Tilsynsrapport Allerød Kommune. Skovbo. Anmeldt tilsyn November 2012 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Transkript

1 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Allerød Kommune Tilsynsrapport Allerød Kommune Skovbo Anmeldt tilsyn November

2 Indholdsfortegnelse 1 samlede bemærkninger og anbefalinger Oplysninger grundlag Opfølgning på foregående tilsyn Opfølgning fra sidste tilsyn Opfølgning fra andre tilsyn Fysiske rammer Pædagogik Pædagogisk referenceramme og metode Pædagogiske planer Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Medindflydelse og kommunikation Sundhed, kost og motion Sprogbrug og omgangsformer Procedurer og retningslinjer Medicinhåndtering Magtanvendelse og konflikthåndtering Organisatoriske og personalemæssige forhold Overordnede rammer for arbejdet Personalesituation, kontinuitet og stabilitet Internt samarbejde og kommunikation Arbejdsmiljø og sikkerhedsforhold Kompetenceudvikling Eksternt samarbejde Øvrige udfordringer Formål og metode Formål med tilsynet Metode varsling og tilrettelæggelse BDO s definition på bemærkninger og anbefalinger Kontaktoplysninger Præsentation af BDO

3 1 samlede BDO har på vegne af Allerød Kommune foretaget et anmeldt tilsyn på Skovbo. BDO er kommet frem til følgende på baggrund af analysen af det datamateriale, som er indsamlet gennem interviews og observationer. Det overordnede indtryk af Skovbo er, at det er et velfungerende og relevant tilbud til målgruppen af borgere. Borgerne tilbydes en individuelt og struktureret (hvis borgerne har behov herfor) og tilrettelagt hverdag på Skovbo. Tilsynet har noteret sig, at de pårørende bidrager med gode input til hverdagens arbejde på tilbuddet Det er tilsynets, at den pædagogiske referenceramme på Skovbo er under forandring. Tilsynet bemærker at der er divergens mellem ledelsens og medarbejdernes syn på anvendelsen af Kvalikombo og anbefaler derfor, at ledelsen iværksætter interne drøftelser af, hvordan indholdet af KvaliKombo kan blive meningsfuld og handlerettet for medarbejderne. Det er tilsynets, at arbejdet med de pædagogiske planer er i proces. Tilsynet anbefaler, at der udarbejdes en handleplan for denne proces, så det sikres, at de pædagogiske planer bliver et dynamisk redskab i det pædagogiske arbejde. Borgerne sikres formel indflydelse gennem beboermøderne og uformel indflydelse gennem den daglige dialog. Tilsynet har noteret sig, at Skovbo sørger for at have et løbende fokus på dette område. Det er tilsynets, at der er fokus på sund levevis på Skovbo. Tilsynet bemærker, at madordningen, hvor maden laves i grupperne er af stor betydning for borgernes livskvalitet, idet de her sanser og oplever maden. Tilsynet vurderer dertil også, at der god sprogbrug og omgangsform på Skovbo. Tilsynet observerer i den forbindelse en fin interaktion mellem en borger og en medarbejder. Når det gælder medicinhåndteringen, så vurderer tilsynet, som ved sidste tilsyn, at der er udarbejdet procedurer vedr. medicinhåndtering, og at der sjældent sker utilsigtede hændelser. Tilsynet vurderer, at der er fokus på magtanvendelsesområdet i tilbuddet, og at der løbende sker refleksion og diskussion af gråzoner i relation til magtanvendelser. Skovbo er i proces omkring at finde den rette form for de overordnede rammer for arbejdet på tilbuddet. Tilsynet bemærker, at ledelsen har en vision om at lave et nyt værdiggrundlag for organisationen, så alle medarbejdere får ejerskab for dette. Tilsynet anerkender denne vision og finder denne god jf. at der er mange nye medarbejdere i organisationen. Tilsynet har konstateret, at Skovbo fortsat ikke er beskrevet på deres hjemmeside. Tilsynet anbefaler at dette bliver gjort, alt for at synliggøre tilbuddet udadtil. Det vurderes, at den generelle personalesituation er stabil, og sker der udfordringer på området, så sætter ledelsen ind med et skærpet blik og ekstra ressourcer. Tilsynet vurderer og bemærker, at det interne samarbejde er i proces til det bedre. Tilsynet har noteret sig, at den aftalte introduktion (følordninger og tjekliste) ikke er blevet overholdt i et redegjort tilfælde. Tilsynet anbefaler derfor, at ledelsen skærper sit blik på dette område. Tilsynet anbefaler ligeledes, at leder og souschef skærper deres blik på, at få fordelt deres forskellige funktioner imellem sig, idet det skønnes, at et års tid måtte være nok til at finde frem til en fordeling. En tydeliggørelse af opgavefordelingen vil sikre, at Skovbo (samt de øvrige) tilbud, vil få et klarere billede af hvem de skal henvende sig til, med hvad. 2

4 Tilsynet har noteret sig og vurderer, at ledelsen har fokus på arbejdsmiljø. Tilsynet bemærker, at ikke alle medarbejdere på Skovbo kender til indholdet af evakueringsplanen, og anbefaler, at dette sikres. Tilsynet vurderer, at der er fokus på kompetenceudvikling og på det eksterne samarbejde. Tilsynet anbefaler, at Skovbo overvejer om det kunne være givtigt, at lægge alle nyhedsbreve ud på deres hjemmeside, idet pårørende så her løbende kunne orienterer sig. Tilsynet har noteret sig medarbejdernes oplysninger omkring samarbejdet med dagtilbuddet og anbefaler på den baggrund, at det overvejes, hvordan de kunne optimere situationen. Tilsynet anbefaler, at Skovbo finder frem til en informationsform til pårørende, som dels vil gavne samarbejdet med de pårørende og dels ville kunne opkvalificere tilgangen overfor borgerne. Endelig er det tilsynets, at de fysiske rammer er velegnet til borgergruppen. Tilsynet har noteret sig, at de åbne døre har positive gevinster for borgernes socialiseringsmuligheder. 3

