Referat af: Organisationsbestyrelsesmøde nr. 6/2013 Onsdag den 25. september 2013, kl Malervangen 1, Glostrup.

Transkript

1 Referat af: Organisationsbestyrelsesmøde nr. 6/2013 Onsdag den 25. september 2013, kl Malervangen 1, Glostrup. Mødedeltagere: Dorthe Larsen Allan Nielsen Hugo Thuge Stig Rasmussen Lars Jensen Fra administrationen: Kenn Erik Hansen Jesper Rasmussen Vibeke Rømming Afbud: Ulrik Brock Hoffmeyer Charlotte Frantsen, Nordflex, deltog under punkt 2 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Forsikringsåret Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt 4. Oversigt over underskrevne pantebreve 5. Aktionsliste 6. Godkendelse af budgetter for 2014 for afdeling 1 Tranevænget, afdeling 3 Maglelund, afdeling 4 Tranehaven, afdeling 6 Moserne, afdeling 12 Gillesager/Lindeager, afdeling 13 Silergården og afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund 7. Godkendelse af styringsdialogskemaer for afdeling 1 Tranevænget, afdeling 3 Maglelund, afdeling 4 Tranehaven, afdeling 6 Moserne, afdeling 12 Gillesager/Lindeager, afdeling 13 Silergården og afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund 8. Afdeling 13 Silergården - godkendelse af forslag til pilotforsøg om PCB 9. Afdeling 13 Silergården - supplerende PCB-undersøgelser og fugeforsegling

2 10. Afdeling 13 Silergården - godkendelse af forcering af udskiftning af vandindstallationer 11. Afdeling 13 Silergården - HP4 Idekonkurrence 12. Afdeling 13 Silergården - puljeansøgning 13. Afdeling 13 Silergården - bygherrerådgivning 14. Afdeling 4 Tranehaven - kollektiv råderet - badeværelser 15. Afdeling 4 Tranehaven - kollektiv råderet - køkkener 16. Afdeling 6 Moserne - kollektiv råderet - køkkener 17. Forebyggelse af tab på fraflyttere 18. Kås-statistikker - udviklingen af beboersammensætningen i Tranemosegårds afdelinger (bilag) 19. Regler og rettigheder for organisationsbestyrelsen 20. Valg til BO-VESTs Miljøudvalg 21. Årsberetning Tranemosegårdbladet 23. Orientering om status på udskiftning af vandledninger i jord og bygninger samt udskiftning af køkkenfaldstammer i afdeling 3 Maglelund 24. Orientering om status på Helhedsplanen i afdeling 12 Gillesager/Lindeager 25. Orienteringssager BO-VEST, v/ Dorthe Larsen 26. Orienteringssager BIB, v/ Dorthe Larsen 27. Orienteringssager BL, v/ Allan Nielsen 28. Orienteringssager Brøndby Fjernvarme, v/ Hugo Thuge 29. Orienteringssager fra administrationen 30. Næste møde 31. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender dagsordenen i den foreliggende form. 2. Forsikringsåret 2012 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Charlotte Frantsen fra Nordflex gennemgik den udsendte forsikringsrapport. 2

3 Skadesprocenten er faldet. Den høje forsikring i 2011 skyldes primært det store skybrud i juli. Glasskadeforsikringen er nu uden selvrisiko og dækningen er derfor steget. Der arbejdes hen imod at der skal knyttes en fast taksator for alle 7 Tranemosegårdafdelinger. Der har været servicebesøg i alle afdelinger for at se på afdelingernes stand. Det ser meget flot ud alle steder. Tendensen for 2013 ser ud til, at skadesprocenten er faldende. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Charlotte Frantsen fra Nordflex deltager i mødet og fortæller om udviklingen i forsikringsåret Bilag: Nordflex's årsrapport om forsikringsåret Oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt Bestyrelsen tog oversigterne til efterretning. Pengene fra trækningsretten skal øremærkes vand- og varmemålere i alle afdelinger. På kapitaloversigten er der et underskud på grund af rentetab. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigterne til efterretning. Bilag: Opgørelser over dispositionsfonden, arbejdskapitalen, trækningsretten samt kapitaloversigten 4. Oversigt over underskrevne pantebreve Bestyrelsen tog oversigten til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Bilag: Oversigt over underskrevne pantebreve 3

