PROJEKTINITIERINGSDOKUMENT. Ledelsesinformationsprojekt. Aarhus Universitet

Transkript

1 PROJEKTINITIERINGSDOKUMENT Ledelsesinformationsprojekt Aarhus Universitet

2 Indholdsfortegnelse 1 Dokumentkontrol Revisionshistorik Godkendelse Distribution Dokumentformål Indledning Formål med ledelsesinformationsprojektet Hovedresultater Gevinstrealisering Projektstruktur Beskrivelse af delprojekterne Leverancer 14 3 Budget og tidsplan Tidsplan Budget 19 4 Organisering Projektorganisation Projektdeltagere Referencegruppe 22 Bilag Bilag 1 - Baggrund for ledelsesinformationsprojektet 23 Bilag 2 - Leverancebeskrivelser 24 Bilag 3 - Interessentoverblik 32 Side 2 af 33

3 1 Dokumentkontrol 1.1 Revisionshistorik Ændringsdato Forfatter Hvad er blevet ændret Andreas Sture Høeg oprettet Michael Fagernæs Knudtzen Restrukturering af afsnit Andreas Sture Høeg Restrukturering af afsnit Andreas Sture Høeg Dokumentet sendt til styregruppen Andreas Sture Høeg Restrukturering af dokumentet Andreas Sture Høeg Dokument sendt til godk. hos projektgruppen Andreas Sture Høeg Dokument opdateret og sendt til styregruppen 1.2 Godkendelse Navn Titel Ansvar Per Lindblad Johansen Direktør, DPU Projektejer Jesper Runge Director, PwC projektansvarlig PricewaterhouseCoopers Søren Blok Jensen Manager, Projektleder for projekt A + B + C PricewaterhouseCoopers Flemming Bøge IT-Vicedirektør, AU Projektleder for projekt D 1.3 Distribution Navn Per Lindblad Johansen Jesper Runge Søren Blok Jensen Flemming Bøge Michael Fagernæs Knudtzen Andreas Sture Høeg Titel Direktør, DPU Director, PricewaterhouseCoopers Manager, PricewaterhouseCoopers IT-Vicedirektør, AU Manager, PricewaterhouseCoopers Consultant, PricewaterhouseCoopers Side 3 af 33

4 2 2.1 Dokumentformål Formålet med dette projektinitieringsdokument er at skabe grundlag for at påbegynde arbejdet med ledelsesinformationsprojektet på Aarhus Universitet. et er en overordnet beskrivelse af projektforløbet, som beskriver rammer, formål og forventede resultater af ledelsesinformationsprojektet. 2.2 Indledning Ledelsesinformationsprojektet på Aarhus Universitet er et tværgående projekt, som gennemføres som en del af Den Administrative Forandringsproces på Aarhus Universitet, der blev igangsat i Ledelsesinformationsprojektet er iværksat med henblik på at understøtte den stedfundne fusion mellem universitetsenhederne AU, ASB, DJF, DMU, HIH og DPU med et systematiseret og standardiseret ledelsesinformationssystem til såvel lokale som centrale beslutningsprocesser. Den Administrative Forandringsproces på Aarhus Universitet indeholder følgende spor, som ledelsesinformationsprojektet vil samarbejde med: IT-sporet HR-sporet Økonomi-sporet Studie-sporet Bygnings-sporet Hvert spor omfatter en række projekter, hvoraf nogle allerede er definerede og andre endnu ikke. Samtlige projekter refererer til Forandringsprojektet Aarhus Universitets øverste styringsenhed, der ledes af prorektor Søren E. Frandsen. Ledelsesinformationsprojektet refererer til projektejer Per Lindblad Johansen, direktør på Danmarks Pædagogiske Universitetsskole under Aarhus Universitet. Projektets væsentligste interessenter fremgår af bilag Formål med ledelsesinformationsprojektet Formålet med projektet er at tilvejebringe et bedre beslutningsgrundlag ved hjælp af ledelsesinformation - både på centralt niveau og på de enkelte hovedområder. Projektets hovedleverance er et systematiseret og standardiseret ledelsesinformationssystem, der danner grundlag for mere effektivitet i indsamling af data på tværs af funktionsområder. Dermed Side 4 af 33

5 kan hastigheden og kvaliteten øges i informationsindsamlingen. Formålet med projektet er også at digitalisere processer indenfor ledelsesinformation - og i den forbindelse mindske manuelle og ad hoc indsamlinger på usikkert definitionsgrundlag. Baggrunden og motivationen for ledelsesinformationsprojektet er yderligere beskrevet i bilag 1. På baggrund af ledelsesinformationsprojektets kortlægnings- og analysefase vil projektet i februar 2010 udkomme med et beslutningsoplæg til Aarhus Universitets ledelse om implementering af et ledelsesinformationssystem på hele Aarhus Universitet. Aarhus Universitets ledelse træffer herefter en go / no-go beslutning vedrørende den videre implementering af ledelsesinformationssystemet. 2.4 Hovedresultater Ledelsesinformationsprojektet skal udkomme med: 1) Tilvejebringelse af et bedre beslutningsgrundlag ved hjælp af ledelsesinformation til styring af Aarhus Universitet 2) En effektivisering af ledelsesinformationsindsamlingen, der vil føre til mindre manuelt ad hoc arbejde. En automatisering af ledelsesinformationsindsamlingen vil samtidig minimere risikoen for fejl og øge kvaliteten af data 3) Datagrundlag for automatiske ledelsesrapporter samt mulighed for ad hoc-analyser på konsistente tværgående data, herunder a. Input til ændringer i andre systemer for at sikre data der kan sammenkøres på tværs b. Klarlægning af databrugssystematikker, dvs. kortlægning af behov for hhv. dagligt opdaterede data og statiske historiske data c. Relevante og meningsfulde datasamlinger d. Retningslinjer for sikkerhed vedr. adgang til data 4) Standardrapporter 5) EDB-værktøjer for såvel drift som brug af data, herunder a. Indstilling om systemvalg b. Indkøb c. Indstilling om organisatorisk indplacering af systemdrift d. Driftsvejledning 6) Indstilling om beslutning vedr. bemanding og organisatorisk indplacering af en enhed til vedligeholdelse af data. Side 5 af 33

