Ekstern Referat Kolstrup Boligforening Onsdag den 8. november 2017, kl Humlehaven 4, Aabenraa

Transkript

1 Ekstern Referat Kolstrup Boligforening nsdag den 8. november 2017, kl Humlehaven 4, Aabenraa Side 1 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er

2 Indholdsfortegnelse: 1. rganisation Økonomi Afdelingerne Administrationen: LUKKET PUNKT Efterretningssager Næste møde: Eventuelt... 9 Bestyrelsesmedlemmer: ve Stahl Schmidt (fmd), Inga Fohlmann (n-fmd), Fritz Jørgensen, Knud-Aage M. Poulsen, Tove Christensen, Sarah E.S. Tang-Petersen (med.arb.repr.). Ansatte: Afbud: Jimmy Povlsen Inga Fohlmann Side 2 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er

3 1. rganisation 1.a. Godkendelse af referat Bestyrelsesmøde den Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. B * Indstilles til godkendelse. 1.a. Godkendt og underskrevet 1.b. Foreningsanliggender 1.b.1 SALUS rientering v/ve Stahl Schmidt 1.b.2-8. Kreds rientering v/ve Stahl Schmidt 1.b.3 Aabenraa-Rødekro Fjernvarme Generel orientering v/ve Stahl Schmidt 1.b. rientering taget til efterretning. 1.c. Bestyrelsesanliggender 1.c.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup (JP) 1.c.2 Guldbjerparkens børnehave matr. 1735, ejd. Nr Kommunen ansøgt om salg af børnehave. Ejendommen udmatrikuleres og sættes til salg (Landinspektør / JPW). (gentagelse). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (gentagelse) Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (gentagelse) B Side 3 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er

4 Status (JPW): Afventer mødedato fra Kommunen for drøftelse af mulighed for udmatrikulering og stillingtagning til restbelåning. (Rykket af flere omgange for tilbagemelding - senest i december 2016) Der har været afholdt møde med Aabenraa Kommune orientering på mødet (JP). 1.c.3 Afdeling 4 Lindsnakkevej Endelig godkendelse af afdelingens årsregnskab. Bestyrelsen godkendt at regnskabet sendes til Aabenraa Kommune (tilsynet) til endelig godkendelse (gentagelse). Status: Afventer tilbagemelding fra Aabenraa Kommune (gentagelse). Status: Intet Nyt (STS). B 1.c.4 Sammenlægning af afdelingerne 6, 8, 9 Godkendt på respektive ordinære afdelingsmøder 2017 Drøftelse om eventuel opstart af forundersøgelser til en eventuel renovering af afdelingen. Der er indhentet priser på forundersøgelse. D 1.c.5 KB 75 års jubilæum 2018 rientering ved ve Stahl Schmidt 1.c.6 Evaluering afholdte afdelingsmøder 2017 se bilag. Afdelingsmøder 2018: Afholdelse af afdelingsmøde, afdeling 1, 6, 8 og 9 holdes særskilt, på Folkehjem - således stormødet reduceres fra 8 afdelinger til 4 afdelinger (STS). B * 1.c.7 Årshjul B ** Indstilling Beslutning 1.c.1. rientering taget til efterretning. 1.c.2. Kommunen genoptager arbejdet med henblik på en udmatrikulering. 1.c.4. K til projektundersøgelse, investeringsramme max kr incl. moms. Såfremt projektet ikke realiseres afholdes beløbet af hovedforeningens fri egen kapital. (BBM) 1.c.7. Årshjul 2018 godkendt Øvrige punkter taget til efterretning. 1.d) Medlemsanliggender intet under dette punkt. Side 4 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er

5 1.d. Intet at referere. 2. Økonomi 2.a. Budgetkontrol organisationen (webzone2) 2.b. Landsbyggefondsmidler 2.b.1 pgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden * 2.c. Dispositionsfonden 2.c.1. pgørelse over Dispositionsfonden * 2.a-c. Taget til efterretning. 3. Afdelingerne 3.a. Renoveringssager 3.a.1 versigt byggesager KB PR a.2 Afdeling 15 Hørgaard Renovering rganisationsbestyrelsen har besluttet at blok 7, nu skal renoveres som oprindeligt udbudt. Blok 7 - Byggestart 1. august Status: Byggeriet pågår og følger tidsplanen. (BBM). * 3.a.3 Afdeling 20 Callesensgade m.v. Skema A er godkendt af kommunen (september 2017) og Landsbyggefonden (oktober 2017). Status: Udbudsmateriale udarbejdes til skema B. (AMS) 3.a.4 Afdeling 29 Ældrecenter Lergaard Forberedelse til økonomisk afslutning pågår (gentagelse). Arbejdet med skøder er i gang pt. med advokat og kommune (gentagelse). Afklaring omkring relaktions og vedståelse af pant er i gang med kommunen og Udbetaling Danmark + LBF. (gentagelse). Side 5 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er

