Dagsorden Kolstrup Boligforening Tirsdag den 18. september 2018, kl Humlehaven 4, Aabenraa

Transkript

1 Ekstern Dagsorden Kolstrup Boligforening Tirsdag den 18. september 2018, kl Humlehaven 4, Aabenraa Side 1 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

2 Indholdsfortegnelse: 1. rganisation Økonomi Afdelingerne Administrationen: LUKKET PUNKT Efterretningssager Næste møder: Eventuelt... 9 Bestyrelsesmedlemmer: ve Stahl Schmidt (formand), Inga Fohlmann (næstformand), Fritz Jørgensen, Knud-Aage M. Poulsen, Ritha Helweg, Tove Christensen, Simon Munch (med.arb.repr.). Ansatte: Jimmy Povlsen Afbud: Side 2 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

3 1. rganisation 1.a Godkendelse af referat Bestyrelsesmøde den 17. maj 2018 Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. B Indstilling: Indstilles til godkendelse. Beslutning: 1.b. Foreningsanliggender 1.b.1 SALUS rientering v. ve Stahl Schmidt 1.b.2-8. Kreds Der afholdes kredsweekendkonference den september Generel orientering ved ve Stahl Schmidt. 1.b.3 Aabenraa-Rødekro Fjernvarme Inga Fohlmann indstilles til bestyrelsen i Aabenraa-Rødekro fjernvarme. Generel orientering v. Jimmy Povlsen. Indstilling: Beslutning: 1.c. Bestyrelsesanliggender 1.c.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup (JP) 1.c.2 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd. Nr Guldbjerparkens børnehave er nu udlejet til friskolen Lindeskolen. Side 3 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

4 1.c.3 KB 75 års jubilæum 2018 Inviteret festaften fredag den 5. oktober 2018 Åben reception onsdag den 10. oktober rientering ved ve Stahl Schmidt. 1.c.4 Markedsføring af tomme lejligheder Markedsføring af tomme lejligheder Hvad kan vi gøre for at gøre lejlighederne mere attraktive. Især Gl. Kongevej og Skolevænget har være ledige med betydelige lejetab. Hvordan kan vi yde førstehjælp ved at fikse lejlighederne op. (SS). Formanden gennemgår afdelingerne sammen med inspektøren samt driftschefen på Håndværkergården, for udarbejdelse af en handlingsplan, for løsning. (Gentagelse referat sidste møde, beslutning). (SS) Formand og driftschef har besigtiget lejlighederne Gl. Kongevej (gl. butik). Forslag til renovering af 2 lejligheder v. driftschef Jesper Krarup (se bilag fra mødet den ). B Der afsættes en ramme på kr incl. moms, til et forsøg, hvorvidt mindre forbedringer af lejligheder med tomgangstab, vil medføre udlejning. Formanden aftaler med driftschefen, hvilke lejligheder. (Gentagelse fra beslutning sidste møde). Status: rientering ved formand. 1.c.5 Fælles åbningstider på tværs af alle administrationskontorer se bilag. Indstilling B * Beslutning 1.d) Medlemsanliggender Indstilling: Beslutning: 2. Økonomi 2.a. Budgetkontrol organisationen (webzone2) 2.b pgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden (HA) Indstilling: * Beslutning: Side 4 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

5 3. Afdelingerne 3.a. Renoveringssager 3.a.1 versigt byggesager * KB pr a.2 Eventuel renovering afdeling 6,8 og 9. Drøftelse om eventuel opstart af forundersøgelser til en eventuel renovering af afdelingen. Der har været afholdt bygherremøde den 5. april pstart ny LBF-sag. Nærmere undersøgelse af vinduer, faldstammer, altan, tag. Der er planlagt møde med ingeniøren den 23. maj for renoveringsforslag. Status: Der er aftalt møde med ingeniørerne vedrørende økonomi den 7. september 2018 (MM). Status ved ve Stahl Schmidt, formand. 3.a.3 Afdeling 15 Hørgaard Renovering Endelig aflevering afventer (MM). Status: Er afleveret den 18. juni Mange udlejet (MM). 3.a.4 Infrastruktur afdeling 15 og afdeling 17 Der er afsatte midler i Landsbyggefonden for afdeling 15 og 17. Sagen var taget af dagsorden, da Aabenraa Kommune ikke ville medfinansiere projektet. Skal sagen endeligt lukkes hos Landsbyggefonden? Sagen lukkes ved LBF. (HA) 3.a.5 Afdeling 20 Callesensgade m.v. Skema A er godkendt af kommunen (september 2017) og Landsbyggefonden (oktober 2017). Der er afholdt bygherremøde den 17. april 2018 (MM). Udbud udsendt. Licitation den 28. maj 2018 (MM). Der er kommet statusbrev fra Landsbyggefonden vedrørende kapitaltilførsel. Status: Betinget kontrakt med Jorton er underskrevet. Afventer godkendelse fra Aabenraa Kommune og LBF vedrørende skema B (MM). Skema B er sendt til Aabenraa Kommune den 13. juni 2018 (HA). 3.a.6 Afdeling 28 - Barsøvænget Status ved ve Stahl Schmidt, formand. 3.a.7 Afdeling 29 Ældrecenter Lergaard Forberedelse til økonomisk afslutning pågår (gentagelse). Arbejdet med skøder er i gang pt. med advokat og kommune (gentagelse). Side 5 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

6 Afklaring omkring relaksations og vedståelse af pant er i gang med kommunen og Udbetaling Danmark + LBF. (Gentagelse). Der er afsat midler til resten af sagen. Regnskab opstilles og afstemmes med Kuben, hvorefter det sendes til revisor (AMS). Dialog med kommune om, at undgå sammenlægning af de 2 matrikler i afdeling 26 og 29. Status: Intet nyt (JP/HA) Indstilling: Beslutning: 3.b. Beboeranliggender 3.c. Afdelingsanliggender Indstilling: Beslutning: 4. Administrationen: LUKKET PUNKT Side 6 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

7 5. Efterretningssager 5.a. Udlejning statistik (RIPA) - Tomgang 5.b Udsættelser (NKE) 5.c Tab tomgang halvårlig (NKE) 5.d Tab fraflytning (MAM) 5.e Restanceliste akk. indtil frigørelsesdato (NKE) 5.f Restancelist månedlig (NKE) 5.g Restanceliste % (NKE) * * * * * * * 5.h Ekskluderet opn i Venteliste Løjt * 5.j rientering fra nedsatte udvalg 5.j.a Bladudvalg BeboerNyt Medlem af redaktionsudvalget er ve Stahl Schmidt 5.j.b Kursusudvalg (KB: ve Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen AAAB: Søren Duus, Else Bonde) 5.k. BL informerer, klik her 5.l. LBF informerer, klik her Indstilling: Beslutning: Mødeplan Næste møder: 2018: Torsdag den 8. november 2018, kl Torsdag den 13. december 2018, kl (juleafslutning) AAAB og KB fælles møde 2019: Torsdag den 7. februar 2019, kl Torsdag den 4. april 2019, kl ? Temamøde, fælles med AAAB Side 7 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

8 Torsdag den 9. maj 2019, kl Revisormøde Torsdag den 13. juni 2019, kl Konstituering Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4, Aabenraa. Fælles juleafslutning, KB, AAAB organisationsbestyrelser, direktør Lørdag den 1. december 2018, kl Arrangør 2017: AAAB (Else Bonde, Erling Jørgensen). Arrangør 2018: KB (Knud-Aage og Inga) Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelse torsdag den 27. september 2018, kl Mødested viceværtkontoret, Jernbanegade 25. Årets fælles weekendkonference i 3. og 8. kreds Fredag den 28. september til 29. september 2018 Scandic Kolding KB jubilæum 2018 Inviteret festaften fredag den 5. oktober 2018 Åben reception onsdag den 10. oktober 2018 Sikkerhedsrundgang 2018 Tirsdag den 28. november 2018 (JPD) Fælles juleafslutning, KB, AAAB organisationsbestyrelser, direktør Lørdag den 1. december 2018, kl KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere 2018 nsdag den 19. december 2018, kl , Guldbjergparkens festsal. Deltagere/inviterede: rganisationsbestyrelsen, medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, medarbejdere Humlehaven), Sanne L. Pedersen, Æresmedlemmer, Ledergruppen SALUS. KB og AAAB fælles Afdelingsbestyrelses seminar 2019 Torsdag den 14. marts Sted:? Tidsrum? Inviteres? rdinær generalforsamling 2019: nsdag den 29. maj 2019, Guldbjerparkens festsal, kl Dirigent: Toke Arndal SALUS Repræsentantskabsmøde Lørdag den 1. juni 2019, Folkehjem Aabenraa Side 8 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

9 Fælleskursus i SALUS: Budget Torsdag den 7. marts 2019, kl Hotel Tønder Hus, Tønder BSJL og JP Introduktion for nyvalgte: Afholdes hvert andet år. Næste gang 4. oktober 2018, kl Hotel Tønder Hus, Tønder BSJL, TARN og JP Vedligeholdelse og fraflytning Torsdag den 12. september 2019, kl Folkehjem, Aabenraa Afholdes hvert andet år. BSJL og AJ 7. Eventuelt Løgumkloster Andels Boligforening har sendt tak for bidrag i forbindelse med 75 års jubilæum. Der er indgået i alt kr , som går ubeskåret til det nærmeste Julemærkehjem. Side 9 af 9 Kolstrup Boligforening Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller () orientering. Vedlagte bilag er markeret med *

10 Forslag til fælles åbningstider på tværs af alle administrationskontorer Der er i dag forskellige åbnings- og telefontider på vores administrationskontorer. Det giver udfordringer både i forhold til beboere- og ansøgere, der kan have svært ved at gennemskue, hvornår vi har åbent, og internt i forhold til planlægning af møde- og kursusaktivitet. Som det er i dag er det nødvendigt med ekstraordinær lukning, når medarbejdere skal samles på tværs af kontorer. Det foreslås derfor, at vi indfører en ugentlig lukkedag (om onsdagen). Tværgående mødeaktivitet vil så fremover blive lagt denne dag. En ugentlig lukkedag vil herudover (især på de mindre kontorer) give mulighed for bedre tilrettelæggelse at arbejdsopgave, som bedst gennemføres uden afbrydelser. Det er ledelsesopfattelse, at de ændrede åbningstider ikke vil medfører en ringere beboerservice. Dette bygges bl.a. på erfaringerne fra lokalkontorerne i Tønder og Gråsten, hvor der gennemlængere tid har været en mere begrænset åbningstid. Der foreslås følgende fælles åbningstider: Mandag: Tirsdag: nsdag: Lukket Torsdag: 10:00 17:00 Fredag: 10:00 12:00 Enkelte lokalkontorer har meget begrænset bemanding, og er derfor meget sårbare i forhold til fravær ved ferie, sygdom o.l. Der kan derfor være behov for yderligere begrænsning af åbningstiden på disse kontorer.

11 pgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden - Kolstrup Boligforening juli % realiseret tilsagn ansøgning skøn skøn skøn skøn skøn Samlede træk i Landsbyggefond Primosaldo Årets tilgang Årets afgang 0 0 Tilskrevne renter Ultimosaldo Afgang: Afslut. LBF.nr. Afd. 20 Renovering (finansieringsskitse) Afd. 4 Gavle (fælles møde april 2017) regnskab Ialt Tilgang: Hele året ,55% Renter I alt Estimeret saldo ultimo G-drev SAB/bogholderiet/LBF trækningsretkonto

12 versigt byggesager Forening Afd LBF Sag Projekt Status Termin Anlægssum mio Kolstrup Boligforening Kolstrup Boligforening Kolstrup Boligforening Kolstrup Boligforening Kolstrup Boligforening 04 Problemer med utætte gavle Afventer endelig finansiering 3,3 15 x Totalrenovering LBF gennemgang er kommet retur, skal gennemgåes inden færdigudarbejdelse. Dialog med LBF om opgørelse af reguleringskonto tomgang. 16 x Totalrenovering Voldgiftssag er afsluttet med forlig, hvor inge gør krav mod hindanden. Afsat i byggesagen samlet "17 mio" inkl. omkostninger til udbedring. Forliget ligger inden for dette. Skema C 's tilbagemelding fra LBF er modtaget gennemgåes Ams/jp. 17 Udskiftning af 25 køkkener Afventer Realkreditlåns / henlæggelse finansieret. Gennemgås af JP/Helle 9,15 20 x Økonomisk og fysisk opretning Der har været afholdt afd. møde hvor projektet blev godkendt. Skema A godkendt af byråd. September Skema A godkendt af Landsbyggefonden. Udbudsmateriale udarbejdes til skema B. Projekt godkendt på møde 17 april 2018.Bygherremøde 30 april vedr. Skema B sendt medio juni til LBF og kommunen. Forventes behandlet i kommunen i løbet af august ,8 87,2 13,0 Kolstrup Boligforening 29 x 43 nye ældreboliger Byggeriet er afsluttet, og regnskab er under udarbejdelse. Der er indgået en driftsaftale med Aabenraa Kommune omkring fælles drift og herunder ejendomsfunktionærbetjening og rengøring. Beløb hensættes til sidste udgifter hvorefter byggeregnskab kan færdiggøres. (250 t.kr.) Skøder er udarbejdet vedr fællesarealer. Afventer tinglysning og relaksation. 11/9 Møde med kommune, LandSyd, advokat Preben Gundersen og os, status der mangler tinglysning af 3 x 30 m2, som er kontor og bad til personale i nr. 100, 102 og 104. Tilhører kommunen. Derudover ønsker man fra kommunens side, og LandSyd at sammenlægge de to matrikler til en matrikel efter sammenlægning af afdelinger, og Kommunen og vores advokat i korrespondance med hinanden (Ikke samme realkredit institut, Realkredit Danmark og Nykredit). (JP/Helle gennemgår) 70,7 Kolstrup Boligforening 15NY x Totalrenovering 2. Etape Projektet forløber efter tidsplanen. Byggeriet af Blok 7 pågår. Ny tidsplan afslutning maj Klar til indflytning 1 maj G:\G-Drev\8026. SALUS\08. Byggesager\Status byggesager\2018\status for igangværende sager xlsx

13 TMGANG KB PR Sel/afd Adresse Rum Areal Tomgang start Tomgang slut Løgumklostervej 33 st.tv , Løgumklostervej tv , Antal: Jernbanegade 27 st.tv , Antal: 1 0, Petersborg 27 1.th , Antal: Hørgaard 6, 2. m , Hørgaard 8, 1. th , Hørgaard 12, 1. th , Hørgaard 14, 1. th , Hørgaard 16, 2. th , Hørgaard 16, 1. th , Hørgaard 16, st. th , Hørgaard 18, st. th , Hørgaard 24, 1. th , Hørgaard 30 st.th , Hørgaard 32 st.th , Hørgaard 34 st.th , Hørgaard 36 st.th , Hørgaard 38 st.th , Uglekær 10 1.th , Uglekær 16 st.tv , Uglekær 16 1.tv , Antal: Højgade 10B , Antal: Callesensgade 28 C , Callesensgade 30 A , Callesensgade 30 B st.th , Callesensgade 30 B 1.tv , Callesensgade 30 B 1.th , Callesensgade 30 B , Forstalle 10 A st , Persillegade 8 A 1. tv , Persillegade 8 A 1. th , Persillegade 8 A 2. th , Callesensgade 30 A st , Callesensgade 30 B st.tv , Antal: Karpedam 2 D st , Antal: 1

14 Gamle Kongevej 2a , Antal: Skolevænget 19 a st , Skolevænget 19 a st , Skolevænget 19 a , Skolevænget 19 a , Skolevænget 19 a , Skolevænget 19 a , Skolevænget 19 a , Skolevænget 19 a , Antal: 8 Antal ialt: 42

15 KB Udsættelser 2018 Fordeling af ophævelse Rykker phævelse Betalt Fraflyttede frivilligt I fogedretten Januar 26 0 Februar Marts April Maj Juni Juli August 16 1 September ktober November December Rykker/udsættelser Rykker phævelse Betalt Fraflyttede frivilligt I fogedretten

16 Tab ved tomgang KB Tomgang Afd ,85 Afd. 2 Afd ,48 Afd. 4 17,91 Afd ,95 Afd ,00 Afd ,28 Afd ,42 Afd ,00 Afd ,00 Afd ,19 Afd ,00 Afd ,93 Afd ,45 Afd ,53 Afd ,19 Afd ,38 Afd. 23 Afd ,91 Afd. 25 Afd ,50 Afd. 27 Afd. 28 Afd , , , , , , ,00 Tomgang ,00 Afd. 1 Afd. 2 Afd. 3 Afd. 4 Afd. 6 Afd. 8 Afd. 9 Afd. 11 Afd. 12 Afd. 13 Afd. 15 Afd. 17 Afd. 18 Afd. 19 Afd. 20 Afd. 21 Afd. 22 Afd. 23 Afd. 24 Afd. 25 Afd. 26 Afd. 27 Afd. 28 Afd