5 1.1 bemærkninger og anbefalinger Tilsynet giver anledning til følgende bemærkninger, anbefalinger og påbud: Bemærkninger 1. Tilsynet bemærker, at Skovbos interne arbejdsmiljø i dag mere er kendetegnet ved åbenhed, fælleshed og imødekommenhed. 2. Tilsynet bemærker, at madordningen, hvor maden laves i grupperne er af stor betydning for borgernes livskvalitet, idet de her sanser og oplever maden. 3. Tilsynet bemærker, at ledelsen har en vision om at lave et nyt værdiggrundlag for organisationen, så alle medarbejdere får ejerskab for dette. Anbefalinger 1. Tilsynet bemærker, at der er divergens mellem ledelsens og medarbejdernes syn på anvendelsen af Kvalikombo og anbefaler derfor, at ledelsen iværksætter interne drøftelser af, hvordan indholdet af KvaliKombo kan blive meningsfuld og handlerettet for medarbejderne. 2. Tilsynet anbefaler, at der udarbejdes en handleplan for processen omkring de personlige planer, så det sikres, at de pædagogiske planer bliver et dynamisk redskab i det pædagogiske arbejde. 3. Tilsynet anbefaler, at Skovbo får beskrevet deres tilbud på hjemmesiden, alt for at synliggøre tilbuddet udadtil. 4. Tilsynet anbefaler, at ledelsen skærper sit blik på området for introduktion af nye medarbejdere. 5. Tilsynet anbefaler, at leder og souschef skærper deres blik på, at få fordelt deres forskellige funktioner imellem sig, idet det skønnes, at et års tid måtte være nok til at finde frem til en fordeling og at Skovbo (samt de øvrige) tilbud, vil få et klarere billede af hvem de skal henvende sig til med hvad. 6. Tilsynet noterer sig desuden, at ikke alle medarbejdere på Skovbo kender til indholdet af evakueringsplanen, hvorfor det anbefales, at ledelsen sikrer dette. 7. Tilsynet anbefaler, at Skovbo overvejer om det kunne være givtigt, at lægge alle nyhedsbreve ud på deres hjemmeside, idet pårørende så her løbende kunne orienterer sig. 8. Tilsynet anbefaler, at Skovbo overvejer, hvordan de kan optimere samarbejdet med borgernes dagtilbud. 9. Tilsynet anbefaler, at Skovbo finder frem til en informationsform til pårørende, som dels vil gavne samarbejdet med de pårørende og dels ville kunne opkvalificere tilgangen overfor borgerne. Anbefaling om påbud Ingen anbefaling om påbud. 4

6 2 Oplysninger Adresse Gl. Lyngevej 39 B E, 3450 Allerød Leder Søren Kjær Tilbudstype og juridisk grundlag Tilbuddet er et kommunalt tilbud Tilbuddets juridiske grundlag er SEL 108 Antal pladser og belægningsgrad 12 pladser. Der er 100 % belægning. Takst pr. døgn Ifølge tilbudsportalens oplysninger er prisen pr. døgn kr. 2357,00 Målgruppebeskrivelse Skovbo rummer 6 borgere med autismespektrumforstyrrelser, de øvrige borgere er diagnosticerede med uspecificerede udviklingshæmning. Borgerne har desuden følge sygedomme såsom epilepsi m.fl. Antal ansatte og personalesammensætning Personalegruppen består af 18 medarbejdere: Ledelse af hovedaktiviteten inden for det sociale område: 2 (i alt 74 timer pr. uge fordelt mellem 3 tilbud (Skovbo, Solvænget og Støtteteam) HR-, regnskabs- og bogføringsarbejde: 1 (i alt 4 timer pr. uge) Specialpædagogisk arbejde og omsorg for handicappede: 10 (i alt 335 timer pr. uge) Pædagogisk medhjælp: 7 (i alt 230 timer pr. uge) Dato og tidspunkt for tilsynsbesøg Den 15. november 2012 kl Deltagere i interviews Ledelse: Leder Søren Kjær, uddannet pædagog, ansat siden 2003 Souschef Lone Pedersen, uddannet pædagog, ansat 1. januar 2012 Medarbejdere: Beboere: Medarbejder i team D, omsorgsmedhjælper, ansat i flere år Medarbejder i team E, uddannet pædagog, ansat i 7 år Borger i team D, boet på tilbuddet siden 1999 Borger i team C, boet på tilbuddet siden 1999 Pårørende: Pårørende til en borger i team D BDO blev vist rundt på stedet af: tilsynet gik selv rundt Tilsynsførende 5

