Kommunalbestyrelsen Referat Dato: Onsdag den 29. maj 2013 Mødetidspunkt: 16:30 Lukket møde kl. 16:30 Åbent møde kl. 17:30 Mødelokale: Medlemmer: Afbud: Fraværende: Kommunalbestyrelsessalen på Rådhuset Vallensbæk Stationstorv 100 2665 Vallensbæk Strand Henrik Rasmussen (borgmester), Anette Eriksen, Søren Wiborg, Lis Sakran, Kenneth Kristensen Berth, Katja Lindblad, Erdal Colak, Jytte Bendtsen, Flemming Wetterstein, Margrethe Andersen, Birgit Skytte, Niels Jørgensen, Ingolf Mathiesen, Søren Mayntz, Niels Karlsen
Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Godkendelse af dagsorden... 3 2. ØU - Valg af totalentreprenør - Om- og tilbygning på Egholmskolen - LUKKET SAG... 4 3. Beretning fra borgmesteren og udvalgsformændene - LUKKET SAG... 5 4. Forespørgsler fra medlemmerne - LUKKET SAG... 6 5. ØU - Budgetopfølgning pr. 31. marts 2013 - Omplaceringer mellem fagudvalg... 7 6. ØU - Budgetopfølgning pr. 31. marts 2013 - Tillægsbevillinger... 11 7. ØU - Regnskab 2012 oversendes til revisionen... 14 8. ØU - Nyt vedrørende økonomistyring... 18 9. ØU - 2. behandling af forslag om ændring af kommunens styrelsesvedtægt... 21 10. ØU - Dagsordener og referater leveres digitalt til politikerne... 25 11. ØU - Arbejdsklausuler og sociale klausuler... 29 12. TMU - Opløsning af Vandsamarbejde Sjælland A/S... 36 13. TMU - Generalforsamlinger i HOFOR... 39 14. TMU - Godkendelse af takster for Vallensbæk Kloakforsyning A/S 2013... 42 15. TMU - Regnskab for anlægsbevilling - Færdselsarealer, slidlag og fortovsbelægninger 2012... 44 16. TMU - Regnskab for anlægsbevilling - Vejlegårdsvej, renovering og busholdepladser... 46 17. TMU - Strandparken I/S - Regnskab 2012 og Budget 2014... 48 18. TMU - Godkendelse af støjhandlingsplan 2013... 50 19. BKU - Forslag til ny ressourcetildelingsmodel, administrationsgrundlag og styrelsesvedtægt for 0-6 års institutionerne efter høring... 52 20. BKU - Forslag til ny ressourcetildelingsmodel og nyt administrationsgrundlag for Skolefritidsordningerne efter høring... 59 21. BKU - Kriterier for godkendelse af privatinstitutioner for børn i alderen 0 år og op til skolestart... 62 22. BKU - Orientering om aktiviteter og regnskab 2012 for UU-Center Syd... 65 23. Årsrapporter, forpligtende kommunalt samarbejde med Ishøj Kommune... 68 24. Nyt medlem af Folkeoplysningsudvalget... 70 25. Forslag fra Gruppe A vedrørende økonomiske forhold på kommunens institutioner m.v.... 72 26. Beretning fra borgmesteren og udvalgsformændene... 74 27. Forespørgsler fra medlemmerne... 75 28. Spørgetid... 76 Underskriftsside... 77 Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 2
1. Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Beslutningstema Kommunalbestyrelsen skal godkende mødets dagsorden. Indstilling Borgmesteren indstiller til Kommunalbestyrelsen at godkende dagsordenen Beslutning Kommunalbestyrelsen den 29-05-2013 Godkendt. Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 3
2. ØU - Valg af totalentreprenør - Om- og tilbygning på Egholmskolen - LUKKET SAG Sagsnr.: 12/10684 Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 4
3. Beretning fra borgmesteren og udvalgsformændene - LUKKET SAG Sagsnr.: Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 5
4. Forespørgsler fra medlemmerne - LUKKET SAG Sagsnr.: Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 6
5. ØU - Budgetopfølgning pr. 31. marts 2013 - Omplaceringer mellem fagudvalg Sagsnr.: 13/3755 Beslutningstema Økonomicenteret fremlægger i forbindelse med budgetopfølgningen pr. 31. marts 2013 en opgørelse over tekniske omplaceringer mellem fagudvalg og temaer. De tekniske omplaceringer udgør samlet set 0 kr. og er dermed udgiftsneutrale for kommunen. Indstilling Økonomicenteret indstiller til Økonomiudvalget, at det anbefales Kommunalbestyrelsen at godkende de tekniske omplaceringer mellem fagudvalg og temaer, der er på i alt 0 kr. og samlet set derfor er udgiftsneutrale for kommunen, under forudsætning af, at der vedtages tillægsbevilling på 0,361 mio. kr. til deltema 1.1 Dagtilbud vedrørende lov- og cirkulæreprogram for 2013, barselspuljer og resultatløn der vedtages tillægsbevilling på 1,0 mio. kr. til deltema 1.2 Skoler og skolefritidsordninger vedrørende barselspuljer og resultatløn der vedtages tillægsbevilling på 0,050 mio. kr. til deltema 2.1 Idræt og fritid vedrørende resultatløn der vedtages tillægsbevilling på -0,165 mio. kr. til deltema 2.2 Kultur vedrørende løn Korsagergård grundet omorganisering af opgaver og resultatløn der vedtages tillægsbevilling på 0,098 mio. kr. til deltema 2.3 Fremtidens Borgerhus vedrørende senere overgang til Udbetaling Danmark end forventet og resultatløn der vedtages tillægsbevilling på 0,011 mio. kr. til deltema 4.1 Sundhed, forebyggelse og sygehuse vedrørende lov- og cirkulæreprogram for 2013 og barselspuljer der vedtages tillægsbevilling på 0,293 mio. kr. til deltema 4.2 Pleje samt aktivitetsog botilbud vedrørende barselspuljer og løn til personale på Korsagergård grundet omorganisering der vedtages tillægsbevilling på -0,350 mio. kr. til deltema 5.1 Børn- og Unge med særlige behov vedrørende fysioterapeutisk vejledning samt lov- og cirkulæreprogram for 2013 der vedtages tillægsbevilling på -0,979 mio. kr. til deltema 5.2 Voksne med særlige behov vedrørende lov- og cirkulæreprogram for 2013 og kvindekrisecentre Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 7
der vedtages tillægsbevilling på -0,170 mio. kr. til deltema 6.2 Boligsikring og boligydelse vedrørende lov- og cirkulæreprogram for 2013 og boligsikring der vedtages tillægsbevilling på 0,669 mio. kr. til deltema 8.1 Veje og grønne områder vedrørende snerydning på skolerne, bevillingsoverførsel af personaleudgifter på det tekniske område fra 2012 samt resultatløn der vedtages tillægsbevilling på -1.166 mio. kr. til deltema 8.3 Kommunale ejendomme vedrørende snerydning på skolerne, årlig driftsudgift for IT-program, dækning af underskud overført fra 2012, bevillingsoverførsel af personaleudgifter på det tekniske område fra 2012, bevillingsoverførsel af driftsudgifter fra 2012 samt engangsydelse til konsulenthonorar i forbindelse med rammeudbud af håndværksydelser der vedtages tillægsbevilling på 0,531 mio. kr. til deltema 12.2 Administrativ organisation vedrørende den centrale barselspulje, årlig driftsudgift for IT-program, bevillingsoverførsel af personaleudgifter på det tekniske område fra 2012, overførsel af lønmidler på grund af senere overgang til Udbetaling Danmark end forventet, resultatløb, fleksjob til pasning af kaffemaskiner på rådhuset, engangsydelse til konsulenthonorar i forbindelse med rammeudbud af håndværksydelser og lov- og cirkulæreprogram for 2013. der vedtages tillægsbevilling på -0,095 mio. kr. til deltema 13.1 Jobcenter vedrørende lov- og cirkulæreprogram for 2013. Der vedtages tillægsbevilling på -0,088 mio. kr. til deltema 13.3 Kontanthjælp, revalidering samt fleks- og skånejob vedrørende fleksjob til pasning af kaffemaskiner på rådhuset. Beslutning Børne- og Kulturudvalget den 08-05-2013 Anbefales Beslutning Social- og Sundhedsudvalget den 07-05-2013 Anbefales Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 07-05-2013 Anbefales Beslutning Økonomiudvalget den 21-05-2013 Anbefales. Beslutning Kommunalbestyrelsen den 29-05-2013 Godkendt. Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 8
