Kvalitetsrapport for driftssåret 2017

Transkript

1 BIDRAG Samarbejdskoordinator & Driftsleder, OKN Kvalitetsrapport for driftssåret 2017 (Nedenstående er uddrag af Kontraktbilag 4 i kontrakten mellem OKNygaard og Solrød Kommune om udførelse af den samlede Vej- og Parkopgave) Kvalitetsrapport og bidragsydere Én gang årligt udarbejdes en kvalitetsrapport, der behandles i Kontrakt- og Styregruppen. Rapporten udarbejdes ved, at både samarbejdskoordinatoren og driftslederen giver bidrag til rapporten. Samarbejdskoordinatoren har ansvaret for udarbejdelsen af rapporten. Rapporten skal godkendes i kontrakt- og styregruppen. Det er ikke meningen, at rapporten skal være omfattende, men den skal danne grundlag for en dokumentation for året og for samarbejdets kvalitet. Indholdet / emnerne i kvalitetsrapporten kan ændres og justeres efter aftale parterne imellem, første gang i implementeringsperioden. De anførte emner, fra 1-9, er i overensstemmelse med de i kontraktbilag 4 angivne forslag for emner i kvalitetsrapporten. Ansvarlige bidragsydere er angivet i den lodrette kolonne til højre. Hovedleverencen (Den grønne periode fra ca marts 2017 til december 2017, idet særskilt afrapportering om vinteren allerede er sket i foråret 2017) 1. Status på Mobil app anmeldelser/registreringer og anvendelsen af telefonen som indberetning: Borgertip/mobil app en på smartphones og pc, har været igangsat siden 1. marts Generelt OKN oplyser, at det er deres indtryk, at borgerne i højere grad har taget Borgertip-app en til sig, og opfattelsen er, at den modstand vi tidligere har mødt vedr. borgernes påståede udfordringer ved at bruge Borgertip er væsentligt reduceret. I det daglige arbejder OKN s folk godt med anvendelse af app en og administrationen af indberetninger, og kommunens administration er meget lydhør for de problemer, som kan opleves i entreprenørens del af opgaveløsning. Ønsker og forbedringer forsøges løst effektivt med udbyder af det elektroniske dialogværktøj, og der er igen i år brugt resourcer på at raffinere værktøjet yderligere. OKN har som udgangspunkt ikke nogen dialog med borgerne omkring tilbagemeldinger vedr. borgernes indberetninger, som alene varetages af kommunens administration. Hvis en borger henvender sig pr. telefon, og bliver opfordret til at indberette via mobilapp, har der været flere episoder, hvor borgeren ikke ønskede at anvende app en, men fastholder krav om at indberette telefonisk. Både OKN og kommunens administration benytter dog enhver lejlighed til at oplyse og opfordre borgere til at anvende app en.

2 Samarbejdskoordinator & Driftsleder, OKN Statistik på indberetninger I nedenstående diagram, ses alle borgerindberetninger markeret med blåt i den optalte periode fra 1. januar til 31. december, Der er kun tale om indberetninger i kategorien udført dvs ikke afviste eller fejlbehæftede indberetninger. Det elektroniske indberetningssystem er funderet på indberetninger fra både borgere og fra kommunens administration (orange fave). Indberetninger må forventes, når der opstår uens forventninger til den kontraktlige opgaveudførelse. I alt 842 borgerindberetninger i 2017 (mod 786 borgerindberetninger i samme periode sidste år), fordelt på nedenstående 5 kategorier: 2017 I nedenstående diagram, ses borgerindberetninger i samme periode, udtrukket fra sidste års driftsår, fordelt på samme kategorier: 2016 Udledning: Indberetninger fra borgerne er i år steget med 7% i forhold til samme periode sidste år. Som i de tidligere år, bliver det fra både entreprenør og administration - løbende og ved lejlighed - udtrykt ønske til borgerne om, at de med fordel kan anvende Borgertip'en til indberetning af opgaveønsker.