4 5. Aktionsliste Bestyrelsen tog listen til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager listen til efterretning. Administrationen lovede på sidste møde at følge op på de nye regler omkring dispositionsfondens dækning af tab på fraflyttere: Lejemål der er opsagt inden den 1. april 2013 skal dækkes af afdelingen selv. Lejemål der opsiges efter den 1. april 2013 dækkes af dispositionsfonden, når maxudgiften for afdelingen er nået. Bilag: Aktionslisten 6. Godkendelse af budgetter for 2014 for afdeling 1 Tranevænget, afdeling 3 Maglelund, afdeling 4 Tranehaven, afdeling 6 Moserne, afdeling 12 Gillesager/Lindeager, afdeling 13 Silergården og afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund Bestyrelsen godkendte budgetter for 2014 for afdeling 1 Tranevænget, afdeling 3 Maglelund, afdeling 4 Tranehaven, afdeling 6 Moserne, afdeling 12 Gillesager/Lindeager, afdeling 13 Silergården og afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender budgetterne for 2014 for afdeling 1 Tranevænget, afdeling 3 Maglelund, afdeling 4 Tranehaven, afdeling 6 Moserne, afdeling 12 Gillesager/Lindeager, afdeling 13 Silergården og afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund. Huslejestigning/huslejenedsættelse i 2014 i %: Afdeling 1 Tranevænget, 2,12%, godkendt på beboermøde den Afdeling 3 Maglelund, -2,06%, godkendt på beboermøde den Afdeling 4 Tranehaven, 4,16%, godkendt på beboermøde den Afdeling 6 Moserne, 2,61%, godkendt på beboermøde den Afdeling 12 Gillesag/Lindeager 0,00%, godkendt på beboermøde den Afdeling 13 Silergården, 2,68%, godkendt på beboermøde den Afdeling 15 Gurrlund/Bjerrelund, 1,35%, godkendt på beboermøde den

5 Bilag: Budgetter for 2014 for afdeling 1 Tranevænget, afdeling 3 Maglelund, afdeling 4 Tranehaven, afdeling 6 Moserne, afdeling 12 Gillesager/Lindeager, afdeling 13 Silergården og afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund 7. Godkendelse af styringsdialogskemaer for afdeling 1 Tranevænget, afdeling 3 Maglelund, afdeling 4 Tranehaven, afdeling 6 Moserne, afdeling 12 Gillesager/Lindeager, afdeling 13 Silergården, afdeling 15 Gurrelund/Bjerrelund samt organisationen Bestyrelsen godkendte styringsdialogskemaerne med følgende kommentarer: Afdeling 1 Tranevænget: Det skal tilføjes, at der har været udført isolering af gavle. Til næste møde ønsker bestyrelsen en indstilling om udførelse af termografering af gavlene i Tranevænget så man kan lave en sammenligning af "afdeling 1" med afdeling 3 og "afdeling 2" med afdeling 4, 5 og 6, der også skal termograferes. Da afdeling 1, 4 og 6 ligner hinanden meget, skal spørgsmålet Er boligområdet tidssvarende kvalitetssikres. Afdeling 13 Silergården: Stamdataoplysningerne skal tjekkes, da antal boliger ikke er rigtigt. Organisationen: Den særlige indsats der er behov for i afdelingerne, bedes uddybes til næste år. Ved afdeling 15 skal indsatsen omkring udlejning fjernes fra listen. Spørgsmålene omkring ledelsesskik og evaluering af bestyrelsesarbejdet, skal snarest sættes på dagsordenen. Spørgsmålet omkring afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal, bedes til næste gang nuanceres mere end et X. Generelt for alle afdelinger ønskes at hvor der står I/T, så vidt som muligt skal være udfyldt, hvis oplysningerne ligger klar. Administrationen indstiller, - at bestyrelsen drøfter og godkender styringsrapporterne for Tranemosegårds boligafdelinger til brug for styringsdialogen med Brøndby Kommune. - at bestyrelsen drøfter og godkender styringsrapporten for boligorganisationen til brug for styringsdialogen med Brøndby Kommune samt særligt forholder sig til afsnittet Konklusion og Ledelse og beboerdemokrati. Beskrivelse: BO-VEST og boligorganisationen skal til dialogen med Brøndby Kommune beskrive vores virksomhed og boligafdelingerne i en såkaldt styringsrapport. Der skal udarbejdes 5

6 en styringsrapport for hver boligafdeling samt en styringsrapport for boligorganisationen. Styringsrapport for afdelingerne Til brug for dialogen med Brøndby Kommune om boligafdelingerne er styringsrapporterne for de enkelte boligafdelinger baseret på 2012-regnskaberne. Driftsledere, byggeadministrationen og boligsociale medarbejdere i BO-VEST har givet input til boligafdelingernes styringsrapporter. Styringsrapporterne er herefter udsendt til afdelingsbestyrelserne for deres kommentarer, som efterfølgende er tilføjet rapporterne. Følgende afdelinger har indsendt deres bemærkninger: Gillesager/Lindeager og Gurrelund/Bjerrelund. I styringsrapporten for afdelingerne er stamdata, økonomiske nøgletal samt fraflytningsprocenterne genereret automatisk fra BL. BO-VEST har konstateret, at fraflytningsprocenterne i styringsrapporten ikke er korrekte. I kommentarfeltet har BO-VEST derfor oplyst den reelle fraflytningsprocent for Styringsrapport for boligorganisationen Organisationsbestyrelsen skal ligeledes udfylde en styrringsrapport for boligorganisationen. Denne er vedlagt med administrationens forslag til drøftelse. Bestyrelsen skal særligt forholde sig til afsnittene Konklusion og Ledelse og beboerdemokrati. Styringsrapporten for boligorganisationen er baseret på 2012-regnskabet. Oplysning om sager afgjort ved beboerklagenævnet vil BO-VEST fremadrettet registrere på boligorganisation, sagsart og opgørelse, så det næste år vil fremgå af styringsrapporten. Organisationens styringsrapport bliver i år suppleret med kommunens vurdering af samarbejdet med BO-VEST og boligorganisationen ift. 1) Anvisning og udlejning 2) Boligsociale projekter og helhedsplaner 3) Organisationen og afdelingernes budgetter og regnskaber 4) Beboerdemokratiet. Afdelinger med væsentlige problemer eller kritiske nøgletal Hvis der er igangsat en større renovering eller en helhedsplan i en boligafdeling generer dette automatisk et kryds i rubrikken Væsentlige problemer i styringsrapporten for organisationen. Tidsplan: Tilblivelsen af styringsrapporterne for afdelingerne og organisationen har fulgt følgende tidsplan: Juni 2013 Input fra driftsledere, byggeadministration, boligsociale medarbejdere m.fl. til Styringsrapporten August 2013 Styringsrapporterne sendt ud til kommentering i afdelingsbestyrelserne 6

