Referat Aabenraa Andelsboligforening Torsdag den 6. september 2018, kl Humlehaven 4, Aabenraa

Transkript

1 Ekstern Referat Aabenraa Andelsboligforening Torsdag den 6. september 2018, kl Humlehaven 4, Aabenraa Side 1 af 10 Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag

2 Indholdsfortegnelse: 0. Velkommen til nyt medlem af organisationsbestyrelsen rganisation Økonomi Afdelingerne Administrationen: LUKKET PUNKT Efterretningssager Næste møder Eventuelt Bestyrelsesmedlemmer: Søren Duus (formand), Laila Bøttcher (næstformand), Benny Frederiksen, Poul Jensen, Else Bonde, Svend M. Petersen, Harry Asmussen (medarbejderrepræsentant) Ansatte: Afbud: Jimmy Povlsen Ingen Side 2 af 10 Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag

3 0. Velkommen til nyt medlem af organisationsbestyrelsen Præsentation af ny organisationsbestyrelsesmedlem Benny Frederiksen. Indtrådt 1. september i stedet for Marianne Schlömer. Herunder eventuel ny fordeling af ansvarsafdelinger se bilag. B 1. rganisation 1.a Godkendelse af referat Bestyrelsesmøde den 7. juni 2018 Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. B 1.b. Foreningsanliggender 1.b.1 SALUS rientering v. Jimmy Povlsen. 1.b.2-8. Kreds Der afholdes kredsweekendkonference den september rientering v. Søren Duus. 1.b.3 Aabenraa-Rødekro Fjernvarme Generel orientering v. Søren Duus. Indstilling: 1.a. Godkendt og underskrevet. 1.b.1. Taget til efterretning 1.b.2. Der arrangeres privat transport (Søren og Else kører) 1.b.3. Generalforsamling den 27. ds. Undersøgelser vedrørende brug af overskudsvarme fra Apple s server anlæg, er igangsat. 1.c. Bestyrelsesanliggender 1.c.1 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd. Nr Guldbjergparkens børnehave festsal er nu udlejet til friskolen Lindeskolen. Side 3 af 10 Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag

4 1.c.2 Nybyggeri Campus Aabenraa Den 2. august 2016, har tilskrevet Kuben, at brevet/mail er modtaget, og man vil vende tilbage, når der engang er overblik på området (gentagelse). Status: Intet nyt (JP) 1.c.3 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup (JP) 1.c.4 Fælles åbningstider på tværs af alle administrationskontorer - se bilag. B 1.c.5 Svarbrev fra beboerklagenævnet vedrørende lejemål Petersborg se bilag. Indstilling: 1.c.1. Friskolen er gået konkurs, ikke nok elever. 1.c.2. Intet at referere. 1.c.3. Der har været afholdt møde med bydelsrådet, for en drøftelse den negative presseomtale af området. 1.c.4. Nye åbningstider blev godkendt. 1.c.5. Taget til efterretning. 1.d. Medlemsanliggender Lukket punkt Intet nyt 1.d. Intet at referere. Side 4 af 10 Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag

5 2. Økonomi 2.a. Budgetkontrol organisationen (webzone2) 2.b.1 pgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden (HA) 2.b.2 Indstilling - Ansøgning kapitaltilførsel AAAB, afd. 16. Kapitaltilførsel kr B 2.b.3 Indstilling Ansøgning trækningsretsmidler AAAB, afd. 16 For afdeling 16 er ansøgning om brugen af trækningsretsmidler hos Landsbyggefonden til renovering af badeværelser, terrasser og en enkelt udestue. Ansøgning bedes godkendt og signeret med brugen af kr. Renoveringen er en del af helhedsplanen, som individuelle tilvalg til badeværelser og terrasser, en del af finansieringsskitsen fra Landsbyggefonden. Indstilling: B 2.a. Taget til efterretning 2.b.1. Taget til efterretning 2.b.2. Ansøgning godkendt, dækkes af fri arbejdskapital / dispositionsfonden med kr (HA) 2.b.3. Ansøgning godkendt, træk på egen trækningsret i LBF med kr (HA) 3. Afdelingerne 3.a. Renoveringssager 3.a.1 versigt byggesager AAAB pr a.2 Afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej. Renoveringsprojekt Skema C er godkendt hos kommunen. Skema C opstilles udelukkende for den støttede del til Landsbyggefondens godkendelse (gentagelse) Status: Støttet del godkendt af LBF den (HA). Udgår af dagsorden herefter. 3.a.3 Afdeling 5 Farversmøllevej Tagudskiftning Kommunen har godkendt lånoptagelse (BBM) (gentagelse). Status: Kommunen har trukket godkendelsen tilbage (JP). Side 5 af 10 D Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag

6 Drøftet med Kommunen på møde den 1.maj 2018 (gentagelse). Status: rientering på mødet (JP). 3.a.4 Afdeling 6 Kystvej 24-48, 50 Nye køkkener ptegninger af køkkener 19 stk. Derefter tilbud (januar 2018). Finansiering, kommunen tilbud (februar- november 2018) (gentagelse). Status: (JPD) Der er ønsket nyt køkken af 16 beboere. De 16 beboere bliver indkaldt til møde for gennemgang af økonomien og til godkendelse heraf. Status: 10 8 beboere ønsker ny køkken. Finansiering pågår. (JPD) 3.a.5 Afdeling 11 Farversmøllevej / Sandved På bygning af altaner (BBM) Arbejdet afsluttet. Afventer regnskab (Gentagelse). Regnskab er udarbejdet og sendt til revisor (gentagelse). Status: Sagen er afsluttet. (HA). Udgår af dagsorden herefter. 3.a.6 Afdeling 14 Sandved 9-29 og Tagudskiftning (AMS) Arbejdet afsluttet. Afventer regnskab. Regnskab er udarbejdet og sendt til revisor (gentagelse). Status: Sagen er afsluttet (HA). Udgår af dagsorden herefter. 3.a.7 Afdeling 15 Petersborg Badeværelser - faldstammer (BBM) Projektering og udbud er i gang (gentagelse). Status (JPD): Har afholdt licitation den 10. april 2018 med Arkitekttegnestuen. Billigste tilbud kr. dyrere end budgetteret. Eventuelt arbejde videre med en plan B Der planlægges afholdt ny møde med beboere i afdeling 15. (JPD) (gentagelse)der er afholdt møde med beboere. Der arbejdes videre med ny løsning (JPD) (gentagelse). Status: Der arbejdes med en løsning med relining og strømpefodring af faldstammer (JPD). 3.a.8 Afdeling 16 Hjelmrode 2-96 Fysisk helhedsplan for primært facade og tagrenovering (BBM) Skema B er godkendt (gentagelse). Status: (MM) Byggesag opstart 19. marts Det går som planmæssigt (gentagelse). Byggesag igangværende (MM). Status: Intet nyt (MM). 3.a.9 Afdeling 18 Hørgaard Etageadskillelse over krybekælder m.m. (MM)) Afventer Landsbyggefonden (MM) (gentagelse). Status: Intet nyt (MM). 3.a.10 Afdeling 28 Sandved B Side 6 af 10 Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag

7 Fra markvandringen den 13. juni. Vedrørende afdeling 28, Sandved ungdomsboliger: Tiltag for at kunne leje boligerne ud. (BSJL). 3.b Beboeranliggender - Intet til dette punkt. 3.c Afdelingsanliggender Intet til dette punkt. Indstilling: 3.a.1. Taget til efterretning 3.a.2. Taget til efterretning, sagen udgår af dagsorden. (LCW) 3.a.3. Sagen forventes genoptaget i kommunen til behandling i oktober d.å. 3.a.4. Direktøren kunne ikke anbefale optagelse af et realkreditlån på under 1. mio. kroner, dette vil være alt for omkostningstungt. Der blev drøftet hvorvidt afdelingen kunne låne beløbet af egne midler, direktøren påpegede, at dette forudsatte at midlerne var til rådighed i afdelingen, og det er de ikke, idet drift og vedligeholdelsesplanen ikke har midlerne i lånets løbetid. Direktørens anbefaling blev taget til efterretning. - Se bilag vedligehold1106.pdf. 3.a.5. Taget til efterretning, sagen udgår af dagsorden. (LCW) 3.a.6. Taget til efterretning, sagen udgår af dagsorden. (LCW) 3.a.7. Intet at referere. 3.a.8. Byggesagen har langt fra kørt optimalt i forhold til beboerhåndtering, der er strammet op i forhold til entreprenøren. Taget til efterretning. 3.a.9. Intet at referere. 3.a.10 Plan for at promover boligerne overfor uddannelsesinstitutterne. (TARN) 3.b. Drøftelse af situationen i afdeling 17. Side 7 af 10 Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag

8 4. Administrationen: LUKKET PUNKT 5. Efterretningssager 5.a. Udlejning statistik Tomgang (AM) 5.b Udsættelser (NKE) 5.c. Tab tomgang, halvårlig (NKE) 5.d Tab fraflytning (MAM) 5.e Restanceliste akk. indtil frigørelsesdato (NKE) 5.f Restanceliste månedlig (NKE) 5.g Restancelist % (NKE) 5.h rientering fra nedsatte udvalg 5.h.1 Bladudvalg BeboerNyt Medlem af redaktionsudvalget er Poul Jensen 5.h.2 Kursusudvalg (KB: ve Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen AAAB: Søren Duus, Else Bonde) 5.i BL informerer, klik her 5.j LBF informerer, klik her Indstilling: 5.h.1. Digital kommunikation. Temaerne til de forskellige udgaver tilsendes bestyrelsen, så de eventuelt kan bidrage med input. Taget til efterretning. Mødeplan Næste møder 2018: Side 8 af 10 Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag

9 Torsdag den 1. november 2018, kl Torsdag den 13. december 2018, kl Fælles KB og AAAB 2019: Torsdag den 31. januar 2019, kl Torsdag den 4. april 2019, kl. 17:00 Tema møde Fælles KB og AAAB Torsdag den 2. maj 2019, kl Revisormøde Mandag den 3. juni 2018, kl Konstituerende møde Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4, Aabenraa. Administrationschef Toke Arndal er dirigent ved mødet. AAAB, ordinær generalforsamling 2019: nsdag den 22. maj 2019, Guldbjergparkens festsal, kl SALUS Repræsentantskabsmøde Lørdag den 1. juni 2019, Folkehjem Aabenraa Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelse nsdag den 12. juni 2019, kl pstart områdekontor Tøndervej 117. Årets fælles weekendkonference i 3. og 8. kreds Fredag den 28. september til 29 september 2018 Scandic, Kolding KB jubilæum 2018 Inviteret festaften fredag den 5. oktober 2018 Åben reception onsdag den 10. oktober 2018 Sikkerhedsrundgang 2018 nsdag den 28. november 2018 (JPD) Fælles juleafslutning, KB, AAAB organisationsbestyrelser, direktør Lørdag den 1. december 2018, kl Arrangør 2018: KB (ve Stahl Schmidt, Knud-Aage Poulsen) KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere 2018 nsdag den 19. december 2018, kl , Guldbjergparkens festsal. Deltagere/inviterede: rganisationsbestyrelsen, medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, medarbejdere Humlehaven), Sanne L. Pedersen, Æresmedlemmer, Ledergruppen SALUS. Afdelingsbestyrelses seminar 2019 Torsdag den 14. marts Sted? Kl.-slet: Emne? Kursusudvalg: Side 9 af 10 Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag

10 AAAB: Søren Duus, Else Bonde KB: ve Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen Fælleskursus i SALUS: Budget Introduktion for nyvalgte: Afholdes frem over hvert andet år. Næste gang 4. oktober 2018, kl Hotel Tønder Hus, Tønder BSJL, TARN og JP Vedligeholdelse og fraflytning Afvikles kun hvert andet år Næste gang 2019 BSJL og AJ 6. Taget til efterretning 7. Eventuelt Løgumkloster Andels Boligforening har sendt tak for bidrag i forbindelse med 75 års jubilæum. Der er indgået i alt kr , som går ubeskåret til det nærmeste Julemærkehjem. Er det muligt at udlejningsorganisationen kan stå øverst i forbindelse med facebook opslag.(tarn/salus) rientering fra bestyrelseskonferencen og bl.a. de 17 verdensmål. Aabenraa, den 6. september 2018 Søren Duus formand Laila Bøttcher næstformand Benny Frederiksen Svend M. Petersen Poul Jensen Else Bonde Harry Asmussen medarbejderrepræsentant Side 10 af 10 Aabenraa Andelsboligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag