Tilsynsrapport Allerød Kommune. Bofællesskabet Skovbo. Anmeldt tilsyn September 2011 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Transkript

1 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Allerød kommune Tilsynsrapport Allerød Kommune Bofællesskabet Skovbo Anmeldt tilsyn September

2 Indholdsfortegnelse bemærkninger og anbefalinger grundlag Oplysninger Opfølgning på foregående tilsyn Opfølgning fra sidste tilsyn Opfølgning fra andre tilsyn Fysiske rammer Pædagogik Pædagogisk metode og referenceramme Pædagogiske planer Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Medindflydelse og kommunikation Sundhed, kost og motion Sprogbrug og omgangsformer Medicinhåndtering Magtanvendelse og konflikthåndtering Organisatoriske og personalemæssige forhold Rammer for arbejdet Personalesituation, kontinuitet og stabilitet Internt samarbejde og kommunikation Arbejdsmiljø og sikkerhedsforhold Kompetenceudvikling Eksternt samarbejde Formål og metode Formål med tilsynet Metode varsling og tilrettelæggelse BDO s definitioner på bemærkninger, anbefalinger og påbud Kontaktoplysninger BDO Kommunernes Revision

3 1 BDO har på vegne af Allerød Kommune foretaget et anmeldt tilsyn på Skovbo. BDO er kommet frem til følgende på baggrund af analysen af det datamateriale, som er indsamlet gennem interviews og observationer. Det overordnede indtryk af Skovbo er, at botilbuddet er et velfungerende tilbud i forhold til beboerne, der synes at trives og at få tilbud om relevant pædagogisk støtte og vejledning. Tilsynet vurderer, at den pædagogiske referenceramme og metoder er i overensstemmelse med målgruppens behov. Der arbejdes struktureret med brug af visualiserede dagstrukturer, der er individuelt tilrettede. Beboerne tilbydes en god hverdag og aktiviteter, som er tilrettet den enkelte beboer. I forlængelse af dette, er det tilsynets, at personalet arbejder målrettet med de udfordringer, der eksisterer i en af grupperne grundet beboernes forskellige behov. Tilsynet vurderer, at beboerne inddrages i beslutninger vedrørende egen hverdag og liv i det omfang, som de formår og i overensstemmelse med beboernes individuelle funktions- og udviklingsniveau. Det er tilsynets, at der er relevant fokus på sund kost og motion, og at der tages højde for, at de enkelte beboere tilbydes kost og motion i overensstemmelse med den enkeltes behov. På baggrund af tilsynets interviews, vurderer tilsynet, at der er fokus på god omgangsform og sprogbrug, og at der er opmærksomhed på den enkelte beboers reaktioner og formåen i forhold til at kunne indgå i sociale relationer. Tilsynet konstaterer, at der sidste år er taget et nyt koncept for de pædagogiske planer i anvendelse, og at dette er ved at blive implementeret. Der synes dog at være nogen usikkerhed omkring det nye koncept hos personalet, ligesom leders vision og tanker omkring de pædagogiske planer ikke synes at være helt bekendt af personalet. Tilsynet anbefaler derfor, at leder sikrer, at alle medarbejdere har den nødvendige viden om leders visioner omkring indhold og procedurer vedrørende udarbejdelse og evaluering af de pædagogiske planer Tilsynet vurderer, at der er opsat servicemål, der sammen med budgettet fungerer som de overordnede rammer for arbejdet. MED-udvalget fungerer, ifølge leder, som Skovbos egentlige styringsorgan. Tilsynet anbefaler, at Skovbo snarest fremgår på Tilbudsportalen, og anbefaler desuden, at Skovbo fremgår på Allerød Kommunes hjemmeside med fyldestgørende oplysninger om botilbuddet målgruppe og pædagogik. Det er tilsynets, at personalesituationen er stabil, at der er faste procedurer ved nyansættelser samt en beskrevet sygefraværs politik. Det interne samarbejde er kendetegnet af medarbejdernes tilfredshed med at være ansat i deres eget team på Skovbo. Det er samtidig tilsynets, at Skovbo består af tre forskellige kulturer, hvor der ikke er praksis for hverken vidensdeling eller optimal ressourceudnyttelse. På baggrund af det oplyste, vurderer tilsynet desuden, at der ligger en ledelsesmæssig udfordring i dels at stå overfor en udvidelse med Solvænget både personalemæssigt og praktisk, dels i at få Skovbo til at fungere som et helt hus. Tilsynet konstaterer endvidere, at der arbejdes med ekstern konsulent omkring det psykiske arbejdsmiljø, og at processen har varet i ca. 1 år. Det er tilsynets indtryk og, at der fortsat eksisterer udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø, som kan henføres til alle dele af organisationen. Tilsynet anbefaler derfor leder at overveje om processen med den eksterne 2

