UC Effektiviseringsprogrammet Projektgrundlag Fælles Microsoft aftale
1 Stamdata Stamdata Projektnavn (forventet): Projektejer: Projekttype: Fælles Microsoft aftale Mads Konge Nielsen, VIA Effektivisering, Udarbejdet (dato): 28. april 201 2 Projektbeskrivelse Projektdata Initiativtager til projektet: Indsatsprogramstyregruppen for Fælles IT Beskrivelse af projektet/behovet: Alle UC er har en aftale med Microsoft (herefter MS). MS har flere forskellige aftaletyper, og det er forskelligt, hvilken aftale det enkelte UC har med MS. Det skal derfor vurderes, om der a) dels er behov for en fælles aftale med MS, b) dels er økonomi i én fælles aftale, c) dels er juridiske forhindringer i en fælles aftale, d) dels er uhensigtsmæssigheder i at lave én fælles aftale, som kommer til at binde alle 7 UC er (8 hvis DJMX ønsker at være deltager). I første omgang tages der udgangspunkt i en foranalyse, hvor der laves en oversigt over, hvad det enkelte UC har af engagement med MS, og hvordan man i givet fald kan lave en dybere analyse over, hvordan et fælles udbud af en fælles aftale skal laves. Hvert UC har en aftale med MS men også en aftale med en lokal leverandør som tager hånd om de forhold hvor det enkelte UC står som køber af licenser. Derfor skal der laves både en opgørelse af hvad der er af engagement med MS men også med den individuelle leverandør (retailer). I dag er der en række forhold, der skal tages hånd om i sådan en aftale: a) XX b) YY c) ZZ I dag bruger hvert enkelt UC ressourcer på at sætte sig ind i reglerne for aftalerne med MS (som ikke er hverken simple eller lettilgængelige), og det påhviler hvert UC at påse, at reglerne bliver overholdt. Der er behov for at forenkle denne administration af en aftale med MS, og dette kan ske ved at lave en fælles aftale med MS, som giver hvert UC en lang række veldefinerede rettigheder. Der kan herudover være en økonomisk vinkel, som ved en fælles aftale kan give sektoren en samlet besparelse ved at pulje alle licenser. Forventet formål for projektet: Den fælles aftale vil dække alle UC ers brug af alle MS produkter. Den vil dække: 1. Brug af Officeprodukter til alle ansatte, alle studerende, alle undervisere, alle kursister 2. Brug af backofficeprodukter som styresystemer til servere, brug af service og vedligeholdelsesværktøjer, brug af virtualiseringssoftware etc. 3. Brug af samarbejdssoftware og tværgående systemer som bringer de i 1 nævnte i stand til at dele data, dele arbejdsgange, dele undervisningsmaterialer, dele viden etc.. XX. 1
Forventede leverancer i projektet: [Beskriv kort de forventede leverancer i projektet, dvs. hvad skal der komme ud af projektet.] Der skal laves en samlet oversigt over hvert UC s engagement med MS Der skal laves en samlet vurdering af, hvad der skal komme ud af at lave en fælles aftale med MS Forventet effekt af projektet: Der skal på baggrund af de data, der indhentes fra de enkelte UC er og fra MS, laves en opgørelse over hvilke fordele, der vil være ved at lave en fælles aftale på dette område. Der skal tages udgangspunkt i de forhold, der er nævnt under beskrivelsen af projektet. Det skal blive lettere at overholde de kontraktuelle forpligtelser til MS ved en fælles aftale Der skal være lettere adgang til de produkter, som det enkelte UC har licens til at anvende Det skal være lettere at opgøre det antal aktive licenser, som det enkelte UC har i anvendelse og dermed lave en økonomiske oversigt over, hvad hvert enkelt produkt koster i drift både for hvert UC og for sektoren samlet. Det skal samlet set blive billigere set over en sektorkam at benytte MS produkter. Hvert enkelt UC skal bruge mindre tid og mindre konsulentudgifter på at være i overensstemmelse med licensvilkårene i aftalen med MS Afhængigheder og forudsætninger: Er der nogen?.[list forventede afhængigheder til/fra projektet, samt forudsætninger for projektets gennemførelse indenfor de skitserede rammer.] mv. Afgræsninger: Der er ingen afgrænsninger i forhold til MS. Der kan være afgrænsninger i forhold til andre software leverandører. Målgruppe og interessenter: Medarbejdere der står for kontakten og ansvaret for det enkelte UC s aftale med MS. Medarbejdere der implementerer MS produkter i det enkelte UC. Grænseflader: Der er vel ingen grænseflader [List centrale forventede grænseflader, både af systemmæssig og organisatorisk art, som skal håndteres af projektet] 3 Overordnet business case [Udfyld nedenstående overordnede business case. Findes der andre, væsentlige udgifter eller gevinster end de nedenfor anførte, påføres disse skemaet for udgifter, startende 1 år efter projektets ibrugtagning (år 1). Statens business case for projektet kan vedlægges i stedet, hvis denne er udarbejdet.] Kan formentlig først udfyldes i den senere fase når vi har overblikket over udgifterne. Et første bud kunne være, at der skal afsættes lidt operational capital, så vi evt. kan trække på nogle eksperter ud i fællesaftaler med MS. Et bud kunne også være at tage en drøftelse med centrale personer i universitetsverdenen og høre deres bud på, hvordan et projekt og en senere aftale skal skrues sammen. Business case 2
