Referat Afdelingsmøde afdeling 7 Vedrørende: Afdelingsmøde i afdeling 7 Sted: Mødelokale 2, Treschowsgade 2 Dato: Den 24. januar 2013, kl. 19.00 Deltagere: Dagsorden: Referent: Pkt. 1: 24 beboere Jens Schmidt, formand Svend Gjerka, bestyrelsesmedlem Hanne Ramskov Kring, bestyrelsesmedlem Karin Mortensen, hovedbestyrelsesformand Torben Lund, hovedbestyrelsesmedlem Jesper Christensen, inspektør Niels Rasmussen, ejendomsfunktionær 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2013/2014 4. Orientering om afdelingens årsregnskab 2011/2012 5. Indkomne forslag A. Tilladelse til at holde max. 1 indekat v/lone Pedersen, Parkvej 25 3. th. B. Hoveddøren skal være ulåst på hverdage mellem kl. 08.00-18.00 og søn- og helligdage kl. 10.00-18.00 v/palle Fischer, Parkvej 19, 1. th. 6. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter A. Valg af bestyrelsesmedlem På valg er: Hanne Ramskov Kring modtager genvalg B. Valg af suppleanter 7. Eventuelt Jesper Christensen Karin Mortensen blev valgt som dirigent. Karin Mortensen takkede for valget og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. Pkt. 2: Jens Schmidt fremlagde afdelingsbestyrelsens beretning for året 2011-2012 Beretningen om fatter perioden 1-10-2011 til 30-9-2012. Når vi ser på den almene boligsektor i Vejle, må man sige, at der er en spændende udvikling i gang. Domea bygger 2 steder. AAB er i gang med meget store renoveringer. ØsterBO arbejder med nybyggeri: Juulsbjergparken bliver færdig i februar og er udlejet. HavneBO er godt på vej. Der er rejsegilde d. 25-1-2013. Der er også diverse renoveringer i gang i ØsterBO der arbejdes med en 1
renoveringsplan for Moldeparken. Nørreboparken arbejder med renoveringsplaner og afd. 1 er i gang med deres tagudskiftninger og starter en etape mere i år. Vi i afdelingsbestyrelsen er også begyndt at tale om fremtidssikring og renovering. Det kommer jeg ind på lidt senere. Hvad er der så lavet i årets løb. De største enkelt opgaver er dørtelefonanlægget og de nye kælder- og opgangsdøre. Begge dele fungerer, der har dog været lidt udfordringer med justering af dørpumperne, men det skal nok blive løst. Der er foretaget de normale service eftersyn af de tekniske anlæg herunder ventiler i kælder, elektrolyse, ventilationsanlæg automatiske døre og elevatorer. Der har været problemer med elevatorerne, og der har været flere tilfælde, hvor personer har siddet fast mellem 2 etager. Det må helst ikke ske. Jesper inspektør tog så en alvorlig samtale med elevatorfirmaet, og siden har jeg ikke hørt om problemer. Rengøring og vinduespudsning af elevatortårne har de sidste år ikke været tilfredsstillende, og det har nu ført til at inspektøren har opsagt aftalen med Anders Andersen Rengøring og har antaget et andet firma. Vi håber det hjælper. Tryghedsgennemgang: Gennemgangen af afdelingen er udført. Vi har ikke modtaget den afsluttende rapport endnu. Der var ikke større problemer, men vi ved, at der kommer nogle forslag til nogle forbedringer, som vi må tage stilling til, når vi ser rapporten. Internt i afdelingsbestyrelsen har vi brugt en del tid på at få lavet en ny forretningsorden for bestyrelsens arbejde. Det er gjort for at få beskrevet de pligter, vi har som bestyrelse, og ikke mindst at få lavet et regelsæt for arbejdsformen og arbejdets omfang. Det sikrer ligeledes, at alle beslutninger kan dokumenteres, og i fremtiden er et en mulighed for bedre information til beboerne. Der oprettes en mailadresse til afd. 7. hvor beboere pr. mail kan kontakte bestyrelsen. Der er også planlagt en afd. 7. informationsside på ØsterBO s hjemmeside, hvor referater fra afdelingsbestyrelsens møder fremover kan ses. Når mail adr. og informationsside er aktive, vil det blive opslået i opgangene. Referater opslås dog også i fremtiden i alle opgange, og vi kan stadig kontaktes på telefon. Et andet emne der har fyldt meget det sidste år, er beboerklager. Der har været 6-7 sager med ikke tilladt husdyrhold. Beboere flytter ind med f.eks. hund eller anskaffer sig hund 1-2 mdr., efter indflytning og det har i alle tilfælde på nær 1 betydet, at der efter kort tid luftes hund på afdelingens arealer og der samles ikke op. Det er jo ikke hundens skyld, det er i den anden ende af snoren det er galt, hvis der overhovedet er nogen snor. Der er også flere naboklager, det gælder støj både om dagen og om natten, naboerne gider ikke længere at finde sig i gentagne overtrædelser af 2
