 37.336 51.531 3.678 185.204 52.523 398.201 353.351 57.917 Totalt 20.062 60.579 53.174 80.365 4.587 239.750 56.794 515.311 465.042 58.264 Leverandør nr Netto Beløb Leverandørnavn Branchebeskrivelse Vareniveau 1 Vareniveau 2 (blank) 58.264.393 Ikke kendt leverandør 26911745 24.073.492 KMD A/S IT Tjenesteydelser Tjenesteydelser m. moms 29979944 22.925.323 FYNBUS Rutebuskørsel, by- og nærtrafik Tjenesteydelser Tjenesteydelser u. moms 38660918 21.713.130 DANSKE DIAKONHJEM Plejehjem og beskyttede boliger Tjenesteydelser Tjenesteydelser u. moms 78867612 9.309.121 NORDANIA FINANS A/S Finansiel leasing Tjenesteydelser Tjenesteydelser m. moms 25839285 8.102.730 Lærkeskolen* Skole Tjenesteydelser Tjenesteydelser u. moms 18822547 6.567.964 DANA-CARE A/S Vikarbureauer Tjenesteydelser Tjenesteydelser m. moms 16271241 6.467.306 FALCK DANMARK A/S Brandvæsen og redningskorps Tjenesteydelser Tjenesteydelser m. moms 31278309 5.966.353 JOBINPLACE ApS Rådgivning Tjenesteydelser Tjenesteydelser m. moms 86479915 5.902.479 MEDIQ A/S Engroshandel med læge- og hospitalsartikler Varekøb Personlige hjælpemidler 35209115 5.146.334 ODENSE KOMMUNE* 0 Tjenesteydelser Tjenesteydelser u. moms 72910710 4.887.594 KURT HESTEHAVE JENSEN Turistkørsel og anden landpassagertransport Tjenesteydelser Tjenesteydelser u. moms 25500210 4.618.129 ENERGI FYN ERHVERV A/S Anlæg af ledningsnet Varekøb Brændsel og drivmidler 25626044 4.339.499 ODENSE ENERGI A/S 0 Varekøb Brændsel og drivmidler 10837049 3.938.585 BC - CATERING GROSSISTEN Ikke-specialiseret engroshande l med føde-, drikke- Varekøb og tobaks varer Føde og drikkevarer 29691843 3.777.059 ALTERNATIVET ApS 869090 Sundhedsvæsen i øvrigt i.a.n. Tjenesteydelser Tjenesteydelser u. moms 25682742 3.049.135 ABENA A/S Engroshandel med andre husholdningsartikler Varekøb Hygiejneartikler 17570498 3.010.395 DEN SELVEJENDE INSTITUTION BERNHARDSHUS Revalideringsinstitutioner Tjenesteydelser Tjenesteydelser u. moms 14773908 2.890.088 TDC A/S Udbydere af fast Tele- og datakommunikation Tjenesteydelser Tjenesteydelser m. moms 56710116 2.852.284 Domea s.m.b.a Almennyttige boligselskaber Tjenesteydelser Tjenesteydelser m. moms 12706103 2.818.585 KOMMUNE LEASING A/S Finansiel leasing Tjenesteydelser Tjenesteydelser m. moms 30859480 2.674.448 Professionshøjskolen Lillebælt / University Videregående College Lillebælt uddannelser ikke på universitetsniveau Tjenesteydelser Tjenesteydelser u. moms 55280312 2.673.183 CENTER FOR DØVE Døgninstitutioner for voksne med handicap Tjenesteydelser Tjenesteydelser u. moms 25468554 2.663.331 EBBERUP TAXI I/S Taxikørsel Tjenesteydelser Tjenesteydelser u. moms 18930579 2.422.798 AUTOHUSET VESTERGAARD A/S Detailhandel med personbiler, varebiler og minibusser Varekøb Motorkøretøjer 16963038 2.366.201 DE FORENEDE DAMPVASKERIER A/S Erhvervs- og institutionsvaskerier Tjenesteydelser Tjenesteydelser m. moms 37127655 2.149.883 AMU-FYN Skoler med erhvervsrettet voksenundervisning Tjenesteydelser Tjenesteydelser m. moms 29422710 2.142.491 FULTON - STIFTELSEN 879090 Andre former for institutionsophold Tjenesteydelser Tjenesteydelser u. moms 63500410 2.132.913 FAMILIEPLEJEN PÅ FYN Foreninger, legater og fonde med sygdomsbekæmpende, Tjenesteydelser sociale og velgørende Tjenesteydelser formål u. moms 27689663 2.025.894 DET LILLE HØREAPPARAT APS Detailhandel med medicinske og ortopædiske artikler Varekøb Personlige hjælpemidler 13672350 2.017.244 KL Arbejdsgiver- og erhvervsorganisationer Tjenesteydelser Tjenesteydelser u. moms 29189692 1.969.015 ASSENS KOMMUNE Generelle offentlige tjenester Tjenesteydelser Tjenesteydelser u. moms 62545313 1.927.571 LYRECO DANMARK A/S Engroshandel med kontormaskiner og kontorudstyr Varekøb Kontorartikler o.l. 29214824 1.924.379 NATURGAS FYN DISTRIBUTION Handel med gas gennem rørledninger Varekøb Brændsel og Drivmidler 20638613 1.917.987 SCA HYGIENE PRODUCTS A/S Engroshandel med bøger, papir og papirvarer Varekøb Personlige hjælpemidler 26663903 1.871.972 POST DANMARK A/S Postvæsen Tjenesteydelser Tjenesteydelser u. moms 2010 % Gevinst Gevinst 2011 % Gevinst Gevinst 2011 2012 % Gevinst Varegruppe status Fase Volumen Potentiale min Potentiale max Gennemsnit realiseret 2010 min 2010 max Realiseret 2011 Min Max Realiseret 2012 Min Vikarer Har været i udbud opstart 1. maj - FIF 0 7.809.776 234.293 546.684 390.489 66% 154.634 360.812 100% 234.293 546.684 100% 234.293 Entreprenør og håndværkerydelser Ingen bindinger 1 21.273.357 638.201 1.063.668 850.934 15% 95.730 159.550 100% 638.201 1.063.668 100% 638.201 Føde- og drikkevarer til central køkken inkl. kødfif - udløber i 2010 - udbud 2010 1 7.488.884 374.444 599.111 486.777 50% 187.222 299.555 100% 374.444 599.111 100% 374.444 Rengøring m.v. Assens er i gang med en form for centralisering 1 5.045.017 403.601 504.502 454.052 40% 161.441 201.801 100% 403.601 504.502 100% 403.601 Hygiejneprodukter FIF - udløber i 2010 - allerede i FIF udbudsplan 1 4.085.988 817.198 980.637 898.917 66% 539.350 647.220 100% 817.198 980.637 100% 817.198 Hardware Ligger i Assens IT 1 3.583.923 1.075.177 1.254.373 1.164.775 30% 322.553 376.312 100% 1.075.177 1.254.373 100% 1.075.177 Beskæftigelsesprodukter Planlagt i 2010 - FIF 1 3.226.726 806.681 1.129.354 968.018 50% 403.341 564.677 100% 806.681 1.129.354 100% 806.681 Tele- og datakommunikation Ingen bindinger - aftale udløb ultimo 2009 1 2.890.088 289.009 433.513 361.261 20% 57.802 86.703 100% 289.009 433.513 100% 289.009 Vaskeriydelser Planlagt i 2010 - FIF 1 2.424.186 484.837 606.047 545.442 50% 242.419 303.023 100% 484.837 606.047 100% 484.837 Byggemarked Ingen bindinger 1 2.358.056 117.903 165.064 141.483 20% 23.581 33.013 100% 117.903 165.064 100% 117.903 Kopimaskiner Ligger i Assens IT 1 1.990.270 199.027 298.540 248.784 30% 59.708 89.562 100% 199.027 298.540 100% 199.027 Sygeplejeartikler Planlagt i 2010 - FIF 1 1.970.944 492.736 591.283 542.010 50% 246.368 295.642 100% 492.736 591.283 100% 492.736 Vaskeri - måtter Planlagt i 2010 - FIF 1 243.890 121.945 134.139 128.042 45% 54.875 60.363 100% 121.945 134.139 100% 121.945 Inventar Aftaler udløber medio 2010 - intet planlagt 1 2.785.113 417.767 557.023 487.395 20% 83.553 111.405 100% 417.767 557.023 100% 417.767 Bøger, undervisnings- og udlånsmateriale Planlagt i 2011 i FIF 2 3.040.302 91.209 152.015 121.612 0% - - 66% 60.198 100.330 100% 91.209 Diabetesprodukter Planlagt i 2011 i FIF 2 2.615.161 104.606 156.910 130.758 0% - - 66% 69.040 103.560 100% 104.606 Genbrugshjælpemidler Planlagt ultimo 2010 - FIF 2 4.675.074 280.504 374.006 327.255 0% - - 80% 224.404 299.205 100% 280.504 Værktøj, maskiner m.v. Ingen bindinger - planlagt FIF 2012 2 4.424.540 221.227 309.718 265.472 0% - - 30% 66.368 92.915 100% 221.227 Management konsulenter Ingen bindinger 2 2.875.153 172.509 287.515 230.012 0% - - 50% 86.255 143.758 100% 172.509 IT-konsulenter Ingen bindinger 2 2.732.726 218.618 327.927 273.273 0% - - 50% 109.309 163.964 100% 218.618 Kontorartikler o.l. Planlagt i 2012 - FIF 2 2.314.867 231.487 277.784 254.635 0% - - 20% 46.297 55.557 100% 231.487 Andre kropsbårne hjælpemidler FIF - Planlagt ultimo 2010 2 2.260.620 565.155 791.217 678.186 0% - - 66% 373.002 522.203 100% 565.155 Rådgivende ingeniører Ingen bindinger 2 2.220.148 133.209 177.612 155.410 0% - - 50% 66.604 88.806 100% 133.209 Trykning Ingen bindinger 2 871.340 87.134 174.268 130.701 0% - - 66% 57.508 115.017 100% 87.134 Annoncer Aftaler udløber ultimo 2010 - intet planlagt 2 700.000 105.000 140.000 122.500 0% - - 30% 31.500 42.000 100% 105.000 El-artikler og belysning Aftaler udløber ultimo 2010 - intet planlagt 2 257.417 51.483 64.354 57.919 0% - - 66% 33.979 42.474 100% 51.483 Ortopædisk fodtøj Planlagt ultimo 2010 - FIF 2 984.047 98.405 127.926 113.165 0% - - 66% 64.947 84.431 100% 98.405 Andre tjenesteydelser m. moms Ingen bindinger 3 34.013.159 680.263 1.020.395 850.329 0% - - 0% - - 66% 448.974 Andre varekøb Ingen bindinger 3 4.868.195 146.046 194.728 170.387 0% - - 0% - - 66% 96.390 Stomi og inkontinens FIF - udløber i 2011 3 2.036.069 20.361 40.721 30.541 0% - - 0% - - 66% 13.438 Rottebekæmpelse Ingen bindinger 3 1.030.247 123.630 164.840 144.235 0% - - 0% - - 66% 81.596 Beklædning Planlagt i 2011 i FIF 3 445.356 44.536 66.803 55.669 0% - - 0% - - 66% 29.393 Samlet 139.540.640 9.848.201 13.712.677 11.780.439-2.632.576 3.589.637-7.762.231 10.718.158-9.503.157 Med udgangspunkt i det samlede indkøb er varegrupper blevet defineret og analyseret 32 områder med detaljerede strategier og gevinstpotentialer Det samlede indkøb er fordelt på 92 varegrupper Ca. 96% af volumen er profileret, hvor leverandørdata var kendt Samlet indkøb 465 mio. ASSENS KOMMUNE - INDKØB I REGNSKABSÅR 2008 Drift (1.000 kr) 9

