Helårsrapport på baggrund af henvendelsesstatistik på tværs af Vejledning og Studieinformation, AU Studier

Transkript

1 ering Evalu Måling af studievejledningsaktiviteter på AU i 2013 Helårsrapport på baggrund af henvendelsesstatistik på tværs af Vejledning og Studieinformation, AU Studier Faglig rapport fra de fire hovedområder og Informations- og vejledningscentret i Fællesservice 2013 Forfattere: Michael Mejlgaard Udby (BSS), Morten Jacobsen (AR), Damian A. Hertoft Goldberg (HE), Rasmus Pedersen (ST), Mona Ægidius (FÆL)

2 Indhold Indledning Resumé Metode / Udarbejdelse af spørgeskema og indsamling af data Resultater fra hovedområderne / Antal henvendelser / Det totale antal af henvendelser i / Valg af medie ved henvendelser / Nuværende vs. kommende studerende / Top 5 henvendelser / Oversigt over de 5 mest hyppige henvendelser Resultater fra Informations- og vejledningscentret i Fællesservice / Antal henvendelser, medievalg og brugere / Henvendelser fordelt på emne Chatvejledning / Chatvejledning som fælles tilbud på HO og i den centrale vejledning Bilag

3 Indledning Dette er den første rapport i rækken af kommende årsrapporter over vejledningsaktiviteter på tværs af Vejledning og Studieinformation på Aarhus Universitet. Rapporten indeholder resultater for måling af vejledningsaktiviteter i hele kalenderåret Arbejdet med måling af vejledningsaktiviteter blev iværksat i maj 2012 i en arbejdsgruppe fra Vejledning og Studieinformation på tværs af alle hovedområderne samt den centrale vejledning. Formålet med arbejdet har fra starten været at kortlægge volumen af studievejledningshenvendelser og tendenser over året med henblik på at kunne planlægge og målrette studievejledningen yderligere på Aarhus Universitet. 3

4 1.0 Resumé Herunder et resumé af rapportens vigtigste resultater: Samlede antal henvendelser: Det totale antal henvendelser i studievejledningerne på hovedområderne udgjorde i 2013 samlet set , mens der i den centrale vejledning i Fredrikshus var registrerede henvendelser. Foretrukne medie: På både hovedområderne og i den centrale vejledning er det foretrukne medie hos de vejledningssøgende. Nuværende versus kommende studerende: På hovedområderne er de fleste henvendelser fra nuværende studerende, samlet set omkring 70% af alle henvendelser, mens 30% er fra kommende studerende. I den centrale vejledning er tendensen henover et år, at der henvender sig nogenlunde lige mange studerende og kommende studerende. pr. måned Top 5-henvendelser: På hovedområderne angår langt de fleste henvendelser optagelse/supplering og/eller studieplan. Derudover modtages typisk henvendelser om tilmelding til eksamen/kurser, hjælp til ansøgninger og dumpede eksamener. I den centrale vejledning er det henvendelser omkring optagelse/supplering, der udgør den absolut største andel. Men også udmeldelse, overflytning og stress/depression/psykiske problemer kommer der mange henvendelser om i Informations- og Vejledningscenteret. Chatvejledning: Fra efteråret 2012 til sensommeren 2013 var der samlet set i den centrale vejledning registrerede chats. Til sammenligning fordelte henvendelserne sig på hovedområderne med 721 (BSS), 436 (AR), 346 (HE), 217 (ST) og 50 (Ingeniørhøjskolen) registrerede henvendelser. Baseret på en evalueringsrapport over chat som fast tilbud, er det kun den centrale vejledning, der fortsætter med tilbuddet, mens visse hovedområder har vurderet, at de fremadrettet kun vil tilbyde chatvejledning i spidsbelastningsperioder. 4