6 2.5 Gevinstrealisering Det vil blive muligt at realisere flere gevinster som følge af implementeringen af et fælles ledelsesinformationssystem på Aarhus Universitet. Både universitetsledelsen og ledelserne på hovedområderne vil få flere fordele af ledelsesinformationsprojektet. Nedenstående er gevinsterne identificeret og beskrevet. Der er taget udgangspunkt i forslaget til effektmåling som styregruppen for Den Administrative Forandringsproces har besluttet at benytte. Ønsket effekt Digitalisering Beskrivelse Projekter og programmer under Den Administrative Forandringsproces skal øge digitalisering i de administrative processer. En målsætning er, at digitaliseringen bl.a. skal ske gennem etablering af selvbetjeningsløsninger og digitalisering af manuelle processer. Ledelsesinformationsprojektet vil bidrage til digitaliseringen af de administrative processer på Aarhus Universitet på følgende områder: Standardisering Ledelsesinformationssystemet vil bidrage til digitalisering og et generelt kvalitetsløft i ledelsesinformationen, idet alle ledelsesinformationer bliver samlet i ét fælles ledelsesinformationssystem vedligeholdt af en fællesadministrativ LI enhed. Ledelsesinformationsprojektet vil sikre, at Aarhus Universitet får én samlet indgang til alle data i ét fælles ledelsesinformationssystem, så det ikke længere er nødvendigt at indsamle data i flere forskellige kildesystemer. Ledelsesinformationsprojektet vil skabe grundlag for lettere adgang til information for universitetsledelsen og ledelserne på hovedområderne via en række standardrapporter, så antallet af manuelle ad hoc forespørgsler vil kunne nedbringes. Dette vil mindske arbejdsbyrden med den manuelle tilvejebringelse af ledelsesinformation. Standardisering er en målsætning i sig selv for Aarhus Universitet, og alle ændringer i arbejdsgange på universitetet skal have til formål at øge standardiseringen. Eksempler på standardisering kunne være brugen af fælles it-løsninger, såsom et fælles ledelsesinformationssystem. Ledelsesinformationssystemet vil bidrage til det generelle ønske om standardisering på Aarhus Universitet på følgende områder: Ledelsesinformationssystemet vil give universitetsledelsen og ledelserne på hovedområderne adgang til de samme data samt mulighed for at lave selvstændige dataudtræk fra samme Side 6 af 33

7 Ledelsesinformation datagrundlag. Arbejdet med en semantisk ensretning af registreringspraksis i kildesystemerne i forbindelse med ledelsesinformationsprojektet skal sikre et ens datagrundlag på tværs af hele organisationen. Dette vil ydermere give mulighed for lettere at kunne foretage benchmarkanalyser på tværs af hovedområder, da et sammenligneligt datagrundlag er tilgængeligt. Programmer og projekter under Den Administrative Forandringsproces skal etablere ledelsesinformation, der øger evnen til effektivt at styre Aarhus Universitet. Det er en målsætning, at der skal etableres ledelsesinformation, der understøtter effektive beslutningsgange og giver redskaber til benchmarkanalyser. Ydermere skal tiden forbrugt på at danne, fremskaffe og analyse ledelsesinformation nedbringes. Ledelsesinformationsprojektet bidrager til at opnå de ovenstående målsætninger på følgende måder: Sikker IT Ledelsesinformationssystemet vil give universitetsledelsen og lederne på hovedområderne et bedre overblik over opdaterede data i ledelsesinformationssystemet, hvilket bidrager til en tidsnær styring og giver mulighed for rettidig opfølgning. Universitetsledelsen og alle hovedområderne vil få adgang til hele datagrundlaget fra ledelsesinformationssystemet, og vil selv have mulighed for at trække rapporter og udarbejde analyser, der er relevante for deres specifikke forretningsområde. I ledelsesinformationssystemet vil data blive opdateret oftere end i det nuværende ledelsesinformations-setup, hvilket giver adgang til mere tidssvarende rapporter. Ledelsesinformationsprojektet vil skabe grundlag for, at Aarhus Universitet på længere sigt vil kunne simulere fremtidsscenarier og udarbejde prognoser for den fremtidige udvikling på universitetet. En målsætning med Den Administrative Forandringsproces er overordnet at øge sikkerheden i IT. Ledelsesinformationsprojektet vil bidrage til denne målsætning, idet: Fleksibilitet i opgavers placering Ledelsesinformationssystemet vil skabe øget datasikkerhed gennem øget kontrol og sikring af adgang til data. Programmer og projekter under Den Administrative Forandringsproces skal gøre det enklere at flytte arbejdsopgaver mellem lokale/centrale funktioner og mellem universitet og samarbejdspartnere samt bidrage til at skabe processer og systemer, der gør det muligt at flytte rundt på opgaver, hvis dette ønskes. Side 7 af 33

8 Ledelsesinformationsprojektet vil bidrage til denne målsætning på Aarhus Universitet på følgende område: Effektivisering Øget fleksibilitet i opgavers placering vil opstå, idet alle hovedområder vil få adgang til data i det fælles ledelsesinformationssystem. Dog vil hovedområder, der ønsker at opbygge eller har egne ledelsesinformationsenheder, stadig have mulighed for at opbygge og vedligeholde egne ledelsesinformationer. Samlet set vil der som følge af ovenstående ske en generel effektivisering af arbejdet med ledelsesinformation på Aarhus Universitet. Effektivisering er en vigtig gevinst, der kan realiseres som følge af implementeringen af et fælles ledelsesinformationssystem. Opsummeret vil ledelsesinformationsprojektet bidrage til effektivisering på Aarhus Universitet på følgende måder: Én samlet indgang til data. Adgang til hele datagrundlaget i ét system Nedbringelse af manuelle ad hoc forespørgsler Mindsket arbejdsbyrde i forhold til tilvejebringelse af data Ens registreringspraksis vil sikre konsistens i data på tværs Adgang til opdaterede data gør ledelserne i stand til at handle rettidigt Side 8 af 33

9 2.6 Projektstruktur Nedenstående model viser projektets struktur og væsentlige elementer: Projekt D IT system Projekt A Ledelsesinformation baseret på kendte fælles nøgletal Projekt B Ledelsesinformation baseret på ikke fælles nøgletal Projekt C Organisering af en central enhed til vedligeholdelse af LIS Hovedområder* * Ikke en del af ledelsesinformationsprojektet Den stiplede boks med teksten Hovedområder illustrerer, at det ligger uden for projektets rammer at definere, hvordan de enkelte hovedområder kan organisere sig i forhold til håndtering af data, som hovedområderne ikke vil have inkluderet i det fælles ledelsesinformationssystem. Side 9 af 33

