Referat for møde i OmrådeUdvalget for Rådhuset

Transkript

1 Referat for møde i OmrådeUdvalget for Rådhuset Mødedato: 6. december 2018, kl til Mødested: Møderum 1 Mødelokale 1 er reserveret fra kl til formøde for personalerepræsentanterne Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Morten Møller (formand), Ole Stounbjerg, Britta Kempel, Casper Grønborg Medarbejderrepræsentanter: Margit Pedersen (HK), Laila Dueholm (HK), Kjeld Pedersen (DSF), Jette Harlund (AC) Arbejdsmiljørepræsentanter: Cecilie Emilie Flindt Robert, Bente Nørgaard, Maria Christensen Referent: Maria Christensen Afbud: Jette Harlund, Margit Pedersen (Jane Kjær Tropp deltager) Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 3. Til og fra formand og næstformand Til information og drøftelse Status vedr. proces for rummelighed i praksis Status på kantineforhold i VitaPark Retningslinjer for brug af kommunebiler bilag Arbejde med budgetudfordringer og hverdagseffektiviseringer Ole Stounbjerg gav en status omkring processen om rummelighed i praksis. Der er en proces i gang i forhold til at udvide antallet af praktikpladser på kommunale institutioner. Der er tale om faste pladser med arbejdsopgaver, som praktikanter kan løse, som ikke kræver uddannelse. Processen er kørt via MED-systemet og har været i Strategisk Lederforum et par gange. Det blev drøftet, at vi naturligvis skal efterleve de retningslinjer vi har i forhold til ansættelser også i forbindelse med rummelighed i praksis. Stine Jylov deltog på mødet og informerede om, at kantinen i VitaPark er tænkt til alle, og der arbejdes på, at kantinen ikke bliver lejet ud i den almindelige åbningstid. Snarest skulle det blive muligt, at få en kalenderoversigt over kantinen, så det er muligt både at booke og se, hvilke aftaler der er i kantinen. Det har været en lang proces, og været træls for dem, som har været berørt af det, idet der ikke har været mulighed for at spise frokost i kantinen. Forklaringen på, hvorfor processen med kantinen har trukket ud og endnu ikke er på plads er, at bestyrelsen ønsker at give mulighed for, at kunne sælge mad fra kantinen og lave en Dokumentnr.: side 1

2 kantineordning. Der er udfordringer i forhold til, hvordan dette kan gøres i et kommunalt hus, og hvis ikke det kan lade sig gøre, skal det i udbud. Spørgsmålet bliver så, hvordan dette gøre, når det både er kommunalt og privat benyttet. Status lige nu er, at det ligger lige nu hos bestyrelsen. Køkkenet er færdigetableret og kantinen er funktionsdygtig, der mangler blot levering af vandkander. VitaPark håber på, at kunne tilbyde mad og mødeforplejning på sigt. I øjeblikket er der et igangværende arbejde med at lave aftaler med restauratører i byen, og målet er, at der så kan bookes mødeforplejning samtidig med, at der bookes lokale. VitaPark er et hus i udvikling, og der arbejdes løbende på løsninger og optimering af stedet. Jan Møller deltog på mødet og blev spurgt i forhold til booking af rådhusbilerne, hvor tvivlen mest er gået på, hvornår man skal booke en rådhusbil, og hvornår man skal leje en bil hos Fiat. Meldingen er, at hvis bilerne er til rådighed bookes disse, og er der ikke, så lejes en bil ved Fiat. I forhold til budgetudfordringer og hverdagseffektiviseringer har Direktionen udarbejdet tre strategiske mål til Byrådet færre på offentlig forsørgelse i Nedbringe antal af børn i specialklasser på 80 årselever 3. Nedbringe antallet af borgere i eksterne tilbud på ungeområdet år Fem virksomhedsledere har medvirket samt tre konsulenter fra Ledelse & Udvikling. Det har været spændende proces, fordi tingene fletter sig ind i hinanden, hvorfor det giver god mening, at se tingene på tværs og løse dem i fællesskab. De har udarbejdet et handlekatalog, hvor nogle af tiltagene kan igangsættes med det samme, og hvor andre kræver mere modenhed i organisationen. Mandag d. 17. december har direktionen temamøde med byrådet, hvor de vil gennemgå handlekataloget, og får skabt grundlaget bl.a. også med politisk forankring. Det er resultater, som skal skabes i 2019, så det kræver, at der handles hurtigt. Det er vigtigt at vi får en god dialog omkring det. Det er et fællesansvar at løfte de målsætninger. Har du som medarbejder forslag til hverdagseffektiviseringer drøfter du det i din afdeling med din nærmeste chef, som bringer det videre. Områdeudvalget sætter punktet hverdagseffektiviseringer på som et fast punkt fremadrettet på dagsorden. 4. Status på arbejdsmiljøarbejdet Til information og drøftelse Dokumentnr.: side 2

3 Sygefravær Kilde: KMD, BI De seneste statistiske tal vedr. sygefraværet på rådhuset og opgjort pr. 31. oktober Tallene viser, at sygefraværet i perioden januar-oktober 2018 fortsat er væsentligt lavere end for den tilsvarende periode i Der er tale om fald i både korttids- og langtidsfraværet. Supplerende arbejdsmiljøuddannelse Arbejdsmiljøgrupperne skal årligt tilbydes supplerende arbejdsmiljøuddannelse svarende til 1½ dags uddannelse. Den supplerende arbejdsmiljøuddannelse har i 2018 været afholdt som tre halve dage med følgende temaer: a. Robusthed og trivsel på arbejdspladsen (v/ Thomas Milsted) b. Digital chikane (v/ Abelone Glahn) c. Systematik i arbejdsmiljøarbejdet (v/ Arbejdsmiljøcentret og HR teamet) I 2019 arbejdes der med at afholde den supplerende arbejdsmiljøuddannelse som en halv dag i foråret og en hel dag i efteråret. Den hele dag tænkes bygget op med 1-2 fælles oplæg og et antal mindre workshops/inspirationscaféer man kan vælge sig ind på, og tanken er, at de primært skal afholdes af interne (fx en lokal arbejdsmiljø/-triogruppe, der har arbejdet med et særligt tema). Besøg af Arbejdstilsynet Der er arbejdet med lukning af de påbud, som Arbejdstilsynet har givet i forlængelse af deres besøg i Jobcentret og Rådhuset i øvrigt. Status på efterkommelse af påbuddene er følgende: Påbud om at forebygge stor arbejdsmængde og tidspres i IT & Indkøb. Der er givet svar til Arbejdstilsynet om efterkommelse af påbuddet. Som en del af løsningen er der bl.a. gennemført en workshop som dels skulle Dokumentnr.: side 3

4 skabe klarhed i forhold til kerneopgaven i IT & Indkøb og dermed skabe et fælles fundament for arbejdet med de arbejdsmiljømæssige udfordringer. Dernæst skulle workshoppen også afdække konkrete risikofaktorer i forhold til at lykkes med kerneopgaven identificeres og prioriteres med henblik på udarbejdelse af konkrete handleplaner. Desuden er der etableret en vagttelefon med et direkte nummer, hvor brugere og superbrugere kan komme i kontakt med en medarbejder inden for normal arbejdstid i hverdagene samt mellem 8.00 og 9.00 i weekender og på helligdage. Vagttelefonen har reduceret antallet af telefoniske henvendelser til medarbejdere, som ikke har vagten, og dermed antallet af afbrydelser. Med henblik på sikre overblik over samt hjælp til prioritering, fordeling og planlægning af opgaverne er der indført et ugentlig statusmøde, som er indkaldt via kalenderen, og hvor der er mødepligt for medarbejderne. På møderne følges der også op på de øvrige tiltag med henblik på løbende justering. AT