Konkretisering af samrådsrelaterede forslag fra Antorini- Skaarup-arbejdsgruppen

Transkript

1 Udvalget fr Frretningsrdenen UFO Alm.del Bilag 27 Offentligt SAMRÅDSARBEJDSGRUPPEN UNDER UDVALGET FOR FORRETNINGSORDENEN Knkretisering af samrådsrelaterede frslag fra Antrini- Skaarup-arbejdsgruppen 7. februar 2018 Ref.: KV, KG Udvalget fr Frretningsrdenen besluttede den 11. ktber 2017 at nedsætte en samrådsarbejdsgruppe med repræsentanter fra alle partier. Samrådsarbejdsgruppen fik til pgave at arbejde videre med g knkretisere de samrådsrelaterede frslag, sm fremgår af Antrini-Skaaruparbejdsgruppens endelige rapprt (UFO alm. del bilag 62, flketingsåret ). Nedenfr følger samrådsarbejdsgruppens indstillinger vedr. de enkelte samrådsrelaterede frslag, sm alle har til frmål at skabe bedre rammer fr den måde, samråd afhldes g tilrettelægges på. Enhedslisten tager frbehld fr den samlede indstilling. Samrådsarbejdsgruppen understreger vigtigheden af, at knkrete ændringer g præciseringer af retningslinjerne fr samråd frmidles bredt til udvalgsfrmænd, udvalgsmedlemmer, partiansatte, ministerier sv., således at de ændrede retningslinjer kan blive til almindelig, gængs praksis fr afhldelse af samråd i Flketinget. Der henvises i den frbindelse til, at Antrini-Skaarup-arbejdsgruppen i sin endelige rapprt har freslået, at Flketingets frmand jævnligt indkalder til møder mellem udvalgsfrmænd g næstfrmænd mhp. drøftelse af generelle prblemstillinger g best practice i udvalgsarbejdet (frslag 13.1.). Samrådsarbejdsgruppen ønsker desuden at understrege vigtigheden af, at udvalgsfrmanden udfylder sin rlle sm mødeleder, så samråd g udvalgsmøder kan gennemføres effektivt. Nummereringen af frslagene følger nummereringen i Antrini-Skaaruparbejdsgruppens endelige rapprt. 1/15

2 FORSLAG 1.1: ET ADFÆRDSKODEKS FOR DET GODE SAMRÅD: Frslaget indebærer, at der udarbejdes en slags adfærdskdeks, der definerer, hvad der er et gdt samråd eller et sæt retningslinjer fr gd praksis, sm samlet set kan sikre kvaliteten af samrådene. Arbejdsgruppen indstiller, at der udarbejdes et sæt spilleregler fr afhldelse af det gde samråd, hvri nedenstående elementer skal indgå. Spillereglerne indarbejdes i de eksisterende retningslinjer fr afhldelse af samråd, der fremgår af Vejledning til frmænd fr Flketingets stående udvalg g/eller Håndbg i flketingsarbejdet. Spilleregel: SAMRÅDSSPØRGER HAR RETTIGHEDER Initiativtageren til samrådet (spørgeren) bør sm hvedregel få mulighed fr at stille et par spørgsmål til ministeren efter dennes besvarelse af samrådsspørgsmålene, før de andre medlemmer kan stille spørgsmål efter denne mdel: Spørger begrunder samrådet Ministeren besvarer samrådsspørgsmål (tale) Spørger får rdet til 1-2 krte pfølgende spørgsmål Ministeren svarer Spørgerunder med spørgsmål fra alle medlemmer Spørger får mulighed fr enten et afsluttende spørgsmål eller afrunding Frmålet med denne præcisering af spørgerens rettigheder er at give spørger bedre mulighed fr at frberede g frfølge bestemte vinkler på samrådet. Denne frm balancerer hensynet til initiativtageren til samrådet g hensynet til, at det er udvalget, der frmelt set afhlder samrådet g ikke det enkelte medlem. Såfremt der ved et samråd er 2 eller flere samrådsspørgere, eller der til samrådet er indkaldt 2 eller flere ministre, er det p til udvalgsfrmanden at tilrettelægge en mødeafvikling, der lever p til intentinerne bag spillereglerne fr det gde samråd. 2/15