Økonomi- og personalemæssige konsekvenser De tekniske omplaceringer mellem fagudvalg og temaer udgør samlet set 0 kr. og er dermed udgiftsneutrale for kommunen. Merudgifter på Børne- og Kulturudvalgets og Økonomiudvalgets områder modsvares af mindreudgifter på Social- og Sundhedsudvalgets og Teknik- og Miljøudvalgets områder. Sundhedsmæssige konsekvenser bemærkninger Miljømæssige konsekvenser bemærkninger Sagsfremstilling Økonomicenteret har i forbindelse med budgetopfølgningen pr. 31. marts 2013 udarbejdet en oversigt, der viser de tekniske omplaceringer mellem fagudvalg og temaer. De tekniske omplaceringer er opgjort særskilt, da de er af rent teknisk karakter og samlet set udgør 0 kr. og dermed er udgiftsneutrale for kommunen. Merudgifter på Børne- og Kulturudvalget og Økonomiudvalget modsvares af mindreudgifter på Social- og Sundhedsudvalget og Teknik- og Miljøudvalget. Børn- og Kulturudvalget merudgifter på 1,344 mio. kr. Social- og Sundhedsudvalget mindreudgifter på 1,195 mio. kr. Teknik- og Miljøudvalget mindreudgifter på 0,497 mio. kr. Økonomiudvalget merudgifter på 0,348 mio. kr. En af de væsentligste årsager til ønsket om tekniske omplaceringer kan henføres til flytning af budget vedrørende lov- og cirkulæreprogrammet for 2013, der ikke umiddelbart kunne placeres på de respektive områder ved budgetlægningen i 2013. Budgettet blev derfor placeret i en pulje under Økonomiudvalget. Puljen fordeles nu på de respektive udvalg. En anden væsentlig årsag er den centrale barselspulje, som flyttes fra en central pulje under deltema 12.2 Administrativ organisation til alle udvalg for at dække de omkostninger, der er i forbindelse med barsel. Derudover omplaceres budget vedrørende udmøntning af resultatlønskontrakterne for 2012 til ledere, årlig drift til It-program, fleksjobordning til pasning af kasseautomater på rådhuset. Der henvises i øvrigt til den udsendte oversigt samt bemærkninger til de tekniske omplaceringer. Kommunikation bemærkninger Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 9
Retsgrundlag bemærkninger Bilag: 1 Åben Drift - Budgetopfølgning pr. 31.03.2013 Tekniske omplaceringer 23137/13 Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 10
6. ØU - Budgetopfølgning pr. 31. marts 2013 - Tillægsbevillinger Sagsnr.: 13/3754 Beslutningstema Økonomicentret fremlægger budgetopfølgningen pr. 31. marts 2013 vedrørende drift, hvor der samlet set ikke forventes afvigelser. Indstilling Økonomicenteret indstiller til Økonomiudvalget, at det anbefales Kommunalbestyrelsen at godkende budgetopfølgningen pr. 31. marts 2013, hvor der samlet set ikke forventes afvigelser. Beslutning Børne- og Kulturudvalget den 08-05-2013 Anbefales Beslutning Social- og Sundhedsudvalget den 07-05-2013 Anbefales Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 07-05-2013 Anbefales Beslutning Økonomiudvalget den 21-05-2013 Anbefales. Beslutning Kommunalbestyrelsen den 29-05-2013 Godkendt. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Økonomicentret fremlægger budgetopfølgningen pr. 31. marts 2013 vedrørende drift, refusion og finansiering til efterretning, idet der ikke forventes afvigelser. Budgetopfølgningen påvirker kommunens servicevækstramme med 1,618 mio. kr., idet der søges omplaceringer på områder, der medregnes i servicevækstrammen. Det betyder, at kommunen efterfølgende forventer at være 6,847 mio. kr. over servicevækstrammen for 2013. Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 11
En overskridelse af servicevækstrammen for kommunerne under ét medfører sanktioner med delvis individuel og delvis kollektiv modregning i det betingede balancetilskud. Balancetilskuddet er betinget af, at kommunerne samlet set overholder det aftalte udgiftsniveau i budgetterne. Kommunerne får således kun udbetalt det betingede balancetilskud, hvis kommunerne under ét overholder de aftalte serviceudgifter i de vedtagne budgetter for 2013. Sundhedsmæssige konsekvenser bemærkninger Miljømæssige konsekvenser bemærkninger Sagsfremstilling Økonomicenteret fremlægger budgetopfølgningen pr. 31. marts 2013 vedrørende drift, refusion og finansiering, der samlet ikke forventes at have afvigelser. Budgetopfølgningen pr. 31. marts 2013 forøger kommunens servicevækstramme med 1,618 mio. kr. Med budgetopfølgningen pr. 31. marts 2013 forventer kommunen at være 6,847 mio. kr. over servicevækstrammen for 2013 som en konsekvens af følgende: Bevillingsoverførsler fra 2012 til 2013 viser merudgifter på 9,293 mio. kr. Budgetopfølgningen pr. 31. januar 2013 viser mindreudgifter på 0,626 mio. kr. Nedskrivning af lønbudgetter viser mindreudgifter på 3,437 mio. kr. Budgetopfølgningen pr. 31. marts 2013 viser merudgifter på 1,618 mio. kr. Regeringen har vedtaget videreførelse af regnskabssanktionen fra tidligere år. Det betyder alt andet lige, at hvis kommunerne under ét overskrider servicevækstrammen, vil en overskridelse af kommunens egen servicevækstramme medføre en tilsvarende sanktion af dels kollektiv og dels individuel karakter. Direktionen vil løbende følge servicevækstrammen med henblik på at fremsætte forslag til politisk behandling for at sikre, at kommunen samlet set holder sig inden for den afsatte servicevækstramme i budget 2013. Der henvises i øvrigt til uddybende bemærkninger i det udsendte bilag. Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 12
Kommunikation Økonomicentret orienterer driftsstederne Retsgrundlag bemærkninger Bilag: 1 Åben Drift - Budgetopfølgning pr. 31.03.2013 - Tillægsbevillinger 23136/13 Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 13
