Bilag 13 Side 1 af 6 Bestilling af Flytteydelser (MK) 1. INDLEDNING Bestilling af Flytteydelser og afgivelse af Ordre sker på de vilkår, der er fastlagt i Rammeaftalen og i henhold til retningslinjerne i dette bilag med underbilag. Køb sker enten ved køb direkte på Rammeaftalen, jf. punkt 2 eller ved gennemførelse af et miniudbud, jf. punkt 3. Køb direkte på Rammeaftalen baseres alene på de vilkår, der er fastlagt i Rammeaftalen. Ved miniudbud iværksættes en fornyet konkurrence mellem alle Rammeaftalens Leverandører på den relevante delaftale om de vilkår, som ikke er fastsat, dvs. fastlæggelse af prisen for bestilling anført i punkt 3. Bestilling af Flytteydelser og afgivelse af Ordre omfattet af Rammeaftalen skal ske hos én af de Leverandører, der er indgået Rammeaftale med i den delaftale, hvor Kundens fraflytningslokation er beliggende. Kunden anvender Bilag 13A Kundens bestillingsseddel - til at opgøre den konkrete flytteopgave. Kunden angiver de Flytteydelser, der skal udføres (FS1-4, FY1-3, FY5-9) samt tidsrummet for den samlede opgaves udførelse. Såfremt Kunden har mere specifikke krav til tidsrummet for opgavens udførelse angiver Kunden disse i Bilag 13B Generelle forhold, punkt 2.2. Færdigjustering efter endt flytning (FY4) indgår ikke i Bilag 13A, da færdigjustering efter endt flytning tilkøbes i direkte forlængelse af den oprindelige Bestilling/Ordre af Flytteydelser. Færdigjustering efter endt flytning faktureres efter Leverandørens fastsatte timepris herfor jf. Bilag 4A og efter medgået tid. Kunden kan forlange et overslag over vederlaget for ydelsen før udførelsen af færdigjustering efter endt flytning (FY4) igangsættes. Værdien af færdigjustering efter endt flytteopgave kan maksimalt udgøre 10 pct. af værdien af den oprindelige bestilte flytteopgave. Leverandøren skal kunne levere Flytteydelser med et varsel på fem Arbejdsdage. Hvis Kunden kræver udlevering af Leverandørens medarbejderlister fem Arbejdsdage inden tidspunktet for
Side 2 af 6 udførelsen af en Bestilling/Ordre jf. Rammeaftalens punkt 4.9.6, skal Kunden afgive Bestilling/tildele Ordre med et varsel på 10 Arbejdsdage, jf. Rammeaftalens punkt 4.4. Uanset Bestillingsmodel betragtes enhver leverance af Flytteydelser omfattet af denne Rammeaftale som en aftale om en konkret Bestilling/Ordre jf. Rammeaftalens punkt 4.2. 2. KØB DIREKTE PÅ RAMMEAFTALEN (PRIMÆRT KØB) Såfremt Kundens samlede Bestilling af Flytteydelser, som er prissat i Bilag 4A, ikke overstiger 50.000 DKK hos den Leverandør, der har den laveste pris for denne konkrete kombination af Flytteydelser på Rammeaftalen jf. Bilag 13A, sker købet hos den Leverandør, hvor prisen på den samlede ordre er lavest, jf. Bilag 13A. Køb direkte på Rammeaftalen sker på grundlag af de vilkår, der er fastsat i Rammeaftalen, herunder de fastsatte priser, jf. Bilag 4A, uden at der iværksættes en fornyet konkurrence. De nedenfor anførte retningslinjer opstiller rammerne herfor. Kunden skal foretage køb hos den Leverandør, der i henhold til Bilag 4A og Bilag 13A har tilbudt den laveste pris for den samlede levering af ydelserne i forbindelse med den konkrete flytning (FS1-4, FY1-3 og FY5-FY9), som Kunden skal købe. Dette fremgår i Kundens Bestillingsseddel, jf. Bilag 13A, jf. punkt 4 nedenfor. Priser ved sådanne direkte køb på Rammeaftalen reguleres løbende efter retningslinjerne i Bilag 4. Kundens Bestilling af Flytteydelser uden afholdelse af miniudbud sker pr. telefon eller pr. e-mail til den Leverandør der i henhold til Kundens Bestilling i Bilag 13A har den laveste pris. Leverandøren skal sende fyldestgørende ordrebekræftelse til Kunden senest én arbejdsdag efter Leverandørens modtagelse af Kundens Bestilling, uanset i hvilken form Bestillingen er modtaget. Leverandøren skal i ordrebekræftelsen angive leveringsdato og tidspunkt i henhold til Kundens Bestilling og inden for de i Rammeaftalens fastsatte tidsfrister jf. punkt 1. 3. MINIUDBUD For at sikre en fortsat konkurrenceudsættelse er Kunden forpligtet til at indhente tilbud på opgaven ved at iværksætte en fornyet konkurrence (miniudbud) blandt Leverandørerne på den relevante delaftale, såfremt Kundens samlede køb af Flytteydelser overstiger DKK 50.000. Kunden skal indgå aftale om en konkret Ordre med den Leverandører, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på tildelingskriteriet Pris, jf. Bilag 13C, punkt 2.12.
