Referat Kolstrup Boligforening Mandag den 30. april 2018, kl Humlehaven 4, Aabenraa

Transkript

1 Ekstern Referat Kolstrup Boligforening Mandag den 30. april 2018, kl Humlehaven 4, Aabenraa Side 1 af 9

2 Indholdsfortegnelse: 1. rganisation Økonomi Afdelingerne Administrationen: LUKKET PUNKT Efterretningssager Næste møder: Eventuelt... 9 Bestyrelsesmedlemmer: ve Stahl Schmidt (formand), Inga Fohlmann (næstformand), Fritz Jørgensen, Knud-Aage M. Poulsen, Ritha Helweg, Tove Christensen, Simon Munch (med.arb.repr.). Ansatte: Revisor: Afbud: Jimmy Povlsen Jan Thietje Inga Fohlmann Side 2 af 9

3 1. rganisation 1.a.1 Godkendelse af referat Bestyrelsesmøde den 22. februar 2018 Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. B 1.a.2 Revisionsprotokollat - udkast Statsautoriseret revisor gennemgår revisionsprotokollat for regnskabsåret B * Indstilles til godkendelse. 1.a.1. Godkendt og underskrevet. 1.a.2. Revisionsprotokollat af den 30. april 2018 (Årsrapport 2017), godkendt og underskrevet. Revisionen havde følgende opmærksomhedspunkter: Foreningen - Stigning i bruttoadministrationsudgifterne dette skal dog ses under hensyntagen til nedgang i lejemålsenheder - Udvikling i foreningens likviditet - Fokus på at øge dispositionsfondens frie midler. Afdelingerne - Tab ved lejeledighed - Tab ved fraflytninger - Udvikling i underskudssaldi - Henlæggelser - Behov for anden finansiering - Negativ Egenkapital i følgende afdelinger: Afdeling 1, 19, 24 og 26 1.b. Foreningsanliggender 1.b.1 SALUS rientering v. ve Stahl Schmidt 1.b.2-8. Kreds Der er afholdt kredsvalgsmøde onsdag den 4. april 2018, kl , Folkehjem. Der afholdes kredsweekendkonference den september rientering ved ve Stahl Schmidt. Side 3 af 9

4 1.b.3 Aabenraa-Rødekro Fjernvarme Generel orientering v. Jimmy Povlsen. 1.b. Taget til efterretning. 1.c. Bestyrelsesanliggender 1.c.1 Budgetforslag 2019 Hovedforeningen *** Forslag til budget , forslag budget komprimeret, forslag til budget specificeret. Budget er udsendt til godkendelse i løbet af marts. 1.c.2 Årsregnskab Hovedforeningen B * 1.c.3 Årsregnskab afdelingerne B * 1.c.4 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup (JP) * Intet ny fra projektleder Sanne L. Pedersen. Barselsvikar fra 1. juni 2018 til 30. juni Der forventes, at stillingen bliver besat. (TARN). 1.c.5 Guldbjerparkens børnehave matr. 1735, ejd. Nr Status: (TA) Lindeskolen, der er en friskole, som starter op i august måned, ønsker at leje sig ind i bygningen. Der er forhandlet en lejeaftale på plads. Aftalen er dog endnu ikke underskrevet af Lindeskolen. B Aftalen medfører en fremtidig husleje indtægt på kr. om året. Såfremt aftalen falder på plads, sættes arbejdet med henblik på udstykning og salg i bero. Der afregnes med landinspektøren for det allerede gennemførte arbejde. 1.c.6 KB 75 års jubilæum 2018 Inviteret festaften fredag den 5. oktober 2018 Åben reception onsdag den 10. oktober rientering ved ve Stahl Schmidt. 1.c.7 Evaluering Seminar 2018 Seminar torsdag den 8. marts Inviteret var organisationsbestyrelsen, afdelingsbestyrelserne, SALUS ledergruppe, Sanne L. Pedersen, medarbejdere Humlehaven, medarbejdere SALUS. Program for dagen Kommunikation og Samarbejde. 1.c.8 Markedsføring af tomme lejligheder B ** Markedsføring af tomme lejligheder Hvad kan vi gøre for at gøre lejlighederne mere attraktive. Især Gl. Kongevej og Skolevænget har være ledige med betydelige lejetab. Hvordan kan vi yde første- Side 4 af 9 D

