Beskrivelse af et systematisk program for arbejdsrettet rehabilitering af sygemeldte i danske kommuner

Transkript

1 Tidlig og målrettet indsats over for sygemeldte: Beskrivelse af et systematisk program for arbejdsrettet rehabilitering af sygemeldte i danske kommuner

2 SPAR: Systematisk Program for Arbejdsrettet Rehabilitering af sygemeldte i danske kommuner Antallet af sygedagpengemodtagere stiger. Den gennemsnitlige dagpengeperiode og de offentlige udgifter til sygedagpenge stiger. Udgiften var i 2006 steget med mere end 7 % i forhold til En tidligere og mere målrettet indsats over for sygemeldte er et af svarene på at ændre denne udvikling. Forsøg viser, at det er muligt på en gang at nedsætte sygefraværet, at forbedre den sygemeldtes funktionsniveau og selvoplevede helbred samtidig med at reducere sygedagpengeudgifterne for samfundet*. Udfordringen for kommunerne er at implementere arbejdsrettet rehabilitering, så den bliver tilbudt de rette borgere, på det rette tidspunkt og med en effekt, der som minimum modsvarer omkostningerne til indsatsen. Forudsætningen for dette er en grundig analyse af sygefraværets omfang, karakter og udvikling, samt viden og erfaring med rehabiliteringsprogrammer, der er målrettet mod at bringe sygemeldte hurtigt og sikkert tilbage i arbejde. Endelig må der også indbygges et kvalitets- og monitoreringssystem, der kontinuerligt monitorerer indsatsen ud fra fælles vedtagne kvalitetskriterier. KIApro tilbyder nu et totalkoncept, der inddrager ovenstående delelementer i et systematisk program. Delelementerne er sammensat ud fra bedste evidens på området og indarbejdet i et systematisk program. Programmet betegnes SPAR og er en forkortelse for Systematisk Program for Arbejdsrettet Rehabilitering. SPAR konceptet har som overordnet målsætning at bringe sygemeldte mennesker hurtigt og sikkert tilbage til arbejdslivet med bedst mulig funktionsevne. SPAR er et fleksibelt koncept opbygget af fire elementer, der gensidigt understøtter hinanden, og som hver bidrager til den samlede kvalitet i indsatsen over for de sygemeldte. De fire elementer består af: 1. en analyse af sygedagpengeprofilerne og sagsflowet i kommunerne 2. en procesgennemgang af sygedagpengevisitation og opfølgning i kommunen 3. Implementering af en arbejdsrettet rehabiliteringsindsats efter KIA-metoden for sygemeldte med særlig risiko for langvarigt fravær 4. Monitorering og kvalitetssikring I de følgende afsnit er hver af delelementerne nærmere beskrevet. * KIA-rapporten, AMI

3 1. Analyse af sygedagpengeprofilerne og sagsflowet i kommunerne En systematisk indsats i kommunen må bygge på eksakt viden om sygedagpengemodtagernes profil og sagsforløb. Uden viden er det svært at prioritere indsatsen, og det er frem for alt svært at se, om ressourcerne anvendes hensigtsmæssigt, og om kommunen opfylder målene for indsatsen over for sygedagpengemodtagere. Første delelementer i SPAR indeholder derfor en målrettet analyse af sygedagpengeområdet i kommunen og vil give svar på følgende forhold: 1. Hvordan er fordelingen og sagsflowet for de enkelte fraværsårsagsgrupper? 2. Hvor stor en andel vurderes at være i særlig risiko? 3. Hvilke potentielle gevinster kan forventes ved at implementere en systematisk og arbejdsrettet rehabiliteringsindsats for risikosager? 1.1. Fordelingen og sagsflowet for de enkelte fraværsårsagsgrupper? Der tages her udgangspunkt i kommunens egne data (fra eks. Essentia eller Workbase) og forudsætter dataregistrering på fraværsårsag. Det vil give et billede af hvorledes sagsflowet er over tid eksempelvis hvor mange nye sager der registreres på forskellige tidspunkter og hvornår i forløbet disse afsluttes. Analysen følger flowmodel skitseret i bilag 1. og giver et billede på, hvor mange sager der registreres på forskellige tidspunkter fordelt på den selvangivne fraværsårsag. Dette giver svar på hvilke fraværsårsagsgrupper (diagnosegrupper), der har en tendens til at udvikle sig til langvarige sager (over 26 uger) Hvor stor en andel vurderes at være i særlig risiko? Ud fra stikprøveberegninger udført i den kommunale sygedagpengeopfølgning kan andelen der vurderes i særlig risiko for at længerevarende (>26 uger) fravær estimeres. Der anvendes her validerede spørgeskemaer til risikovurdering De potentielle gevinster der kan forventes ved at implementere SPAR i kommunen Der vil ud fra data i de fem forudgående analysefaser blive udarbejdet et estimat for de potentielle gevinster, hver enkelt kommune kan forvente ved implementering af en arbejdsrettet rehabiliteringsindsats baseret på KIA-metoden. Indtil videre er estimeringen begrænset til indsats for sygemeldte med bevægeapparatlidelser. Såfremt kommunen ikke har data registreret på fraværsårsag, anvendes udelukkende data fra stikprøveberegningerne beskrevet i afsnit