7 September 2013 September oktober december 2013 Organisationsbestyrelserne behandler styringsrapporterne Styringsrapporterne uploades til kommunerne Styringsdialogmøde med Ishøj Kommune og VA/BO-VEST Styringsdialogmøde med Albertslund Kommune og VA/BO-VEST Derudover skal der planlægges styringsdialogmøder med Greve og Brøndby Kommuner Relevant for strategien: Styringsdialogen understøtter BO-VEST s strategiske hovedspor om, at vores beboere er i fokus. Gennem styringsdialogen kan boligorganisationen og kommunen drøfte løsninger på fælles lokale problemstillinger i boligområderne. Lovgrundlag: Reglerne om indførelse af styringsdialog som redskab i samarbejdet mellem det kommunale tilsyn og boligorganisationerne er trådt i kraft den 1. januar Regelgrundlaget for den nye styringsmodel fremgår af følgende bestemmelser: 5b, 6a 6f og 164 i lov om almene boliger m.v. 71 og 109 i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. Vurdering: Styringsrapporterne er et godt redskab til dialogen med kommunerne, hvor fælles udfordringer og løsninger i boligafdelingerne kan drøftes. I 2012 blev et planlagt fyraftensmøde omkring styringsdialogen aflyst pga. manglende tilmeldinger. Med fordel kan styrringsrapporternes nuværende form og indhold herunder BO-VESTs egne opstillede kriterier - evalueres på et nyt fyraftensmøde i 2013/2014. Bilag: - Oplysningsskemaer for boligafdelingerne - Oplysningsskema for organisationen 8. Afdeling 13 Silergården - godkendelse af forslag til pilotforsøg om PCB Bestyrelsen godkendte at bevilge kr. eks. moms fra dispositionsfonden til pilotforsøget om PCB. 7

8 Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at der som led i de fælles initiativer blandt de involverede boligafdelinger, gennemføres to typer pilotforsøg. 1. Forsøg med midlertidige afværgeforanstaltninger forsøg i 6 boliger foreslås gennemført hos T13 i Tranumparken Forsøg med permanente renoveringstiltag forsøg i 2 boliger foreslås gennemført hos BAB. Beskrivelse: Baggrunden for indstillingen er følgende: 1. Midlertidige afværgeforanstaltninger forsøg i 6 boliger, foreslås gennemført hos T13 i Tranumparken 1, idet der her foreligger et friskt datagrundlag, jf. de netop overstående supplerende målinger i TP1. I praksis medfører dette, at 6 ud af de 7 boliger, der skal fugeforsegles i T1, bliver fugeforseglet som fælles pilotforsøg, hvor boligafdelingerne deles om udgifterne. Der henvises til andet indstillingspunkt vedr. T13 Silergården supplerende PCB undersøgelser og fugeforsegling. 2. Forsøg med permanente renoveringstiltag forsøg i 2 boliger, der foreslås gennemført hos BAB. Disse to forsøg skal bidrage til afklaring af, hvilke tiltag der skal udføres som en permanent løsning. Det må forventes, at ikke blot de PCB-holdige fuger (primære kilder A) skal fjernes, men også at fugekanter/kontakt-flader (sekundære kilder B) og de kontaminerede indvendige overflader (tertiære kilder C) må forventes at skulle behandles. A: Fjernelse af primære kilder Arbejdet omfatter fjernelse af PCB-holdige fugematerialer omkring facadepartier, vinduer og enkelte dørpartier. Ligeledes må det forventes, at en del af gulvene i lejlighederne må udskiftes, idet fugerne visse steder er placeret under gulvet. B: Fjernelse af sekundære kilder I forbindelse med fjernelse af de primære kilder (fugerne) behandles også de (sekundære kilder1) kanter/kontaktflader, hvor der har siddet fuger. C: Behandling af tertiære kilder Behandlingen af de kontaminerede indvendige overflader (tertiære kilder) vil forventeligt være nødvendig for at kunne opnå en tilstrækkelig reduktion af PCB-niveauet i lejlighederne. For bedre at kunne bedømme effekten af de enkelte tiltag anbefaler Golder, at de afprøves og dokumenteres. Økonomi: 8