5 hjælp ved at fikse lejlighederne op. (SS). Formanden gennemgår afdelingerne sammen med inspektøren samt driftschefen på Håndværkergården, for udarbejdelse af en handlingsplan, for løsning. (Gentagelse referat sidste møde, beslutning). Status: (SS) Formand og driftschef har besigtiget lejlighederne Gl. Kongevej (gl. butik). Forslag til renovering af 2 lejligheder v. driftschef Jesper Krarup. Se bilag. 1.c.9 Evaluering organisationsbestyrelsesarbejdet LUKKET PUNKT Spørgeskema udsendt og besvaret D 1.c.10 KB, afdeling 28, Barsøvænget B * I forbindelse med byggeskadesag, behandlet hos byggeskadefonden, ansøges om tilskud fra Hovedforeningen se bilag. 1.c.11 Aabenraa Frivillig Brandværn Ansøgning skæreslukker B * 1.c.12 Afdelingsmøder 2018 * Mødeoversigt korrigeret efterfølgende sidste møde. Dirigenthverv: Der byttes indbyrdes, hvis ikke man kan på datoen. 1.c.13 Valg af medarbejderrepræsentant Simon Munch er valgt som medarbejderrepræsentant på møde den 23. april Indstilling Beslutning 1.c.1. Budget hovedforeningen godkendt ingen stigning for c.2 og 3 Godkendt under punkt 1.a.2. 1.c.4. Intet at referere. 1.c.5. Der foreligger endnu ikke underskrevet kontrakt med friskolen 1.c.8. Der afsættes en ramme på kr incl. Moms, til et forsøg, hvorvidt mindre forbedringer af lejligheder med tomgangstab, vil medføre udlejning. Formanden aftaler med driftschefen, hvilke lejligheder. (LCW/HA) 1.c.10. Godkendt som indstillet, K-A.M.P deltog ikke i disse drøftelser. (LCW/M.M./H.A.) 1.c.11. Ansøgning kunne ikke imødekommes. (LCW) Øvrige punkter under 1.c. taget til efterretning. 1.d) Medlemsanliggender intet under dette punkt. Side 5 af 9

6 1.d. Intet at referere. 2. Økonomi 2.a. Budgetkontrol organisationen (webzone2) 2.a. Taget til efterretning. 3. Afdelingerne 3.a. Renoveringssager 3.a.1 versigt byggesager * KB pr. 12. april a.2 Eventuel renovering afdeling 6,8 og 9. Drøftelse om eventuel opstart af forundersøgelser til en eventuel renovering af afdelingen. Der er indhentet priser på forundersøgelse. Status: Der har været afholdt bygherremøde den 5. april pstart ny LBF-sag. Nærmere undersøgelse af vinduer, faldstammer, altan, tag. (MM) 3.a.3 Afdeling 15 Hørgaard Renovering rganisationsbestyrelsen har besluttet at blok 7, nu skal renoveres som oprindeligt udbudt. Blok 7 - Byggestart 1. august Status: Byggeriet pågår og følger tidsplanen. (BBM) (Gentagelse) Status: Forventes afleveret 1. maj Dog er udvendig arbejde ikke færdigt (MM). 3.a.4 Infrastruktur afdeling 15 og afdeling 17 Der er afsatte midler i Landsbyggefonden for afdeling 15 og 17. Sagen var taget af dagsorden, da Aabenraa Kommune ikke ville medfinansiere projektet. Skal sagen endeligt lukkes hos Landsbyggefonden? Sagen lukkes ved LBF. 3.a.5 Afdeling 16 Totalrenovering Voldgiftssag afsluttet. Der er indgået forlig. 3.a.6 Afdeling 20 Callesensgade m.v. Skema A er godkendt af kommunen (september 2017) og Landsbyggefonden (oktober 2017). Udbudsmateriale udarbejdes. (TA) (Gentagelse) Status: Der er afholdt bygherremøde den 17. april 2018 (MM). (SS) orienterer på mødet. 3.a.7 Afdeling 29 Ældrecenter Lergaard Forberedelse til økonomisk afslutning pågår (gentagelse). Arbejdet med skøder er i gang pt. med advokat og kommune (gentagelse). Side 6 af 9