4 2. Procesgennemgang af sygedagpengevisitation og opfølgning Formålet med procesgennemgangen er at sikre at de rette personer modtager det rette tilbud på det rette tidspunkt, ud fra den forudgående analysedel (delelement 1). I forbindelse med SPAR konceptets anden og tredje del anbefales det at etablere en brugergruppe i de kommuner, hvor SPAR implementeres. Brugegruppen sammensættes i dialog med den enkelte kommune, men vil typisk indbefatte nøglemedarbejdere i sygedagpengevisitationen og -opfølgningen. Procesgennemgangen er bygget op omkring afholdelse af en indledende afdækning, en workshop med de medarbejdere der udpeges til at visitere til arbejdsrettet rehabilitering efter KIA-metoden (kaldet KIA-forløb), samt to-tre opfølgningsmøder. Såfremt flere kommuner indgår i implementeringen af SPAR, gennemføres en fælles workshop for medarbejderne i de deltagende kommuner. På baggrund af workshoppen gennemføres et opfølgningsmøde med deltagerne for at skabe en fælles oplevelse af, at workshoppen har etableret en velfungerende visitation til KIA-forløbene og imødekomme de udfordringer, der måtte være opstået. I udgangspunktet er det de samme personer, der deltager i workshoppen, og som efterfølgende skal visitere til KIA-forløb. Det er hensigtsmæssigt, at der er flere forskellige personalegrupper repræsenteret i forløbet (sagsbehandlere og (mellem)ledere). 2.1 Afdækning Forud for workshoppen gennemføres en afdækning af sygedagpengeområdet i den pågældende kommune eller klynge af kommuner. I denne indgår en: Udarbejdelse af organisationsdiagram for sygedagpengeområdet Hver kommune udarbejder et organisationsdiagram for organiseringen på sygedagpengeområdet. Nedsættelse af projektgruppe (tovholdergruppe) På baggrund af organisationsdiagrammet anbefales det, at udpege en projektgruppe på 2-4 af afdelingens medarbejdere, som skal indgå i en kommunal superbrugergruppe. Vurdering af sygedagpengeprocessen med fokus på visitation og opfølgning Dette sker ved interviews med medarbejderne i projektgruppen i hver af de deltagende kommuner. Etablering af baseline Tre måneder før igangsættelse af KIA-indsats, foretages en stikprøve af alle sygemeldte i målgruppen ved 8 ugers opfølgning. Med henblik på at få etableret et normtal for målgruppen før KIA-indsatsen, hvad angår kumuleret sygefravær og beskæftigelsessituationen efter 12 måneder, etableres en baseline ud fra (normtal). 4