7. ØU - Regnskab 2012 oversendes til revisionen Sagsnr.: 12/3669 Beslutningstema Regnskabet for 2012 foreligger, og Kommunalbestyrelsen skal godkende, at regnskabet oversendes til revision. Indstilling Økonomicentret indstiller, til Økonomiudvalget, at det anbefales Kommunalbestyrelsen, at regnskab 2012 oversendes til revisionen Beslutning Økonomiudvalget den 21-05-2013 Anbefales. Beslutning Kommunalbestyrelsen den 29-05-2013 Godkendt. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Regnskabet viser en forøgelse af kommunens likvide aktiver med 19,6 mio. kr. Isoleret set viser regnskab 2012 et driftsresultat med et overskud på 46,8 mio. kr. Til gengæld viser resultatet af kommunens anlægsvirksomhed et underskud på 33,6 mio. kr., som væsentligst vedrører ESCO/Partnering-projekter, ny daginstitution, interaktive tavler samt vedligeholdelse af ejendomme, som er overført til budget 2013. Det samlede resultat af kommunens drifts- og anlægsvirksomhed inkl. forsyningsvirksomheder viser et overskud på 13,7 mio. kr. før låneoptagelse og afdrag på eksisterende lån. Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 14
Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen skal jf. styrelseslovens 45 afgive årsregnskabet for 2012 til revisionen inden den 1. juni 2013. Revisionen udarbejder inden den 15. august 2013 en beretning om revisionen af årsregnskabet, hvor der redegøres for den udførte revision samt for forhold, der har givet anledning til bemærkninger, eller forhold i øvrigt som revisionen har fundet anledning til at fremdrage. Efterfølgende behandler Kommunalbestyrelsen årsberetningen fra revisionen og godkender årsregnskabet endeligt. Beløb i 1.000 kr. Oprindeligt budget 2012 Tillægsbevillinger 2012 Korrigeret budget 2012 Forbrug 2012 Skatter samt tilskud og udligning -783.637-13.479-797.116-793.327 Driftsvirksomhed ekskl. forsyningsvirksomheder 741.848 2.313 744.161 723.870 Renter og Kursregulering 13.151 2.541 15.692 22.666 Primært driftsresultat -28.638-8.625-37.263-46.790 Anlægsvirksomhed i alt ekskl. forsyningsvirksomheder 24.027 28.923 52.950 33.588 Skattefinansieret område i alt -4.611 20.298 15.687-13.202 Resultat af forsyningsvirksomheder -310 103-207 -460 Resultat i alt -4.921 20.401 15.480-13.662 Hovedposterne i Vallensbæk Kommunes regnskab for 2012 er: Det skattefinansierede driftsresultat viser et overskud på 46,8 mio. kr. mod et oprindeligt forventet overskud på 28,6 mio. kr. Det skattefinansierede anlægsresultat viser et underskud på 33,6 mio. kr. mod et oprindeligt forventet underskud på 24,0 mio. kr. Forsyningsvirksomhederne viser et overskud på 0,5 mio. kr. mod et oprindeligt forventet overskud på 0,3 mio. kr. Det samlede resultat før låneoptagelse og afdrag på lån viser et overskud på 13,7 mio. kr. mod et forventet overskud på 4,9 mio. kr. ved budgetvedtagelsen. Kommunalbestyrelsen har godkendt overførsler fra 2012 til 2013 på mødet i februar måned. I alt overføres -12,6 mio. kr., heraf udgør driften 10,1 mio. kr., anlæg 19,3 mio. kr. og finansiering -42,0 mio. kr. En detaljeret oversigt findes i regnskabet. Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 15
Finansiering Den samlede drifts- og anlægsvirksomhed fremkommer på følgende måde: Træk på kassebeholdningen: Årets resultat for 2012 Afdrag på lån Forøgelse af kassebeholdningen: Finansforskydninger Låneoptagelse Forøgelse af likvide aktiver 13,7 mio. kr. - 236,4 mio. kr. 7,2 mio. kr. 235,1 mio. kr. 19,6 mio. kr. Kassebeholdning Kommunens kassebeholdning er ved udgangen af 2012 opgjort til 50,3 mio. kr., og er 19,6 mio. kr. højere end beholdningen ved årets begyndelse. De enkelte udvalgsområder Driftsresultatet for de enkelte udvalgsområder kan opstilles som følger: Beløb i 1.000 kr. Oprindeligt Budget 2012 Tillægsbevillinger 2012 Korrigeret budget 2012 Regnskab 2012 Afvigelse fra korrigeret budget 2012 Overført til 2013 Børne- og Kulturudvalget 272.791-4.290 268.501 263.438 5.063 2.098 1. Børn og Unge 250.880-5.378 245.502 241.297 4.205 1.381 2. Fritid og Kultur 21.911 1.088 22.999 22.142 857 717 Social- og Sundhedsudvalget 244.012 1.136 245.148 235.003 10.145 2.689 4. Sundhed og sygdom 144.068-4.450 139.618 133.605 6.013 2.676 5. Familier med særlige behov 66.870 1.544 68.414 65.850 2.564 0 6. Lovbestemte ydelser 33.074 4.042 37.116 35.548 1.568 13 Teknik- og Miljøudvalget 40.270 1.150 41.420 41.311 109-2.383 8. Vores by 40.499 1.047 41.546 41.771-225 -2.383 9. Forsyningsvirksomheder Økonomiudvalget -229 103-126 -460 334 0 184.465 4.420 188.885 183.658 5.227 7.692 12. Organisation 107.116 103 107.219 102.365 4.854 5.935 13. Arbejdsmarked 77.349 4.317 81.666 81.293 373 1.756 I alt 741.538 2.416 743.954 723.410 20.544 10.096 Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 16
Afvigelserne fra korrigeret budget 2012 Børne- og Kulturudvalgets afvigelse fra det korrigerede budget, som ikke er overført til 2013, skyldes væsentligst mindreudgifter vedrørende betaling til/fra andre kommuner under skoler og fritidsordninger, samt mindreudgifter vedrørende sygeundervisning og specialpædagogisk bistand til børn og unge. Social- og Sundhedsudvalgets samlede mindreforbrug, kan væsentligst henføres til plejeområdet, børneområdet samt lovbestemte ydelser. Der er overført midler til 2013 vedrørende sundheds- og plejeområdet. Teknik- og Miljøudvalgets merforbrug vedrører væsentligst Vej og Park, og er overført til 2013. Økonomiudvalgets mindreforbrug kan væsentligst henføres til talegenkendelse, beskæftigelsesråd, pulje til forsikringsskader samt administrative områder med overførselsadgang og er overført til 2013. Balancen På aktivsiden er der indregnet anlægsaktiver (bygninger, grunde mv.) for i alt 1.422,2 mio. kr. Omsætningsaktiver (likvide beholdninger og kortfristede tilgodehavender) indgår med 25,7 mio. kr. På passivsiden (forpligtelser) er kommunens hensatte forpligtelser, som væsentligst vedrører tjenestemandspensioner, indregnet med -284,7 mio. kr. Derudover indgår gældsforpligtelser (kort- og langfristet gæld) med -498,8 mio. kr. Samlet set giver det en egenkapital på 664,3 mio. kr., som er et udtryk for den værdi, der er tilbage i kommunen, hvis alle tilgodehavender og forpligtelser blev indfriet. I året er der sket en forøgelse af egenkapitalen med 11,0 mio. kr. Kommunikation Årsregnskab 2012 oversendes til revisionen. Retsgrundlag Lov om kommunernes styrelse 45. Bilag: 1 Åben Samlet regnskabsbog 2012 150513.pdf. 25003/13 Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 17