6 Der er afsat udgifter til resten af sagen. Regnskab opstilles og afstemmes med Kuben, hvorefter det sendes til revisor (AMS). Dialog med kommune om, at undgå sammenlægning af de 2 matrikler i afdeling 26 og 29. Status: Intet nyt (AMS). Taget til efterretning. 3.b. Beboeranliggender intet til dette punkt. 3.c. Afdelingsanliggender 3.c.1 Referat Markvandring. Gennemgang i afdelinger uden afdelingsbestyrelse. (STS). B * 3.a. rientering taget til efterretning 3.b. Intet at referere. 3.c. Taget til efterretning. 4. Administrationen: LUKKET PUNKT 4.a. Personaleforhold, administrationen 4.a.1 Administration 4.a.2 SU-administration 4.a.3 Arbejdsmiljøudvalgsmøde Der har været afholdt møde den 30. august 2017 i SU Der har været afholdt møde den 27. juni 2017 i arb.m.udv. 4.b. Personaleforhold, ejendomsfunktionærområdet 4.b.1 Ejendomsfunktionærområdet 4.b.2 SI Arbejdsmiljøudvalget - Der har været afholdt møde den 12. oktober b.3 SU Samarbejdsudvalg - Der har været afholdt møde den 12. oktober 2017 Side 6 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er

7 4.b.4 HSU Hovedsamarbejdsudvalg KB/AAAB Der er afholdt HSU-møde den 16. oktober c. Håndværkergården LUKKET PUNKT 4.c.1 Forretningsudvalg Møderække 2017/2018: Tirsdag den 19. september 2017, kl Mandag den 18. december 2017, kl Tirsdag den 13. marts 2018, kl Mandag den 11. juni 2018, kl Tirsdag den 11. september 2018, kl Tirsdag den 18. december 2018, kl Alle møder afholdes på Humlehaven 4, Aabenraa 4.c.2 Administrationen 5. Efterretningssager 5.a. Udlejning statistik - Tomgang (RIPA) 5.b Udsættelser (NKE) * * 5.c. rientering fra nedsatte udvalg 5.c.a Bladudvalg BeboerNyt Medlem af redaktionsudvalget er ve Stahl Schmidt 5.c.b Kursusudvalg (KB: ve Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen AAAB: Søren Duus, Else Bonde) 5.d. BL informerer, klik her 5.e. LBF informerer, klik her 5.a-e rientering taget til efterretning. Mødeplan 2017/ Næste møder: 2017 nsdag den 8. november 2017, kl Lørdag den 2. december 2017, kl Fælles juleafslutning, KB, AAAB organisationsbestyrelser, direktør Arrangør 2017: AAAB (Else Bonde, Erling Jørgensen). Side 7 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er

8 Torsdag den 14. december 2017, kl , fællesmøde KB og AAAB - Julemiddag på Rest. Nelson. 2018: Torsdag den 22. februar 2018, kl Torsdag den 5. april 2018, kl Fællesmøde KB og AAAB Torsdag den 30. april 2018, kl Revisormøde Torsdag den 17. maj 2018, kl Konstituerende møde Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4, Aabenraa. Almen Boligdage 2017 Fredag den 17. november og lørdag den 18.november 2017 Radisson Blu, Aarhus Sikkerhedsrundgang 2017 Torsdag den 23. november 2017 (JPD) KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere 2017 Tirsdag den 19. december 2017, kl , Guldbjergparkens festsal. Deltagere/inviterede: rganisationsbestyrelsen, medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, medarbejdere Humlehaven), Sanne L. Pedersen, Æresmedlemmer, Ledergruppen SALUS. Kredsmøde 8. kreds Tirsdag den 16. januar 2018, Folkehjem Aabenraa rganisationsbestyrelsesseminar alle selskaber Fredag den 19 januar 2018, - Fremtidig struktur/effektivisering og benchmark. Afdelingsbestyrelsesseminar 2018 Kommunikation og samarbejde Folkehjem, Aabenraa Foredragsholder: Karen Marie Lillelund Torsdag den 8. marts 2018, kl Kursusudvalg: AAAB: Søren Duus, Else Bonde KB: ve Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen rdinær generalforsamling: nsdag den 9. maj 2018, Guldbjergparkens festsal, kl SALUS Repræsentantskabsmøde Lørdag den 26. maj 2018, Folkehjem Aabenraa KB jubilæum 2018 Inviteret festaften fredag den 5. oktober 2018 Åben reception onsdag den 10. oktober 2018 Side 8 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er

9 Fælleskursus i SALUS: Vedligeholdelse og fraflytning Afvikles kun hvert andet år Næste gang 2019 BBM og AJ Introduktion for nyvalgte: Afholdes fremover hvert andet år. Næste gang 4. oktober 2018, kl Hotel Tønder Hus, Tønder BBM, TARN og JP Budget Torsdag den 1. marts 2018, kl Hotel Tønder Hus, Tønder BBM og JP 7. Eventuelt Hans Christian Paulsen, ejendomsfunktionær - 10 års jubilæum den 1. december Skraldepose-ordning, hvornår stopper den og er beboerne orienteret? Aabenraa, den 8. november 2017 ve Stahl Schmidt formand Inga Fohlmann næstformand Tove Christensen Fritz Jørgensen Ritha Helweg Knud-Aage M. Poulsen Sarah Elena S. Tang-Petersen medarbejderrepræsentant Side 9 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er