7 Karin Hjortkjær (Chefkonsulent, AAE Forvaltning) Rikke Due (Chefkonsulent, cand.pæd.soc., PD og socialpædagog) 3 grundlag 3.1 Opfølgning på foregående tilsyn Opfølgning fra sidste tilsyn Ved seneste tilsyn den 27. september 2011 blev der givet følgende anbefalinger: 1. Tilsynet anbefaler, at leder sikrer, at alle medarbejdere har den nødvendige viden om leders visioner omkring indhold og procedurer vedrørende udarbejdelse og evaluering af de pædagogiske planer. Leder oplyser, at der er arbejdet med de individuelle planer. Konceptet er blevet drøftet på personalemøder og medarbejderne er nu fortrolige med konceptet. Imidlertid oplyser leder, at de på sigt vil overgå til Bostedssystemet. Souschef mener ikke, at det vil give de store dønninger, idet indholdet allerede er lavet i de individuelle planer, og medarbejderne kender også Bostedssystemet. 2. Tilsynet anbefaler, at leder sikrer et større informationsflow og kommunikation, specifikt omkring Solvænget og omkring udarbejdelse af fælles retningslinjer. Leder fortæller, at i det omfang, det var muligt, og i forhold til det leder selv vidste, blev alle løbende informeret på personalemøderne 3. Tilsynet anbefaler, at der udarbejdes en handleplan for, hvordan udvidelsen med Solvænget skal forløbe, og at medarbejderne sikres ejerskab til denne handleplan. Leder fortæller, at en sådan plan ikke blev udarbejdet, idet det var svært pga. leders usikkerhed om ansvarsfordelingen mellem ham og kommunen. Ledelsen er i dag to dage på Skovbo og to dage på Solvænget. 4. Tilsynet anbefaler leder at overveje om processen med ekstern konsulent er tilstrækkelig til at sikre et velfungerende psykisk arbejdsmiljø, eller om der bør iværksættes yderligere tiltag. Leder oplyser, at der er kommet et forbedret psykisk arbejdsmiljø på Skovbo og der desuden også er skabt en ny organisering. Dette har skabt nye gruppedynamikker i de forskellige teams. 5. Tilsynet anbefaler, at der tilrettelægges en praksis for, hvordan vidensdeling skal foregå, og at der sikres ledelsesmæssig styring med, at denne praksis kommer til at fungere. 6

8 Leder oplyser, at der er kommet mere samarbejde mellem de tre afdelinger. Leder henviser igen til, at den nye organisering har givet nye muligheder. Souschef oplever, at personalet er gode til at hjælpe hinanden og der er åbne døre mellem afdelingerne. Dertil oplyses det også, at der ikke længere afholdes teammøder, men i stedet fælles personalemøder for hele Skovbo. Til personalemøderne er der er et fast punkt, som hedder nabohjælp. Derudover mødes medarbejderne også hver morgen og finder ud af hvordan det ser ud på afdelingerne og gør det samme igen om eftermiddagen. De er også gode til at hjælpe hinanden, hvis der er en vikar på en afdeling. Leder ser fortsat en vidensdeling i det store forum. Adspurgt til hvilke væsentlige ændringer der er sket siden sidste tilsyn, så oplyses det, at tilbuddet Prins Valdemars Allé nu er en selvstændig enhed under Støtteteamet. Derudover er det nye tilbud Solvænget også startet og endelig så er der blevet ansat en souschef. Adspurgt til om der har været formelle klager siden sidste tilsyn, så oplyses det, at dette har der ikke været. Tilsynet har noteret sig ledelsens informationer og bemærker, at Skovbo er i fortsat proces om at finde rette form og udarbejdelse af de pædagogiske planer. Tilsynet bemærker tillige, at Skovbos interne arbejdsmiljø i dag mere er kendetegnet ved åbenhed, fælleshed og imødekommenhed Opfølgning fra andre tilsyn Adspurgt til om der har været tilsyn fra andre instanser, såsom Arbejdstilsynet, Fødevarestyrelsen, Brandtilsynet eller Embedslægen, så oplyses det, at der har været brandtilsyn. Tilsynet har noteret sig Skovbo informationer og har ingen yderligere bemærkninger. 3.2 Fysiske rammer Det er tidligere oplyst, at Skovbo er et 1-plans hus beliggende i et villakvarter i Allerød. Botilbuddet har tre grupper, med i alt 12 borgere. Hver gruppe har et fælles køkken/stue. Beboerne har hver en stue med et lille køkken, et soveværelse samt et stort badeværelse. Derudover rummer Skovbo et rum og et toilet til personalet. Rummet fungerer både som et fælles kontor til leder og som personalerum. Tilsynet observerer, som ved tidligere tilsyn, at indretningen i de tre grupper er forskellige. Overalt ses en god rengøringsstandard. Tilsynet er denne gang på besøg ved to borgere. Begge borgere har en egen bolig, som fremviser et fint personligt præg. I den ene bolig fremgår det blandt andet, at borgeren er meget glad for en bestemt farve og den anden bolig er møbleret med lyse og venlige farver samt meget gulvplads, da borgeren er kørestolsbruger. De pårørende beskriver overfor tilsynet, at de er tilfredse med de fysiske rammer og de fortæller blandt andet, at boligerne er fleksible og kan laves om 7

9 fra en etværelses til en toværelses lejlighed. Derudover har de også bemærket, at de tre grupper på Skovbo er blevet mere åbne overfor hinanden, hvilket blandt andet gør, at dørene står mere åbne og deres voksne søn, som er kørestolsbruger har stor glæde af dette, idet man nu kan besøge de andre grupper, hvis man har lyst. De pårørende, som har været med fra opstarten af Skovbo, fortæller endvidere, at planen hele tiden har været, at der ikke skulle være nogen kontorer, med baggrund i, at pædagogerne skulle være hos beboerne. Begge borgere, som tilsynet taler med, udtrykker tilfredshed med deres bolig. Tilsynet vurderer, at de fysiske rammer er velegnet til borgergruppen. Tilsynet har noteret sig, at de åbne døre har positive gevinster for borgernes socialiseringsmuligheder. 3.3 Pædagogik Pædagogisk referenceramme og metode Ved sidste tilsyn er det oplyst, at Skovbo arbejder ud fra relationspædagogik, hvor der tages individuelle hensyn. Derudover gør personalet brug af elementer af TEACCH. Medarbejderne redegjorde dertil også for, at grundlaget for den pædagogiske referenceramme, byggede på elementer af TEACCH. Dagligdagen var strukturereret i overensstemmelse med beboernes behov, hvilket indebar, at der skabes forudsigelighed, bl.a. gennem visualiserede dagsstukturer mm. Tilsynet spørger uddybende ind til om der er ændringer i den pædagogiske referenceramme. Leder redegør her for initiativet Kvalikombo, som reelt er en videre udvikling af det kan det nytte. Det betyder i praksis, at der har været en frontløbergruppe, som skulle arbejde med principperne fra basis og op samt at der været fokus på medarbejdernes handlekompetencer. Endelig så har DPU har været ind over projektet for at kvalificere dette yderligere. Det oplyses, at der arbejdes med skemaer, som har været oppe på personalemøderne, hvor de efter en systemisk tankegang reflekterer over en given situation; kunne jeg have gjort det anderledes, og denne fælles refleksion fører til fælles læring og dermed faglig opkvalificering. Ledelsen nævner, at de oplever, at der er et anderledes pædagogisk fokus efter, at de er begyndt at anvende Kvalikombo. Ledelsen fortæller desuden, at der har været to medarbejdere på kursus i neuropædagogik. Der er desuden endnu mere fokus på anvendelsen af visuelt materiale. Det drejer sig ikke om konkreter, men mere om billeder. Leder vil gerne tænke flere elektroniske medier ind i hverdagens pædagogiske arbejde eksempelvis en IPad. Der er ansat en medarbejder på Solvænget, som har alternativ kommunikation som sin særlige ekspertise, vedkommende skal fremtidigt også være nogle timer på Skovbo. Medarbejderne fortæller, at pædagogikken er i forandringens tegn. Der har været afholdt en pædagogisk dag, hvor deres leder redegjorde for hans visioner med deres pædagogiske tilbud. Der var her tale om en åben tilgang til arbejdet, herunder at der skulle indføres en ny kultur, hvor man lytter til hinanden og ikke nødvendigvis skal søge konsensus. Medarbejderne oplever, at dette er blevet implementeret. Leder havde en ide om et åbent hus og dette er delvist implementeret, hvilket understøtter de pårørendes ord i rubrikken om de fysiske rammer. Det har siden været i fokus, hvordan man som 8

10 medarbejder lytter til hinanden både i forhold til pædagogik og internt samarbejde. Medarbejderne vil gerne formidle en nærhedsfølelse til beboerne og deres pårørende. Beboerne får lov til at vælge fra og til i forhold til aktiviteter, hvilket medarbejderne vurderer, er stor del af pædagogikken, og de siger helt specifikt: vi er blevet bedre til at se om det er et tilbud, de kan profitere af. Der er desuden sket et ryk ved fx brugen af neuropædagogiske screeninger, hvilket er med til at give et nyt blik på den enkelte borger og derved også en større forståelse for den enkelte borgers potentiale. Adspurgt til Kvalikombo, så fortæller medarbejderne, at dette nødvendigvis ikke siger dem særligt meget. De oplever, at det er for firkantet og der er en tendens til en masse floskler. De har begge meget svært ved at se meningen med tilgangen og reflekterer ved tilsynet over, hvorfor det ikke fænger. Det er tilsynets, at den pædagogiske referenceramme på Skovbo er under forandring. Tilsynet bemærker at der er divergens mellem ledelsens og medarbejdernes syn på anvendelsen af Kvalikombo og anbefaler derfor, at ledelsen iværksætter interne drøftelser af, hvordan indholdet af KvaliKombo kan blive meningsfuld og handlerettet for medarbejderne Pædagogiske planer Når det gælder de pædagogiske planer, så fortæller medarbejderne, at de er lidt frustrerede over systemet, som planerne skal udarbejdes i. Tilsynet gør opmærksom på, at ledelsens visioner om, at planernes udarbejdelse skal overgå til Bostedssystemet jf. rubrik 3.1. Forældrene, som deltager i tilsynet fortæller, at de deltager i udarbejdelsen af deres voksne søns handleplan. Deres oplevelse er, at handleplanerne er meget skematiske og ikke fyldige nok. Forældrene bidrager derfor altid med et bilag til planen, idet de vurderer, at der skal så meget fyldestgørende information med, som muligt, især hvis en borger ikke har noget eget verbalt sprog. Tilsynet ser en pædagogisk plan og denne indeholder følgende områder: Støtteområder, Beskrivelse af støtteydelsen og Pædagogiske mål/konkrete aftaler. Se i øvrigt rubrik 3.1. Det er tilsynets, at arbejdet med de pædagogiske planer er i proces. Tilsynet anbefaler, at der udarbejdes en handleplan for denne proces, så det sikres, at de pædagogiske planer bliver et dynamisk redskab i det pædagogiske arbejde. 3.4 Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Når det gælder hverdagen, så fortæller medarbejderen fra team D, at vedkommende har overvejet om der er reelt er for mange aktiviteter, idet der kan forekomme et samfundsmæssigt krav om et vist antal aktiviteter, så man som botilbud syner aktivt. Medarbejderens overvejelse går her meget på, at der er nogle beboere, som kan profitere af aktiviteterne og der er andre som ikke kan. Medarbejderen har derfor også en individuel tilgang til beboerne. 9

