ectrl-scannerløsning Vejledning Version 3.2 Side 1 af 11
Indholdsfortegnelse 1. Forberedelse og installation... 3 1.1. Forberedelse... 3 1.2. Software til stregkodegenkendelse... 3 1.3. Klistermærker med stregkoder på... 3 1.4. Hvor bestilles klistermærker med stregkoder?... 3 1.5. Anvendelse... 3 2. Scannersoftware... 4 3. Opsætning... 4 3.1. Parametre... 4 3.2. Feltbeskrivelse... 5 3.3. Brugerparametre... 6 4. Scanning... 7 4.1. Scan bilag... 7 4.2. Trykknap beskrivelse... 7 4.3. Scan dokumenter... 9 5. Forespørgsler... 9 5.1. Scannede bilag... 9 5.2. Trykknapbeskrivelse... 9 5.3. Scannede dokumenter... 9 5.4. Trykknapbeskrivelse... 9 6. Indlæsning, registrering og bogføring af bilag... 10 6.1. AccountPlus finanskladde... 10 6.2. Trykknapbeskrivelse... 10 6.3. Indgangsbog og Fakturapulje... 10 6.4. Trykknapbeskrivelse... 11 6.5. Godkendelseskladde og Betalingskladde... 11 7. Genvejstaster i kladderne... 11 Version 3.2 Side 2 af 11
1. Forberedelse og installation 1.1. Forberedelse Inden scanneren installeres, skal du beslutte dig for, om du ønsker at anvende stregkoder på dine bilag. Ønsker du ikke at anvende stregkoder kan du skippe dette afsnit og gå direkte til afsnit 2. Stregkoden anvendes til automatisk at tildele bilaget det rigtige bilagsnummer, og til at adskille flersidede bilag, der blot lægges i én bunke i arkføderen på scanneren. 1.2. Software til stregkodegenkendelse For at kunne anvende stregkoder til genkendelse af bilags- og dokumentnumre (og for at kunne adskille en fil indeholdende flere bilag) skal stregkodelæseren ClearImage være installeret. Stregkodesoftwaren kan rekvireres på følgende link Gå til butik. Softwaren koster USD 250 pr. pc, hvorfra der scannes. Scannes der fra flere pc'ere, skal der anskaffes flere licenser., eller licensen skal anskaffes på en USB nøgle. Se selvstændigt dokument angående anskaffelse af stregkodelæser, og vejledning til installation. 1.3. Klistermærker med stregkoder på Alle bilag skal forsynes med et klistermærke med en stregkode på. Klistermærket placeres på første side af hvert bilag. Bilag på flere sider skal kun have ét klistermærke. Klistermærket placeres typisk øverst og i midten på den første side. Er der andre stregkoder på bilaget, er det vigtigt, at klistermærket sidder oven over det andet klistermærke eller ovenpå, så det helt er dækket. 1.4. Hvor bestilles klistermærker med stregkoder? Klistermærker med stregkoder på kan i princippet bestilles i den lokale kontorforsyningsbutik. Man skal oplyse nummerserien, man ønsker at anvende, og man skal specificere, at stregkoden skal være EAN13- typen. Man skal være opmærksom på at kvaliteten af stregkodeklistermærkerne kan være meget forskellig! Der er også en vis sammenhæng mellem pris og kvalitet. Man bestiller typisk en rulle med 500 eller 1000 klistermærker ad gangen. Vi bestiller vores egne klistermærker hos www.labelhouse.dk. Det fungerer rigtig godt. De leverer typisk indenfor et par dage. 1.5. Anvendelse ectrl er forberedt således, at brugerne frit kan vælge mellem den gamle stregkodelæser SH Barcode og den nye ClearImage. Hvis der ikke er hak i ClearImage, er SH Barcode valgt. Se næste side: Version 3.2 Side 3 af 11
2. Scannersoftware Vi bruger Windows Imaging til at styre selve scanningen i ectrl. Du kan sende en email til itsolutions@deloitte.dk, så får du tilsendt Windows Imaging., det er gratis. Filen du får tilsendt hedder SHScan_Setup.exe, men da.exe filer ikke kan sendes via mange mailprogrammer, hedder filen SHScan_Setup.ex_, når du modtager den og skal omdøbes til.exe, inden du kan køre den. 3. Opsætning 3.1. Parametre Under AccountPlus/Opsætning/Scanning sættes parametrene op for scanningen. Version 3.2 Side 4 af 11
