Administrativ organisation November 2010
Indholdfortegnelse Forord: En slank og styrket organisation... 2 Den administrative organisation i ét billede... 3 Den Centrale Stabsfunktion... 5 De tre serviceområder: Voksen- & Sundhedsservice... 6 Erhvervs- & Borgerservice... 7 Børne- & Familieservice... 8 Andre enheder: Kontraktenheder... 9-1 -
En slank og styrket organisation Af Poul Erik Graversen, kommunaldirektør Med afsæt i en beslutning i Økonomiudvalget i juni 2008 er der gennemført en evaluering af den administrative organisation en organisation som fik sin tilblivelse i forbindelse med kommunalreformen. Formålet med den gennemførte evaluering har været at skabe indholdsmæssigt grundlag for en varig organisationsindretning. Organisation skal være kendetegnet ved følgende karakteristika optimale muligheder for, at ledere og medarbejdere kan bruge hinandens ressourcer og kompetencer på tværs af fagområderne. mere helhed i opgaveløsningen også der, hvor opgaverne er komplekse, og delt mellem flere områder (samarbejdsflader). større fokus på vedvarende, effektiv udnyttelse af ressourcerne. Der er med en etablerede organisation som skabt en organisatorisk ramme, som giver mulighed for at løse opgaver på den ovenfor anførte måde. Den administrative organisation er i sin indretning præget af at være varig organisation, med en betydelig sammenhængskraft i en slankere struktur. Den etablerede administrative organisation, er blevet til på baggrund af omkring 100 interviews med et bredt udvalg af medarbejdere, ledere og politikere i løbet af efteråret 2008. Alle interviews har taget afsæt i Byrådets vision for Haderslev Kommune og har belyst organisationen ud fra tre synsvinkler: En borgervinkel Vi skal levere service og medinddragelse En politikervinkel Vi skal levere service og samarbejde En organisationsvinkel Vi skal levere udvikling, helhed, optimering og medinddragelse. Essensen af de mange interviews har været en række klare signaler, som blev modtaget og taget til efterretning af Direktionen: Fokus på styrkelse af helhed og sammenhængskraft i organisationen med afsæt i Direktionen og Hoved-MED. Fokus på værdistyring. Fokus på færre serviceområder (og direktører). Færre men større chefområder. Fokus på dobbelt lederskab på helhed i opgaver. Fokus på snitflader på alle niveauer. Fokus på central styring decentral ledelse. Fokus på høj grad af faglighed og stolthed af Haderslev Kommune som arbejdsplads. Fokus på etablering af én indgang for borgeren til kommunen. Fokus på bedre understøttelse af det politiske niveau. Med ovenstående fokuspunkter in mente vil de væsentligste udfordringer i den administrative organisation være at sikre helhed i de komplekse opgaver (samarbejdsflader) og at høste disse gevinster i form af bedre borger- og politisk betjening. På de følgende sider gennemgås den Haderslev Kommunes administrativ organisation. Først præsenteres organisationen i ét samlet billede. Herefter præsenteres Den centrale stab og samarbejdet med den øvrige organisation. Endelig skitseres de tre, nye serviceområder ét efter ét: Børneog Familieservice, Erhvervs- og Borgerservice, samt Voksen- og Sundhedsservice. - 2 -
Den administrative organisation i ét billede Den administrative organisation i ét billede Den administrative organisation er ledelsesmæssigt både slanket og styrket. Tre stærke serviceområder leverer de borgerrettede ydelser. En central stabsfunktion styrker helhed og sammenhængskraft på de indre linjer. Den øverste ledelse består af til 5 direktører (incl. kommunaldirektøren) og 18 chefer. Øverst på siden ses rammerne omkring den administrative organisation. Går man lidt tættere på, mødes man af ideerne og de nyskabende tanker bag organisationen: To stærke og robuste serviceområder, Børne- og Familieservice samt Voksen- og Sundhedsservice, leverer kommunale kerneydelser indenfor børnepasning, skoler og familieområdet samt ældreområdet, voksne med særlige behov, integration og sundhedsområdet. I det tredje serviceområde, Erhvervs- og Borgerservice tænkes der nyt og innovativt omkring borger- og erhvervsservice. Der anlægges et bredere perspektiv med udgangspunkt i borgernes og erhvervslivets behov. I udviklingen af den kommunale service fokuseres på inddragelse af brugere og borgere. Erhvervs- og Borgerservice varetager disse opgaver: Erhvervsservice, Planlægning, Byggeri, Vej og Park, Miljø og Natur, Borgerservice og Ydelseskontor, Jobcenter og Aktivering samt Kultur og Fritid. De tre serviceområder udgør fundamentet i organisationen. De har hver især faglig styrke og udviklingskraft og er således gearet til at fungere i en kommune med en stærk decentral struktur. Den decentrale - 3 -