4 konsulent er tilstrækkelig til at sikre et velfungerende psykisk arbejdsmiljø, eller om der bør iværksættes yderligere tiltag. I relation til kompetenceudvikling tilbydes personalet supervision fra VISO i forhold til beboerne, og det er leders, at der er god sammenhæng mellem målgruppens behov og medarbejdernes samlede kompetencer. Udfordringen består, ifølge tilsynets, i at medarbejderne finder metoder og en praksis for vidensdeling. Tilsynet anbefaler derfor, at der tilrettelægges en praksis for, hvordan vidensdeling skal foregå, og at der sikres ledelsesmæssig styring med, at denne praksis kommer til at fungere. Endelig er det tilsynets, at der eksisterer et velfungerende eksternt samarbejde, herunder med de pårørende. 3

5 1.1 bemærkninger og anbefalinger Tilsynet giver anledning til følgende bemærkningen, anbefalinger og påbud: Bemærkninger 1. Tilsynet bemærker at Skovbo ikke fremgår af Tilbudsportalen. 2. Tilsynet bemærker at Skovbo ikke fremgår Allerød Kommunes hjemmeside med fyldestgørende oplysninger om botilbuddet målgruppe og pædagogik. Anbefalinger 1. Tilsynet anbefaler, at leder sikrer, at alle medarbejdere har den nødvendige viden om leders visioner omkring indhold og procedurer vedrørende udarbejdelse og evaluering af de pædagogiske planer. 2. Tilsynet anbefaler, at leder sikrer et større informationsflow og kommunikation, specifikt omkring Solvænget og omkring udarbejdelse af fælles retningslinjer. 3. Tilsynet anbefaler, at der udarbejdes en handleplan for, hvordan udvidelsen med Solvænget skal forløbe, og at medarbejderne sikres ejerskab til denne handleplan. 4. Tilsynet anbefaler derfor leder at overveje om processen med ekstern konsulent er tilstrækkelig til at sikre et velfungerende psykisk arbejdsmiljø, eller om der bør iværksættes yderligere tiltag. 5. Tilsynet anbefaler, at der tilrettelægges en praksis for, hvordan vidensdeling skal foregå, og at der sikres ledelsesmæssig styring med, at denne praksis kommer til at fungere. Påbud Ingen påbud 2 grundlag 2.1 Oplysninger Adresse Gl. Lyngevej 39 B E, 3450 Allerød Leder Søren Kjær Tilbudstype og juridisk grundlag Tilbuddet er et kommunalt botilbud Tilbuddets juridiske grundlag er SEL 108 4

6 Antal pladser og belægningsgrad 12 pladser. Belægningsgraden er 100 %. Målgruppebeskrivelse Skovbo rummer 6 beboere med en autismespektrumforstyrrelse, de øvrige beboere er diagnosticerede med uspecificeret udviklingshæmning. Beboerne har en del følge sygdomme som epilepsi, blindhed mm. Antal ansatte og personalesammensætning Personalegruppen består af: 14 uddannede pædagoger 5 uuddannede 8 vikarer Dato og tidspunkt for tilsynsbesøg Den 27. september 2011 kl Deltagere i interviews Ledelse: Søren Kjær, socialpædagog, ansat i 8 år Medarbejdere: Medarbejder, ansat 6 år, uddannet pædagog, er desuden tilknyttet botilbuddet Valdemars Allé. Medarbejder, ansat 6 år, uddannet pædagog Medarbejder, ansat 7 år, uddannet pædagog, er desuden tilknyttet botilbuddet Valdemars Allé. Beboere: Beboer, boet på Skovbo siden 1. januar 2011 Pårørende: Pårørende til beboer, der har boet på Skovbo siden 1. januar 2011 BDO blev vist rundt på stedet af: Søren Kjær Tilsynsførende Lene Thorius (Chefkonsulent, cand.pæd., PD og socialpædagog) Karin Hjortkjær (Chefkonsulent, AAE) 5

7 2.2 Opfølgning på foregående tilsyn Opfølgning fra sidste tilsyn Leder oplyser, at der sidst er ført tilsyn i Regionens regi. Botilbuddene overgik 1. januar 2011 fra regionen til Allerød Kommune under paraplyen Bo og Støtte. Regionen har hidtil ført tematiske tilsyn. Generelt er der udtrykt tilfredshed med stederne Ved et uanmeldt tilsyn i 2009 blev der påpeget, at medicinhåndteringen ikke var tilfredsstillende. Der er efterfølgende strammet op på medicinhåndtering på stedet. Medicinen opbevares nu i aflåst i skabe og doseres fra apoteket. Personalet har desuden været på kursus i medicinhåndtering efter det uanmeldte tilsyn. Leder oplyser, at han er leder for Skovbo og Valdemars Allé, der har henholdsvis 12 og 2 pladser. Pr. 1. januar 2012 vil boltilbuddet Solvænget, som leder også skal være leder for, stå indflytningsklar. Her vil der komme 15 pladser. Solvænget vil fremtidigt have et klubtilbud. Solvænget er et tidligere plejehjem. Huset er et 50 år gammelt hus, men brændte ned og er nu under ombygning. Tilsynet vurderer, at Skovbo har fulgt op på anbefalingen vedr. korrekt medicinhåndtering ved at opbevare medicinen aflåst samt ved at give personalet kursus i medicinhåndtering Opfølgning fra andre tilsyn Der afholdes brandtilsyn en gang årligt. Tilsynet har intet at bemærke. 2.3 Fysiske rammer Skovbo er et 1-plans hus beliggende i et villakvarter i Allerød. Botilbuddet har tre grupper, hvor de 12 bo enheder er placeret. Hver gruppe har et fælles køkken/stue. Beboerne har hver en stue med et lille køkken, et soveværelse samt et stort badeværelse. Derudover rummer Skovbo et rum og et toilet til personalet. Rummet fungerer både som leders kontor og som personalerum. Leder oplyser, at han fysisk vil få base på Solvænget, når Solvænget står færdigt. Dette vil betyde, at personalet får eget personalerum. Tilsynet observerer, at indretningen i de tre grupper er forskellige, hvilket begrundes med de forskellige beboergruppers behov. 6