3 Spilleregel: SPØRGSMÅL SKAL BELYSE SAMRÅDET Det er udvalgsfrmandens pgave at henstille til, at der ikke stilles retriske støttespørgsmål g fremføres unødigt lange indlæg under samråd. Spørgsmål bør være reelle g bør have til frmål at belyse samrådet. Det er særligt vigtigt at undgå unødigt lange indlæg, når samrådets varighed er begrænset f.eks. til 1 time. Frmålet med dette tiltag er at sikre, at initiativtageren til samrådet g udvalget får tid til g mulighed fr at få belyst det emne eller den prblemstilling, samrådet drejer sig m, uden at andre medlemmer trækker tiden ud med lange indlæg g retriske spørgsmål, der ikke er relevante fr samrådet. Samtidig kan frslaget være med til at sikre kvaliteten af samrådet, både fr udvalget g tilhørerne, g behvet fr at indkalde til et nyt samråd m samme emne vil mindskes. Spilleregel: FAST TILTALEFORM VED ÅBNE SAMRÅD Der indføres fast tiltalefrm under åbne samråd af hensyn til gæster g tvseere. Medlemmerne tiltales med fr- g efternavn samt parti (uden hr. g fru). Ministeren tiltales sm udgangspunkt ministeren. Dette er en ændring i frhld til den eksisterende frmulering i vejledningen til udvalgsfrmænd, der lyder: Udvalgsfrmanden bør tilstræbe, at tiltalefrmen under de åbne samråd nærmer sig tiltalefrmerne i Flketingssalen. Spilleregel: PAUSER UNDER LANGE SAMRÅD Under længerevarende samråd, hvr der ikke er aftalt tidsbegrænsning, bør udvalgsfrmanden i dialg med ministeren vurdere, m der evt. skal indlægges krte pauser på passende tidspunkter, så ministeren g medlemmerne har mulighed fr at få frplejning m.v. Frmålet med denne præcisering er at sikre, at samrådet ikke ender sm en udmattelseskrig. Under længerevarende samråd uden bagkant, der må frventes at vare adskillige timer (måske p til 6-7 timer), er det ikke altid muligt fr medlemmerne g fr ministrene at frlade samrådet fr at få frplejning m.v. Det kan især være en udfrdring under åbne samråd med tv g tilhørere g især fr ministrene, der er på hele tiden g ikke kan frlade lkalet undervejs. 3/15

4 AD FORSLAG 1.1: ADFÆRDSKODEKS FOR SAMRÅD ØVRIGE FORSLAG I RELATION HERTIL: I frbindelse med arbejdsgruppens vervejelser m indhldet af spillereglerne fr det gde samråd har arbejdsgruppen drøftet en række frslag, sm nærmere mhandler frberedelse, pfølgning g kvalificering af samrådene. Frslagene, der fremgår nedenfr, kan ligesm spillereglerne fr det gde samråd medvirke til at sikre kvaliteten af udvalgenes samråd. KVALIFICERING AF SAMRÅDSSPØRGSMÅL Arbejdsgruppen indstiller, at udvalgssekretæren rienterer udvalgsfrmanden m samrådsspørgsmålet, inden det er stillet, så udvalgsfrmanden, hvis det er nødvendigt, kan gå i dialg med spørger m kvalificering af samrådsspørgsmålet, spørgsmålets relevans g m spørgsmålet egner sig bedre til at blive stillet i en anden frm, f.eks. m det vil være mere hensigtsmæssigt at stille sm et 20-spørgsmål eller sm et udvalgsspørgsmål til skriftlig besvarelse. Arbejdsgruppen indstiller, at der med jævne mellemrum udarbejdes versigter ver stillede samrådsspørgsmål til gruppefrmændene, sm de kan vurdere g drøfte med deres egne grupper, fr derved at appellere til partigruppernes selvjustits i frhld til de stillede samrådsspørgsmål. Dialgen m, hvrvidt et samrådsspørgsmål er bedre egnet sm 20- spørgsmål eller sm udvalgsspørgsmål til skriftlig besvarelse, kan være med til, at fkus rettes md frarbejdet g vervejelserne frud fr et samråd, selv m der naturligt vil være aktuelle g højplitiske sager, hvr denne dialg ikke vil være relevant. Frmålet er at kvalificere de samrådsspørgsmål, der stilles, g at sikre, at der er fkus på relevansen g kvaliteten af de samråd, der afhldes i udvalgene. Frmålet er ikke at censurere eller at dømme bestemte typer samrådsspørgsmål ude på frhånd. Samtidig er frmålet gså gennem dialg at frsøge at udvikle en kultur, hvr samråd i højere grad frberedes g vervejes, f.eks. bygges p ved hjælp af frudgående skriftlige spørgsmål, g hvr andre parlamentariske værktøjer g redskaber vervejes g evt. bringes i spil. 4/15