10 2.7 Beskrivelse af delprojekterne Projektnavn Projektmobiliseringsfa se Projektnavn Projekt A: Ledelsesinformation baseret på kendte fælles nøgletal Projektindhold Projektmobiliseringsfasen har til formål at: Gennemføre opstartseminar for ledelsesinformationsprojektet Udarbejde PID Udarbejde projektbeskrivelse Udarbejde projekthåndbog Udarbejde projektplan Identificere interessenter Udarbejde kommunikationsplan Definere afhængigheder til andre projekter Definere projektorganisation herunder projektdeltagere og referencegruppe Udarbejde ressource- og bemandingsestimater Udarbejde møde- og governancestruktur. Projektindhold Projekt A tager udgangspunkt i de allerede identificerede nøgletal fra nøgletalsudvalget, andre rapporteringer fra studieområdet, personale- og lønrapporteringer samt økonomisporets allerede opbyggede datawarehouse. Projektet får til opgave at: Rangordne kendte nøgletal mhp at kunne reducere og prioritere antallet af nøgletal der skal indbygges i et ledelsesinformationssystem Identificere behov for nye rapporteringsbehov i universitetsledelsen med udgangspunkt i de nye muligheder der er opstået gennem forandringsprojektets systemimplementeringer Identificere kildesystemer, fælles krydsreferencer i kildesystemerne og dataudtræk til opbyggelse af ledelsesinformationssystemets database På baggrund heraf, at specificere relevante datasamlinger til ledelsesinformation Vejlede systemejere i eventuelle data- og registreringsudvidelser mhp at få data til at hænge sammen på tværs af kildesystemer. Specificere og designe standardrapporter, -udtræk og - analysemuligheder. Identificere typiske ad-hoc analysesituationer. Foretage en afdækning af brugernes dataindtastning i kildesystemer samt identifikation af semantiske ligheder og forskelligheder i Side 10 af 33

11 indtastningen med henblik på at definere begrebers eller datadefinitioners betydning og brugen af disse i de forskellige hovedområder og fællesadministrationen. Udarbejde cost-benefit analyse Komme med forslag til nye fællesdefinitioner for data i kildesystemerne, så semantikken er ens på tværs af organisationen. Tegne den nye registreringspraksis. Opnå accept af de nye definitioner og den ny registreringspraksis. Projektet skal arbejde tæt sammen med projekt D, mhp identifikation af teknologiske muligheder og barrierer. Projektet udkommer i februar 2010 med et beslutningsoplæg til Aarhus Universitets ledelse om implementering af et ledelsesinformationssystem på hele Aarhus Universitet. NB: Delprojekt A udarbejder design af ovenstående, men den egentlige konfiguration og implementering af system, teknik og rapporter foretages delvist af den organisation som delprojekt C skal etablere og delvist af endnu ikke identificerede implementeringskonsulenter efter februar Dette afhænger imidlertid af, at Aarhus Universitets ledelse beslutter at fortsætte med implementeringen af ledelsesinformationssystemet. Projekt B: Ledelsesinformation baseret på ikke fælles nøgletal Projektet bemandes med medarbejdere med indblik i nøgletalsudvalgets arbejde fra IT-området, systemenheden i studieadministrationen og fra økonomisporet. Projektet understøttes med IT konsulenter fra PwC med nøglekompetence i strukturering af ledelsesinformationssystemer. Projektleder indhyres fra PwC. Projekt B tager udgangspunkt i hovedområdernes behov for udvidelse af den fælles ledelsesinformation. Denne ledelsesinformation vil være forskellig fra hovedområde til hovedområde og i visse tilfælde sågar fra institut til institut, baseret på forskellige styrings- og ledelsesprincipper i de forskellige områder. Det forudses, at data fra fælles centrale datakilder skal kombineres med lokale decentrale datasystemer. Man kan forestille sig, at nogle hovedområder vil være tilfredse med muligheden for ledelsesinformation baseret på en aftale med en central ledelsesinformationsenhed (se projekt C), hvorimod andre hovedområder vil opbygge egne ledelsesinformationsenheder. Projektet skal understøtte begge modeller. Projektet får til opgave at: Identificere hovedområder der kan nøjes med en central vedligeholdt udvidelse af projekt As ledelsesinformation. Identificere hovedområder der ønsker at opbygge eller har egne Side 11 af 33

12 ledelsesinformationsenheder, og bistå disse med adgang til projekt As ledelsesinformation. Identificere nøgletalsudvidelsesbehovet for denne ledelsesinformation pr hovedområde. Identificere decentrale kildesystemer, fælles krydsreferencer i kildesystemerne og dataudtræk til opbyggelse af ledelsesinformationssystemets database Vejlede systemejere i eventuelle data- og registreringsudvidelser med henblik på at få data til at hænge sammen på tværs af kildesystemer. Opstille en datamodel på baggrund af de yderligere rapporteringsbehov. Specificere standardrapporter, -udtræk og -analysemuligheder. Udarbejde tillæg til vejledninger og definitioner. Herudover får projektet til opgave at udbrede kendskabet til lokale løsninger på tværs af AU, med henblik på afklaring af best praktice og idéudveksling. Det anbefales, at dette projekt først opstartes når 1) projekt A er afsluttet, 2) projekt C har påbegyndt arbejdet med at beskrive og muliggøre bemanding af en central enhed for ledelsesinformation. Projektet bemandes med projektdeltagere fra Aarhus Universitet og PwC. Projekt C: Organisering af en central enhed til vedligeholdelse af LIS Projektleder indhyres fra PwC. Projekt C skal udarbejde beslutningsgrundlag for ledelsesstrengen mhp organisering og bemanding af en enhed til vedligeholdelse af ledelsesinformationssystemet. Fra rapporteringsbehov over kildesystemer til registreringspraksisser ændrer grundlaget for ledelsesinformationssystemet sig konstant. Nye rapporteringsbehov skal imødekommes, kildesystemerne omlægges/udbygges/ændres og data skifter over tid betydning i forhold til udviklingen i registreringspraksisser. Over tid kommer nye kildesystemer og nye afledte rapporteringsmuligheder. Ledelsesinformationssystemets data og indre sammenhænge samt rapporteringsmuligheder skal derfor kontinuerligt vedligeholdes. Tillige skal uddannelse af brugerne af ledelsesinformationssystemet institutionaliseres. Projekt C har derfor til opgave: At beskrive enhedens formål og opgaver Foretage en kompetencekortlægning blandt relevante medarbejdere Side 12 af 33