Top Down estimaterne indikerer en maksimal indkøbsvolumen på drift på ca. 465 mio.kr. ASSENS KOMMUNE - INDKØB I REGNSKABSÅR 2008 Drift (1.000 kr) Assens Kommune - indkøb i regnskabsår 2008 (Kilde: Danmarks statistik) Byudvikling, Fra Datatræk Heraf u. bolig- og Forsyningsvir Sociale Fællesudgifter (01.01.2009 - lev.nr miljøforanstal ksomheder Transport og Undervisning Sundhedsom opgaver og og 31.12.2009) * Art tninger m.v. infrastruktur og kultur rådet beskæftigelse administration Total 2.2 Fødevarer 0 0 0 2401 28 9848 1272 13.549 15.024 3 2.3 Brændsel og Drivmidler 1269 5895 4338 8555 56 9014 1483 30.610 21.158 49 2.7 Anskaffelser 174 0 2197 3214 143 1265 0 6.993 3.395 2.9 Øvrige varekøb 1326 4048 9303 14664 682 34419 1516 65.958 72.114 296 Varekøb I alt 2.769 9.943 15.838 28.834 909 54.546 4.271 117.110 111.690 348 4.0 Tjenesteydelser uden moms 775 816 20079 28608 3222 140094 10108 203.702 206.350 57.315 4.5 Entreprenør- og håndværkerydelser 3281 14729 13011 1859 118 4634 672 38.304 23.609 4.9 Øvrige tjensteydelser 13237 35091 4246 21064 338 40476 41743 156.195 123.391 601 Tjenesteydelser i alt 17.293 50.636 37.336 51.531 3.678 185.204 52.523 398.201 353.351 57.917 Totalt 20.062 60.579 53.174 80.365 4.587 239.750 56.794 515.311 465.042 58.264 *Der er posteringer på ca. 58 mio. hvor leverandør navn ikke fremgår, derfor er de svære at inkludere i analysen. Fejlen er formentlig sket pga. skiftet til Opus i januar og medførende manuelle konteringer og udgiftsbilag mv. **Grunden til at udgifterne på art 2.3, 4.5 og 4.9 er faldet markant fra 08 til 09 er udskillelse af forsyningsvirksomhed 10