8 Overalt ses en god rengøringsstandard. Tilsynet får fremvist en af beboernes bolig, som er indrettet i overensstemmelse med beboernes smag. Den pårørende giver udtryk for, at de fysiske rammer er meget tilfredsstillende for beboeren, men at det er hendes, at personalet har for lidt plads. Tilsynet vurderer, at de fysiske rammer er velegnede til målgruppen. Tilsynet vurderer, at personalefaciliteterne p.t. er trange, men at leder ved indvielsen af Skovvænget vil flytte sin arbejdsplads dertil. Det vil give personalet bedre faciliteter. 2.4 Pædagogik Pædagogisk metode og referenceramme Leder oplyser, at Skovbo arbejder ud fra relationspædagogik, hvor der tages individuelle hensyn. Derudover gør personalet brug af elementer af TEACCH. Medarbejderne redegør for grundlaget for den pædagogiske referenceramme, som bygger på elementer af TEACCH. Dagligdagen er strukturereret i overensstemmelse med beboernes behov, hvilket indebærer, at der skabes forudsigelighed, bl.a. gennem visualiserede dagsstukturer. Samspillet og relationer er vigtige værktøjer i arbejdet med beboerne, beskriver medarbejderne. Derudover vægtes beboernes selv- og medbestemmelse, der indarbejdes i forhold til at beboerne tilbydes valg, som de kan overskue. Beboerne er generelt meget opsøgende i deres kontakt til personalet, mens kontakten mellem beboerne, særligt i to af grupperne er mindre. I forsøg på at bringe beboerne mere sammen har en gruppe lavet temadage, hvor beboerne har et tema, som er genkendeligt. Merarbejderne lægger vægt på, at det er beboernes hjem, og at der skal være respekt omkring dette. det betyder, at det er beboernes ønsker, der er i fokus. Tilsynet observerer, at der i alle afdelinger er ugeskemaer visualiseret i fællesrummene. En beboer viser sin bolig frem, og her kan tilsynet observere, at han har visualiserede planer for hele ugen. Der er ophængt billeder af beboeren med tidsangivelser, som viser hvordan og hvornår han bliver vækket. Derudover er der en beskrivelse af, hvad han skal gøre for at komme op og af sted på Sovi. Tilsynet vurderer, at den pædagogiske referenceramme og metoder er i overensstemmelse med målgruppens behov. Der arbejdes struktureret med brug af visualiserede dagstrukturer, der er individuelt tilrettede. 7

9 2.4.2 Pædagogiske planer Leder oplyser, at personalet udarbejder pædagogiske planer for arbejdet med beboerne. Disse tage afsæt i 141 handleplanerne. Planen er, at Skovbo fra oktober vil anvende Bosteds systemet. Det er leders vision, at personalet fremover skal have mere fokus på metoder til afdækning af beboernes ønsker og behov. Det er leders, at personalet har en god etisk tilgang til beboerne, men at der i relation til inddragelse af beboerne i forhold til beskrivelse af mål og delmål for det pædagogiske arbejde er et arbejdspunkt. En del af personalet deltager i Kvalikombo, som bidrager til øget refleksion omkring beboerens ønsker og behov. Næste skridt er at få videregivet den nye viden og metoder til resten af personalegruppen. Rent indholdsmæssigt er det leders vision, at der i højere grad skal være fokus på, hvordan man kan kompetenceudvikle beboerne, dvs. have fokus på at understøtte beboerne i at møde verden, som den er og ikke i så høj grad skærme beboerne. Leder giver i den forbindelse et eksempel med en beboer, som skal modtage et brev fra kommunen, som er et afslag. Det er leders indstilling, at beboeren skal have brevet uden, at pædagogerne først har forberedt beboeren på brevets indhold. Konceptet for de pædagogiske planer er under udvikling. Sidste år var første gang, at konceptet blev taget i anvendelse, og i år vil leder som en del af kvalificeringen af de pædagogiske planer læse samtlige planer igennem og stille spørgsmål til dem. Planerne er delt op i følgende områder: Støtteområder Beskrivelse af støtteydelsen Pædagogiske mål/konkrete aftaler. Det er leders, at de pædagogiske planer er blevet mere overskuelige, og med krav om opsætning af mål og delmål. Dette indebærer desuden, ifølge leder, at konceptet i højere grad er med til at skabe større refleksion hos medarbejderne. Medarbejderne fortæller, at beboernes planer og udvikling løbende drøftes på personalemøderne, og at de pædagogiske planer evalueres op til to gange om året. De pædagogiske planer revideres en gang om året i forbindelse med handleplansmøderne. Under interviewet med medarbejderne synes der at være nogen usikkerhed omkring det nye koncept, herunder omkring leders vision og tanker omkring de pædagogiske planer. I interviewet med beboeren fremgår, at der er afholdt møde med sagsbehandleren. Beboeren er ikke helt klar over om, han har en pædagogisk plan. Tilsynet konstaterer, at der sidste år er taget et nyt koncept for de pædagogiske planer i anvendelse, og at dette er ved at blive implementeret. Der synes dog at være nogen usikkerhed omkring det nye koncept hos personalet, ligesom leders vision og tanker omkring de pædagogiske planer ikke synes at være bekendt af personalet. Tilsynet anbefaler derfor, at leder sikrer, at alle medarbejdere har den 8