Samlede projektudgifter, estimeret: Værdi, mio. kr. Personaleudgifter og lønninger 0 Eksterne konsulenter (inkl. konsulenter til udvikling og lign.) 0,025 Udstyr (HW, og lign.) 0 Licenser 0 Services og ydelser (udv. miljø, leasing, etc.) 0 Andre direkte projektomkostninger 0,010 Projektudgifter, i alt 0,035 Gevinst, estimeret: 1. Udgifter, hvis projektet ikke gennemføres (0-scenarie): 1a. Driftsudgifter 1b. Øvrige udgifter 1c. 0-scenarie, udgifter total Værdi, mio. kr. År 1 År 2 År 3 År År 5 År 6 År 7 År 8 I ALT 2. Udgifter, eksl. projektudgifter, hvis projektet gennemføres 2a. Driftsudgifter 2b. Øvrige udgifter 2c. 1-scenarie, udgifter total 3. Brutto gevinster (1c 2c). Samlet nettogevinst (bruttogevinst i alt projektudgifter i alt) Forudsætninger: Der skal laves et samlet overblik over hvilke udgifter det enkelte UC har til MS og på hvilken baggrund denne udgift er genereret. Dette skal ske ved at hvert UC giver Danske Professionshøjskoler fuldmagt til at indhente disse oplysninger. Der skal kunne laves et samlet overblik over hvor mange licenser det enkelte UC har til de poster der er nævnt ovenfor. Dette skal ske ved at lave en matrix som kan opstille hvert enkelt UC s oplysninger, så det bliver sammenligneligt. Finansiering: Det forudsættes, at der afholdes udgifter til eksterne konsulenter som eksempelvis en af MS- partnere med ekspertise i licensstyring. Der er behov for at få afdækket, hvad de enkelte aftaler indebærer af muligheder og begrænsninger. Organisering [Beskriv hvor det er kendt/fastlagt, organiseringen for projektet. Som minimum skal styregruppeformand/projektejer udpeges.] Rolle/gruppe Projektejer/styregruppeformand: Projektleder Projektgruppe Styregruppemedlemmer Navn og enhed på deltagere Asbjørn Christensen VIA Mads Konge Nielsen, VIA (Kjeld Romer Larsen, Danske Professionshøjskoler) Projektleder (Mads Konge), 1 IT-chef, 2 licensansvarlige fra sektoren, 1 ekstern konsulent fra en licensekspert, Projektsupport (Kjeld Romer Larsen) Indsatsprogramstyregruppen for Fælles IT 3
Referencegruppe Slutbrugergruppe Ekstern leverandør Er denne nødvendig?? Ellers er det vel IT-udvalget Administratorer på de enkelte UC er, afdelingsledere i IT, IT-chefer Skal findes 5 Tidsplan og ressourcer [Skitser tidsplanen for projektet, opgjort på faser. Skitser det forventede ressourcetræk. Er det ikke muligt at opgøre ressourcer på faser, opgøres det pr. enhed for projektet totalt set.] Tidsplan Nr. Fase Startdato Slutdato % af budget 1 Idefase 12-05-201 12-05-201 0 2 Analysefase 12-05-201 01-06-201 100 3 Udarbejdelse af projektbeskrivelse 01-06-201 11-06-201.1.2.3 udsendelse sammen med dagsorden til Indsatsprogramstyregruppe forelæggelse på Indsatsprogramstyregruppemødet Beslutning om gennemførelse af et samlet udbud på en MS aftale Nedsættelse af en projektgruppe til gennemførelse af en udbudssag 11-06-201 11-06-201 18-06-201 18-06-201 Tidsplan Nr. Fase Startdato Slutdato % af budget 1 Idefase 12-05-201 12-05-201 0 2 Analysefase 12-05-201 01-06-201 100 3 Udarbejdelse af projektbeskrivelse 01-06-201 11-06-201.1.2.3 udsendelse sammen med dagsorden til Indsatsprogramstyregruppe forelæggelse på Indsatsprogramstyregruppemødet Beslutning om gennemførelse af et samlet udbud på en MS aftale Nedsættelse af en projektgruppe til gennemførelse af en udbudssag 11-06-201 11-06-201 18-06-201 18-06-201 Internt ressourcetræk Nr. Fase Forventet ressourcetræk, opgjort pr. enhed/aktør enhed for ressourcetræk % af samlet ressourcetræk
1 Idefase Mads 10 10,87% Kjeld 10 10,87% Analysefase Mads 20 21,7% 2 Kjeld 20 21,7% XX 10 10,87% YY 10 10,87% 3 Udarbejdelse af projektbeskrivelse Kjeld 10 10,87%.1.2.3 udsendelse sammen med dagsorden til Indsatsprogramstyregruppe forelæggelse på Indsatsprogramstyregruppemødet Beslutning om gennemførelse af et samlet udbud på en MS aftale Nedsættelse af en projektgruppe til gennemførelse af en udbudssag Kjeld 1 1,09% Indsatsprogramstyregruppen 1 1,09% Ressourcetræk i alt 92 100,00% 6 [Overtagelseskriterier] (Næppe relevant) [List de overordnede væsentligste kriterier for, at projektets løsning kan overtages af forretning og drift.] Overtagelseskriterium Beskrivelse Forventes overdraget til 1. [Beskriv kort kriteriet] [Angiv navn eller initialer samt enhed] 2. 7 Risici [List væsentligste risici i projektet, angiv gerne forventet sandsynlighed og konsekvens af risikoen, hvis muligt.] Område Forretningsmæssige forhold: Risici Projektets tilrettelæggelse: Markedsafklaring og teknisk løsning: Interessenter: Slutbrugere og slutprodukt: Ingen risici konstateret Ingen risici konstateret 8 Revisionshistorik Revisionsdato Version Ændringer Ændringer markeret? Forfatter 5
9 Bilag [Indsæt liste over eventuelle separate bilag, der vedlægges. Fx business case, hvis denne er udarbejdet.]. 6