Assens Kommune bruger mere end 5700 forskellige leverandører, hvoraf 25 står for ca. 36% af de totale udgifter (1.000 DKK) Kilde: Dataudtræk fra økonomisystemet; Capacents analyse 11

De 28 største identificerede varegrupper dækker 60% af de samlede udgifter til driften (1.000 DKK) % af driftsudgifterne Kilde: Dataudtræk fra økonomisystemet; Capacents analyse 12

Ud af et driftsbudget på 465 mio.kr. er grundlaget for besparelsen en volumen på ca. 140 mio.kr. I alt 465 mio.kr. Brændsel og drivmidler 20 mio.kr. Føde- og drikkevarer 15 mio.kr. Anskaffelser og øvrige varekøb 68 mio.kr. Entreprenør- og håndværkerydelser 21 mio.kr. Tjenesteydelser uden moms 140 mio.kr. Tjenesteydelser med moms 123 mio.kr. Det samlede indkøb af vare- og tjenesteydelser er 465 mio.kr. I alt 140 mio.kr. Brændsel og drivmidler 0 mio.kr. Føde og drikkevarer 8,5 mio.kr. Anskaffelser og øvrige varekøb 48 mio.kr. Entreprenør- og håndværkerydelser 21 mio.kr. Tjenesteydelser uden moms 0 mio.kr. Tjenesteydelser med moms 63 mio.kr. men en række varegrupper vurderes ikke at indeholde potentielle signifikante besparelser, hvorfor grundlaget for besparelserne reduceres til 140 mio.kr. En række varegrupper er identificeret som værende vanskelige eller umulige at opnå besparelser på, fx: Opgaver, som er bundet af længerevarende kontrakter Områder, hvor FIF/Assens opnår markedets bedste priser Opgaver, hvor prisen fastsættes centralt Husleje Osv. Grundlaget for besparelsespotentialet er en volumen på 140 mio.kr. Heraf ikke-identificerede posteringer 58 mio.kr. samt ikke-kategoriserede posteringer på 17 mio.kr. rigtig mange meget små leverandører med lille volumen Kilde: Dataudtræk fra økonomisystemet; Capacents analyse 13

Indkøb af en række tjenesteydelser vurderes ikke at kunne forbedres signifikant inden for de næste fire år (1/2) - Tjenesteydelser, som ikke vurderes at kunne forbedres indkøbsmæssigt - Artskonto Varegruppe Volumen Eksterne el. interne forhold Det er ikke muligt inden for scope at vurdere, hvorvidt området indeholder besparelsespotentiale. Separat analyse 4.0 Forsikringer 2.742.701 anbefales såfremt dette ønskes afdækket 4.0 Fragt (Porto) 1.871.972 Ingen reel konkurrence 4.0 Husleje 931.528 Ingen reel optimeringsmulighed på kort sigt 4.0 Kurser og undervisning 11.956.588 Vurderes til ikke at have et optimeringspotentiale 4.0 Kollektiv trafik 22.925.323 Ingen valgmuligheder 4.0 Andre tjenesteydelser u. moms 62.759.608 Vurderes til ikke at have et optimeringspotentiale 4.0 Opholdstilbud mv. 22.640.456 Vurderes ikke at have et indkøbsoptimeringspotentiale Det er ikke muligt inden for scope at vurdere, hvorvidt området indeholder besparelsespotentiale via 4.0 Personkørsel 15.113.754 ruteoptimering. Separat analyse anbefales såfremt dette ønskes afdækket 4.0 I alt 140.941.930 Det er ikke muligt inden for scope at vurdere, hvorvidt området indeholder besparelsespotentiale. Separat analyse 4.9 Drift og vedligehold af IT-systemer 27.885.007 anbefales 4.9 Øvrig telekommunikation 461.793 Vurderes til ikke at være kontinuerlig køb fra år til år 4.9 Informationsannoncer 1.450.581 Det vurderes, at FIF får markedets bedste priser pt. 4.9 Jobrådgivning 7.659.213 Vurderes til ikke at have et optimeringspotentiale 4.9 Vikarer (læge studerende) 1.403.235 Vurderes til ikke at have et optimeringspotentiale 4.9 Kurser og undervisning 8.830.586 Vurderes til ikke at have et optimeringspotentiale 4.9 Renovation 1.099.863 Vurderes til ikke at have et optimeringspotentiale 4.9 Revision 719.246 Vurderes til ikke at have et optimeringspotentiale 4.9 Fritvalgsordning 311.292 Vurderes til ikke at have et optimeringspotentiale 4.9 Husleje 4.370.922 Vurderes til ikke at have et optimeringspotentiale på kort sigt Det er ikke muligt inden for scope at vurdere, hvorvidt området indeholder besparelsespotentiale. Separat analyse 4.9 Beredskab 6.469.256 anbefales såfremt dette ønskes afdækket 4.9 I alt 60.660.994 14

Indkøb af en række varegrupper vurderes ikke at kunne forbedres signifikant inden for de næste fire år (2/2) - Varekøb, som ikke vurderes at kunne forbedres indkøbsmæssigt - Artskonto Varegruppe Volumen Eksterne el. interne forhold 2.2 Restauranter 462.822 Individuelle præferencer må vurderes at vægte højt 2.2 Kaffe og Te 948.836 Det vurderes, at FIF får markedets bedste priser pt. Dagplejen og daginstitutioner handler ind i det nærmeste supermarked, det vurderes ikke der kan optimeres her, 2.2 Andre føde og drikkevarer 6.257.108 ud over den rabat der allerede opnås med konto kort. 2.2 I alt 7.668.766 2.3 EL 12.021.035 Der er indgået aftaler, og en eventuel besparelse fremadrettet vil afhænge meget af udviklingen i markedsprisen. 2.3 Fjernvarme 1.791.918 Ingen konkurrence 2.3 Benzin, diesel og fyringsolie 3.014.907 Der er ingået aftaler på SKI og de vurderes ikke at kunne optimeres yderligere 2.3 Naturgas 2.968.289 Der er indgået aftaler, og en eventuel besparelse fremadrettet vil afhænge meget af udviklingen i markedsprisen. 2.3 I alt 19.796.148 Det er ikke muligt at estimere retvisende gevinster på baggrund af den foreliggende information. Separat analyse 2.7/2.9 Motorkøretøjer 6.030.395 anbefales såfremt dette ønskes afdækket. 2.7/2.9 Barnevogne o.l. 222.093 Det vurderes, at FIF får markedets bedste priser pt. 2.7/2.9 Bøger o.l. til folkebiblioteker 2.105.391 Det vurderes, at FIF får markedets bedste priser pt. 2.7/2.9 Voksenbleer 1.917.987 Det vurderes, at FIF får markedets bedste priser pt. 2.7/2.9 Salt 2.080.031 Det vurderes, at FIF får markedets bedste priser pt. 2.7/2.9 Skilte 706.447 Det vurderes, at FIF får markedets bedste priser pt. 2.7/2.9 Alarmer, Briller, Høreapparater mv. 6.364.506 Kommunen forpligtet til at betale et tilskud til høreapparater 2.7/2.9 I alt 19.426.849 I alt Volumen der ikke er varekategoriseret* 17.056.380 Anlæg (køb af Danisco) 596.000 Leverandør ikke kendt** 58.264.393 Varekøb i alt 46.891.763 Tjenesteydelser i alt 201.602.924 I alt 324.411.460 *Dette er en helt række af leverandører med meget små volumener **Volumen fra datatræk der ikke var leverandør specificeret jf. Opus implementering 15