5 OPFØLGNING PÅ SAMRÅD Arbejdsgruppen indstiller, at ministrenes talepapirer til både lukkede g åbne samråd sendes til udvalget umiddelbart efter samrådet, g at ministerierne evt. tager højde fr dette allerede under udarbejdelsen af talepapirerne. Arbejdsgruppen indstiller, at der i vejledningen fr udvalgsfrmænd beskrives frskellige muligheder fr pfølgning på samråd, f.eks. en fast praksis, hvr Udvalgssekretariatet sender de skriftlige svar på de pfølgende spørgsmål til rientering til de medlemmer, der har deltaget i samrådet, hvrefter det er p til medlemmerne at tage yderligere initiativer. Frmålet med disse tiltag er at sikre en gd g mere systematisk praksis fr pfølgning på samråd, sm igen er med til at sikre kvaliteten g relevansen af de afhldte samråd. Ministerens talepapir er sammen med tv-ptagelsen dkumentatinen fr, hvad der er blevet drøftet under samrådet, g er dermed en væsentlig kilde til pfølgning på samrådet. Fr at give udvalget de bedste muligheder fr at følge p på samråd er det derfr vigtigt, at ministerens talepapir hurtigst muligt efter mødet bliver tilgængeligt fr udvalget, især efter lukkede samråd, der ikke dkumenteres via tv-ptagelse. Det må frmdes, at talepapiret er klar umiddelbart efter mødet, g der er ingen rimelig begrundelse fr den praksis, der findes i ngle ministerier, hvr versendelsen af talepapiret udsættes i flere uger, frdi versendelsen fregår sm besvarelse af et skriftligt spørgsmål med 4 ugers svarfrist. FORSKELLIGE TYPER AF SAMRÅD BESKRIVES LIGEVÆRDIGT Arbejdsgruppen indstiller, at de eksisterende retningslinjer fr åbent samråd g lukket samråd præciseres g beskrives ligeværdigt, så det tydeligt fremgår, hvad de t frskellige typer indebærer g kan bruges til, g at de eksisterende muligheder fr samrådsspørgsmål stillet af hele udvalget præciseres g beskrives tydeligt. Frmålet med disse tiltag er at præcisere g tydeliggøre, at åbent samråd ikke er den eneste mulighed fr at hlde samråd, men at der er frskellige typer, sm kan anvendes afhængig af den knkrete situatin g frmålet med samrådet. Ved at beskrive åbent g lukket samråd samt samråd indkaldt på initiativ af hele udvalget, så det tydeligt fremgår, hvad de frskellige typer indebærer g kan bruges til, skabes et bedre grundlag fr at vælge den rette 5/15

6 type samråd i den knkrete situatin g dermed sikre en bedre kvalitet af samrådene. F.eks. kan lukkede samråd være relevante, når udvalget frventer, at ministeren kan give flere g mere frtrlige plysninger, sm ikke egner sig til ffentliggørelse, hvrimd åbne samråd egner sig bedst i sager, der har ffentlighedens pmærksmhed g interesse. Samråd på initiativ af hele udvalget (åbne eller lukkede) kan være egnede i sager, sm alle (eller en str del af) udvalgets medlemmer interesserer sig fr g ønsker belyst. 6/15