har endnu ikke givet tilbagemelding om lukning af sagen fra deres side. Påbud om at forebygge udefra kommende fugt i lokaler i Sygedagspengeafdeling. Der er givet svar til Arbejdstilsynet om efterkommelse af påbud. Der er lavet en besigtigelse af Søren Garde Rådgivning A/S. Af rapporten fremgår det, at der er konstateret fugt- og skimmelangreb i jobcenteret, men ikke noget der er vurderet sundhedsskadeligt. Det er derfor ikke vurderet, at der skal foretages noget akut, det anbefales dog at vinduer, lysninger og bundstykker udskiftes. Vi har i slutningen af september demonteret en lysning i det ene kontor og eftergået de udvendige fuger omkring vinduet. Der er ikke siden kommet vand ind ved vinduet. Vi har iværksat en gennemgang og udskiftning af de udvendige fuger omkring vinduerne i jobcenteret. De indvendige vindueslysninger- og vindueskarme er eftergået og der er iværksat en udskiftning, på de kontorer hvor der er synlig fugtproblemer. Opgaven forventes løst i løbet af november. AT har lukket sagen fra deres side den 26. november Påbud om at nedbringe unødig støj i Jobcentrets sekretariat. Der er søgt fristforlængelse for efterkommelse af påbuddet til 1. februar 2019, hvilket Arbejdstilsynet har godkendt. Fristforlængelsen er søgt med henblik på at etablere en bedre afskærmning mod gangarealet i sekretariatet. Der er allerede gennemført en række ændringer i forhold til arbejdsplanlægning og adfærd internt i Jobcentret, som kan medvirke til at afhjælpe støj og forstyrrelser. Derudover har IT- og Indkøbschefen til opgave at sørge for at følgende løsninger er gennemført inden udgangen af januar måned 2019: Skiltningen på rådhuset skal forbedres, således at gæster har lettere ved at finde de to mødelokaler, og det er tydeligt hvilke møder, der afholdes i hvilke lokaler. Dokumentnr.: side 4

5 Der indkøbes ekstra stole/taburetter til de to mødelokaler, således at behovet for at flytte stole mellem lokalerne begrænses. Påbud om at nedbringe unødig støj i Integrationsteamet. Der er givet svar til Arbejdstilsynet om efterkommelse af påbuddet. Påbuddet er bl.a. efterkommet ved mere fleksibel anvendelse af lokaler, således at samtaler med borgerne ikke holdes på fælleskontoret. Der gøres brug af tavle, der giver overblik over hvilke kontorer der er ledige og som kan anvendes til samtaler, ligesom afdelingslederens kontor kan anvendes hvis der mangler kontor til samtaler. Der er desuden indkøbt ens dockingstationer, således at det er muligt af flytte kontor medarbejderne imellem. Der sker løbende opfølgning ved leder. AT har den 26. november 2018 lukket sagen fra deres side. Påbud om at sikre passende temperaturer på integrationsteamets kontor. Der er frist for efterkommelse af påbuddet den 15. januar Psykologordning ny samarbejdspartner Aftalen med Falck Healthcare om psykologisk rådgivning og krisepsykolog er opsagt med virkning fra 31. december Der er i stedet indgået aftale med Arbejdsmiljøcentret, som betyder, at ordningen i forhold til at tilbyde ansatte psykologisk rådgivning i krisesituationer eller ved trivselsudfordringer i praksis fortsætter uændret. Det er aftalt med Falck Healthcare, at forløb der er sat i gang i 2018, men ikke afsluttet inden årsskiftet, naturligvis færdiggøres i regi af Falck Healthcare. HR teamet i Ledelse & Udvikling vil snarest sørge for tydelig information til ledere og tillidsvalgte om den nye ordning, og HR-Portalen opdateres i den forbindelse også. Status vedr. digital chikane I forlængelse af Hovedudvalgets vedtagelse af