ledelse fungerer indenfor fælles mål og rammer, der sikrer central styring og decentral ledelse. Denne dobbelthed i såvel organisation som i lederskab sikrer, at helhed og sammenhængskraft bevares og udvikles. Den centrale stab har ansvaret for styring, koordinering og udvikling på tværs af organisationen og støtter således op omkring Direktionens og kommunaldirektørens opgaveløsning. Der vil herfra især være fokus på styring og strategisk udvikling. Den centrale stab løser en lang række opgaver på såvel strategisk som operationelt plan omkring politisk betjening, budget og regnskab, IT, personale, løn og kommunikation. Betjeningen af politikere og de politiske udvalg oplever ligeledes et kvalitetsløft. I kraft af større og mere slagkraftige organisatoriske enheder, får sekretariaterne en stærkere faglig profil og en højere grad af professionalisme. Der opnås større ensartethed og sikkerhed i sekretariatsarbejdet på grund af de færre samarbejdsflader og mindre tværgående koordinering. Set under er der etableret en organisation med færre direktører og en stærkere direktion. Der er færre, men større og stærkere serviceområder, med færre chefer. Chefområderne er bredere, med færre og mere entydige samarbejdsflader. Der er med denne organisationsindretning skabt mulighed for en mere handlekraftig og helhedsorienteret virksomhed. En virksomhed, der yder hurtig og smidig service af høj kvalitet og som sikrer gode rammer for drift og udvikling til gavn for borgere og virksomheder i Haderslev kommune såvel som for kommunens ansatte. Citat fra direktionsseminar: Vi klargør vores virksomhed fra fortid til fremtid. Vi bygger videre på to års sikker drift og lægger grunden til at tage imod fremtidens udfordringer. Det sker ved at vi med færre kroner får færre svingdøre til kommunen, mindre bureaukrati, klar ansvarsplacering, styrket virksomhedskultur og bevæger os fra stabilitet til mobilitet. - Alt sammen til fordel for borgere, virksomheder og medarbejdere. - 4 -
Den centrale Stab Den Centrale Stab er bygget op omkring 1 direktør og 3 chefer med ansvaret for følgende hovedområder: Byrådssekretariat Økonomiafdeling Personaleafdeling I tilknytning hertil kommer et Udviklings- og stabssekretariat, som stabsdirektøren har det daglige ansvar for. Den centrale stab styrker kommunaldirektørens og direktionens handlemuligheder og handlekraft. Arbejdet med politik- og strategiudvikling er styrket, og der er ligeledes sikret operationel handlekraft til gennemførelse af tværgående projekter, initiativer og ideer. Der er sikret muligheder tydelig central styring i en stærkt decentraliseret organisation med en stærk decentral ledelseskompetence styrkes væsentligt. Den centrale stab løser både opgaver på det strategiske og operationelle plan. En række funktioner relaterer sig driftsmæssigt indad for eksempel Byrådssekretariatet, Økonomiafdelingen, Personaleafdelingen. Andre funktioner har fokus på intern organisations- og personaleudvikling, tværgående projekter m.m. Andre igen har fokus rettet mod Haderslev Kommunes eksterne udvikling, synlighed, image, kommunikation med videre. Samarbejdet mellem serviceområderne og Den centrale stab. Samarbejdsrelationen mellem serviceområderne og Den centrale stab er af vital betydning for en fortsat udvikling og kvalificering af organisation og servicetilbud i Haderslev Kommune. Tankesættet i samarbejdsrelationen er bygget op omkring projektarbejde som organisationsform. Det hviler på det enkle princip, at der i organisationen eksisterer et fagligt ansvar, som går på tværs af den traditionelle linjeorganisation det vil sige på tværs af serviceområderne. En medarbejder kan således referere personalemæssigt til én chef i sit serviceområde, men i faglig sammenhæng referere til en faglig leder/projektleder i Den centrale stab. Det skal præciseres, at det fortsat er linjechefen, der har ansvaret for at planlægge anvendelsen de personalemæssige ressourcer. Som et eksempel fremhæves økonomifunktionen, der har økonomiske konsulenter i hvert serviceområde med personalemæssig reference til en stabschef men i økonomifaglige anliggender på tværs af organisationen eller i konkrete projektforløb refererer fagligt til en central økonomifunktion/projektleder. Projektorganisationsformen sikrer på én og samme tid udnyttelse af den faglige viden og de kompetencer, der findes i organisationen samt en udvikling af viden og kompetencer. - 5 -