3.1 Retningslinjer for miniudbud Side 3 af 6 De nærmere vilkår for miniudbud fremgår af Bilag 13C. Nedenfor gennemgås selve Kundens bestilling i forbindelse med et miniudbud. 1) Kunden fremsender en opfordringsskrivelse til at afgive tilbud til de Leverandører, som Moderniseringsstyrelsen har indgået Rammeaftale med for den pågældende delaftale. 2) Leverandørerne afgiver tilbud. 3) Kunden vurderer tilbuddene. 4) Kunden orienterer Leverandørerne om, hvilken Leverandør der tildeles aftalen om en konkret Ordre. 3.1.1 Opfordringsskrivelse til Leverandøren Miniudbuddet indledes ved, at Kunden fremsender en enslydende og samtidig skriftlig opfordring til alle de Leverandører, der er indgået Rammeaftale med for den pågældende delaftale, om at afgive tilbud på en konkret opgave. Bilag 13C - miniudbudsmateriale indeholder en skabelon for opfordringsskrivelsen og miniudbudsbetingelserne. Kundens flytteopgave Sammen med opfordringsskrivelsen og miniudbudsbetingelserne fremsender Kunden det udfyldte Bilag 13A Bestillingsseddel - og det udfyldte Bilag 13B Generelle forhold til samtlige Leverandører på den pågældende delaftale. Kundens Ordre udarbejdes af Kunden ved, at Kunden i Bilag 13A angiver de Flytteydelser, der ønskes konkurrenceudsat i miniudbuddet samt generelle forhold vedrørende flytteopgaven. Hvis Kunden ønsker ekstra forsikringsdækning udfyldes dette ligeledes i Bilag 13A. Øvrige relevante forhold vedrørende flytteopgaven udarbejdes i henhold til Bilag 13B Generelle forhold, herunder om nøgler, sikkerhedsgodkendelse mv. Disse forhold udgør kundespecifikke vilkår for Leverandørens udførelse af Flytteopgaven. Kunden kan alene købe Flytteydelser, der fremgår af Bilag 13A og inden for rammerne af kravspecifikationerne i Bilag 1B og 1A, hvilket indebærer, at der ikke kan indkøbes Flytteydelser, som ikke opfylder kravene i disse kravspecifikationer. Opfordringsskrivelse og miniudbudsbetingelser Opfordringsskrivelsen udarbejdes af Kunden ved, at Kunden udfylder opfordringsskrivelsen i Bilag 13C Miniudbudsmateriale - med tilhørende miniudbudsbetingelser. Af opfordringsskrivelsen og miniudbudsbetingelserne fremgår det nærmere indhold af den opgave, Kunden ønsker løst og en beskrivelse af proceduren i forbindelse med gennemførelsen af miniudbuddet, herunder fristen for afgivelse af tilbud.
Side 4 af 6 Af opfordringsskrivelsen fremgår endvidere oplysninger om besigtigelse og eventuelt orienteringsmøde vedrørende miniudbuddet. Leverandørerne skal have mulighed for at afklare eventuelle spørgsmål/uklarheder ved at stille skriftlige spørgsmål inden et nærmere angivet tidspunkt jf. Bilag 13C, punkt 2.10. 3.2 Leverandørens tilbud Leverandøren er forpligtet til at afgive tilbud i forbindelse med miniudbud, jf. Rammeaftalens punkt 4.1. Tilbud afgives ved, at Leverandøren udfylder det af Kunden fremsendte Bilag 13A - Bestillingsseddel med priser på de ydelser, som Kunden ønsker udført. Leverandøren udfylder i Bilag 13A, fane 3, Bestilling & tilbud (miniudbud) et tilbud på baggrund af Kundens konkrete udfyldelse af Bestillingssedlen. Af tilbuddet skal fremgå såvel de priser, som er gældende for Leverandøren på Rammeaftalen, jf. Bilag 4A, samt de priser Leverandøren tilbyder for den konkrete Ordre. Leverandørens tilbudte priser ved afgivelse af fornyet tilbud må maksimalt svare til de i Bilag 4A anførte priser. Leverandøren skal inden for den i miniudbudsbetingelserne anførte tilbudsfrist afgive sit tilbud til Kunden til den anførte adresse eller i det elektroniske udbudssystem, jf. Bilag 13C. Leverandøren er forpligtet af sit tilbud i tre måneder fra tilbudsafgivelse. Leverandøren er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Leverandøren kan ikke udforme sit tilbud, således at de fastsatte vilkår for afgivelsen af tilbud fraviges. Leverandøren er i sit tilbud ikke berettiget til at tage forbehold over for Kundens Ordre. Indholdet af tilbuddet forbliver uåbnet, indtil udløbet af den fastsatte tilbudsfrist. 3.3 Kunden vurderer tilbud De rettidigt modtagne tilbud vurderer Kunden ud fra tildelingskriteriet "pris", jf. Bilag 13C. Pris beregnes på baggrund af det af Kunden opgjorte behov i forbindelse med de konkrete Flytteydelser multipliceret med de af Leverandøren angivne priser i Bilag 13A. Vurderingen baseres på det i Bilag 13A angivne. Når Kunden har truffet beslutning om, hvilken Leverandør, der tildeles Ordren, orienteres