3 Kun på den måde bliver opgaverne registreret automatisk i rigtig kategori, og via app en er man også som borger sikret en tilbagemelding på det indberettede både når der indberettes og når opgaven faktisk er udført! Indberetningerne fra kommunens administrative personale er samlet steget med 9% i forhold til samme periode sidste driftsår. Største stigning er sket på natur og grønne område. En af årsagerne er en forlænget indkøringsperiode i det digitale indberetningsværktøj for den del af administrationen som varetager natur og grønne områder, da kontraktens sammensætning inden for dette område først meget sent i kontraktforløbet har fundet et samarbejdsleje, som ikke kun kunne forventningsafstemmes pr. telefon eller ved mails. Indberetningerne fra administrationen sker nu i højere grad kun på Borgertip app en indberetninger som således også kan blive synliggjort i ovenstående indberetningsstatistik. De enkelte kategorier: (Kat 1, affald) Der blev i 2015 aftalt en justering i kontraktens krav således, at entreprenøren fik mere fleksibilitet i kontraktopgaven på vinterberedskab mod en merydelse i den kontraktlige grafitti-bekæmpelse. Der bliver nu bekæmpet grafitti på både broer og tunneller omfattende bygværker, som også tilhører andre ejere end kommunen, eksempelvis BaneDanmark. Denne justering har vist sig at være et umiddelbart godt bytte, da synligheden af den effektive grafittibekæmpelse, som er blevet bedrevet af entreprenøren, har haft en god effekt på grafittiudøvernes aktivitet i kommunen. Af det kommunale digitale styringsredskab, ses at antallet af borgerindberetninger vedr. grafitti er faldet med ca 70% siden driftsåret 2014! Alene i dette driftsår ses et fald i indberetninger på 36%! (kat. 2, byudstyr) Der ses et fald i borgerindberetninger på byudstyr, hvor beskadigede eller manglende skilte udgør størstedelen af henvendelserne på Borgertip. Faldet i henvendelser om skilte fra 2016 til 2017 er 56%, og kan muligvis forklares med at administrationen de sidste par år har haft fokus på at forny og udskifte mange af de ældste vejslidte skilte i kommunen. (Kat. 3, lys og signal) Over halvdelen af de ekstra indberetninger fra borgerne i år udført på baggrund af stigende udfald på vejbelysningen i kommunen et område som helt isoleret varetages af kommunens operatør på området, SEAS-NVE. Der blev allerede i foråret 2017 lavet aftale om at SEAS-NVE skulle kunne koble sig på kommunens digitale dialogværktøj, som også er en del af Borgertip en. Dette vil sikre administrationen et bedre overblik over manglende udbedring og også sikre, at allerede indberettede fejlbehæftede lamper kan ses i systemet såfremt disse allerede er fejlindberettet, eller under reparation. Imidlertid afventer denne serviceforbedring fortsat da produktudviklingen er forsinket hos SEAS-NVE, som også fornylig har oplyst, at man heller ikke når at blive klar i 2017 med den ønskede automatiserede indberetningsmulighed for gadebelysning via kommunens Borgertip. (Kat. 4, natur og grønne områder) I 2017 er borgerindretningerne på dette område tilbage på niveau svarende til antallet for 2015! Der blev i 2016 indberettet 25% flere borgerindberetninger vedr. natur og grønne områder, som bl.a. skyldes en stor opgave for entreprenøren med at oprydde efter det meget tunge snevejr i slutningen af