13 på Aarhus Universitet. Fastlægge kompetencebehov i enheden Anbefale normering Anbefale organisatorisk indplacering af enheden. At forberede processen fra forandringsprojekt til driftssituation Vejlede om kompetenceopbygning, træning, rekruttering og etablering af den fysiske ledelsesinformationsenhed. Projektet bemandes primært med konsulenter fra PwC med indblik i best practice for organisering af sådanne enheder, samt medarbejdere fra ledelsessekretariatet og IT-området. Projekt D: Valg af system og planlægning af systemdrift Projektleder indhyres fra PwC. Projekt D skal identificere mulige systemvalg og kvalificere indstilling til ledelsesstrengen om anskaffelse heraf. Projektet skal tillige tilvejebringe grundlaget for en indplacering af systemdriften. Det skal overvejes om selve anskaffelsesforretningen sker i projektet eller i systemdriftsenheden. Projekt har derfor til opgave: At identificere mulige database- og rapporteringssystemer, herunder: o At beskrive og afveje muligheder for en fælles koncernmodel o At vurdere brugervenlighed og letheden i adgang til valide data for slutbrugeren At lave en beregning af drifts-, vedligeholdelses- og anskaffelsesomkostninger for de mulige systemer. Afveje relationer til IT-strategi og eksisterende systemplatforme. At lave en indstilling om hvilke systemer der skal indkøbes og implementeres på AU. Tilvejebringe et grundlag for beslutning om organisering af anskaffelsesforretning Afklare placering og krav til systemdrift, herunder Service Level Agreements (SLA). Gennemføre selve anskaffelsesforretningen, dvs. udbud/indkøb, implementering og aflevering til systemdriftsorganisation, herunder: tilvejebringelse af driftsmanualer. Projektet bemandes med medarbejdere fra IT-området og brugerkredsen, herunder ledelsessekretariatet og Økonomiforvaltningen. Der må Side 13 af 33

14 forventes brug af konsulenthjælp. Delprojektet ledes af IT-området v/ IT-Vicedirektør Flemming Bøge. 2.8 Leverancer På baggrund af ovenstående fremgangsmåde vil AU og PwC i samarbejde levere en række leverancer i perioden ultimo juni 2009 til juni 2010 (estimat). Ledelsesinformationsprojektet er inddelt i to overordnede faser: Fase 1 løber indtil februar 2010 og omfatter projektets kortlægnings- og analysefase. Fase 1 leverancer vil falde frem til februar 2010 og give input til det beslutningsgrundlag som ledelsesinformationsprojektet skal udkomme med i februar 2010 vedrørende implementering af et ledelsesinformationssystem på Aarhus Universitet. Fase 2 løber efter februar 2010 og omfatter projektets implementeringsfase. Såfremt Aarhus Universitets ledelse træffer beslutning om implementering af et ledelsesinformationssystem på hele Aarhus Universitet vil fase 2 s leverancer falde efter februar Der er indtil videre defineret følgende leverancer på ledelsesinformationsprojektet. Leverancerne er beskrevet i detaljer i bilag 2 Delprojekt A Leverance Dato FASE 1 - indtil februar 2010 A1 - Samlet overblik over eksisterende nøgletal samt prioritering af Uge 49, 2009 identificerede nøgletal A2 - Afdækning af brugernes dataindtastning i kildesystemer samt Uge 51, 2009 identifikation af semantiske ligheder og forskelligheder A3 - Opstilling af datamodel Uge 52, 2009 A4 - Cost-benefit analyse Uge 3, 2009 A5 - Rapporteringspakken samt definition af analyse- og Uge 3, 2010 udtræksmuligheder A6 - Beslutningsoplæg om implementering af Uge 5, 2010 ledelsesinformationssystemet FASE 2 - efter februar 2010 A7 - Nye fællesdefinitioner for data i kildesystemerne Uge 7, 2010 A8 - Tegning af ny registreringspraksis Uge 10, 2010 A9 - Vejledninger og definitioner Uge 18, 2010 Side 14 af 33

15 Delprojekt B Leverance FASE 1 - indtil februar 2010 Ingen leverancer i delprojekt B i fase 1 FASE 2 - efter februar 2010 B1 - Rapport og plan over hovedområdernes ekstra behov for ledelsesinformation B2 - Opstilling af en datamodel og anbefaling til evt. registreringsændringer på baggrund af de yderligere rapporteringsbehov B3 - Tillæg til rapporteringspakken herunder definition af analyse- og udtræksmuligheder B4 - Tillæg til vejledninger og definitioner Dato TBD TBD TBD TBD Delprojekt C Leverance Dato FASE 1 - indtil februar 2010 C1 - Scenarierapport FASE 2 - efter februar 2010 C2 - Kompetencekortlægning TBD C3 - Definition af arbejdsgange, processer og KPI til LI enheden TBD C4 - Etablering af og rekruttering til en fysisk LI enhed på Aarhus TBD Universitet Delprojekt D Leverance FASE 1 - indtil februar 2010 D1 - Detaljeret teknisk systemlandskab for datakilder indenfor økonomi, studieadministration, personaleadministration og forskningsregistrering D2 - Screening af markedet for LI-systemer, anbefaling af foretrukken løsning for AU. Input til beslutningsgrundlag D3 - Krav til drift af løsningen teknisk miljø og ressourcer. Input til beslutningsgrundlag FASE 2 - efter februar 2010 D4 - Udvælgelse af systempakke samt indgåelse af kontrakt omkring leverance af LI-system D5 - Proof of concept hvor få udvalgte nøgletal præsenteres gennem LI-systemet D6 - Produktionsstart Dato Uge 15, 2010 TBD TBD Side 15 af 33