5 Hver deltagende kommune anvender bla. et spørgeskema til risikovurdering. Ved bevægeapparatlidelse anvendes Örebro Musculoskeletal Pain Screening Questionnaire, (ÖMPSQ) der er valideret på dansk. Der indsamles skemaer i 3 måneder eller i alt 100 skemaer og de indkomne data analyseres og bliver anvendt som normtal ved 12 måneders opfølgning. Ud fra viden og data indsamlet i afdækningsfasen, produceres et udkast til flowdiagram, som præsenteres for deltagerne på workshoppen. På baggrund af ovenstående aktiviteter afholdes workshoppen efter nedenstående skabelon. 2.2 Workshop Hovedformålet med workshoppen er: At skabe rammerne for, at levere den rette indsats (arbejdsrettet rehabilitering) for de rette personer på det rette tidspunkt. Øvrige formål med workshoppen er: At introducere formålet med SPAR konceptet og KIA-metoden At undervise superbrugergruppen (alternativt alle) i visiteringsprincipper, arbejdsgange i forbindelse med henvisning til et KIA-forløb. At modellere processen, herunder at se nærmere på tidsanvendelse, således at der skabes en målrettet visitationsproces. Workshoppen afholdes fælles for kommunerne, som deltager i implementeringen af SPAR. 2.3 Opfølgning Efter workshoppen gennemføres et opsamlingsmøder med to-tre måneders mellemrum, hvor implementeringen af KIA processen diskuteres mellem konsulenterne, KIA teamet og medarbejderne i brugergruppen, samt jobcenterchef og sygedagpengeleder. Opsamlingsmøderne afholdes som morgenmøder. På møderne diskuteres nøgletal samt konkrete udfordringer. 5

6 3. Implementering af arbejdsrettet rehabilitering af sygemeldte i efter KIA-metoden Arbejdsrettet rehabilitering er et begreb, der dækker over en specifik, målrettet og tidsafgrænset proces, hvor flere faggrupper og aktører samarbejder om at få sygemeldte borgere tilbage i arbejde med bedst mulig funktionsevne. Processen er forankret i de kommunale jobcentre, der har myndighedsrollen i sygedagpengesagerne. Processen inddrager alle relevante aktører i forhold til den sygemeldte. Det være sig arbejdspladsen, egen læge, sygehussektoren /speciallæger, praktiserende behandlere, hjælpemiddelcentralen, fagforening, etc. Arbejdsrettet rehabilitering kan leveres til forskellige målgrupper afhængig af omfang, problemstilling, tidspunkt og målsætning. En konkret afgrænsning af målgruppen bør derfor ske på baggrund af data fra analysefasen (1.delelement i SPAR). KIA - Koordineret Indsats for Arbejdsfastholdelse - er en metode for arbejdsrettet rehabilitering udviklet for sygemeldte med bevægeapparatlidelser, der vurderes i særlig risiko for langvarigt sygefravær. Metoden videreudvikles og afprøves for nuværende på sygemeldte med psykiske helbredsproblemer (stress, udbrændthed, depression). KIA-metoden er målrettet mod at bringe den sygemeldte hurtigt og sikkert tilbage i arbejde med størst mulig funktionsevne. Den afprøvede rehabiliteringsindsats bygger på en tidlig (efter 4-12 ugers sygefravær) systematisk identifikation af barrierer for tilbagevenden til arbejde og en efterfølgende løsningsorienteret rehabiliteringsplan, som blandt andet også indeholder en indsats på den sygemeldtes arbejdsplads. Den sygemeldte borger visiteres fra kommunen til et tværfagligt team af specialister, der på én og samme dag ser den sygemeldte. Teamet bliver sammensat ud fra den sygemeldtes angivne fraværsårsag, men består typisk af en læge, en kiropraktor, arbejdspladskonsulent (fysioterapeut), en psykolog og en medarbejder med socialfaglig baggrund. Sidstnævnte fungerer som forløbskoordinator. Indsatsen er videnskabeligt dokumenteret for bevægeapparatlidelser, hvor man efter 12 måneder kunne se en gennemsnitlig reduktion af sygefraværet på 341 timer pr. sygemeldt svarende til en relativ reduktion på 34 %. Endvidere er indsatsen særdeles omkostningseffektiv med en netto samfundsbesparelse på omkring kr. pr. forløb, dvs. besparelser minus omkostningerne ved indsatsen. I tillæg hertil havde de sygemeldte i indsatsgruppen en væsentlig reduktion i selvopfattede smerter (37 %) og forbedring af funktionsniveauet (41 %), samt en samlet tilfredshed med forløbet på 87 % i modsætning til 41 % i kontrolgruppen. Indsatsen afprøves for nuværende på sygemeldte med lettere psykiske problemer Arbejdsrettet rehabilitering efter KIA-metoden implementeres som en partnerskabsinspireret Bestiller-Udfører-Modtager model (BUM), se bilag 2. Kommunen har det lovgivningsmæssige ansvar i forhold til sygedagpengeloven, men outsourcer afklarings- og opfølgningsopgaven til KIApro. Modellen henvender sig til kommuner, der ud fra prioriterings- og kvalitetsmæssige hensyn ikke vurderer at have den fornødne befolkningsmæssige størrelse, tid eller spidskompetence til 6

