Dialogbaseret Aftalestyring. Aftale 2007 Kostforplejning

Transkript

1 Dialogbaseret Aftalestyring Aftale 2007 Kostforplejning

2 Indholdsfortegnelse 1.0 Indledning Den politiske ramme Den faglige ramme Institutionsrammen Den administrative ramme Den økonomiske ramme...5 Bilag 1A - Politiske indsats. Analyse-ældreområdet...7 Bilag 2 Eget indsatsområde - Harmonisering Indledning 1.1 Aftalens parter og løbetid Ved indgåelsen af aftalen forpligter direktionen og aftaleholderen sig til målrettet at arbejde for at opfylde aftalens indhold. Aftaleholderen er ansvarlig for at levere det aftalte serviceindhold, samt at opfylde de vedtagne målsætninger og indsatsområder. Dette skal ske inden for de generelle spilleregler for Decentral Ledelse og Centrale Styring, samt den tildelte budgetramme. Aftaleparter for aftale 2007, fra til Godkendt Kommunaldirektør d Benny Balsgaard Benny Balsgaard Dorit Jensen Kostforplejning Faaborg-Midtfyn 5856 Ryslinge 1.2 Aftaleområdets kerneydelse Kostforplejningsområdet består af 7 produktionskøkkener Kostforplejningsområdet leverer døgnkost til beboere på plejecentre, middagsmad og madpakker til hjemmeboende pensionister og producerer mad til og driver ældrecafeer. Derudover er der produktion af og salg af mad til personale, servicering ved møder/kurser i organisationen og levering af mad til et par skoler. Den samlede produktionsmængde er ca produktionsenheder pr. år. 2

3 2.0 Den politiske ramme 2.1 Politiske målsætninger /indsatsområder Det er i budgetforliget 2007 aftalt, at der foranstaltes en gennemgribende analyse af hele plejecenter- og demensområdet, herunder en vurdering af: A) Den valgte organisering og den til rådighed værende kapacitet inden for de respektive områder. B) De enkelte plejecentres ressourceforbrug i forhold til plejetyngden. Rapporten skal endvidere indeholde en gennemgribende analyse af hele kost- og køkkenområdet med henblik på en optimering af ressourceanvendelsen. Der skal tages stilling til den fremtidige anvendelse af plejekategorier og leve-/bomiljøer mm., ligesom analysen skal indeholde en begrebsafklaring således, at de enkelte ydelser beskrives i et fælles sprog. For nærmere beskrivelse se bilag 1A. 3.0 Den faglige ramme Faglige målsætninger /indsatsområder Fagchefen henviser til de politiske mål for området, jf. afsnit Gældende politikker, regulativer, planer mv. på fagområdet Der henvises til de udarbejdede kvalitetsstandarder på kostforplejningsområdet 4.0 Institutionsrammen 4.1 Institutionsrammen / indsatsområder -se også bilag 2 Kostforplejningsområdet har i 2007 det overordnede mål at gennemføre den vedtagede harmonisering og effektivisering på området. Harmonisere Kosttilbuddet til hjemmeboende pensionister Harmonisere Døgnkosttilbudet til plejehjemsbeboere, herunder indføre brug af engangsmateriale og valgmulighed for brugeren Harnonisere og tilrette normeringer i de 7 produktionskøkkener 3