17 Tab ved fraflytning 2018 KB Fraflytning Afd ,94 Afd. 2 - Afd ,48 Afd. 4 - Afd. 6 - Afd. 8 - Afd ,35 Afd ,73 Afd ,86 Afd ,62 Afd ,12 Afd ,43 Afd Afd ,82 Afd Afd ,82 Afd ,37 Afd Afd ,46 Afd ,14 Afd Afd Afd Afd , , , , , , , , , ,00 Tab fraflytning Afd. 1 Afd. 2 Afd. 3 Afd. 4 Afd. 6 Afd. 8 Afd. 9 Afd. 11 Afd. 12 Afd. 13 Afd. 15 Afd. 17 Afd. 18 Afd. 19 Afd. 20 Afd. 21 Afd. 22 Afd. 23 Afd. 24 Afd. 25 Afd. 26 Afd. 27 Afd. 28 Afd

18 Kolstrup Boligforening Måned* Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September ktober November December Afdeling 1 0, , ,00 0,00 0, ,00 0,00 0, ,00 502,00 502,00 502,00 0,00 0, ,00 0,00 3 0, , , , , , ,00 0,00 4 0, ,50 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0, , , ,00 0, , , , , ,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0, , , , , , , , , , , , , , , ,00 0, , , , , , , , , , ,00 2, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,14 19, , , ,28 0, , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , ,50 233, , , , , , , , , , , ,00 0,00 0, , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0, , , , , , , , , , ,50 0, , , ,00 0, , , , , , , , , , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , , , , ,00 Restance i alt , , , , , , , ,85 0,00 0,00 0,00 0,00 * akkumuleret restance indtil frigørelsesdato Akkumuleret restance indtil frigørelsesdato KB , , , , , , , , , ,00 0,00 Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September ktober November December

19 Kolstrup Boligforening Måned** Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September ktober November December Afdeling 1 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3 0, , , , ,00 0, ,00 0,00 4 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,64 0,00 0,00 0,00 0, ,30 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , ,03 0, , , , , , ,00 0, ,35 0,00 0,00 0, ,00 0, , , , , , , , , , ,00 0, , , , , , , , , , , , , , , , ,73 0,00 0,00 0, , , , , ,14 0, ,00 0,00 0,00 0, , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , , , , , , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , , , , , ,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0, , , , ,00 0,00 Restance i alt , , , , , , , ,06 0,00 0,00 0,00 0,00 ** Restanceliste månedligt - kun dem der er rykket Månedlig restance KB , , , , , ,00 0,00 Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September ktober November December

20 Restance % - KB Jan 0,09 0,00 Feb 0,11 0,11 Mar 0,09 0,05 Apr 0,22 0,00 Maj 0,00 0,03 Jun 0,07 0,12 Jul 0,05 0,16 Aug 0,12 Sep 0,03 kt 0,10 Nov 0,00 Dec 0,05 Vægtet år til dato 0,08 0,07 Restance% KB 0,25 0,20 0,15 0,10 0,05 0,00 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep kt Nov Dec

21 VENTELISTE LØJT AFD. 27 G 28 PR Antal rum Ialt Afdeling Indenfor søgende xx 0 Indenfor søgende på lejem. total 3 Indenfor søgende medl. antal 2 0 Udenfor søgende xx 0 Udenfor søgende på lejem. total 13 Udenfor søgende medl. antal 10 0 Ialt afdeling lejem Ialt afdeling medl Afdeling Indenfor søgende xx 0 Indenfor søgende på lejem. total 5 Indenfor søgende medl. antal 3 0 Udenfor søgende xx 0 Udenfor søgende på lejem. total 43 Udenfor søgende medl. antal 28 0 Ialt afdeling lejem Ialt afdeling medl Ialt selskab 81 0 Indenfor søgende

22 06 0 xx 0 Indenfor søgende på lejem. total 85 Indenfor søgende medl. antal 64 0 Udenfor søgende xx 0 Udenfor søgende på lejem. total 472 Udenfor søgende medl. antal 301 0