Nedenstående principper beskriver de retningslinjer, Ejendomsservice reguleres efter.

Transkript

1 Notat Vedrørende: Styringsprincipper for Ejendomsservice Sagsnavn: ES - Aftale mellem Randers Byråd og Ejendomsservice Sagsnummer: P Skrevet af: Rikke Hylleberg Clausen rikke.hylleberg.clausen@randers.dk Forvaltning: Ejendomsservice Dato: Sendes til: Randers Byråd Styringsprincipper for Ejendomsservice Nedenstående principper beskriver de retningslinjer, Ejendomsservice reguleres efter. 1. Samarbejde mellem Ejendomsservice og brugerne Formålet med nedenstående er at sikre, at forvaltningen af kommunes bygninger sker i et smidigt samarbejde mellem fagforvaltning og Ejendomsservice. Fagforvaltningerne er bygningsejere, mens Ejendomsservice har økonomien til samt ansvaret for drift og vedligehold af bygningerne. Denne opgavedeling fordrer en tæt dialog og et tæt samarbejde mellem fagforvaltning og Ejendomsservice omkring bygningerne. Fagforvaltningen kan således ikke foretage ændringer vedrørende bygningerne - vedligehold, ombygning, ind- eller udleje mm. - uden at inddrage Ejendomsservice, ligesom Ejendomsservice heller ikke kan planlægge større ændringer som for eksempel ombygninger, omrokeringer samt større vedligeholdelsesopgaver uden at inddrage fagforvaltningen. For at sikre den mest smidige og inddragende proces, involverer parterne hinanden allerede i overvejelsesfasen, så der er mulighed for fra starten af at etablere et samarbejde, der belyser sagen fra alle vinkler med henblik på at sikre den bedst mulige løsning. Den daglige drift af bygningen og det løbende daglige vedligehold udføres dog af Ejendomsservice uden nødvendigvis at inddrage fagforvaltningen og de decentrale enheder i alle detaljer. 2. Dækning af lokalebehov Formålet med nedenstående er at sikre, at de decentrale enheders behov for lokaler dækkes med den mest optimale anvendelse af de kommunale arealer. Fagforvaltninger, der har et ændret lokalebehov, retter henvendelse til Ejendomsservice med henblik på at afdække, hvordan det ændrede behov bedst kan imødekommes. Henvendelsen sker, så snart man i fagforvaltningen har kendskab til det ændrede lokalebehov. Hvis der er behov for flere lokaler, undersøges om behovet kan dækkes ved at omprioritere brugen af eksisterende lejemål eller eksisterende kommunale ejendomme. Hvis ikke, Side 1 af 6

2 undersøger Ejendomsservice i samarbejde med fagforvaltningen, hvorvidt det er mest hensigtsmæssigt at dække lokalebehovet gennem leje, køb eller nyanlæg af bygninger. Hvis fagforvaltningen har overskydende bygningskapacitet, undersøges om andre forvaltninger har behov for lokaler. Hvis dette ikke er tilfældet, undersøges hvilke muligheder der er for at afhænde lokaler ved enten opsigelse af lejemål, udlejning til ekstern lejer, salg eller nedrivning. 3. Indgåelse af lejeaftaler vedrørende fast ejendom Formålet med nedenstående at sikre, at de indgåede lejemål er juridisk, byggefagligt og økonomisk tilstrækkeligt attraktive. Ejendomsservice er ansvarlig for administration af kommunens lejemål. Ejendomsservice er ansvarlig for både det ejendomsfaglige aspekt, det forretningsmæssige aspekt, og det juridiske indhold i aftalerne. Aftale om leje af fast ejendom, der kan sidestilles med en kommunal anlægsopgave, er omfattet af bekendtgørelsen om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier mv. Indgåelse af lejeaftaler skal ske i overensstemmelse med Randers Kommunes kasse- og regnskabsregulativs bilag vedrørende leje- og leasingaftaler. Fagforvaltningen er ansvarlig for, at der er bevillingsmæssig dækning for besluttede nye lejeaftaler, herunder at der fremover budgetteres med lejeudgiften inklusive driftsudgifter. Budgettet for husleje i lejede bygninger administreres af Ejendomsservice. Udgifter til husleje budgetteres og regnskabsføres, så udgifterne kan henføres til den institution, hvor huslejen er betalt. 4. Administration af udlejningsbygninger Formålet med nedenstående er at sikre en effektiv administration af udlejede bygninger. Udleje af bygninger, som ikke anvendes til kommunale formål, og budgettet i forbindelse hermed administreres af Ejendomsservice. (Det drejer sig fx om bygninger erhvervet som led i jordforsyning.) Huslejen budgetteres og bogføres på ejendommen. Udleje af boliger til kommunale formål (fx ungdomsboliger som led i efterværn) og budgettet i forbindelse hermed administreres af fagforvaltningerne. Udleje af almene ældreboliger og budgettet herfor administreres af boligforeninger. Huslejen budgetteres og bogføres på den afdeling i boligforeningen, boligerne hører under. 5. Økonomi i forbindelse med bygningsændringer Formålet med nedenstående er at afklare fordelingen af investeringer og provenu i forbindelse med bygningsændringer samt at sikre, at økonomien i forbindelse med disse forbliver på bygningsområdet. Bygningsændringer forekommer i forbindelse med ændrede Side 2 af 6