16 3 Budget og tidsplan 3.1 Tidsplan Modellen på næste side viser den foreløbige, overordnede tidsplan for ledelsesinformationsprojektet. Som det fremgår af modellen falder ledelsesinformationsprojektet i to faser: Fase 1 løber indtil februar 2010 På baggrund af ledelsesinformationsprojektets kortlægnings- og analysefase, der løber fra september 2009 til februar 2010, vil projektet i februar 2010 levere et beslutningsoplæg til universitetets ledelse om implementering af et ledelsesinformationssystem på Aarhus Universitet. Fase 2 løber efter februar 2010 De projektaktiviteter, der ligger i projektets fase 2 efter februar 2010 vil blive gennemført, såfremt universitetets ledelse godkender beslutningsoplægget og vælger at gennemføre implementeringen af ledelsesinformationssystemet. Side 16 af 33

17 Side 17 af 33

18 Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec. Jan. Feb. Mar. April Maj FASE 1 FASE 2 Juni Delprojekt A + B Nøgletal Samlet overblik over eksisterende nøgletal samt prioritering af identificerede nøgletal Afdækning af brugernes dataindtastning i kildesystemer samt identifikation af ligheder og forskelligheder Opstilling af datamodel Rapporteringspakken samt definition af udtræks- og analysemuligheder Nye fællesdefinitioner for data i kildesystemerne Tegne ny registreringspraksis Rapport over hovedområdernes ekstra behov for ledelsesinformation Opstilling af en datamodel på baggrund af de yderligere rapporteringsbehov Tillæg til rapporteringspakken herunder definition af udtræks- og analysemuligheder Tillæg til vejledninger og definitioner Mulighed for at trække de første rapporter fra ledelsesinformationssystemet Cost-benefit analyse Vejledninger og definitioner Beslutningsoplæg om implementering af et ledelsesinformationssystem på Aarhus Universitet Delprojekt C Organisation Organisatorisk scenarierapport afleveret 26. juni 2009 Definition af arbejdsgange, processer og KPI til LI enheden Etablering af og rekruttering til en fysisk LI enhed på Aarhus Universitet Kompetencekortlægning, kompetenceudvikling og træning Delprojekt D IT Detaljeret teknisk systemlandskab for datakilder indenfor økonomi, studieadministration, personaleadministration og forskningsregistrering Screening af markedet for LI-systemer, anbefaling af foretrukken løsning for AU Krav til drift af løsningen teknisk miljø og ressourcer Udvælgelse af systempakke samt indgåelse af kontrakt omkring leverance af LI-system Proof of concept Produktionsstart Projektledelse Projektledelse, projektkontor og forandringsledelse Side 18 af 33 Go / No-go for implementering

19 3.2 Budget På nuværende tidspunkt er der allokeret nedenstående ressourcer til projektet: Ekstern konsulentbistand PricewaterhouseCoopers allokerer 4½ fuldtidsressourcer til projektet. Der skal desuden afsættes kr. til ekstern konsulentbistand i forbindelse med afdækning af mulige leverandører af ledelsesinformationssystemer i delprojekt D. Der henvises på nuværende tidspunkt til rammeaftale mellem Aarhus Universitet og PricewaterhouseCoopers, hvor projektbemanding og priser er stipuleret. I budgettabellen nedenfor er priserne indregnet tentativt. Budget til og med februar Samlet budget Priser i tkr Internt ressourceforbrug: Aarhus Universitet Aarhus Universitet har udpeget Flemming Bøge som projektleder på ledelsesinformationsprojektets delprojekt D. Margrethe Lundgaard fra DJF er allokeret fuld tid til ledelsesinformationsprojektet. Der påregnes derudover en betydelig involvering af interne ressourcer i forbindelse med gennemførelsen af alle delprojekterne. Aarhus Universitets estimerede, interne timeforbrug på ledelsesinformationsprojektet Delprojekt Timer Delprojekt A, B og C 1380 Delprojekt D (til og med leverance D2) 400 I alt 1780 Side 19 af 33

20 4 Organisering 4.1 Projektorganisation Ledelsesinformationsprojektet er et selvstændigt, tværgående projekt på Aarhus Universitet som involverer projektdeltagere fra både Aarhus Universitet og PricewaterhouseCoopers. Alle aktiviteter vil blive gennemført i et tæt samarbejde mellem PricewaterhouseCoopers og Aarhus Universitets ressourcer i det omfang, det er muligt. Nedenstående organisationsdiagram viser projektorganisationen. Prorektor Søren Frandsen Projektejer Per Lindblad Johansen PwC projektansvarlig Jesper Runge Referencegruppe Projektkontor Andreas Sture Høeg PwC projektleder Søren Blok Jensen LEDELSESINFORMATIONSPROJEKT Ressourcer fra Aarhus Universitet Ressourcer fra PricewaterhouseCoopers Side 20 af 33

21 4.2 Projektdeltagere Overordnede projektdeltagere Navn Hjemhørende Titel Rolle Per Lindblad Johansen AU Direktør, DPU Overordnet projektejer Jesper Runge PwC Director PwC projektansvarlig. Kvalitetssikring af leverancer samt senior level sparring Delprojekt A Navn Hjemhørende Titel Rolle Søren Blok Jensen PwC Manager Overordnet projektleder Michael Fagernæs Knudtzen PwC Manager Organisatorisk udviklingskonsulent og deltager på delprojekt A samt projektleder på delprojekt C Andreas Sture Høeg PwC Consultant Projektkontorkonsulent og deltager på delprojekterne A-B- C Signe Illum Larsen PwC Consultant Projektdeltager - delprojekt A Mette Alstrup PwC Director Projektdeltager - delprojekt A Margrethe Lundgaard AU IT-medarbejder Projektdeltager - delprojekt A Marianne Toftegaard Hansen Annelise Nyvold AU Lundbye Eddie Kvistgaard Pedersen Frederik Langkjær AU AC studiemedarbejde r AU Specialkonsulent Projektdeltager - delprojekt A Projektdeltager - delprojekt A AU Fuldmægtig Projektdeltager - delprojekt A Projektdeltager - delprojekt A Hans Jørgen Hansen AU Områdeleder Projektdeltager - delprojekt A Kristine Stougaard AU IT-udviklingschef Projektdeltager - delprojekt A Thomsen Lone Egebjerg Kressel AU Fuldmægtig Projektdeltager - delprojekt A Anders Juul Adm AU Områdeleder Projektdeltager - delprojekt A Terkel Rørkær Sigh AU Fuldmægtig Projektdeltager - delprojekt A Mette Vigen AU Fuldmægtig Projektdeltager - delprojekt A Liza Strandgaard AU Fuldmægtig Projektdeltager - delprojekt A Uffe Engberg AU AC Projektdeltager - delprojekt A Steffen Longfors AU Områdeleder Projektdeltager - delprojekt A Lars Mose AU Chefkonsulent Projektdeltager - delprojekt A Side 21 af 33

