Referat af Hovedbestyrelsesmøde nr. 3/2003.

Transkript

1 Dansk Orienterings-Forbund Til Til orientering for Hovedbestyrelsen, ansatte Klubber og medlemmer Kredsbestyrelser og kredsudvalg DOF s udvalg DOF s revisorer Referat af Hovedbestyrelsesmøde nr. 3/2003. Mødested: Storebæltscentret, Østerøvej 121, 5800 Nyborg Mødedato: Onsdag, den 30. april 2003 kl Mødedeltagere: Referat: Særlig gæst : Afbud : Ole Husen, Formand (OH) Kim Folmann Jørgensen, Næstformand (KJF) Helge Søgaard, Økonomiformand (HS) Lars-Ole Kopp, Nordkredsen (LOK) Gert Pedersen, Sydkredsen (GP) Lars Jensen, Østkredsen (LJ) Klaus Olsen, Konkurrence (KO) Rasmus Ødum, Elite (RØ) Charlotte Bergmann (CB) Knud Vogelius, Præ-O (KV) Henrik Thomsen, Børn og Ungdom (HT) John Aasøe, Voksen- og klubudvikling (JAa) Dagsorden: A. Godkendelse af referat fra HB-mødet den 28. februar 2003 på Vejlefjord. Hovedbestyrelsen godkendte referatet. B. Meddelelser fra formanden. Referat af møde i Formandskabet d.13. april 2003 blev gennemgået. - LOK spurgte til kommende O-Posten redaktør. HS oplyste, at der er fundet en ny redaktør - Lars R. Vendelbjerg fra Holstebro tiltræder ved O-Posten nr 4. Der er lavet en midlertidigt samarbejdsaftale vedr. blad nr. 4, 5 og 6 med indbygget aftale om en permanent løsning for de efterfølgende år. Overdragelsesforretning mellem Søren Munthe og Lars Vendelberg er ligeledes aftalt på plads. - OH orienterede om at DOF har indstillet Ove Gasbjerg, som kandidat til Bestyrelsen for Friluftsrådet. Ove er blevet valgt til Friluftsrådets bestyrelse Side 1 af 5

2 - HS orienterede om, at Søren Nielsen nu er ansat til at være på kontoret i Farum 1 ½ dag om ugen for at hjælpe med diverse kontoropgaver, hvor han hidtil har haft hjemmearbejdsplads. Forøgede kørselsudgifter er kompenseret med en lønregulering ligesom der er bevilget en bærbar PC. - OH orienterede om en mail fra Lars Sørensen omkring Påskeløbene, hvor løbere havde forceret indhegninger. Det menes at der er tale om udenlandske løbere og OH vil sende en meddelelse til IOF om, at det er forbudt i Danmark. Mere kan der ikke gøres i denne sag. - OH forespurgte RØ og KO om de havde indvendinger mod at Teknisk Udvalg søges om dispensation til DM nat 2003, vedr. alle baners brug af 1: Det havde RØ og KO ikke. - OH oplyste at det er den arrangerende klub, der betaler for medaljer til DM. - OH havde fået et brev fra Lars Jeppesen OO, med klage over skovpuljens administration. Enighed om at ny procedure allerede er beskrevet med HS indlæg i O- posten, samt at HS besvarer med henvisning hertil. - OH oplyste at ændringer til DOF s nye Love nu er indarbejdet og lagt på hjemmesiden. - OH oplyste at han deltager i både formøde og DIF s årsmøde i primo maj. - RØ oplyste at han havde været til et møde med andre idrætsgrene hos DIF, hvor der var et oplæg til redegørelse af placering af eliteidrætten. RØ mente ikke det var helt gennemtænkt, samt at der var nedsat en arbejdsgruppe til at gå videre med det. OH og Ove Gasbjerg skulle have haft et møde med Hans Hedegård (direktør i Skovforeningen) omkring korrektioner til den aftale vi har med Skovforeningen, men mødet er udsat. C. Stillingtagen til afgørelser taget af formandskabet siden sidst. - BalticCup afholdes af FIF Hillerød for de årige. Der er søgt Tuborg Fonden til at dække omkostningerne ellers er der af DOF bevilliget max kr. Vi har efterfølgende fået afslag på ansøgningen fra Tuborgfondet. - Profiltøj Der er bevilliget kr. til profiltøj for ansatte, udv.form. og HB. GP spurgte om forbundet ellers ville investere i O-reklame artikler til salg fra kontoret. Hertil blev svaret nej, da det må være private initiativer, f.eks. gennem o-butikkerne. - Ærestegn, Fane og DOF-medaljer fra bestilles med nyt logo DOF s fane bærer det gamle logo, og HS har søgt Danmarksforbundet om en ny fane. DOF-medaljerne og ærestegn udarbejdes nu også med nyt logo. - OH kunne fortælle at Breddekonsulent Preben Schmidt og Peer Kristensen fra Kolding OK har udarbejdet 2 ansøgninger til DIF: Forbund i Focus - Fælles nordisk mediestrategi Forbund i Focus - Partnerskab med synlighed og potentiale samarbejde med Lego og Påsken D. Behandling af indkomne forslag. Side 2 af 5