4 2015. Her blev flere hundrede træer og buske hårdt beskadigede af den tunge sne, og entreprenøren blev først i sensommeren 2016 færdig med at oprydde, hvilket i forløbet gav mange henvendelser fra borgerne. (Kat 5, veje) Der ses et stigende antal borgerhenvendelser vedr. belægningsfejl på veje stier og pladser i forhold til Inden for delkategorierne ujævn belægning og huller i asfalt har der i 2017 været en stigning på 32%. Borgerhenvendelser i disse kategorier er med til at sikre hurtig udbedring, så faldskader på eksempelvis fortove holdes på et minimum. Men indberetningerne er også et udtryk for at der i kommunen efterhånden er fortovsbelægninger, som er ved at nå en renoveringsmoden alder på år. Der har siden 2013 været særligt fokus på fortovsrenovering, og det skal der fortsat være for at overholde den ansvarsforpligtende rolle som myndighed på vejområdet. KV 2017 og borgerindberetninger: Der blev i oktober og november måned frem til kommunevalget i 2017 indberettet 33% flere Borgertip i forhold til samme periode Konklusion på indberetningerne: Vi har oplevet et stigende antal indberetninger fra borgerne igen i 2017, og tror på at den tilbagemelding som alle modtager på deres indberetninger via app en, Borgetip, opfattes som afgørende for lysten til at indberette igen en anden gang. Opfattelsen af faktisk at blive både hørt og svaret og at der tages aktion på en indberetning er troværdigt og vil forventeligt ikke give færre indberetninger fra borgerne i året der kommer. Og dette er vigtigt i forhold til at kunne raffinere og målrette vores indsatser til alles bedste. Hertil er det faktisk et fint og brugervenligt koncept, som borgerne oplever når de udfører indberetning på deres smartphones. Som administration er vi meget afhængige af indberetninger for at få en fornemmelse af hvad der betyder noget for borgerne og hvor der mangler hos entreprenøren i forhold til en forventet standard. Vi oplever at borgerne i de fleste tilfælde har ret, når de indberetter mangler. Omvendt har administrationen efter 4 års kontraktstyring også en fornemmelse af, at vi nærmer os et nogenlunde fast niveau for årligt antal indberetninger med den kontrakt vi har p.t, da de sidste to års indberetninger groft set ligner hinanden - med mindre variationer. Registrering, som kræves udført af entreprenør Ud over borgerindberetninger, har også entreprenøren pligt til at indberette til det digitale dialogværktøj i forbindelse dokumentation for opgaveløsningen. Der kan til tider være udfordringer i den digitale teknologi, da det dynamiske IT-marked giver en konstant udvikling på området, som vedvarende stiller større krav til det elektroniske udstyr, som kommunen forlanger anvendt af OKN. OKN oplyser, at løbende købes nye telefoner til alle deres folk for at sikre, at vi følger med i udviklingen af teknologien. Der kommer mere og mere data ind i det elektroniske registreringssystem vi bruger, derfor har vi set det som en nødvendighed at lave den løbende investering. Der går lidt tid inden effekten viser sig, men der må - alt andet lige - være en forventning om, at det ikke bliver ringere med løbende udskiftninger nye hurtigere telefonemheder. Under alle omstændigheder anvender OKN det grundlag for opgavens udførelse, som er beskrevet i udbudsmaterialet.

5 Samarbejdskoordinator & Driftsleder, OKN 2. Status på ruteafviklinger: Græsruter: Græsruterne er tilpasset ud fra erfaring, og bl.a strandvejen er justeret så der ikke klippes i bund hvilket giver et betydeligt pænere udtryk! Det er vores opfattelse, at græsruter er kørt som de skulle. Dog har der været et enkelt tilfælde med et areal der ikke er blevet klippet som tiltænkt pga fejlagtig registrering. Denne lokation er nu korrekt noteret. Vejsynsruter: OKNygaard indberetter opstribning med notat om opstribningstype. Dette gør det nemmere for kommunens koordinator at overdrage arbejdet til opstribningsfirmaet ved de årlige genmarkeringer. Vejsyn bruges fortsat til dokumentation af kontraktens aftalte vejsyn pr. 30 dage eksempelvis i forhold til forsikringssager. Der er sket en klar opstramning af vores kørte vejsyn, når dette måles ud fra de henvendelser vi har fået fra kommunen med ødelagte dæk og fælge, såfremt der ikke har været mulighed for at dokumentere de aftalte vejsyn på alle kommunale veje og stier pr. 30 dage. Sneruter: Vi er rigtig glade for at LE34, som er leverandør på det elektroniske dialogværktøj, har besluttet at lave en helt ny platform og applikation til det nye snerydningsadministration. Der har været en del udforinger i sidste vintersæson med det gamle system. De største udfordringer har været GPS udfald, manglende registreringer på ruter selvom folk har været digitalt logget på den rigtige rute. Det nye system kører meget bedre end sidste år. Det skulle også gerne hjælpe systemet at der er købt nye telefoner, da de er hurtigere/ bedre på alle måder, end de gamle. Et ønske fra OKN s side er, at alt nytilrettet GiS-kortmateriale i LE34 s digitale bør ligge klar senest 15/9 så vi har lidt tid til at gennemkøre ruter og få udleveret korrekte kort til vores folk. Der kommer ikke til at være ændringer på hvilke maskiner der kører på de forskellige ruter i denne sæson. Der er igen i 2017 blevet indrettet vinterplads på Nordmarksvej 16 i Karlstrup, og der har igen været en god dialog mellem OKN og SK omkring indretninger og hvilke muligheder der er i pladsen. Der er til tider lidt udfordringer med manglende plads, så vores folk har svært ved at komme ind og ud af pladsen når alle niveauer kører. Vi har dog nu kørt en fuld vintersæson fra den lejede ejendom, Nordmarksvej 16, i Karlstrup. Konklusionen er, at det er gået som beskrevet i kontrakten selvom der løbende være udfordringer med pladsen der ude, men de er blevet løst hen ad vejen. Der har været en god fælles forståelse for at vi ikke havde de bedste betingelser til opgaven, men der var fokus på at problemer bare skulle løses så vi kunne håndtere opgaven som beskrevet. Vinteren blev i sidste sæson kørt som den skulle og med stor tilfredshed fra OKNygaards side, da vi føler at vi har leveret 100% i dette års vintersæson.

