XKØBING KOMMUNE ØKONOMI OG REGNSKAB SAMT LØN OG PERSONALEADMINISTRATION. Administrativ organisering, august 2017

Transkript

1 XKØBING KOMMUNE ØKONOMI OG REGNSKAB SAMT LØN OG PERSONALEADMINISTRATION Administrativ organisering, august 2017

2 Metode Centraliseringsgrad Hvis alle kommunens opgaver er placeret på institutionsniveau er centraliseringsgraden 0 Hvis opgaverne er del mellem institutioner og fagforvaltning er centraliseringsniveauet 1 Hvis opgaverne er delt mellem fagforvaltning og centralforvaltning er centraliseringsniveauet 2 Hvis opgaverne er placeret i centralforvaltningen er centraliseringsniveauet 3. Digitaliseringsgrad Hvis digitaliseringsgraden er 0 findes der ingen systemunderstøttelse af flowet mellem enheder eller af opgavens løsning Hvis digitaliseringsgraden er 1 er flow og opgavens løsning 100% digitalt understøtter (og der er i princippet ikke brug for manuelt input) Decentral = 0 Decentral/fagforvaltning= 1 Fagforvaltning/central= 2 Central = 3 2

3 01 REGNSKAB OG ØKONOMISTYRING 3

4 Alle kommuner økonomi og regnskab Gennemsnit af Centraliseringsgrad Gennemsnit af Digital proces Gennemsnit af Digital løsning Bogføring og betalinger 1,6 0,7 0,8 Budgetlægning 2,6 0,3 0,4 Budgetopfølgning 2,2 0,6 0,6 Drift af økonomisystemet 3,0 0,9 0,9 Finansiering og bank 2,9 0,4 0,4 Kontaktkasser og beboerregnskaber 1,0 0,0 0,7 Opkrævning og debitorstyring 1,8 0,9 0,9 Regnskabsaflæggelse 2,5 0,6 0,6 Samlet 2,4 0,5 0,6 Større selvstændige økonomiske analyser 2,5 0,5 0,6 Udvikling af økonomiske strategier, politikker og styringsprincipper 3,0 0,3 0,5 Økonomisk sagsfremstilling 2,3 0,6 0,7 Revision 2,9 0,3 0,7 Økonomi- og regnskabsupport 2,8 0,6 0,6 I alt 2,4 0,5 0,6

5 Xkøbing - samlet overblik Sorø X købing Centraliseringsgrad Digital proces Digital løsning Budgetlægning 2,7 0,3 0,5 Budgetopfølgning 2,2 0,4 0,1 Regnskabsaflæggelse 2,4 0,7 0,7 Bogføring og betalinger 1,7 0,9 0,6 Kontaktkasser og beboerregnskaber 1,0 0,0 0,0 Revision 3,0 0,5 0,5 Drift af økonomisystemet 3,0 1,0 1,0 Opkrævning og debitorstyring 2,3 0,8 0,8 Finansiering og bank 3,0 0,3 0,4 Større selvstændige økonomiske analyser 2,8 0,0 0,3 Økonomisk sagsfremstilling 1,4 0,0 0,0 Udvikling af økonomiske strategier, politikker og styr 3,0 0,0 0,4 Økonomi- og regnskabsupport 3,0 0,2 0,3 Samlet 2,4 0,4 0,4 5

6 Sammenligning med andre kommuner Alle (et positiv tal betyder større centralisering og digitalisering) Sorø X købing Centraliseringsgrad Digital proces Digital løsning Budgetlægning 0,1-0,1 0,1 Budgetopfølgning 0,0-0,2-0,5 Regnskabsaflæggelse -0,1 0,1 0,1 Bogføring og betalinger 0,1 0,2-0,2 Kontaktkasser og beboerregnskaber 0,0 0,0-0,7 Revision 0,1 0,2-0,2 Drift af økonomisystemet 0,0 0,1 0,1 Opkrævning og debitorstyring 0,6-0,1-0,1 Finansiering og bank 0,0-0,2 0,1 Større selvstændige økonomiske analyser 0,3-0,5-0,3 Økonomisk sagsfremstilling -0,9-0,6-0,7 Udvikling af økonomiske strategier, politikker og styr 0,0-0,3-0,1 Økonomi- og regnskabsupport 0,2-0,4-0,4 Samlet 0,0-0,1-0,2 Næste skridt kan være en sammenligning på de specifikke områder, hvor der er større afvigelser på centraliserings- eller digitaliseringsgrad, for at vurdere hvad de andre kommuner har implementeret på områderne. 6

7 Samlet for alle KMD- kommuner (økonomi) Tabellen kan også udarbejdes for Fujitsu Prisme Centraliseringsgrad Digital proces Digital løsning System Økonomi og regnskab Kommune 1 2,8 0,7 0,8 KMD Kommune 2 2,2 0,5 0,6 KMD Sorø X købing 2,4 0,4 0,4 KMD Samlet 2,5 0,5 0,6 Næste skridt kan være en sammenligning på område eller procesniveau med de andre OPUS-brugere 7