Der er afholdt interview med 21 repræsentanter fra organisationen Stilling Interviewperson Adresse Status Sundhedschef Lise Møller Møllebakken 22 Afholdt Ældrechef Michael Bjørn Møllebakken 22 Afholdt IT-chef Morten Alm Willemoesgade 15, Assens Afholdt Leder af Entreprenørgården Freddy H. Nielsen indre ringvej 22, 5560 aarup Afholdt skole Charlotte Woxen Ebberup skole, Skolevej 4, Ebberup Afholdt center for udviklingshæmmede Linda Bang Ejs Linebjerg 12B, 5560 Aarup Afholdt Centerleder for udviklingshæmmede Michael Henriksen Lindebjerg 2-12B, 5560 Aarup Afholdt Centralkøkkenet Tina Kragh-Jørgensen Vestervangen 100, Tommerup Afholdt hjælpemiddel Michael Kuehn Bogensevej 135, 5620 Glamsbjerg Afholdt Glamsbjerg Bibliotek Elisabeth Jespersen Søndergade 3A, 5620 Glamsbjerg Afholdt Daginstitutiuonsleder Annette Lendal Pilehaven 93, 5610 Assens Afholdt Leder af dagplejen Aase Lind Nielsen Tallerupvej 85A Tommerup Afholdt Vej og Trafikchef Poul Henning Nielsen Indre Ringvej 2, 5560 Aarup Afholdt afd.leder hjælpemidler Jette Rask møllebakken 22, tommerup Afholdt afd.leder Myndighed Arne V. Skov møllebakken 22, tommerup Afholdt Skole- og dagtilbudschef Esben Krægpøth Assens Rådhus, Willemoesgade 15 Afholdt Ældreområdet Dorthe Eriksen østergade 89 Assens Afholdt Borgerservice og indk t rådhuset Karsten Jørgensen Lavlund willemoesgade 15, assens Afholdt Annoncer (job) Anne Røssel Willemoesgade 15 Pr telefon Annoncer (info) Tine H Hansen Willemoesgade 15 Afholdt Skoleleder Michael Graugaard Gummerup Skole, Køng, Assens, Glamsbjerg Afholdt Ud over interviewene er der afholdt en række ad hoc-samtaler i organisationen med afklarende spørgsmål, primært pr. telefon 16

Citater fra interview Sundhed og ældre Der bruges i høj grad de centrale indkøbsaftaler. Dog er der jo en bagatelgrænse. Der benyttes indkøbsaftale på alle de store områder, og samarbejdet med FIF fungerer godt. Sundhed og ældre Der var tidligere (dvs. lige efter kommunereformen) et afsavn med, at man ikke selv havde nærhed med tingene Men det er ovre nu. Der er generelt en opfattelse, at FIF har en god mission, og at fælles indkøb er det rigtige at gøre. Vi tror, FIF gør det godt, men vi kan jo ikke vide, om priserne er gode. Terapeuterne har frihed til selv at vælge de leverandører, de bedst kan lide. Det strider imod, at vi prøver at ensrette sortimentet af hjælpemidler. Men vi savner en plan for, at de lovede besparelser kommer i hus. Efter en tid med børnesygdomme virker OPUS nu o.k. 17

Citater fra interview Skoler og daginstitutioner Husk, at alle skoler har et budget, de skal overholde. Der bør derfor være BÅDE billige, mellem og dyre tilbud i alle varegrupper. Mange oplever til som unødigt bureaukratisk, og at det fratager folk retten til selv af krejle. F.eks. at man ikke selv må gå i IKEA. Skole og daginstitutioner På skole- og daginstitutionsområdet er der en lidt skeptisk holdning til, om fælles indkøb er til besvær i hverdagen. Det er jo lettest at ringe. Jeg har brugt FIF et par gange, og de er til at snakke med. Hvis vi ikke ved, hvor vi skal købe ind, kontakter vi dem. Vi har selv adgang til aftalerne og kan egentlig derfor selv sætte os ind i sagerne, for min skyld behøver de ikke kommunikere mere aktivt end i dag. Jeg har indtryk af, at FIF fungerer, som det skal. Vi køber meget ind på indkøbsaftalerne. Især Lyreco. Vi er for små til at få leverancer på mad. Vi køber derfor selv ind. Det er besværligt at skulle følge med i, hvilke artkonti og PSP elementer osv. man skal bruge. Vi har besvær med, at alle lærere selv skal kunne bruge OPUS effektivt. 18

Citater fra interview af IT og om it FIF rådgiver os med diverse spørgsmål vedrørende udbud. Vi har ikke lavet store it-investeringer det seneste år. It Meget it-indkøb sker på egne lokale aftaler uden om FIF-aftaler. Der er en del skepsis til, at fælles aftaler vil være bedre. Det er besværligt at skulle bestille toner via Dells hjemmeside (citat fra børnehave) Det er svært at købe ind på tværs af kommunerne. Det kan jo først svare sig, når FIF's priser er bedre end dem, vi får nu. Aftalen med KMD står for 2/3 af vore itudgifter. Det er mærkeligt, at vi skal betale 2300 kr. for en printer, som ellers kan fås til 1300 kr. udelukkende for at får 3 års garanti i stedet for købelovens 2 år. (Citat fra skole) 19

Citater fra interview Vej, teknik og trafik For mig at se er FIF til stede og meget synlige, men min organisation skal nogen gange mindes om, at der er fælles indkøb og dermed faste leverandører. Når jeg har haft brug for dem, har det fungeret o.k. Vej og trafik Er generelt med på ideen, men det skal være enkelt. FIF har været gode til at lave udbud på de områder, vi har fremhævet som interessante Mine folk har nogen gange lidt svært ved at finde rundt i katalogerne. FIF bør lave en charmeoffensiv, så man bedre kan forklare at købe en vare 5 kr. dyrere gennem en aftale. Efterhånden er der mange varer i FIF-regi, og de fleste har forstået, at det gælder om at samle indkøbsvolumen for at få de gode aftaler. 20