retningslinjen vedr. forebyggelse og håndtering af digital chikane, har Ledelse & Udvikling udarbejdet en dialog-guide som kan anvendes til dialogen på de enkelte arbejdspladser. Dialogguiden indeholder bl.a. en række dilemmaer, som man kan drøfte i MED-udvalget og personalegruppen ligesom den også indeholder også en skabelon til den lokale handleplan. Guiden kan findes på HR-portalen sammen med retningslinjen Ledelse & Udvikling har informeret herom via mail til alle ledere og tillidsvalgte den 7. november Der er pt. ikke kommet nogen indberetninger om chikane til den fælles mail. Status på Sundhedsordningen Hovedudvalget besluttede, at afholde et temamøde om anvendelsen af sundhedsordningen i Der er dog umiddelbart et ønske om at fortsætte deltagelsen i DHL stafetten og aftalen med svømning i Odder svømmehal. Ved opfølgning på ordningen med svømmehallen i november måned må det dog konstateres, at alle billetter vi har købt er afhentet, men der er kun forbrugt ca. 600 billetter. Der må således eksistere et lager på nogle arbejdspladser. Det er vigtigt, at ordningen også reelt anvendes, såfremt den skal fortsætte. Dokumentnr.: side 5

6 Der er modtaget bekræftelse fra Arbejdstilsynet i forhold til lukning af påbuddet i ITog Indkøb. Der er lavet en plan i Jobcenteret i forhold til afskærmning af sekretariatet for at reducere støj og afbrydelser af medarbejderne. Arbejdet går i gang i uge 2 i det nye år, hvorfor vi håber på, at kunne melde tilbage til Arbejdstilsynet og få lukket det sidste påbud. Der kommer en ny vejledning i forhold til den nye psykologordning inden det nye år begynder. HR teamet i Ledelse & Udvikling vil snarest sørge for tydelig information til ledere og tillidsvalgte om den nye ordning, og HR-Portalen opdateres i den forbindelse også. Det påpeges, at det primært er langtidssygefraværet, der er forklaring på det faldne sygefravær. Orientering ved arbejdsmiljøgruppen Der har været rundering ved mødelokalerne samt i kantinen og ved pedellen. Der var positiv tilbagemelding i kantinen, hvor der er orden i sagerne og pænt og ryddeligt. Der er udfordringer i mødelokalerne ift. oprydning efter møderne af mødelederne. Der vil fremadrettet komme et lille skriv i mailen, som man modtager med bekræftelse på, at man har booket et mødelokale. Ligeledes arbejdes der på nudging både i forbindelse med rengøring og oprydning efter møder samt på toiletterne på rådhuset. Der er fortsat klager over rengøring af toiletterne. Arbejdsmiljøgruppen har haft kontakt til rengøringsfirmaet som oplyser, at der efter deres standarder er rent på toiletterne. Det skal bemærkes, at det, der kan opleves som snavs også er slid af bl.a. fliserne og fugerne på toiletterne. Der udskiftes sæbedispensere og håndklædeholdere på alle toiletter. Der er en prøveopstilling af de nye dispensere nede ved toiletterne i kantinen. Der vil blive foretaget en grundrengøring af alle toiletterne, og der håbes herefter på, at oplevelse af, at den daglige rengøring vil blive bedre. Områdeudvalget vil også opfordre til, at man rydde op efter sig selv, og efterlader i samme stand, som man selv ønsker at modtage det. Møblerne der før stod ved rummet ind til byrådssalen samt ved mødelokale 1 og 2 er nu blevet flyttet for at mindske støj og snak. Der er igen rokering I Jobcenteret, hvor mentorerne flytter fra VitaPark og over på Rådhuset i lokalerne hvor familiekonsulenterne sidder nu. Der bliver et øget pres på samtalekontorerne. Der bliver i alt 10 personer, som er uden fast arbejdsplads i Jobcenteret. Arbejdsmiljøgruppen vil gerne hjælpe og inddrages i forbindelse med rokeringer mm. og gerne så tidligt som muligt i processen ift. idéudvikling, rådgivning mv. Det aftales, at der på første møde i Rådhusledergruppen den 7. januar 2019 vil blive talt om evt. lokalerokering og få samlet afdelingerne smartere. Punktet Orientering ved arbejdsmiljøgruppen sættes igen på som fast punkt som første punkt under #Status på arbejdsmiljø. 