10 nødvendige viden om leders visioner omkring indhold og procedurer vedrørende udarbejdelse og evaluering af de pædagogiske planer. 2.5 Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Leder oplyser, at samtlige beboere har dagtilbud eller beskyttet beskæftigelse, som er individuelt tilrettelagt efter behov og funktionsniveau. Medarbejderne oplever, at beboerne trives og er glade for at bo på Skovbo samt glade for at gå på arbejde, beskyttet beskæftigelse eller i dagtilbud. I interviewet med medarbejderne fortæller de, at der kan være udfordringer i relation til den gruppe, hvor beboersammensætningen er blandet. Konkret kan en beboer med autismespektrumforstyrrelse blive meget påvirket af den uro, som de øvrige beboere skaber i dagligdagen. En uro, som for disse beboere er helt selvfølgelig og acceptabel, idet beboerne er meget udadvendte og spontane. Medarbejderne i gruppen arbejder for at løse udfordringen, men oplyser, at det kræver særlig opmærksomhed på de enkelte beboeres trivsel og udvikling. I en anden gruppe, hvor beboerne alle har en autismespektrumforstyrrelse, oplyser medarbejderen, at beboerne trives og er i udvikling. Der gives et eksempel med en beboer, der er blevet bedre til at få afslag, til at knytte venskaber og holde ferier. En anden beboer kan bedre deltage i sociale sammenhænge end tidligere. Årsagen til denne udvikling skal ses på baggrund af en høj grad af stabilitet i personalegruppen samt i pædagogikken, som er baseret på struktur og forudsigelighed. Medarbejderne oplyser, at beboerne i det omfang de kan og har lyst deltager i madlavning, oprydning og rengøring. I interviewet med en beboer fortæller han, at han er glad for at bo på Skovbo. Om aftenen plejer beboerne at hygge, fortæller beboeren. Adspurgt om han deltager i madlavning, svarer han, at nogen gange laver personalet laver mad og nogle gange er beboerne med til det. Han synes, pædagogerne er gode til at vække ham. De hjælper med at vaske arbejdstøjet. Det bliver vasket om lørdagen. I interviewet med en pårørende fortæller hun, at beboeren ser fjernsyn, spiller computer og passer sit fiskegrej, når han har fri. Han ses med sin kæreste en gang om ugen. Den pårørende oplyser, at beboeren arbejder på et beskyttet værksted med udendørs fysisk arbejde. Beboeren tager selv frem og tilbage. Han trives med at bo på Skovbo, og er glad for personalet. Derudover er han meget glad for sin lejlighed. Tilsynet vurderer, at beboerne tilbydes en god hverdag og aktiviteter, som er tilrettet den enkelte beboer. Det er endvidere tilsynets, at personalet arbejder målrettet med de udfordringer, der eksisterer i en af grupper grundet beboernes forskellige behov. 9

11 2.5.2 Medindflydelse og kommunikation Leder oplyser, at der ikke er et samlet brugerråd. Beboernes indflydelse på eget liv og hverdag sikres på forskellig vis i de enkelte grupper, hvilket afhænger af beboernes funktions- og udviklingsniveau. I hverdagen taler medarbejderne med beboerne om deres ønsker og behov, og derudover afholdes der beboermøder. Medarbejderne beskriver, at der afholdes beboermøder med jævne mellerum, ca. med 1 2 måneders mellemrum. Derudover træffes der aftaler med beboerne gennem den daglige kommunikation, fx ved aftenmåltidet eller via individuelle samtaler med beboerne. Når beboerne deltager i valg af menuen får beboerne et antal billeder af middagsretter, som de kan vælge mellem. På beboermøderne deltager beboerne også i valg af ture, fx blev det besluttet, at der skulle være en fællestur til Tivoli. Hver beboer deltager i individuelle ture hver 3. måned. Her vælger beboerne mellem 5 af deres egne forslag, som visualiseres, så beboeren kan overskue det konkrete valg. I interviewet med beboeren oplyser han, at beboerne er med til at lave madplaner og beslutte, hvor deres ture skal gå hen. Tilsynet vurderer, at beboerne inddrages i beslutninger vedrørende egen hverdag og liv i det omfang, som de formår i overensstemmelse med beboernes individuelle funktions- og udviklingsniveau Sundhed, kost og motion Medarbejderne oplyser, at der er fokus på sund og fedtfattig kost, hvilket prioriteres fordi de fleste af beboerne har et for højt kolesteroltal. Derudover har en del af beboerne problemer med overvægt. Der skelnes mellem hverdagsmad og weekendmad, men generelt er der fokus på at tilbyde beboerne en kolesterolfattig mad. Der udarbejdes en 4 ugers madplan. Derudover er der lavet en mappe med valgmuligheder af weekendmad. I en af grupperne er der opsat en kondicykel, som beboerne cykler på om aftenen. De kører 4 til 6 km. tre gange om ugen. De øvrige beboere deltager som tilskuere, og cykelaktiviteten indgår således som et naturligt element i det sociale samvær. Medarbejderne beskriver, at det er nødvendigt for beboerne at få denne motion, og fortæller, at der har ligget en del motivationsarbejde bag succesen. Derudover er der anvendt en belønningstavle, som indeholder smileys for hver gang, der er blevet cyklet. Når belønningstavlen er fyldt ud med smileyer udløser det en æske Gajol til beboerne. Tilsynet observerer, at der er frisk frugt i kurve fællesrummene. Tilsynet vurderer, at der er relevant fokus på sund kost og motion, og at der tages højde for, at de enkelte beboere tilbydes kost og motion i overensstemmelse med den enkeltes behov. 10