3.2. Feltbeskrivelse Felt Faneblad Generelt Antal labels Filplacering bilag Filplacering dokumenter Her kan angives det antal labels(stregkode klistermærker) der skal bruges før der automatisk bestilles nye labels, ved at afsende en e-mail til den eller de adresser, der er angivet under fanebladet E-mailadresser/Labels, når det angivne antal labels er anvendt. Angives værdien 0 sendes ingen e-mail. Angiver hvor de scannede bilag skal placeres. Typisk er valget her Database, for lagring i databasen på serveren. Se Filplacering bilag. Faneblad Scanning Stregkode til dokument Stregkode til bilag Ønsker man, at scannede dokumenter skal have et bestemt nummer genereret fra en stregkode, frem for et fortløbende nummer genereret af nummerserien (opsat under fanebladet Nummerserie ), skal der sættes flueben her Ønsker man, at scannede bilag skal have et bestemt nummer genereret fra en stregkode, man selv har vedhæftet bilaget, frem for et fortløbende nummer genereret af nummerserien (opsat under fanebladet Nummerserie ), skal der sættes flueben her. Hvis man anvender arkføder på scanneren og stregkode, kan flersiders bilag scannes uden problemer. ectrl skifter først bilagsnummer, når stregkoden på næste bilag genkendes. Version 3.2 Side 5 af 11
Stregkode Filstørrelser Max. bilagsstørrelse Max. dokumentstørrelse Fra tabellen vælges det aktuelle stregkodeformat, typisk EAN13 Angiver den maksimale størrelse et bilag må have. Typisk fylder en sort/hvid side ca. 20 KB (dvs. 20.000 karakterer) værdien 200 betyder at bilaget max må fylde 200 KB Se Max. bilagsstørrelse Faneblad E-mail-adresser Bilag scannet Labels Faneblad Nummerserier Den eller de e-mail-adresser, der angives her, vil automatisk få tilsendt en e-mail, når scannede bilag eller dokumenter indlæses. Emnet og teksten i e-mailen vil være: Navnet på det aktuelle firma har scannet bilag. Bruges typisk hvor revisor skal adviseres om at der ligger scannede bilag til videre bearbejdning. Den eller de e-mail-adresser, der angives her, vil automatisk få tilsendt en e-mail om, at man ønsker at få tilsendt nye labels. Hvor tit denne e-mail sendes afhænger af hvilken værdi, der er angivet i Antal Labels under fanebladet Generelt De nummerserier, der automatisk danner bilagsnumre og dokumentnumre, kan manuelt oprettes her, eller de kan oprettes fra nummerserieguiden under Basis/Opsætning/Nummerserier. 3.3. Brugerparametre Af de øvrige muligheder under Opsætning/Scanning er det kun Brugerparametre, der skal nævnes, øvrige punkter bruges ikke eller kun meget sjældent. Brugerparametre ser således ud. Version 3.2 Side 6 af 11
Scannerindstillinger Vis scanner dialog. Sættes et flueben her, vil scannerdialogen blive vist i forbindelse med, at scanning startes. Dette kan være godt som en start, da man i scannerdialogen kan konstatere, at scanneren er sat korrekt op til at scanne i sort/hvid og med en opløsning på 200 DPI (punkter pr. tomme). Registrering Separat skærmbillede for bilag. Her kan sættes et flueben, hvis man har en opsætning med to skærme, således at den ene skærm kan bruges til at vise bilaget. Temporært katalog Temporært katalog. Angiver blot, hvor de scannede sider gemmes midlertidigt, indtil de indsættes i ectrl efter scanning og godkendelse af brugeren. 4. Scanning 4.1. Scan bilag Når du skal i gang med at scanne bilag, placeres disse i scanneren, enten lægges på scannerens glasplade eller placeres i scannerens arkføder, scannes ind i ectrl via AccountPlus/ Periodisk/Scanning/ Scan bilag (se indledningen vedrørende stregkode klistermærker og placering). 4.2. Trykknap beskrivelse Knap Funktioner Via trykknappen Funktioner har man tre valgmuligheder: Vælg scanner: Her kan man se de scannere der er tilgængelige fra pc en. Det er vigtigt at den korrekte scanner vælges. Version 3.2 Side 7 af 11