7 selvstændigt at udvikle og tilbyde ydelser inden for arbejdsrettet rehabilitering af sygemeldte i særlig risiko. KIApro varetager den overordnede ledelse af opgaven, men har behov for, at relevante ressourcepersoner blandt bestiller, brugere og andre interessenter stiller sig til rådighed i processen. Der er således tale om interorganisatorisk opgaveløsning, hvilket har til hensigt at skabe ejerskab til samarbejdsprocessen. KIApro vil også være garant for, at teamsamarbejdet i de enkelte teams fungerer optimalt. 4. Monitorering og kvalitetssikring For at kunne dokumentere at implementeringen af KIA-metoden lever op til de fælles definerede kvalitetsmål, er det vigtigt der fra start indarbejdes en model for kvalitetssikring og monitorering. Det anbefales at tage udgangspunkt i modellen anført i figur 2. Inputkvalitet: Kvaliteten af de sager der leveres fra kommunerne. Her vil det være hensigtsmæssigt sammen at udvikle visitations- og screeningsredskaber der sikrer at de rette personer henvises (2. delelement i SPAR). Proceskvalitet: Kvaliteten i den rehabiliterende og arbejdsfastholdende proces. Outputkvalitet: Kvaliteten af den rehabiliterende og arbejdsfastholdende ydelse. Oplevede kvalitet: Kvaliteten af outcome set fra både bestiller, brugere og udfører. Figur 2 Kommunerne Ekstern feedback DIALOG Kontrakt - ydelsesbeskrivelse - kvalitetskriterier Leverandør (KIApro) Intern kvalitet Rehabiliteringsproces Input Arbejdsproces Output Outcome Rehabiliteringsydelse oplevet kvalitet (lavere fravær) Total kvalitet* *Totalkvalitet udgøres af inputkvalitet, proceskvalitet og outputkvalitet sammen med den oplevede kvalitet. 7

8 I SPAR konceptet indgår også et monitoreringssystem der på simpel og valid måde monitorerer fire variable. (Standarder er angivet i parentes): 1. Antal ugers fravær før visitation til KIA (max.12 ugers sygefravær) 2. Andelen af sygemeldte der efter 12 ugers KIA-indsats har fået afklaret funktions- og arbejdsevne, der muliggør en målrettet indsats. ( 90 %) 3. Kumulerede sygefraværstimer i perioden 0-12 måneder efter første sygedag (målsætning er 20 % reduktion i forhold til kommunens normtal) 4. Forsørgelsesstatus efter 12 måneder (10 % reduktion i personer på offentlig forsørgelse: flexjob, revalidering og pension) KIApro temaet registrerer efter henvisning oplysninger vedrørende køn, alder, fraværsårsag, beskæftigelsessituation mv. med henblik på efterfølgende monitorering. Ved visitationen registreres profil og antal ugers fravær før visitation til KIA (input kvalitet). Efter 12 måneder registreres det kumulerede antal sygefraværstimer og forsørgelsesstatus efter 12 måneder. Disse oplysninger indhentes af KIApro i samarbejde med kommunen. KIApro sammenholder det kumulerede sygefravær og forsørgelsessituationen ved 12 måneder med kommunernes normtal udarbejdet før indsatsen. Nærmere kriterier for proces og outputkvalitet, vil blive drøftet og fastlagt i en planlægningsfase. 8

9 Om KIApro KIApro er en vidensbaseret virksomhed, der arbejder specifik med at udvikle og implementere systematiske rehabiliteringsindsatser i danske kommuner, med det mål at bringe sygemeldte mennesker hurtigt og sikkert tilbage til arbejdslivet med bedst mulig funktionsevne. Målrettet og koordineret indsats baseret på KIA-metoden er et nøglebegreb i KIApros tilgang til arbejdsfastholdelse. At bringe sygemeldte med specielt længerevarende fravær hurtigt og sikkert tilbage til arbejde er en proces, der kræver kompetencer i krydsfeltet mellem sundhedssektoren, socialsektoren, arbejdspladsen og den sygemeldtes dagligliv. 9

