Programorganisering for IT-strategi 0-18 Indhold Baggrund og formål... 1 Organisation... 2 Styring af programmet... 2 Programstyregruppen... 2 Ledelse og forankring i organisationen... 3 IT-strategi gruppen... 3 Koordinering af aktuelle projekter... 5 Koordinerende projektgruppe... 5 Roller... 6 Mål og strategi... 7 Vedtaget... 7 Baggrund og formål IT-strategien for 0-18 års området blev vedtaget i juni måned 2013 af Børne- og Ungeudvalget. IT-strategien gælder for perioden 2013 2018. Implementeringen af IT-strategiens 53 opgaver og projekter rammesættes som et program. Programmet indbefatter styring, ledelse og koordinering af en række af projekter. Programledelsen har det strategiske ansvar, og de projekter som initieres i regi af programmet har til formål samlet set at tilvejebringe en merværdi og en række af strategiske fordele, som ikke kan løses af de leverancer, der leveres alene i et projekt. Fokus for programmet er i højere grad at sikre værdiskabelse og realisering af succeskriterier, som tilsammen medvirker til udvikling af organisationen. Projekterne indeholdt i programmet har fokus på de konkrete leverancer, tidsplaner, budget og ikke mindst forankring af den forandring, som følger heraf. Kort opsummeret; de enkelte projekter udmønter strategien, mens programledelsen sørger for den røde tråd for de enkelte projekter. Programmet for it-strategien har til formål at: - Implementere de opgaver og projekter, som er beskrevet for de fem strategiske pejlemærker i IT-strategien - Opfylde succeskriterierne defineret i strategien - Understøtte at organisationen er gearet til at håndtere og arbejde i de forandringer, som teknologien sætter i spil og fordrer - Fortsætte med at indsamle og dele ny viden og tendenser på området, som kan influere på strategiens projekter og opgaver 1
Organisation Der etableres en programstyregruppe for det samlede program (= samtlige opgaver og projekter i regi af it-strategien). Organisationsdiagrammet bliver i efterfølgende afsnit uddybet i forhold til opgaver og ansvar. Personer som indgår i grupper navngives eller alternativt beskrives med en generisk betegnelse, hvis der ikke er udpeget en person. Organisationen er i følgende niveauer: Programstyregruppen, IT-strategi gruppen, Koordinering mellem projektejere og projektleder den koordinerende projektgruppe Opgaver og ansvar for de tre niveauer uddybes efterfølgende i dokumentet. Styring af programmet Programstyregruppen Godkender kommissoriet Fastlægger kriterier for prioritering af opgaver/projekter og ændringer heraf Godkender projektafslutninger Har mandatet til at træffe de overordnede beslutninger, som påvirker hele programmet Sikrer en sammenhæng til øvrige programmer i porteføljen (Pædagogiske Udviklingsprojekter, Prototypeprojekterne, Digital Læring, m.fl.) 2
Kvalificering af nye projekter, som skal kobles på programmet samt beslutning om projekter, som eventuelt skal fjernes fra programmet. Har ansvaret for økonomien Mødeplan: Programstyregruppen mødes 3 4 gange årligt, og IT-strategi gruppens møder planlægges efter programstyregruppens møder. Opstartsmøde for programstyregruppen Programstyregruppemøde Programstyregruppemøde Programstyregruppemøde 2. april 2014 / er indkaldt 13. juni 2014 / er indkaldt 27. oktober 2014 / er indkaldt Jan 2015 / ikke indkaldt Programstyregruppen består af: Rolle Navn Område, afdeling Programstyregruppemøde Ken Engedal B&F (formand) Programstyregruppemøde Huno Kjærsgaard Jensen Skoleafd. (Næstformand) Programstyregruppemøde Charlotte Ørbæk Langballe Pædagogisk Udviklingssektion, skoleafd. Programstyregruppemøde Lotte Wrisberg Adm. Sektion, B&F Programleder (projektleder) Lone Juric Sørensen (Herefter LJS ) 0-18 årsområdet, skoleafd., Pædagogisk Udviklingssektion Ledelse og forankring i organisationen IT-strategi gruppen For at sikre det faglige indhold, udsyn og forankring etableres en IT-strategi gruppe. IT-strategi gruppen påvirker ledelsen af aktuelle og kommende projekter ved at medvirke til rammesætning af det strategiske indhold på baggrund af programstyregruppens beslutninger. 