Der findes en lang række eksempler på god indkøbspraksis i organisationen Der er indgået en lang række gode centrale aftaler, hvor der sker volumenkoncentration på tværs af hele organisationen disse er drevet af FIF Assens Kommune anvender ikke Statens Indkøbsaftaler i modsætning til andre kommuner i FIF SKI-aftaler anvendes dog på en række områder Assens er en del af Fællesindkøb Fyn, hvor hovedparten af udbudsforretningerne drives Nationale aftaler (FM, SKI, (KL)) Indkøbsstrategier Klyngesamarbejder Produktspecifikationsforbedring Intern volumenkoncentration Generel optimering af forsyningskæde Omstrukturering af leverandørforhold 21

men interview og dataanalyser har dog identificeret, at der er plads til forbedringer Indkøbsorganisationen Assens kommune har ikke egen indkøbsorg. FIF har haft udfordringer ved at styre inflow af opgaver og prioritering FIF har stærke udbudskompetencer FIF mangler fokus på driftsopgaver, herunder controlling Indkøbsstrategier Der fokuseres mest på volumenkoncentration og på efterlevelse af lovkrav Informationsstyring Brugerne føler der er langt ind til FIF FIF bør have øget fokus på kommunikation Repræsentanterne i kommunerne skal være mere aktive inden for kommunikation 22 Strategisk indkøb/udbud Informationsstyring Indkøbspolitik og målsætninger Indkøbsorganisation Leverandørudvikling Kompetencer og alliancer Indkøbspolitikken: Der er fælles obligatorisk indkøbspolitik for kommunerne i FIF Alle indkøb af udbudspligtige varer og tjenesteydelser i kommunerne skal som udgangspunkt være omfattet af fælles indkøbsaftaler. I praksis er der ikke ejerskab til indkøbspolitikken i hele organisationen Leverandørudvikling Der er ikke opsat standardprocesser og tiltag for at udvikle de vigtigste leverandører Daglig indkøbsproces Målstyring Kompetencer og alliancer FIF er en unik samarbejdsalliance blandt kommuner Der er behov for en overordnet afklaring af, hvornår der skal anvendes SKI, statslige, FIF eller lokale aftaler Daglig indkøbsproces Anvendelsen af e- handelsløsningen varierer meget Systemet fungerer efterhånden fint, men på visse områder er det stadig ikke egnet FIF skal i dag uploade kataloger i 5 systemer Målstyring: - Målstyring er ikke i funktion - Lokalt i Assens er der opstillet besparelsesmål, men opfølgning er vanskelig - Øvrig målstyring er ikke eksisterende

Organisering og opgavefordeling i FIF i dag Indkøbschef 1 FIF Udbudskonsulenter Fagligt opdelt Fælles udbud Lokale udbud Analyser i forb. med udbud (Leverandørudvikling)* Juridiske spørgsmål Stabsfunktion 2-3 1 (Kommunikation) Opdatering af varekataloger (Overvågning af indkøb )* (Udtagning af stikprøver)* Helpdesk FIF har de seneste år kørt udbud: År Fælles udbud Lokale udbud 2007 15 17 2008 16 26 2009 6 35 Kommune Forankring Assistance Videreformidling af kommunikation til relevante Definering af lokale indkøbsprocesser Hjemtagning af gevinster Vedligeholde brugere i e-handelssystemer Antallet af udbud, som er gennemført de seneste tre år, er ikke en valid proxy for kapaciteten i FIF, da for mange driftsopgaver nedprioriteres (*) = nedprioriteret pga ressourcemangel i FIF 23

Indhold Indledning og opsummering Baggrund og afgrænsning af analysen Sammenfatning af projektforløb Opsummering af rapportens resultater Analyse af Assens Kommunes indkøb Potentialevurdering som følge af indkøbsoptimering samt anbefaling af indkøbsstrategi pr. varegruppe Implementeringsplan til realisering af potentialet i Assens Perspektivering af potentialet til alle fem kommuner i FIF Vurdering af konsekvenser for Fællesindkøb Fyns organisering og opgaver og business case Konklusion Appendiks: Samlet potentialevurdering pr. varegruppe 24

Der er estimeret et årligt besparelsespotentiale på 10,2-14,2 mio.kr. på indkøb i Assens I alt 465 mio.kr. Brændsel og drivmidler 20 mio.kr. Føde- og drikkevarer 15 mio.kr. Anskaffelser og øvrige varekøb 68 mio.kr. Entreprenør- og håndværkerydelser 21 mio.kr. Tjenesteydelser uden moms 140 mio.kr. Tjenesteydelser med moms 123 mio.kr. I alt 140 mio.kr. Brændsel og drivmidler 0 mio.kr. Føde og drikkevarer 8,5 mio.kr. Anskaffelser og øvrige varekøb 48 mio.kr. Entreprenør- og håndværkerydelser 21 mio.kr. Tjenesteydelser uden moms 0 mio.kr. Tjenesteydelser med moms 63 mio.kr. Årligt besparelsespotentiale 10,2-14,2 mio.kr. Føde og drikkevarer 0,4-0,6 mio.kr. Anskaffelser og øvrige varekøb 6,8-8,9 mio.kr. Entreprenør- og håndværkerydelser 0,6-1,1 mio.kr. Tjenesteydelser med moms 2,4-3,5 mio.kr. Det samlede indkøb af vare- og tjenesteydelser er 465 mio.kr. men en række varegrupper vurderes ikke at indeholde potentielle signifikante besparelser, hvorfor grundlaget for besparelserne reduceres til 140 mio.kr. Der vurderes at være et besparelsespotentiale i Assens Kommune på 10,2-14,2 mio.kr. Det største besparelsespotentiale realiseres ved optimering af varekøb. Kilde: Dataudtræk fra økonomisystemet; Capacents analyse 25

Indkøbsstrategi pr. varegruppe (1/2) Varegruppe Volumen (mio. kr.) Min. Poten-tiale Max. Potentiale Vikarer 7.809.776 234.293 546.684 Intern volumen konc. Nationale aftaler (FM, SKI, (KL) ) Klyngesamarbej de (FIF) Produkt spec. Forbedringer Fælles proces forbedringer Restrukturering af leverandørforhold Kommentarer Fokus på processer, så større leveringssikkerhed kan opnås og forhandling i udbudsprocessen. Fokus på controlling Føde- og drikkevarer til central køkken inkl 7.488.884 374.444 599.111 Udbud med fokus på produktstandardisering Rengøring m.v. 5.045.017 403.601 504.502 Hygiejneprodukter 4.085.988 817.198 980.637 Hardw are 3.583.923 1.075.177 1.254.373 Beskæftigelsesprodukter 3.226.726 806.681 1.129.354 Primære anbefalede indkøbsstrategier Fælles udbud, såfremt man ønsker en ekstern løsning Fokuser på produktstandardisering i fremadrettet udbud Fokus på produktstandardisering og anvend E- auktioner via Statens Indkøb eller klynger under SKI Dels parralle rammeaftaler på legetøj mv. og udbud med fokus på produktstandardisering på Formning/Terapi produkter Tele- og datakommunikation 2.890.088 289.009 433.513 Lav miniudbud under SKI-rammekontrakt Vaskeriydelser 2.424.186 484.837 606.047 Genudbyd området i skarpt udbud Byggemarked 2.358.056 117.903 165.064 Kopimaskiner 1.990.270 199.027 298.540 Sygeplejeartikler 1.970.944 492.736 591.283 Vaskeri - måtter 243.890 121.945 134.139 Genudbyd området Inventar 2.785.113 417.767 557.023 Rådgivende ingeniører 2.220.148 133.209 177.612 Lav rammeaftaler der dækker alle geografiske områder Signe på aftale der matcher ny Statens Indkøbsaftale Genudbyd området og fokuser på produktstandardisering Udbyd obligatoriske aftaler med snævert produktsortiment Afhold mini-udbud under SKI-rammekontrakter. Evt. specifikke udbud på specielle områder 26