10 Bilag 1. Eksempel på flow-analyse for sygedagpengeopfølgning og rehabiliteringsvisitation for kommune med ca indbyggere. Alle indsendte refusionsanmodninger til Jobcentret pr. år. Udsendelse oplysningsskema t= 5-6 uger Visitation (6-7) uge Kategori 1 og 3 n= 1000 n = N = Første rykker Standard 60 % kan visiteres inden 6 uge 80 % kan visiteres inden 8 uge Sygemeldinger relateret til bevægeapparatet ( ca. 25 %) Sygemeldinger relateret til en psykisk-betinget lidelse ( ca. 25 %) Nøgletal for estimeringer: En kommune med ca i arbejdstyrken vil modtage refusionsanmodning på ca nye sager pr. år. Ca. 70 % når 5 ugers varighed og 20 % af sagerne vil nå 8 ugers varighed. Stikprøver fra flere kommuner viser, at der ved 8 ugers opfølgning er ca. 50 % af disse der visiteres til kategori 2. Af dem er ca.: 25 % er relateret til bevægeapparatet 25 % er relateret til psykisk-betinget lidelse Rehabiliteringsbehov: sager/ år = 5-7 pr. uge Ca % vurderes at vende tilbage i arbejde indenfor 16 uger n = ca ugers samtale n = ca Foregår ved særligt visitationsteam (KIAsoc) efter undervisning fra KIApro og udarbejdet visitationsguide. (team består af 2-3 sagsbehandlere i hver kommune) n = 1000 (20 sager/uge) Ca % vurderes i øget risiko for langvarigt fravær og arbejdsevnen truet på mellemlang sigt (kategori 2) Opfylder betingelserne for et arbejdsrettet rehabiliteringsforløb efter KIA-metoden og kan henvises til KIApro med refusion via LAB 32.1

11 Bilag 2 Offentlig Privat Samarbejde (OPS) med partnerskabsinspiration Konceptet om partnerskab har baggrund i bestræbelser på at skabe bedre samarbejder om varetagelse af offentlige driftsopgaver. Et nøglebegreb i partnerskabssammenhæng er værditilvækst og gensidig god forretning. Partnerskabet skal være til gensidig gavn og skabe øget værdi for begge parter. Målet er at skabe mere rummelige, dynamiske og udviklende samarbejder til løsning af driftsopgaver. Vi er i KIApro meget inspireret af denne tankegang, idet vi grundlæggende tror på det gode samarbejde som gevinst for alle parter. Samtidig har vi også erfaret, at samarbejdet i den traditionelle BUM model ofte anvender styringsmekanismer og kontrolforanstaltninger, der ikke faciliterer udvikling og innovation, hvilket er et af KIApro s fokusområder. I forhold til OPS mener vi det er afgørende, at bevare den forskellighed der er berigende for udvikling og innovation, men lade samarbejdet og aftalegrundlaget være inspireret af partnerskabstanken. Nedenfor er anført sekvenser fra artikler* omkring OPS der giver partnerskabsinspiration. En partnerskabsaftale bygger på en forudsætning om, at parterne i fællesskab bærer ansvaret for en optimal og effektiv opgaveløsning. Der skal være mulighed for fleksibilitet og tilpasning fra begge parters side. Den daglige samarbejdsform baseres på åbenhed og tillid frem for kontrol og detaljeret styring. Der lægges vægt på fælles målsætninger og succeskriterier samt etablering af bedre kommunikation for at øge den gensidige tillid og respekt i samarbejdsforholdet. Det er karakteristisk for partnerskaber, at der anvendes kontrakter med lang løbetid, at risiko og gevinster fordeles ligeligt, og at der stilles løbende krav til ydelserne om, at de skal være innovative og udviklingsorienterede. Offentlig-private partnerskaber forudsætter, at der udvikles en høj grad af tillid og fortrolighed mellem parterne. Det er en del af denne tillid, at begge parter har mod på åbent og ærligt at fremlægge forventninger til hinanden, både hvad angår kvalitet og økonomi. Et vist kulturelt og værdimæssigt sammenfald kan være en fordel. Partnerskab forudsætter desuden politisk opbakning såvel som en strategisk vurdering af hvilke opgaver, der skal indgå og hvordan de skal udbydes. Endelig forudsætter partnerskaber en organisatorisk forberedelse hos begge parter, som skal sikre, at der er de fornødne samarbejdsevner til stede og sikre en god kommunikation af projektet til medarbejdere. * Stefan Ising, manager og afdelingschef i Rambøll Managements Kompetencecenter for Offentligt-Privat Samspil. 11