Voksen- og Sundhedsservice Voksen- og Sundhedsservice er organisatorisk bygget op omkring 1 direktør og 5 afdelingschefer med ansvaret for følgende områder: VS Stab og Administration Specialrådgivningen Sundhed og Forebyggelse Pleje og Træning Visitation Med denne samling af funktioner og opgaver i Voksen- og Sundhedsservice er der etableret et stærkt og robust serviceområde, som er i stand til at levere og udvikle kerneydelser indenfor fagområdet. Voksen- og Sundhedsservice udgør en væsentlig del af fundamentet af den administrative organisation. Der findes i serviceområdet faglig styrke og udviklingskraft og det er således fagligt og ledelsesmæssigt gearet til at fungere i kommunens stærkt decentrale struktur. Den decentrale ledelse fungerer indenfor fælles mål og rammer, der sikrer central styring og decentral ledelse. Denne dobbelthed i organisation og lederskab medvirker til at helhed og sammenhængskraft i organisationen bevares og udvikles. Ansvarsområdet i Voksen- og Sundhedsservice dækker således primært den voksne og ældre del af indbyggerne i Haderslev kommune indenfor såvel psykiatri, misbrug og handicapområdet som indenfor plejeområdet. Visitation og Pleje og Træning samt Specialrådgivningen er placeret i samme serviceområde for at styrke sammenhæng og kvalitet i tilbuddene. Der opnås ved samlingen af funktionerne i Voksen- og Sundhedsservice god sammenhængskraft og synergi samt bedre muligheder for samarbejde med de fagligt sammenhængende og tilstødende funktioner. Den samlede sundhedsfunktion er placeret i Voksen- og Sundhedsservice. Sundhed og Forebyggelse har ansvaret for sundhedsindsatsen på tværs af den samlede kommunale organisation både omkring den borgerrettede sundhedsfremme og forebyggelse, samarbejde og organisering i forhold til det offentlige sundhedsvæsen (sygehusområdet og de praktiserende læger). Ansvaret for Haderslev Kommunes samlede integrationsindsats er delt mellem Erhvervs- og Borgerservice og Specialrådgivningen i Voksen- og Sundhedsservice. Koordination mellem disse to serviceområder er således meget væsentlig for at sikre helhed og sammenhæng omkring løsningen af integrationsopgaven. Der er i Voksen- og Sundhedsservice placeret en stabsfunktion. Stabsfunktionen har til opgave at sikre, at der i serviceområdet findes kraft til udvikling af såvel det faglige område som af organisations- og personaleudviklingsområdet. Dertil kommer funktioner inden for økonomi og sekretariatsbetjening. Stabsfunktionen har ligeledes til formål at sikre sammenhæng, udvikling og koordinering med de øvrige serviceområder samt Den centrale Stab. - 6 -
Erhvervs- og Borgerservice Erhvervs- og Borgerservice er bygget op omkring 1 direktør og 6 chefområder med ansvaret for følgende: EB Stab og Administration Plan og Ejendomsudvikling Teknik og Miljø Borgerservice og Ydelseskontor Kultur og Fritid Jobcenter og Aktivering I Erhvervs- og Borgerservice tænkes der nyt og innovativt omkring borger- og erhvervsservice. Der anvendes et bredere perspektiv i forhold til samarbejde, serviceudvikling og sammentænkning af borgernes og erhvervslivets behov. I udviklingen af den kommunale service er der således fokus på inddragelse af brugere, borgere og erhvervsliv. Planlægningsmæssigt er der en række synergieffekter og sammenhænge i opgaveløsningen ved at den samlede fysiske planlægning er placeret ét sted i organisationen. Erhvervs- og Borgerservice har således det samlede ansvar for den fysiske planlægning og koordineringen heraf på tværs af den samlede kommunale organisation. Denne organisatoriske sammenhæng sikrer således helhed og kvalitet i opgaveløsningen. På Borgerserviceområdet sikrer samlingen af borger-, bruger- og erhvervsserviceopgaverne i et styrket Erhvervs- og Borgerservice helhed og sammenhæng i løsningen af opgaverne. Der er en synergieffekt med en øget kvalitet som konsekvens ved at disse mange serviceopgaver løsningsog ansvarsmæssigt er samlet et sted. Samlingen af opgaverne i en stor organisatorisk enhed medfører ligeledes, at der vil være udviklingskraft til rådighed, som løbende sikrer tilpasning og udvikling af de borger-, bruger- og erhvervsrettede servicetilbud i Haderslev Kommune. Der er så at sige tale