Ledelsestilsyn for forskningsområdet på Sygehus Lillebælt Dokumentansvarlig: SLB/Økonomi/Afd. Led

Transkript

1 Sygehus Lillebælt - Sygehus Lillebælt (tværgående dkumenter) - 1 Ledelse - Øknmi Dkumentbrugere: SLB/Afd. led Læseadgang: Alle Sygehus Lillebælt (tværgående dkumenter) Emne: Frfatter: ASE3TY Ledelsestilsyn fr frskningsmrådet på Sygehus Lillebælt Dkumentansvarlig: SLB/Øknmi/Afd. Led DkumentID / Dkumentnr. Versin: 1.0 Niveau: Retnin gslinj e Gdkendt af: (Chr. Sauvr) 1. Frmål Dette ntat beskriver prcedurerne g de administrative regler fr prettelsen g afslutningen af et eksternt finansieret frskningsprjekt/ kmmerciel test / anden indtægtsgivende prjekt. Derudver beskrives den løbende prces fr regningsgdkendelse, g hvrdan der på bevillingssiden løbende bliver fulgt p på prjekterne, sm følge af Sygehus Lillebælts ledelsestilsyn. Prcedurerne mkring gdkendelse af prjekter g prjektansøgninger såvel sm den løbende pfølgning af det ledelsesmæssige tilsyn tager udgangspunkt i Sygehus Lillebælts beskrivelse af Ledelsestilsyn g det tværgående dkument m Øknmistyring på Sygehus Lillebælt samt på Sygehus Lillebælts retningslinier fr frskning, Sygehus Lillebælts retningslinier fr interne g eksterne bevillinger, g de freskrevne retningslinier på Sygehus Lillebælt frskningshjemmeside: herunder Adm. af frmålsbestemte tilskudsmidler fra eksterne dnrer g arveladere til frskning mv. på RSD sygehuse, institutiner g driftsmråder. 2. Oprettelse af plysningsskema På Sygehus Lillebælt prettes et prjekt g en prjektknt alene via udfyldelsen af et plysningsskema, sm skal gdkendes af den respektive afdelingsledelse i henhld til ledelsestilsynet g 1 trin p princippet. I plysningsskemaet skal følgende frhld gennemgås g udfyldes: a. Prjektets titel b. Frmål c. Igangsættelsesdat d. Afslutningsdat e. Finansiering (navn på fnde e.l.) (dkumenteres) f. Den samlede bevilling (dkumenteres) g. Kategrisering af frskningsknti h. Budget, herunder udspecificering løn, anskaffelser, øvrige vareindkøb, uddannelse, møder, øvrige udgifter etc. (dkumenteret i et samlet budget.) i. Den prjektansvarlige j. Øvrige deltagere k. Afledte knsekvenser fr andre afdelinger l. Bemærkninger i øvrigt m. Indhentning af juridiske dkumentatin g gdkendelse (dkumenteres) n. Indhentning af myndighedsgdkendelser, ex. fra: Etisk Råd, Datatilsynet, SST ift. samarbejde med lægemiddelvirksmheder, etc.(dkumenteres) Når skemaet er udfyldt g den nødvendige dkumentatin er indhentet, sendes dette til Øknmi- g Planlægningsafdelingen. Hvis tilsendte materiale pfylder kriterierne, prettes prjektet administrativt g

2 en prjektknt g alle dkumenterne jurnaliseres centralt i Sygehus Lillebælts jurnaliseringssystem Acadre. Ved udløb af prjektet g ved prjektafslutning, fremsendes endvidere en regnskabsafslutning til Øknmi- g Planlægningsafdelingen, her skal frsknings- /prjektlederen redegøre fr hvrledes verskud/ underskud håndteres jf. kntrakten/ bevillingsmdtagelsen. Det kan enten være ved tilbagebetaling af verskydende midler eller ved verførsel til anden knti. Regnskabsafslutningen skal begrundes, gdkendes af afdelingsledelsen g jurnaliseres hs Øknmi- g Planlægningsafdelingen inden knten frmelt lukkes. 2.1 Kategrisering af knti til interne g eksterne bevillinger samt prjekter med anden indtægt: På Sygehus Lillebælt er interne g eksterne bevillinger pdelt efter en række kriterier, herunder ift. Krav fra bevillingsgiven Bindinger til budget g midler Afstemning af regnskab til bgføring Afstemning af lønplysninger Udarbejdelse af regnskab i verensstemmelse med tilskudsgivers betingelser Regnskabsfrklaringer Krav m ekstern revisin Med baggrund heri pdeler Øknmi- g Planlægningsafdelingen Sygehus Lillebælts frskningsknti i følgende kategrier: Frskningsprjekter med specifik hjemmel: Eksempelvis fra Staten (HTF), Regin Syddanmark g fnde. Prjekter med aftalt budget g regnskab, herunder med regler m tilbagebetaling af ubrugte midler, ekstern revisin. Prjekter med anden indtægt Eksempelvis kmmercielle test, medicinsk afprøvning g dnatiner. Frskning/ Sygehus Lillebælts driftsbevillinger. Bevillinger fra SLBs Frskningsråd g Udviklingsråd sm typisk gives til ph.d. frløb g specifikke prjekter. Prjekter pririteret indenfr Sygehus Lillebælts eget driftsråderum. EU bevillinger Eksempelvis ved de kmmende Hriznt prjekter, hvr særlige tilbagemeldingsprcesser benyttes. Med baggrund i kategrierne tilknyttes prjektknten til en særlig rekvirentgruppe. De prettede knti er dg underlagt de samme regelsæt ift. regningsgdkendelse g løbende tilsyn jf. Sygehus Lillebælts ledelsestilsyn g øknmistyringsmanual. 3. Ledelsestilsyn Ledelsestilsynet på Sygehus Lillebælt er niveaupdelt i frhld til ansvar fr pgaven g det medfølgende ledelsestilsyn. Følgende niveauer indgår i dette dkument: Afdelingsledelsesniveauet Frskerniveauet