Scanner Indstillinger: Her kan man opsætte hvor høj en kvalitet man ønsker scanningen skal have. Endvidere kan scannerens Transfer Mode ændres. Denne funktion vælges kun hvis scannerens indstillinger skal ændres, og er normalt ikke noget en bruger skal anvende. Indlæs fil: Hvis man allerede har scannet bilag til f.eks. en fil eller får tilsendt de scannede bilag med en e-mail, kan man i stedet for at scanne bilaget fra scanneren, indlæse bilagsfilen i ectrl via denne funktion. Stien til filen skal blot angives. Start scanning Når scanneren er installeret korrekt, og parametrene er opsat, kan scanningen af et eller flere bilag starte ved tryk på denne knap. Når bilagene er scannet, kan man se scanningen af det aktuelle bilag i venstre side af skærmbilledet. Under dette billede er 7 trykknapper nu blevet synlige. Disse trykknapper beskrives efter trykknappen Indsæt markerede bilag Indsæt. Redigeringsknapper. Rotér Tilpas Forrige side/næste side Rediger Gem Rediger sider Når bilagene er indscannede og evt. redigeret ved hjælp af knapperne nedenfor, sættes flueben under rubrikken Indlæs udfor de bilag man ønsker at indsætte i ectrl. Derefter trykkes på Indsæt for at få de markerede bilag indsat i ectrl, så de kan bruges fra en kladde med scannede bilag.. Nedenfor beskrives de knapper der kan bruges til at redigere kvaliteten af det indscannede bilag, inden dette indsættes i ectrl. Ved hjælp af denne trykknap kan man rotere bilaget 90 enten til højre eller venstre. Ved gentagne tryk kan bilaget roteres 180, 240 eller 360. Det scannede bilag tilpasses skærmbilledet. Hvis man f.eks. med venstre musetast har afmærket et bestemt område på bilaget, vil der automatisk blive zoomet ind på dette område. Ønsker man igen at se bilaget i skærmbilledbredden skal man blot trykke Tilpas. Hvis bilaget består af flere sider, kan man med disse to trykknapper se forrige eller næste side. Her har man mulighed for at redigere det scannede bilag ved hjælp af Windows Imaging s værktøjer, dvs man kan indlægge noter, påføre bilagsnummer manuelt, osv. Ved tryk her gemmes de ændringer, der er lavet i dokumentet via trykknappen Rediger. Her har man mulighed for at redigere flersidede bilag, f.eks. bytte om på rækkefølgen af siderne eller slette sider der fejlagtigt blev indscannet som hørende til dette bilag. Version 3.2 Side 8 af 11
4.3. Scan dokumenter AccountPlus/Periodisk/ Scanning /Scan dokument Scanning af et dokument foregår på fuldstændig samme måde som scanning af et bilag. Dokumentet kan knyttes til en ønsket tabel i ectrl (fx debitortabellen) via dokumenthåndtering. Det kræver dog, at dokumentstyring (modulet Basis/Opsætning/Dokumentstyring ) er opsat korrekt. 5. Forespørgsler 5.1. Scannede bilag Ved aktivering af AccountPlus/Forespørgsler/Scanning/Scannede bilag fås et overblik over alle scannede bilag, der endnu ikke er bogført. Ligesom i finanskladden kan man, ved under Vis at vælge Bogførte eller Alle, få et overblik over henholdsvis de bogførte bilag eller alle scannede bilag. 5.2. Trykknapbeskrivelse Knap Scannet bilag Funktioner Ved aktivering af denne trykknap får man vist det aktuelle bilag. Det er muligt at redigere dette bilag på samme måde som beskrevet i afsnit 4.2 Her kan man vælge at udskrive det aktuelle bilag eller at sende bilaget pr. e-mail. Endvidere kan man beregne sideantallet på bilag, hvor sideantallet ikke er angivet. 5.3. Scannede dokumenter Ved aktivering af AccountPlus /Forespørgsler/Scanning/Scannede dokumenter fås et overblik over alle scannede dokumenter. 5.4. Trykknapbeskrivelse Knap Vis dokument Referencer Opsætning Funktioner Ved aktivering af denne trykknap får man vist det aktuelle dokument. Det er muligt at redigere dokument på samme måde som beskrevet i afsnit 4.2. Hvis det scannede dokument er tilknyttet en tabel kan man ved at aktivere denne knap få et overblik over, hvilke tabeller dokumentet er tilknyttet. Fra referenceskærmbilledet kan man åbne den aktuelle tabel. Nøgleord. Her kan opsættes nøgleord for det scannede dokument. Kopier til disk: Version 3.2 Side 9 af 11