22 Delprojekt B Navn Hjemhørende Titel Rolle Søren Blok Jensen PwC Manager Overordnet projektleder Bestemmes senere Bestemmes senere Bestemmes senere Bestemmes senere Delprojekt C Navn Hjemhørende Titel Rolle Michael Fagernæs Knudtzen PwC Manager Organisatorisk udviklingskonsulent og deltager på delprojekt A samt projektleder på delprojekt C Andreas Sture Høeg PwC Consultant Projektkontorkonsulent og deltager på delprojekterne A-B- C Delprojekt D Navn Hjemhørende Titel Rolle Flemming Bøge AU IT-vicedirektør Projektansvarlig - delprojekt D Lasse Guldbrandsen AU Områdeleder, Projektdeltager - delprojekt D SUN Birthe Hestbæk AU Projektleder, Projektdeltager - delprojekt D IT udviklingsafd. Anders Kjær AU IT chef Projektdeltager - delprojekt D Ole Møller Madsen Affecto Teknisk rådgiver Projektdeltager - delprojekt D I delprojekt D inddrages ydermere IT udviklingschefen, Kristine Stougaard Thomsen, samt repræsentanter for IT driftsafdelingen som ressourcepersoner. 4.3 Referencegruppe Navn Titel Hovedområde/funktion Søren Trangbæk Vicedirektør Økonomifunktionen Eva Teilmann Kontorchef Studieforvaltningen Ole Jensen Administrationschef HUM Anders Roed Administrationschef SUN Side 22 af 33

23 Bilag Bilag 1 - Baggrund for ledelsesinformationsprojektet På Aarhus Universitet eksisterer forskellige ledelsesrapporter centreret omkring funktionsområder såsom personale, økonomi og studieområdet. Indsamling af data sker for 8000C i vidt omfang via fælles kildesystemer, men for de nye hovedområder er data oftest blevet leveret til fællesledelsen via manuelle ad hoc opgaver og projekter. Flere af de nye hovedområder har i dag udmærkede ledelsesinformationssystemer, men det er ikke muligt at konsolidere data på tværs af hele Aarhus Universitet. Ledelsesrapporteringen samler ikke data på tværs af systemerne, hvorfor det er svært at få en dybere indsigt i årsagssammenhænge på tværs af funktionsområder. Der har i længere tid eksisteret et nøgletalsudvalg på Aarhus Universitet. Udvalget har til opgave at beskrive og fastlægge definitioner, kildesystemer og beregningsmetoder for kendte og anvendte nøgletal til hhv. rektorkollegiets statistikberedskab, udviklingskontrakten, universitetets strategiopfølgning samt indberetninger til ministerier og styrelser. Udvalget har identificeret og beskrevet et meget stort antal nøgletal, og arbejder på at kvalificere og reducere disse. Økonomisporet under Den Administrative Forandringsproces samt studieområdet har påpeget og identificeret behov for ledelsesinformation. Der eksisterer i meget varierende omfang decentrale nøgletal på de enkelte hovedområder, primært svarende til lokal ledelsespraksis. Nuværende praksis på Aarhus Universitet har den svaghed, at ledelsesinformation ikke er tværgående på funktionsområderne, at indsamlingen af data på tværs af hele organisationen ikke er systemunderstøttet og at det ikke er muligt at lave ad hoc analyser på data. På den anden side er Aarhus Universitets klare styrke, at der er et erkendt behov for moderne ledelsesinformation og flere stærke parter, der arbejder for at tilvejebringe grundlaget herfor. Side 23 af 33

24 Bilag 2 - Leverancebeskrivelser Delprojekt A Leverance Mål Dato FASE 1 - indtil februar 2010 A1 - Samlet overblik over eksisterende nøgletal samt prioritering af identificerede nøgletal. Leverance A1 er et samlet overblik over de eksisterende nøgletal på Aarhus Universitet. Kortlægning af nøgletallene tager udgangspunkt i information fra: Nøgletalsudvalget Statistikgruppen Økonomirapportering Rapportering på studieområdet Rapportering på HR og lønområdet Ledelsessekretariatet Bygninger Forskning Leverance A1 har ydermere til formål at identificere rapporteringsbehov samt opstille krav til prioritering af de identificerede nøgletal: Rapporteringsbehov hos ledelserne på universitetet. o For at understøtte denne identificering skal der afholdes en workshop, som har til formål at identificere rapporteringsbehov hos ledelserne med udgangspunkt i de nye muligheder, der er opstået gennem forandringsprojektets systemimplementeringer Uge 49, 2009 A2 - Afdækning af brugernes dataindtastning i kildesystemer samt identifikation af semantiske Prioritering af nøgletal o Analyse af identificerede nøgletal med udgangspunkt i ovenstående workshop o Afklare definitioner og tidsforskydninger på nøgletal o Afholdelse af opfølgende workshop: Præsentation og godkendelse af valgte nøgletal hos universitetsledelsen Leverance A2 giver et overblik over, hvordan data indtastes i de forskellige kildesystemer. Herunder identificeres nuværende semantiske forskelle og ligheder for definitioner af data og Uge 51, 2010 Side 24 af 33

25 ligheder og forskelligheder. A3 - Opstilling af datamodel A4 - Cost-benefit analyse registreringspraksis, og betydningen eller meningen med begreber eller datadefinitioner beskrives i de forskellige hovedområder og fællesadministrationen. Leverance A3 omfatter opstilling af en datamodel og anbefaling om eventuelle registreringsændringer. Leverance 3 s konklusioner er baseret på følgende aktiviteter under delprojekt A: Sanering og udvælgelse af nøgletal Ad-hoc analyser o Identifikation af behov for ad-hoc analyser samt afledte krav til datamodellen Identifikation af kildesystemer og datasammenhænge o Identifikation af kildesystemer o Identifikation af datasammenhænge og krydsreferencer Dataspecifikation til ledelsesinformationssystem o Specifikation af datamodel o Specifikation af datamangler Vi overvejer, hvordan lavere prioriterede nøgletal indarbejdes. NB: Delprojekt A udarbejder design af ovenstående, men den egentlige konfiguration og implementering af system, teknik og rapporter foretages delvist af den organisation, som delprojekt C etablerer og delvist af endnu ikke identificerede implementeringskonsulenter. Som en del af beslutningsoplægget vedlægges cost-benefit analyse, herunder: Kvalificering af kvalitative og kvantitative gevinster ved et ledelsesinformationssystem på Aarhus Universitet Estimat af nuværende ressourceforbrug på Aarhus Universitet relateret til tilvejebringelse Uge 52, 2009 Uge 3, 2009 Side 25 af 33