3 I Regler fr øknmistyring g registreringspraksis i afsnit 7.3 Gdkendelse af regnskabsbilag (varemdtagelse/attestatin) fremgår det, at Reginens regnskaber føres generelt på grundlag af kntrllerede g gdkendte regnskabsbilag, dvs. uden at det enkelte bilag gdkendes af den budgetansvarlige. Ingen må dg indkøbe rejser, knferencer eller IT anskaffelser uden at bilaget frlds er gdkendt af en verrdnet leder med ledelsesansvar inden fr den pågældende afdeling. Det betyder, at der i frbindelse med anskaffelser, repræsentatin, rejser g knferencer ikke kan gdkendes selv. Her er reglen tværtimd at udbetalingen skal gdkendes i frlængelse 1 trin p i hierarkiet det ubrudte gdkendelseshierarki. Under henvisning til det ubrudte gdkendelses-hierarki skal bilag fremsendes til næste led i gdkendelseshierarkiet. Der henvises her til instruks fr udbetaling af persnlige udlæg i Infnet g til ntatet bemyndigelse g attestatin; Fr Sygehus Lillebælt er det væsentligt, at de reginale aftaler fr anskaffelser, IT g rejser følges. Sygehusets serviceafdelinger Indkøbsafdelingen, IT afdelingen g Rejseservice er derfr indgangsvejen, g de vil være jer behjælpelige med verhldelse af aftaler g dkumentatin g vil bistå jer med indkøb af anskaffelser, IT g rejser/ knferencer. 3.1 Afdelingsledelsesniveauet Afdelingsledelserne er ved deres ansættelse fagligt g øknmiske ansvarlige fr afdelingens frskningsprjekter. Afdelingsledelsen har til pgave at gdkende prettelser g lukninger af prjekter g til at sikre budgetverhldelse ift. afdelingens frskningsknti, gældende fr såvel et eksternt frsknings prjektet såvel sm kmmerciel test eller anden indtægtsgivende prjekt. Det gælder i frbindelse med anskaffelser, repræsentatin, rejser g knferencer (samt lønudbetalinger i helt undtagelsesvise tilfælde - efter verenskmstens aftaler g regler), hvr afdelingsledelsen indestår fr at regningen kan afhldes indenfr budgettet, det faglige frmål g kntraktens/ aftalens vilkår. På samme vis er afdelingsledelserne ansvarlige fr verhldelse af nrmeringen i frbindelse med ansættelser, planlægning af bemanding g udbetaling af verarbejde mv. Afdelingsledelsen har følgende pgaver: Regningsgdkendelse Afdelingsledelsen kan, hvr det skønnes hensigtsmæssigt fr afdelingens løbende drift, uddelegere attestatinen af regninger til frskningsledere, sm så på vegne af afdelingsledelsen kan gdkende betalinger g regninger. Det betyder i praksis, at attestatinsberettigede persner reelt skriver under på, at det givne bilag kan betales inden fr afdelingens budget g indenfr kntrakterne/ aftalerne fr de enkelte frskningsknti. Retningslinier fr delegatin fremgår af retningslinie i Infnet fr øknmistyring på Sygehus Lillebælt. I praksis betyder det, at den attestatinsberettigede med sin underskrift gdkender: 1. at anskaffelser/ indkøb er købt i henhld til kntraktens vilkår g det faglige frmål. 2. at det faglige frmål med indkøbet er beskrevet g medsendt fakturaen til Regnskabsafdelingen 3. at Sygehus Lillebælt repræsentatins- g rejseniveauer verhldes 4. at afdelingen har mdtaget eller leveret den mhandlende ydelse, 5. at kvalitet, mængde g pris er kntrlleret, 6. at ydelse baseret på kntraktfrhld, tilbud eller aftale er i verensstemmelse hermed, 7. at bilaget er knteret i verensstemmelse med sit indhld g på det regnskabsår, det rettelig vedrører, g 8. at bilaget er efterregnet.