3 - Forslag til nye regler for Sprint fra Teknisk Udvalg. Vedtaget for indeværende år, og indgår herefter i den almindelige reglement procedure for ændringer. - Forslag om at Konkurrence- og Voksen- & Klubudviklingsudvalget nedsætter en arbejdsgruppegruppe til dels at følge op på MTB-O og dels at tænke i muligheder indenfor adventuresport. Vedtaget, idet alle var enige om at MTB-O er et godt initiativ og derfor er det vigtigt at vi nu får en dialog i gang således, at vi kan få det ind under vores vinger. Hærens Officerskole står for et arrangement i starten af juni i Gribskov og overskuddet fra dette arrangement vil gå til DOF til at fremme MTB-O. Der har og er også tiltag i gang i Sydkredsen og Nordkredsen. Det skal organisatorisk funderes og derfor vil KO tage initiativ til at danne en gruppe sammen med JAa og personerne bag MTB-O initiativerne. Breddekonsulenten opfordres til tage kontakt til de såkaldte Adventure sport klubber, der må have potentiale som medlemmer af DOF. E. Igangværende og kommende DOF arrangementer og opgaver. - EOC 04 (OH) Man er langt fremme med Roskilde kommune, der dog ikke støtter med penge, men med hjælp til bl.a. indkvartering. Der er et hængeparti med Klinteskoven. Dermangler underskrift fra godsejer. Der er forslag om Brian Mikkelsen som arrangmentsprotektor. Efterfølgende har Brian Mikkelsen givet mundtlig tilsagn. I ugen op til EOC er der WMOC og dette kan være skyld i at der måske ikke kommer så mange gæster til Dansk 5-dages. En løsning på dette kunne være at 4 ud af 5 løb er tællende. OH tager kontakt herom til stævneleder Dan Haagerup. - WOC 2006 (HS) Organisationen er på plads. Klavs Madsen er godkendt som national kontrollør. Der er udstedt en underskudsgaranti på Ansøgning om værtskab for IOF s kongres i sammenhæng med WOC behandles ved formandskabets næste møde. Rammebudget for WOC er på vej. DOF s andel i skovpulje skal vedtages i relation til DOF-budget. Hvilke skove der skal anvendes skal afklares snarest. OH tager kontakt herom. Præsidium Formand for DIF, Kaj Holm, er foreslået. Efterfølgende har Kai Holm givet mundtlig tilsagn. Kronprins Frederik har givet tilsagn til at være arrangementsprotektor. - Koordineringsgruppe EOC-WOC-DOF KKT og PS koordinere fælles tiltag indenfor EOC, WOC og DOF. - Evaluering af repræsentantskabsmøde 2003 (OH) Repræsentantskabsmødet gik planmæssigt. OH roste PS for hans store koordinerings arbejde. - Strukturarbejdsgruppen (KFJ) PS er i gang med at samle en gruppe bestående af bl.a. klubrepræsentanter og ungdomsløbere. Kredsene opfordret til at finde emner. KFJ vil omformulere kommissoriet således at det er mere tilgændeligt. - Ny kortpolitik (HS) En taskforce-arbejdsgruppe (JAa, KO, HS og Michael Dickenson) arbejder intens med sagen. JAa og KO deltager i møde mellem Østkredsens klubber d.5. maj. ØK skal drøfte et forslag til hvordan Rudeskov-problematikken løses. Gruppens første udkast til en ny politik drøftes i gruppen på møde 13/5. Et nærmere bearbejdet oplæg skal præsenteres på klubledertræf i kredsene medio juni, foruden en offentlig debat via O-Posten. Målet er at lave en kortpolitik, der kan opnå størst mulig tilslutning. Der er planlagt en ekstraordinærr repræsentantskabsmøde d. 30. oktober kl.19 21, hvor ny kortpolitik ønskes vedtaget. Side 3 af 5