7 FORSLAG 1.2: JUSTERINGER AF SAMRÅDENES AFVIKLING a) Et udgangspunkt fr samråds varighed på en time, g at ministerens indledende besvarelse under samråd begrænses til 10 minutter. Udvalgene har i dag frskellige praksisser med hensyn til varigheden af samråd: Ngle udvalg har én eller halvanden time sm fast standard fr varigheden, mens andre udvalg nødigt accepterer faste bagkanter. Frslaget indebærer, at udgangspunktet fr samråds varighed i alle udvalg fastsættes til en time, g at der desuden frmuleres en frventning m, at ministerens indledende besvarelse under samråd begrænses til 10 minutter. Arbejdsgruppen indstiller, at udgangspunktet m samråd på max en times varighed g ministerbesvarelse på max 10 minutter indskrives i vejledningen fr udvalgsfrmænd. Ved samråd med 2 ministre afsættes sm udgangspunkt halvanden time med 10 minutters indledende taletid til hver af ministrene. Disse standarder fr samrådenes g ministerbesvarelsernes varighed kan med frdel indføjes i de spilleregler fr det gde samråd, sm er skitseret venfr (frslag 1.1). Udvalgene er dg frskellige ligesm de prblemstillinger, sm samrådsspørgsmål adresserer. En del samråd, f.eks. samråd m højplitiske sager med str mediebevågenhed eller samråd med flere ministre, vil næppe kunne afvikles inden fr en time. Frslaget m en fast tidsramme fr samråd på en time i alle udvalg, g at ministerens indledende besvarelse under samråd begrænses til 10 minutter, bør derfr frmuleres sm vejledende retningslinjer, sm man kan afvige, f.eks. hvis spørger specifikt udtrykker ønske m det. At fastlægge, at udgangspunktet fr samråds varighed i alle udvalg er en time, vil ptentielt set kunne bidrage til, at berammelsestiderne bringes ned, så flere samråd kan afvikles hurtigt, g mens samrådene stadig har aktualitet. b) Frslag m frist på 4 uger fr, hvrnår ministre senest skal møde i samråd, efter samrådsspørgsmål er stillet, g krav m, at ministeren er til rådighed på sit udvalgs faste g alternative mødetidspunkt. 7/15

8 Frslaget indebærer, at der indføres en abslut frist på 4 uger fr, hvrnår stillede samrådsspørgsmål senest skal være besvaret. Frslaget indebærer gså, at der - tydeligere end det sker i dag - stilles krav m, at ministeren er til rådighed på sit udvalgs faste g alternative mødetidspunkt, g at det frventes, at ministeren begrunder det, hvis det ikke er muligt. I vejledningen fr udvalgsfrmænd står der allerede i dag, at Ressrtministeren fr et udvalg bør, medmindre særlige frhld gør sig gældende, være indstillet på at møde i samråd på udvalgets sædvanlige (eller alternative) mødetidspunkt senest 2-3 uger efter, at et samrådsspørgsmål er stillet. I praksis har det dg vist sig, at kun meget få samråd afvikles inden fr 3 uger efter, at samrådsspørgsmålene er stillet (se Ntat 2 m samråds berammelsestid g varighed m.v. UFO alm. del bilag 82, flketingsåret ). Arbejdsgruppen indstiller, at det i vejledningen fr udvalgsfrmænd indskærpes, at samråd sm udgangspunkt skal være afviklet efter senest 4 uger, efter at samrådsspørgsmål er stillet. Dermed er fristen fr besvarelsen af udvalgsspørgsmål g besvarelsen af samrådsspørgsmål sm udgangspunkt den samme. Det indskærpes gså i vejledningen fr udvalgsfrmænd, at samråd sm udgangspunkt afhldes på udvalgets faste eller alternative mødetidspunkt, hvrfr det enkelte udvalgs ressrtminister frventes at være til rådighed på disse tidspunkter. Samtidig indstiller arbejdsgruppen, at der i vejledningen fr udvalgsfrmænd frmuleres en klar frventning til udvalgsmedlemmerne m, at de gså frventes at stå til rådighed fr besvarelse af deres samrådsspørgsmål på deres udvalgs faste g alternative mødetidspunkt. I vurderingen af, hvrvidt en minister verhlder fristen på 4 uger, vil det ifølge arbejdsgruppen være rimeligt, at visse mødefri dage/perider g ferieperider mdregnes (f.eks. uge 7 g uge 10, hvr der kun i særlige tilfælde afhldes udvalgsmøder). Arbejdsgruppen indstiller derfr, at Udvalgssekretariatet udarbejder knkrete retningslinjer fr, hvrdan samråds berammelsestider skal måles, såfremt Præsidiet i fremtiden ønsker statistik ver samrådenes gennemsnitlige berammelsestider. Det sker ind i mellem, at et udvalg kalder andre ministre end udvalgets ressrtminister i samråd. Også disse samråd skal sm udgangspunkt være afhldt inden fr 4 uger. Arbejdsgruppen mener dg ikke, at man generelt kan frvente af en minister, at han eller hun står til rådighed fr at møde i samråd i et fremmed udvalg på dette udvalgs faste eller alternative mødetidspunkt. Derfr bør udvalg, samrådsspørgere g udvalgsfrmænd pfrdres til at 8/15