11 Der er en beboer, som er vågen om natten og derfor ikke har noget dagtilbud. Der er nu sat ekstra ressourcer på til borgeren, således at vedkommende kan deltage i de mere almindlige aktiviteter, da dette skønnes givtigt for borgeren. Der anvendes meget Boardmaker i relation til TEACCH og denne tilgang er tilpasset individuelt. De pårørende fortæller, at de har lavet deres voksne søns livshistorie på Her bor, idet denne viden herfra skønnes givtigt i den daglige tilgang til sønnen. De pårørende fortæller dertil, at deres voksne søn er hjemme hos dem hver anden weekend. Det er et meget bevidst valg, fordi der er meget få personaler i weekenden og derfor kan der ikke laves aktiviteter med beboerne. De pårørende understreger, at de er glade for de faste aktiviteter fx zumba, sangaftner og biografaftner. Disse arrangementer er på tværs af afdelingerne og det opleves, at det har styrket samarbejdet med bl.a. personalet, ligesom de oplever (som tidligere oplyst), at deres voksne søn kører rundt i sin kørestol på afdelingerne. Det oplyses tillige, at den voksne søn har fået en besøgsven, som kommer i huset. Denne besøgsven har sat gang i en masse ting. Blandt andet går de to nu til svømning en gang om ugen. Endelig fortæller de pårørende, at de er generelt glade for stedet, men synes omvendt, at der er nogle ting, som kunne blive bedre. Imidlertid er den voksne søn enormt glad for at være på Skovbo og er tryg for at bo på stedet. Begge borgere udtrykker, at de er glade for at bo på Skovbo. De har begge hjemmedag ved tilsynets afholdelse. Den ene borger har besøg af sine forældre og den anden borger skal snart ud i verden med en medarbejder. Tilsynet vurderer, at borgerne tilbydes en individuelt og struktureret (hvis borgerne har behov herfor) og tilrettelagt hverdag på Skovbo. Tilsynet har noteret sig, at de pårørende bidrager med gode input til hverdagens arbejde på tilbuddet Medindflydelse og kommunikation Når det gælder medindflydelse og kommunikation, så oplyser medarbejderne, at de oplever, at beboerne har meget indflydelse på deres hverdag og nævner fx madplanen, ture ud af huset (Bakken, ud og besøge andre bofællesskaber). Det understreges af en medarbejder, at der ikke bliver trukket ting ned over hovedet på beboerne, og at der altid bliver lyttet meget til beboerne. En medarbejder beskriver dertil hele valgsituationen, og hvordan de arbejder med dette eksempelvis omkring valg af farver til gardiner. Medarbejderne fortæller desuden, at der afholdes beboermøder med ca. 1 2 måneders mellemrum, og at der træffes individuelle aftaler med beboerne gennem den daglige kommunikation, fx ved måltiderne eller via daglige individuelle samtaler med beboerne. Endelig oplyses det også, at beboerne deltager i valg af deres madretter og valgene tages ud fra forskellige fotos, som de så kan vælge imellem. Det er tilsynets, at beboerne sikres formel indflydelse gennem beboermøderne og uformel indflydelse gennem den daglige dialog. Tilsynet har noteret sig, at Skovbo sørger for at have et løbende fokus på dette område. 10

12 3.4.3 Sundhed, kost og motion Medarbejderne oplyser, at man i to af grupperne har meget fokus på sund kost og motion. I den tredje gruppe er der også fokus på sund kost, men ikke i lige så høj grad som i de øvrige to. De pårørende fortæller, at de er meget positive overfor den gode, sunde og hjemmelavede mad. Beboerne kan dufte maden, når den laves og de kan eventuelt også være med til at lave den. De pårørende pointerer, at denne ordning er af stor betydning for beboernes livskvalitet. Beboerne er også med, når der laves madpakker. Det er tilsynets, at der er fokus op sund levevis på Skovbo. Tilsynet bemærker, at madordningen, hvor maden laves i grupperne er af stor betydning for borgernes livskvalitet, idet de her sanser og oplever maden Sprogbrug og omgangsformer Medarbejderne fortæller, at det er deres oplevelse, at der er en varm, nær og familiær omgangsform på Skovbo. De anvender også humor, men er altid opmærksomme på, at borgerne skal kunne forstå denne og kunne tage del i denne - på deres individuelle niveau. Medarbejderne pointerer, at der skal være tydelighed i kommunikation og denne kan eksempelvis se sådan ud: jakke bil skov, alt for kun at sige det mest væsentlige, og fordi flere af beboerne ikke kan forstå lange sætninger. De pårørende fortæller, at sprogbrug og omgangsformen er helt fin beboerne imellem og fra personalet til beboerne. Tilsynet observerer en fin interaktion mellem en borger og en medarbejder, da borgeren bliver interviewet af tilsynet. Det er tilsynets, at der er god sprogbrug og omgangsform på Skovbo. 3.5 Procedurer og retningslinjer Medicinhåndtering Leder af Skovbo oplyser, at medicinhåndtering ikke har ændret sig siden sidste tilsyn, hvor det blev oplyst, at medicinen overbevares i aflåste skabe, og at personalet har været på kursus i medicinhåndtering. Dertil også at medicinen doseres på apoteket og endelig, at der sjældent sker utilsigtede hændelser. Ved dette tilsyn oplyses det tillige, at der kvitteres for medicinen i Bostedssystemet. Tilsynet vurderer, som ved sidste tilsyn, at der er udarbejdet procedurer vedr. medicinhåndtering, og at der sjældent sker utilsigtede hændelser Magtanvendelse og konflikthåndtering Når det gælder magtanvendelsesområdet, så oplyses det, at proceduren er det samme som sidst. 11