husordenen. Manglende rengøring og manglende fjernelse af effekter fra vaskehuse og tørrerum er også noget man hører om næsten hver uge. Økonomi: Det fremgår af det udsendte regnskab at vi kommer ud med et overskud på 138.000 kr. Det er 3% af et budget på ca. 4,5 million. Det er vist rimelig godt ramt. Overskuddet skal afvikles over de næste 3 budgetår. Det udsendte budget kommer vi til senere på dagsordenen. Fremtidssikring: Fibernet i alle lejemål er også femtidssikring, det skal vi i gang med i foråret. Vi kender ikke den endelige tidsplan, men husk når fibernettet er installeret, så lukker det gamle antennenet. Vi ved allerede nu, at nogle beboere vælger at flytte til en ny lejlighed, når der kommer nye boliger i området. Vi vil få konkurrence fra HavneBO og Pension Danmark. Det betyder, at vi er nødt til at prøve se ikke kun 5 år men måske 20 år frem. Hvis vi ikke moderniserer lejlighederne og forbedrer adgangsforholdene evt. med elevatorer, så kan vi ikke leje dem ud. I forbindelse med den udskiftning af tage, som vi og ØsterBO forventer skal foretages om ca. 10 år, er vi også nødt til tænke på, hvad vi med fordel kan lave af nye tiltag i forbindelse hermed. Der skal selvfølgelig isoleres op til den gældende standard, men skal der laves tagboliger? Skal vi have solceller til el. og solfangere til varmtvand? Er det på det tidspunkt, vi skal tale elevatorer? ØsterBO arbejder med planer og ideer for nærområdet. Den gamle varmecentral skal væk i år. Der laves midlertidig betalingsparkering. Der er arbejdet med skitseforslag til løsning af parkeringsproblemerne i området. ØsterBO skal i gang med en undersøgelse for at finde løsninger på fremtidige klimaproblemer som forhøjet vandstand og øgede regnmængder. Det er alt sammen ting, som vil komme til at påvirke os i boligområdet i fremtiden. Beboer aktiviteter: Der holdes fastelavn, for børnene i afdelingerne 6, 9 og 7 søndag d. 10. februar kl. 14.00. Jeg vil slutte beretningen med at takke Beboerne, ØsterBOs personale og afdelingsbestyrelsen for et godt samarbejde. Spørgsmål til beretningen: Der er stadig nogle der ikke rydder op efter sig i vaskeriet. Det kan ikke være rigtigt, at man skal starte med at rydde op efter andre inden ens egen tur. Der er endnu engang problemer med oprydning efter sig, derfor appelleres 3
der til beboernes gode moral og respekt for hinanden, at når man har vasket, husker man at tage sit tøj med sig, slå reservationen fra på vaskemaskinen, og når man har brugt tørretiden i tørrerummet, så fjerner man tøjet igen, så en ny beboer har mulighed for at benytte det. Det er en kraftig henstilling til alle, som benytter afdelingens fællesfaciliteter. Alle har et ansvar for at aflevere tingene ordentlig. Det er nødvendigt, når der er så mange brugere, så hank nu op i jer selv og udvis den nødvendige respekt for hinanden og hinandens ting. Hvornår og hvor meget rengøring i vaskerier og tørrerum er der afsat i afd. 7? Der er i afdelingen ikke decideret rengøring af vaskerier, da det er lejerne selv, der skal rydde op og rengøre vaskeriet efter brug. Men da det desværre har vist sig, at ikke alle gør det, bliver alle vaskerier og tørrerum efterset, opryddet, gulvet vasket og let aftørret. Men der er kun afsat én time ugentligt for alle vaskerierne til denne lyngennemgang, så der er jo ikke tid til rengøring. I har naturligvis mulighed for at beslutte, at I vil have rengøring hver uge eller hver 14. dag. Der er også flere afdelinger der 1-2 gange om året køber en hovedrengøring i vaskerierne, hvilket også er en mulighed. Men da det efter ordensreglementet stadig påhviler lejer selv at rengøre vaskeriet efter brug, er det de regler, der stadig er gældende, indtil I beslutter noget andet. Hvorfor er beretningen ikke sendt ud, det skal den ifølge vedtægterne? Det er kun fra hovedbestyrelsen, der skal sendes beretning ud 1 uge før mødet. Afdelingsbestyrelserne skal ikke