9 udvise fleksibilitet mkring mødetidspunktet, når sådanne samråd skal i kalenderen. c) Indførelsen af mulighed fr hastesamråd Frslaget indebærer, at der indføres en frm fr hastesamråd (svarende til hastefrespørgsler), hvr der kræves pbakning fra flere partier, g hvr samrådet i så fald skal afhldes inden fr en krt frist (f.eks. 14. dage). Arbejdsgruppen indstiller, at frslaget m at indføre en frm fr hastesamråd ikke realiseres. Indførelsen af muligheden fr hastesamråd risikerer at skabe stre kalendermæssige udfrdringer i de udvalg, hvr der generelt stilles mange samrådsspørgsmål, g hvr samrådene typisk vil være planlagt flere måneder ud i fremtiden. Arbejdsgruppen vurderer desuden, at det ift. visse plitiske sager kan være svært fr ministrene at levere de ønskede svar på f.eks. 14 dage, g dermed kan man risikere samråd, hvr temaet fr samrådet ikke bliver rdentligt belyst. Endelig eksisterer der allerede i dag en ufrmel mulighed fr at få en minister hurtigt i samråd, f.eks. når et eller flere medlemmer udtrykker et stærkt ønske m, at samrådet afvikles hurtigt. d) Udvidet adgang til at referere fra lukkede samråd. Frslaget indebærer, at der åbnes p fr at udvide adgangen til at referere fra lukkede samråd, herunder hvad ministeren har plyst. Ideen er at gøre det mere attraktivt at anvende et lukket samråd sm alternativ til et åbent samråd. Arbejdsgruppen indstiller, at der ikke ændres på reglerne fr at referere fra lukkede samråd (Flketingets frretningsrden, 8, stk. 7, g Håndbg i Flketingsarbejdet, afsnit 4.4.). Arbejdsgruppen indstiller dg, at regeringen mindes m, at talepapirer fra lukkede samråd ikke nødvendigvis skal versendes til udvalgene i frtrlig frm, blt frdi samrådet har været lukket. Det er arbejdsgruppens vurdering, at der kan være risik fr, at hvedfrmålet med de lukkede samråd (en frtrlig eller friere plitisk drøftelse) udvandes, hvis mulighederne fr at referere fra lukkede samråd udvides. Måske vil færre 9/15

10 frtrlige eller under hånden plysninger tilgå et udvalg under lukkede samråd, hvis en minister generelt plever, at udvalget fte ønsker at videregive plysninger fra lukkede samråd. Desuden er det arbejdsgruppens vurdering, at der allerede i dag er gde muligheder fr, at udvalget efter et lukket samråd kan lave knkrete aftaler med ministeren m, at udvalgsmedlemmerne kan videregive visse plysninger fremkmmet på samrådet, f.eks. en ministers tilkendegivelse m snarlig plitisk handling på et mråde. Denne mulighed kan med frdel beskrives eksplicit i vejledningen fr udvalgsfrmænd. Dg vil talepapirer, sm versendes til udvalget umiddelbart efter et lukket samråd i ikke-frtrlig frm, i sig selv kunne bidrage til, at medlemmer af et udvalg får bedre muligheder fr at bruge plysninger, der er fremkmmet på det lukkede samråd. 10/15