12 2.5.4 Sprogbrug og omgangsformer I interviewet med medarbejderne giver de udtryk for, at der er en god omgangstone og generelt megen humor i samværet med beboerne. I et team har en beboer ikke verbalt sprog og taler derfor vha. en Bliss-plade. Medarbejderne guider de øvrige beboere i dialogen med denne beboer. I en af grupperne har beboerne differentierede behov omkring støtte til kommunikation, ro og overskuelighed. Derudover er der forskellige formåen i forhold til at indgå i sociale sammenhæng, hvilket er en udfordring, når en af beboerne anvender høje lyde i sin kommunikation. Her har medarbejderne haft gavn af støtte fra VISO i forhold til at kunne håndtere det sociale samvær i gruppen. I et andet team, som udelukkende har beboere med autismespektrumforstyrrelse, har beboerne meget lidt kontakt med i hinanden. Nogle beboere kan blive udadreagerende, og ved de lejligheder søger de øvrige beboere ofte ind i deres lejligheder. Personalet taler efterfølgende med beboerne, og får dem beroliget. I interviewet med beboeren svarer han adspurgt, at personalet taler pænt til beboerne, og at de hjælper beboerne med mange ting. Den pårørende fortæller, at personalet taler pænt med beboerne. Beboerne taler sammen med hinanden, ud fra de forudsætninger, som de hver især har. Det er den pårørendes oplevelse, at personalet er gode til at hjælpe og støtte beboerne, når der opstår konflikter. Tilsynet vurderer på baggrund af interviewene, at der er fokus på god omgangsform og sprogbrug, og at der er opmærksomhed på den enkelte beboers reaktioner og formåen i forhold til at kunne indgå i sociale relationer Medicinhåndtering Leder oplyser, at medicinen overbevares i aflåste skabe, og at personalet har været på kursus i medicinhåndtering. Medicinen doseres på apoteket. Der sker sjældent utilsigtede hændelser. Tilsynet observerer, at der er aflåste skabe med skriftlige procedurer. Tilsynet vurderer, at der er udarbejdet procedurer vedr. medicinhåndtering, og at leder oplyser, at der sjældent sker utilsigtede hændelser Magtanvendelse og konflikthåndtering Medarbejderne tilkendegiver at kende reglerne omkring magtanvendelser, og oplyser der sker mange magtanvendelser. Der er udarbejdet procedurer for magtanvendelser, og leder og arbejdsmiljørepræsentanten vurderer løbende de magtanvendelser, der sker. Dette med henblik på læring og evt. ændringer i den pædagogiske praksis. Medarbejderne er opmærksomme på grå zoner i forhold til magtanvendelser, og er i løbende dialog med Allerød Kommune. 11