9 Udgifter til pilotforsøgene har SBS foreløbigt budgetteret til i alt 2,7 mio. Kr. Udgifterne foreslås fordelt således: BAB kr. PAB kr. T kr. I alt kr. Fordelingen mellem BAB, PAB og T13 i forholdet 2:2:1, svarer til fordelingen af PCB forurenede højhuse i Brøndby Strand. T13's udgift til pilotforsøgene på kr. foreslås finansieret ved tilskud fra dispositionsfonden idet udgiften dog vil blive søgt indeholdt i de støtteberettigede udgifter i skema A. Det specificerede budget for pilotforsøgene er under udarbejdelse og vil blive fremsendt til bestyrelsen som selvstændigt bilag inden mødet. Det skal bemærkes, at iværksættelse af pilotforsøgene medfører, at udgiften til fugeforseglinger i de i alt 7 boliger med indehold af pcb, der overstiger 2000 ng/ PCB total /m3 luft reduceres væsentligt, idet arbejdet i de seks boliger nu overføres til at indgå som en del af de fælles pilotforsøg, hvor udgiften deles mellem parterne. Tidsplan: Som angivet i anden indstilling for organisationsbestyrelsen, er følgende planlagt: Fugeforseglingen startes i uge 39 (25,26,27. september 2013). Lejemål Fugeforseglingen startes (af hensyn til runde mærkedage hos beboeren) 1. oktober Pilotforsøgene i BAB er ikke endeligt afklaret, men forventes afsluttet i februar Afdeling 13 Silergården - supplerende PCB-undersøgelser og fugeforsegling Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Administrationen indstiller, at orienteringen vedrørende de PCB-resultater af undersøgelserne og forsegling af fuger i alle lejemål med forekomster på over ng PCB total/m3 luft, tages til efterretning. Beskrivelse: Som tidligere godkendt af bestyrelsen, har Golder Associates gennemført indeklimaundersøgelser for PCB i Tranumparken 1 i 12 supplerende lejemål. Disse undersøgelser er nu afsluttet. Undersøgelserne viser, at der blot er yderligere to lejemål havde en forekomst på over 2000 ng/ PCB total /m3 luft. 9

10 Tidligere undersøgelser havde afdækket fem lejemål med en forekomst på over 2000 ng/ PCB total /m3 luft. I alt skal syv lejemål således have foretaget fugeforsegling. Fugeforseglingen foretages i lejligheder med luftkoncentrationer over ng PCB total/m3 luft med henblik på midlertidigt at nedbringe PCB i indeluften. Der henvises til andet indstillings-punkt vedr. T13 Forslag til pilotforsøg om PCB. Rådgiverne hos Golder har givet udtryk for, at det har været en meget positiv og problemfri proces, alle beboerne har været hjemme og har været imødekommende. Når den endelige rapport foreligger, planlægger administrationen at udsende en generel orientering for beboerne i TP1. Tidsplan: 6 ugers varsling er udsendt. Fugeforseglingen opstartes i uge 39 (25,26,27. september 2013). Lejemål Fugeforseglingen (opstartes aht. runde mærkedage) 1. oktober Bilag: Tidsplan T13/ Silergården PCB rev. 1 den 8. august 2013 (tidligere vedlagt) Rapport på indeklimaundersøgelser forligger ultimo uge 38 - eftersendes 10. Afdeling 13 Silergården - godkendelse af forcering af udskiftning af vandindstallationer Bestyrelsen besluttede at der til næste møde skal laves en ny dagsordensindstilling idet der manglede yderligere forhold der skulle medtages. Bestyrelsen besluttede ligeledes, at afdelingen så vidt som muligt selv skal afholde udgifter af mindre beløb og søge at få disse indarbejdet i landsbyggefondens støtte ordninger. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at der igangsættes ajourføring/ opdatering af budget for udskiftning af vandinstallation suppleret med prissætning af sekundavand, indenfor en økonomisk ramme på i alt kr ,- inkl. moms. Beskrivelse: I afdelingen er der et ønske om at forcere udskiftning af vandinstallationer samt medtage rørføring for sekundavand. Administrationen har rettet henvendelse til Ai a/s, der tidligere har udarbejdet udkast til projektoplæg. Der foreligger diverse materiale på føringsveje m.v., men materialet er af ældre dato, og derfor skal ajourføring/ opdatering og budgetter suppleres med prissætning for sekundavandsrørføring. Dette arbejde kan igangsættes straks og kan forventes færdigt i slutningen af oktober 10