6 Gadefejsruter: Kontraktens tilstandsbeskrivelser fra 2013 blev ændret i 2015 til udførelseskrav pga gensidige uklare forventninger til udførelsen i kontrakten: Ugentlige fejninger af Solrød- og Havdrup Centre 5 x fejning af A-veje (januar, april, juli, september og november) 3 x fejning af B-veje (april, september og november) 2 x fejning af C-veje (april og november) 4 x fejning af stier (april, juli, september og november) Der er enighed om at de faste fejeordninger fortsat fungerer fint, og til stor tilfredshed for alle, som herved kan få oplyst hvornår der reelt fejes og ikke bare når der er beskidt nok, som var udgangspunktet i kontrakten fra RUB områder (renhold, ukrudt, buskrydning): Der er lavet aftale omkring opdeling af kommunen i 20 administrative områder. På opgaver som i systemet ikke er elektronisk forud defineret på natur- og vandløbsområdet, opleves en manglende detaljeringsmulighed og deraf manglende brug af det elektroniske registreringssystem. Der er lavet en ny menu i Gismo som bruges til at registrere de nye 20 administrative områder (RUB områder) Det er OKN s opfattelse, at det fungere rigtig godt. Praktisk set er der planlagt en justering på RUB-områderne omkring forløbet af den samlede strandvej, da vi har modtaget henvendelser om uens tilstandsregistrering på strækningen: Der arbejdes hen imod at der eksempelvis ses græsslået på hele strækningen ved gennemkørsel, og ikke oplevelsen af, at der i den nordlige del er græsslået, men der først 14 dage senere slås græs i den sydlige del af strandvejen. Et nyt begreb, Vinter-RUB er blevet indført for at sikre et tilstrækkeligt niveau på Renholdsdelen i vintersæsonen, 15. okt. til 15. april. Således bliver der i samtlige 20 områder - som minimum blive fast indsamlet affald hver 4 uge i stedet for hver 14 dag, som det sker om sommeren. De eksisterende tilstandskrav i kontrakten er dog også fortsat gældende.

7 Driftsleder, OKN 3. Dokumentation for tilstandskrav: Graffiti: Der har været øget fokus på graffitibekæmpelse i løbet af driftsår 2017, og der er enighed om at opgaven er løst meget professionelt, da taktikken med at trætte de aktive tegnere ser ud til at have haft den rigtige effekt. Omfanget af graffitibekæmpelse blev udvidet i 2015 efter aftale imellem Solrød Kommune og OKNygaard, så flere tunneller og broer er omfattet. Det ses tydeligt at de aftaler der er lavet omkring graffitibekæmpelse, har været en succes, da der er væsentligt mindre graffiti i det kommunale rum. Der blev sidste år igangsat en særlig procedure for at sikre registrering af endnu ikke indmeldt/anmeldt grafitti: OKN indberetter selv og tager billeder af grafitti-hærværk, inden dette fjernes og således fås et mere reelt billede af grafittiaktiviteten og udbredelsen. Øvrige kontrakt: Der er en opfattelse af at der er leveret det der forventes jf. kontrakten. Det er tydeligt at mærke at samarbejdet fungere godt, da vi har fundet et fælles niveau for kvaliteten og kontrakten. Der opstår sjældent tvivlsspørgsmål omkring tolkning af kontrakten. OKNygaard har gjort opmærksom på beskrivelsen af vedligeholdelse af vejrabatter i kontrakten, da den er meget mangelfuld og har givet anledning til en del tolknings debat med kommunens administration.