11 FORSLAG 1.3: INDFØRELSE AF FORSØGSORDNING MED EN REGELMÆSSIG LUKKET SPØRGETIME I UDVALGENE Frslaget går ud på, at der gives bedre muligheder fr at få en minister i tale m et aktuelt emne på en anden måde end ved at indkalde til samråd, f.eks. ved at der indføres en regelmæssig lukket spørgetime i udvalgene (svarende mtrent til et lukket samråd med frskellige ufrberedte spørgsmål). Arbejdsgruppen indstiller, at der igangsættes en frsøgsrdning med både lukkede g åbne (dvs. tv-transmitterede) spørgetimer i udvalgene, hvr aktuelle sager på ministerens g udvalgets mråde drøftes, men hvr spørgsmålene ikke er frmulerede på frhånd. Det undersøges, m der er udvalg g ministre, der ønsker at deltage i frsøgsrdningen. Ideelt set kan 2 udvalg iværksætte frsøg med lukkede spørgetimer, mens 2 udvalg kan afprøve åbne spørgetimer. Frsøgsperiden kan f.eks. strække sig ver 6 måneder, således at alle frsøgsudvalg får afhldt 2-3 spørgetimer. Arbejdsgruppen indstiller desuden, at Udvalgssekretariatet frmulerer verrdnede retningslinjer fr spørgetimernes afvikling, inden frsøgsrdningen sættes i gang, f.eks. at spørgetimen skal lægge p til en plitisk drøftelse med ministeren, g at medlemmerne bør undgå tekniske g rent faktuelle spørgsmål, sm ministeren har ringe muligheder fr at svare på uden frberedelse. Frmålet med frsøgsrdningen skal være at afprøve g indsamle erfaringer med en ny frm fr dialg mellem ministre g udvalg m aktuelle, plitiske emner, sm ikke er stre nk eller ikke egner sig til et samråd. Der kan være en gevinst i at afprøve andre debatfrmer i udvalgene end samråd. Udviklingen af andre debatfrmer kan muligvis bidrage til, at samrådene frbehldes større plitiske sager, der har flere medlemmers interesse. I frhld til frmen på spørgetimen kunne man f.eks. frestille sig, at der afsættes 1 time til spørgetime i et af frsøgsudvalgene hver anden måned. Ministeren kunne indlede spørgetimen med at rientere udvalget m, hvilke aktuelle sager der ligger på ministerens brd. Herefter kunne udvalgets medlemmer spørge ind til de sager, sm ministeren har nævnt, eller andre aktuelle sager. 11/15

12 FORSLAG 1.4: RETNINGSLINJER FOR AT OPTAGE BILLEDER, LYD OSV. UNDER ÅBNE SAMRÅD, HØRINGER M.V. Frslaget indebærer, at der i Flketinget fastsættes generelle regler fr gd adfærd ved åbne samråd, høringer m.v. i frhld til ftgrafering, ptagelse af billede/lyd m.v., der sm udgangspunkt ikke bør ske under mødeafvikling, da møderne live-streames på Flketingets hjemmeside g via Flketingets tv, sm alle har fri adgang til. Arbejdsgruppen indstiller, at der frmuleres ens regler fr ptagelse af lyd g billede under åbne samråd i alle udvalg. Regelsættet indehlder følgende elementer: Tilhørere til åbne samråd skal, når de tilmelder sig, tydeligt gøres pmærksm på, at ptagelser fra åbne samråd er tilgængelige på Flketingets hjemmeside g kan bruges af alle. Dette skal gså fremgå tydeligt i frbindelse med annnceringen af samråd på Flketingets hjemmeside. Har man sm jurnalist, ftgraf eller privatpersn alligevel behv fr at tage billeder eller ptage vide g lyd under et samråd, skal dette primært ske i løbet af samrådets første minut. Dette sker kun efter frudgående aftale med udvalgets frmand/via Udvalgssekretariatet, sm gså kan give tilladelse til, at ftgrafen/jurnalisten/privatpersnen i løbet af samrådets første minut bevæger sig rundt i udvalgslkalet. Efter samrådets første minut må ftgrafering g lyd- eller filmptagelse kun fregå (siddende) fra tilhørerpladserne, g det skal ske uden at frstyrre udvalgsmødet. Ftgrafering skal efter det første minut fregå uden blitz. Udvalgsfrmanden kan til enhver tid bede m, at ftgrafering g film- g lydptagelser stppes, hvis frmanden vurderer, at dette generer samrådet. Frslaget fra Antrini-Skaarup-arbejdsgruppen handlede m at udarbejde retningslinjer fr brug af kameraer mv. under både åbne samråd g høringer. Denne arbejdsgruppe har i sit arbejdet fkuseret specifikt på rammerne fr samråd g vurderer, at der bør udarbejdes særskilte retningslinjer fr ptagelse af billede g lyd under åbne høringer g ekspertmøder, hvr det typisk vil være mindre frstyrrende fr mødets afvikling, at f.eks. en jurnalist eller en privatpersn tager et billede, g hvr et udvalg i øvrigt selv kan have 12/15