11 starten af november Det skal bemærkes, at spørgsmålet om udskiftning af vandinstallationer blev drøftet på et projektmøde den 10. september 2013 med deltagelse af repræsentanter fra SBS og boligadministrationerne. Der var enighed om rørenes dårlige forfatning og behovet for udskiftning. Der opnåedes dog ikke umiddelbart tilslutning til at forcere rørudskiftning i forhold til HP4 idet nogle fandt, at dette kunne begrænse de kreative muligheder i den endelige HP4 helhedsplan. Økonomi: Administrationen har modtaget overslag på i alt kr ,- inkl. moms. Administrationen indstiller, at udgiften bevilges fra dispositionsfonden, idet udgiften vil blive forsøgt indarbejdet i budgettet for helhedsplanen HP4. Det skal bemærkes, at det er administrationens vurdering, at disse udgifter helt eller delvist vil kunne indgå som støtteberettiget udgift i helhedsplanen. 11. Afdeling 13 Silergården - HP4 Idekonkurrence Bestyrelsen besluttede, at Dorthe Larsen og Ulrik Brock Hoffmeyer tager initiativ til at indkalde de 4 organisationsbestyrelsesformænd og de 4 direktører til et møde om dommerkomiteens sammensætning. Idekonkurrencen foreslås udskudt 1 måned. Budgettet for idekonkurrencen blev godkendt af bestyrelsen. Pengene tages fra arbejdskapitalen. : Administrationen indstiller, at der som led i udviklingen af en samlet helhedsplan i Brøndby Strand udskrives en idekonkurrence indenfor et samlet budget på kr. 2,205 mio. inkl. moms, der fordeles mellem afdelingerne i forhold til fordelingsnøgle. T13 s andel udgør kr ,- inkl. moms der foreslås finansieret ved tilskud fra dispositionsfonden. På grundlag af nedenstående økonomi, vil dele af udgifterne senere blive indarbejdet i budget for helhedsplanen. Beskrivelse: Idekonkurrence: Som tidligere godkendt af bestyrelsen, har administrationen igangsat oplæg til idekonkurrencen. Udbudsbekendtgørelsen om prækvalifikation til idekonkurrencen er uploadet i EU's portal SIMAP for offentlige udbud i Europa torsdag, den 12. september Udkast til konkurrenceprogram er udarbejdet på grundlag af oplæg til den fælles HP4- helhedsplan og beslutningsgrundlaget for valg af konkurrencemodel 5a den såkaldte 11

12 drejebog fra juni måned, der tidligere er udleveret til afdelings- og organisationsbestyrelsen. Programmet er endvidere kommenteret af Per Zwinge og advokatfirmaet Viltoft. Udkast til konkurrenceprogrammet, der er fremsendt til afdelingsbestyrelsen den 13. september 2013, skal nu igennem en kommenteringsrunde dels af projektgruppen, og i afdelingsbestyrel-serne samt det fælles byggeudvalg. De samlede udgifter, der er forbundet med afholdelse af konkurrencen, fremgår af nedenstående budgetskema Her er endvidere angivet de beløb, der tidligere er meldt ud i forbindelse med drejebogen for valg af konkurrencemodel 5a (juni 2013). SBS har været i kontakt med LBF for at afklare, hvilke beløb LBF vil støtte disse konkurrence-omkostninger med. Skemaet er derfor suppleret med en kolonne, der viser omfanget af den støtte LBF vil bidrage med. LBF har tilkendegivet, at de kun kan støtte en del af udgifterne, i alt svarende til ca. en sjettedel. Dommerkomitéen skal jf. Danske Ark bestå af lægdommere og fagdommere i forholdet 2:1. Lægdommerne kan være repræsentanter fra de enkelte afdelings- og/eller organisationsbe-styrelser. Størrelsen af dommerpanelet har været til drøftelse i projektgruppen. Der har ikke været muligt indtil nu at nå til enighed i afdelingsbestyrelserne om antallet af medlemmer fra boligafdelinger-ne. Det har været projektgruppens anbefaling, at sammensætte en relativt lille gruppe, der til gengæld kunne være meget operationel. Projektgruppen foreslår, at den samlede dommerkomité består af 12 deltagere: 8 lægdommere og 4 fagdommere samt at BB s fire afdelinger kun har stemmeantal som to afdelinger ved en eventuel afstemning i dommerkomitéen. Idekonkurrencen vil have følgende hovedforløb: - En prækvalifikation, hvor der udpeges 8 tværfaglige teams - En 1. fase, som har en mere overordnet og idémæssig karakter. 4 teams ud vælges til at gå videre - En afsluttende 2. fase, som har en mere detaljeret og konkret karakter - Herefter udpeges en konkurrencevinder, der vil blive tildelt dels en præmie i form af et fast beløb. Konkurrencevinderen vil dog stå for bearbejdning af vinderforslaget til brug for det videre rådgiverudbud, samt vil blive tilknyttet igennem alle følgende faser i rollen som designkonsulent/-koordinator. Opnås ikke enighed om repræsentation i dommerkomiteen, vurderes det i projektgruppen, at det kan blive nødvendigt at aflyse den allerede annoncerede arkitektkonkurrence. Pga. eventuelle efterfølgende krav, er der en frist for afdelingsbestyrelserne og organisationsbestyresen om at træffe beslutning om deltagelse i dommerkomitéen senest den 17. oktober. 12

