DIAS 1 IMPLEMENTERING AF CONTRACT MANAGEMENT I KMD Christian Sandbeck, Direktør for KMDs Contract Management
DAGSORDEN DIAS 2 Hvorfor Contract Management ( CM ) som disciplin i KMD? Introduktion til KMD KMD s ambitioner indenfor CM Hvordan KMD vil realisere dets ambitioner KMD s tilgang til kontrakt risk management KMD s kompetencecenter for forvaltning af forpligtelser Køb af Contract Management Software( CMS ) Implementering af CMS
HVAD ER EFFEKTEN VED IMPLEMENTERING AF CONTRACT MANAGEMENT DIAS 3 Parameter Effekt Trigger Leverance omkostninger Administrative omkostninger Reduceret med mellem 2% og 7% Reduceret med mellem 20% og 30% Ved at gøre det rigtige første gang Lettere tilgængelige kontrakts materiale Omsætning Øget med mellem 1% og 2% Bedre styr på scope Compliance Øget med 55% Bedre styr på scope Reduceret salgscyklus Reduceret med 50% Automatisering af kontrakter Kilde: Aberdeen Group fra benchmark
KORT OM KMD 29-02-2012 Full it service provider - It til hele værdikæden: - Strategisk sparring, projektbeskrivelse og -ledelse, implementering, drift og support Har kunder i kommuner, staten og på erhvervsmarkedet Omsætning 2011: 4,2 mia. kr. 3300 medarbejdere i København, Aalborg, Odense og Århus På IDC s top-3 over it-serviceleverandører i Danmark Største danskbaserede it-virksomhed
KMD s forretning 29-02-2012 SLIDE 5 KOMMUNEMARKEDET STATSMARKEDET ERHVERVSMARKEDET Udgør stadig en væsentlig del af KMD s forretning Kendskab til KMD steget mærkbart siden 2004 Kendskab til KMD steget markant siden 2004 - It-systemer - Foranalyser - Strategisk sparring - Implementering - Drift og support - It-outsourcing - BPO - Projekt- og konsulentopgaver - It-outsourcing - Løn- og personale /BPO - Print- og kuvertering - Løn- og økonomisystemer - Hosting - Application management - Projekt- og konsulentopgaver - It-outsourcing - Løn- og personale BPO - Print- og kuvertering - Løn- og økonomisystemer - Hosting - Application management - Borgerservice - Sociale ydelser - Skole - Løn- og økonomistyring - Print
BEST PRACTICE - CONTRACT MANAGEMENT MATURITY MODEL (CMMM) DIAS 6 CMMM niveau CMMM kategori Karakteristika 1 Ad hoc Virksomheden anerkender CM som disciplin CM processer anvendes sporadisk CM processer er ikke formaliseret Ingen CM ansvarlig 2 Basic Visse CM processer er formaliseret Kun på udvalgte kontrakter CM er ikke institutionaliseret på tværs af virksomheden Ingen CM politik for andre end udvalgte kontrakter En vis grad af automatisering 3 Struktureret CM er institutionaliseret på tværs af virksomheden Processer er alle formaliseret CM strategi er forankret på højeste ledelsesniveau Processer fleksible for at imødekomme unikke kontrakter 4 Integreret Samme som Struktureret plus CM processer fuld integreret med virksomhedens øvrige kerneprocesser Performance metrikker er opsat 5 Optimeret Samme som Integreret, men virksomheden har løbende forbedrings programmer i forhold til performance metrikker
KMD S AMBITIONER INDENFOR CM 2014 MÅL DIAS 7 CMMM niveau CMMM kategori Karakteristika 1 Ad hoc Virksomheden anerkender CM som disciplin CM processer anvendes sporadisk CM processer er ikke formaliseret Ingen CM ansvarlig 2 Basic Visse CM processer er formaliseret Kun på udvalgte kontrakter CM er ikke institutionaliseret på tværs af virksomheden Ingen CM politik for andre end udvalgte kontrakter En vis grad af automatisering 3 Struktureret CM er institutionaliseret på tværs af virksomheden Processer er alle formaliseret CM strategi er forankret på højeste ledelsesniveau Processer fleksible for at imødekomme unikke kontrakter 4 Integreret Samme som Struktureret plus CM processer fuld integreret med virksomhedens øvrige kerneprocesser Performance metrikker er opsat 5 Optimeret Samme som Integreret, men virksomheden har løbende forbedrings programmer i forhold til performance metrikker
KMD S DEFINITION AF CONTRACT MANAGEMENT DIAS 8 KMD s definition af contract management: Ved Contract Management forstås sammenhængende processer der er integreret med KMD s øvrige forretningsprocesser og dækker alle kontraktuelle faser, og som har til formål at optimere kontraktprofitabilitet og øge kundetilfredshed Overordnet ansvar: KMD s centrale contract management funktion er ansvarlig for: At implementere værktøjer og for udarbejdelse af skabeloner/politikker som understøtter disse sammenhængende processer Uddannelsesprogrammer som har til formål at øge de kommercielle kompetencer i KMD