7 Afklaring omkring relaksations og vedståelse af pant er i gang med kommunen og Udbetaling Danmark + LBF. (Gentagelse). Der er afsat midler til resten af sagen. Regnskab opstilles og afstemmes med Kuben, hvorefter det sendes til revisor (AMS). Dialog med kommune om, at undgå sammenlægning af de 2 matrikler i afdeling 26 og 29. Status: Intet nyt (JP/HA) 3.a.8 Afdeling 22, Gl. Kongevej 2 Bestyrelsen drøftede hvorvidt afdeling 22, Gl. Kongevej 2, eventuelt kunne afhændes. (Gentagelse) Ejendomsmægler kontaktes for en prissætning i forbindelse med eventuelt salg (lcw/jp) (Gentagelse) Status ved JP. B 3.a.8. Der henvises til beslutning under 1.c.8. Øvrige punkter under 3.a. taget til efterretning. 3.b. Beboeranliggender intet til dette punkt. 3.c. Afdelingsanliggender - intet til dette punkt. Intet at referere. 4. Administrationen: LUKKET PUNKT 5. Efterretningssager 5.a. Udlejning statistik (RIPA) - Tomgang 5.b Udsættelser (NKE) * * 5.c rientering fra nedsatte udvalg 5.c.a Bladudvalg BeboerNyt Medlem af redaktionsudvalget er ve Stahl Schmidt 5.c.b Kursusudvalg (KB: ve Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen AAAB: Søren Duus, Else Bonde) Side 7 af 9

8 5.d. BL informerer, klik her 5.e. LBF informerer, klik her Punkt 5. Taget til efterretning. Mødeplan Næste møder: 2018: Torsdag den 30. april 2018, kl Revisormøde Torsdag den 17. maj 2018, kl Konstituerende møde Tirsdag den 18. september 2018, kl Torsdag den 8. november 2018, kl Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4, Aabenraa. Fælles juleafslutning, KB, AAAB organisationsbestyrelser, direktør Lørdag den 1. december 2018, kl Arrangør 2017: AAAB (Else Bonde, Erling Jørgensen). Arrangør 2018: KB (Knud-Aage og Inga) rganisationsbestyrelsesseminar alle selskaber Afholdt fredag den 19 januar 2018, - Fremtidig struktur/effektivisering og benchmark. rdinær generalforsamling: nsdag den 9. maj 2018, Guldbjergparkens festsal, kl Administrationschef Toke Arndal er dirigent ved mødet. SALUS Repræsentantskabsmøde Lørdag den 26. maj 2018, Folkehjem Aabenraa Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelse torsdag den 27. september 2018, kl Mødested vicevært- kontoret, Jernbanegade 25. KB jubilæum 2018 Inviteret festaften fredag den 5. oktober 2018 Åben reception onsdag den 10. oktober 2018 Sikkerhedsrundgang 2018 Tirsdag den 28. november 2018 (JPD) KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere 2018 Side 8 af 9

9 nsdag den 19. december 2018, kl , Guldbjergparkens festsal. Deltagere/inviterede: rganisationsbestyrelsen, medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, medarbejdere Humlehaven), Sanne L. Pedersen, Æresmedlemmer, Ledergruppen SALUS. KB og AAAB fælles Seminar 2019 Torsdag den 14. marts Sted:? Tidsrum? Inviteres? Fælleskursus i SALUS: Budget Torsdag den 1. marts 2018, kl Hotel Tønder Hus, Tønder Teknisk chef og JP Blev aflyst på grund af vejrlig. Introduktion for nyvalgte: Afholdes frem over hvert andet år. Næste gang 4. oktober 2018, kl Hotel Tønder Hus, Tønder Teknisk chef, TARN og JP Vedligeholdelse og fraflytning Afvikles kun hvert andet år Næste gang 2019 Teknisk chef og AJ 7. Eventuelt Poul Erik utzen, ejendomsfunktionær går på pension. Aabenraa, den 30. april 2018 ve Stahl Schmidt formand Inga Fohlmann næstformand Tove Christensen Fritz Jørgensen Ritha Helweg Knud-Aage M. Poulsen Simon Munch medarbejderrepræsentant Side 9 af 9