13 Tilsynet vurderer, at der er kendskab til regler og procedurer omkring magtanvendelse. 2.6 Organisatoriske og personalemæssige forhold Rammer for arbejdet Lederen oplyser, at Byrådets servicemål og driftsbudgettet er rammerne for arbejdet. Der ligger en besparelse i 2011, hvilket udgør en styringsfaktor. Skovbo arbejder fortsat efter de kvalitetsstandarder, som er gældende i Regionen. MED udvalget holder møde 4 gange om året. Deltagerne er en medarbejder fra hvert team og leder. Leder ser MED udvalget som organisationens egentlige styringsorgan. Tilsynet observerer ved forberedelsen af tilsynet, at Skovbo ikke fremgår på Tilbudsportalen eller på Allerød Kommunes hjemmeside. Tilsynet vurderer, at der er opsat servicemål, der sammen med budgettet fungerer som de overordnede rammer for arbejdet. MED-udvalget fungerer ifølge leder som Skovbos egentlige styringsorgan. Tilsynet bemærker at Skovbo ikke fremgår på Tilbudsportalen. Tilsynet bemærker desuden, at Skovbo fremgår på Allerød Kommunes hjemmeside med fyldestgørende oplysninger om botilbuddet målgruppe og pædagogik Personalesituation, kontinuitet og stabilitet Leder oplyser, at personalet i gennemsnit har været ansat 6 7 år. Sygefravær er lavt, dog påvirkes statistikken p.t. af en langtidssygemelding. Skovbo følger Allerød Kommunes sygefraværspolitik. Hvis en medarbejder har haft over 15 sygedage på et år, indkaldes vedkommende til en sygefraværs samtale. Der er en fast procedurer omkring indkøring af nye medarbejdere. De indgår i en følordning i 14 dage og får skriftlige procedurer præsenteret. Tilsynet vurderer, at personale situationen er stabil, at der faste procedurer ved ny ansættelser samt en beskrevet sygefraværs politik Internt samarbejde og kommunikation Leder oplyser, at Skovbo fungerer som tre selvstændige enheder med en fælles leder. Dette er historisk betinget, og hænger sammen med at de tre grupper oprindeligt rummede beboere med forskellige handicaps. Nu er beboersammensætningerne dog ikke helt så forskellige, fx er der beboere med 12

14 autismespektrumforstyrrelser i alle tre grupper. Leder beskriver, at der derfor er behov for vidensdeling og for en omorganisering af de eksisterende måder at arbejde på, så man i højere grad begynder at trække på hinandens ressourcer. P.t. arbejder man meget forskelligt i de tre grupper, og der sker meget lidt vidensdeling. En omorganisering vil sikre en bedre ressourceudnyttelse, idet medarbejderne får mulighed for at trække på hinandens ressourcer og evt. dække hinanden ind. Et mål kunne være, at medarbejderne er tilknyttet en gruppe/team, men kan arbejde i hele huset. Leder pointerer, at omorganisering og vidensdeling skal ske i tæt samarbejde med medarbejderne. For at optimere vidensdeling og dermed forbedre samarbejdet er begrebet nabohjælp introduceret. Det består ganske enkelt i at støtte hinanden i de forskellige teams fx omkring specialviden, personaledækning. Det har allerede affødt nogle gode fællesarrangementer ex. zumba, ture, og bingo. Lederen ønsker på sigt, at beboerne ikke længere skal have kontaktpersoner, men at medarbejderne i stedet løser forskellige typer af opgaver omkring beboerne. Leder oplyser, at det p.t. er sådan, at der i de 2 ud af 3 grupper ikke arbejdes med kontaktpersoner. Det er leders ønske, at der skal indføres mere ensartethed i opgaveløsningen. Der afholdes teammøde hver 4. uge, og personalemøde hver 4. uge. Derudover videregiver leder informationer via mails. I interviewet giver medarbejderne udtryk, at de alle er glade for at arbejde på Skovbo. De er alle opmærksomme på den særlige arbejdskultur, som er i huset, hvor hver gruppe/team passer sig selv. Medarbejderne er ikke selv opsøgende i forhold til at indhente viden, fx opsøger medarbejderne, der har mindre specialviden om autismespektrumforstyrrelser, ikke det team, hvor medarbejderne har stor viden om netop disse beboere. Og omvendt opsøger disse medarbejdere heller ikke relevant viden hos medarbejdere fra de to øvrige teams. De tre teams opfatter sig som fasttømrede i selvstyrende enheder. Det er desuden medarbejdernes oplevelse, at kritik og spørgsmål til andre praksis ikke kommer åbent frem på fælles personalemøder, men at de eksisterer i vidt omfang ude i grupperne. Det er forskelligt, hvordan teamene fungerende. Et team er præget af en langtidssygemelding på grund af arbejdsmiljøet. Teamet giver udtryk for samlet at tage ejerskab for ansvaret for arbejdsmiljøet, og at ansvaret netop ikke er den enkelte medarbejders. Medarbejderne beskriver, at de har en afventende holdning til åbningen af Solvænget. De har ikke fået så megen viden om, hvad der skal ske, og om hvem, der evt. skal følge med over på Solvænget. Der gives udtryk for, at medarbejderne savner flere informationer, kommunikation og gennemsigtighed omkring Solvænget. Derudover beskriver medarbejderne, at de får uklare udmeldinger, og at de savner retningslinjer hen mod at skulle fungere som et helt hus. Tilsynet vurderer, at det interne samarbejde er kendetegnet af medarbejdernes tilfredshed med at være ansat på Skovbo. Det er samtidig tilsynets, at Skovbo består af tre forskellige kulturer, hvor der ikke er praksis for hverken vidensdeling og optimal ressourceudnyttelse. Tilsynet kan endvidere konstatere, at der fra medarbejdernes side efterlyses 13