8. ØU - Nyt vedrørende økonomistyring Sagsnr.: 12/3637 Beslutningstema Dels bemyndigelse til Økonomiudvalget til at meddele tillægsbevillinger i visse afgrænsede tilfælde og dels fremtidig placering af anlægsprojekter på særskilte bevillingsprogrammer. Indstilling Økonomicentret indstiller til Økonomiudvalget at anbefale Kommunalbestyrelsen at godkende, at Økonomiudvalget bemyndiges til at meddele tillægsbevillinger i tilfælde, hvor beløb fra drifts- eller anlægsbevilling ønskes overført til en anden drifts- eller anlægsbevilling godkende, at anlægsprojekter fremover konsekvent placeres på særskilte bevillingsprogrammer i stedet for nogle gange at være samlet på ét stort bevillingsprogram Beslutning Økonomiudvalget den 21-05-2013 Anbefales. Beslutning Kommunalbestyrelsen den 29-05-2013 Indstillingspunkterne blev sat til afstemning hver for sig. Første indstillingspunkt: For stemte Gruppe C (8 stemmer), Gruppe A (4 stemmer), Gruppe F (1 stemme) og Gruppe V (1 stemme), i alt 14 stemmer. Imod stemte Gruppe O (1 stemme). Indstillingspunktet var herefter godkendt. Andet indstillingspunkt: For stemte alle. Indstillingspunktet var herefter godkendt. Begge indstillingspunkter var herefter godkendt. Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 18
Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Der henvises til sagsfremstillingen. Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Sagsfremstilling Bemyndigelse til Økonomiudvalget Efter regler i styrelsesloven kan Kommunalbestyrelsen bemyndige Økonomiudvalget til at meddele tillægsbevillinger i tilfælde, hvor beløb fra en drifts- eller anlægsbevilling ønskes overført til en anden drifts- eller anlægsbevilling. Bemyndigelsesadgangen omfatter tilfælde, hvor der overføres beløb fra en driftsbevilling til en anden driftsbevilling eller fra en anlægsbevilling til en anden anlægsbevilling, men ikke fra en driftsbevilling til en anlægsbevilling eller omvendt. Med denne adgang fraviges udgangspunktet, hvorefter bevillingsmyndigheden er hos Kommunalbestyrelsen. Bemyndigelsen kan alene omfatte omdisponeringer mellem meddelte drifts- henholdsvis anlægsbevillinger, dvs. hovedkonto 0-6 i Budget- og regnskabssystem for kommuner. Bemyndigelsen giver alene Økonomiudvalget mulighed for at omdisponere ved afgivelse af tillægsbevilling mellem allerede eksisterende bevillinger. Dvs. den giver ikke Økonomiudvalget bemyndigelse til at afgive drifts- eller anlægsbevillinger. Konkret betyder bemyndigelsen, at Økonomiudvalget f.eks. er bemyndiget til at godkende de tekniske omplaceringer i budgetopfølgningerne. Forud for Økonomiudvalgets stillingtagen i disse sager, vil de have været behandlet i de respektive fagudvalg. Efter forvaltningens opfattelse knytter der sig ingen overordnet eller politisk interesse til den omhandlede type af sager. Efter forvaltningens opfattelse giver det derfor god mening at udnytte adgangen til at bemyndige Økonomiudvalget som nævnt. Ændringen vil blive skrevet ind i kommunens kasse- og regnskabsregulativ (økonomiregulativet). Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 19
Anlægsprojekter BDO Kommunernes Revision gennemgik i juni 2012 processerne for styring af en række ESCO/Partnering-projekter i kommunen. BDO anbefalede i den forbindelse kommunen fremadrettet at fastholde kommunens sædvanlige praksis omkring anlægsprojekter og således oprette hvert projekt som enkeltstående i bevillingsmæssig sammenhæng, selvom projekterne skulle indgå i en større tværgående aftale. BDO fremhævede, at der derved kan opnås en tættere styring af projekterne. Forvaltningen ønsker at følge denne anbefaling, således at anlægsprojekter fremadrettet vil være placeret på særskilte bevillingsprogrammer og ikke samlet på ét stort bevillingsprogram. Forvaltningen anerkender, at styringen af økonomien i de enkelte anlægsprojekter herved er nemmere. Dette vil blive skrevet ind i kommunens kasse- og regnskabsregulativ (økonomiregulativet). Kommunikation Begge de omhandlede emner har været forelagt for kommunens revisionsfirma, der er enig i det indstillede. Retsgrundlag Styrelseslovens 40. Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 20
9. ØU - 2. behandling af forslag om ændring af kommunens styrelsesvedtægt Sagsnr.: 13/3262 Beslutningstema 2. behandling af et forslag om ændring af kommunens styrelsesvedtægt vedrørende indkaldelse af stedfortræder i Økonomiudvalget og de stående udvalg. Indstilling Center for Organisation og Politik indstiller til Økonomiudvalget, at det anbefales Kommunalbestyrelsen ved 2. behandling at godkende den foreslåede ændring af kommunens styrelsesvedtægt Beslutning Økonomiudvalget den 21-05-2013 Anbefales. Beslutning Kommunalbestyrelsen den 29-05-2013 Sagen blev sat til afstemning. For stemte: Gruppe C (8 stemmer), Gruppe A (4 stemmer), Gruppe F (1 stemme) og Gruppe V (1 stemme), i alt 14 stemmer. Imod stemte: Gruppe O (1 stemme). Sagen var herefter godkendt. Beslutninger fra sagens 1. behandling i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen: Beslutning Økonomiudvalget den 16-04-2013 Anbefales. Beslutning Kommunalbestyrelsen den 24-04-2013 Sagen blev sat til afstemning. For stemte: Gruppe C (8 stemmer), Gruppe A (4 stemmer), Gruppe F (1 stemme) og Gruppe V (1 stemme), i alt 14 stemmer. Imod stemte: Gruppe O (1 stemme). Sagen var herefter godkendt og kan forelægges til 2. behandling på Kommunalbestyrelsens næste møde. Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 21
Gruppe O afgav følgende mindretalsudtalelse: Dansk Folkeparti kan ikke støtte indstillingen, da beslutningen alene er til gavn for de partier, der er repræsenteret med mere end et medlem af kommunalbestyrelsen. De pågældende partier får mulighed for at indkalde stedfortrædere i udvalg, men da stedfortræderne skal være medlem af kommunalbestyrelsen kan partier, der kun har et indvalgt medlem ikke gøre brug af muligheden. Medlemmer af partier, der kun har et medlem af kommunalbestyrelsen har i forvejen et stærkt øget arbejdspres i forhold til de medlemmer, der er del af en gruppe med flere medlemmer. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser I det omfang den udvidede adgang til indkaldelse af stedfortræder til udvalgsmøder vil blive benyttet, vil der være en begrænset merudgift til vederlæggelse af stedfortræderen. Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen godkendte den 24. april 2013 et forslag om ændring af kommunens styrelsesvedtægt. Ændringen vedrører adgangen til i videre omfang at indkalde stedfortrædere til møder i Økonomiudvalget og de stående udvalg. Ændringer af styrelsesvedtægten kræver to behandlinger i Kommunalbestyrelsen, hvorfor sagen nu forelægges til 2. behandling. Resten af sagsfremstillingen er identisk med sagsfremstillingen i forbindelse med behandlingen den 24. april 2013. Den kommunale styrelseslov er ændret med virkning fra 1. januar 2013. Ændringen betyder bl.a., at der er videre adgang til at indkalde stedfortrædere til møder i økonomiudvalget og de stående udvalg. Hidtil har det alene været muligt at indkalde en stedfortræder for et udvalgsmedlem, hvis udvalgsmedlemmet har haft forfald i mindst en måned. Det har endvidere ikke været muligt at indkalde stedfortræder for et inhabilt udvalgsmedlem. Nu er det muligt i kommunens styrelsesvedtægt at træffe bestemmelse om, at der kan indkaldes stedfortræder i udvalget, så længe udvalgsmedlemmet har forfald, uanset at forfaldet forventes at vare kortere end en måned. Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 22