13 Styregruppe Den uenighed, der har været om størrelsen af dommerpanelet i projektgruppen, har aktualiseret spørgsmålet om at etablere en styregruppe jf. organisationsdiagrammet af februar Dette punkt vil blive behandlet på førstkommende projektgruppe møde den 17. september 2013 og en indstilling er tilsendt boligafdelingernes formænd med opfordring til etablering af en styregruppe. Økonomi: Den samlede konkurrence økonomi er på kr. 2,205 mio. inkl. moms. T13 andel er opgivet til kr ,- inkl. moms. LBF støtte for T13s vedkommende med kr ,- inkl. moms. T13 andel bliver samlet kr ,- inkl. moms, disse er delt jf. tidligere vedtagene fordelings-nøgle. Administrationen indstiller, at T13's andel på kr bevilges fra dispositionsfonden. Landsbyggefondens andel på kr vil blive indarbejdet i budget for helhedsplanen. Tidsplan: Tidsplanen vedr. godkendelse af konkurrenceprogrammet ser således ud: Fra nu og september måned ud: Kommentering i projektgruppen og løbende tilretning. Uge 41 og 42 (anden og tredje uge i oktober): Kommentering i afdelingerne. Konkurrencen i perioden november december 2013 (første udvælgelsesfase). Ultimo januar til primo marts 2014 (anden udvælgelsesfase). Endelig bedømmelse og udvælgelse af det vindende forslag inden påsken Bilag: Tidsplan 4. juli Økonomiskema: Beløb i skemaet er budgettal inklusiv moms. Drejebog af juni 2013 Vederlag første fase 8 x ,- = ,- Vederlag anden fase 4 x ,- = ,- Konkurrenceprogram September 2013 v. 3 fagdommere 8 x ,- = ,- 4 x ,- = ,- Indstillet scenarie September 2013 v. 4 fagdommere 8 x ,- = ,- 4 x ,- = ,- LBF er indstillet på at dække 1 x ,- = ,- 1 x ,- = ,- Vinderpræmie 0,5 1,0 mio Intet Fagdommere Ej angivet (anslået) (anslået) 1 fagdommer Cirka Rejsegodtgørelse til kon- Ej angivet Godtgørelse for 13

14 kurrencedeltagere spørgemøde/besigtigelse 1 deltager Cirka I alt, inklusiv moms 2,0 2,5 mio , Cirka Fordeling: BAB, Rheumpark PAB, Afd T BB, Afd Afdeling 13 Silergården - puljeansøgning Bestyrelsen godkendte forslaget under forudsætning af, at der ikke er egenbetaling og arbejdstimer af større grad. Administrationen indstiller, at der med udgangspunkt i HP4-samarbejdet udarbejdes ansøgning til Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter (MBBL) om tilskud til særlige udviklingsprojekter. Udgifterne til udarbejdelse af ansøgninger andrager i alt kr ,- inkl. moms. Beskrivelse: MBBL har p.t. to puljer i udbud : En forsøgs- og udviklingspulje samt en energiplanpulje. Der er på begge puljer en ansøgningsfrist den 1. oktober. MBBL forventer i år at give tilskud i størrelsesordenen kr kr. per projekt til 5-8 projekter. SBS har forelagt forslag til to projekter overfor projektgruppen, som der kan ansøges om støtte til. Forslag til følgende to projekter: - Afdelingsbestyrelsen som proaktiv frivillighedsorganisator. - Billiggørelse af drift i almene boligafdelinger Foreløbige udkast til projektbeskrivelser er vedlagt. Begge ovennævnte forslag ligger under puljen Forsøg og udvikling i den almene boligsektor 2013, hvortil støtten gives uden egenfinansiering. Projekter under energiplanpuljen vurderes derimod ikke umiddelbart attraktive for boligafdelingerne, idet der kun gives 50 % i støtte, og idet projekterne handler specifikt om udarbejdelse af energiplaner. Projektgruppen har været positiv overfor ideen om at søge disse midler til to projekter. De endelige ansøgninger vil blive forelagt afdelings og organisationsbestyrelserne når disse foreligger. 14

15 Økonomi: SBS har oplyst, at honorar andrager ca. 30 rådgivertimer pr. ansøgning. Administrationen har modtaget overslag på i alt kr ,- inkl. moms til fordeling i henhold til fordelingsnøglen giver dette en T13 andel på kr ,- inkl. moms. Administrationen indstiller, at ovenstående midler til disse ansøgninger bevilges. Det kan oplyses, at de øvrige boligorganisationer har meddelt deres tilslutning til forslaget. Bilag: Foreløbige udkast til ansøgning om Afdelingsbestyrelsen som proaktiv frivillighedsorganisator Ansøgning om billiggørelse af drift i almene boligafdelinger. 13. Afdeling 13 Silergården - bygherrerådgivning Bestyrelsen godkendte, at der afholdes honorarudgifter inden for en ramme på yderligere kr., med forbehold for afdelingsbestyrelsens godkendelse. Pengene tages fra dispositionsfonden. Det indstilles, at der godkendes afholdt honorarudgifter indenfor en ramme på yderligere kr ,- idet det bemærkes, at det fortsat er administrationens vurdering, at de samlede udgifter kan indeholdes i den samlede støtteberettigede udgift i det kommende skema A for HP4. en sker med forbehold for afdelingsbestyrelsens godkendelse. Beskrivelse: Samarbejdet med Rambøll/ Arkitektur, Landskab og Proces (Rambøll) er afsluttet indenfor den tidligere ansøgte økonomiske ramme præsenteret i indstilling fra den 27. juni 2013, som omhandlede bistand i forhold til kvalitetssikring og koordinering af arbejdet frem til SBS s oplæg til HP4 samt medvirken ved udvikling af idékonkurrencen. Der forestår stadig et behov for rådgivning i forbindelse med det fortsatte arbejde optil konkurrencen og under konkurrenceudvælgelsen. Som angivet i anden indstilling vedr. HP4 idekonkurrence vil der over efteråret 2013 og i foråret 2014 være behov for at byggeudvalget har en rådgiver at sparre med. Det vil være naturligt at dette foregår i et fortsat samarbejde med Rambøll v. Per Zwinge. Herudover vil der i ovenstående periode være brug for at Rambøll medvirker ved beboer- og projektgruppemøder i T13 om den fortsatte helhedsplan HP4. Det bør nævnes, at de øvrige boligselskaber modtager rådgivning fra SBS rådgivning omkring ovenstående spørgsmål. 15