Indkøbsstrategi pr. varegruppe (2/2) Varegruppe Volumen (mio. kr.) Min. Poten-tiale Max. Potentiale Intern volumen konc. Nationale aftaler (FM, SKI, (KL) ) Klyngesamarbej de (FIF) Produkt spec. Forbedringer Trykning 871.340 87.134 174.268 Stillingsannoncer 700.000 105.000 140.000 Andre kropsbårne hjælpemidler 2.260.620 565.155 791.217 Fælles proces forbedringer Restrukturering af leverandørforhold Kommentarer Lav evt. miniudbud under SKI-rammekontrakt, eller eget udbud Udbyd håndtering af annoncer, forhandle aftaler med medier og lav TCO-betragtning på, hvem der udfører hvilke processer Udbud med efterfølgnde bevillingsprocedurer der kun giver tilskud i forhold til kommunens pris Ortopædisk fodtøj 984.047 98.405 127.926 Genudbyd området - markedsniveauet er faldet Entreprenør og håndværkerydelser 21.273.357 638.201 1.063.668 Bøger, undervisnings- og Primære anbefalede indkøbsstrategier Udbyd rammekontrakter og opsæt procedurer for mini-udbud, hvor flere tilbudsgivere har kendskab til hver bygning udlånsmateriale til skoler 3.040.302 91.209 152.015 Lav udbud af skole og skolebib. Bøger Diabetesprodukter 2.615.161 104.606 156.910 Genudbyd området - markedsniveauet er faldet Genbrugshjælpemidler 4.675.074 280.504 374.006 Værktøj, maskiner m.v. 4.424.540 221.227 309.718 Management konsulenter 2.875.153 172.509 287.515 IT-konsulenter 2.732.726 218.618 327.927 Genudbyd omrrådet, fokus på standardisering og aftaledækning Lav rammeaftaler der dækker alle geografiske områder Afhold mini-udbud under SKI-rammekontrakter. Evt. specifikke udbud på specielle områder Afhold mini-udbud under SKI-rammekontrakter. Evt. specifikke udbud på specielle områder Kontorartikler o.l. 2.314.867 231.487 277.784 Fokuser på produktstandardisering El-artikler og belysning 257.417 51.483 64.354 Fokuser på produktstandardisering Rottebekæmpelse 1.030.247 123.630 164.840 Udbyd området i EU-udbud, gerne i FIF regi Stomi og inkontinens 2.036.069 20.361 40.721 Beklædning 445.356 44.536 66.803 Udbud i fælles udbud Genudbyd området - markedsniveauet er faldet marginalt Andre varekøb 4.868.195 194.728 292.092 Strategi afhænger af specifikt område Andre tjenesteydelser m. moms 34.013.159 1.020.395 1.360.526 Strategi afhænger af specifikt område 27

Indhold Indledning og opsummering Baggrund og afgrænsning af analysen Sammenfatning af projektforløb Opsummering af rapportens resultater Analyse af Assens Kommunes indkøb Potentialevurdering som følge af indkøbsoptimering samt anbefaling af indkøbsstrategi pr. varegruppe Implementeringsplan til realisering af potentialet i Assens Perspektivering af potentialet til alle fem kommuner i FIF Vurdering af konsekvenser for Fællesindkøb Fyns organisering og opgaver og business case Konklusion Appendiks: Samlet potentialevurdering pr. varegruppe 28

Det anbefales, at implementeringsplanen udarbejdes, så de lavthængende frugter plukkes først Høj Fase 2 Fase 1 Hardware 1075-1254 TDKK Andre kropsbårne Hjælpemidler 565-790 TDKK Fase 0 - Implementeringsplan - Inventar 416-557 TDKK Beskæftigelse 806-1130 TDKK Fase 2 Fase 1 Fase 3 Besparelsespotentiale Lav Fase 3 Entrep. og håndv 220-310 TDKK Andre tjenesteydelser m. moms 1000-1400 TDKK Værkt og maskin. 221-310 TDKK Genbrugshjælpemidler 280-374 TDKK Andre varekøb 200-300 TDKK Diabetes 105-155 TDKK Stomi og inkontinens 10-40 TDKK Beklædning 44-67 TDKK Kontorartikler 230-280 TDKK Man.kons 170-280 TDKK Fødevarer inkl. kød til centrale enheder 375-600 TDKK IT kons 218-327 TDKK Rottebekæmpelse 123-165 TDKK Sygeplejeart 492-591 TDKK Vaskeri, beklædning 484-606 TDKK Rådg.ing. 133-177 TDKK Bøger, undervisnings- og udlånsmateriale 91-152 TDKK El-artikler 51-64 TDKK Telekomm. 289-433 TDKK Kopimaskiner 200-298 TDKK Vaskeri måtter 121-134 TDKK Hygiejneart. 817-980 TDKK Stillingsannoncer 105-140 TDKK Rengøring 403-504 TDKK Ortopædisk fodtøj 98-128 TDKK Byggemarked 117-165 TDKK Vikarer 234-547 TDKK Trykning 87-174 TDKK Høj Implementerings -omkostninger og -barrierer Lav Hver cirkel repræsenterer en varegruppe, og gnsn. besparelsespotentiale er skrevet i cirklen. Bemærk, at visse cirkler er lagt i en bestemt fase på grund af timing med, hvornår nuværende aftaler skal genudbydes. 29

På denne baggrund anbefales det, at indkøbsoptimeringen implementeres i disse tre faser - Implementeringsplan - 1/7-10 31/1-11 1/10-11 Fælles Projektledelse & Planlægning Udrulning og kommunikation samt organisering og opstart Godkendelse af projekt, Indkøbsoptimering fase 1 (17 områder) Implementering af nye processer i FIF Indkøbsoptimering fase 2 10 områder) Indkøbsoptimering fase 3/Drift (4 omr.) Controlling og gevinstrealisering 30

Samlet estimeres en bruttobesparelse 32,3 mio. på indkøb i Assens i 2010-2013 Skemaet viser, med hvilken takt de enkelte besparelser kan hjemtages i hver fase Samlet kan der spares mellem 10.2 mio.kr. og 14.1 mio.kr. pr. på Assens' indkøb Set over perioden 2010-2013: Er de gennemsnitlige besparelser (kr.): 2010: 1,2 mio. 2011: 8,6 mio. 2012: 10,6 mio. 2013: 11,8 mio. Total: 32,3 mio. 31