15 mere information, kommunikation og gennemsigtighed, specifikt omkring åbningen af Solvænget. Derudover savner medarbejderne retningslinjer i arbejdet hen mod at skulle fungere som et helt hus. På baggrund af det oplyste, vurderer tilsynet, at der ligger en ledelsesmæssig udfordring i dels at stå overfor en udvidelse med Solvænget både personalemæssigt og praktisk dels i at få Skovbo til at fungere som et helt hus. Tilsynet anbefaler derfor, at leder sikrer et større informations flow og kommunikation, specifikt omkring Solvænget og omkring udarbejdelse af fælles retningslinjer. Derudover anbefaler tilsynet, at der udarbejdes en handleplan for, hvordan udvidelsen skal forløbe, og at medarbejderne sikres ejerskab til denne handleplan Arbejdsmiljø og sikkerhedsforhold Leder giver udtryk for, at arbejdsmiljøet er præget af det manglende samarbejde mellem teamene. Medarbejderne giver udtryk for, at det psykiske arbejdsmiljø desuden er præget af en del sladder, som kan henføres til alle dele af organisationen. Der har været tilknyttet en ekstern konsulent i forhold til arbejdsmiljøet på stedet. Arbejdet herpå begyndte allerede sidste efteråret. I forlængelse af dette har Arbejdsmiljørepræsentanten opfordret til, at der bliver lavet en trivselsundersøgelse snarest. Ifølge AMR er Skovbo dog blevet opfordret til at afvente en stor APV med trivselsundersøgelse, der allerede er planlagt i Allerød Kommune i januar Hertil oplyser leder, at der årligt bliver udarbejdet en skriftlig APV med en dertilhørende handleplan. Så årsagen til udarbejdelse af en trivselsundersøgelse var at TR, AMR og leder ikke mente at man APV erne fik fat i de samarbejdsproblemer der er. Brand og evakueringsøvelser finder sted en gang om året. Tilsynet konstaterer, at der arbejdes med ekstern konsulent omkring det psykiske arbejdsmiljø, og at processen har varet i ca. 1 år. Det er tilsynets indtryk og, at der fortsat eksisterer udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø, som kan henføres til alle dele af organisationen. Tilsynet anbefaler derfor leder at overveje om processen med den eksterne konsulent er tilstrækkelig til at sikre et velfungerende psykisk arbejdsmiljø, eller om der bør iværksættes yderligere tiltag Kompetenceudvikling Leder oplyser, at kompetenceudviklingskonceptet fra Allerød Kommune tilbyder lederne af botilbuddene i kommunen en lederuddannelse. Målet er at uddanne lederne til at varetage ledelsesopgaven ud fra et fælles udgangspunkt. Lederen oplyser på nuværende tidspunkt at anvende situationsbestemt strategisk udviklingsledelse. Leder oplyser, at der så vidt muligt afholdes MUS en gang årligt. Han finder 14

16 dog, at udbyttet er for lille i forhold til MUS Personalet bruger VISO til supervision omkring sager/pædagogisk praksis. To temadage har været afholdt i år i de tre teams. Temaet har været gennemgang af beboerne i de enkelte teams. Der har været afholdt en fælles temadag for hele personalet ultimo 2010 med fremtidsværksted. Lederen vurderer, at der er overensstemmelse mellem medarbejdernes kompetencer og målgruppes behov. Der er dog behov for vidensdeling og åbenhed mellem teamene med henblik på at udnytte medarbejdernes kompetencer bedst muligt. Medarbejderne beskriver, at de hver for sig gerne vil vidensdele, men at noget spænder ben for det. Tilsynet konstaterer, at personalet tilbydes supervision fra VISO i forhold til beboerne, og at leder vurderer, at der er god sammenhæng mellem målgruppens behov og medarbejdernes samlede kompetencer. Udfordringen består, ifølge tilsynets, i at medarbejderne finder metoder og en praksis for vidensdeling. Tilsynet anbefaler derfor, at der tilrettelægges en praksis for, hvordan vidensdeling skal foregå, og at der sikres ledelsesmæssig styring med, at denne praksis kommer til at fungere Eksternt samarbejde Leder giver udtryk for, at der generelt eksisterer et godt samarbejde med sagsbehandlere. Der afholdes et årligt statusmøde. Ifølge leder har en pårørendeundersøgelse fra 2009 vist, at samarbejdet med de pårørende gode kunne være bedre, så det er der fokus på. Medarbejderne udtrykker tilfredshed med samarbejdet med sagsbehandlere og med de pårørende. Den pårørende, som tilsynet taler med, giver udtryk for, at der er et fint samarbejde med personalet. Hvis der opstår uenighed omkring spørgsmål, er det den pårørendes oplevelse, at personalet er lydhørt, og at man kan drøfte uenighederne til der kommer en løsning. Hvis der opstår støtte uenigheder kontakter den pårørende leder. Som hun udtaler. Hverdag drøftes med personalet. Overordnede ting drøftes med lederen. Tilsynet vurderer, at der generelt eksisterer et velfungerende eksternt samarbejde. 15