Både efter de nuværende regler og efter de nye regler er det den gruppe, der har indvalgt udvalgsmedlemmet, som har forfald, der kan indkalde stedfortræderen. Og det er de samme forfaldsgrunde, der kan begrunde indkaldelse af stedfortræder. Det er en forudsætning for at udnytte lovændringen, at kommunalbestyrelsen allerede har udnyttet den lignende adgang til i kommunens styrelsesvedtægt at bestemme, at borgmesteren ved et medlems forfald til kommunalbestyrelsesmøder indkalder stedfortræderen, selv om hindringen forventes at vare kortere end en måned. Denne adgang har Vallensbæk Kommunalbestyrelse benyttet, idet det ved to behandlinger den 1. og 22. juni 2011 blev besluttet at ændre styrelsesvedtægtens 2. Endvidere er det nu muligt i kommunens styrelsesvedtægt at træffe bestemmelse om, at der kan indkaldes stedfortræder for et udvalgsmedlem, der forventes at blive erklæret inhabilt i forhold til en sag, der skal behandles af udvalget. I et sådant tilfælde er det også gruppen, som har indvalgt det inhabile udvalgsmedlem, der kan indkalde stedfortræderen. Den stedfortræder, der kan indkaldes efter de nye regler, skal allerede være medlem af kommunalbestyrelsen. Gruppen, der har indvalgt det udvalgsmedlem, der har forfald eller er inhabilt, bestemmer selv, hvilket (andet) medlem der indtræder som stedfortræder. En ændring af styrelsesvedtægten kræver to behandlinger i Kommunalbestyrelsen med mindst 6 dages mellemrum. Sagen forelægges derfor nu til 1. behandling og vil blive forelagt til 2. behandling på Kommunalbestyrelsens møde i maj. Efter forvaltningens opfattelse er det hensigtsmæssigt, at der indføres en udvidet adgang til at indkalde stedfortræder i udvalg. Det skyldes bl.a. hensynet til at undgå en vilkårlig forskydning af styrkeforholdet i udvalg på grund af tilfældigt forfald eller tilfældig inhabilitet og hensynet til at undgå situationer, hvor udvalg ikke er beslutningsdygtige. Uddrag af Vallensbæk Kommunes styrelsesvedtægt med udkast til formulering af nye bestemmelser (fremhævet med kursiv) vedlægges. Kommunikation Kommunens hjemmeside. Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 23
Retsgrundlag Den kommunale styrelseslovs 28, stk. 2: Når et udvalgsmedlem har forfald i mindst 1 måned, kan den gruppe, der har indvalgt ham, bestemme, at et andet medlem indtræder i udvalget, så længe hindringen varer. 1 i lov om ændring af styrelsesloven m.v., lov nr. 1252 af 18. december 2012: 2. I 28, stk. 2, indsættes som 2. pkt.:»en kommunalbestyrelse, der i styrelsesvedtægten har truffet bestemmelse efter 15, stk. 2, 2. pkt., kan i styrelsesvedtægten træffe bestemmelse om, at den gruppe, der har indvalgt et udvalgsmedlem, kan bestemme, at et andet medlem indtræder i udvalget, så længe udvalgsmedlemmet har forfald, uanset at forfaldet forventes at vare kortere end 1 måned.«3. I 28 indsættes som stk. 3:»Stk. 3. Kommunalbestyrelsen kan i styrelsesvedtægten træffe bestemmelse om, at den gruppe, der har indvalgt et udvalgsmedlem, der må forventes at blive erklæret inhabilt i forhold til en sag, der skal behandles af udvalget, kan bestemme, at et andet medlem i givet fald indtræder i udvalget ved sagens behandling.«bilag: 1 Åben Uddrag af styrelsesvedtægt med udkast til nye bestemmelser - Udsendt af Center for Organisation og Politik den 16. maj 2013 18913/13 Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 24
10. ØU - Dagsordener og referater leveres digitalt til politikerne Sagsnr.: 12/10898 Beslutningstema Kommunalbestyrelsen besluttede med budget 2012, at dagsordener og referater fremadrettet skal leveres digitalt til politikerne. Økonomiudvalget skal træffe beslutning om køb af et system, der med tilhørende ipads muliggør politikernes arbejde med digitale dagsordener og referater. Indstilling Center for Organisation og Politik indstiller til Økonomiudvalget, at Økonomiudvalget tilslutter sig den anbefalede løsning til brug for arbejdet med digitale dagsordener. Økonomiudvalget tester løsningen i løbet af efteråret 2013 med henblik på at samle erfaringer til nytte for hele Kommunalbestyrelsens ibrugtagning i 2014. Beslutning Økonomiudvalget den 21-05-2013 Udvalget besluttede at sende sagen videre til Kommunalbestyrelsen med udvalgets anbefaling af indstillingerne. Beslutning Kommunalbestyrelsen den 29-05-2013 Gruppe O fremsatte følgende ændringsforslag: Projektet udskydes til efter kommunalvalget 2013. Ændringsforslaget blev sat til afstemning. For stemte Gruppe O (1 stemme). Imod stemte Gruppe C (8 stemmer), Gruppe A (4 stemmer), Gruppe F (1 stemme) og Gruppe V (1 stemme), i alt 14 stemmer. Forslaget var herefter ikke vedtaget. Indstillingen blev herefter sat til afstemning. Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 25
For stemte Gruppe C (8 stemmer), Gruppe A (4 stemmer), Gruppe F (1 stemme) og Gruppe V (1 stemme), i alt 14 stemmer. Imod stemte Gruppe O (1 stemme). Indstillingen var herefter godkendt. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Der er indarbejdet en årlig besparelse på 39.000 kr. i budgettet ved, at print og kørsel af dagsordner og referater til politikerne afskaffes. Derudover kan der forventes en yderligere besparelse på papir og toner under forudsætning af, at politikerne ikke printer alt materialet på egen printer, ligesom der kan forventes en besparelse, da sagsbehandlerne ikke længere skal etablere papirsager på baggrund af det elektroniske journalsystem Acadre. Besparelsen indgår i digitaliseringspuljen, der bl.a. skal dække etableringsomkostninger, der er forbundet med løsningen. Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Mindre forbrug af printer og toner samt mindre kørsel. Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsens tidligere beslutning Kommunalbestyrelsen besluttede med budget 2012, at dagsordener og referater fremadrettet skal leveres digitalt til politikerne. Dagsordener og referater skal herefter ikke længere printes og køres ud til politikerne, ligesom politikerne skal kunne lave deres mødeforberedelse digitalt. Herved forventes det, at der kan indhentes en besparelse på 39.000 kr. årligt. Center for Organisation og Politik har i 2012-2013 undersøgt mulighederne for at arbejde med digitale dagsordener. Mulige løsninger Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 26