5. Personalepolitisk værdisæt Punktet er til information og drøftelse Hovedudvalget besluttede i foråret 2018 at nedsætte en arbejdsgruppe, der skulle arbejde med forslag til fornyelse af personalepolitikken for Odder Kommune. På mødet i august godkendte Hovedudvalget kommissorium for arbejdsgruppen. Et kommissorium som Dokumentnr.: side 6

7 beskriver en proces i to faser: Fase 1, hvor der udarbejdes et personalepolitisk værdisæt, som skal være afsættet for det videre arbejde med gennemgang af eksisterende politikker og retningslinjer Fase 2, hvor eksisterende politikker og retningslinjer gennemgås med henblik på at vurdere om de skal ophøre, videreføres eller udvikles. Arbejdsgruppen har udarbejdet et udkast til et personalepolitisk værdisæt, som blev behandlet på Hovedudvalgets møde den 28. november Værdisættet skal danne rammen om den måde vores ansættelsestid udfolder og udvikler sig indenfor. Det fordrer en åben og vedvarende dialog i de lokale MED-udvalg og på arbejdspladserne om, hvordan vi omsætter værdierne til praksis. Med et personalepolitisk værdisæt, ønsker vi at bevæge os væk fra regler og retningslinjer hen mod dialog om personaleforhold mellem medarbejdere og ledere, som altid skal tage afsæt i de værdier vi i fællesskab har vedtaget. Hovedudvalget vedtog udkastet personalepolitiske værdisæt, og der igangsættes en proces, hvor værdisættes både trykprøves og trygprøves af ledere og medarbejdere i de lokale MED-udvalg. Med trykprøvning menes, at vi skal i dialog skal afprøve, om værdisættet giver mening og kan omsættes til praksis på den enkelte arbejdsplads. Med trygprøvning menes, at vi afprøver, hvordan vi sammen kan omsætte værdisættet på en måde, der sikrer tryghed i forhold til vores rammer, vilkår og muligheder for at udfolde os som medarbejdere og ledere i et tillidsfuldt samarbejde. Hovedudvalget besluttede endvidere at bede arbejdsgruppen om at tilrettelægge tryk- /trygprøvningsprocessen nærmere. Arbejdsgruppen vil således i begyndelsen af det nye år være klar med en plan for den kommende proces. Det personalepolitiske værdisæt er vedlagt som bilag (doknr ) og vil også kunne findes på HR-portalen. Hovedudvalgets arbejdsgruppe er kommet med et værdibaseret udspil på fornyelse af personalepolitikken for Odder Kommune. Drøftelsen i Hovedudvalget har bl.a. været, at passe på, at der ikke smides gode og værdifulde ting ud, men at der bliver foretaget et serviceeftersyn af det, som foreligger samt kigget på, hvad der er ikke længere er aktuelt. De eksisterende retningslinjer er gældende i overgangsperioden. Fra medarbejdersiden kan man være nervøs for, at det bliver meget forskelligt fra afdeling til afdeling, når der ikke er faste regler, men en værdibaseret personalepolitik. 6. Rammer og principper vedr. deltagelse i kurser og efteruddannelse Punktet er til beslutning (i forhold til om der skal udarbejdes yderligere fælles vilkår for området) Hovedudvalget nedsatte i foråret 2018 en arbejdsgruppe, der skulle udarbejde forslag til fælles principper for deltagelse i kurser og efteruddannelse. Arbejdsgruppens forslag blev behandlet og godkendt af Hovedudvalget. Dokumentnr.: side 7