8 Samarbejdskoordinator 4. Dokumentation for udførelseskrav: Udførelseskrav anvendes inden for mange forskellige opgaver i sammenhæng med kontrakten. Der er 100% digital registrering og dermed automatisk kontrol af både bestiller -teamet og udfører -teamet af alle udførelseskrav. Evt. afvigelser kontrolleres tilmed, hvis der eksempelvis kommer borgerhenvendelser på samme emne/opgave. For at sikre at tilstandskrav og udførselskrav bliver overholdt i den kommende sæson, er der lavet nogle nye tiltag. Der er lavet en plejeplan/årshjul over arbejdsopgaver på udførselskrav, for at sikre alle deadlines bliver overholdt. Der er registreret at der mangler et udførelseskrav i plejen af hække og pur! Der findes på nuværende tidspunkt kun en beskrivelse af tilstandskrav i kontraktens beskrivelser af samme hvilket der er enighed om i samarbejdsgruppen En handlingsplan for problemstillingen ses videre af afsnit 9 Kontraktens 3 kvalitetscases, status: Ved indgåelse af kontrakten, blev der også aftalt 3 forskønnelsesprojekter (cases) forskellige steder i kommunen. Case 1, omhandlende indgangspartiet til rådhuset, er afsluttet. Der mangler således fortsat to cases til udførelse i forhold til kontrakten, og der er efterfølgende lavet en aftale om at bruge midlerne til case 2 og 3 på en anden måde end det er beskrevet i udbudsmaterialet. Arbejdstimer samt materialekøb er samlet til én samlet økonomi i stedet for at været opdelt i timer og materialer som beskrevet i udbuddet. Således skal disse timer heller ikke fremgå af de månedlige forbrugte timer i de timerapporter, som sendes til Solrød Kommune hver måned. Case 2, Havdrup Center/stationsplads, som kræver samordning med Helhedsplanerne for området, og i den forbindelse er der indtil videre anvendt ca 70 % af det aftalte økonomi i den igangværende centeromdannelse. Case 3, Tåstrupvej, forskønnelse af det visuelle udtryk langs vejen. Der er på nuværende tidspunkt anvendt 60% af den aftalte økonomi, som er brugt på forskønnelse/beplantning med træer i midterrabatten det nyrenoverede vejkryds, Tåstrupvej/Ankerhusvej, og beplantning med træer i midterøen på den nye rundkørsel, Tåstrupvej/V. Grænsevej. Hertil suppleres der med der træer i midterøen på kommunens største rundkørsel ved Mc Donalds, Tåstrupvej/Cementvej, når den endelige aflevering af anlægget er aftalt med BaneDanmark.

9 Samarbejdskoordinator & Driftsleder, OKN 5. Kontrakttillæg: I det daglige er der en løbende dialog omkring evt. ændringer i arealomfang. Hertil er der i øvrigt konstrueret en praktisk og nødvendig plus/minus liste i tillæg til det elektroniske administrationsværktøj. Denne liste tages i anvendelse ved nødvendig justering i arbejder alligevel skal udføres/ikke udføres som en naturlig del af kontrakten men som ikke har været registreret korrekt. Listen er relateret til kontraktens +/- 1% justering i kontraktbeløbet - hvortil der ikke kræves særskilt afregning, jf. kontraktens afsnit Indholdet af listen blev sidst opgjort 31. august 2016, hvor det viste sig at der var en difference på +/- arbejder på kun 36 timer. Max justering kunne være 173 timer. Således en fin buffer i forhold til fortsatte justeringer og optimering af serviceydelser i kontrakten. Hertil er der enighed om, fremadrettet, at prioritere en optimering af serviceydelsen inden for kontraktsummen, i stedet en prioritering i retning af at forsøge at nedbringe kontraktsummen. Oplevelsen er, at samarbejdet om en så mangfoldig opgavemængde ikke - med anden prioritering - kan fokuseres til mest mulig gavn/ydelse for borger og kommune. Følgende større justeringer i vej- og parkarbejderne aftalt som tillæg til kontrakt opgjort i årlige udgifter: I 2017 blev det rekreative spildevandsanlæg, Kilen, færdiggjort til brug for offentligheden. den del af drift og vedligehold, som skal håndteres af som vej- og parkydelse er opgjort nedenfor, idet anlæggets funktion som spildevandsanlæg ved store regnhændelser skal opretholdes af KLAR Forsyning. Solrød Kommunes andel i renhold udgør i alt kr/år: [fortsættes]