Indhold Indledning og opsummering Baggrund og afgrænsning af analysen Sammenfatning af projektforløb Opsummering af rapportens resultater Analyse af Assens Kommunes indkøb Potentialevurdering som følge af indkøbsoptimering samt anbefaling af indkøbsstrategi pr. varegruppe Implementeringsplan til realisering af potentialet i Assens Perspektivering af potentialet til alle fem kommuner i FIF Vurdering af konsekvenser for Fællesindkøb Fyns organisering og opgaver og business case Konklusion Appendiks: Samlet potentialevurdering pr. varegruppe 32

Hvis man ekstrapolerer til hele FIF, øges gennemsnitsbesparelsen fra 32 mio.kr. til 140 mio.kr. i 2010-13 Besparelsespotentiale i Assens kommune Besparelsespotentiale i hele Fællesindkøb Fyn 180.000.000 180.000.000 160.000.000 160.000.000 162.792.424 140.000.000 140.000.000 120.000.000 120.000.000 118.429.345 100.000.000 100.000.000 80.000.000 80.000.000 60.000.000 60.000.000 53.760.444 59.511.277 40.000.000 27.238.749 37.442.258 40.000.000 31.861.183 43.139.889 39.042.724 43.000.350 20.000.000-9.922.174 12.364.902 13.687.594 7.328.072 8.979.826 9.890.080 1.040.770 1.467.587 2010 2011 2012 2013 2010-2013 Minimum besparelse Maximum besparelse 20.000.000-6.380.814 4.525.088 2.010 2.011 2.012 2013 2010-2013 Minimum besparelse Maximum besparelse Ekstrapoleringen afbilledet er en lineær fremskrivning på baggrund af indbyggerantallet i de fem kommuner, der er med i Fællesindkøb Fyn. Befolkningsgrundlaget for beregningen: Assens Fåborg-midtfyn Kerteminde Nordfyn Nyborg FIF i alt 42.000 52.000 24.000 30.000 32.000 180.000 33

Indhold Indledning og opsummering Baggrund og afgrænsning af analysen Sammenfatning af projektforløb Opsummering af rapportens resultater Analyse af Assens Kommunes indkøb Potentialevurdering som følge af indkøbsoptimering samt anbefaling af indkøbsstrategi pr. varegruppe Implementeringsplan til realisering af potentialet i Assens Perspektivering af potentialet til alle fem kommuner i FIF Vurdering af konsekvenser for Fællesindkøb Fyns organisering og opgaver og business case Konklusion Appendiks: Samlet potentialevurdering pr. varegruppe 34

Der er forskellige overordnede opgaver, som skal løses i forbindelse med en optimering af indkøb Styring/ledelse E-Handel Udrulning og Kommunikation Udbud/Indkøbsoptimering Indkøbsovervågning/cont rolling og gevinstrealisering Kompetencer/ Opgaver: Udbudsret Analytisk stærk Stærk forhandler Projektledelse Designe indkøbsprocesser Styre indkøbsorganisationen Indlæsning, tjek og korrektion af varekataloger Uddannelse af brugere Hotlineservice Sikre koordinering med institutioner Varetage kommunikation til alle institutioner og forvaltninger Sikre central styring og hjemtagning af gevinster Ansvar for at vedligeholde business case og rapportere status At tage ansvar for og opbygge den løbende måling og opfølgning på alle indkøb, herunder: Overvågning af central og decentral indkøbsadfærd Overvågning af faglig indkøbsadfærd Tage ansvar for at sikre fremtidig fastholdelse af besparelser ved at iværksætte tiltag, der sikrer optimal leverandør- og produktportefølje for hele kommunen på baggrund af egen analyse af: Ændringer i behov for kommunen Markedssituationen inden for alle varegrupper 35

Arbejdet med indkøbsoptimering anbefales at følge en standardiseret syvtrins proces - Indkøbsoptimering - Profilering af varegruppe og vurdering af indkøbsvolumen Planlæg indkøbsstrategi Find potentiel leverandørportefølje via markedsundersøgelse Implementerings -plan og besparelsespotentiale Udvælg mest konkurrencedygtige leverandør Operationel implementering/ Gevinstrealisering Drift Udarbejdelse af udvælgelses og tildelingskriterier Udarbejdelse af udbudsmateriale Udarbejdelse af kontraktmateriale Udsendelse af udbud og facilitering af proces frem til tilbudsafgivelse Eventuelle forhandlingsrunder Udvælgelse af mest konkurrencedygtige leverandører Indgåelse af kontrakter Kontraheringsmøde Offentliggørelse af tildelingsbeslutning i bl.a. EU-tidende Udbytte: FIF opnår markedets bedst opnåelige kontraktmæssige vilkår på baggrund af en bred intern forankring hos referencepersoner Datagrundlaget for at udføre gevinstrealiseringen er til stede 36

Controlling er et vigtigt element i at fastholde indkøbsbesparelser Illustration Anvendelse af indkøbsaftalerne Indkøb hos den valgte leverandør Indkøb hos andre nuværende leverandører Indkøb hos 3. lev. Opnåelse af beregnede besparelser Varegrupper med topliste Varegrupper uden topliste Vare art. Konkret eksempel på overfakturering Timepriser Dana care Tøj - tillæg Listetimepriser Listepriser inkl. tøj Forskellen eller den uberettigede fakturering pr. time SSH, hverdag, aften/nat 284,49 273,53 4 277,53-6,96 SSA, hverdag, dag 242,64 233,24 4 237,24-5,4 SSA, hverdag, aften/nat 296,02 284,55 4 288,55-7,47 Sygeplejerske, hverdag, dag 274,32 263,77 4 267,77-6,55 Fakturerede priser i forhold til tilbud Det er ca. en overfakturering på 2,5% og med en omsætning hos Dana- Care på 6,5 mio. vil dette give 162.500 kr. i overfakturering. (forbehold for at regnestykket er baseret på fakturastikprøve). 37