13 Medarbejderne har kendskab til reglerne omkring magtanvendelser, og der er udarbejdet procedurer for området. Både leder og AMR vurderer løbende de magtanvendelser, som der sker. Alt for at opnå læring og evt. ændringer i den pædagogiske praksis. Derudover er medarbejderne ligeledes opmærksomme på gråzoner i forhold til magtanvendelser, og de er i løbende dialog med Allerød Kommune. Leder oplyser i den faktuelle høringsproces, at stedet i de seneste mange år har haft mellem 0-2 magtanvendelsesindberetninger om året. Derudover oplyses det, at der løbende er diskussion af, hvorvidt stedet lever op til samtykke begrebet, fx når man kører en kørestolsbruger, der råber i sin lejlighed (hvilket i øvrigt giver ham fred) eller ved f.eks. øjendrypning, at man fastholder beboerens hoved, og hvor beboeren har givet accept. Tilsynet vurderer, at der er fokus på magtanvendelsesområdet i tilbuddet, og at der løbende sker refleksion og diskussion af gråzoner i relation til magtanvendelser. 3.6 Organisatoriske og personalemæssige forhold Overordnede rammer for arbejdet Ved sidste tilsyn blev det bemærket, at Skovbo ikke fremgik af Tilbudsportalen. Ved forberedelsen til dette tilsyn, kan tilsynet konstatere, at Skovbo nu er på portalen. Ved sidste tilsyn blev det dertil også bemærket, at Skovbo ikke fremgik af Allerød Kommunes hjemmeside med fyldestgørende oplysninger om botilbuddets målgruppe og pædagogik. Tilsynet kan konstatere ved forberedelsen til dette tilsyn, at det fortsat forholder sig således. Ledelsen oplyser, at de ikke har haft tid til dette arbejde, da det har været meget tidskrævende for dem at få igangsat og få det nye tilbud Solvænget op at køre. Ledelsen oplyser, at der skal være et nyt MED-udvalg, som er gældende for hele organisationen, og at der skal være en fælles AMR for hele organisationen. Planen er at der skal vælges 2 AMR; 1 for Skovbo og 1 for Solvænget og Støtteteamet. Disse 2 afgør indbyrdes, hvem der skal være repræsentant i MED-udvalget, hvor den anden så bliver suppleant. Det oplyses også, at MED-udvalget har været på MED-kursus. Leder oplyser, at han ikke er bekendt med kvalitetsstandarder for Allerød Kommune, hvorfor leder vil tjekke op på dette. Der er et værdigrundlag, som er udarbejdet på Skovbo og overført til de andre steder. Ledelsen har planer om, at der fremover skal holdes fællesmøder, hvor der bl.a. skal drøftes et nyt værdigrundlag, sådan at alle medarbejdere får et medejerskab for dette. Tilsynet vurderer, at Skovbo er i proces omkring at finde den rette form for de overordnede rammer for arbejdet på tilbuddet. Tilsynet bemærker, at ledelsen har en vision om at lave et nyt værdiggrundlag for organisationen, så alle medarbejdere får ejerskab for dette. Tilsynet anerkender denne vision og finder denne god jf. at der er mange nye medarbejdere i organisationen. Tilsynet har konstateret, at Skovbo fortsat ikke er beskrevet på deres hjemmeside. Tilsynet anbefaler at dette bliver gjort, alt for at synliggøre tilbuddet udadtil. 12

14 3.6.2 Personalesituation, kontinuitet og stabilitet Når det gælder personalesituationen, så er der opsagt to medarbejdere på grund af sygdom. Derfor er der specifikt en afdeling, som er særligt påvirket på grund af sygdom. Ledelsen støtter op omkring dette med blandt andet supervision. Der er desuden en borger med en vis kompleksitet på Skovbos ene afdeling, hvilket har stresset medarbejderne. Ledelsen har derfor givet ekstra ressourcer til gruppen, ligesom medarbejderne har modtaget ekstern supervision. Ledelsen oplyser tillige, at Skovbo løbende anvender VISO til borgere, hvis dette skønnes hensigtsmæssigt. Når det gælder sygefraværs politik, så følger Skovbo Allerød Kommunes sygefraværspolitik. Det oplyses, at det generelle sygefravær er faldet siden sidste tilsyn. Det vurderes, at den generelle personalesituation er stabil, og sker der udfordringer på området, så sætter ledelsen ind med et skærpet blik og ekstra ressourcer Internt samarbejde og kommunikation Det oplyses, at der er personalemøde hver anden onsdag. Grundet leders efteruddannelse har leder ikke kunnet deltage i personalemøderne de sidste 20 uger, dvs. de sidste 10 møder på Skovbo. Det påpeges, at souschefen selvfølgelig deltager. Ledelsen oplyser (som tidligere skrevet), at de er to dage på Skovbo og to dage på Solvænget, samt hver anden onsdag til personalemøder (når alt er som det plejer). Ledelsen vurderer, at det interne samarbejde på Skovbo er velfungerende. Der er ikke længere sladder i huset, hvilket tidligere har kunnet forekomme. Souschef oplyser, at hele huset var af sted i to dage på pædagogiske dage i oktober, hvilket har cementeret deres samarbejde. Leder vurderer, at den store udfordring ligger i, hvordan ledelsen skal agere i forhold til medarbejderne. Ledelsen har derfor tilknyttet en ekstern konsulent i ledelsesudvikling. Ledelsen vurderer, at der skal forventningsafstemmes med medarbejderne og de arbejder på at få fordelt arbejdsfunktionerne imellem de to. Medarbejderen i team E oplever, at det er blevet meget bedre med de åbne døre. Det var oprindelig planen, at det skulle være et helt åbent hus både i forhold til fysisk åbne døre, men også i forhold til at møde ind om morgenen og fordele personalet på de forskellige teams. Nu er det landet på en mellem løsning. Medarbejderne er meget glade for den nye model, hvor de meget gode til at hjælpe hinanden på tværs af teams, da det afhjælper belastede teams og øger kendskabet til hinandens arbejdsfunktioner. Adspurgt til den tidligere sladder på Skovbo, så oplyser medarbejderne, at det er blevet ok at tale om sladder, at der er sladder og hvad det gør ved dem og deres arbejdsplads. Medarbejderne kommer med et nyligt eksempel, hvor der blev sladret. Dette blev stoppet af medarbejderne selv, og det blev aftalt, at de skulle tale med vedkommende i stedet for at fortsætte. Medarbejderne oplever også, at de pædagogiske dage i oktober var meget givende og gode i forhold til en fællesskabs følelse. En ny medarbejder kommer til og fortæller om vedkommendes introduktion, at det var planlagt at vedkommende skulle have en introperiode på 14 dage. 13