16 Økonomi: Sammen med Rambøll er det vurderet, at det er nødvendigt at anvende ca. 220 timer til bistand i forhold til medvirken ved rådgivning i forbindelse med det forsatte arbejde optil konkurrencen og under konkurrenceudvælgelsen. Endvidere vil der være brug for Rambølls medvirken ved beboer- og projektgruppemøder i T13 om det fortsatte arbejde omkring helhedsplan HP4. I alt anmodes bestyrelsen således om at godkende, at der kan disponeres yderligere udgifter indenfor en ramme på kr ,- inkl. moms. 14. Afdeling 4 Tranehaven - kollektiv råderet - badeværelser Bestyrelsen godkendte beboermødets beslutning om midlertidigt stop for kollektiv råderet for badeværelser. Det indstilles, at bestyrelsen godkender beboermødets beslutning om stop for kollektiv råderet vedr. badeværelser. Beskrivelse: Afdelingsmødet besluttede på møde den 9. september 2013 at godkendte afdelingsbestyrelsens forslag om stop for kollektiv råderet på badeværelser. Da afdelingen snart skal have udskiftet vandrør og faldstammer, stiller afdelingsbestyrelsen forslag om at den kollektive råderet for modernisering af badeværelser stoppes. Derved kommer afdelingen ikke til at betale for arbejder, som sandsynligvis skal laves om, når udskiftningen starter. Vurdering: Administrationen anbefaler at godkende beslutningen, da det kan påføre afdelingen ekstra udgifter, at lade den eksisterende ordning vedr. kollektiv råderet på badeværelser fortsætte. 15. Afdeling 4 Tranehaven - kollektiv råderet - køkkener Bestyrelsen godkendte beboermødets beslutning dog besluttede de, at det er varmemester, administrationen og afdelingsbestyrelsen i fællesskab, der i en overgangsperiode skal være med til at beslutte standarden i afdelingen. 16

17 Det indstilles, at bestyrelsen godkender beboermødets beslutning om at varmemesteren kan beslutte at der skal skiftes køkken i lejemål i forbindelse med fraflytning. Beskrivelse: Afdelingsmødet besluttede på møde den 9. september 2013, at godkende afdelingsbestyrelsens forslag om at give varmemesteren mandat til at beslutte, at der skal indsættes nyt køkken i forbindelse med at et lejemål fraflyttes. Varmemesteren kan beslutte udskiftningen, hvis der skal bruges mange penge på at istandsætte det eksisterende køkken, uden at det giver et godt og funktionelt køkken. Istandsættes køkkenet, har den nye beboer stadig mulighed for at benytte sig af den kollektive råderet, og pengene, der er brugt på istandsættelse, har derfor været spildt. Kommende beboere vil blive gjort opmærksomt på, at der skal nyt køkken i lejemålet og at det medfører en huslejestigning, i forbindelse med at lejligheden bliver tilbudt. I det omfang, der er muligt, vil den nye beboer få mulighed for selv at få indflydelse på køkkenindretning / materialevalg. Forslaget blev enstemmigt vedtaget på beboermødet den 9. september Økonomi: Der kan maksimalt bruges kr ,- på udskiftning af køkken i afdelingen. Med den nuværende rente på 4,5% giver det en huslejestigning på kr. 622,- i 10 år. Vurdering: Administrationen anbefaler at godkende beslutningen, da det vil være med til at reducere afdelingens udgifter til reparationer i gamle køkkener. 16. Afdeling 6 Moserne - kollektiv råderet - køkkener Bestyrelsen godkendte beboermødets beslutning. Det indstilles at, bestyrelsen godkender beboermødets beslutning om at varmemesteren kan beslutte at der skal skiftes køkken i lejemål i forbindelse med fraflytning. Beskrivelse: Afdelingsmødet besluttede på møde den 12. september 2013, at godkende afdelingsbestyrelsens forslag om at give varmemesteren mandat til at beslutte, at der skal indsættes nyt køkken i forbindelse med at et lejemål fraflyttes. 17