eftersom deres beretning er en mundtlig beretning. Waoo! Forventer man stadig at det nye tv-signal / net forbindelse er klar til 1. april? Da overgangen til Waoo! formentlig sker senere end 1. april 2013, skal I først opsige eventuelle ekstraudstyr/tilkøb, når I bliver informeret fra ØsterBO. Affaldshåndtering Bliver affaldsskakterne lukket, har man fundet en løsning på affaldsproblemet? Inspektør Jesper Christensen kunne fortælle, at Arbejdstilsynet fortsat ikke er tilfreds med den måde, hvorpå vi håndterer vores affald i de afdelinger, hvor affaldsskakte fortsat benyttes. En nedlæggelse af skakterne er nu den eneste løsningsmulighed. Derfor opfordres i alle til at komme med løsningsforslag til, hvordan affaldshåndteringen fremtidigt kan foregå med størst mulig hensyntagen til både beboere og medarbejdere, der skal håndtere det. Der er muligheder med affaldsøer, molokker og måske en sugeløsning, som vi tidligere har informeret om. Vejle AffaldGenbrug og kommunen har endnu ikke lagt sig fast på deres strategi omkring den fremtidige affaldshåndtering, men har tilkendegivet, at de vil acceptere en lukning af affaldsskakterne, hvis det godkendes af beboerne. 4
Fremtidssikring af boligerne Realdania projektet, er tagene en del af det? Nej, Realdania projektet går ud på at komme med ideer til fremtidssikring af Østbyparken og sammenhængene med resten af byen, havnen og skoven. Jens Schmidt orienterede om klimatilpasning i Østbyparken. Vi har fået bevilget en sum penge til projektet Klimatilpasning i Østbyparken. Projektdeltagerne er Vejle Spildevand, Vejle Kommune, Rambøll og GBL samt en række eksperter. Projektet skal i løbet af 2013 analysere forholdene og komme med løsningsforslag til afhjælpning af vandproblemerne i Østbyparken i fremtiden, når der samtidig tages hensyn til klimaændringerne. De nye døre har svært ved at låse, kan der gøres noget ved det? Ifølge Niels Rasmussen ejendomsfunktionær, kan det skyldes at olien i låsen fryser eller tætningsbåndet er for stift pga. frosten. Bestyrelsens beretning blev godkendt. Pkt. 3: Budgettet blev fremlagt af Jens Schmidt. Spørgsmål til budget: Konto 203 indtægter, hvorfor så stor stigning? Det er overskuddet fra regnskabet 11/12, som deles over de næste 3 år. Budgettet blev godkendt. Pkt. 4: Forsamlingen ønskede ikke årsregnskabet gennemgået. Pkt. 5: 5A: Tilladelse til at holde max. 1 inde kat Nej: 28 Ja: 20 Forslaget er faldet. 5B: Hoveddøren skal være ulåst på hverdage mellem kl. 08.00-18.00 og søn- og helligdage kl. 10.00-18.00 Ja: 10 Nej: 38 Forslaget er faldet. Pkt. 6: 6A: Hanne Ramskov Kring blev genvalgt 6B: 1. suppleant: Kristine B. Laursen, Parkvej 15, st.tv. 2. suppleant: Lis Dalby, Parkvej 25, st.th. 5
Pkt. 7 Knallertskurbrikken virker ikke i regnvejr. Har før foreslået en inddækning omkring saltolåsen. Bestyrelsen og inspektøren vil se på sagen. Håndtagene på de nye døre, går meget stram. Inspektøren tager kontakt til leverandøren. Opgangsdøren på Parkvej 33, 3 tv. er meget utæt, har været det siden indflytning. Inspektøren rekvirerer montør for justering. Må man bruge gasgrill på altanen? Nej. Afdelingen har grillpladser på fællesarealet til fri afbenyttelse. Kan vi få nogle nye snore på tørrepladsen i afd. 7.1.? Inspektøren rekvirerer nye snore. Der skal lyde en stor ros til gårdmændene, for deres hjælpsomhed og deres altid venlige væremåde. Kælderdøren i gavlen mod Rødkildevej i afd. 7.1, virker automatikken næsten aldrig om onsdagen, hvor der tømmes skraldespande. Kan det skyldes at gårdmændene slår automatikken fra når de køre spande op fra kælderen? Inspektøren tager kontakt til gårdmændene. Kan der bevilliges nye planter til afdelingen, de gamle ser noget trist ud. Bestyrelsen vil tage det op på markvandringen til foråret. Bestyrelsen ser herefter således ud : Formand bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem Jens Schmidt, Parkvej 23, 2. th. Svend Gjerka, Parkvej 25, 2. tv. Hanne R. Kring, Parkvej 25, 1. th. 1. suppleant Kristine B. Laursen, Parkvej 15, st.tv. 2. suppleant Lis Dalby, Parkvej 25, st.th. I ønskes alle et rigtig godt nytår og vi glæder os til et godt samarbejde i 2013. Ref.: 30. januar 2013 6