13 en interesse i, at billeder g ptagelser frmidles bredt (f.eks. via sciale medier) g ikke kun via Flketingets tv-kanal. 13/15

14 FORSLAG 1.5: INDRETNING AF UDVALGSLOKALER PÅ EN HENSIGTSMÆSSIG MÅDE: Frslaget indebærer, at udvalgslkaler, der anvendes til åbne samråd, skal indrettes sådan, at udvalgsmedlemmer g gæster ikke sidder tæt p ad hinanden, da det kan genere udvalgsmedlemmerne under mødet. Arbejdsgruppen indstiller, at Flketingets Administratin udarbejder et knkret frslag til, hvrdan de eksisterende udvalgslkaler kan indrettes på en måde, der i højere grad tager hensyn til medlemmernes arbejdsmiljø under åbne samråd, men samtidig ikke begrænser antallet af tilhørerpladser væsentligt. Frslaget kan evt. indehlde følgende elementer: Ny indretning af eksisterende samrådslkaler 1-2 af de eksisterende udvalgslkaler med tv-mulighed (f.eks. lkale 2-080) kan evt. nyindrettes med en smallere brøndpstilling end i dag g smallere brde g stle, således at der bliver større afstand til de tilhørere, sm sidder på langsiderne i de pågældende lkaler. En ny lkaleindretning vil indebære, at der kun vil være 4 pladser på den langside, hvr frmand, udvalgssekretær, minister g ministerembedsmand sidder. Yderligere ministerielle embedsmænd kan henvises til at sidde bag ministeren. Udvalgssekretær nr. 2 eller udvalgsassistenten henvises til at sidde på hjørnet. Fjernelse af tilhørerpladser I det/de lkaler, hvr der ikke fretages ændringer af brøndpstillingen, kan man evt. fjerne de stle, sm er placeret umiddelbart bag udvalgsmedlemmernes siddepladser. Der kan desuden udarbejdes nedjusterede g realistiske standarder fr, hvr mange tilhørere der kan være i et givent udvalgslkale under åbne samråd. Strammere styring af, hvr medlemmer g tilhørere sidder Der kan indføres en praksis, sm betyder, at medlemmerne generelt henvises til at sætte sig samlet i udvalgslkalet (tæt på frmandsstlen), således at der ikke er stle i mellem de enkelte udvalgsmedlemmer. Denne praksis giver Udvalgssekretariatet bedre muligheder fr at placere tilhørerne et stykke væk fra medlemmerne (i den mdsatte ende af der, hvr medlemmerne er samlet), frdi der sjældent er mere end 7-10 deltagende medlemmer under et åbent samråd. 14/15

15 Der er i øjeblikket vervejelser m, hvrvidt Flketinget skal vertage Rigsarkivets bygningsmasse, når Rigsarkivet fraflytter bygningerne på Sltshlmen. Da en evt. vertagelse af Rigsarkivets bygninger vil betyde nye muligheder fr indretning af lkaler til samråd, vil det ikke på nuværende tidspunkt være hensigtsmæssigt at gå i gang med en mfattende g ressurcekrævende mbygning af de eksisterende udvalgslkaler. Omvendt vil der - i tilfælde af en beslutning m vertagelse af bygningerne - gå adskillige år, før eventuelle nye g velegnede udvalgslkaler vil kunne tages i brug. På den baggrund har arbejdsgruppen drøftet venstående sm mulige tiltag, sm kan afhjælpe, men ikke løse prblemet. 15/15