8 Sammenhæng mellem ressourcer, organisering og digitaliseringsgrad X købing Ressourcer er korrigeret for antal indbyggere i kommunen 8

9 Mulige potentialer på økonomistyring Digitalisering Digital budgetopfølgning Digital udlægshåndtering Øget brug af e-handel Automatiseret fakturahåndtering Automatiseret afstemning Systemunderstøttet ledelsestilsyn Digital kørselshåndtering Brug af robotter Analysen viser, at der er et potentiale for at effektivisere området yderligere. KLK kan gennemføre en dybere analyse af mulighederne for at effektivisere området. Analysen vil bygge videre på de indsamlede data og kombinere dem med 26 forslag til at øge den administrative effektivitet. Forslagene stammer dels fra effektiviserings- og gevinstrealiseringsnetværket, dels fra de indsamlede forslag til moderniserings- og effektiviseringsprogrammet. Organisering- og styring Reorganisering af opgaver Fælles servicecenter Centralisering af mellemkommunal afregning Effektiv ressourcestyring Samarbejde på tværs af kommuner Processtandardisering Ændrede regler for registrering ved varemodtagelse Færre disponenter på indkøb 9

10 02 LØN OG PERSONALE- ADMINISTRATION 10

11 Alle kommuner Løn og personaleadministration Gennemsnit af Centraliseringsgrad Gennemsnit af Digital proces Gennemsnit af Digital løsning Andre fraværstyper, for eksempel sygdom 0,5 0,9 0,8 Ansættelse og oprettelse af medarbejder 1,9 0,8 0,8 Beholdningsafstemning 3,0 0,3 0,5 Fejlrettelser 2,1 0,6 0,9 Ferie og særlige feriedage 1,0 1,0 1,0 Indlæsning af lønposter 3,0 0,8 0,6 Lønbudgettering 1,4 0,6 0,6 Lønopfølgning 1,5 0,6 0,5 Lønsystemet 2,9 0,9 0,9 Omsorgsdage 0,6 0,9 0,9 Personalejuridisk bistand 2,7 0,1 0,2 Refusioner 2,0 0,7 0,8 Rekruttering 0,8 0,8 0,9 Samlet (alle) 1,7 0,7 0,8 Tjenestemænd 3,0 0,7 0,9 Vagtplansystem 0,4 0,9 0,9 Variable ydelser 1,5 0,8 0,8 Ændringer (arbejdstid, stillingskifte, senioraftale) 2,0 0,8 0,8 Ændringer og vedligeholdelse af medarbejderdata 2,1 0,8 0,7 I alt 1,8 0,7 0,8

12 Xkøbing Kommune - samlet overblik Sorø X købing Centraliseringsgrad Digital proces Digital løsning Rekruttering 1,0 0,2 0,2 Ændringer (arbejdstid, stillingskifte, senioraftale) 1,7 1,0 0,9 Ansættelse og oprettelse af medarbejder 1,7 1,0 0,9 Variable ydelser 1,0 1,0 1,0 Fejlrettelser 1,7 1,0 1,0 Ændringer og vedligeholdelse af medarbejderdata 2,4 0,8 0,8 Lønsystemet 2,9 1,0 0,8 Vagtplansystem 1,5 1,0 0,5 Tjenestemænd 3,0 0,0 0,8 Ferie og særlige feriedage 1,3 1,3 1,3 Omsorgsdage 1,1 1,0 1,0 Andre fraværstyper, for eksempel sygdom 0,1 0,7 0,7 Refusioner 2,1 1,0 0,9 Lønopfølgning 1,7 0,5 0,5 Lønbudgettering 2,3 1,0 1,0 Beholdningsafstemning 3,0 0,0 1,0 Indlæsning af lønposter 3,0 1,0 1,0 Personalejuridisk bistand 3,0 0,0 0,5 Samlet (alle) 1,9 0,7 0,8 12