4 Med underskrift frstås først g fremmest (elektrnisk) kvittering fr varemdtagelse g fakturagdkendelse i Indkøbs- g Lgistik Systemet (ILS en). Punkt 7 er markeret med kursiv frdi, at det reelt er øknmifunktinen i Øknmi- g planlægningsafdelingen der fretager knteringen. Øknmipfølgning Der udarbejdes månedligt pfølgningsmateriale på afdelingsniveau på frskningsknti, sm fremsendes til de ansvarlige afdelingsledelser mkring den 7. hverdag i den efterfølgende måned via link til SYDLIS. Derudver fretager Øknmi- g Planlægningsafdelingen statuspfølgning 3 gange årligt: ultim februar i frbindelse med dialgmøde med afdelingsledelserne, samt i juli før smmerferien g endelig til nvember, hvr der rettes knkret henvendelse til afdelingerne med frskningsknti med hhv. negative saldi med henblik på afklaring g udligning samt inaktive knti lukning. Afdelingsledelserne er ansvarlige fr de elementer, der indgår i pfølgningen, g udøver sit ledelsestilsyn ved den daglige praksis mkring sygehusets øknmipfølgning, hvr det frventes, at den attestatinsberettigede persner lever p til sin frpligtelse ved at frhlde sig kritisk til afdelingens frbrug på afdelingens frskningsknti. I praksis medfører det, at hvis øknmipfølgningsmaterialet sm afdelingsledelsen mdtager hver måned viser et uventet frbrug eller andre uregelmæssigheder, at man via Øknmi- g Planlægningsafdelingen g/eller Indkøbs-Lager-Systemet undersøger frhldet nærmere. 3.2 Frskerniveauet Ved prettelse af eksterne frskningsknti er frskeren frpligtet til kntrakt-/ budgetverhldelse af egne frskningsknti g fr krrekt attestatin af fakturaer g regninger, gældende fr såvel interne sm eksterne frskningsknti. Det gælder i frbindelse med indkøb af lægelige artikler, anskaffelser g regningsattestatin, hvr frskeren indestår fr at regningen kan afhldes indenfr budgettet g i henhld til kntraktens vilkår, det faglige frmål g ledelsestilsynet. I praksis betyder det, at prjektejeren med sin underskrift gdkender: 1. at anskaffelser/ rejser g udbetalinger er købt i henhld til kntraktens vilkår, det faglige frmål g gdkendt af afdelingsledelsen. 2. at det faglige frmål med indkøbet er beskrevet g medsendt fakturaen til Regnskabsafdelingen 3. at Sygehus Lillebælt repræsentatins- g rejseniveauer verhldes 4. at frskeren har mdtaget eller leveret den mhandlende ydelse, 5. at kvalitet, mængde g pris er kntrlleret, 6. at ydelse baseret på kntraktfrhld, tilbud eller aftale er i verensstemmelse hermed, 7. at bilaget er knteret i verensstemmelse med sit indhld g på det regnskabsår, det rettelig vedrører, g 8. at bilaget er efterregnet. Med underskrift frstås først g fremmest elektrnisk kvittering fr varemdtagelse g fakturagdkendelse i Indkøbs- g Lgistik Systemet (ILS en). Punkt 7 er markeret med kursiv frdi, at det reelt er øknmifunktinen i Øknmi- g planlægningsafdelingen der fretager knteringen. Herudver indestår frskeren ligeledes fr fag- g budgetmæssige (de kntraktlige) frpligtelser indgået i frbindelse med mdtagelsen af bevillingen/ indgåelsen af kntrakten, herunder de løbende budget- g fagmæssige tilbagemeldinger til bevillingsgiver. Øknmipfølgning på frskningsknti

5 Der udarbejdes månedligt pfølgningsmateriale på frskningsknti, sm kan aflæses via link til SYDLIS. Yderligere skal frskeren løbende følge sit frbrug via Sygehus Lillebælts Indkøbs- g Lagersystem, hvr den respektive frskningsknt er prettet. Øknmi- g Planlægningsafdelingen fretager endvidere statuspfølgning 3 gange årligt: ultim februar i frbindelse med dialgmøde med afdelingsledelserne, samt i juli før smmerferien g endelig til nvember, hvr der rettes knkret henvendelse til afdelingerne med frskningsknti med negative saldi med henblik på afklaring g udligning samt inaktive knti lukning. I den daglige praksis mkring sygehusets øknmistyring frventes det, at den attestatinsberettigede persn lever p til sin frpligtelse ved at frhlde sig kritisk til den enkelte frskningskntis frbrug på driftssiden. I praksis vil det sige, at hvis øknmipfølgningsmaterialet viser et uventet frbrug eller andre uregelmæssigheder, at man så via Øknmi- g planlægningsafdelingen g/eller Indkøbs-Lager- Systemet undersøger m knteringen er fretaget krrekt.