om kommunens butik eller supermarked med et bredt sortiment af serviceydelser - så man som borger, bruger og erhvervsliv kun behøver at handle ét sted! Erhvervs- og Borgerservice anvender et bredt borgerservicebegreb, som omhandler funktioner som for eksempel pas, kørekort sygesikringsbeviser, jobcenterydelser, sygedagpenge, kontanthjælp m.v. - service på det tekniske område omkring tilladelser og byggesager m.v. Der er med placeringen af alle disse opgaver og funktioner i én organisatorisk enhed skabt mulighed for på sigt at etablere én indgang til kommunen for alle borgere, brugere og erhvervsliv i Haderslev Kommune. Der er i Erhvervs- og Borgerservice placeret en stabsfunktion. Formålet med denne stabsfunktion er dels at sikre, at der i serviceområdet findes kraft til udvikling af såvel det faglige område som af organisations- og personaleudviklingsområdet. Dertil kommer funktioner inden for økonomi og sekretariatsbetjening. Stabsfunktionen har ligeledes til formål at sikre sammenhæng, udvikling og koordinering med de øvrige serviceområder samt Den centrale stab. Citat fra direktionsseminar: Den nye organisation sætter mennesket og borgeren i centrum. - 7 -
Børne- og Familieservice Børne- og Familieservice er bygget op omkring 1 Direktør og 4 chefer, som har ansvaret for følgende områder. BF Stab og Administration Dagtilbud Familieafdeling (Tandpleje, Sundhedspleje, Familierådgivning og Specialfunktioner) Skoleafdelingen (skoler, ungdomsskole og PPR) Med denne samling af funktioner og opgaver i Børne- og Familieservice er der etableret et stærkt og robust serviceområde, som er i stand til at levere og udvikle kerneydelser indenfor fagområdet. Ét sammenhængende forløb for aldersgruppen af 0-18 sikrer helhed og sammenhæng i tilbuddene til børn, familier og de grupper og enkeltpersoner, der indenfor målgruppen har særlige og specielle behov. Børne- og Familieservice udgør en væsentlig del af fundamentet for den administrative organisation. Der findes i serviceområdet styrke og udviklingskraft såvel ledelsesmæssigt som fagligt, hvorfor serviceområdet er gearet til at fungere i kommunens stærkt decentrale struktur. Den decentrale ledelse fungerer indenfor fælles mål og rammer, der sikrer central styring og decentral ledelse. Denne dobbelthed i organisation og lederskab medvirker til, at helhed og sammenhængskraft i organisationen bevares og udvikles. Arbejds- og ansvarsområdet i Børne- og Familieservice dækker således primært over skoler, dagpasningsområdet for de 0-6 årige samt familieområdet. Ved samling af ovennævnte funktioner i Børne- og Familieservice er der sikret god sammenhængskraft og synergi samt en minimering af samarbejdsflader til fagligt sammenhængende og tilstødende funktioner for eksempel i forhold til Kultur og Fritidsområdet, Jobcenter og Aktivering samt Specialrådgivningen. For Familierådgivningen, PPR og Specialfunktionerne er det barnet og dets nærmeste miljø oftest familien - der er i centrum for indsatsen. Der opnås helhed, sammenhæng og synergi ved placering af disse funktioner i samme serviceområde som skoler og dagpasningsområdet. Man kan formulere det således, at de 2 store søjler skole- og dagpasningsområdet rummer normalsituationen for barnet og den unge. De øvrige funktioner i Børne- og Familieservice er special- og specialistfunktioner på sundheds- og socialområdet, der arbejder på tværs af skole- og dagpasningsområdet. Der er i Børne- og Familieservice placeret en stabsfunktion. Stabsfunktionen sikrer den fornødne kraft til udvikling af såvel det faglige område som af organisations- og personaleudviklingsområdet. Dertil kommer funktioner inden for økonomi og sekretariatsbetjening. Stabsfunktionen har ligeledes til formål at sikre sammenhæng, udvikling og koordinering med de øvrige serviceområder samt Den centrale stab. - 8 -
Kontraktenheder Den centrale stab igangsætter i tæt samarbejde med Direktionen, en række analyser med henblik på at vurdere, hvilke opgaver og aktiviteter der bedst løses i kontraktstyrede enheder. Hvorvidt disse kontraktstyrede enheder på sigt tænkes konkurrenceudsat, selskabsdannet eller noget helt tredje, tages der stilling til når resultatet af analyserne foreligger. ------------- Redigering afsluttet 9. november 2010 (Claus Dall og Martin Aunsborg). Acadre sag: 09/3001-9 -
Den centrale stab Udviklings- og stabssekretariatet udvikling@haderslev.dk Haderslev Kommune Gåskærgade 26-28 6100 Haderslev