3 lokalebehov og/ eller arealoptimeringsprojekter, og kan omfatte eksempelvis nybyggeri, ombygninger, køb, salg og nedrivning af bygninger, samt indleje eller afhændelse af lejemål. Konkret vil der i forbindelse med bygningsmæssige ændringer blive udarbejdet en businesscase, der redegør for tilbagebetaling på nutidsinvesteringer i køb, nyopførelse og/ eller ombygninger kontra afhændelse af gammelt. På baggrund af businesscasen vurderes det, hvorvidt projektet er rentabelt at sætte i værk. Bygningsmæssige ændringer kan finansieres med lån fra kommunekassen med en tilbagebetalingstid på op til fire år. Projekter med en afskrivningsperiode udover fire år kan gennemføres, såfremt den likviditetsmæssige virkning af investeringen (den del af tilbagebetalingen som ligger udenfor budgetperioden) kan tilvejebringes på anden vis. Eksempelvis ved udskydelse af andre planlagte anlægsprojekter eller ved lån af likviditet fra andre afsatte midler i budgettet (opsparing, puljer mv.). Herudover kan sådanne arealoptimeringsprojekter også prioriteres i forbindelse med de årlige budgetforhandlinger på linje med øvrige udvidelsesforslag. Såvel 4-årige lån af kommunekassen som anlæg med en afskrivningsperiode på over 4 år, kræver konkret godkendelse i byrådet. Ved projekter, hvor fagforvaltningen af faglige årsager ønsker ændrede faciliteter, og der samtidig er god kommunaløkonomisk fornuft i at foretage ændringer, vil udgangspunktet være, at Ejendomsservice tilføres en eventuel driftsbesparelse, mens en eventuel huslejebesparelse samt indtægt ved evt. salg af bygninger medgår til afbetaling på investering (herunder tilbagebetaling af udlån af likviditet). Når investeringen er betalt ud, tilgår den varige huslejebesparelse Ejendomsservice. I forbindelse med udvidelser/ reduktion i aktiviteter på institutioner samt omlægning fra bygningskrævende til matrikelløs aktivitet og omvendt er det fagforvaltningen, der finansierer bygningsændringen (evt. gennem en selvstændig anlægsbevilling). På samme måde er det afhængigt af den konkrete sag fagforvaltningen eller kommunekassen, der modtager et eventuelt provenu, hvis aktiviteten indskrænkes og frigiver bygninger, der kan sælges eller spare en husleje. I forbindelse med udvidelser i administrationsbygningerne gælder, at hvis en udvidelse i de administrative bygninger ikke kan rummes i de lokaler, man allerede har, vil det være den udvidende afdeling, der finansierer en eventuel ombygning for at få mere plads. Hvis en udvidelse i en administrationsbygning kræver indgåelse af eksterne lejemål til at huse enten den udvidende afdeling eller en anden afdeling, er det den udvidende afdeling, der finansierer lejemålet (både husleje og drift). Konkret sker dette ved, at den udvidende afdeling overfører budget til Ejendomsservice til husleje og drift af udvidelsen. Hvis den udvidende afdeling senere indskrænker tilsvarende, så lejemålet dermed kan frigives igen, vil provenuet fra den sparede husleje og drift tilfalde den afdeling, der oprindeligt finansierede lejemålet. Denne mekanisme gælder fra og med Omvendt vil den udvidende afdeling ikke have merudgifter til udvidelsen, hvis den kan rummes indenfor de lokaler, afdelingen allerede har til rådighed. 6. Byggerådgivning, renovering og anlægsprojekter vedrørende fast ejendom, hvor fagforvaltningerne er projektejer Side 3 af 6

