MINIGUIDE Samarbejdet med de statslige ekspertgrupper 26012017
Miniguide til samarbejdet med de statslige ekspertgrupper For at sikre en høj kvalitet i udbuddene og i driften af de SKI-aftaler, der indgår i Statens Indkøbsprogram, involverer SKI løbende brugerne. Denne miniguide skal give dig indblik i samarbejdet mellem de statslige ekspertgrupper og SKI. Ansvarsfordeling Det er væsentligt, at ekspertgruppedeltagerne har et fyldestgørende indblik i roller og ansvar i forbindelse med gruppearbejdet, så de ved, hvad der forventes af deres deltagelse. Helt centralt er det at understrege, at: Udviklingsprocessen omkring udbuddene i Statens Indkøbsprogram ledes af udbudskonsulenten fra SKI. Der er således ingen tvivl om, hvem der har ansvaret for fremdriften, og hvem der kan besvare spørgsmål Inden for rammerne af mandatgrundlaget for udbuddet afstemmes de overordnede strategiske rammer for hver aftale med KIS erne/kis-styregruppen. Dette sker forud for ekspertgruppemøderne, og rammerne drøftes altså ikke i regi af ekspertgruppen Den statslige ekspertgruppe deltager i de praktiske drøftelser om fx sortiment, kravspecifikation, leveringsbetingelser mv. Udviklingsprocessen Udviklingsarbejdet for de forpligtende aftaler følger SKI s projektmodel. Du kan se et udsnit af modellen nedenfor. Den giver et overblik over, hvornår de statslige repræsentanter bliver involveret i de enkelte faser i udbuddet. Udviklingsprocessen er opdelt i klare og entydige faser, som gør det muligt for alle aktører at følge med i processen og komme med relevante input til arbejdet 2
Det kan du forvente som ekspertgruppedeltager Når du deltager i en af SKI s ekspertgrupper, har du mulighed for at komme med input til sortimentet, få indflydelse på udbudsdesignet og være med til at sikre kvaliteten af den kommende aftale. Indflydelsen kan gøres gældende inden for rammerne af det mandatgrundlag for udbuddet, som er fastsat i samarbejde med Statens Indkøb. Du får ligeledes indsigt i markedsanalysen samt mulighed for at dele erfaringerne fra din egen organisation fx i forhold til indkøbsmønstre og kvalitetskrav med de andre repræsentanter fra staten og SKI. Desuden er du med til at sikre, at der kan blive taget hensyn til din organisations behov på den kommende aftale. Roller og opgaver Samarbejdet skal sikre, at de forpligtende aftaler bedst muligt imødekommer statens aktuelle indkøbsbehov. Det er væsentligt, at ekspertgruppedeltagerne har et fyldestgørende indblik i roller og ansvar i forbindelse med gruppearbejdet, så de ved, hvad der forventes af deres deltagelse. Du kan læse mere om ansvarsfordelingen i hver enkelt fase i udbuddet nedenfor. Opstart af udbud Der bliver nedsat en statslig ekspertgruppe for hver enkelt forpligtende aftale. Det sker ved, at SKI kontakter koncernindkøberen på de enkelte ministerområder, som udpeger eksperter inden for de enkelte områder til at deltage i grupperne. Ekspertgrupperne sammensættes, så forskelligheder så vidt muligt afspejles. De skal bidrage med ressourcer, viden, erfaring, indsigt og sparring både forretningsmæssigt og teknisk. Markedsanalyse SKI udarbejder en markedsanalyse med bidrag fra ekspertgruppen og indleder dialog om forventet udbudsdesign. Ekspertgruppedeltagerne bidrager med oplysninger fra egen organisation om nuværende forbrug, indkøbsmønstre, kravspecifikation m.v. Ved at bidrage med disse input får ekspertgruppedeltagerne mulighed for at forme den kommende forpligtende aftale og være med til at sikre, at den dækker egne indkøbsbehov. Det er nødvendigt, at alle prioriterer de nødvendige ressourcer for at gøre arbejdet så effektivt som muligt og for at undgå uhensigtsmæssige tilbageløb i forhold til fx kravspecifikation senere i udbudsprocessen. SKI kan i samarbejde med ekspertgruppen vælge at gennemføre en teknisk dialog med relevante aktører på markedet og potentielle leverandører for at udbrede kendskabet til den kommende aftale samt kvalificere markedsanalysen og sparringen omkring udbudsdesignet yderligere. Udbudsdesign SKI udarbejder et udkast til udbudsdesign på baggrund af markedsanalysen og den indledende dialog med staten. Udkastet kommenteres af ekspertgruppen. Fokus på markedsanalyse og udbudsdesign er sammen med dialogen med repræsentanter fra staten afgørende for, at aftalen får den rigtige udformning, og at den dækker statens indkøbsbehov. Udbudsmateriale På baggrund af udbudsdesignet udarbejder SKI udkast til udbudsmateriale. Det er de udpegede ekspertgruppemedlemmers ansvar at sikre koordinering af ministerområdets samlede behov og input i forhold til det enkelte udbud. 3
Høring SKI giver den statslige ekspertgruppe adgang til at se og kommentere på det foreløbige udbudsmateriale, inden udbuddet bliver offentliggjort. Det sker i den såkaldte høringsperiode. Gruppen af koncernindkøbere får ligeledes materialet til gennemsyn og skal give eventuelt input via repræsentanter i de statslige ekspertgrupper. Det er herefter ekspertgruppedeltagernes ansvar at bringe sin organisations samlede inputs tilbage til SKI. Udbudsfase SKI offentliggør udbuddet og afholder informationsmøde for interesserede tilbudsgivere. Evaluering og tildeling Kontraktsignering og afslutning af udbud Efter kontraktsignering gennemfører SKI en struktureret evaluering og tilfredshedsundersøgelse af forløbet med ekspertgruppen, så læringen herfra kan anvendes i efterfølgende forpligtende udbud. Implementering af den forpligtende aftale Efter aftalen er trådt i kraft, har SKI ansvar for: Vejledning i at implementere og bruge aftalen Leverandørkontakt (statusmøder, overordnet kontraktstyring) Pris- og sortimentsopdateringer samt vedligeholdelse af e-kataloger SKI foretager evaluering af og tildeling på udbuddet. SKI afholder informationsmøde med ekspertgruppen om implementeringen. 4
Mere information SKI udsender invitation til KIS-gruppen, når vi skal til at etablere nye ekspertgrupper. Det er herefter KIS ernes ansvar at hverve medlemmer til de statslige ekspertgrupper i deres egne organisationer og give SKI besked om, hvilke repræsentanter de ønsker at have med i ekspertgruppearbejdet. Hvis du har spørgsmål til samarbejdet i de statslige ekspertgrupper, kan du kontakte kundepartner Jens Hedegaard Madsen. Se kontaktinformation nedenfor. Kontakt Jens Hedegaard Madsen Kundepartner Telefon: 40553863 E-mail: jhm@ski.dk Staten og Kommunernes Indkøbsservice Zeppelinerhallen, H.C. Hansens Gade 4 2300 København S Telefon +45 33 42 70 00