CM ORGANISERING I KMD DIAS 9 CFO Central CM Blandet Virtual team Contract management Direktør CM program Ledelse Shared service center for forvaltning af forpligtelser (2 FTEer ) Ny salg A+ kunder A kunder Kontrakt administration Ændringshåndtering Bid managers SKAT Account 1 Forvaltning af forpligtelser Kontraktforståelse Solution managers UDK/ATP Acccount 2 Vidensdeling Kontrakt risk management Projektleder Københavns Kommune Account n SDM Kunde n
KMD S CONTRACT MANAGEMENT FOKUSOMRÅDER DIAS 10 Kontrakt administration Kontrakt risk management Kontraktsforståelse Forvaltning af forpligtelser Vidensdeling Ændringshåndtering Salg Transition Service delivery Terminering Processer, værktøjer, skabeloner, kompetencer og kommunikation
TOP 10 OVER FORHANDLEDE VILKÅR DTM-GOVERNANCEMODEL V/1.0 16-11- KMD 2009 A/S DIAS 11
INDSÆT DATO FOR OPRETTELSE KMD S KOMMERCIELLE KODEKS DIAS 12 KMD PRÆSENTATION Kommercielt Kodeks Juridisk kodeks Business case Risikovillighed i.f.t. gevinst
KOMMERCIELT KODEKS - INDHOLD DIAS 13 Emner Kommercielt kodeks Emner Kommercielt kodeks Kontraktuel ændringshåndtering XX tjekspørgsmål Servicemål og bod XX tjekspørgsmål Ekstern samarbejdsmodel /rapportering XX tjekspørgsmål Prisbenchmark XX tjekspørgsmål Ydelsesafgrænsning og mål XX tjekspørgsmål Førtidig opsigelsesret XX tjekspørgsmål Kundens deltagelse/øvrige forudsætninger XX tjekspørgsmål Garantier XX tjekspørgsmål
KMD S KOMPETENCECENTER FOR FORVALTNING AF FORPLIGTELSER DIAS 14 Service Baggrund Service Fordel Effekt Effektiv håndtering af KMD s kontraktuelle forpligtelser Servicen indeholder Forvaltning af KMD s forpligtelser Forvaltning af KMD s kunders forpligtelser Alle forpligtelser er tilgængelige i et centralt søgbart arkiv Alarmer sat op for udvalgte forpligtelser Øget kundetilfreds og bedre basis for kundedialog Reduceret leverance omkostninger Øget omsætning Reduceret antal kundetvister Større gennemsigtighed og synlighed i kontrakts sundhed
FORVALTNING AF FORPLIGTELSER - SERVICEBESKRIVELSE DIAS 15 Central Contract Management vil fra første kvartal 2012 tilbyde en central service, som indeholder: Enkelt kontrakniveau: Nedbrydning af kundekontrakter i KMD s og kundens forpligtelser Afholdelse af workshop, hvor alle forpligtelser er allokeret én ejer i forretningen Oprettelse af forpligtelser i KMD s Contract Management System (CMS) Opdatering af CMS ved ændringer SBU/KMD niveau Udarbejdelse af management rapport på tværs af forretningen som indeholder overblik over compliance på tværs af KMD Eskalation af manglende overholdelse Early warning system
VALG AF CM SOFTWARE DIAS 16 Fase 3 Fase 2 Fase 1 Fase 1 Fase 3 Software som kan vokse sammen med KMD
PRO OG CONS FOR DE TO UDVALGTE LEVERANDØRER DIAS 17 Pro Leverandør X Sharepoint baseret hurtig implementering Plug and play Europæisk tilstedeværelse Imødekommer 90% af KMD s krav med standard. 10% tilpasninger (nogen kodning) Lav initial implementeringspris men meget usikkert budget p.g.a. kodning. Leverandør Y Meget imponerende track record Kåret som nr. 1 af Forrester og Gartner. Stærk økonomi Meget stærk kundereference indenfor KMD s segment Imødekommer 95% af KMD s krav med standard. 5% tilpasning (ingen kodning) Cons Leverandør X Ingen stærk kundereference indenfor KMD s segment Startup med relativ dårlig økonomi Høj licens- og vedligeholdelsesomkostninger Leverandør Y Egen platform, kræver integration med Sharepoint længere implementeringstid end med Leverandør X Ikke tilstede i Europa (under opbygning igennem partnernetværk) Finsk kundereference så dog ikke noget problem med det. Høj implementeringspris pga. oprettelse af egen platform Stærke kompetencer indenfor ERP integration
UDRULNINGSPLAN DIAS 18 Obligation services GAP SOW Design 20 FEB Implement 17. APR Training Pilot Change board Implement changes Deploy CMS in KMD
DIAS 19
DIAS 20
DIAS 21