5 2.0 Metode 2.1/ Udarbejdelse af spørgeskema og indsamling af data Metode på hovedområderne Indsamlingen af data til måling er foregået via et online spørgeskema i SurveyXact, som hovedsaligt studievejlederne på de enkelte fag har udfyldt, hver gang de har haft en ny vejledning 1. Bemærk at den samme studerende sagtens kan have haft spørgsmål til flere emner, hvorfor antallet af henvendelser overstiger antallet af unikke henvendelser. Vi vil i analyserne bruge antallet af de totale gange, der er blevet spurgt til et emne. Udarbejdelsen af spørgeskemaet er foregået i arbejdsgruppen med udgangspunkt i en tidligere benyttet udgave fra Science & Technology. Der er således taget udgangspunkt i et allerede testet design, som efterfølgende er blevet tilpasset til de enkelte hovedområder, samt rettet til i forhold til ønskede svarmuligheder. Der er efter tilbagemeldinger fra studievejlederne også løbende lavet mindre rettelser, præciseringer og tilføjelser, dog uden at dette har haft indflydelse på sammenligneligheden. Der er også sendt en intern vejledning rundt til studievejlederne, med en mere uddybende forklaring til de enkelte svarmuligheder. Således har vi sikret, at de samme henvendelser bliver indtastet under de samme kategorier. I bilag 1 kan der findes et eksempel på et af spørgeskemaerne. Metode i Informations- og vejledningscentret i Fredrikshus 2 Indsamlingen af data i Informations- og vejledningscentret i Fredrikshus er væsensforskellig fra dataindsamlingen på hovedområderne: hvor der på HO udfyldes skema i SurveyXact efter hver ny vejledning, sker det i Informations- og vejledningscentret kun efter endt én-til-énvejledning (fremmøde). Der udfyldes således ikke skema af vejlederne i skranken i Informations- og vejledningscenteret i den daglige drift, hvor det største tryk af vejledningshenvendelser ligger. Her indhentes tal for antal henvendelser direkte fra AU IT. Se mere uddybende om vilkår og metode for dataindsamlingerne her: Telefon: Data vedrørende telefonopkald på hovednummeret indhentes automatisk fra AU IT 3. Mailvejledningen er spredt ud på flere forskellige postkasser, herunder vejledning@au.dk, stuf@au.dk og studieguide@au.dk. Mails er indsamlet ved optælling i de respektive postkasser. 1 Ved ny vejledning menes der et nyt vejledningsforløb (længere mail-korrespondancer tæller som én vejledning). 2 Vejledningshenvendelser til SU-kontoret, Karrierevejledningen, Specialpædagogisk Støtte og Efter- og videreuddannelse er IKKE en del af statistikken, selvom de også har tilbud i Fredrikshus. 3 AU IT gør opmærksom på, at der i første kvartal 2013 mangler tal over telefonopkald i marts og april måned pga. systemnedbrud. I grafer, hvor tal over telefonopkald indgår, vil der derfor være tale om et estimeret tal baseret på de øvrige måneders henvendelsesstatistik. 5

6 Fremmøde: Fremmøde i rapporten er at forstå som antal personlige henvendelser i Informations- og vejledningscentret, Fredrikshus. Hver henvendelse er registreret ved manuel kliktælling af vores studievejledere i skranken, mens én-til-én vejledningssamtaler er registreret igennem en survey. Chat: Antallet af gennemførte chatsamtaler er registreret i en særskilt survey, som vejlederne udfylder efter hver endt chatvejledning. Data præsenteret i denne rapport er indsamlet i perioden 9. september 2012 til 8. august 2013 i den centrale vejledning i Fredrikshus og på hovedområderne. Hovedkonklusionerne i afsnit 4.0 om chatvejledning baserer sig på en fælles evalueringsrapport om chat som tværgående tilbud på AU. 6

7 3.0 Resultater fra hovedområderne 3.1/ Antal henvendelser 3.1.1/ Det totale antal af henvendelser i 2013 I løbet af 2013 er der registreret i alt henvendelser i studievejledningerne på hovedområderne på AU. Heri kan den samme studerende have henvendt sig flere gange, men det har for hver henvendelse været betragtet som en ny vejledningssession. Henvendelser i 2013, fordelt på hovedområder ST AR BSS HE Figur 1 - totale antal henvendelser i 2013 på HO I absolutte tal er det tydeligt at se i figur 1, at der både på ARTS og BSS er betydelig flere henvendelser end på de to øvrige hovedområder. Kigger man dog på det relativt og tager studenterbestanden på de enkelte hovedområder i betragtning, finder man et noget mere jævnt fordelt resultat. 4 4 I graferne fra ST indgår ikke data fra Ingeniørhøjskolens studievejledning, da de ikke er en del af AU Studier. 7