26 A5 - Rapporteringspakken samt definition af analyse- og udtræksmuligheder A6 - Beslutningsoplæg om implementering af ledelsesinformationssystemet FASE 2 - efter februar 2010 A7 - Nye fællesdefinitioner for data i kildesystemerne A8 - Tegning af ny registreringspraksis A9 - Vejledninger og kvalitetssikring af ledelsesinformation, som ledelsesinformationssystemet vil kunne nedbringe Budget for løbende driftsomkostninger samt implementeringsomkostninger Leverance A5 præsenterer rapporteringspakken på baggrund af ovenstående aktiviteter og vil indeholde følgende elementer: Krav til funktionalitet Design af rapporteringspakke Brugeranalyse Afklare afhængigheder til back-end Adgangsstyring Definition af udtræks- og analysemuligheder. NB: Delprojekt A udarbejder design af ovenstående, men den egentlige konfiguration og implementering af system, teknik og rapporter foretages delvist af den organisation, som delprojekt C etablerer og delvist af endnu ikke identificerede implementeringskonsulenter. På baggrund af de ovenstående aktiviteter og leverancer vil delprojekt A i februar 2010 udkomme med et beslutningsoplæg til Aarhus Universitets ledelse om implementering af et ledelsesinformationssystem på hele Aarhus Universitet. Aarhus Universitets ledelse træffer herefter en go / no-go beslutning vedrørende den videre implementering af ledelsesinformationssystemet. På baggrund af de foregående aktiviteter i delprojekt A vil leverance A6 skabe nye fællesdefinitioner for data i kildesystemerne. På baggrund af de foregående aktiviteter i delprojekt A vil leverance A8 opstille tegne den nye registreringspraksis for data i kildesystemerne med henblik på at skabe en ensartet registrering af data i kildesystemerne på tværs af Aarhus Universitets enheder. Leverance A9 har til formål at præsentere en række vejledninger, der kan træffes beslutning om: Vejledninger til rapporteringspakken og Uge 3, 2010 Uge 5, 2010 Uge 7, 2010 Uge 10, 2010 Uge 18, 2010 Side 26 af 33

27 sammenhæng til kildesystemer Vejledning og implementering af ændringer i registreringspraksis Dokumentation Delprojekt B Leverance Mål Dato FASE 2 - efter februar 2010 B1 - Rapport og plan over hovedområdernes ekstra behov for ledelsesinformation Leverance B1 indeholder en overordnet beskrivelse af, hvilket behov for lokalt baseret ledelsesinformation der findes på de enkelte hovedområder på Aarhus Universitet. Behovet for ledelsesinformation kan være forskellig fra hovedområde til hovedområde baseret på forskellige styrings- og ledelsesprincipper i de forskellige områder. Leverance B1 bygger mere specifikt på følgende aktiviteter: TBD B2 - Opstilling af en datamodel og anbefaling til evt. registreringsændringer på baggrund af de yderligere rapporteringsbehov Interview med hvert hovedområde Identifikation af om hovedområdet kan nøjes med en central vedligeholdt udvidelse af projekt A s ledelsesinformation Identifikation af rapporteringsbehov og lokalenøgletal Identifikation af om drift og udvikling skal placeres centralt/decentralt for at opfylde de enkelte hovedområders behov Prioritering af rapporteringsbehov og lokale nøgletal Leverance B2 har til formål at præsentere en datamodel samt anbefaling om eventuelle registreringsændringer. Leverance B2 s konklusioner er baseret på følgende aktiviteter under delprojekt B: Detailafklaring af hvert hovedområde o Afholdelse af workshop 1: Workshoppen har til formål at fastlægge eventuelle yderligere nøgletal o Analyse af identificerede nøgletal med udgangspunkt i workshop1 o Afholdelse af workshop 2: Workshoppen har til formål at præsentere valgte nøgletal hos hovedområdets ledelse med henblik på at opnå godkendelse heraf TBD Side 27 af 33

28 o Identifikation af behov for ad-hoc analyse og heraf afledte krav til datamodellen Identifikation af kildesystemer og datasammenhænge o Identifikation af kildesystemer o Identifikation af datasammenhænge og krydsreferencer B3 - Tillæg til rapporteringspakken herunder definition af analyse- og udtræksmuligheder B4 - Tillæg til vejledninger og definitioner Dataspecifikation til ledelsesinformationssystem o Specifikation af datamodel o Identifikation af datamangler Leverance B3 præsenterer rapporteringspakken på baggrund af ovenstående aktiviteter og vil indeholde følgende elementer: Opbygning af rapporteringspakke Design af rapporteringspakke Definition af udtræks- og analysemuligheder Leverance B4 har til formål at præsentere en række vejledninger, der kan træffes beslutning om: Vejledninger til rapporteringspakken og sammenhæng til kildesystemer Vejledning og implementering af ændringer i registreringspraksis TBD TBD Delprojekt C Leverance Mål Dato FASE 1 - indtil februar 2010 C1 - Scenarierapport Scenarierapporten beskriver et muligt scenarie for, hvordan AU kan organisere understøttelsen af et IT ledelsesinformationssystem. Scenariet bliver beskrevet ud fra følgende parametre på et overordnet niveau: Designprincipper Arbejdsprocesser og opgaver Positioner Kompetencebehov Træningsbehov Rekrutteringsbehov Styringsmodel/governance KPI Lokation Side 28 af 33