Center for Organisation og Politik har set nærmere på tre leverandørers løsninger: PolWeb der leveres af firmaet Traen, der også er leverandør til kommunens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem Acadre, hvori dagsordener og referater produceres. PolWeb anvendes af ca. 10 kommuner edagsorden der leveres af firmaet Ditmer. Løsningen integrerer dagsordener og referater fra Acadre, og bruges bl.a. af mere end 50 kommuner OS2 dasgsorden der er udviklet af Syddjurs kommune som led i OS2 samarbejdet. OS2 samarbejdet er et digitalt samarbejdsselskab med det formål at udvikle og dele digitale løsninger baseret på open source. Vallensbæk Kommune er for nylig indgået i samarbejdet i forbindelse med udviklingen af ny hjemmeside til kommunen. OS2 dagsorden er foreløbig i brug i Syddjurs Kommune. De tre løsninger er vurderet i fællesskab mellem Center for Organisation og Politik, kommunens it-afdeling og de medarbejdere i kommunen, der producerer dagsordener til Kommunalbestyrelsen og udvalg. Følgende har været vurderet: Funktionalitet, brugervenlighed og mobilitet Funktionaliteten i de tre løsninger er grundlæggende meget lig hinanden, men edagsorden er lidt bedre i sin notefunktionalitet og lidt mere intuitiv og brugervenlig at gå til. Dertil kommer, at edagsorden kan tilgås med en net/mobilforbindelse uanset fra hvilken device (PC, ipad, tablet, telefon) der arbejdes fra. Sikkerhed og teknik Teknisk set er edagsorden den mest ukomplicerede løsning. Dertil kommer, at leverandøren i modsætning til leverandørerne af de øvrige løsninger, påtager sig ansvaret for, at dagsordener og referater er tilgængelige hele døgnet alle dage. Det er også en sikkerhedsmæssig fordel, at noter og bemærkninger gemmes i skyen og ikke lokalt på devicen (i tilfælde at f.eks. tyveri). Økonomi og tidsplan Der er bevilget penge til løsningen fra digitaliseringspuljen. På nuværende tidspunkt er edagsorden den økonomisk mest attraktive. Løsningen med PolWeb er mere end dobbelt så dyr som de øvrige, og økonomien med OS2 dagsorden er usikker, idet der skal eksterne konsulenter på til udvikling, tilpasning og opsætning. Det har været en prioritering, at løsningen kan være etableret, således at den nye kommunalbestyrelse fra 2014 kan starte deres arbejde med brug af løsningen. Det er usikkert, om dette kan opnås med OS2 løsningen, der er afhængig af etableringen af kommunens nye hjemmeside. Forvaltningens anbefaling Ud fra ovenstående kriterier og i lyset af, hvor mange kunder der anvender løsningerne, og hvor gennemprøvet løsningerne er, anbefaler forvaltningen edagsorden sammen med ipad. Løsningen kan også bruges fra PC eller andre tablets med let begrænset notefunktionalitet. Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 27
Center for Organisation og Politik anbefaler endvidere, at Økonomiudvalget tester løsningen i efteråret 2013 for at indsamle erfaringer med henblik på Kommunalbestyrelsens ibrugtagning i 2014. ipads vil kunne udleveres og demonstreres på Økonomiudvalgets møde i juni, og løsningen med de digitale dagsordener vil kunne demonstreres på et af udvalgets første møder efter sommerferien. En medarbejder fra Center for Organisation og Politik deltager på Økonomiudvalgets møde den 21. maj 2013 sammen med en repræsentant for Ditmer. Repræsentanten for Ditmer vil give en kort demonstration af edagsorden og vil sammen med medarbejderen fra Center for Organisation og Politik kunne besvare spørgsmål. Kommunikation Retsgrundlag Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 28
11. ØU - Arbejdsklausuler og sociale klausuler Sagsnr.: 13/2633 Beslutningstema Oplæg til drøftelse af arbejdsklausuler og sociale klausuler i forbindelse med indgåelse af aftaler om udførelse af driftsopgaver og bygge- og anlægsopgaver Indstilling Center for Organisation og Politik indstiller til Økonomiudvalget at komme med input til Kommunalbestyrelsen vedrørende arbejdsklausuler og sociale klausuler, f.eks. i form af principper for anvendelsen af sådanne klausuler i forbindelse med indgåelse af aftaler om udførelse af driftsopgaver og bygge- og anlægsopgaver Center for Organisation og Politik indstiller samtidig til Kommunalbestyrelsen at tage stilling til input fra Økonomiudvalget, herunder til eventuelle principper som Økonomiudvalget måtte have anbefalet Beslutning Økonomiudvalget den 21-05-2013 Økonomiudvalget anbefaler på baggrund af forvaltningens oplæg Kommunalbestyrelsen at godkende følgende principper for anvendelsen af arbejdsklausuler og sociale klausuler i forbindelse med indgåelse af aftaler med eksterne leverandører: Arbejdsklausuler Vallensbæk Kommunalbestyrelse vil gerne medvirke til, at der sikres ordentlige vilkår for medarbejdere hos de leverandører, som leverer ydelser til kommune. En arbejdsklausul vil derfor indgå ved udbud af større bygge- og anlægsopgaver og større tjenesteydelser som et vilkår i aftalen med leverandøren. Klausulen udarbejdes som en bestemmelse om, at leverandøren forpligter sig til at sikre, at de ansatte, som leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger i Danmark med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår, som i henhold til overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag på den egn, hvor arbejdet udføres. Der kan i den forbindelse henvises til ILOkonvention nr. 94 vedrørende løn- og ansættelsesvilkår. Arbejdsklausulen suppleres i aftalen med leverandøren af bestemmelser om kommunens mulighed for at sikre overholdelsen af bestemmelsen og om kommunens reaktion på leverandørens manglende overholdelse. Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 29