8 0,90 0,80 0,70 0,60 0,50 0,40 0,30 0,20 0,10 Henvendelser pr. studerende relativt til studenterbestanden 0,63 Hele AU 0,76 0,65 0,48 0,42 AR BSS HE ST Antal henvendelser pr. studerende Figur 2 Antal henvendelser pr. studerende i 2013 relativt til studentermassen pr. HO, samt hele AU (ekskl. FA). Figur 2 viser antallet af henvendelser pr. studerende relativt til det enkelte hovedområdes studenterbestand 5. Andelen svinger ca. 0,06 0,34 mellem HO. Det er her tydeligt, at Arts oplever den største andel af studerende i forhold til studenterbestanden, der henvender sig. Det skal her nævnes, at figur 2 udelukkende viser den relative mængde af henvendelser for nuværende studerende. Dvs. at der ikke er medregnet henvendelser fra kommende studerende i figur 2. Der er ganske få udsving i det totale antal henvendelser pr. måned med undtagelse af juli og december måned, hvor man tydeligt kan se i figur 3, at antallet af henvendelser falder. Dette kan bl.a. forklares med, at der er eksamener, ferier og afsluttede ansøgningsfrister for optagelse mv. i disse perioder. 5 AU s studienøgletal 2013: statistik/bestand_ _rev pdf 8

9 Henvendelser per måned AR BSS HE ST Figur 3 Total antal henvendelser pr. måned på HO I ovenstående graf kan man tydeligt se, at antallet af henvendelser på HO varierer fra måned til måned / Valg af medie ved henvendelser Som det fremgår af figur 4 er det klart s, der bliver brugt ved henvendelser fra studerende, mens fordelingen mellem telefoniske henvendelser og fremmøde er ligeligt fordelt. Igen ses det, at der er forskelle mellem de enkelte HO, hvilket bl.a. kan anvendes i planlægningen af åbningstiderne for de enkelte studievejledninger. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Procentfordeling af medie på HO 54% 54% 54% 61% 50% 5% 21% 24% 23% 19% 45% 25% 22% 23% 20% Alle HO AR BSS HE ST E mail Telefon Fremmøde Figur 4 - Procentfordelingen af medier ved henvendelser på HO. 9

10 Her fremgår det, at fordelingen mellem de tre vejledningsmedier er relativt ens på AR, BSS og HE, mens ST har betydeligt mere fremmøde-vejledning på bekostning af den telefoniske vejledning. Ved nærmere analyse af medievalget kan vi også finde store forskelle i, hvilket medie de studerende anvender, alt efter hvad deres henvendelse omhandler. I figur 5 nedenfor er der lavet en oversigt over, hvilket medie der er foretrukket over de andre for de enkelte emner. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Depression/stress/psykiske Dumpet eksamen Eksamensangst/perfektionisme Forsinkelse Karriere/udslusning Kulturelle problemer/studiemiljø Optagelse/supplering til Overflytning til andet studium Pause fra studiet PhD Speciale/bachelorafhandling Studieplan SU Tilmelding til eksamen/kurser Udlandsophold/udveksling Udmeldelse Vejledning i Andet Fremmøde Telefon E mail Figur 5 - Valg af medie i forhold til emne Her fremgår det, at mail er det foretrukne medievalg ved vejledninger vedrørende Optagelse/supplering til optagelse", speciale/bachelorafhandling, tilmelding til eksamen og "andet". Når man ser på en-til-en vejledning (fremmøde) er der en overrepræsentation af henvendelser vedrørende "eksamensangst/perfektionisme ", "depression/stress, "Speciale/bachelorafhandling" samt "Vejledning i ansøgning/dispensation/klager" / Nuværende vs. kommende studerende I en samlet opgørelse over 2013 ses det tydeligt, at de fleste henvendelser er fra nuværende studerende. Samlet set er omkring 70 % af alle henvendelser fra nuværende studerende, mens 30 % er fra kommende studerende. I figur 6 ses forskellene mellem de enkelte måneder og hvordan disse varierer i procentdelen af henvendelser fra henholdsvis nuværende og kommende studerende. 10