13 Sammenligning med andre kommuner Alle (et positiv tal betyder større centralisering og digitalisering) Sorø X købing Centraliseringsgrad Digital proces Digital løsning Rekruttering 0,1-0,7-0,7 Ændringer (arbejdstid, stillingskifte, senioraftale) -0,3 0,2 0,0 Ansættelse og oprettelse af medarbejder -0,2 0,3 0,0 Variable ydelser -0,5 0,2 0,2 Fejlrettelser -0,4 0,4 0,1 Ændringer og vedligeholdelse af medarbejderdata 0,3 0,0 0,1 Lønsystemet 0,0 0,1-0,2 Vagtplansystem 1,1 0,1-0,4 Tjenestemænd 0,0-0,7 0,0 Ferie og særlige feriedage 0,3 0,4 0,4 Omsorgsdage 0,5 0,1 0,1 Andre fraværstyper, for eksempel sygdom -0,4-0,2-0,2 Refusioner 0,1 0,3 0,1 Lønopfølgning 0,2-0,1 0,0 Lønbudgettering 0,9 0,4 0,4 Beholdningsafstemning 0,0-0,3 0,5 Indlæsning af lønposter 0,0 0,2 0,4 Personalejuridisk bistand 0,3-0,1 0,3 Samlet (alle) 0,2 0,0 0,1 Næste skridt kan være en sammenligning på de specifikke områder, hvor der er større afvigelser på centraliserings- eller digitaliseringsgrad, for at vurdere hvad de andre kommuner har implementeret på områderne. 13

14 Samlet for alle KMD- kommuner (Løn og personaleadministration) Tabellen kan også udarbejdes for SD løn Næste skridt kan være en sammenligning på område eller procesniveau med de andre KMD-Opus kommuner Centraliserings grad Digital proces Digital løsning System Kommune 1 1,2 0,8 0,8 KMD Kommune 2 1,8 0,7 0,7 KMD Kommune 3 1,6 0,6 0,6 KMD Sorø X købing 1,9 0,7 0,8 KMD Gennemsnit 1,6 0,7 0,7 14

15 Sammenhæng mellem ressourcer, organisering og digitaliseringsgrad X købing Ressourcer er korrigeret for antal ansatte i kommunen 15

16 Mulige potentialer løn og personaleadministration Digitalisering Analysen viser, at der er et potentiale for at effektivisere området yderligere. Organisering- og styring Digital rekruttering Automatiseret afstemning Systemunderstøttet ledelsestilsyn Digital kørselshåndtering Digitalisering af ændringer i stamdata Digital time- og fraværsregistrering Brug af robotter Digital udlægshåndtering KLK kan gennemføre en dybere analyse af mulighederne for at effektivisere området. Analysen vil bygge videre på de indsamlede data og kombinere dem med 26 forslag til at øge den administrative effektivitet. Forslagene stammer dels fra effektiviserings- og gevinstrealiseringsnetværket, dels fra de indsamlede forslag til moderniserings- og effektiviseringsprogrammet. Reorganisering af opgaver Fælles servicecenter Effektiv ressourcestyring Centralisering af refusionshjemtagning Samarbejde på tværs af kommuner Processtandardisering 16

17 03 NÆSTE SKRIDT 17

18 Forslag til hvordan der kan arbejdes videre Xkøbings administrative billede viser, at kommunen har en decentraliserings- /centraliseringsgrad der er på niveau med andre kommuner. Kommunen udnytter de digitale værktøjer, med et potentiale for at blive endnu bedre. Sådan kan man bruge det administrative billede: Gennemføre en validering, så de usikkerheder der er i indmeldingen af data reduceres eller helt fjernes. Det vil give et bedre beslutningsgrundlag Drøfte det administrative billede på en workshop for at få en fælles forståelse for den nuværende organiserings styrker og svagheder, og hvilke muligheder der er for at arbejde med en ændret organisering og digitalisering Gennemføre en indsamling af ressourcedata for at identificere hvilke økonomiske potentialer, der kan være ved en ændret organisering og/eller digitalisering Arbejde med de 26 forbedringsforslag til at øge effektiviteten, hvor der for hvert forslag vurderes i hvilket omfang forslaget er implementeret i Xkøbing og hvilke af forslagene, der vil være særlige økonomiske og/eller kvalitative gevinster ved at arbejde mere med. Gennemføre en mere dybdegående sammenligning af organisering og digitalisering på de enkelte processer og identificere hvilke kommuner man kan lærer fra. 18

19 Indsatser og næste skridt ved digitalisering og organisering Høj digitalisering Kompetenceledelse korrekt brug af systemerne og korrekt løsning Digital procesoptimering skabe flow og udnytte systemets muligheder Forretningsledelse skabe stordriftsfordele Kvalitetsstyring understøtte interne processer Serviceledelse understøtte eksterne processer i forretningen Forbedringsledelse reduktion af fejl og gennemløbstid Næste skridt: Fælles kommunale samarbejder Lav digitalisering Procesoptimering Øget produktivitet Digitale quick-fixes øget produktivitet og kvalitet Optimering af blanketter og skabeloner - Kompetencestyring udnytte ressourcer Forbedringsstyring - E2E procesoptimering Driftsstyring skabe rettidighed og øget produktivitet Optimering af skabeloner og blanketter Ydelseskatalog tilpas service- og omkostningsniveau Decentral organisering Central organisering 19

20 SPØRGSMÅL KAN RETTES TIL CHRISTIAN BRAAD eller