17 3 Formål og metode 3.1 Formål med tilsynet I henhold til Retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148a er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelse, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres på det enkelte tilbud. Jf. lovgivningen er formålet med tilsynet: At påse at borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. At hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynene skal dermed bidrage til at sikre kvaliteten i tilbuddene, herunder at der er overensstemmelse mellem gældende lovgivning, tilbuddets beskrevne pædagogik og praksis. BDO s tilsyn er tilrettelagt med udgangspunkt i ovenstående lovgivning og retningslinjer på området, og omfatter tilsynet med de pædagogiske, organisatoriske og personalemæssige forhold på de enkelte tilbud. Tilsynet sætter fokus på hverdagslivet for beboere/brugere/borgere og således også på, hvordan hjælpen efter deres og de pårørendes opfattelse fungerer. De fysiske rammers egnethed i forhold til beboernes behov indgår ligeledes i tilsynet. Med udgangspunkt i omfattende erfaringer med at føre tilsyn på hhv. ældre- og det socialfaglige område har BDO udviklet koncepter for tilsynsområderne, som gør det muligt at lade kontrol og læring gå op i en højere enhed. BDO lægger vægt på, at den dokumentation, der indhentes i forbindelse med tilsynene, er anvendelig i det fremadrettede arbejde med kvalitets- og kompetenceudviklingen indenfor både ældreområdet og det socialfaglige område. Det økonomiske tilsyn dvs. tilsynet med forbrug, budget, kapacitetstilpasninger etc. indgår efter aftale med Allerød Kommune ikke i BDO s tilsyn. 3.2 Metode BDO s tilsynskoncept kombinerer en række forskellige metoder til indsamling af viden, som alle tager afsæt i den anerkendende metode og en konstruktiv tilgang. Den anerkendende og værdsættende tilgang handler om at fokusere på og lade sig inspirere af dét, der virker på det enkelte tilbud. Dette indebærer, at man i fællesskab søger at identificere tilbuddets ressourcer, styrker og gode erfaringer. Metoden er særlig velegnet til det fremadrettede arbejde med henblik på at få overensstemmelse mellem borgernes og pårørendes ønsker og forventninger og medarbejdernes og ledelsens muligheder og rammer. Den anerkendende tilgang kan ses som det ene ben i tilsynskoncepterne, mens det andet ben er struktureret og stringent metodeanvendelse. Alle former for dataindsamling, som benyttes i tilsynet, har udgangspunkt i gennemarbejdede og afprøvede skabeloner. De anvendte metoder er henholdsvis kvalitative interviews, fokusgruppeinterviews, observation og gennemgang af dokumentation. Tilsynet giver et øjebliksbillede baseret på dialog, udsagn, observationer samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold på tilbuddet til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelsens forventninger. 16

18 3.3 varsling og tilrettelæggelse Leder af tilbuddet er orienteret om tilsynsbesøget ca. fire uger før gennemførelse. I den forbindelse orienteres leder af tilbuddet endvidere om BDO s metoder og hvordan tilsynsbesøget kan tilrettelægges. Overordnet har organiseringen af tilsynsbesøget set ud som følger: Rundvisning, hvor tilsynet ofte har haft mulighed for at tale med beboere/medarbejdere undervejs og/eller at observere det sociale liv Dialog med Ledelsen /ledelse Dialog med medarbejdere Dialog med beboere Evt. dialog med pårørende, hvor dette er planlagt af tilbuddet Til brug for forberedelsen af tilsynet har BDO indhentet materiale fra kommunen, herunder eventuelle kvalitetsstandarder, oplysninger fra kommunens hjemmeside, ligesom oplysninger fra Tilbudsportalen og tilbuddets egen hjemmeside har indgået i det konkrete tilsyn. 3.4 BDO s definitioner på bemærkninger, anbefalinger og påbud Bemærkninger Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet og kommunen skal være opmærksomme på i tiden frem til det næste tilsyn. Bemærkninger kan have vejledende og/eller informerende karakter. Anbefalinger Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig til anbefalingen, fx ved at tage stilling til hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Såfremt der ikke handles på anbefalingen forventes det, at tilbuddet har taget stilling til, hvorfor anbefalingen ikke er fulgt op. Påbud Påbud gives, hvor der er alvorlige forhold, som af en given grund fordrer hurtig/øjeblikkelig handling. Her forventes det, at det pågældende tilbud indenfor fire uger fremsender en redegørelse til kommunen om, hvordan de har taget hånd om problemet. 17

19 4 Kontaktoplysninger Ved behov for yderligere oplysninger kan henvendelse ske til HELEN HILARIO JØNSSON Chefkonsulent BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Havneholmen København V 4.1 BDO Kommunernes Revision BDO er en uafhængig privat leverandør af rådgivning til de danske kommuner, herunder tilsyn med plejehjem og på socialområdet. BDO gennemfører i dag tilsyn på såvel ældreområdet som på det sociale område i en lang række kommuner over hele landet). På ældreområdet omfatter tilsynene plejehjem, hjemmepleje samt trænings- og rehabiliteringscentre. På det sociale område omfatter tilsynene både børne- og ungeområdet, handicap- og psykiatriområdet samt udsatteområdet, herunder herberger, misbrugs- og krisecentre. BDO s rådgivningsafdeling løser ud over tilsynsopgaver en lang række forskelligartede rådgivningsopgaver indenfor alle sektorer i den kommunale virksomhed. BDO s rådgivningsafdeling beskæftiger i dag godt 35 konsulenter med kompetencer, der dækker bredt både i forhold til de kommunale sektorområder og tværgående kompetencer, som fx økonomi, ledelse, evaluering mm. 18