15 Dette skete ikke i praksis, på grund af sygdom og vedkommende har derfor til tider følt, at vedkommende ikke var helt godt klædt på. Medarbejderen gør opmærksom på, at dette er påpeget overfor ledelsen. Det oplyses, at der eksisterer en tjekliste til nye medarbejdere. Den nyansatte er ikke introduceret til alle skriftlige procedurer og retningslinjer, og medarbejderen oplever, at vedkommende har følt sig frem. Se i øvrigt rubrik 3.1. Tilsynet vurderer og bemærker, at det interne samarbejde er i proces til det bedre. Tilsynet har noteret sig, at den aftalte introduktion (følordninger og tjekliste) ikke er blevet overholdt i et redegjort tilfælde. Tilsynet anbefaler, at ledelsen skærper sit blik på dette område. Tilsynet anbefaler desuden, at leder og souschef skærper deres blik på, at få fordelt deres forskellige funktioner imellem sig, idet det skønnes, at et års tid måtte være nok til at finde frem til den fordeling og at Skovbo (samt de øvrige) tilbud, vil få et klarere billede af, hvem de skal henvende sig til med hvad Arbejdsmiljø og sikkerhedsforhold Det oplyses, at der er afholdt en APV for hele organisationen i februar Resultatet af denne APV havde ikke et særligt positivt resultat. Det vurderes i dag, at resultatet er misvisende, idet der ser sket rigtig mange ting siden og de ikke mere står i en situation, hvor organisationen aktuelt lige er blevet udvidet med et stort helt nystartet tilbud. Ledelsen kunne derfor godt tænke sig en ny APV, som en slags temperaturmåler for den nuværende situation er de der, hvor de tror de er. Det oplyses, at ikke alle er klar over, hvad evakueringsplanen består af. Tilsynet har noteret sig og vurderer, at ledelsen har fokus på arbejdsmiljø. Tilsynet bemærker, at ikke alle medarbejdere på Skovbo kender til indholdet af evakueringsplanen, og anbefaler, at dette sikres Kompetenceudvikling Når det gælder kompetenceudviklingen, så oplyses det, at der har været temadage for hele Skovbo. Derudover har to medarbejdere været på kursus i neuropædagogik og der afholdes ekstern supervision. Ledelsen oplyser, at der ikke har været afholdt MUS, men det skal der snart og i den forbindelse oplyser leder, at der overvejes at anvende Allerød Kommunes koncept for MUS-samtalerne. Medarbejderne oplyser, at de ikke har haft MUS, hvilket samstemmer med ledelsens oplysninger. De oplyser tillige, at den oprindelige aftale omkring MUS har været, at medarbejderne skal hive fat i leder i deres fødselsdags måned, hvor der så ville blive fundet en dag til en MUS-aftale. Tilsynet vurderer, at der er fokus på kompetenceudvikling på Skovbo Eksternt samarbejde Når det gælder det eksterne samarbejde, så oplyses det, at der er et godt samarbejde med Allerød Kommune. Der er også et generelt godt samarbejde 14

16 med de pårørende. Leder fortæller om udfordringerne i pårørendesamarbejdet, fx kom det frem på et personalemøde, hvilke forventninger de havde til oplysninger. Der udsendes 4 årlige nyhedsbreve. En medarbejder fortæller, at vedkommende tager ud på borgernes arbejde. Det er her meget forskelligt, hvordan medarbejderne oplever dagtilbudskontakten, og hvordan kontakten er fra dagtilbuddets side. Medarbejdernes generelle oplevelser er, at kontakten til dagtilbuddene kunne blive bedre. De pårørende fortæller, at deres indtryk af den voksne søns gruppe er, at de unge fungerer som en lille familie, og at de er en meget homogen gruppe. Familien oplever, at det er enormt vigtigt, at gruppen matcher hinanden. De pårørende efterlyser også mere samarbejde, eventuelt via en kontaktperson. De ville gerne have, at personalet var mere informativt og de fx kunne slå op i en bog eller se anden steds, hvad der sker i hverdagen på tilbuddet. De pointerer, at dette er særligt vigtigt i forhold til de borgere som intet verbalt sprog har, idet disse borgere jo ikke selv kan fortælle om det skete, hvorfor pårørende ofte ellers skal gætte sig frem. De pårørende nævner dertil, at det generelle informationsniveau, set fra deres perspektiv kunne udvikles yderligere og de uddyber dette med, at de ej heller var informeret om dette anmeldte tilsyn. Tilsynet vurderer, at Skovbo har fokus på det eksterne samarbejde. Tilsynet anbefaler, at Skovbo overvejer om det kunne være givtigt, at lægge alle nyhedsbreve ud på deres hjemmeside, idet pårørende så her løbende kunne orientere sig. Tilsynet har noteret sig medarbejdernes oplysninger omkring samarbejdet med dagtilbuddet og anbefaler på den baggrund om Skovbo skulle overveje, hvordan de kunne optimere situationen. Tilsynet anbefaler, at Skovbo finder frem til en informationsform til pårørende, som dels vil gavne samarbejdet med de pårørende og dels ville kunne opkvalificere tilgangen overfor borgerne. 3.7 Øvrige udfordringer Der oplyses ingen øvrige udfordringer. Tilsynet har ingen bemærkninger. 15