18 Varmemesteren kan beslutte udskiftningen, hvis der skal bruges mange penge på at istandsætte det eksisterende køkken, uden at det giver et godt og funktionelt køkken. Istandsættes køkkenet, har den nye beboer stadig mulighed for at benytte sig af den kollektive råderet, og pengene, der er brugt på istandsættelse, har derfor været spildt. Kommende beboere vil blive gjort opmærksomt på, at der skal nyt køkken i lejemålet og at det medfører en huslejestigning, i forbindelse med at lejligheden bliver tilbudt. I det omfang, der er muligt, vil den nye beboer få mulighed for selv at få indflydelse på køkkenindretning / materialevalg. Forslaget blev enstemmigt vedtaget på beboermødet den 12. september Økonomi: Der kan maksimalt bruges kr ,- på udskiftning af køkken i afdelingen. Med den nuværende rente på 4,5% giver det en huslejestigning på kr. 725,- i 10 år. Vurdering: Administrationen anbefaler at godkende beslutningen, da det vil være med til at reducere afdelingens udgifter til reparationer i gamle køkkener. 17. Forebyggelse af tab på fraflyttere Bestyrelsen diskuterede orienteringen. Alle vedligeholdelsesreglementer bør kvalitetssikres af administrationen og sendes til afdelingsbestyrelsen med råd og vejledning så de er tidssvarende. En idé er at administrationen laver en pjece hvor beboere opfordres til at bruge af vedligeholdelseskontoen i boperioden men at de altid kan få hjælp på ejendomskontoret, hvis de ønsker det. Bestyrelsen ønskede ikke at indføre et generelt sundhedstjek. Hver afdeling kan tage et tjek op, hvis der er behov derfor i afdelingen. Bestyrelsen ønskede ikke turnusordninger i forbindelse med vedligeholdelsen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: I forlængelse af Tranemosegårds diskussion om store tab på fraflytninger er administrationen blevet bedt om at fremkomme med eventuelle mulige tiltag for at minimere fremtidig tab på fraflytninger. Et af tiltagene, som kan have en mærkbar effekt er projektet Orden i økonomien giver ro i sindet. Projektet skal overordnet forebygge udsættelser af beboere som følge af manglende betaling og dermed den efterfølgende istandsættelse af lejemålene. Dette 18

19 tiltag er i gang. Projektet vil løbende blive evalueret blandt andet med henblik på en sammenligning af effekten af tab på fraflyttere. Et andet tiltag, der kan anbefales til afdelingerne, er at gennemføre sundhedstjek. Her vil ejendomskontorets medarbejdere komme rundt i samtlige lejemål og af den vej få iværksat vedligeholdelse af de lejemål, som er meget kritiske i forhold til lejers pligt til at vedligeholde boligen i boperioden. Dette vil sikre opretholdelse af lejemålenes vedligeholdelsesstandard, og minimere udgifterne ved fraflytning. Der er også den mulighed, at man kikker på hvordan B-ordningen administreres. Lige nu er det sådan, at vedligeholdelsen 100% er lagt ud til beboerne. Man kunne i stedet for dele ordningen, således at det er beboerne, der selv bestemmer om /hvornår, de vil have malet, mens det er afdelingen, der løbende vedligeholder gulvene eller nogle af gulvene. Lovgivningen åbner ligeså op for muligheden for turnusarbejde. Det kunne i afdelingerne vedtages, at fremadrettet var det afdelingen, der står for lakering af køkkengulvene som turnus hvert andet eller hvert tredje år. Ovenstående muligheder sikrer lejemålenes vedligeholdelsesstandard og minimer udgifterne ved fraflytning. 18. Kås-statistikker - udviklingen i beboersammensætningen i Tranemosegårds afdelinger Bestyrelsen besluttede at udskyde punktet til næste møde. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Udvikling i gennemsnitsindkomsten Nedenstående Tabel 1 viser udviklingen i gennemsnitsindkomsterne fra 2007 til 2011 opgjort i kr. Tabel 1. Udviklingen i gennemsnitsindkomsterne afd kr. kr. kr. kr. kr

20 Brøndby Kommune I tabel 2 er udviklingen opgjort i form af et indeks med 2007 = 100,0. Tabel 2 Udviklingen i gennemsnitsindkomster, indeks afd Indeks Indeks Indeks Indeks Indeks 1 100,0 106,1 105,5 108,6 109, ,0 100,3 100,2 100,5 103, ,0 103,8 104,6 105,4 103, ,0 104,4 102,3 102,9 103, ,0 105,5 111,9 106,9 107, ,0 102,5 100,1 98,8 99, ,0 104,2 104,0 108,4 106,6 Kommunen 100,0 103,7 102,6 104,1 104,9 Forbrugerpriser 100,0 103,4 104,7 107,5 110,5 Som det fremgår i tabellen er gennemsnitsindkomsten i afd. 13 lavere i 2011 end i For alle afdelinger og for Brøndby Kommune gælder det, at stigningen i gennemsnitsindkomsten i 2011 er mindre en den vækst, der i perioden har været i forbrugerprisindekset, der i 2011 ligger på 110,5. Udvikling i andel af beboere af anden etnisk herkomst Tabel 3 angiver udviklingen i andelen af beboere af anden etnisk herkomst. Afd ,0 9,5 9,1 9,3 10,0 20