4 Harmonisere og tilrette ressourceforbrug i de 7 produktionskøkkener Sideløbende skal der igangsættes en analyse af området med hjælp fra ekstern konsulent. (der er lavet en selvstændig projektbeskrivelse, som tidligere fremsendt) Sikre medarbejdernes trivsel i processen. 5.0 Den administrative ramme 5.1 Direktionens koncernmål Ledelsesgrundlag og værdier: Lederforum formulerer et fælles grundlag for god ledelse som i videst muligt omfang træder i stedet for en detaljeret regelstyring. Det er et koncernmål at alle aftaleholdere bidrager konstruktivt til denne proces - og at hver aftaleholder udmønter de fælles ledelsesgrundlag og værdier i eget fagsekretariat, stab eller institution. HR-staben er tovholder på tilrettelæggelsen og gennemførelsen af dette koncernmål. Medarbejdertrivsel: Direktionen lægger stor vægt på at opbygge en organisation, hvor medarbejdernes trivsel er rigtig god. Derfor skal bl.a. gennemføres to trivselsundersøgelser i hele organisationen i løbet af Med dette initiativ ønsker direktionen at sætte yderligere fokus på medarbejdernes trivsel. Det er et koncernmål at hver enkelt aftaleholder følger op på resultaterne af disse undersøgelser og arbejder systematisk med medarbejdertrivsel i eget fagsekretariat, stab og institution. HR-staben er tovholder på tilrettelæggelsen og gennemførelsen af dette koncernmål. En åben og proaktiv kommune: Faaborg-Midtfyn Kommune skal være kendt som en åben og proaktiv organisation, hvor de ansatte i videst mulig omfang benytter deres faglige og personlige kompetencer til at synliggøre initiativer og opgaveløsning i den form Faaborg-Midtfyn har besluttet. Det er et mål at kommunens ansatte har en forståelse for og en oplevelse af, at reglerne om offentlig ansattes ytringsfrihed ikke blot er gældende, men også at ledelsen understøtter brugen heraf. Fællessekretariat er tovholder på tilrettelæggelsen og gennemførelsen af dette koncernmål. Dialogbaseret Aftalestyring: Dialogbaseret aftalestyring skal skabe fokus på organisationens mål og resultater på alle niveau. Derfor er det afgørende for direktionen at hele organisationen i 2007 oplever, at den politiske dialog og målformulering udgør et godt grundlag for udarbejdelse af aftaler i tæt dialog og samspil med brugere og medarbejdere. Det forventes at alle aftaleholdere aktivt arbejder med formidling af formålet med aftalestyring samt inddrager medarbejdere, brugerbestyrelser o.lign. i arbejdet. Det er ligeledes direktionens mål, at alle aftaleholdere får de redskaber og kompetencer, som gør dem i stand til at udøve den nødvendige styring og ledelse i fht. aftalernes forskellige rammer. EvalueringProjektOrganisation-staben (EPO) er tovholder på implementering, udviklingen og evaluering af Dialogbaseret Aftalestyring. En detaljeret beskrivelse af direktionens koncernmål fremgår at notat vedrørende direktionens Koncernmål for 2007 samt direktionens aftaler med HR, Fællessekretariatet samt EvalueringProjektOrganisation-staben (EPO). 4

5 5.2 Spilleregler for aftalestyring Der henvises til Spilleregler for Decentral ledelse og Central Styring vedtaget i Kommunalbestyrelsen den Politikker, retningslinier mv. på koncernniveau Der henvises til Styrelsesvedtægten, Kasse- og regnskabsregulativet, Personalepolitikken, koncept for Dialogbaseret Aftalestyring, Indkøbspolitikken, IKT-arkitektur og den fælles designmanual. 6.0 Den økonomiske ramme 6.1 Driftsbudget for aftaleholderen Det oprindelige driftsbudget for Kostforplejningsområdet udgør netto kr. Som følge af beslutning om at gennemføre en gennemgribende analyse af hele kost- og køkkenområdet, kan der ske ændringer i budgettet i løbet af Analysens endelige resultat forelægges Kommunalbestyrelsen i juni Budgetrammen vil i løbet af foråret 2007 blive reguleret inden for følgende områder: Udvendig bygningsvedligeholdelse, Forsikringer, IT, Lederløn, Tjenestemandspension til afgåede tjenestemænd. Budgettet til lederløn vil blive overført til Fagsekretariat Pleje og Omsorg, hvor fagsekretariatschefen har den formelle ansættelses- og afskedigelseskompetence. Det er op til den enkelte aftaleholder, at holde sig ajour med eventuelle yderligere korrektioner af budgetrammen. De øvrige forudsætninger lagt til grund for budgettet, herunder en beskrivelse af de anvendte ressourcetildelingskriterier, fremgår af budgetbemærkningerne indeholdt i Budget For en præcisering af de generelle aftaleforhold henvises til de generelle spilleregler vedrørende aftalestyring ( Spilleregler for Central Styring og Decentral ledelse ) samt Faaborg-Midtfyn Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ med tilhørende bilag. 5

6 6

7 Bilag 1A - Politiske indsats. Analyse-ældreområdet Emne Fagudvalg Fagsekretariat Hvem Aftaleholderen Politiske målsætninger Politisk indsatsområde 2007 Organisations- og ledelsesstruktur inden for ældreområdet Socialudvalg Pleje og omsorg Plejecentre og Kostforplejningen Kostforplejning Politisk Det er et politisk mål, at den valgte organisering og den til rådighed værende kapacitet inden for de respektive områder skal analyseres dvs. o Plejecenterstrukturen o Ledelsesstrukturen o Aflastningsområdet o Økonomi- og ressourcestyringen o Demensområdet Der skal endvidere sikres en forståelse af og tages stilling til den fremtidige anvendelse af plejekategorierne 1,2 og 3 herunder en nærmere afklaring af begrebet leve- og bomiljøer Der skal samtidig gennemføres en analyse af hele kost- og køkkenområdet med henblik på en optimering af ressourceanvendelsen. Delmål Det er et delmål: at analyserne er færdige pr. 31. juli 2007 at analyserne behandles i direktionen primo august 2007, og med efterfølgende politisk behandling inden udgangen af august 2007 at implementeringen igangsættes når der er truffet politisk beslutning om den fremtidige organisering og styring af plejecenterområdet og kost- og køkkenområdet Succeskriterier at tidsplanen overholdes at analyserne indeholder præcise statusbeskrivelser samt opstiller alternative organisations- og styrings modeller at der senest i forbindelse med budgetvedtagelsen for 2008 træffes politisk beslutning om den fremtidige organisering og styring at implementeringen igangsættes straks efter den politiske beslutning 7