Sociale klausuler Kommunalbestyrelsen vil gerne medvirke til, at det i forbindelse med udbud overvejes, om det giver mening at stille krav til leverandøren om opfyldelse af andre sociale forpligtelser (end løn- og ansættelsesvilkår). En klausul med et sådant krav kan indgå ved udbud som et vilkår i aftalen med leverandøren. Klausulen kan f.eks. udarbejdes som en bestemmelse om, at leverandøren forpligter sig til at oprette et antal pladser til lærlinge eller praktikanter i forbindelse med opgavens udførelse. Ved overvejelserne af, om en sådan klausul skal indsættes, vil karakteren og omfanget af den udbudte opgave blive vurderet. Og det vil i den forbindelse blive vurderet, om indsættelse af en klausul vil være proportionalt med opgavens størrelse. Kommunen vil endvidere iagttage de rammer, som dansk ret og EU-ret sætter for brugen af sociale klausuler. Det vil desuden blive vurderet, om et krav til leverandøren er den mest hensigtsmæssige måde at tilgodese det sociale hensyn på, eller der findes bedre alternativer, herunder f.eks. frivillige aftaler eller partnerskaber mellem kommunen og andre aktører. Såfremt kommunen måtte vælge at fastsætte en social klausul, vil kommunen supplere med bestemmelser om kommunens mulighed for at sikre overholdelsen af klausulen og om kommunens reaktion på leverandørens manglende overholdelse. Beslutning Kommunalbestyrelsen den 29-05-2013 De af Økonomiudvalget foreslåede principper blev godkendt. Økonomi- og personalemæssige konsekvenser Sundhedsmæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 30
Sagsfremstilling På Kommunalbestyrelsens møde den 20. marts 2013 var et forslag fra Gruppe A om anvendelse af arbejdsklausuler og sociale klausuler i forbindelse med indgåelse af aftaler med virksomheder på Kommunalbestyrelsens dagsorden. Kommunalbestyrelsen besluttede at sende sagen til behandling i forvaltningen, således at den efterfølgende kunne forelægges for Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen på et bedre oplyst grundlag. Det er baggrunden for denne sag. Nedenfor beskrives arbejdsklausuler og (andre) sociale klausuler, herunder deres formål, rammerne for deres anvendelse m.v. Arbejdsklausuler: Definition og baggrund Arbejdsklausuler er klausuler om, at en aftalepartner, typisk en privat virksomhed, skal sikre de medarbejdere, der skal udføre en opgave, løn og arbejdsvilkår, som mindst svarer til de overenskomster eller love, som gælder på området. En arbejdsklausul er blot en af flere såkaldte sociale klausuler, der tager sigte på at varetage særlige, sociale hensyn i forbindelse med udbud og udførelse af en opgave i henhold til en kontrakt. En pligt til at sikre arbejderes vilkår følger af ILO-konvention nr. 94 (fra 1949) om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter, som er en del af dansk ret. Konventionen fastlægger blandt andet, at arbejdere, der udfører offentlige bygge- og anlægsopgaver, skal sikres løn, arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der bl.a. i henhold til kollektiv overenskomst gælder for arbejde af samme art, der hvor arbejdet udføres. Statslige myndigheder Når statslige myndigheder udbyder tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver, er myndighederne forpligtede til at sikre, at medarbejderne, der udfører opgaverne, får en løn og har vilkår, der svarer til den gældende overenskomst på området. Myndigheden må imidlertid ikke stille krav om, at leverandøren skal have overenskomst. Det vil være i strid med EU-udbudsreglernes principper om ligebehandling og fri udveksling af tjenesteydelser. Kommunale myndigheder Et tilsvarende krav gælder (endnu) ikke for kommunale (og regionale) myndigheder, idet der alene i et cirkulære henstilles til, at disse myndigheder benytter sig af tilsvarende tiltag i forbindelse med kontrakter om bygge- og anlægsopgaver. Regeringstiltag mod social dumping og nye regler For at styrke indsatsen mod social dumping blev det i Aftale om Finansloven for 2012 mellem regeringen og Enhedslisten besluttet at nedsætte et udvalg, som skulle undersøge mulighederne for, at der inden for EU-rettens rammer kan iværksættes yderligere tiltag til at modvirke social dumping. Det tværministerielle udvalg afsluttede sit arbejde med en rapport i oktober 2012. Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 31
Med afsæt i udvalgets rapport blev det i Aftale om Finansloven for 2013 mellem regeringen og Enhedslisten aftalt at styrke indsatsen mod social dumping inden for en række områder. Bl.a. styrket anvendelse og håndhævelse af Registeret for udenlandske tjenesteydere, styrket håndhævelse af reglerne for udenlandske tjenesteydere og øget brug af arbejdsklausuler I relation til øget brug af arbejdsklausuler vil regeringen lægge op til, at kommuner (og regioner) fremover i relevante udbud i højere grad skal bruge arbejdsklausuler på samme måde som statslige ordregivere. Endvidere skal det eksisterende regelsæt om arbejdsklausuler gøres mere gennemskueligt og tilgængeligt, så det bliver lettere at håndhæve og kontrollere, hvorvidt der benyttes arbejdsklausuler, og der skal udarbejdes standardiserede skabeloner til offentlige myndigheder. Det vil altså sige, at det må forventes når aftalen udmøntes konkret at også kommuner i et vist omfang får pligt til fremover at bruge arbejdsklausuler. Vallensbæk Kommune Vallensbæk Kommune indarbejder typisk og altid i forbindelse med EU-udbud bestemmelser i indkøbsaftaler om, at leverandøren forpligtes til at overholde internationale konventioner, som Danmark har tiltrådt. Herunder ILO-konventioner (ILO = International Labour Organization) vedrørende tvangsarbejde, diskrimination i ansættelsen, minimumsalder for ansættelse, forbud mod og afskaffelse af de værste former for børnearbejde, organisationsfrihed og ret til kollektiver forhandlinger, sikkert og sundt arbejdsmiljø. Kun sjældent er der henvist specifikt til ILO-konvention nr. 94 vedrørende løn- og ansættelsesvilkår, men den er omfattet, når der henvises til internationale konventioner, som Danmark har tiltrådt. I forbindelse med kommunens aktuelle udbud af rengøringsopgaven og opgaven med vinduespolering indeholder kontraktudkastene imidlertid følgende klausul (ud over en henvisning til overholdelse af internationale konventioner): Ordregiver ønsker, med henvisning til ILO-konventionen nr. 94 vedrørende løn- og ansættelsesvilkår, at sikre gode vilkår for medarbejderne hos leverandøren af de udbudte ydelser. Leverandøren forpligter sig derfor til at sikre, at de ansatte, som leverandøren beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår, som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejder af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udføres. Kontraktudkastene indeholder endvidere bestemmelser om kommunens mulighed for at sikre overholdelsen af denne bestemmelse og om kommunens reaktion på manglende overholdelse. I kommunens netop indgåede rammeaftaler om håndværkerydelser er der derimod ikke specifikt henvist til ILO-konvention nr. 94, men alene henvist til overholdelse af internationale konventioner. Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 32