4 Kortudvagets eventuelle indtræden i HB behandles på næste møde i Formandsskabet. F. Økonomi. - Status regnskab 2003 (HS) Bogføring er godt i gang. CB har hjælp fra Ib Konradsen og John Aasøe. Søren Nielsen kommer også ekstra på kontoret for at afhjælpe med bl.a. telefonpasning og andre kontor opgaver. For at få kontoret til at fungere optimalt er der bevilliget ekstra PC ere + netværk efter LBH s disposition. Der sendes brev ud til kredsene angående rammestyring og beløbene overflyttes snarest til kredskassererne. Kredsene skal så bare sende et revideret regnskab ved årets afslutning. Ekstrabevilling kan søges. Sponsoraftaler i kredsenes er i orden forudsat disse overholder DOF s sponsorreglement. Kortbeholdning og beholdning af salgsartikler er som bekendt nedskrevet til 0. Aktiverede udgifter vedr. flyvning og udtegning af kort lægges fra 2004 over til alene driftsmæssig påvirkning. Carl Malling som har været kasserer for eliteudvalget har valgt at stoppe. Jørn Bertelsen, Herning OK bliver ny kasserer. Carl og HS holder et overleveringsmøde med Jørn. - Klubber & afgifter (HS) Klubopgørelse. JAa er i gang med at opdatere medlemsdatabasen, således at der kan sendes klubopgørelser ud snarest. Der er lidt problemer med enkelte klubber, da de ikke mener de er aktive O-løbere. Det tages der hånd om nu. G. Kreds- & Udvalgsrunden - Præ-O på besøg. Knud Vogelius var glad for at blive inviteret til HB-mødet, så han kunne få lejlighed til at synliggøre Præ-O, der har været et aktivt udvalg i godt og vel 10 år. Målgruppen er fysiske handicappede. Udvalget består af 3 personer med hjælp af en konsulent fra Dansk Handicap Forbund. Der er ca aktive på landsplan, alle fra Nordkredsen. Da de 3 udvalgs medlemmer også kommer fra Nordkredsen har det været svært at få udbredt Pre-O til resten af landet. Det har flere gange været forsøgt at få klubberne til at have Præ-o med i deres arrangement, men ofte er bolden blevet sendt tilbage til udvalget. Udvalget er således meget sårbart, da det hænger på nøglepersoner og der er pt. ingen til at overtage det. Konceptet for Præ-O er på plads, men det mangler at blive bredt ud til kredsene. GP forslog at en måde at udbrede kendskabet på er at udvide målgruppen til ikke fysisk handicappede. Der blev også talt om at det i starten kunne være en ekstra lille ting til stævner. Ligesom at der er børnebaner, så er der også en Præ-o bane, man kan tage efter sit eget løb. Der har lige været en konference med DHIF og ikke handicappede idræt. JAa og KV deltog. Der har været en forespørgsel til EOC 2004 om at få Præ-o med, men klubberne har ikke overskud til at gøre det. WOC kunne Præ-o evt. være en del af afventer om det kan lade sig gøre. Der var enighed om at kredsene må gå ind og hjælpe udvalget. - Konkurrenceudvalget ved KO: Ved de seneste A-arrangementer har der været forskellige type smuttere. Konkurrenceudvalget vil presse de klubber der skal afholde A-stævner til deltagelse i A- stævne workshop. KO vil komme med et forslag til ændring om hvordan man lukker skove. Side 4 af 5

5 - Østkredsen ved LJ: Østkredsen har her i foråret introduceret 2 nye løbstyper, Regionalløb og Kredsløb. Regionalløbene er delt op i Nord og Syd. Af de afholdte løb har ca. 30 % tilmeldt sig på dagen. Der har været afholdt 2 kredsløb, hvor der kun er A-baner + 10 åbne baner, som man kan forhåndstilmelde sig til. De åbne baner foregår med Put and run. 6 ud af 10 har tilmeldt sig på dagen. Der har været lidt begyndervanskeligheder, men ellers virker det som et godt koncept. - Eliteudvalget ved RØ: World Ranking Event Spring Cup bør være det. Da Spring Cup i 2004 afholdes i Rudeskov er der et problem med at spærre skoven. Spring Cup må bringe det videre til Konkurrenceudvalget. - Sydkredsen ved Gert Pedersen: Gert understregede at det er vigtigt at terminslisten overholdes. Det er generende når den bliver lavet om. - Nordkredsen ved Lars-Ole Kopp: Bestyrelsen har overtaget terminslisten. Nordkredsen forsøger at finde en repræsentant til VKU. Klubledertræf d.19.6 Til bestyrelsesmøde d.19.maj skal der besluttes om de vil tage O-service i brug. Viborg Amt står for et arrangement d. 10. maj der hedder motion, sundhed og naturoplevelse. Lars-Ole arrangerer en stand. Han laver 2 baner én bane med poster og én bane med oplevelser. H. Punkter til kommende møder - Det uhørte overgreb Forebyggelse DIF på besøg. - Orientering om IT-status - Bredde I. Eventuelt OH gjorde opmærksom på at løb der arrangeres af enkelt personer og ikke i klubregi, f.eks City o-løb, IKKE er omfattet af DOF s forsikring. J. Kommunikation Er der oplysninger eller punkter fra dette møde der straks bør omtales i/på - Pressen? - Hjemmesiden? Vedtaget at der sendes positive signaler ud omkring holdningen til MTB-O. Referat CB rev Læst OH Side 5 af 5