17 4 Formål og metode 4.1 Formål med tilsynet I henhold til Retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148a er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelse, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres på det enkelte tilbud. Jf. lovgivningen er formålet med tilsynet: At påse at borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. At hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynene skal dermed bidrage til at sikre kvaliteten i tilbuddene, herunder at der er overensstemmelse mellem gældende lovgivning, tilbuddets beskrevne pædagogik og praksis. BDO s tilsyn er tilrettelagt med udgangspunkt i ovenstående lovgivning og retningslinjer på området, og omfatter tilsynet med de pædagogiske, organisatoriske og personalemæssige forhold på de enkelte tilbud. Tilsynet sætter fokus på hverdagslivet for beboere/brugere/borgere og således også på, hvordan hjælpen efter deres og de pårørendes opfattelse fungerer. De fysiske rammers egnethed i forhold til beboernes behov indgår ligeledes i tilsynet. Med udgangspunkt i omfattende erfaringer med at føre tilsyn på hhv. ældre- og det socialfaglige område har BDO udviklet koncepter for tilsynsområderne, som gør det muligt at lade kontrol og læring gå op i en højere enhed. BDO lægger vægt på, at den dokumentation, der indhentes i forbindelse med tilsynene, er anvendelig i det fremadrettede arbejde med kvalitets- og kompetenceudviklingen indenfor både ældreområdet og det socialfaglige område. Det økonomiske tilsyn dvs. tilsynet med forbrug, budget, kapacitetstilpasninger etc. indgår efter aftale med Allerød Kommune ikke i BDO s tilsyn. 4.2 Metode BDO s tilsynskoncept kombinerer en række forskellige metoder til indsamling af viden, som alle tager afsæt i den anerkendende metode og en konstruktiv tilgang. Den anerkendende og værdsættende tilgang handler om at fokusere på og lade sig inspirere af dét, der virker på det enkelte tilbud. Dette indebærer, at man i fællesskab søger at identificere tilbuddets ressourcer, styrker og gode erfaringer. Metoden er særlig velegnet til det fremadrettede arbejde med henblik på at få overensstemmelse mellem borgernes og pårørendes ønsker og forventninger og medarbejdernes og ledelsens muligheder og rammer. Den anerkendende tilgang kan ses som det ene ben i tilsynskoncepterne, mens det andet ben er struktureret og stringent metodeanvendelse. Alle former for dataindsamling, som benyttes i tilsynet, har udgangspunkt i gennemarbejdede og afprøvede skabeloner. De anvendte metoder er henholdsvis kvalitative interviews, fokusgruppeinterviews, observation og gennemgang af dokumentation. Tilsynet giver et øjebliksbillede baseret på dialog, udsagn, observationer samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold på 16

18 tilbuddet til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelsens forventninger. 4.3 varsling og tilrettelæggelse Leder af tilbuddet er orienteret om tilsynsbesøget ca. fire uger før gennemførelse. I den forbindelse orienteres leder af tilbuddet endvidere om BDO s metoder og hvordan tilsynsbesøget kan tilrettelægges. Overordnet har organiseringen af tilsynsbesøget set ud som følger: Rundvisning, hvor tilsynet ofte har haft mulighed for at tale med beboere/medarbejdere undervejs og/eller at observere det sociale liv Dialog med Ledelsen /ledelse Dialog med medarbejdere Dialog med beboere/brugere Evt. dialog med pårørende, hvor dette er planlagt af tilbuddet Til brug for forberedelsen af tilsynet har BDO indhentet materiale fra kommunen, herunder eventuelle kvalitetsstandarder, oplysninger fra kommunens hjemmeside, ligesom oplysninger fra Tilbudsportalen og tilbuddets egen hjemmeside har indgået i det konkrete tilsyn. 4.4 BDO s definition på bemærkninger og anbefalinger Bemærkninger Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet og kommunen skal være opmærksomme på i tiden frem til det næste tilsyn. Bemærkninger kan have vejledende og/eller informerende karakter. Anbefalinger Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig til anbefalingen, fx ved at tage stilling til hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Såfremt der ikke handles på anbefalingen forventes det, at tilbuddet har taget stilling til, hvorfor anbefalingen ikke er fulgt op. Anbefaling om påbud BDO kan anbefale Allerød Kommune at give påbud, hvor der er alvorlige forhold, som af en given grund fordrer hurtig/øjeblikkelig handling. Her forventes det, at det pågældende tilbud indenfor fire uger fremsender en redegørelse til kommunen om, hvordan de har taget hånd om problemet. 17

19 5 Kontaktoplysninger Ved behov for yderligere oplysninger kan henvendelse ske til HELEN HILARIO JØNSSON Senior Manager og forretningsansvarlig BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Havneholmen 29 DK-1561 København V Tlf.: Præsentation af BDO BDO er en uafhængig privat leverandør af rådgivning til de danske kommuner, herunder tilsyn med plejehjem og på socialområdet. BDO gennemfører i dag tilsyn på såvel ældreområdet som på det sociale område i en lang række kommuner over hele landet). På ældreområdet omfatter tilsynene plejehjem, hjemmepleje samt trænings- og rehabiliteringscentre. På det sociale område omfatter tilsynene både børne- og ungeområdet, handicap- og psykiatriområdet samt udsatteområdet, herunder herberger, misbrugs- og krisecentre. BDO s rådgivningsafdeling løser ud over tilsynsopgaver en lang række forskelligartede rådgivningsopgaver indenfor alle sektorer i den kommunale virksomhed. BDO s rådgivningsafdeling beskæftiger i dag godt 35 konsulenter med kompetencer, der dækker bredt både i forhold til de kommunale sektorområder og tværgående kompetencer, som fx økonomi, ledelse, evaluering mm. 18