10 I 2017 blev opgradering af græsslåningen på Tåstrupvej fra rabatgræs til bygræs (svarende til serviceniveau som Solrød Byvej!) også igangsat som kontrakttillæg. Opgraderingen var afledt af den igangværende trafiksanering på Tåstrupvej, som alligevel krævede præcisering af de endelige græsarealer, i alt kr/år: Den fælleskommunale Hedebosti blev i 2017 færdiggjort, hvilket dermed krævede at drift og vedligehold skulle overgå til de kommuner som har andel i driften. For Solrøds vedkommende handler det om ca 3,5 km forløb med ridesti/cykelsti, i alt kr/år:

11 Samarbejdskoordinator & Driftsleder, OKN 6. Handlingsplan vedr. utilfredsstillende resultater: Der er fra begge parters side en klar forventning om at der i udgangspunktet er et uforholdsmæssigt stort antal timer i kontrakten som anvendes til kørselstid efter Ejegårdens nedlæggelse som materielgård. Ved ibrugtagning af en ny materielplads på Åsvej, vil vi kunne afhjælpe denne problematik da det således således sikres at flest mulige timer igen kan anvendes til forhøjelse af serviceniveauet i kommunen. Handlingsplan: der stræbes i mod at den nye plads på Åsvej kan anvendes både som vinter og sommerplads for at sikre den største minimering af kørslen i et årsforløb. VinterRUB-ordning for renhold/ukrudtsbekæmpelse/buskrydning (RUB) Ordningen med inddeling af kommunen i 20 distrikter, som hver 14. dag i perioden 15. april til 15. oktober bliver gennemgået af en mandskabsgruppe(rub), er stadig ny, og de foreløbige resultater tyder på en betydelig forbedring i forhold til tidligere. I forlængelse af denne sommerordning, har det vist sig at være nødvendigt at lave en lightudgave til vinterperioden, når det ikke er rigtigt vinter. Handlingsplan: det er aftalt, at der hver måned i vinterperioden køres samme ordning for at holde renholdelsen på et passende niveau. Samtidig er det aftalt at arbejde på at sikre en endnu bedre digital registrering, så opgaveudførelsen kan dokumenteres i detaljen dette af hensyn til begge parter, hvis der fra omverdenen stilles spørgsmål ved udførelsen. Vintertjeneste: OKNygaard har efterspurgt mere åbenhed fra snefogeder ved snevejr, da det ville gøre det lettere at sikre et bedre resultat i opgaveløsningen for alle parter. Dette er allerede blevet effektiviseret og har givet en større ro hos vagtfolkene fra OKNygaard. Det er noget begge parter skal være med til at fremtidssikre ved de ugentlige vintermøder. Handlingsplan: der indføres et fast punkt på de ugentlige vintermøder om mandagen i vintersæsonen, hvor den foregående uges vinterdrift drøftes. Udtynding i levende hegn/krat: Kontraktens beskrivelser af udtynding af levende hegn/krat, har givet uoverensstemmelser i forhold til ønsker fra kommunens side. OKN har opfattelsen af, at formindskelse af krat ikke henhører under kontrakten. Handlingsplan: Det er aftalt, at forståelsen af kontrakten er følgende: udtyndning af hegn/krat skal foregå i selve beplantningen. Formindskelse af et samlet kratområde er ekstraarbejde, mens udtynding i et bevaret areal er inden for kontrakt. Klipning af hæk/pur: Kontraktens beskrivelse af klipning af hæk/pur er manglelfuld da bl.a. fritrumsprofil ikke er angivet på andet end billeder men ikke i tilhørende skrift hvilket giver for mange diskussioner om niveauet. Handlingsplan: For at imødekomme borgerønsker og sikre mere skarpe linier på hække og pur, er det aftalt at definerede hække/pur klippes 2 gange, i juni og september.