Dokumentation af gevinster sikrer opbakning til kontrakter og FIF Leverandørstatistik Der indhentes leverandørstatistikker fra relevante leverandører Illustration Profilering Produkt Produkt Produkt Gruppe Varebeskrivelse beskrivelse 1 beskrivelse 2 beskrivelse 3 Ca. størrelse Enhed PURILON GEL 15 GRAM HARMONIKA 10 STK COMFEEL 3900Sårplejeprodukter Hydrogel Steril 15 gram Gram PURILON GEL 15 GRAM HARMONIKA 10 STK COMFEEL 3900Sårplejeprodukter Hydrogel Steril 15 gram Gram PURILON GEL 8 GRAM HARMONIKA 10 STK COMFEEL 3906 Sårplejeprodukter Hydrogel Steril 8 gram Gram PURILON GEL 8 GRAM HARMONIKA 10 STK COMFEEL 3906 Sårplejeprodukter Hydrogel Steril 8 gram Gram PURILON GEL 8 GRAM HARMONIKA 10 STK COMFEEL 3906 Sårplejeprodukter Hydrogel Steril 8 gram Gram DANATUBE 78 BOMULD NATUR 8,0 CM X 20 M Tubegazer Til fiksering 100 % bomuldubleget 8 cm x 20 m Meter DANATUBE 78 BOMULD NATUR 8,0 CM X 20 M Tubegazer Til fiksering 100 % bomuldubleget 8 cm x 20 m Meter DANATUBE 78 BOMULD NATUR 8,0 CM X 20 M Tubegazer Til fiksering 100 % bomuldubleget 8 cm x 20 m Meter DANATUBE 56 BOMULD NATUR 6,0 CM X 20 M Tubegazer Til fiksering 100 % bomuldubleget 6 cm x 20 m Meter DANATUBE 12 BOMULD NATUR 2,5 CM X 20 M Tubegazer Til fiksering / som 100 salvestrømpe % bomuldubleget 2,5 cm x 20 m Meter Tilbudsark Gruppe Produkt Produkt Produkt beskrivelse 1 beskrivelse 2 beskrivelse 3 Ca. størrelse Enhed Tilbudt produkt Tilbudt pris Sårplejeprodukter Hydrogel Steril 15 gram Gram Sårplejeprodukter Hydrogel Steril 8 gram Gram Tubegazer Til fiksering 100 % bomuldubleget 8 cm x 20 m Meter Tubegazer Til fiksering 100 % bomuldubleget 6 cm x 20 m Meter Tubegazer Til fiksering / som 100 salvestrømpe % bomuldubleget 2,5 cm x 20 m Meter Statistikken anonymiseres og standardiseres Profileringen aggregeres og indarbejdes i udbudsmaterialet Gevinstrealisering Gevinstberegning Antal Pakkepris nettobeløb beskrivelse 1 beskrivelse 2 beskrivelse 3 størrelse Enhed Tilbudt Total Produkt Produkt Produkt Ca. Gruppe Institution Varenummer Varebeskrivelse pakker Tilbudt produkt pris Gevinst Hj. Sygeplejens depot 102925 PURILON GEL 15 GRAM HARMONIKA 10 STK COMFEEL 40 2,45 98 Sårplejeprodukter Hydrogel Steril 15 gram Gram Purilon gel 15 gram, 10 stk Comfeel 1,13 (2,45-1,13) x 40 = 52,8 kr Hj. Sygeplejens depot 102924 PURILON GEL 8 GRAM HARMONIKA 10 STK COMFEEL 10 2,5 25 Sårplejeprodukter Hydrogel Steril 8 gram Gram Purilon gel 8 gram, 10 stk Comfeel 1,13 (2,45-1,13) x 10 = 13,7 kr Hj. Sygeplejens depot 102325 DANATUBE 78 BOMULD NATUR 8,0 CM X 20 M 20 1,58 31,6 Tubegazer Til fiksering 100 % bomuldubleget 8 cm x 20 mmeter Danatube 78 bomuld 8,0 cm x 20 m 1,23 (1,58-1,23) x 20 =7 Skovbo 102324 DANATUBE 56 BOMULD NATUR 6,0 CM X 20 M 140 1,044 146,16 Tubegazer Til fiksering 100 % bomuldubleget 6 cm x 20 mmeter Danatube 56 bomuld 6,0 cm x 20 m 0,79 (1,044-0,79) x 140 = 35,56 Plejecenter lyngtoften 102322 DANATUBE 12 BOMULD NATUR 2,5 CM X 20 M 36 1,35 48,6 Tubegazer Til fiksering 100 % bomuldubleget 2,5 cm x 20 mmeter Danatube 12 bomuld 2,5 cm x 20 m 0,79 etc Plejecenter lyngtoften 102322 DANATUBE 12 BOMULD NATUR 2,5 CM X 20 M 24 1,42 34,08 Tubegazer Til fiksering 100 % bomuldubleget 2,5 cm x 20 mmeter Danatube 12 bomuld 2,5 cm x 20 m 1,13 Plejecenter lyngtoften 102322 DANATUBE 12 BOMULD NATUR 2,5 CM X 20 M 240 1,42 340,8 Tubegazer Til fiksering 100 % bomuldubleget 2,5 cm x 20 mmeter Danatube 12 bomuld 2,5 cm x 20 m 1,23 Hj. Sygeplejens depot 102321 DANATUBE 01 BOMULD NATUR 1,5 CM X 20 M 120 1,314 157,68 Tubegazer Til fiksering 100 % bomuldubleget 2,5 cm x 20 mmeter Danatube 01 bomuld 1,5 cm x 20 m 1,13 Skovbo 102321 DANATUBE 01 BOMULD NATUR 1,5 CM X 20 M 800 1,134 907,2 Tubegazer Til fiksering 100 % bomuldubleget 1,5 cm x 20 mmeter Danatube 01 bomuld 1,5 cm x 20 m 1,13 Plejecenter lyngtoften 102321 DANATUBE 01 BOMULD NATUR 1,5 CM X 20 M 80 1,134 90,72 Tubegazer Til fiksering / som 100 salvestrømpe % bomuldubleget 1,5 cm x 20 mmeter Danatube 01 bomuld 1,5 cm x 20 m 1,13 Leverandørstatistik Profilering Tilbudte produkter og priser Institution Varenummer Varebeskrivelse Antal pakker Pakkepris Total nettobeløb Hjemmesygeplejens depot 102925 PURILON GEL 15 GRAM HARMONIKA 10 STK COMFEEL 40 2,45 98 Hjemmesygeplejens depot 102924 PURILON GEL 8 GRAM HARMONIKA 10 STK COMFEEL 10 2,5 25 Hjemmesygeplejens depot 102325 DANATUBE 78 BOMULD NATUR 8,0 CM X 20 M 20 1,58 31,6 Skovbo 102324 DANATUBE 56 BOMULD NATUR 6,0 CM X 20 M 140 1,044 146,16 Plejecenter lyngtoften 102322 DANATUBE 12 BOMULD NATUR 2,5 CM X 20 M 36 1,35 48,6 Plejecenter lyngtoften 102322 DANATUBE 12 BOMULD NATUR 2,5 CM X 20 M 24 1,42 34,08 Plejecenter lyngtoften 102322 DANATUBE 12 BOMULD NATUR 2,5 CM X 20 M 240 1,42 340,8 Hjemmesygeplejens depot 102321 DANATUBE 01 BOMULD NATUR 1,5 CM X 20 M 120 1,314 157,68 Skovbo 102321 DANATUBE 01 BOMULD NATUR 1,5 CM X 20 M 800 1,134 907,2 Plejecenter lyngtoften 102321 DANATUBE 01 BOMULD NATUR 1,5 CM X 20 M 80 1,134 90,72 38