29 Normering/Bemanding Juridiske krav Risici Omkostninger Strategisk match til AU forretnings- og ITstrategi Det vil gælde for flere af parametrene, at de for nærværende beskrives på et overordnet niveau, idet der eksisterer en række afhængigheder til ledelsesinformationsprojektets andre delprojekter. Den endelige analyse, detaljering og planlægning udføres efter februar 2010, når delprojekt A kommer med beslutningsoplægget om implementering af et ledelsesinformationssystem på Aarhus Universitet. FASE 2 - efter februar 2010 C2 - Kompetencekortlægning C3 - Definition af arbejdsgange, processer og KPI til LI enheden C4 - Etablering af og rekruttering til en fysisk LI enhed på Aarhus Universitet Leverance C1 runder af med en anbefaling til, hvilket organisatorisk scenarie ledelsesinformationsprojektet bør arbejde videre med. Leverance C1 blev indleveret til projektets ejer Per Lindblad Johansen, som videreformidlede leverancen til relevante interessenter. Leverance C2 er en kompetenceafdækning blandt udvalgte medarbejde på Aarhus Universitet med henblik på at kortlægge muligheden for intern rekruttering til en LI-enhed og klarlægge behovet for kompetenceudvikling og træning. Dette tillæg til den organisatoriske anbefaling definerer retningslinjer for, hvordan LI enhedens medarbejdere skal agere for at leve op til det identificerede behov for ledelsesinformation. Arbejdsopgaver og processer bliver defineret, og KPI er for, hvordan man skal følge op på målopfyldelsen bliver foreslået. I selve etableringen af LI enheden ligger både den fysiske etablering med arbejdsplads og den menneskelige etablering; herunder rekruttering, træning og kompetenceudvikling. TBD TBD TBD Side 29 af 33

30 Delprojekt D Leverance Mål Dato FASE 1 - indtil februar 2010 D1 - Detaljeret teknisk systemlandskab for datakilder indenfor økonomi, studieadministration, personaleadministrat ion og forskningsregistrerin g Projektets leverancer er i ganske udtalt grad afhængige af leverancerne fra delprojekt A behovsafdækning og konkretisering af ønskede indikatorer. Der er valgt at gennemføre aktiviteter fra delprojekt D parallelt med delprojekt A. Dette er besluttet for at sikre nødvendigt IT-input inden for arkitektur og definitioner / datamodellering, og på den måde sikre størst mulig realisme i delprojekt A s leverancer. Delprojekt D s leverance D1 forventes at gennemføre følgende projektfaser: Kortlægning af eksisterende systemer, der anvendes til ledelsesinformation Kortlægning af eksisterende centrale datakilder til ledelsesinformation D2 - Screening af markedet for LIsystemer, anbefaling af foretrukken løsning for AU. Input til beslutningsgrundlag D3 - Krav til drift af løsningen teknisk miljø og ressourcer. Input til beslutningsgrundlag FASE 2 - efter februar 2010 Disse to processer fører til levering af en systemlandskabsskitse Leverance D2 vil indeholde følgende elementer: Screening af markedet for LI-systemer og vurdering af deres egnethed til at indgå i AU s systemportefølje og til at levere det ønskede output til de forventede brugere. Vurdering af hvor godt systemerne passer ind i AU s langsigtede IT-strategi / Targetarkitektur Leverance D3 vil indeholde følgende aktiviteter: Etablering af krav til driftsmiljø og driftsorganisation for LI-systemet, herunder forventningsafstemning med kunderne (LI-enheden samt decentrale brugere) Opstilling af oversigt over forventede drifts- og vedligeholdelsesomkostninger for LI-systemet Side 30 af 33

31 D4 - Udvælgelse af systempakke, indgåelse af kontrakt omkring leverance af LI-system samt D5 - Proof of Concept D6 - Produktionsstart På baggrund af ovenstående aktiviteter forventes udvalgt 2-3 systemer / systempakker, og der forventes gennemført en anskaffelsesforretning indenfor rammerne af SKI-aftaler. Disse processer fører til indgåelse af kontrakt omkring leverance af LI-system forudsat der kan tilvejebringes budgetmidler til formålet. Leverance D5 vil være proof of concept, hvor få udvalgte nøgletal præsenteres gennem LI-systemet Leverance D6 bygger på nedenstående aktiviteter: Beskrivelse af tekniske snitflader, så decentrale brugere kan udtrække og anvende data i kombination med andre systemer / data Drifts- og backuprutiner dokumenteres Der udformes SLA er med kunderoganisationen Disse processer fører frem til produktionsstart. Uge 15, 2010 TBD TBD Side 31 af 33

32 Bilag 3 - Interessentoverblik Navn Hovedområde Afdeling Rolle/titel Relation til projektet Per Lindblad Johansen DPU Dekanatet Direktør Projektejer Niels Kiil DJF Forskningscenter Foulum Kontorchef - Fakultetssekretariatet Niels Damgaard Hansen NAT Det Naturvidenskabelige Fakultet Ole Bjørn Hansen DMU Økonomi- og Kommunikationssekretariatet Ole Jensen HUM Det Humanistiske Fakultetssekretariat Per Henriksen SAM Det Samfundsvidenskabelige Fakultetssekretariat Administrationschef, cand.scient. Sekretariatschef - Sporleder for HR-sporet Administrationschef, cand.scient.pol. Administrationschef, cand.jur. Administrationschef på et hovedområde og bruger af ledelsesinformation Administrationschef på et hovedområde og bruger af ledelsesinformation Administrationschef på et hovedområde og bruger af ledelsesinformation Administrationschef på et hovedområde og bruger af ledelsesinformation Administrationschef på et hovedområde og bruger af ledelsesinformation Søren Trangbæk Adm. Teknisk Forvaltning Vicedirektør Leder af økonomifunktionen Side 32 af 33

33 Henning Andersen ASB Ledelsessekretariatet Kontorchef Administrationschef på et hovedområde og bruger af ledelsesinformation Flemming Bøge Adm. IT-staben IT-vicedirektør Projektleder på delprojekt D, leder af IT Ole Olsen Adm. Ledelsessekretariatet Vicedirektør Leder af ledelsessekretariatet Jette Schønemann TEO Det Teologiske Fakultetssekretariat Anders Roed SUN Det Sundhedsvidenskabelige Fakultetssekretariat Administrationschef Administrationschef Administrationschef på et hovedområde og bruger af ledelsesinformation Administrationschef på et hovedområde og bruger af ledelsesinformation Ovenstående interessentliste er udtryk for de direkte involverede interessenter i mobiliseringsfasen. Interessentlisten bliver løbende udbygget og opdateret af projektkontoret. Side 33 af 33