11 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Kommende Nuværende Figur 6 Procentdelen af henvendelser fra kommende og nuværende studerende pr. måned. Det fremgår desuden i figur 6 at der i marts og juni august måned, er flere henvendelse fra kommende studerende, end det ses i de resterende måneder. Det øgede antal henvendelser fra kommende studerende i denne periode, kan hænge sammen med et stort antal henvendelser op til ansøgningsfristen for optag på kvote 1 og kvote 2 på bacheloruddannelserne, samt ansøgningsfristen til kandidatuddannelserne. 3.2/ Top 5 henvendelser 3.2.1/ Oversigt over de 5 mest hyppige henvendelser 6 Ser man på de hyppigst stillede spørgsmål til studievejlederne som et gennemsnit på tværs af AU, er der især 2 grupper af spørgsmål, der forekommer ofte. Som det fremgår af figur 7 er der i knap 25 % af alle henvendelser til studievejledningen spurgt til optagelse/supplering til optagelse og i 30 % af tilfældene har emnet omhandlet studieplanen. Som en del af spørgsmålene vedrørende optagelse/supplering findes spørgsmål både til optagelseskrav samt afklaring af studievalg mv. Kategorien studieplan indeholder emner omhandlende planlægning af studier, herunder praktik, tilvalg og valgfag, samt tilrettelægning af individuelt studieprogram. De 3 øvrige kategorier i top 5 omhandler tilfælde, hvor studerende har spurgt til tilmeldinger til eksamener/kurser, ansøgninger til dispensation/klager samt spørgsmål vedrørende dumpede eksamener. 6 Det skal bemærkes, at henvendelser i kategorien Andet ville være på tredjepladsen, men denne er fravalgt da denne indeholder kommentarer, som ikke kan generaliseres. Dog bruges gruppen til at tilpasse spørgeskemaet. 11

12 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Alle HO AR BSS HE ST Figur 7 - Top 5 emner ved registrerede henvendelser fordelt på HO i 2013 Figur 7 viser ligeledes de store forskelle der er mellem HO, når det angår henvendelser fra studerende. For eksempel kan nævnes den store procentdel af henvendelser på ST, der omhandler kategorien studieplan. Det er derfor tydeligt, at der et behov for at tilpasse vejledningen til studerende på enkelte HO. 12

13 4.0 Resultater fra Informations- og vejledningscentret i Fællesservice 4.1/ Antal henvendelser, medievalg og brugere I hele 2013 er der registreret i alt henvendelser i Informations- og vejledningscentret, Fredrikshus, fordelt på fire medier. Bemærk venligst, at vejledningshenvendelser i nedenstående grafer som nævnt ikke indbefatter henvendelser til SU-kontoret, Karrierevejledningen, Specialpædagogisk Støtte og Efter- og videreuddannelse, selvom disse har tilbud i Fredrikshus. 7 I figur 8 nedenfor fremgår den procentmæssige fordeling af henvendelser pr. medie i Informations- og vejledningscentret i Fredrikshus: 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Henvendelser fordelt på medier Chat E mail Telefon Fremmøde Fredrikshus 2013 Figur 8 Henvendelser fordelt på medier procentvis fordeling 7 Vigtigt at bemærke til de følgende grafer: Telefontallene i de følgende grafer (vist i de røde søjler) er baseret på datarapporter leveret fra AU IT, som uheldigvis havde systemnedbrud i marts og april Derfor findes der ingen data fra disse måneder, som ellers regnes for nogle af de travleste i Informations- og vejledningscentret, da de både indbefatter kvote 2-frist og to kandidatansøgningsfrister. Efter drøftelse med Driftsenheden på AU er vi nået frem til, at den mest valide måde at reetablere tal på for disse måneder, uden at skulle ud i gisninger og estimater, er at anvende henvendelsestal fra I de efterfølgende grafer indgår tallene for marts og april 2014 således som erstatning for tallene fra samme periode i