12 Samarbejdskoordinator 7. Klager/Indberetninger: Borgerklager i relation til OKN kontraktarbejde håndteres ved, at samarbejdskoordinatoren kontrollerer den forventede og obligatoriske digitale registrering, som skal finde sted ved udførte kontraktarbejder. Såfremt klagen er berettiget fordi der måske ikke findes digital dokumentation for udførelse, aftales udbedring hurtigst muligt. Jf. afsnit 1, er der i driftsåret 2017 modtaget 842 borgerindberetninger på Borgertip-app en, mod 786 indberetninger i den forgangne periode. Disse indberetninger kan være udtryk for manglende udført arbejde/opgaver eller uens forventning til udførelsen. I den perfekte verden burde indberetninger være overflødige hvis alt aftalt kontraktarbejde blev udført som beskrevet i kontraktmaterialet. Erfaringen fra tilsvarende kontraktarbejder alle andre steder er imidlertid, at det scenarie ikke er realistisk, og borgernes indberetninger er derfor vigtige for at løfte den samlede opgave på vej og parkområdet. Det er således administrationens oplevelse, at borgerindberetningerne principielt jo flere jo bedre skal ses som et effektivt styringsredskab i den fremadrettede proces, hvor indberetningerne kan afklare evt. mangler i kontraktgrundlaget inden for de områder, der afleder mange indberetninger. Måske på baggrund af vanskelig administration/styring inden for enkeltområder, som det tidligere er blevet konstateret inden for renhold og ukrudtsbekæmpelse, og som nu har sikret en ny måde at udføre denne opgave på. Samtidig kan borgerindberetninger være med til at give et overblik over mulige tilpasninger af kontraktens beskrivelser af kvalitetskrav, indhold og omfang. Administrationen vælger derfor at se det positive i borgernes anvendelse af Borgertipp en, og glæde sig over at der igen i 2017 er et stigende antal borgerindberetninger i forhold til året før. En særlig indikation på hvorvidt der er tale om en egentlig klage eller en hjælpende hånd fra borgerne til at sikre forventningerne, kan aflæses i den form som de rigtige klager normalt indkommer i nemlig typisk på mail! Forklaringen er formodentlig ses Frustrationer hos en rigtig klager kan simpelthen ikke nedfældes på de forholdsvis små indberetningsfelter i kommunens Borgertip-app.