Side 5 af 6 tilbudsgiverne hurtigst muligt herom. Underretningen skal ske samtidig til alle tilbudsgivere. 4. KUNDENS BEHOVSOPGØRELSE (GÆLDER BÅDE VED DIREKTE KØB OG MINIUDBUD) Ved køb af flytning af en standardarbejdsplads (FS1), flytning af nettoarbejdsplads (FS2), flytning af genstande ud over en standard-/nettoarbejdsplads (FS3), fra- og tilkobling af it- og teleudstyr (FY1), rømning og oprydning (FY2), byrdetillæg for tunge løft (FY3), midlertidig bufferopmagasinering (FY5), samt leje og køb af flyttekasser og leje af flyttebure (FY6) fastsætter Kunden det antal enheder, som Kunden har behov for at købe. Ved køb af arkivflytning (FS4) skal Kunden angive det antal hyldemeter arkiv, der skal flyttes, og som Kunden således har behov for at købe. Ved køb af midlertidig bufferopmagasinering (FY5) skal Kunden udover at fastsætte antal enheder fastsætte antal uger, Kunden har behov for midlertidig opmagasinering. Ved køb af færdigjustering efter endt flytteopgave (FY4) skal Kunden forespørge Leverandøren om dette i direkte forlængelse af, at den oprindelig Bestilling/Ordre af Flytteydelser er udført. Ydelsen indgår således ikke i bilag 13A - Bestillingsseddel. Kundens forespørgsel skal indeholde det antal flyttemedarbejdere og det antal timer, som Kunden vurderer, er nødvendigt for udførelsen af opgaven. Bestillingen kan ske pr. telefon eller pr. e-mail. Kunden kan forlange et overslag over vederlaget for ydelsen før udførelsen af færdigjustering efter endt flytning (FY4) igangsættes. Værdien af færdigjustering efter endt flytteopgave kan maksimalt udgøre 10 pct. af værdien af den oprindelige bestilte flytteopgave. Ved leje og køb af flyttekasser og leje af flyttebure (FY6) skal Kunden udover at fastsætte antal enheder fastsætte antal måneder henholdsvis dage, Kunden har behov for leje af flyttekasser og flyttebure. Såfremt Kunden har behov for et bestemt antal hylder i flytteburene aftales dette med Leverandøren inden opstart, eventuelt til opstartsmødet. Ved leje af container (FY6) skal Kunden angive det antal containere og det antal dage, Kunden har behov for leje af container i forbindelse med rømning og oprydning. Ved køb af ekstra forsikring (FY7) skal Kunden, såfremt denne har behov for ekstra forsikring ud over Leverandørens grundlæggende erstatningsansvar pr. Bestilling/Ordre, jf. Rammeaftalens punkt 10, angive det samlede beløb Kunden ønsker ekstra forsikring for.
Side 6 af 6 5. ÆNDREDE FORUDSÆTNINGER (GÆLDER BÅDE VED DIREKTE KØB OG MINIUDBUD) Ændres forudsætningerne for den af Kunden oprindelige Bestilling/Ordre kan Kunden og Leverandøren kræve, at Bestillingen/Ordren, herunder vederlaget, ændres i overensstemmelse med nærværende punkt. Der er tale om ændrede forudsætninger i tilfælde, hvor Kunden har fejlopgjort omfanget af opgaven, eller hvor det præcise behov ikke kunne forudses, da Bestillingen/Ordren blev gennemført. Værdien af ændringerne kan maksimalt udgøre plus/minus 10 pct. af den oprindelige Bestilling/Ordres værdi, jf. Bilag 13A. Ændringer kan kun ske for aktuelt udførende Bestillinger/Ordrer eller i direkte forlængelse af den oprindelige Bestilling/Ordre til den Leverandør, som Kunden har indgået en aftale om en konkret Bestilling/Ordre med. Ændringer i den konkrete Bestilling/Ordre kan kun ske under iagttagelse af de til enhver tid gældende udbudsregler, herunder således, at ændringerne ikke hver for sig og tilsammen vedrører grundlæggende elementer i den konkrete Bestilling/Ordre.