4 Formålet med nedenstående er at fastlægge og beskrive omfanget af Ejendomsservice byggerådgivning samt beskrive fagforvaltningernes og Ejendomsservice roller i forbindelse med renovering og anlægsprojekter. Da fagforvaltningerne er bygningsejere, er det fagforvaltningerne, der har det overordnede ansvar i forbindelse med byggeprocesser. Fagforvaltningerne er imidlertid ikke i besiddelse af de nødvendige tekniske, processuelle eller juridiske kompetencer til at gennemføre byggeprocesser fra start til slut, hvorfor byggeprocesserne må foregå i et tæt samarbejde og i en tæt dialog med Ejendomsservice som beskrevet herunder. Ejendomsservice er bygningsadministrator og forestår drift og vedligehold af bygningerne. Ejendomsservice leverer derfor input til minimumskrav i forbindelse med byggeprojekter med henblik på fremtidig drift og vedligehold af bygningen. Desuden leverer Ejendomsservice input til driftsøkonomi for bygningen. Der er ikke honorar forbundet med ovenstående. Ejendomsservice yder gratis rådgivning i den indledende fase i et byggeprojekt. Ejendomsservice fungerer som indgang til Miljø og Teknik og sørger i samarbejde med fagforvaltningen for den indledende dialog med relevante myndigheder samt diverse tekniske afklaringer og forundersøgelser, Den indledende fase defineres som fasen indtil fagforvaltningen har etableret det fornødne grundlag for at beslutte den videre proces og kan forberede en sag om anlægsbevilling. Ejendomsservice kan desuden påtage sig rollen som bygherrerådgiver, arkitektrådgiver samt projekterings- og byggeleder. For at påtage sig denne rolle tager Ejendomsservice et honorar på 6 % af håndværkerudgifterne. Alternativt kan Ejendomsservice påtage sig rollen som bygherrerådgiver i et projekt, hvor der er tilknyttet ekstern rådgiver (arkitekt, ingeniør mv.). Denne opgave består i at rådgive om form og rammer for arbejdet, udarbejde udbudsmateriale, stå for rådgiverudbud og hjælp til at overdrage opgaven til eksterne. Desuden deltager Ejendomsservice i udvalgte projekterings- og byggemøder. Honoraret for denne opgave sættes til 2 % af håndværkerudgifterne ved licitation. Som en sidste mulig rolle kan Ejendomsservice bidrage med faglig sparring i byggeprojekter, hvor fagforvaltningen køber ekstern bygherrerådgivning. For dette tages et honorar på 1000 kr. pr. uge, hvilket svarer til et gennemsnitligt rådgivningsbehov på 3 timer om ugen. I den forbindelse kan Ejendomsservice også bidrage med sparring og konsulentbistand for fagforvaltningen i processen omkring et bygherreudbud. 7. Udvendigt og indvendigt vedligehold, vedligehold af udenomsarealer samt rengøring Formålet med nedenstående er at fastlægge en administration af området, som giver mulighed for at standardisere ydelserne Ydelserne kan leveres Ejendomsservice, Driftsafdelingen eller ekstern leverandør. Institutionerne bliver taget med på råd, men har ikke valgfrihed med hensyn til niveau og valg af leverandør. Vedrørende rengøring er det dog op til den enkelte, om man vil benytte sig af personalet i Ejendomsservice eller eksterne leverandører. Side 4 af 6