Dokumentet gemmes med det filnavn og på det sted, man angiver efter aktivering af knappen. Søg på nøgleord: Her kan søges på de angivne nøgleord for dokumentet. Udskriv: Dokumentet kan udskrives herfra Send med e-mail: Dokumentet kan sendes til en e-mail-adresse 6. Indlæsning, registrering og bogføring af bilag 6.1. AccountPlus finanskladde Når finanskladden åbnes fra AccountPlus-modulet, kan de indsatte scannede bilag registreres. Når trykknappen Linjer med scannede bilag aktiveres, åbnes kladden, og man kan se hvor mange bilag, der ikke er registrerede. Tryk på knappen Hent bilag og man kan vælge det bilag, der skal registreres i kladden. Kladden er identisk med den almindelige kladde bortset fra, at det scannede bilag kan ses, og at der er 6 trykknapper knyttet til det scannede bilag (se nedenfor). Når de scannede bilag manuelt er tastet ind i kladden, kan kladden på almindelig vis kontrolleres og bogføres. Bemærk, at det scannede bilag er knyttet til posteringen, så hvis man senere henter posteringen frem igen (fx fra kontoplanen), så kan man også se det scannede bilag (fra kontoplanen eller kreditortabellen trykkes Posteringer, efterfulgt af Scannet bilag ). 6.2. Trykknapbeskrivelse Knap Ny linie Opretter en ny linie i kladden, med samme bilagsnummer. Hent bilag Roter venstre/roter højre Forrige side/næste side Viser de mulige bilag der skal registreres på linien. Roterer den scannede dokument 90 til venstre/højre. Ved gentagen aktivering kan dokumentet roteres 180, 240 eller 360. Hvis bilaget består af flere sider, kan man ved hjælp af disse knapper skifte side. 6.3. Indgangsbog og Fakturapulje Scannede bilag kan registreres direkte i Indgangsbogen (AccountPlus/Kladder/Indgangsbog). De registreres og bogføres på samme måde som beskrevet i kapitel 5.1. bortset fra at man skal angive hvem, der skal godkende bilaget, anføres under Faktura, Godkendt af og man evt. kan tilknytte et indkøb til bilaget, anføres under Faktura nederste punkt Indkøb. Her vælges den relevante indkøbsordre. Når Indgangsbogen er bogført, kan man finde og godkende bilaget i Fakturapuljen (AccountPlus/Kladder/Fakturapulje) eller Version 3.2 Side 10 af 11
tilknytte bilaget til et indkøb via trykknappen Indkøb. De bilag, der skal godkendes af brugeren, vil blive vist som standard. Brugeren kan vælge vis Alt for at se alle bilag, der ligger til godkendelse. 6.4. Trykknapbeskrivelse Knap Indkøb Udskriv Scannet bilag Send en e-mail Accepter Afvis Standard knap i fakturapuljen. Her kan man tilknytte og opdatere det indkøb, som hører til bilaget. Hvis man ikke allerede har tilknyttet indkøbet fra Indgangsbogen, kan man gøre det her. Standard knap i fakturapuljen. Virker ikke i forbindelse med scannerløsningen. Udskriver posteringer fra Indgangsbog uden bogføring Ved aktivering ses det scannede bilag, og man får mulighed for at redigere i bilaget på samme måde som beskrevet i kapitel 4.2 Kan bruges til at sende det scannede bilag til en helt tredje person, der har været involveret i anskaffelsen for en bekræftelse af at leverancen er korrekt. Her godkendes det scannede bilag af brugeren. Her afvises bilaget af brugeren. Bilaget vil få status Afvist, og økonomifunktionen vil enten slette bilaget eller genfremsende det til ny godkendelse, 6.5. Godkendelseskladde og Betalingskladde Hvis man bruger trykknappen Indkøb i Fakturapulje godkendes bilaget automatisk, og bilaget kan indhentes i betalingskladden fx efter forfald; men bilaget kan IKKE hentes ind i godkendelseskladden. Et bilag, der ikke er tilknyttet et indkøb, og som er accepteret i Fakturapulje, kan indsættes i Godkendelseskladden via trykknappen "Hent accepterede bilag" i Godkendelseskladde. Når Godkendelseskladde er bogført, kan bilaget hentes ind i Betalingskladden fx efter forfald og bogføres. For en nærmere beskrivelse af registreringer af kreditorfakturaer henvises til undervisningsmaterialet til kreditormodulet. 7. Genvejstaster i kladderne CTRL + Home = Gå til første side CTRL + End = Gå til sidste side CTRL + Pageup = Gå til toppen af siden CTRL + Pagedown = Gå til bunden af siden CTRL + Pil op = Scroll en smule op CTRL + Pil ned = Scroll en smule ned Version 3.2 Side 11 af 11