8 Overordnet handleplan Administration Der er udarbejdet overordnet projektbeskrivelser.i samarbjede med de nedsattte projektgrupper og de tilknyttede eksterne konsulenter udarbejdes detaljerede projektbeskrivelser herunder tidsog handleplan Mål- og resultatopfølgning På kort sigt, dvs senest 31. juli 2007 skal analyserne være færdige. På længere sigt, 2008/2010 skal der med udgangspunkt i de politiske beslutninger om den fremtidige organisering og styring og med de fastsatte mål udarbejdes evalueringsmateriale. Dette gælder dels for implementeringsprocessen og dels på virkningen af den evt. ændrede organisations- og styringsmodel. Det er ældrechefen der i samarbejde med EPO er ansvarlig for udarbejdelse af evalueringsmaterialet. Økonomi Den anslåede udgift til analysen på plejecenterområdet er til kr. Udgiften til analysen på kost- køkkenområdet er til kr. Resultatkrav Se succeskriterier. 8

9 Bilag 2 Eget indsatsområde - Harmonisering Emne Aftaleholderen Institutionens egne målsætninger Delmål Eget indsatsområde 2007 Implementere Harmonisering på Kostforplejningsområdet Kostforplejning FMK, Kostfaglig Leder Dorit Jensen Implementere harmonisering. Implementere nye EDB- programmer Fokusere på medarbejdertrivsel i ovennævnte processer A) Harmonisere og kvalitetssikre Produkt B) Harmonisere Ressourceforbrug C) Implementere Nyt lønsystem D) Implementere Nyt kostprogram E) Arbejde aktivt på at skabe en kultur som er præget af indragelse af og uddelegering til gruppeledere og medarbejdere Succeskriterier A) 90 % af alle opskrifter der anvendes er sat ind i Kostprogrammet, de benyttes og vi dermed kan dokumentere næringsindhold i Produktet. B) Når sammenhæng mellem råvareforbrug og personaleforbrug til produktion er fordelt forholdsmæssigt indenfor kr./enhed. C) Når gruppeledere er sikkert oplært i indberetning af Pdc-løn og flowet i lønindberetning fungerer sikkert. D) Når 50 % af køkkenmedarbejderne i føler sig sikre på brug af PCD- kostprogrammet. E) Når størstedelen af medarbejderne kan give udtryk for, at de føler sig sikre i opgavevaretagelsen, og at de føler sig værdsat og respekteret af ledere og kolleger. Overordnet handleplan C) Der nedsættes en arbejdsgruppe på 3 4 personer, som arbejder intensivt med opskrifter fra de forskellige køkkener og får dem tastet ind i programmet. D) Klarlægges i Analysen på kostforplejningsområdet E) Kursus i uge 3, samt løbende opfølgning F) Organisering af oplæring i det enkelte køkken, rokeringsordning, som sikrer de tillærte kompetencer. G) Massiv opfølgning i grupperne i forbindelse med implementering af overnævnte Inddrage sikkerhedsorganisationen ved alle forandringer. Forbedring af arbejdsmiljøet ved brug at engangsmaterialer i madservice (færre tunge løft, mindre støj, mindre opvask) Øge bevidstheden i grupperne om de rammer og værdisæt der arbejdes ud fra, 9

10 Mål- og resultatopfølgning ved at sætte dette på dagsordenen på interne gruppemøder. A) Opfølgning i april, og medio juni B) Opfølgning i forbindelse med analysen på kostforplejningsområdet, gennemføres i løbet af efteråret C) Opfølgning lønkørsel februar og marts. D) Fast punkt på interne gruppemøder i køkkenerne. E) Koncernens trivselsmåling Økonomi Gennemføres som udgangspunkt indenfor budgettet, da det mest drejer sig om implementering af harmonisering i forbindelse med Kommunalreformen. Resultatkrav A) 90 % af alle opskrifter der anvendes er sat ind i Kostprogrammet, de benyttes og vi dermed kan dokumentere næringsindhold i Produktet. Skal være klar inden udgangen af juni pga. dispensation fra Fødevareregionen. B) Når sammenhæng mellem råvareforbrug og personaleforbrug til produktion er fordelt forholdsmæssigt indenfor kr./enhed, inden udgangen af september. C) Når gruppeledere er sikkert oplært i indberetning af Pdc-løn og flowet i lønindberetning fungerer sikkert, inden udgangen af marts. D) Når 50 % af køkkenmedarbejderne i føler sig sikre på brug af PCD- kostprogrammet. E) Når størstedelen af medarbejderne kan give udtryk for, at de føler sig sikre i opgavevaretagelsen, og at de føler sig værdsat og respekteret af ledere og kolleger. Der skal ske en forbedring i løbet