8 Beskrivelsen af rammer og principper søger at balancere, at der fastlægges nogle vilkår som gælder for alle ansatte med at der også skal være plads til lokale tilpasninger og individuelle aftaler om vilkår. Med afsæt i de vedtagne rammer og principper skal Områdeudvalget drøfte og beslutte om der er behov for at aftale yderligere fælles vilkår for det pågældende område. Principperne er vedlagt som bilag (doknr ) og kan i øvrigt findes på HRportalen. Taget til efterretning. 7. Fælles retningslinje vedr. krænkende adfærd Punktet er til information og drøftelse På foranledning af Områdeudvalget for Børn, Unge og Kultur behandlede Hovedudvalget et forslag om, at der udarbejdes en fælles overordnet retningslinje og skabelon til lokal handleplan vedr. forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd. Hovedudvalget besluttede, at bede Ledelse & Udvikling, om at udarbejde et forslag til en retningslinje, som drøftes og godkendes af Hovedudvalget. Taget til efterretning. 8. Særligt til Områdeudvalg Rådhus og Social og Sundhed Information om hjemtagelse af medarbejdere i Forebyggelse & Rusmidler Til orientering Odder Kommune hjemtager pr. 1. januar 2019 opgaven i forhold til forebyggelse og behandling af misbrug af rusmidler. Opgaven har hidtil været løst af Horsens Kommune. I forbindelse med hjemtagelsen overdrages medarbejderne fra Horsens Kommune til Odder Kommune med virkning fra 1. januar I forhold til MED-organiseringen etableres personalemøde med MED-status og der vælges arbejdsmiljørepræsentant for medarbejderne i Rusmiddel & Forebyggelse. Virksomheden er organiseret under Social- og Borgservice og hører under Områdeudvalget for Social og Sundhed. Orienteringen er taget til efterretning. 9. Deling af viden på tværs af rådhusets afdelinger ift. konkrete episoder, borgere mv. Til information og drøftelse Punktet indgår som fast punkt på Områdeudvalgets møder, hvor det sikres, at viden om hændelser, og erfaringer med registrering, håndtering og opfølgning deles. Episode hvor hoveddøren blev smadret af vred borger. Borgerservice og Jobcenteret arbejder sammen om borgeren og har håndteret episoden samt har fokus på den omtalte borger. 10. Vagtordning hos Fælles Drift og Service Til information og drøftelse Dokumentnr.: side 8

9 En repræsentant fra Fælles Drift og Service deltager på mødet og giver forklaring på, hvordan vagtordningen fungerer samt besvarer evt. spørgsmål. Kristian Egebæk deltog på mødet og fortalte om den nye vagtordning, som er overgået til Fælles Drift og Service. Ordningen i dag er ikke så billig som G4S, men til gengæld ankommer de hurtigere. Der er 6 medarbejdere som varetager ordningen fast, og der er yderlige 4 mand tilknyttet. Til at dække de opkald fra overfaldsalarmer der kommer ind, er der i alt mandskab til at dække opgaven: o o o o Overfaldsalarm dag: 10 mand Tyverialarm dag: 1 mand Overfaldsalarmer aften: 1 mand (med mulighed for en ekstra mand) Tyverialarm aften: 1 mand Overfaldsalarmerne Alle ledere er blevet kontaktet omkring overfaldsalarmerne i forhold til de procedurer, som er hos de enkelte institutioner. Der er lavet aftaler med f.eks. plejehjem og lign., således at Fælles Drift og Service kan komme ind, hvis en overfaldsalarm går om natten. Der mangler procedure fra Rådhuset og Campus, men der er pt. ikke fast personale på Campus. Ved overfaldsalarmer med fastadresse, kører Fælles Drift og Service altid. Overfaldsalarmer med GPS varetages af Politiet og G4S, da