13 Samarbejdskoordinator & Driftsleder, OKN 8. Samarbejde/Læring: Samlet set er tilfredsheden på samarbejdet mellem parterne i 2017 faldet til 80,0% fra 82,8 % i Oplevelsen af samarbejdet kan ses af Bilag 2, hvor de fire administrative parter er markeret øverst. Der er markeret med grønt hvor der findes stigning i tilfredshed i 2017, og markeret med rødt, hvor tilfredsheden er faldet i forhold til (NB: Det skal bemærkes at den del af kontrakt arbejdet som omhandler papir- og papcontainere er justeret kontrakten 1. januar 2018 og ombyttet med en ydelse på suppleret bekæmpelse af bjørneklobekæmpelse svarende til 98 timer). Begge parter oplever, at der generelt er en god dialog om det daglige drift. Både dialogmøder, vinterevalueringsmøder og koordineringsmøder foregår i en god og forstående tone og en høj grad af forståelse for problemstillingerne og efterfølgende interesse i at få løst evt. problemer. Oplevelsen af samarbejdet i 2017 har generelt været positiv og understøttet og dokumenteret af den kvalitetssikring, som ligger i den elektroniske registrering. Kommunens oplevelse er, at der er fundet et passende niveau for administrativ arbejdsfordeling, og det er administrationens opfattelse, at kommunen for de fleste arbejdsområder efterhånden får den passende dokumentation fra entreprenøren, som er nødvendig til kunne påstå at denne del af udbudsopgaven bliver leveret til fuld tilfredshed. I henhold til kontrakten skal der gives fælles karakterer for kvaliteten af samarbejdet. 21 fastlagte spørgsmål i kontraktbilag 4 skal besvares med karakterer fra 1-5, hvor 5 er bedst. Der er også i driftsåret 2017 fastholdt afholdelse af månedlige dialogmøder mellem OKNygaard og administrationen på både naturområdet og vandløbsområdet. Dialogmøderne har i dette driftsår ikke umiddelbart styrket samarbejdet på disse områder, og bemærkninger fra natur og vandløbsområdet har gennemgående været at de større opgaver, som ikke har været defineret tilstrækkeligt i kontrakten, har været udført i en meget langtrukken og utilstrækkelig beskrevet proces som efterfølgende ikke har givet det udbytte af tilfredshed, som var ønsket - til trods for muligheden for at afholde dialogmøderne. Disse møder er i perioder blevet aflyst til trods for at møderne kunne være brugt til at bearbejde og viderebringe problemstillinger til den koordinerende styregruppe. Således kan det forekomme som om der umiddelbart er behov for at både entreprenør og administration skal håndhæve kravet om at fastholde afholdelse af disse dialogmøder hver gang da begge parter skal bruge møderne til at spørge ind til uklarheder set fra begge sider. Dette tages således til efterretning i det kommende driftsår! Den mindre tilfredshed ses ud for de med rødt markerede felter i skema på bilag 2.

14 Samarbejdskoordinator & Driftsleder, OKN 9. Sammenfatning, herunder handlingsplan og forslag til ændringer i det kommende driftsår: Entreprenørens timeforbrug i driftsåret Registrerede timer på tilstands- og udførelseskrav er vedlagt som Bilag 1. I driftsåret 2017 er der anvendt i alt timer, der var budgetteret med timer på , som er kontraktens måltal. Der har været et forhøjet timeforbrug på 181 timer på den grønne drift Dette menes at være acceptabelt for begge parter taget i betragtning af de ekstra lange kørsler der måtte være i løbet af driftsåret, ved den manglende materialeplads. Handlingsplan: OKNygaard mener at timeregnskabet er ramt så godt som det kan, derfor er der ses ikke anledning til at lave en handlingsplan for næste sæson omkring timeforbruget, da forventningen om en ny materielplads også bør frigive timer til kvalitetsløft. Mangelfulde arbejdsbeskrivelser særligt på natur-og vandløbsområdet Der opleves fortsat forhold beskrevet i kontrakten, som ikke udføres i fælles standard. Det handler om de beskrivelser, som i kontrakten skal ledsage de udbudte arbejder, og som således er genstand for en alternativ tolkning fra entreprenørens side hvis beskrivelsen er for uklar/mangelfuld. Handlingsplan: Der er i de igangværende arbejder med nyt udbud i 2018 lagt vægt på at ændre på de mangelfulde beskrivelser i eksisterende kontrakt som i særdeleshed opleves for administrationsområderne Natur og Vandløb. På disse grønne område har de uenigheder, som er oplevet i kontraktforløbet givet energi til de igangværende arbejder med det kommende udbud, og der forventes i den næste udbudsperiode at være betydelige forbedringer i arbejdsbeskrivelser og aftalegrundkage i forhold til kommunens første udbud fra 2013 på det grønne område. Hertil skal der fra administrationens side oftere tages fat i kontraktens mulighed for at varsle kontraktarbejder, som enten ikke er udført eller manglefuldt udført eller andet. Denne mulighed er dog også både tidskrævende og stiller krav til særlige formuleringer, frister og formelle henvisninger som det kan være svært at finde tid til i en i øvrigt travl hverdag.

15 Bilag1: Timeregistrering, OKN, driftsår okt okt (kategoriseret i overensstemmelse med Kontraktbilag 1)

16 Bilag 2: Samarbejdet, som den fælles oplevelse af både OKN og Kommunens administration: Disse spørgsmål kan belyse samarbejdsrelationen, optimering og læring. Spørgsmålene besvares på en skala fra 1-5 (fra ikke tilfredsstillende til meget tilfredsstillende