Sociale klausuler (andre end arbejdsklausuler) Indhold og anvendelse Kommuner kan i forbindelse med udbud af f.eks. driftsopgaver eller bygge- og anlægsopgaver fastsætte sociale klausuler. Klausulerne indsættes i kommunens udbudsmateriale og en efterfølgende kontrakt og fastsætter krav til en leverandør om at leve op til en social forpligtelse. Klausulerne kan indsættes på lige fod med faglige og indholdsmæssige krav til den opgave, der udbydes. En social klausul kan f.eks. sigte mod at ansætte et bestemt antal medarbejdere på særlige vilkår. Formålet er at sikre sociale hensyn og derved gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt. Klausulerne kan indeholde meget konkrete krav til en leverandør om at sikre, at den sociale forpligtelse bliver overholdt. De kan imidlertid også formuleres mere blødt, således at leverandøren blot skal tilstræbe at overholde den sociale klausul. Ud over, at kommuner kan indsætte en social klausul i konkret udbudsmateriale og konkrete aftaler, kan kommunen i en indkøbs- eller udbudspolitik/-strategi eller lignende overordnet forholde sig til brugen af sociale klausuler. Det kan f.eks. indskrives, at det er kommunalbestyrelsens (overordnede) ønske, at de kontrakter, der efter udbud indgås med eksterne leverandører gives en social dimension. Og at det er kommunalbestyrelsens ønske, at der i udbudsmateriale indsættes en social klausul, eksempelvis en forpligtelse for leverandøren til at oprette lærlinge- eller praktikpladser. For at tage højde for konkrete forhold kan det indskrives, at en sådan klausul vil blive indsat, hvis det i det konkrete tilfælde vil være hensigtsmæssigt, herunder proportionalt med den udbudte opgaves størrelse. Og at kommunen i den forbindelse vil iagttage de rammer, som dansk ret og EU-ret sætter for brugen af sociale klausuler. Der vil endvidere kunne fastsættes generelle retningslinjer om, at der f.eks. skal anvendes en nærmere bestemt social klausul, når der er tale om opgaver af en bestemt type eller en bestemt størrelse målt på f.eks. den samlede entreprisesum eller lønudgiften. Begrænsninger i anvendelsen Klausulerne kan bruges ved udbud af alle kommunale driftsopgaver og bygge- og anlægsopgaver. Der er imidlertid både i dansk ret og i EU-retten begrænsninger for brugen af sociale klausuler. De fleste begrænsninger er fælles for alle udbud, men enkelte af dem gælder kun i tilfælde, hvor der udbydes efter EU-reglerne (udbud over tærskelværdien, der for driftsopgaver/tjenesteydelser er ca. 1,5 mio. kr. og for bygge- og anlægsopgaver er ca. 37 mio. kr.). Begrænsningerne er følgende (de to sidste gælder alene udbud efter EU-reglerne): Målgruppen skal afgrænses objektivt Målgruppen skal defineres og afgrænses præcist. Og afgrænsningen skal ske ud fra de objektive kriterier, som fremgår af lov om en aktiv beskæftigelsesindsats (f.eks. nedsat arbejdsevne eller ledighedsperiode). Der må ikke henvises til særlige danske ordninger (f.eks. flexjob eller skånejob). Opgaven må kun kunne udføres i Danmark Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 33
Sikrer mod diskrimination af udenlandske virksomheder og arbejdstagere i situationer, hvor opgaven godt kunne løses uden for Danmark. I forhold til kommunale opgaver vil dette krav ofte være opfyldt. De sociale krav skal stå mål med opgavens omfang Krav om proportionalitet. Kommunen kan f.eks. ikke stille krav om ansættelse af flere medarbejdere, end der er brug for til løsning af opgaven. Klausulen må kun gælde for den del af virksomheden, der udfører den konkrete opgave. Virksomhedens medarbejdere skal beskyttes Har leverandøren på forhånd personale nok til at varetage den udbudte opgave, er det usikkert, om kommunen kan kræve, at leverandøren ansætter nye medarbejdere. Det er endvidere usikkert, om kommunen kan kræve, at leverandøren afskediger medarbejdere for at kunne leve op til den sociale klausul. Virksomhedens ledelsesret skal beskyttes Leverandøren bestemmer selv, hvem inden for en given målgruppe, han ønsker at ansætte. I praksis kan kommunen dog hjælpe med at rekruttere personer fra de relevante målgrupper. Sociale klausuler må hverken bruges til udvælgelse eller tildeling Sociale klausuler kan være et kontraktvilkår (som alle skal opfylde), men ikke et udvælgelses- eller tildelingsvilkår. Det vil være i strid med EU-udbudsreglerne at lade tilbudsgivere konkurrere på de sociale vilkår. I praksis betyder det, at kommunen ikke må vælge en virksomhed, fordi den kan ansætte flere fra målgruppen end andre virksomheder. Krav om offentliggørelse Kravet om sociale klausuler skal fremhæves, når et EU-udbud bliver annonceret (i udbudsbekendtgørelsen i EF-tidende og udbudsmaterialet). Argumenter imod at anvende sociale klausuler Det kan anføres, at sociale klausuler kan være uhensigtsmæssige, når det handler om generelt at fremme virksomhedernes lyst og mulighed for at tage lærlinge. Det skyldes bl.a., at sociale klausuler ifølge EU-retten skal knytte sig til den konkrete opgave. Det er altså ikke nok, at en virksomhed har lærlinge. Virksomheden skal for at leve op til en konkret social klausul typisk ansætte ekstra lærlinge. Dermed bliver sociale klausuler problematiske for de virksomheder, der i forvejen løfter en social eller uddannelsesmæssig opgave. De vil ligesom andre virksomheder blive forpligtet til at tage eksempelvis flere lærlinge, hvis de vinder et offentligt udbud. Det kan virke demotiverende for virksomhedens frivillige engagement og være en hindring for at virksomheden tager ordinære elever, idet de afventer udbud med sociale klausuler, hvor de alligevel skal leve op til dette konkrete krav. Regeringsinitiativer Brugen af sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler i offentlige udbud indgik i forhandlingerne om finansloven for 2013. Forhandlingerne mundede ud i en aftale (november 2012) mellem regeringen og Enhedslisten om, at statslige ordregivere forpligtes til fremover i relevante udbud (afgrænset som (store) bygge- og anlægsprojekter som hospitalsbyggeri, infrastrukturprojekter m.v. og altså ikke driftsopgaver) at overveje brugen af sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler. Kommunalbestyrelsen, 29. maj 2013 34