5 Budgetterne for udvendigt og indvendigt vedligehold, vedligehold af udenomsarealer samt rengøring administreres af Ejendomsservice. Ejendomsservice løser opgaven på et prioriteret grundlag med afsæt i de tildelte ressourcer. Udgifter til vedligehold af udenomsarealer samt rengøring budgetteres og regnskabsføres, så udgifterne kan henføres til den institution, hvor opgaven er løst. For den enkelte institution kan der være afvigelser mellem budget og forbrug. Men over en periode skal beløbene stemme. Med hensyn til udvendigt og indvendigt vedligehold er der ikke afsat budget til den enkelte institution. I stedet er der afsat en fælles pulje, hvorfra der prioriteres til udvendigt og indvendigt vedligehold på baggrund af behov. Udgifterne til udvendigt og indvendigt vedligehold regnskabsføres dog, så udgifterne kan henføres til den institution, hvor opgaven er løst. Udgifter til udvendigt og indvendigt vedligehold i udlejningsejendomme bogføres i ejendommens regnskab. Institutionerne kan iværksætte ekstraordinære vedligeholdelsesaktiviteter (vedligehold udover det, der er overført budgetter til) for egne midler. Ekstraordinære vedligeholdelsesaktiviteter defineres som nyetablering, hvor der ikke er givet en anlægsbevilling og der ikke er afsat særskilte midler til projektet, samt vedligehold, hvor aftaleenheden selv oplever behovet og selv beslutter, at der skal iværksættes en ombygning, renovering eller vedligeholdelse. Ekstraordinært vedligehold skal altid ske i dialog med Ejendomsservice. 8. Energistyring og energibesparende foranstaltninger (anlæg) Formålet med nedenstående er at sikre en effektiv investering i energibevarende foranstaltninger. Ejendomsservice har ansvaret for budget og udførelse af opgaven, herunder de særlige opgaver, der knytter sig til kommunale solcelleanlæg. Ejendomsservice skal udarbejde planer for de energibesparende foranstaltninger. Udgifter til energi budgetteres og regnskabsføres, så udgifterne kan henføres til den institution, hvor energien er forbrugt. 9. Administration af forsikring af ejendomme Formålet med nedenstående er at fastlægge let-administrerbare regler for korrekt forsikring af de kommunale ejendomme. Forsikring af de kommunale ejendomme er underlagt Randers Kommune generelle principper på forsikringsområdet. Opgaven vedrørende forsikring af de kommunale bygninger varetages af Ejendomsservice i tæt samarbejde med forsikringskontoret. Sikring af bygningerne udføres af Ejendomsservice, og forsikringskontoret administrerer skadesanmeldelserne. Side 5 af 6

6 Ejendomsservice sikrer en korrekt opgørelse over de kommunalt ejede, lejede og udlejede ejendomme og udarbejder dokumentation for forebyggelse, vedligeholdelsestilstand, sikringsniveauer, fælles standarder og øvrige forhold, der har betydning for bygningsforsikringspræmien. Ejendomsservice er ansvarlig for at administrationen af forsikringspolicerne bygger på en korrekt opdateret oversigt over omfattede ejendomme. Ejendomsservice bistår med nødvendige oplysninger ved udbud af ejendomsforsikringer. 10. Incitamentsstrukturer Formålet med nedenstående er at sikre brugernes fortsatte ansvarsfølelse overfor og ejerskab til bygningerne. Initiativer og adfærd, der bidrager til besparelser på energi, drift og vedligeholdelse af bygningerne kan aftales delvist at tilfalde bygningsområdet på den konkrete decentrale enhed. Den nærmere fordeling af besparelsen mellem Ejendomsservice og de decentrale enheder aftales nærmere på de forskellige relevante områder. Samtidig er de decentrale områder fortsat ejere af bygningerne, hvilket i sig selv er et incitament til i fællesskab at sikre samarbejdet mellem de decentrale enheder og Ejendomsservice. 11. Fleksibilitet Formålet med nedenstående er at sikre den størst mulige fleksibilitet i forhold til løsningen af opgaver, der relaterer sig til de kerneopgaver, der finder sted i bygningerne. Det tekniske servicepersonale er ansat under og ledes af Ejendomsservice, men de decentrale enheder har mulighed for at få hjælp til løsning af opgaver, der relaterer sig til aftalehedens kerneopgaver, men ikke er egentlige kerneopgaver. Det kan fx være opstilling af borde og stole til møder. Dette sker i dialog med Ejendomsservice. På skoleområdet er der afsat 20 % af det tekniske servicepersonales tid til løsning af opgaver, der relaterer sig til skolernes kerneopgave. Denne tid har skolerne råderet over. Andelen kan benyttes fleksibelt af skoleområdet og kan derfor variere over tid og mellem skolerne, men andelen udgør i gennemsnit 20 % af det tekniske servicepersonales samlede tid på skoleområdet. Den nærmere beskrivelse af, hvilke opgaver, der er bygningsrelaterede, og hvilke opgaver, der knytter sig til kerneopgaven, aftales i dialog mellem Ejendomsservice og skoleområdet. 12. Nærhed Formålet med nedenstående er at mindske bureaukrati og sikre nærhed og dialog i det daglige samarbejde mellem Ejendomsservice og de decentrale brugere. Det bygningsmæssige personale er organiseret i teams i mindre lokale områder - servicedistrikter, hvilket sikrer nærheden til brugerne af bygningerne og backup-funktion med lokalt bygningskendskab. Side 6 af 6