14 Fordelt på antal henvendelser for hvert medie ser billedet således ud: Henvendelser fordelt på medier Fremmøde Telefon E mail Chat 2013 Figur 9 Antal henvendelser fordelt på medier I figur 10 nedenfor præsenteres det samlede antal henvendelser pr. måned fordelt på medier: Henvendelsernes medie 2013 Fremmøde Telefon E mails Chat Figur 10 Antal henvendelser fordelt på medier og måneder Nedenfor ses graf over, hvor mange af henvendelserne i Fredrikshus, der er fra henholdsvis kommende og nuværende studerende. Bemærk her, at graferne udelukkende baserer sig på den meget begrænsede datamængde, som er indsamlet via SurveyXact i Informations- og vejledningscentret i Fællesservice (422 registrerede henvendelser i perioden). 14

15 Nuværende vs. Kommende studerende Andet Kommende Nuværende Figur 11 Antal henvendelser fordelt på målgruppe Henover et helt år er tendensen, at der i Fredrikshus henvender sig nogenlunde lige mange kommende og nuværende studerende pr. måned samlet set. 4.2/ Henvendelser fordelt på emne De registrerede henvendelser i Informations- og vejledningscentret kan give et diskret billede af, hvilke emner, brugerne oftest henvender sig om: 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Total Fredrikshus 2013 Andet Vejledning i ansøgning/dispensation/klager Udmeldelse Udlandsophold/udveksling Tilmelding til eksamen/kurser SU Studieprogram (tilvalg/sidefag/merit/praktik) Speciale/bachelorafhandling PhD Pause fra studiet Overflytning til andet studium Optagelse/supplering til optagelse Kulturelle problemer/studiemiljø Karriere/udslusning Forsinkelse Eksamensangst/perfektionisme/præsta tionsangst Dumpet eksamen Depression/stress/psykiske problemer Figur 12 henvendelsernes medie fordelt på emne 15

16 Som det ses af grafen ovenfor, udgør henvendelser omkring optagelse/supplering den absolut største andel. Derudover får Informations- og vejledningscentret i Fredrikshus også mange henvendelser om udmeldelse, overflytning samt henvendelser omhandlende depression/stress/psykiske problemer. 16

17 5.0 Chatvejledning 5.1/ Chatvejledning som fælles tilbud på HO og i den centrale vejledning Chatvejledning har siden 2010/2011 været en fast del af det samlede vejledningstilbud i Informations- og vejledningscentret i Fællesservice. Derfor indgår tal fra chatten også i afsnit 3, Resultater fra Informations- og vejledningscentret i Fællesservice som en del af det fast etablerede tilbud. I en afgrænset periode fra efteråret 2012 og frem til sensommeren 2013 blev chattilbuddet forsøgsvis bredt ud til hovedområderne i form af faste chatvagter på bestemte åbningstider hver uge. I figur 14 indgår både tal fra den centrale vejledning og fra hovedområderne. Det er her vigtigt at bemærke, at chattilbuddet allerede fra dataindsamlingsperiodens start havde haft en vis indkøringsperiode og derfor var mere eller mindre veletableret som fast tilbud, hvor der på hovedområderne anderledes var tale om et helt nyt tiltag i perioden. I efteråret 2013 blev chatvejledningen evalueret af en chatnetværksgruppe i en særskilt evalueringsrapport (af september 2013) 8. Rapporten konkluderer overordnet og bl.a. på basis af en vurdering af hovedområdernes forskellige behov/ressourcer, at chattilbuddet ikke skal fortsætte som et fast tilbud på hovedområderne, men fremadrettet kun i den centrale vejledning, Nogle hovedområder vil dog fortsat tilbyde chatvejledning i spidsbelastningsperioder. Dette gælder fra og med januar 2014 og er besluttet af VEST-båndet. 8 Rapporten kan rekvireres, hvis det ønskes. 17

18 Nedenstående tal fra evalueringsrapporten viser, at fordelingen af chats registreret i vejledningens surveysystem i perioden 9. september 2012 til 8. august 2013 på AU ser således ud: Antal henvendelser Figur 13 Antal chathenvendelser i perioden på tværs Figur 14 nedenfor viser, hvilken type studerende, der typisk henvender sig på chatten. Som det ses, udgør potentielle studerende langt størstedelen. 50,0% 45,0% 40,0% 35,0% 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% 44,8% 31,8% 12,6% 8,2% 4,7% 0,3% 0,3% Figur 14 Chathenvendelser fordelt på målgruppe 18

19 6.0 Bilag 1 19