Fælles Drift og Service ikke har lovhjemmel til at gå ind i private hjem. For de institutioner, som har disse alarmer, arbejdes der på en løsning, og der stilles spørgsmålstegn ved, om der kan samarbejdes tværfagligt. Kristian Egebæk arbejder sammen med Marianne Jensen (Jobcentret) omkring en ordning, hvor de kan se, om koordinatoren er inden for kontorerne, så køre Fælles Drift og Service på dem. Alarmer siden uge 24 Der har været 5 overfaldsalarmer, hvoraf 4 har været fejl. 1 var ganske alvorlig, og Fælles Drift og Service var til stede ca. 15 min. før Politiet. Fejlene er bl.a. opstået ved at knappen på nogle alarmer sidder på toppen af den, hvilket gør, at medarbejderne kan komme til at aktivere dem ved f.eks. at bøje sig fremover. Hvordan sikre vi os, at de fungere? Anlægget på stedet er den pågældende leders ansvar. Bravida laver et årligt serviceeftersyn. Kristian har indført, at batterierne skal skiftes hvert 2. år uanset tilstand. Bravida tjekker om udstyret virker, hvorefter der laves test, og brandmændene tilkaldes. Der går ca. 5 sekunder (max) fra der trykkes, til de modtager alarmopkaldet. Kristian Egebæk foreslår en test af alarmerne hver måned. Kristian Egebæk vil gerne have en skriftelig procedure for, hvordan det skal fungere, når vi trykker på alarmen. Britta, Ole og Morten sætter sig sammen og udarbejder denne. Dokumentnr.: side 9

10 Derudover skal der udarbejdes en procedure for, hvordan vi tester alarmerne. Rikke sender Børne- og Familiecentret s procedure til Britta, Ole og Morten, som også ser på denne. Benyt KUN telefonnummeret til vagtordningen ved overfald: Tlf.: Alarmer på Vita Park I VitaPark er der et lys som blinker ude på gangen, når alarmen går i gang. Det er ikke særlig hensigtsmæssigt, da der aldrig er nogle på gangen. Kristian Egebæk fortæller, at det kan ændres, så disse sender et signal. 11. Opfølgning på årshjul Til beslutning Årshjulet drøftes på hvert møde i forhold til, om der er behov for justering/nye punkter, der skal med på kommende møder. På årsjulet for år 2019 tilføjes det faste punkt Deling af viden på tværs af rådhusets afdelinger ift. konkrete episoder, borgere mv. På næste møde gives en orientering om, hvordan arbejdsmiljøgruppen arbejder. Punktet sættes på dagsorden til næste møde den 21. marts Det blev drøftet, om der var behov for, om der i de afdelinger, hvor der ikke er en arbejdsmiljørepræsentant, at arbejdsmiljøgruppen deltog på et personalemøde med MEDstatus. Det vurderes ikke at være nødvendigt, idet vi har fast punkt omkring vidensdeling samt at det altid er en mulighed at kontakte arbejdsmiljøgruppen, hvis behovet skullet opstå. Der vil næste år blive foretaget APV, som arbejdsmiljøgruppen har et ønske om skal være dialogbaseret. Punktet kommer på dagsorden i Områdeudvalget ift. input og drøftelse. Rummelighed i praksis bliver et fast punkt på dagsorden for år Eventuelt Der er etableret et nyt brandsamarbjede mellem Skanderborg, Samsø og Odder. Der blev sendt nyhedsbrev ud tirsdag den 4. december. Fokus i samarbejdet bliver forebyggelse og opmærksomhed og forventes at indeholde to hovedelementer - ekstraordinære brandsyn og uddannelse. De ekstraordinære brandsyn gennemgår alle relevante bygninger og fører til handleplaner med konkrete tiltag, der kan forbedre sikkerheden. Med uddannelse af medarbejdere, sårbare borgere, deres pårørende og frivillige øges opmærksomhed på brandfare og risikoadfærd, hvilket vil forebygge brand og ulykker. Mødet hævet kl. 11:50 Næste møde 21. marts 2019 Dokumentnr.: side 10