3 IT-strategi gruppen medvirker til at rammesætte aktuelle projekter og kommende projekter IT-strategi gruppen medvirker til at bidrage med lokal forankring af implementeringen af IT-strategien ved at have repræsentanter fra skole og dagtilbud med samt ved at have medlemmer fra læringsnetværk med i gruppen IT-strategi gruppen kan indstille forslag til prioritering af efterfølgende aktiviteter (indstilling til programstyregruppen) IT-strategi gruppen skal sikre højt fagligt indhold i de aktuelle projekter Ved prioritering af projekter og drøftelse af løsninger har ledelsesrepræsentanter fra Skoleafdelingen (Charlotte Ørbæk) og Børne- og Familieafdelingen (Lotte Wrisberg) det afgørende mandat i forhold til økonomiske beslutninger i IT-strategi gruppen. Beslutninger som vedrører skolernes og institutionernes økonomi tages videre til programstyregruppen. IT-strategi gruppen kan træffe beslutninger på vegne af skoler og daginstitutioner i forhold til projektprioritering og i forhold til at vælge relevante fora til involvering
Mødeplan: IT-strategi gruppen møder planlægges efter programstyregruppens møder. Der afholdes fire møder om året. Planlægning af møderne foregår i samarbejde med Charlotte Ørbæk og Lotte Wrisberg. Opstartsmøde for IT-strategi gruppen 1. juli 2014 IT-strategi gruppemøde 4. november 2014 / er indkaldt IT-strategi gruppemøde 2. februar 2015 / er indkaldt IT-strategi gruppemøde 7. april 2015 / er indkaldt Medlemmer af IT-strategi gruppen: Rolle Navn Område, afdeling Ledelsesrep, forankring til styregruppen. Har mandat til at træffe økonomiske prioriteringer. Charlotte Ørbæk Langballe Pædagogisk Udviklingssektion, skoleafd. Ledelsesrep, forankring til Lotte Wrisberg Adm. Sektion, B&F styregruppen. Har mandat til at træffe økonomiske prioriteringer. IT-strategi gruppemedlem, ledelse i IT-Centret Henrik Willumsen IT-Centret, Silkeborg Kommune Skoleledelse Ledelsesmæssig forankring, bidrager på vegne af ledelsesnetværk på skolerne, har mandat på vegne af skolerne at bidrage ved prioritering og med ressourcer. Lars Engeborg Kristian Toft Skoleafd., Skolerne Institutionsledelse Ledelsesmæssig forankring, bidrager på vegne af daginstitutionerne, har mandat på vegne af daginstitutionerne at bidrage ved prioritering og med ressourcer. Sikre forankring og kommunikation ud i læringscentre og læringsnetværk, faglig sparring Sikre forankring og kommunikation ud i læringscentre og læringsnetværk, faglig sparring Sikre forankring i læringsnetværk, faglig sparring, bibringe ny viden på området Sikre forankring i læringsnetværk, faglig sparring, bibringe ny viden på området Gæste-medlem Bidrage med viden omkring relevante projekter, sikre sammenhæng Projektleder Mødefacilitering, planlægning og kommunikation til og fra 4 Annette Frederiksen Britt Sparvath It-vejleder med diplom i mediepædagogik Mads Alex Madsen Pædagog med diplom i mediepædagogik Maria Kjøge Lars Bo Nielsen Søren Baltzer Rasmussen Jette Hundahl Mikkelsen LJS B&F, Daginstitutioner Skolerne Institutionerne IT-konsulent, skole Som facilitator for netværk, bindeled Som facilitator for netværk, bindeled Projektleder, FabLab og Prototyperne 0-18 års området
styregruppen Koordinering af aktuelle projekter Koordinerende møder mellem projektejer, sektionsleder og projektleder Projektleder indkalder og planlægger de koordinerende møder, hvor aktuelle problematikker, strategiske overvejelser og prioriteringer foretages med sektionsledelsen. Møderne indkaldes ad hoc. Møderne bruges også til planlægning af henholdsvis IT-strategigruppemøder og Programstyregruppemøder. Koordinerende projektgruppe For at sikre en sammenhæng og koordinering på tværs af de projekter, der aktuelt er i gang etableres en koordinerende projektgruppe. LJS indkalder og planlægger de koordinerende projektgruppemøder. Organisering af specifikke projekter Samtlige projekter og opgaver indeholdt i IT-strategien etableres i særskilte projektorganisationer eller arbejdsgrupper som bliver målrettet opgaven, som skal løses. Der kan etableres selvstændige projektstyregrupper for de enkelte projekter i programmet. Ved bemandingen af de specifikke projekter skal der hver gang overvejes, om det er relevant og nødvendigt at inddrage særlige områder. Det kan fx være: - De faglige organisationer - Jura - Indkøb - Silkeborg Kommunes IT-Center, Digitaliseringsenheden - Kommunikationssektionen - Innovationsteam, HR - Eller andre parter, som er nødvendige for projektet. Ved igangsættelse af nyt projekt bliver der udarbejdet et projektforklæde og/eller et kommissorium, som arbejdsgruppeformanden/projektlederen arbejder ud fra. Som udgangspunkt er én af it-konsulenterne typisk involveret i de enkelte projekter, enten som arbejdsgruppeformand/projektleder eller som projektdeltager. Den koordinerende projektgruppe: Er ansvarlig for tværgående videndeling om aktiviteter og projekter Er med til at skabe synlighed og kommunikation om aktuelle projekter Skal sikre højt fagligt indhold i de aktuelle projekter Den koordinerende projektgruppe mødes efter behov. Ønsker om møder kan fremsættes af LJS og/eller af de enkelte projektledere/arbejdsgruppeformænd. Rolle Navn Område, afdeling Projektledelse Lone Juric Sørensen Pædagogisk Udviklingssektion, skoleafd. 5
Øvrige medlemmer af den koordinerende projektgruppe Aktuelle projekter: Arbejdsgruppeformand eller projektleder Projektgruppemedlem, Ad Hoc Deltager altid: IT-konsulenterne, skole; Lars Bo Nielsen og Steen Demuth IT-konsulent, dagtilbud [Navn følger] IT-projektkonsulent Jonas Linde Mikkelsen Repræsentant fra de faglige organisationer Efter vurdering og behov, i samarbejde med enkelte projekter Roller Rolle Opgave Person Projektleder for ITstrategien Fungerer som programleder for overordnet program, fungerer som projektleder på specifikke projekter i regi af IT-strategien. Lone Juric Sørensen Sparringspartner for arbejdsgruppeformænd/projektledere i øvrige projekter under IT-strategien. Mødeleder ved programstyregruppemøder, ITstrategigruppemøder og de koordinerende projektgruppemøder. Ansvarlig for kommunikation og planlægning i programmet. Sparring omkring kommunikation og planlægning i forhold til aktuelle projekter. Arbejdsgruppeformand ell. Projektleder (på de enkelte projekter og opgaver i strategien) Styregruppeformand (programstyregruppen) Projektlederen refererer til Projektejer. I forhold til koordinering og prioritering af projekter og opgaver i IT-strategien skal projektlederen samarbejde med Lotte Wrisberg og Charlotte Ørbæk Langballe. Ansvarlig i forhold til udarbejdelse af leverancebeskrivelser, tidsplan, opfyldelse af succeskriterier, koordinering af møder og mødeleder for egne møder. Bidrager med deltagelse i de tværgående projektgruppemøder. Koordinerer med LJS og orienterer LJS om projekt status. Formanden er projektejer. Det er én person med mandat til at træffe de endelige beslutninger, skal sikre finansieringen, skal sikre at programmet bliver på sporet i forhold til de strategiske mål. Projektejeren udpeges af ledelsen. Varierer Ken Engedal 6
Øvrige programstyregruppemedlemmer Næstformanden træder ind ved formandens fravær. Styregruppeformanden og næstformanden skal med et tæt samarbejde sikre at der tages fælles beslutninger og prioriteringer til gavn for en tværgående it-strategi på 0-18 års området. Tildeler ressourcer og midler. Sikrer forretningsmæssige forankring. Repræsenterer dem der udvikler og implementerer projekterne, ansvarlig for kvaliteten og tekniske aspekter, rådgiver omkring udvikling og metoder til design og implementering af projekterne. Sparring og rådgivning til projektlederen. Repræsenterer brugerne, sikrer at behov beskrives, tildeler brugerressourcerne, kontrol af produkterne, beskriver ønskede udbytte. Huno Kjærsgaard Jensen Lotte Wrisberg Charlotte Ørbæk Langballe Mål og strategi Programmet Implementering af IT-strategi 0-18 skal opfylde den politisk vedtagne strategi. Strategien er gældende for 2013 til 2018 og skal opfylde visionen Brugen af IT fremmer læring og trivsel, skaber udfordrende læringsrum og støtter forpligtende fællesskaber. Strategien kan hentes via Kommunes hjemmeside, og er hermed offentlig tilgængelig: http://silkeborgkommune.dk/~/media/borger/boern%20unge%20og%20familie/politikker%20og %20strategier/IT-strategi_0-18_%C3%A5r_med_bilag.pdf Programmet skal sikre at initiativerne igangsættes og gennemføres, og at de strategiske målsætninger opfyldes. Vedtaget Organisering og rammesætningen for IT-strategien er vedtaget på programstyregruppemøde onsdag d. 2. april 2014. Opdateret d. 4. september 2014. 7